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Enterprise Content Management
am SharePoint mit ecspand




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                       Kiesewetter
                     Partner & Sales Management
ecspand - Strategie
ecspand your SharePoint
            SharePoint als „Single Point of Service“

           einheitliche Oberfläche

                 prozessgesteuert

  Integration Umsysteme & Papier

Aktenplan, Rendition & Compliance

                 fertige Lösungen
Kompetenzprofil SharePoint
Kompetenzprofil
Unterschied klassisches DMS
                              Link zu
    Capture     Link zu ERP     ….
                              SP 2010




              DMS Server



                 Storage
... zu ecspand your SharePoint
    Capture     Link zu ERP   ….




              DMS Server



                 Storage
Highlights
ecspand Services

               Integration

     Record Management

   SharePoint Compliance

Image / Rendition Services

                Workflow
Record Management
Record Management
SharePoint Compliance
         Revisionssichere Archivierung
         Kopieren, verschieben oder
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         Verschiedenste Compliance-
         Plattformen
         Zugriff über SharePoint
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Workflow

   Integration von SharePoint
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   Workflows „ecspand Workflow“
   (Nintex OEM)
   fertige Templates
Integration
Integration von
(Dritt-)Applikationen
               SharePoint als „Single Point of
               Service“
               Konsolidierung des Wissens und
               der Informationen
               zentrale (applikationsüber-
               greifende) Prozessplattform
Bestehendes ERP …
… in den SharePoint
ERP Connector

    (revisionssichere) Archivierung
    aus ERP
    direkter Dokumentzugriff auf
    SharePoint / Archiv
    applikationsübergreifende Prozesse
    ERP Erweiterungen (classifier,
    Rechnungsbuch)
drag & drop




ecspand Sidebar
Drag & Drop Ablage direkt aus Windows (inkl. Aktenzuordnung und Metadatenvererbung
Recherche über Client
ecspand capture




Ablage von Papierdokumenten
Scannen direkt in den Vertragsakt
Ablage in SharePointbibliothek
ecspand capture




Frühes Scannen mit Kopfdatenerkennung (OCR, Klassifizierung, Stammdatenverprobung)
Sichtprüfung und Indexierung
Übergabe an ERP und SharePoint
Cloud Solutions



                      Stamm-
                      daten




Client PC
Cloud Vision
   Einbindung Office 365 in Szenario
   Scanclient als Cloudservice ohne
   lokale Installation
   Einbindung Azure Blobstorage als
   Dateiablage


   ecspand als „Service“ für Office 365
Das Gold liegt in den Prozessen



            Die Herausforderung:
               Prozesse automatisieren,
               standardisieren und flexibilisieren
Vertragsmanagement
                                   €


                                   Kosten        Aufgaben
                       Dokumente
                                                              Notizen

                                                                        Anmerkungen
              Emails




  Fristen /                                                                      Vorlagen
 Laufzeiten


                                       Vertragsakte


Erstellen               Archivierung                  Verwaltung             Controlling
Qualitätsmanagement


          Prozesslösung
          Workflows
          Dokumenterstellung
          Übersichtliches Interface
          (Integration in Office)
Eingangsrechnungsverarbeitung


               Erhöhung der Effizienz
               Erhöhung der Transparenz
               Integration in ERP
               Standardisierte Prozesse
SharePoint als Prozessplattform
SharePoint als Prozessplattform
SharePoint als Prozessplattform
              Belegübergabe an SAP
SharePoint als Prozessplattform
              Belegübergabe an SAP
SharePoint als Prozessplattform
              Belegübergabe an SAP
              Workflowintegration
SharePoint als Prozessplattform
              Belegübergabe an SAP
              Workflowintegration
SharePoint als Prozessplattform
              Belegübergabe an SAP
              Workflowintegration
              Prozessabarbeitung
SharePoint als Prozessplattform
              Belegübergabe an SAP
              Workflowintegration
              Prozessabarbeitung
SharePoint als Prozessplattform
              Belegübergabe an SAP
              Workflowintegration
              Prozessabarbeitung
              Belegablage
Cloud
Strategie
Cloud Stack

       Mobile Cloud Capture, Silverlightclient

       Wrapper um Abby OCR Engine

       Klassifzierungsservice

       (Rechnungs-)Analyseservice

       Exportservice
Azure Integration
Szenario
Szenario



            Stamm-
            daten




Client PC
(1) Erfassung

           Mobile Cloud Capture (WP7 Client)

           Fotografie des Kassenbeleges

           Silverlight Capture Client (*)

           Übergabe an Azure Service

           (*) derzeit in Entwicklung
(2) OCR Analyse




Message Queues
Abbyy OCR Engine
(3) Klassifizierung




                             Stamm-
Message Queues               daten


mandantenübergreifende Templates
(4) Export
             Aufruf des Cloudservices

             Import in SharePoint
             Dokumentbibliothekt

             Alternative: ERP oder CRM System
Vision
         Einbindung Office 365 in Szenario
         Scanclient als Cloudservice ohne
         lokale Installation
         Einbindung Azure Blobstorage als
         Dateiablage


         ecspand als „Service“ für Office 365
Live
Capture
Queues
Queues
Dokumentbibliothek
Detailansicht
Belegansicht
Eingangsrechnungs-
verwaltung
Ausgangsituation
   viele Rechnungen pro Tag
    viel Aufwand, wenig Transparenz

    manueller (papierbasierter) Freigabeprozess
    kein Automatismus, keine digitale
     Unterstützung

      Technologie SharePoint & ERP
       (SAP, Dynamics AX, Dynamics NAV, …)
Ausgangsituation
   Erhöhung der Transparenz
   Erhöhung der Effizienz

    Scannen mit automatischer Klassifizierung
     Workflow mit Prüfung und Freigabe

      Integration von SharePoint und ERP
       Nintex Workflow und ecspand
Schematischer Überblick
Technischer Überblick
Technische Details

      Nutzung der bestehenden Technologien
      (SharePoint, ecspand Archivierung,
      ecspand Scanning, Import, …)
      ecspand link for SAP/AX/NAV inkl.
      Customizing
      Workflow Customizing mit Nintex WF
      Deployment mit SharePoint WSP
Die Lösung mit ecspand

ERP Integration, Scannen von Altbelegen,
Belegarchivierung aus ERP


Scannen mit automatischer
Klassifizierung


Workflowintegration
Scannen und Klassifizieren




Frühes Scannen mit Kopfdatenerkennung   Optional: Eingabe von
(OCR, Klassifizierung,                  Workflowinformationen, Anpassung der
Stammdatenverprobung)                   Formularmaske
Sichtprüfung und Indizierung            Übergabe an ERP und SharePoint
Workflowintegration mit ERP

 initiale Übergabe an SharePoint bei Workflowstart
 Statusupdate aus dem Workflow an ERP
 Übergabe und optionale Buchung aus dem Workflow direkt in
 ERP
Workflowstruktur




Verteilung, sachliche Prüfung, Freigabe, FiBu-Freigabe
Clearingstelle, Subprüfung/Rückfrage
Konfiguration

    SharePoint Oberfläche (gewohntes
    Look & Feel für Anwender)
    ergonomische Masken mit Wertelisten,
    Logikprüfungen, …
    verschiedene Workflowtypen
    definierbare Verantwortlichkeiten auf
    Gruppenebene (Verantwortliche,
    Vertreter, Kostenstellenaufteilung, …)
Workflowmaske
Workflowmaske
Reporting und Historie
PDF Report und Verknüpfung mit ERP Datensatz
Integriertes Nintex Reporting
SharePoint Berichts-Center
Qualitätsmanagement
Qualitätsmanagement


          Prozesslösung
          Workflows
          Dokumenterstellung
          Übersichtliches Interface
          (Integration in Office)
Key Facts
Elektronisches Abbilden der Arbeitsschritte zum Erzeugen eines neuen QM
Dokuments

Elektronisches Abbilden der Arbeitsschritte zur Änderung eines vorhandenen QM
Dokuments

Nachvollziehen der einzelnen Arbeitsschritte und Aufgaben für Verantwortliche
und QM Leitung

Darstellung der QM Dokumente für Mitarbeiter in unveränderbarem Format bei
gleichzeitiger Bearbeitung durch Dokumentverantwortliche

Abbilden der QM Dokumente in der Struktur des QM Handbuchs

Timer Job zum automatischen Erzeugen von Aufgaben zur Überarbeitung von QM
Dokumenten
Key Facts
Einfache Suche in den ca. 2500 QM Dokumenten für Mitarbeiter

Öffnen des gesuchten QM Dokuments für Mitarbeiter nach max. 3 Mausklicks

Übersichtliche Oberfläche zur Darstellung von mitgeltenden Dokumenten
Überblick
                                                               Workflow zur
                                                            Dokumenterstellung
                 QM Handbuch
                                                                                           Aufgaben
                                                                         Abstract          Änderungsmitteilungen
                                                                                           Postkorb

  Records Organizer             Rendition Service




                                                                                       Genehmigung zur
                                                                                      Dokumenterstellung




                               Änderungs-
                               mitteilung
                                                                            Genehmigung zur
                                                                           Dokumenterstellung



Suche in QM                                    Workflow zur
Dokumenten                                   Dokumentänderung
Cockpit




Start des QM-Workflows über Erstellung eines Abstracts
Neues Dokument
Der Mitarbeiter aus dem
Fachbereich kann die
Erstellung eines neuen QM
Dokumentes mit Hilfe von
Abstracts beginnen.

Er beschreibt kurz den Inhalt
des neuen Dokumentes
ohne auf die QM/ISO
typische Form und
Klassifizierung achten zu
müssen.

Er wird dabei durch eine
spezielle Erfassungsmaske
geführt.
Klassifizierung Abstract
Die Einordnung des
Abstracts(späteres
Dokumentes) in die
Unternehmensprozesses
erfolgt geführt durch
entsprechende
Auswahlmasken.

Die Zuordnung kann zu
jedem beliebigen Zeitpunkt
des Workflows erfolgen und
auch wieder geändert
werden.
Prüfung / Freigabe mit Workflow
Mehrstufige Workflows
unterstützen den
Genehmigungs- und
Freigabeprozess.

Die QM Mitarbeiter werden
jeweils mittels Aufgaben
und Benachrichtigungen
über neue Prozessschritte
informiert
Automatische Dokumenterstellung
Wurde der Abstract
genehmigt, so erfolgt die
automatische Erzeugung
eines entsprechenden QM
Dokumentes basierend auf
die im Abstract definierten
Metadaten..
Die Metadaten werden in
das Word-Dokument als
Textbausteine übernommen.
Aufgabenübersicht
           Nachverfolgung der Aufgaben
           (Wo „hängt das Dokument“?)

           Jeder betroffene Mitarbeiter besitzt
           eigene Aufgabenübersicht

           Automatisches Update der Aufgaben
           nach Bearbeitung
Erzeugen PDF
Automatisches Erzeugen
einer PDF- Datei nach
Bestätigung durch Freigeber

Bearbeitung des Dokuments
somit für „normale
Mitarbeiter“ nicht mehr
möglich

Versionshistorie für jedes
Dokument aufrufbar
Suche nach QM Dokumenten
Mehrere Möglichkeiten:

•   Volltext-Suche in den
    Inhalten der vorhandenen
    Dokumente

•   Suche mittels Metadaten
    der Dokumente
Suche nach QM Dokumenten
Mehrere Möglichkeiten:

•   Volltext-Suche in den
    Inhalten der vorhandenen
    Dokumente

•   Suche mittels Metadaten
    der Dokumente

•   Suche mittels grafische
    Prozessvisualisierung
Suche nach QM Dokumenten
Mehrere Möglichkeiten:

•   Volltext-Suche in den Inhalten der
    vorhandenen Dokumente

•   Suche mittels Metadaten der
    Dokumente

•   Suche mittels grafische
    Prozessvisualisierung

•   Suche/Navigation entsprechend
    QM/ ISO Struktur (Aktenplan)
Vertragsmanagement
Archiv
?
Realität: getrennte Welten
                        statische juristische Dokumente und Ablage
                        mühsame Bearbeitung in Listen
                        keine Automatismen und kein zentrales Repository




Gegenstand, Partner, Laufzeit                                            Papierarchiv, DMS
Bestimmungen, Sondervereinbarungen                                    elektronisches Archiv
€


                                     Kosten        Aufgaben
                         Dokumente
                                                                Notizen

                                                                          Anmerkungen
                Emails




    Fristen /                                                                      Vorlagen
   Laufzeiten


                                         Vertragsakte

vollständig in SharePoint integriert, standardisiertes und konfigurierbares Produkt,
vordefinierte Workflows, intuitive Bedienung, rechtssichere Ablage

 Erstellen                Archivierung                  Verwaltung             Controlling
Vertragsakte
Stammdaten          ERP
Metadaten


Fristen, Aufgaben
Vertragsakte
Stammdaten

Metadaten

Dokumente
Erstellen   Erstellung: Metadaten
Erstellen   Vertragsdokument anlegen




Templates für        Vorlagenverwaltung   Mehrere
Verträge                                  Vertragstypen
Erstellen         Berechtigungen setzen




Verwaltung auf Ebene Vertragsakt
automatische Vererbung
Benutzer- / Gruppenebene
Standardkonzept SharePoint
Erstellen         Berechtigungen setzen




Berechtigungsprofile
auf Basis von Metadaten
Kombination mit klassischer Regelung
Erstellen   Prüfen und Freigeben




                Vertragsakte
                         Stammdaten

                         Metadaten

                         Aufgaben

                         Fristen

                         Dokumente
Erstellen         Prüfen und Freigeben




Manuell oder Automatisch bei Erreichen von Fristen
Vertretungsregelung
Eskalationsmanagement
Dokumentation der Ergebnisse
Erstellen         Prüfen und Freigeben




Manuell oder Automatisch bei Erreichen von Fristen
Vertretungsregelung
Eskalationsmanagement
Dokumentation der Ergebnisse
Archivierung   Archivieren & Ablegen

                       Revisionssichere Archivierung
                       vertragsrelevanter Daten und
                       Dokumente
                       Auditing
                       Auslagerung auf Langzeitstorage
                       Zugriff über SharePoint
                       Aufbau einer Vertragsakte
Archivierung         Archivieren & Ablegen




Ablage von Papierdokumenten         ecspand Sidebar
Scannen direkt in den Vertragsakt   Drag & Drop Ablage direkt aus Windows
Ablage in SharePointbibliothek      Recherche über Client
Verwaltung   Suche & Recherche




                Volltextsuche
Verwaltung   Suche & Recherche




                ecspand Suche
Verwaltung   Suche & Recherche




                ecspand Suche
Verwaltung   Suche & Recherche
Verwaltung   Vertragscockpit
Controlling   Reporting



                   SharePoint Standard
                      • Listenansichten
                      • Gruppierungen und Filter
                   ecspand Features
                      • Recherche in den Vertragsinfos
                      • vertragsspezifisch und -übergreifend
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Enterprise Content Management am SharePoint mit ecspand

  • 1. Enterprise Content Management am SharePoint mit ecspand Christian Kiesewetter Partner & Sales Management
  • 3. ecspand your SharePoint SharePoint als „Single Point of Service“ einheitliche Oberfläche prozessgesteuert Integration Umsysteme & Papier Aktenplan, Rendition & Compliance fertige Lösungen
  • 6. Unterschied klassisches DMS Link zu Capture Link zu ERP …. SP 2010 DMS Server Storage
  • 7. ... zu ecspand your SharePoint Capture Link zu ERP …. DMS Server Storage
  • 8.
  • 10.
  • 11. ecspand Services Integration Record Management SharePoint Compliance Image / Rendition Services Workflow
  • 14. SharePoint Compliance Revisionssichere Archivierung Kopieren, verschieben oder verlinken Verschiedenste Compliance- Plattformen Zugriff über SharePoint
  • 17. Workflow Integration von SharePoint Standard Workflows komplexe, indidviduelle Workflows „ecspand Workflow“ (Nintex OEM) fertige Templates
  • 19.
  • 20. Integration von (Dritt-)Applikationen SharePoint als „Single Point of Service“ Konsolidierung des Wissens und der Informationen zentrale (applikationsüber- greifende) Prozessplattform
  • 22. … in den SharePoint
  • 23. ERP Connector (revisionssichere) Archivierung aus ERP direkter Dokumentzugriff auf SharePoint / Archiv applikationsübergreifende Prozesse ERP Erweiterungen (classifier, Rechnungsbuch)
  • 24. drag & drop ecspand Sidebar Drag & Drop Ablage direkt aus Windows (inkl. Aktenzuordnung und Metadatenvererbung Recherche über Client
  • 25. ecspand capture Ablage von Papierdokumenten Scannen direkt in den Vertragsakt Ablage in SharePointbibliothek
  • 26. ecspand capture Frühes Scannen mit Kopfdatenerkennung (OCR, Klassifizierung, Stammdatenverprobung) Sichtprüfung und Indexierung Übergabe an ERP und SharePoint
  • 27. Cloud Solutions Stamm- daten Client PC
  • 28. Cloud Vision Einbindung Office 365 in Szenario Scanclient als Cloudservice ohne lokale Installation Einbindung Azure Blobstorage als Dateiablage ecspand als „Service“ für Office 365
  • 29. Das Gold liegt in den Prozessen Die Herausforderung: Prozesse automatisieren, standardisieren und flexibilisieren
  • 30.
  • 31. Vertragsmanagement € Kosten Aufgaben Dokumente Notizen Anmerkungen Emails Fristen / Vorlagen Laufzeiten Vertragsakte Erstellen Archivierung Verwaltung Controlling
  • 32. Qualitätsmanagement Prozesslösung Workflows Dokumenterstellung Übersichtliches Interface (Integration in Office)
  • 33. Eingangsrechnungsverarbeitung Erhöhung der Effizienz Erhöhung der Transparenz Integration in ERP Standardisierte Prozesse
  • 36. SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP
  • 37. SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP
  • 38. SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP Workflowintegration
  • 39. SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP Workflowintegration
  • 40. SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP Workflowintegration Prozessabarbeitung
  • 41. SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP Workflowintegration Prozessabarbeitung
  • 42. SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP Workflowintegration Prozessabarbeitung Belegablage
  • 44. Cloud Stack Mobile Cloud Capture, Silverlightclient Wrapper um Abby OCR Engine Klassifzierungsservice (Rechnungs-)Analyseservice Exportservice
  • 47. Szenario Stamm- daten Client PC
  • 48. (1) Erfassung Mobile Cloud Capture (WP7 Client) Fotografie des Kassenbeleges Silverlight Capture Client (*) Übergabe an Azure Service (*) derzeit in Entwicklung
  • 49. (2) OCR Analyse Message Queues Abbyy OCR Engine
  • 50. (3) Klassifizierung Stamm- Message Queues daten mandantenübergreifende Templates
  • 51. (4) Export Aufruf des Cloudservices Import in SharePoint Dokumentbibliothekt Alternative: ERP oder CRM System
  • 52. Vision Einbindung Office 365 in Szenario Scanclient als Cloudservice ohne lokale Installation Einbindung Azure Blobstorage als Dateiablage ecspand als „Service“ für Office 365
  • 53. Live
  • 61. Ausgangsituation viele Rechnungen pro Tag viel Aufwand, wenig Transparenz manueller (papierbasierter) Freigabeprozess kein Automatismus, keine digitale Unterstützung Technologie SharePoint & ERP (SAP, Dynamics AX, Dynamics NAV, …)
  • 62. Ausgangsituation Erhöhung der Transparenz Erhöhung der Effizienz Scannen mit automatischer Klassifizierung Workflow mit Prüfung und Freigabe Integration von SharePoint und ERP Nintex Workflow und ecspand
  • 65. Technische Details Nutzung der bestehenden Technologien (SharePoint, ecspand Archivierung, ecspand Scanning, Import, …) ecspand link for SAP/AX/NAV inkl. Customizing Workflow Customizing mit Nintex WF Deployment mit SharePoint WSP
  • 66. Die Lösung mit ecspand ERP Integration, Scannen von Altbelegen, Belegarchivierung aus ERP Scannen mit automatischer Klassifizierung Workflowintegration
  • 67. Scannen und Klassifizieren Frühes Scannen mit Kopfdatenerkennung Optional: Eingabe von (OCR, Klassifizierung, Workflowinformationen, Anpassung der Stammdatenverprobung) Formularmaske Sichtprüfung und Indizierung Übergabe an ERP und SharePoint
  • 68. Workflowintegration mit ERP initiale Übergabe an SharePoint bei Workflowstart Statusupdate aus dem Workflow an ERP Übergabe und optionale Buchung aus dem Workflow direkt in ERP
  • 69. Workflowstruktur Verteilung, sachliche Prüfung, Freigabe, FiBu-Freigabe Clearingstelle, Subprüfung/Rückfrage
  • 70. Konfiguration SharePoint Oberfläche (gewohntes Look & Feel für Anwender) ergonomische Masken mit Wertelisten, Logikprüfungen, … verschiedene Workflowtypen definierbare Verantwortlichkeiten auf Gruppenebene (Verantwortliche, Vertreter, Kostenstellenaufteilung, …)
  • 73. Reporting und Historie PDF Report und Verknüpfung mit ERP Datensatz Integriertes Nintex Reporting SharePoint Berichts-Center
  • 75. Qualitätsmanagement Prozesslösung Workflows Dokumenterstellung Übersichtliches Interface (Integration in Office)
  • 76. Key Facts Elektronisches Abbilden der Arbeitsschritte zum Erzeugen eines neuen QM Dokuments Elektronisches Abbilden der Arbeitsschritte zur Änderung eines vorhandenen QM Dokuments Nachvollziehen der einzelnen Arbeitsschritte und Aufgaben für Verantwortliche und QM Leitung Darstellung der QM Dokumente für Mitarbeiter in unveränderbarem Format bei gleichzeitiger Bearbeitung durch Dokumentverantwortliche Abbilden der QM Dokumente in der Struktur des QM Handbuchs Timer Job zum automatischen Erzeugen von Aufgaben zur Überarbeitung von QM Dokumenten
  • 77. Key Facts Einfache Suche in den ca. 2500 QM Dokumenten für Mitarbeiter Öffnen des gesuchten QM Dokuments für Mitarbeiter nach max. 3 Mausklicks Übersichtliche Oberfläche zur Darstellung von mitgeltenden Dokumenten
  • 78. Überblick Workflow zur Dokumenterstellung QM Handbuch  Aufgaben Abstract  Änderungsmitteilungen  Postkorb Records Organizer Rendition Service Genehmigung zur Dokumenterstellung Änderungs- mitteilung Genehmigung zur Dokumenterstellung Suche in QM Workflow zur Dokumenten Dokumentänderung
  • 79. Cockpit Start des QM-Workflows über Erstellung eines Abstracts
  • 80. Neues Dokument Der Mitarbeiter aus dem Fachbereich kann die Erstellung eines neuen QM Dokumentes mit Hilfe von Abstracts beginnen. Er beschreibt kurz den Inhalt des neuen Dokumentes ohne auf die QM/ISO typische Form und Klassifizierung achten zu müssen. Er wird dabei durch eine spezielle Erfassungsmaske geführt.
  • 81. Klassifizierung Abstract Die Einordnung des Abstracts(späteres Dokumentes) in die Unternehmensprozesses erfolgt geführt durch entsprechende Auswahlmasken. Die Zuordnung kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt des Workflows erfolgen und auch wieder geändert werden.
  • 82. Prüfung / Freigabe mit Workflow Mehrstufige Workflows unterstützen den Genehmigungs- und Freigabeprozess. Die QM Mitarbeiter werden jeweils mittels Aufgaben und Benachrichtigungen über neue Prozessschritte informiert
  • 83. Automatische Dokumenterstellung Wurde der Abstract genehmigt, so erfolgt die automatische Erzeugung eines entsprechenden QM Dokumentes basierend auf die im Abstract definierten Metadaten.. Die Metadaten werden in das Word-Dokument als Textbausteine übernommen.
  • 84. Aufgabenübersicht Nachverfolgung der Aufgaben (Wo „hängt das Dokument“?) Jeder betroffene Mitarbeiter besitzt eigene Aufgabenübersicht Automatisches Update der Aufgaben nach Bearbeitung
  • 85. Erzeugen PDF Automatisches Erzeugen einer PDF- Datei nach Bestätigung durch Freigeber Bearbeitung des Dokuments somit für „normale Mitarbeiter“ nicht mehr möglich Versionshistorie für jedes Dokument aufrufbar
  • 86. Suche nach QM Dokumenten Mehrere Möglichkeiten: • Volltext-Suche in den Inhalten der vorhandenen Dokumente • Suche mittels Metadaten der Dokumente
  • 87. Suche nach QM Dokumenten Mehrere Möglichkeiten: • Volltext-Suche in den Inhalten der vorhandenen Dokumente • Suche mittels Metadaten der Dokumente • Suche mittels grafische Prozessvisualisierung
  • 88. Suche nach QM Dokumenten Mehrere Möglichkeiten: • Volltext-Suche in den Inhalten der vorhandenen Dokumente • Suche mittels Metadaten der Dokumente • Suche mittels grafische Prozessvisualisierung • Suche/Navigation entsprechend QM/ ISO Struktur (Aktenplan)
  • 90.
  • 91.
  • 92.
  • 94.
  • 95.
  • 96. ?
  • 97.
  • 98. Realität: getrennte Welten statische juristische Dokumente und Ablage mühsame Bearbeitung in Listen keine Automatismen und kein zentrales Repository Gegenstand, Partner, Laufzeit Papierarchiv, DMS Bestimmungen, Sondervereinbarungen elektronisches Archiv
  • 99.
  • 100. Kosten Aufgaben Dokumente Notizen Anmerkungen Emails Fristen / Vorlagen Laufzeiten Vertragsakte vollständig in SharePoint integriert, standardisiertes und konfigurierbares Produkt, vordefinierte Workflows, intuitive Bedienung, rechtssichere Ablage Erstellen Archivierung Verwaltung Controlling
  • 101. Vertragsakte Stammdaten ERP Metadaten Fristen, Aufgaben
  • 103. Erstellen Erstellung: Metadaten
  • 104. Erstellen Vertragsdokument anlegen Templates für Vorlagenverwaltung Mehrere Verträge Vertragstypen
  • 105. Erstellen Berechtigungen setzen Verwaltung auf Ebene Vertragsakt automatische Vererbung Benutzer- / Gruppenebene Standardkonzept SharePoint
  • 106. Erstellen Berechtigungen setzen Berechtigungsprofile auf Basis von Metadaten Kombination mit klassischer Regelung
  • 107. Erstellen Prüfen und Freigeben Vertragsakte Stammdaten Metadaten Aufgaben Fristen Dokumente
  • 108. Erstellen Prüfen und Freigeben Manuell oder Automatisch bei Erreichen von Fristen Vertretungsregelung Eskalationsmanagement Dokumentation der Ergebnisse
  • 109. Erstellen Prüfen und Freigeben Manuell oder Automatisch bei Erreichen von Fristen Vertretungsregelung Eskalationsmanagement Dokumentation der Ergebnisse
  • 110. Archivierung Archivieren & Ablegen Revisionssichere Archivierung vertragsrelevanter Daten und Dokumente Auditing Auslagerung auf Langzeitstorage Zugriff über SharePoint Aufbau einer Vertragsakte
  • 111. Archivierung Archivieren & Ablegen Ablage von Papierdokumenten ecspand Sidebar Scannen direkt in den Vertragsakt Drag & Drop Ablage direkt aus Windows Ablage in SharePointbibliothek Recherche über Client
  • 112. Verwaltung Suche & Recherche Volltextsuche
  • 113. Verwaltung Suche & Recherche ecspand Suche
  • 114. Verwaltung Suche & Recherche ecspand Suche
  • 115. Verwaltung Suche & Recherche
  • 116. Verwaltung Vertragscockpit
  • 117. Controlling Reporting SharePoint Standard • Listenansichten • Gruppierungen und Filter ecspand Features • Recherche in den Vertragsinfos • vertragsspezifisch und -übergreifend
  • 118. Controlling Stichtage
  • 119. Controlling Überblick
  • 120. Controlling Kosten
  • 121. Christian Kiesewetter Sales & Partner Manager christian.kiesewetter@d-velop.at d.velop GmbH EURO PLAZA, Technologiestraße 5, 1120 Wien T: +43 1 908 08 96 W: www.d-velop.at | www.ecspand.com