Florian Vogler erklärt beim 16. acocon Kinoforum wie man seine Daten für sich arbeiten lassen kann.

1. Make Your Data Work for You
Domino, Exchange, O365
Ihre Emaildaten sind
Gold wert November 2016

2. Agenda
• Vorstellung
• Anschluss & Einleitung
• Quellen für Emaildaten
• Arten von Emaildaten
• Sammeln von Emaildaten
• Hinweise für den Umgang mit Emaildaten
• Wie Sie Ihre Emaildaten in Gold verwandeln
• Zusammenfassung
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3. Vorstellung
• Florian Vogler
CEO panagenda
• Büros in AT (HQ), DE, NL, US
• Kunden mit mehr als
9 Millionen Lizenzen
in über 70 Ländern
• Wir helfen Kunden bei Monitoring, Analyse, Optimierung & Transformation
von IBM Notes, Domino, Connections, Traveler, Sametime,
sowie Monitoring und Analyse von MS Exchange, SharePoint und O365
Clients, Server, Anwendungen, Kommunikation und Collaboration
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4. Anschluss
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5. Anschluss
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6. Anschluss
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7. • Turnkey Software Appliance (VMWare image  Docker)
– Apache Tomcat, PostGreSQL, IBM Notes, PowerShell, panagenda iDNA
• Sammeln, Aggregieren, Anreichern, Visualisieren und
Zurverfügungstellen von Daten
• Diverse Datenkollektoren
– Microsoft
• Mail Tracing und Tracking Daten
• File-Informationen (Windows Clients, Fileserver, SharePoint)
– IBM
• Nutzung (Rich, Web, Mobile), Security, Performance
• Application Design
• Mail Routing und Journal
• File-Informationen (Domino, Connections)
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Einleitung: panagenda

8. Quellen für Emaildaten
• Mail Routing/Tracking/Tracing logs
Datum/Uhrzeit, Von, An, Betreff, Gesamtgrösse, ID
– Microsoft Exchange on Premises
– Microsoft O365
– IBM Domino / Verse on Premises
• Mail Journal
„Alles ist möglich“
– z.B. Namen und Grössen von Datei-Anhängen, Mail-Inhalte, Attribute, …
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9. Arten von Emaildaten
Rohdaten
• ⅀Alle = {Eingehend, Ausgehend, Intern, Extern, …}
inkl. (Rest)Spam, Werbung, …
Anreicherung mit HR Daten
• ⅀Intern = {Mails von/an Mitarbeiter}
• ⅀Extern = ⅀Alle – ⅀Intern
• ⅀InnerhalbAbteilung = {Mails innerhalb einer bestimmten Abteilung}
• ⅀AbteilungIntern = {Interne Mails von/an bestimmte Abteilung}
• ⅀AbteilungExtern = {Externe Mails von/an bestimmte Abteilung}
Anreicherung mit z.B. ERP Daten
• ⅀Geschäftsrelevant = {Mails von und/oder an Kunden}
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10. Sammeln von Emaildaten
Mail Routing/Tracing/Tracking
• Wenn Sie „eine Microsoft Quelle“ haben können Sie das auch selbst
• Wenn Sie IBM Domino oder mehrere/viele Emailserver haben
 panagenda & bluecue
• Datenuntermengen  Filtern – z.B.
– Kundenrelevante Emails
– Nur interne Emails
– Nur bestimmte Abteilungen, Standorte, …
 Geld sparen
Mail Journal
• panagenda & bluecue
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11. Hinweise für den Umgang mit Emaildaten
jedenfalls in Deutschland und Frankreich
Von, An
• Problematisch: Private Emails vs. Mail-Forwarding
• Fast immer Betriebsratsrelevant
– Sonderbehandlung: Security, Compliance, Data Leakage, IP, …
• Lösung:
– Anonymisierung, Aggregation auf Abteilungsebene (>=5 MA)
– Einsicht nur mit Betriebsrat
Betreff
• Der Betreff einer Email kann (zu)viel über eine Email verraten
– Private Emails
– Vertrauliche Emails
– …  nicht Sammeln
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12. Email-Analysen
DEMO

13. Email Analytics: Weekends & outside of business hours
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14. Email Analytics: Historic Reporting
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15. Email Analytics: Integrating HR data
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16. Email Analytics: Domain Overview & Adding ERP data
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17. Email Analytics: Message Volume and Sizes
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18. Email Analytics: Number of Recipients
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19. Email Analytics: Drilldown by Department
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20. Summary
• Das war nur die Spitze des Eisbergs!
– Analyse mit weiteren Attributen, z.B. nach Unternehmen, Land, Altersguppen …?
– Mitarbeiter Dashboards/Widgets/Helper/…
– Korrelation mit anderen Systemen und Informationen
– …
• Von Anreicherung von Emaildaten mit ERP Daten
zu Anreicherung von ERP Daten mit Emaildaten
– Mit welchen Kunden und/oder Mitarbeitern kommunizieren Kollegen / Vorgänger / …
• Mail Journal eröffnet noch sehr viel mehr Anwendungsfälle
– Content – CAD-Dateien, Kundendaten, …
– Content – Anhänge: Arten, Dateinamen, Grössen, …
– Migrationsrelevanz
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21. Thank
YOU!
Questions, Feedback, Discussion …
Email: florian.vogler@panagenda.com
Skype: panagenda
Signal & Mobil: +49 172 822 9140

22. Headquarters, Austria:
panagenda GmbH (Ltd.)
Schreyvogelgasse 3/10
AT 1010 Vienna
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Fax: +43 1 89 012 89-15
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