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Roger basler meetup_21082018_work-smarter-not-harder_handout
Roger L. Basler präsentiert Strategien zur Verbesserung der Arbeitsweise durch digitale Tools wie Zapier, Slack, Trello, G Suite und Calendly. Anhand von fünf Use Cases zeigt er, wie Unternehmen effektive Workflows erstellen können, um Prozesse zu optimieren und Zeit zu sparen. Der Vortrag betont die Notwendigkeit der digitalen Transformation und die Integration von smarten Arbeitsmethoden in den Unternehmensalltag.
Roger basler meetup_21082018_work-smarter-not-harder_handout
- 1. 21.08.18 1 Work Smarter Not Harder RogerL. Basler und was hat das mit ZAPS zu tun? und sehr gerne erhalten Sie die Präsentation digital
- 2. 21.08.18 2 @rogerbasler Merci – Gracias– Thank you - danke, dass ich hier sein darf Roger L. Basler de Roca Betriebsökonom FH, CAS eDidactics, Innovationsmanagement Gründer der Analytics Agentur Mitgründer von TeslaSharing Schweiz Lehrgangsleiter eCommerce, Digital Strategie Bootcamp und KMU Onboarding sowie ROI on Social Media Meine Fachspezialisierungen sind E-Commerce, Social Commerce, Social Selling, ROI on Social Media, Digitale Business Modelle und Digital Business Development. https://www.linkedin.com/in/rogerbasler 3 Und ganz wichtig: Schön sind Sie heute da 1. Grundvoraussetzungen 2. Zapier, Slack, Trello, Calendly, Google Dienste 3. Verwendung von möglichen Smart-Work-Tools innerhalb Ihres Unternehmens an 5 Use Cases 4. Zusammengefasst: was können wir tun 5. Fragen und Antworten 4
- 3. 21.08.18 3 § Inspiration undAnleitung wie Sie kleine Dinge im Alltag sowie im Unternehmen anders machen können § Rezepte von möglichen Dingen, die Ihnen allenfalls bereits begegnet sind Mein Ziel für heute für Sie 5 § Anhand von 5 Use Case Beispielen aufzeigen, wie Sie mit ein paar Tools (Zapier, Slack, Trello, G Suite, Appear.in & calendly.com) einen cleveren Workflow bauen - und das orts- und zeitunabhängig. 1. Marketing Case 2. Projekt Case 3. Kommunikations Case 4. Meeting Case 5. Support Case Lernziele 6
- 4. 21.08.18 4 Aber aus 5machen wir dann 10 + 1 7 Aber aus 5 machen wir dann 10 + 1 Damit Sie bis zum Schluss bleiben J 8
- 5. 21.08.18 5 Warum überhaupt Work Smart 9 Es betrifftdie Organisation (und damit den Menschen) 10
- 6. 21.08.18 6 Es betrifft die Organisation (unddamit den Menschen) 11 12
- 7. 21.08.18 7 Erfolgsfaktoren Digitaler Wandel Kundensind digital Kanäle sind digital Wettbewerber sind digital Produkte sind digital Insights sind digital Mitarbeiter sind digital Operations sind digital Gemeinsames Verständnis & richtige Denkhaltung schaffen Richtige Führungskräfte positionieren Digitale Business Strategie formulieren Skills & Rollen aufbauen 13 Erfolgsfaktoren Digitaler Wandel Kunden sind digital Kanäle sind digital Wettbewerber sind digital Produkte sind digital Insights sind digital Mitarbeiter sind digital Operations sind digital Gemeinsames Verständnis & richtige Denkhaltung schaffen Richtige Führungskräfte positionieren Digitale Business Strategie formulieren Skills & Rollen aufbauen 14
- 8. 21.08.18 8 Erfolgsfaktoren Digitaler Wandel Kundensind digital Kanäle sind digital Wettbewerber sind digital Produkte sind digital Insights sind digital Mitarbeiter sind digital Operations sind digital Gemeinsames Verständnis & richtige Denkhaltung schaffen Richtige Führungskräfte positionieren Digitale Business Strategie formulieren Skills & Rollen aufbauen 15 In Gesprächen bei Firmen stellen wir oft fest… «Die Hemmschwelle etwas auszuprobieren ist zu gross «Menschen möchten nicht als dumm oder unfähig betrachtet werden «Die anfängliche Verspieltheit von neuen Technologien scheint gänzlich verloren 16
- 9. 21.08.18 9 Darum zurück aufAnfang Arbeiten wir mit Rezepten… …aber nennen wir sie ZAPs 17 Unsere Tools « www.slack.com « www.trello.com « www.gsuite.com « www.calendly.com « www.appear.in & 18
- 10. 21.08.18 10 «Slack ist (mehrals nur) ein Messenger «Kommunikation mit Bots und viel Plugins 19 Appear.in «Der schnellste Weg um ein “Standup” Meeting virtuell zu veranstalten: einfach den Link kopieren, versenden und loslegen 20
- 11. 21.08.18 11 Calendly GSUITE « In Echtzeitmit Dokumenten arbeiten können « Überall und jederzeit auf Ihre Dokumente zugreifen « Nie mehr auf "Speichern" klicken « Mit Office kompatibel « Die gesamte Google-Suche, direkt in Drive « Gemeinsamer Kalender 22
- 12. 21.08.18 12 23 Die Grundlage: Zapier « Aufder Plattform gibt es über 600 Anwendungen und Dienste, die in verschiedene Kategorien unterteilt sind. « Der kostenlose Account beinhaltet 5 Rezepte mit bis zu 100 Aufgaben pro Monat « Die kostenpflichtigen Angebote starten mit USD 18 pro Monat 24
- 13. 21.08.18 13 Definition «1 Zap =1 Workflow «1 Task = 1 Ausführung 25 Das Zapier Rezept « Gehen Sie auf die Seite www.zapier.com « Registrieren Sie sich unter „Sign up“ « Im nächsten Fenster erhalten Sie eine Übersicht der verfügbaren Anwendungen. « Derzeit sind es über 1`000 Apps unter anderem aus den Bereichen Buchhaltung, Kundenservice, Ecommerce, Email Marketing, Datenmanagement und Projektmanagement. 26
- 14. 21.08.18 14 Das Zapier Rezept «Siewerden gebeten, mindestens 5 Apps auszuwählen. Sie erhalten dann Zap- Vorschläge, also Rezepte, für die einzelnen Anwendungen. 27 Das Zapier Rezept «Viele Einsatz- möglichkeiten sind hier bereits als Zap gespeichert und können von Ihnen einfach übernommen werden. 28
- 15. 21.08.18 15 Das Zapier Rezept «Sollten Sie keine für Sie passende Lösung finden, können Sie in 7 einfachen Schritten, die keine Programmierkenntnisse voraussetzen selbst ein Zap kreieren. « Klicken Sie hierfür auf den Reiter „Make a Zap! 29 Das Zapier Rezept « Im 1. Schritt wählen Sie einen Trigger und eine Aktion. « Sie geben die erste Anwendung an, die Sie verwenden möchten. « Danach erscheint darunter ein Feld, in dem Sie per Drop- down Menü den gewünschten Trigger auswählen. « Dann wählen Sie die App für die Aktion aus und die gewünschte Aktion. Bestätigen Sie dies mit „Continue“ 30
- 16. 21.08.18 16 Das Zapier Rezept «Im 2. und 3. Schritt werden Sie gebeten Ihre Konten der jeweiligen Anwendungen mit Zapier zu verknüpfen. « Sobald beide Accounts verbunden sind, geht es weiter. « Sollten Sie ein Zap erstellen, das mit sensiblen Daten von Dritten arbeitet, stellen Sie sicher, dass dies im Einklang mit den geltenden Datenschutzrichtlinien geschieht. 31 Das Zapier Rezept « Die Schritte 4 und 5 bieten Ihnen die Möglichkeit, verschiedene Einstellungen für die verwendeten Apps auszuwählen. Je nach Auswahl und den Funktionen der Anwendungen erhalten Sie hier entsprechende Optionen. « Haben Sie beispielsweise Ihre Dropbox für den Tigger gewählt, können Sie nun einen speziellen Ordner für das Zap festlegen oder detailliertere, benutzerdefinierte Filter anwenden. Per Drop-down werden Ihnen verschiedene Möglichkeiten angeboten. « Haben Sie Ihren Email-Account gewählt, erhalten Sie eine Auswahl an Einstellungen für die zu versendenden Emails. « Nach der Eingabe aller notwendigen bzw. gewünschten Spezifizierungen schliessen Sie diese Schritte ab. 32
- 17. 21.08.18 17 Das Zapier Rezept «Schritt 6 ermöglicht Ihnen den Test Ihres soeben erstellten Zaps. « Ist dieser erfolgreich, erhält Ihr Zap im 7. und letzten Schritt noch einen Namen und wird aktiviert. 33 Ein Test Rezept fürs Marketing «Von Facebook Ad zu Subscriber https://zapier.com/zapbook/ zaps/10127/subscribe-new- facebook-lead-ads- mailchimp-list/ lassen sich ganz einfach in eine Mailchimp Liste integrieren (Double Opt In) 34
- 18. 21.08.18 18 Case 1: MarketingCase, Listen zusammenführen und anreichern 35 Case 1: Der Marketing Case Es geht aber noch weiter: • Sobald ein potenzieller Kunde ein Kontaktformular (Double Opt In) auf der Website (zB via Typeform) ausfüllt könnte • Zapier seine Kontaktdaten mittels FullContact anreichern • die Daten anschliessend in einem Google- Spreadsheet abspeichern und • dem Sales-Team über Slack Bescheid geben. 36
- 19. 21.08.18 19 Case 1: DerMarketing Case Es geht aber noch weiter: • Sobald ein potenzieller Kunde ein Kontaktformular (Double Opt In) auf der Website (zB via Typeform) ausfüllt könnte • Zapier seine Kontaktdaten mittels FullContact anreichern • die Daten anschliessend in einem Google- Spreadsheet abspeichern und • dem Sales-Team über Slack Bescheid geben. 37 Case 1: Der Marketing Case Es geht aber noch weiter: • Sobald ein potenzieller Kunde ein Kontaktformular (Double Opt In) auf der Website (zB via Typeform) ausfüllt könnte • Zapier seine Kontaktdaten mittels FullContact anreichern • die Daten anschliessend in einem Google- Spreadsheet abspeichern und • dem Sales-Team über Slack Bescheid geben. 38
- 20. 21.08.18 20 Case 1: DerMarketing Case Es geht aber noch weiter: • Sobald ein potenzieller Kunde ein Kontaktformular (Double Opt In) auf der Website (zB via Typeform) ausfüllt könnte • Zapier seine Kontaktdaten mittels FullContact anreichern • die Daten anschliessend in einem Google- Spreadsheet abspeichern und • dem Sales-Team über Slack Bescheid geben. 39 40
- 21. 21.08.18 21 Slack – das Powerhorse «Slackist wie E-Mail – einfach ohne E-Mail «Aber mit Bots und viel Verknüpfungen 41 Slack – das Powerhorse « In Slack lassen sich beliebig viele „Channels“ einrichten, die wie Chaträume funktionieren. Wer daran teilnehmen darf, lässt sich festlegen. « Man kann diverse Dienste mit Slack verknüpfen « Beispielsweise mit Dropbox, Trello oder auch Twitter « Die Liste dieser „Integrationen“ ist sehr lang und wird ständig erweitert. 42
- 22. 21.08.18 22 43 Slack – dasPowerhorse «Die Suche funktioniert gut und ist schnell. Diskussionen oder Dateien findet man auf diese Weise zuverlässig wieder. «Darüber hinaus kann man direkt mit einzelnen Personen kommunizieren oder gleich alle benachrichtigen. «Oder man “versendet” Erinnerungen. 44
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- 25. 21.08.18 25 Use Case 2:Kein E-Mail Ping Pong «Anstatt interner E-Mails «Wenn wir Daten zusammentragen zur Inspiration für unser Social Media «Für Dateien-Updates (statt Ping Pong) 49 Case 3: Projekt Case, wissen wo was ist und benachrichtigt werden 50
- 26. 21.08.18 26 Case 3: DerProjekt Case « Sobald ein neues Dokument angelegt oder bearbeitet wird, gibt es eine Benachrichtigung im Slack Channel http://gdrive2slack.optionfactory.net/ « Die Dokumente werden sogar direkt integriert in den Chat für eine einfachere Kommentierung https://zapier.com/zapbook/google- docs/slack/ « Danach die Nachricht “favorisieren” (Star) und eine Karte wird in Trello angelegt zur Rückverfolgung und Bearbeitung https://zapier.com/app/editor/template/1581 51 Case 3: Der Projekt Case « Sobald ein neues Dokument angelegt oder bearbeitet wird, gibt es eine Benachrichtigung im Slack Channel http://gdrive2slack.optionfactory.net/ « Die Dokumente werden sogar direkt integriert in den Chat für eine einfachere Kommentierung https://zapier.com/zapbook/google- docs/slack/ « Danach die Nachricht “favorisieren” (Star) und eine Karte wird in Trello angelegt zur Rückverfolgung und Bearbeitung https://zapier.com/app/editor/template/1581 52
- 27. 21.08.18 27 Case 3: DerProjekt Case « Sobald ein neues Dokument angelegt oder bearbeitet wird, gibt es eine Benachrichtigung im Slack Channel http://gdrive2slack.optionfactory.net/ « Die Dokumente werden sogar direkt integriert in den Chat für eine einfachere Kommentierung https://zapier.com/zapbook/google- docs/slack/ « Danach die Nachricht “favorisieren” (Star) und eine Karte wird in Trello angelegt zur Rückverfolgung und Bearbeitung https://zapier.com/app/editor/template/1581 53 Trello « Trello ist eine web-basierte Projektmanagementsoftware « Sie ermöglicht das anlegen von Karteikarten, die sich via Drag&Drop verschieben und bearbeiten lassen 54
- 28. 21.08.18 28 Trello «Die Idee vonvon Trello basiert auf dem Kanban Prinzip: Kanban kommt aus dem japanischen und bedeutet Karte, Etikett oder Aufkleber und steuert den ganzen Prozess von Produktion bis zur Abnahme vom Kunden. A) BOARD B) LISTE C) TASK 55 56
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- 32. 21.08.18 32 Unsere 4,5,6 Slack/TrelloUse Cases «Im Key Accounting: Aufbau von regelmässigen Kundenanfragen im Wissensmanagement (# Suchen) «Im internen Support: FAQ, Unklarheiten (# Suchen), dedizierter Channel (label) «In der IT: Bot können Anfragen automatisiert beantwortet und zentral abgelegt werden 63 Case 7: Der Kommunikations Case 64
- 33. 21.08.18 33 Case 7: DerKommunikations Case « Wie viel Zeit verbringen wir eigentlich mit E-Mail und wie werden wir besser? Das finden wir raus, wenn wir unsere Inbox visualisieren für eine Woche mit einem Google Sheet « Dafür installieren wir den ZAP • https://zapier.com/zapbook/zaps/1292/email-inbound-google-sheets-new- row/ « Oder • https://zapier.com/zapbook/zaps/2618/add-new-rows-to-google-sheets- based-on-gmail-contents/ « Und sehen danach folgendes: 65 Eine Excel Liste mit Sender, Betreff und Inhalt – Jetzt: nur noch filtern 66
- 34. 21.08.18 34 Case 8: DerMeeting Case 67 Case 8: Der Meeting Case « Problem Nummer 1: der Termin https://meekan.com/slack-install/ « Problem Nummer 2: Wo sind denn alle? Egal denn: http://appear.in « Problem Nummer 3: Meeting Notizen: Google Drive und gleich sehen, wer daran arbeitet. https://docs.google.com 68
- 35. 21.08.18 35 Case 8,9: DerMeeting Case « Problem Nummer 1: der Termin https://meekan.com/slack-install/ « Problem Nummer 2: Wo sind denn alle? Egal denn: http://appear.in « Problem Nummer 3: Meeting Notizen: Google Drive und gleich sehen, wer daran arbeitet. https://docs.google.com 69 Case 8,9,10: Der Meeting Case « Problem Nummer 1: der Termin https://meekan.com/slack-install/ « Problem Nummer 2: Wo sind denn alle? Egal denn: http://appear.in « Problem Nummer 3: Meeting Notizen: Google Drive und gleich sehen, wer daran arbeitet. https://docs.google.com 70
- 36. 21.08.18 36 Case 11: DerSupport Case 71 Case 11: Der Support Case «Eines der Tools, die viel zu wenig verwendet werden, aber der Produktivität förderlich sind, ist der Slackbot «Neben dem Erstellen von Terminen können im Bot auch für Fragen, die immer wieder gestellt werden, einfach vordefinierte Antworten gespeichert warden «Zum Beispiel Passwörter 72
- 37. 21.08.18 37 Case 11: DerSupport Case 73 Also aus 5 machten wir 10 + 1 + 1 Denn einen hab ich noch… https://calendly.com/rogerbasler 74
- 38. 21.08.18 38 Also aus 5machten wir 10 + 1 + 6 Denn einen hab ich noch… https://calendly.com/rogerbasler 75
- 39.
- 40. 21.08.18 40 Also aus 5machten wir 10 + 1 + 6 Was nehmen wir mit heute? 80
- 41. 21.08.18 41 Unsere Tools « www.slack.com «www.trello.com « www.gsuite.com « www.calendly.com « www.appear.in & 81 Die 10+1 Use Cases • Case 1: Marketing Case, Listen zusammenführen und anreichern • Case 2 : Statt E-Mail Ping Pong • Case 3: Projekt Case, wissen wo was ist und benachrichtigt werden • Case 4,5,6 Wissensmanagement, FAQ, IT Anfragen • Case 7: Der Kommunikations Case: mit wem e-Mail ich eigentlich? • Case 8,9,10: Der Meeting Case (Termin, Meetingraum, Protokoll) • Case 11: Der Support Case: Passwort vergessen 82
- 42. 21.08.18 42 Die 10+1 UseCases • Case 1: Marketing Case, Listen zusammenführen und anreichern • Case 2 : Statt E-Mail Ping Pong • Case 3: Projekt Case, wissen wo was ist und benachrichtigt werden • Case 4,5,6 Wissensmanagement, FAQ, IT Anfragen • Case 7: Der Kommunikations Case: mit wem e-Mail ich eigentlich? • Case 8,9,10: Der Meeting Case (Termin, Meetingraum, Protokoll) • Case 11: Der Support Case: Passwort vergessen 83 Die 10+1 Use Cases • Case 1: Marketing Case, Listen zusammenführen und anreichern • Case 2 : Statt E-Mail Ping Pong • Case 3: Projekt Case, wissen wo was ist und benachrichtigt werden • Case 4,5,6 Wissensmanagement, FAQ, IT Anfragen • Case 7: Der Kommunikations Case: mit wem e-Mail ich eigentlich? • Case 8,9,10: Der Meeting Case (Termin, Meetingraum, Protokoll) • Case 11: Der Support Case: Passwort vergessen 84
- 43. 21.08.18 43 Die 10+1 UseCases • Case 1: Marketing Case, Listen zusammenführen und anreichern • Case 2 : Statt E-Mail Ping Pong • Case 3: Projekt Case, wissen wo was ist und benachrichtigt werden • Case 4,5,6 Wissensmanagement, FAQ, IT Anfragen • Case 7: Der Kommunikations Case: mit wem e-Mail ich eigentlich? • Case 8,9,10: Der Meeting Case (Termin, Meetingraum, Protokoll) • Case 11: Der Support Case: Passwort vergessen 85 Die 10+1 Use Cases • Case 1: Marketing Case, Listen zusammenführen und anreichern • Case 2 : Statt E-Mail Ping Pong • Case 3: Projekt Case, wissen wo was ist und benachrichtigt werden • Case 4,5,6 Wissensmanagement, FAQ, IT Anfragen • Case 7: Der Kommunikations Case: mit wem e-Mail ich eigentlich? • Case 8,9,10: Der Meeting Case (Termin, Meetingraum, Protokoll) • Case 11: Der Support Case: Passwort vergessen 86
- 44. 21.08.18 44 Die 10+1 UseCases • Case 1: Marketing Case, Listen zusammenführen und anreichern • Case 2 : Statt E-Mail Ping Pong • Case 3: Projekt Case, wissen wo was ist und benachrichtigt werden • Case 4,5,6 Wissensmanagement, FAQ, IT Anfragen • Case 7: Der Kommunikations Case: mit wem e-Mail ich eigentlich? • Case 8,9,10: Der Meeting Case (Termin, Meetingraum, Protokoll) • Case 11: Der Support Case: Passwort vergessen 87 Die 10+1 Use Cases • Case 1: Marketing Case, Listen zusammenführen und anreichern • Case 2 : Statt E-Mail Ping Pong • Case 3: Projekt Case, wissen wo was ist und benachrichtigt werden • Case 4,5,6 Wissensmanagement, FAQ, IT Anfragen • Case 7: Der Kommunikations Case: mit wem e-Mail ich eigentlich? • Case 8,9,10: Der Meeting Case (Termin, Meetingraum, Protokoll) • Case 10+1: Der Support Case: Passwort vergessen 88
- 45. 21.08.18 45 + 6 Ideenwie Sie aus Terminen mehr machen können «Ich hoffe ich konnte Sie etwas inspirieren heute Abend «Inspirieren zum ausprobieren 89
- 46. 21.08.18 46 Noch mehr Ideengesucht? «Zapier bietet Ihnen auf seiner Webseite unter „Use Cases“ verschiedene beliebte Rezepte aus unterschiedlichen Bereichen zum Nachbauen an, zu dem können Sie prüfen, ob Ihre Anwendung eine entsprechende Schnittstelle anbietet, um in ein Rezept eingebunden zu werden. «https://zapier.com/zapbook/ 91 92
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- 48. 21.08.18 48 Thank you for yourtime(let’s stay in touch) This is no double opt in – it’s a connect https://www.digicomp.ch/weiterbildung/digital-marketing-trainings/social-media-trainings/social-media- vertiefung/work-smart-digital-collaboration-im-unternehmen