Projekt- und Veranstaltungsmanagement                                                       G 2.1                         ...
G 2.1                                             Projekt- und VeranstaltungsmanagementVeranstaltungsmanagement           ...
Projekt- und Veranstaltungsmanagement                                                       G 2.1                         ...
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Klaus Terbrack: Leitfaden für Kulturveranstaltungen. Rechtliche Rahmenbedingungen und Regeln für den Ablauf

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Klaus Terbrack: Leitfaden für Kulturveranstaltungen. Rechtliche Rahmenbedingungen und Regeln für den Ablauf

  1. 1. Projekt- und Veranstaltungsmanagement G 2.1 VeranstaltungsmanagementLeitfaden für KulturveranstaltungenRechtliche Rahmenbedingungen und Regeln für den Ablauf Klaus TerbrackBei der Planung und Durchführung von kulturellen Veranstaltungen ist eine Vielzahl von rechtlichenRahmenbedingungen und Regelungen zu beachten. Dabei kommen Bestimmungen aus sehr unter-schiedlichen Rechtsbereichen zur Anwendung, z. B. Steuerrecht, Sozialrecht, Urheberrecht, Baurecht,Vertragsrecht. Der Beitrag liefert einen kompakten Überblick. Aufgrund der Bandbreite der Themenkann ein solcher Überblick nur mit Verkürzungen arbeiten und für Probleme sensibilisieren. Der An-wendungsbereich gilt vornehmlich für Veranstaltungen bis zu ca. 1.000 Besuchern.Gliederung Seite1. Künstlerrecherche 22. Vertragliche Vereinbarungen mit Künstlern 22.1 Vergütungsmodelle 32.2 Gage und Eintrittsbeteiligung 32.3 Bühnenanweisungen 42.4 Zusätzliche Tipps zu vertraglichen Vereinbarungen mit Künstlern 53. Künstlerbetreuung, Catering, Backstage, Hotel 54. Zusammenarbeit mit Agenturen 65. Veranstaltungstermin 76. Umsatzsteuer 76.1 Kleinunternehmer 86.2 Begünstigungen und Befreiungen 86.3 Die Umsatzsteuer bei Prozentdeals, Errechnung der Bruttoauszahlung 106.4 Weitere Tipps zur Umsatzsteuer 107. Veranstaltungsnebenkosten: GEMA, KSK und Co. 117.1 Künstlersozialkasse 117.2 GEMA – Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte 127.3 Verlagstantiemen 147.4 Ausländereinkommenssteuer 148. Sicherheit 198.1 Versammlungsstättenverordnung 198.2 Sicherheitswachdienst, Brandsicherheitswache 228.3 Veranstalterhaftpflichtversicherung 23 1
  2. 2. G 2.1 Projekt- und VeranstaltungsmanagementVeranstaltungsmanagement 1. KünstlerrechercheDemo-Material Sowohl das Ton- wie auch das Videomaterial und der Pressespiegel sagen oft wenig über die Live-Qualitäten von Künstlern aus – eher schon ein Live-Mitschnitt.Eigentlich unverzicht- Wenn möglich, sollte man sich die Künstler bei einem Live-Auftrittbar: der Live-Eindruck anschauen, bevor man selber bucht. Das ist natürlich mit großem Aufwand verbunden, kann aber durch den Besuch entsprechender Veranstaltungen, bei denen gleich eine ganze Reihe von Künstlern des entsprechenden Genres auftritt, rationeller gestaltet werden. Hier sei als Beispiel der Besuch der eigens für diese Anliegen gestalteten Kulturbörsen und Kulturmessen z. B. in Freiburg, oder die Pop-Kom, erwähnt. Auch der Besuch von Mega-Events wie des Ringfestes in Köln oder anderer Stadtfeste mit umfangreichem Künstlerprogramm kann sich aus Sicht eines „Einkäufers“ lohnen. Ich lasse mir bei Künstleranfragen immer die Tourpläne schicken und fordere die Künstler auf, mich auf jeden Fall persönlich einzuladen, wenn sie in der Nähe auftreten. Das kann dann im Einzelfall einige Zeit dauern bis sich die Gelegenheit ergibt, aber diese Vorgehensweise schafft die beste Entscheidungsgrundlage. 2. Vertragliche Vereinbarungen mit Künstlern Die schriftliche Fixierung von Absprachen zur Regelung eines Künst- lergastspiels ist sinnvoll – allein schon deshalb, weil man sich ja nicht alles merken kann und spätere Missverständnisse weitgehend ausge- schlossen werden können. Es stellt sich jedoch die Frage nach dem Sinn zigseitiger Vertragswer- ke seitens der Künstler, in denen jede auch nur denkbare Situation, juristisch korrekt formuliert, geregelt werden soll.In der Regel wird Grundsätzlich handelt es sich bei dem Verhältnis zwischen Künstlerndauerhafte Kooperation bzw. Agenten und den örtlichen Veranstaltern um das von Geschäfts-angestrebt partnern, wobei der örtliche Veranstalter ein Kunde des Künst- lers/Agenten ist. Bei solchen Verhältnissen hat der Künstler in den allermeisten Fällen ein vitales Interesse daran, zu einer dauerhaften Kooperation mit dem Veranstalter zu kommen, d. h. ihn als Dauerkun- den zu gewinnen. Es handelt sich also bei den vertraglichen Vereinba- rungen um eine schriftliche Fixierung gemeinsamer Absprachen, bei deren Abschluss man nicht gleich an juristische Auseinandersetzungen denken muss.2
  3. 3. Projekt- und Veranstaltungsmanagement G 2.1 VeranstaltungsmanagementEs gibt eine Reihe branchenüblicher Standards, die sich eingebürgert Branchenüblichehaben und auf deren Einhaltung Künstler zurecht pochen können, es Standardssei denn, es ist von vornherein etwas anderes vereinbart. Dazu gehörtseitens des Veranstalters u. a. die Übernahme folgender Leistungen:(warmes) Catering, (Hotel)Übernachtung, GEMA/Tantiemen, KSK,Umsatzsteuer und Bereitstellung des Veranstaltungsortes mit der ver-einbarten technischen Ausstattung, Aufbauhelfer. Die Zahlung von Fahrtkosten seitens des Veranstalters ist Verhand- lungssache und nicht branchenüblich. Dieses ergibt sich allein schon aus der Tourneesituation der Künstler. Häufig steht zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses gar nicht fest, von wo der Künstler anreist.2.1 VergütungsmodelleBei der Vergütung von Künstlern für ein Gastspiel gibt es verschiede-ne branchenübliche Modelle, die die Künstler unterschiedlich stark amwirtschaftlichen Erfolg und Risiko des Auftritts beteiligen. Das reichtvon einer „einfachen“ Festgagenvereinbarung bis zu einem reinen„Prozentdeal“, bei dem die Eintrittseinnahmen aufgeteilt werden. Diewichtigsten Vergütungsmodelle sind: • Festgage • Mindestgage/Garantie plus prozentuale Beteiligung an den Ein- trittseinnahmen ab Break-even • Prozentuale Beteiligung an den Eintrittseinnahmen mit Garantie • Prozentuale Beteiligung an den Eintrittseinnahmen2.2 Gage und EintrittsbeteiligungDie Regelung über eine Festgage ist vordergründig simpel, man einigt Festgagesich auf eine feste Summe als Gage für den Auftritt. In der Regel wer-den Nettosummen vereinbart, d. h., die Umsatzsteuer kommt dazuebenso wie die üblichen oder verhandelten Nebenleistungen.Diese Vergütung legt als Mindest- oder Garantiegage einen Sockelbe- Garantie + prozentualetrag fest, den der Künstler auf jeden Fall erhält. Hinzu kommt eine Beteiligung an denprozentuale Beteiligung an den Eintrittseinnahmen. Eintrittseinnahmen 3
  4. 4. G 2.1 Projekt- und VeranstaltungsmanagementVeranstaltungsmanagementBreak-even Je nach Höhe der Garantiegage und der Höhe der prozentualen Betei- ligung empfiehlt es sich für den Veranstalter, bei dieser Art der Vergü- tung, einen so genannten Break-even auszuhandeln und vertraglich festzulegen. Der Break-even entspricht den Aufwendungen des Veran- stalters z. B. für Garantiegage, Technik, Promotion, Catering, Hotel. Erst bei Einnahmen über den Break-even hinaus wird in diesem Fall der Künstler prozentual beteiligt. Die Höhe der prozentualen Beteiligung an den Eintrittseinnahmen ist Verhandlungssache und liegt meistens zwischen 50 % und 80 % für die Künstler. 2.3 BühnenanweisungenWunschliste für In Bühnenanweisungen bestimmen die Künstler die für sie wünschens-technische Ausstattung werte bzw. notwendige technische Ausstattung der Bühne und des Ver- anstaltungsortes z. B. mit P. A., Licht, Vorhängen, Klavier/Flügel und evtl. weiteren Instrumenten oder Verstärkern (Backline). Diese Bühnen- anweisungen sind bei Vertragsformularen, die von den Künstlern for- muliert sind, immer fester Vertragsbestandteil.Abweichungen müssen Es empfiehlt sich unbedingt, diese Bühnenanweisungen genau zu le-vereinbart werden! sen und im Vorfeld des Gastspiels eventuelle Abweichungen zu ver- einbaren. Bühnenanweisungen sind Wunschlisten, von denen Abwei- chungen durchaus üblich sind, aber sie müssen eben abgesprochen werden. Ein reibungsloser Ablauf eines Gastspiels kann durch seitens der Ver- anstalter nicht abgestimmte Abweichungen von der Bühnenanweisung erheblich gestört werden. Dies kann in seltenen, extremen Fällen zum Abbruch des Gastspiels und Streit über die Zahlung der Gage oder einer Konventionalstrafe führen. Es empfiehlt sich immer eine direkte Abstimmung zwischen den örtli- chen Technikern für Licht, Ton etc. und den Technikern der Künstler, wenn Abweichungen von der Bühnenanweisung vereinbart werden sollen. Nehmen Sie die Anforderungen nach Aufbauhelfern ernst und halten Sie sich an die diesbezüglichen Vereinbarungen.4

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