Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II
Wie überführt man sinnvoll „lebende“ Dokumente nach Alfresco?
Vorstellung / Agenda


dmc digital media center GmbH                       Agenda

 Frank Hofmann                        ...
Vorstellung dmc digital media center GmbH




                    Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II   Folie 3
dmc und seine Kerngeschäftsfelder



Besseres E-Commerce                                 Besseres ECM



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dmc auf einen Blick


Daten und Fakten

Gründung
                                                       dmc ist die größte...
Wie überführt man sinnvoll „lebende“ Dokumente nach
Alfresco?
Ausgangssituation & Best Practices zum Vorgehen mit Alfresco...
Aufgabenstellung


Ausgangssituation

 Die Bestände von Dokumenten (Rechnungen, Lieferscheine, Verträge) wurden aus
  unt...
Input-Management


Die Experten unterteilen in




                                                                       ...
Input-Management


Wir versuchen es einmal weniger kompliziert

 Klassifikation eines Dokumentes (z.B. Rechnung, Liefersc...
Input-Management


Konzepte mit Alfresco

 Übergabe
     File-Protokolle (CIFS/FTP/)
     CMIS/REST über HTTP
     Web...
Vorgehensweise


Die typischen Arbeitsschritte

1. Sichtung / Erfassung der Anwendungsfälle
2.   Definition der Workflows ...
Anwendungsbeispiele




                  Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II   Folie 12
Scannen von Dokumenten über Kofax Capture
und deren automatische Ablage und Weiterverarbeitung in Alfresco über
Freigabewo...
Ausgangssituation



 Papierbasierter Prozess
   Kein DMS/ECM System vorhanden
   Keine Workflow Unterstützung
   Unte...
Aufgabenstellung



 Etablierung von Scanarbeitsplätzen

 Automatische Anlage von Lieferantenakten

 Elektronische Rech...
Konzept: dmc-Lieferantenakte



    Bestellworkflow

            Lieferantenakte
  (Rechnungen, Bestellungen, AB, sonst.)
...
Lösungspfad: Rechnung freigeben




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Akteure




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Rechnung freigeben

 Rechnungs-
  erfassung




• Erfassung der
Eingangsrechnung
mittels Scan-Lösung

• Übergabe der
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Szenario: Rechnung freigeben

 Rechnungs-
  freigabe




• Weiterleitung der
Rechnung nach
definiertem
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Ablauf Rechnungsprüfung




                          Rechnung falsch

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Erstellung von Angeboten in SAP
und deren automatische Freigabe über Alfresco




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Ausgangssituation



 Angebote werden in der Applikation SAP SD (Sales & Distribution) erstellt
 Es existiert eine organ...
Aufgabenstellung



 Abbildung eines elektronischen Workflows zur Freigabe von Angeboten aus SAP SD heraus
 Berücksichti...
Lösungspfad



 Übergabe des SAP-Angebots als PDF mit Metadaten als XML an Alfresco über CIFS
 Zuordung des Dokumenttyps...
Darstellung des Workflows in UML-Notation




                    Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II   Folie 26
Übergabe des Angebots aus SAP SD


PDF & XML werden von SAP direkt in Alfresco gespeichert




                           ...
Versand einer E-Mail an Genehmiger




                    Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II   Folie 28
Bestätigung nach Genehmigung




                  Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II   Folie 29
Rückübermittlung der Statis an SAP




                    Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II   Folie 30
Ablage der Angebote in Alfresco mit Eigenschaften




                    Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II   F...
Zusammenfassung


Zusammenfassung    Optimierung von Prozessen
                           Auflösen von Medien- und Syste...
Diskussion & Fragerunde




                                       Haben Sie weitere Fragen
                              ...
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit


Ihr Referent

 Heiko Robert
 Senior Consultant
 heiko.robert@dmc.de



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 K...
www.dmc.de/ecm
dmc digital media center GmbH
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Telefon: +49 711 601747-357
Mail:    ecm@dmc...
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ECM-Webinar: Alfresco Migration Bestandsdaten Teil 2

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ECM-Webinar: Alfresco Migration Bestandsdaten Teil 2

  1. 1. Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Wie überführt man sinnvoll „lebende“ Dokumente nach Alfresco?
  2. 2. Vorstellung / Agenda dmc digital media center GmbH Agenda  Frank Hofmann  Vorstellung dmc Senior Consultant ECM digital media center GmbH  Einführung Input Management frank.hofmann@dmc.de  Schnittstellen von Alfresco  Heiko Robert  Best Practices mit Anwendungsfällen Senior Consultant  Lieferantenakte digital media center GmbH heiko.robert@dmc.de  Angebotsworkflow Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 2
  3. 3. Vorstellung dmc digital media center GmbH Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 3
  4. 4. dmc und seine Kerngeschäftsfelder Besseres E-Commerce Besseres ECM Mehr Reichweite, Informationen zur mehr Umsatz, richtigen Zeit am mehr Erfolg. richtigen Ort. Wir schaffen für Sie Zusatznutzen durch die Weiterentwicklung von Unternehmensprozessen und Geschäftsmodellen. Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 4
  5. 5. dmc auf einen Blick Daten und Fakten Gründung dmc ist die größte inhabergeführte 1995 in Stuttgart Internetagentur Deutschlands und 500 TEUR Stammkapital realisiert in über 40 Ländern weltweit Unternehmensform erfolgreich E-Business-Projekte. Inhabergeführte GmbH Mitarbeiter 190 FTE (Ende 2008) Umsatz 2008 18,20 Mio. € Management Managing Partner: Andreas Schwend und Daniel Rebhorn Managing Director: Andreas Magg Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 5
  6. 6. Wie überführt man sinnvoll „lebende“ Dokumente nach Alfresco? Ausgangssituation & Best Practices zum Vorgehen mit Alfresco Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 6
  7. 7. Aufgabenstellung Ausgangssituation  Die Bestände von Dokumenten (Rechnungen, Lieferscheine, Verträge) wurden aus unterschiedlichen Quellen (Papier, Filesystem, Alt-Archiv/DMS) in Alfresco nach einheitlichen Ablageregeln überführt.  Dokumente und Informationen fallen jedoch auch nach der Überführung regelmäßig in den unterschiedlichsten Systemen an und sollten nach den gleichen Regeln abgelegt werden.  Um Qualität und Geschwindigkeit in den Prozessen zu erhöhen, soll der Mensch als Schnittstelle zwischen den Systemen für wiederkehrende und stupide Aufgaben entlastet werden, indem Dokumente und Informationen automatisch, einheitlich gespeichert und weiter gegeben werden.  In der ECM-Sprache heisst dies: Input-Management Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 7
  8. 8. Input-Management Die Experten unterteilen in Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003 Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 8
  9. 9. Input-Management Wir versuchen es einmal weniger kompliziert  Klassifikation eines Dokumentes (z.B. Rechnung, Lieferschein, Vertrag)  Bestimmen der notwendigen Metadaten und Prozesszugehörigkeit  Einheitliche Ablageregeln und Verhalten für die klassifizierten Dokumente unabhängig von ihrem Ursprung und Dokumentart. Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 9
  10. 10. Input-Management Konzepte mit Alfresco  Übergabe  File-Protokolle (CIFS/FTP/)  CMIS/REST über HTTP  WebServices oder API  Klassifikationen und Metadaten über Dokumenttypen und Aspekte Shared  Prozesse Drive Web Access  Regeln Interface  Aktionen  Workflows Regeln  Timer Automation Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 10
  11. 11. Vorgehensweise Die typischen Arbeitsschritte 1. Sichtung / Erfassung der Anwendungsfälle 2. Definition der Workflows und Lebenszyklen 3. Erstellung des Dokumentenmodells 4. Erstellung der Ablageregeln 5. Definition der Rechte & Rollen 6. Definition der Systemübergaben Beispiel: File-Übergabe & Regel Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 11
  12. 12. Anwendungsbeispiele Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 12
  13. 13. Scannen von Dokumenten über Kofax Capture und deren automatische Ablage und Weiterverarbeitung in Alfresco über Freigabeworkflows in einer Lieferantenakte Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 13
  14. 14. Ausgangssituation  Papierbasierter Prozess  Kein DMS/ECM System vorhanden  Keine Workflow Unterstützung  Unterschiedliche Datenquellen (Papier, E-Mail, File-System, elektronische Rechnung)  Kaum Eskalationsmanagement  Individuelle, wenig strukturierte Dokumentenablage  Zeitintensive Dokumentenrecherche Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 14
  15. 15. Aufgabenstellung  Etablierung von Scanarbeitsplätzen  Automatische Anlage von Lieferantenakten  Elektronische Rechnungsfreigabe  Einhaltung der Unterschriftenregelung  Suche- und Recherchesystem Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 15
  16. 16. Konzept: dmc-Lieferantenakte Bestellworkflow Lieferantenakte (Rechnungen, Bestellungen, AB, sonst.) Rechnungsprüfung Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 16
  17. 17. Lösungspfad: Rechnung freigeben Rechnung Lieferanten- Erstellung Rechnungsprüf Rechnungs- Buchung und akte erstellen/ Lieferanten ung und- freigeben erfassung Zahlungsfluss ergänzen akte freigabe Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 17
  18. 18. Akteure Rechnung Lieferschein Einkauf / ERP-System Fachabteilung Erzeugt Bestellung (nach Genehmigung) fachliche Prüfung Lieferantenakte Geschäftsführung Buchhaltung Rechnungsfreigabe rechnerische Prüfung Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 18
  19. 19. Rechnung freigeben Rechnungs- erfassung • Erfassung der Eingangsrechnung mittels Scan-Lösung • Übergabe der elektr. Rechnungs- dokumente incl. Extraktion der Rechnungsdaten Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 19
  20. 20. Szenario: Rechnung freigeben Rechnungs- freigabe • Weiterleitung der Rechnung nach definiertem Regelwerk (E-Mail und Aufgabe) • Schrittweise fachliche und kaufmännische Prüfung und Freigabe Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 20
  21. 21. Ablauf Rechnungsprüfung Rechnung falsch Rechnung falsch Rechnerisch Fachlich gescannt Zu prüfen freigegeben gebucht richtig richtig Weitere Metadatenfelder füllen Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 21
  22. 22. Erstellung von Angeboten in SAP und deren automatische Freigabe über Alfresco Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 22
  23. 23. Ausgangssituation  Angebote werden in der Applikation SAP SD (Sales & Distribution) erstellt  Es existiert eine organisatorische Unterschriftenregelung für die Freigabe von Angeboten in Abhängigkeit von Angebotshöhe und Preisfindung, jedoch gibt es keinerlei elektronischer Unterstützung zur Umsetzung und Dokumentation dieses Freigabeworkflows  Die Freigabe von Angeboten dauert teilweise mehrere Tage, da vertrieblich verantwortliche Personen viel unterwegs sind. Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 23
  24. 24. Aufgabenstellung  Abbildung eines elektronischen Workflows zur Freigabe von Angeboten aus SAP SD heraus  Berücksichtigung der Unterschriftenregelung und Dokumentation der Freigabehistorie für jeden Vorgang  Beschleunigung der Freigabe von Angeboten  Einhaltung des 4-Augen-Prinzips  Zugriff auf den Freigabeworkflow ohne SAP und ggf. mit mobilen Geräten (z.B. Blackberry)  Ablage aller erstellten Angebote mit notwendigen Metadaten und Verknüpfung mit SAP Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 24
  25. 25. Lösungspfad  Übergabe des SAP-Angebots als PDF mit Metadaten als XML an Alfresco über CIFS  Zuordung des Dokumenttyps „Vertriebsdokument“ mit entsprechenden Metadaten  Ablage des Angebots und automatisch Rückverknüpfung zu SAP aufgrund der Metadaten im übergebenen Textdokument.  Abbildung des Freigabeworkflows in Alfresco mit E-Mail-Vorlagen  Ermittlung der Unterschriftenregelung und des Genehmigers  Eskalation im Stundentakt  Einhaltung der Geschäftszeiten (keine Eskalation ausserhalb der Arbeitszeit)  Dokumentation der Freigabehistorie in den Metadaten Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 25
  26. 26. Darstellung des Workflows in UML-Notation Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 26
  27. 27. Übergabe des Angebots aus SAP SD PDF & XML werden von SAP direkt in Alfresco gespeichert Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 27
  28. 28. Versand einer E-Mail an Genehmiger Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 28
  29. 29. Bestätigung nach Genehmigung Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 29
  30. 30. Rückübermittlung der Statis an SAP Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 30
  31. 31. Ablage der Angebote in Alfresco mit Eigenschaften Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 31
  32. 32. Zusammenfassung Zusammenfassung  Optimierung von Prozessen  Auflösen von Medien- und Systembrüchen  Unterstützung der Mitarbeiter durch Workflows  Schnelle & pragmatische Anbindung von Systemen über die offenen und flexiblen Schnittstellen von Alfresco  dmc-Expertise  Prozess-Know-how & Best-Practice  Tools  dmc-File-Importer für Metadaten  Workflow Composition Engine (Workflows selbst über eine Weboberfläche erstellen / ändern)  Erweiterung & Entwicklung  Beispiel: E-Mail-Templates in Workflows, automatische Erzeugung von Metadaten zur Übergabe an weitere Andwendungen Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 32
  33. 33. Diskussion & Fragerunde Haben Sie weitere Fragen oder offene Punkte zum vorgestellten Thema? Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 33
  34. 34. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Ihr Referent  Heiko Robert Senior Consultant heiko.robert@dmc.de Kontakt  Klaus Merk Head of Unit Telefon: +49 (711) 60 17 47-357 ecm@dmc.de www.dmc.de/ecm dmc digital media center GmbH Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 34
  35. 35. www.dmc.de/ecm dmc digital media center GmbH Rommelstraße 11 70376 Stuttgart Telefon: +49 711 601747-357 Mail: ecm@dmc.de

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