Das Dokument gibt praxisnahe Tipps für die Durchführung von Telefon- und Webkonferenzen, hebt deren Kosteneffizienz hervor und beschreibt wichtige Vorbereitungs- sowie Durchführungsstrategien. Es empfiehlt zudem, beim Telefonieren auf klare Kommunikation und Konzentration zu achten und die technische Ausstattung vor Webkonferenzen zu überprüfen. Moderatoren sollten Teilnehmer gut leiten, Agenda und Regeln klar kommunizieren und nach dem Meeting eine Zusammenfassung und Protokoll versenden.

1. noble praxis-tipps
Telefon- und
Webkonferenzen
25.02.2016

2. web- und telefonkonferenzen
Web- und Telefonkonferenzen: Richtig nutzen und davon profitieren
Telefon- und Webkonferenz sind heute Standardmittel für eine effiziente
Kommunikation. Vor allem wenn es darum geht, schnell und unkompliziert
mehrere Teilnehmer an unterschiedlichen Standorten zusammenzubringen,
sind Konferenzen per Telefon oder Internet ein kostengünstiger Weg.
Doch so einfach wie es klingt, ist es manchmal nicht. Wir verraten Ihnen,
worauf Sie achten sollten…

3. telefonkonferenzen
Von einer Telefonkonferenz sprechen wir, wenn mehr als zwei Leute
miteinander sprechen. Genutzt wird dabei die gleiche Leitung wie bei einem
normalen Telefonat. Andere gängige Bezeichnungen für Telefonkonferenzen
sind Telko bzw. Telkos oder auch Conference Call(s). Ein
Konferenzleiter/Moderator führt durch das Gespräch.
Klassische Telefonkonferenz: zu einem bestehenden Telefonat werden weitere
Anrufer über ein Konferenzsystem/Provider von einem der beiden Anschlüsse
aus in die Konferenz mit einbezogen. Dies gilt für Inlands- und
Auslandsverbindungen.

4. Je nach Anbieter unterscheiden sich die Konferenz-Funktionen, die Art der
Anmeldung und vor allem die Art der Abrechnung der Kosten. Daher empfiehlt es
sich, die Modalitäten der Telefonkonferenz-Anbieter zu vergleichen:
Checkliste für den Telefonkonferenz-Vergleich:
Wie viele nehmen an der Telefonkonferenz teil?
Nehmen Anrufer aus dem Ausland teil und gibt es abweichende Kosten für Mobilfunk?
Ist die Kostenstruktur verständlich, keine versteckten Gebühren?
Wer trägt die Kosten der Konferenz? Zahlt der Moderator die Kosten für alle
Teilnehmer? Oder sollen die Teilnehmer ihren Anteil an der Telko selbst zahlen?
telefonkonferenzen

5. Wie oft/wie regelmäßig nutzen Sie Telefonkonferenzen? Es gibt Angebote,
bei denen die Konferenzen minutengenau abgerechnet werden. Wie in vielen
Bereichen gibt es mittlerweile auch die Flatrate für Telkos, also konferieren
zum Festpreis.
Welche Zusatzfunktionen sind Ihnen wichtig?
Service & Sicherheit: gibt es Zertifizierungen durch TÜV
oder vergleichbare Institute?
telefonkonferenzen

6. Vor dem Call:
Bereiten Sie sich vor: Unterlagen heraussuchen/sichten, ggf. Protokoll vom
Vormeeting checken, schnell noch die eigenen Aufgaben erledigen
Sorgen Sie für ein ruhiges Umfeld.
Setzen Sie die Dauer der Konferenz auf max. eine Stunde an, da ansonsten die
Konzentrationsfähigkeit abnimmt und informieren Sie die Teilnehmer hierüber.
Zwei bis drei Minuten vor dem Termin einwählen; bei wichtigen Konferenzen ggf.
auch einen Tag vorher die Einwahl testen. Falls die Einwahldaten nicht funktionieren,
bleibt noch genügend Zeit für die Prüfung der Technik, des Konferenzraums oder der
Zugangsdaten.
telefonkonferenzen - tipps

7. Während der Konferenz:
Nennen Sie zumindest am Anfang Ihren Namen, bevor sie einen Redebeitrag leisten.
Wenn es viele neue bzw. unbekannte Teilnehmer sind, sollte auch kurz die eigene
Funktion im Unternehmen oder im jeweiligen Projekt genannt werden.
Bei späteren Beiträgen helfen Sie den Teilnehmern, wenn Sie ihnen Informationen zur
Einordnung geben, z.B. „Wir hier in der Zentrale“ oder „Bei uns in Deutschland“.
Halten Sie sich an die festgelegte Rollenverteilung und das, was der
Moderator sagt. Unterbrechen Sie nicht, sondern lassen Sie die
Sprechenden grundsätzlich ausreden.
Mitschreiben, aber klassisch: Machen Sie Notizen und vermeiden
Sie Tippgeräusche.
telefonkonferenzen - tipps

8. Während der Konferenz:
Sprechen Sie bei Telefonkonferenz deutlicher und langsamer und verwenden
Sie kürzere Sätze, als Sie es in einem Präsenzmeeting tun würden. Damit
gleichen Sie einen Teil der reduzierten Sprachqualität aus.
Audiokonferenzsysteme sind sehr empfindlich: Stellen Sie daher ihr Telefon mit
der Tastenkombination *6 vorsorglich auf stumm.
Ansonsten gilt: Telkozeit ist Fastenzeit. Kein Essen, kein Kaugummi, nicht
einmal das Trinken ist zu empfehlen. Alle Geräusche werden übertragen – also
auch Schluckgeräusche. Dasselbe gilt fürs Rauchen.
telefonkonferenzen - tipps

9. webkonferenz
Von einer Webkonferenz sprechen wir, wenn verschiedene Teilnehmer via Internet
virtuell zusammenkommen. Es müssen jeweils ein Computer und eine
Internetverbindung vorhanden sein. So können Menschen auf der ganzen Welt in
einen Dialog treten.
Webkonferenzen können mit Hilfe verschiedener
Anbieter umgesetzt werden.

10. webkonferenz
In einer Webkonferenz sehen die Teilnehmer normalerweise dasselbe auf ihren
Bildschirmen: In der Regel ist dies der Desktop des vorher festgelegten Moderators.
Häufig wird die Webkonferenz mit Hilfe einer Powerpoint-Präsentation visualisiert
(hier gelten – noch strenger als sonst – die Powerpoint-Regeln: nicht zu viel Text!)
Neben dem Moderator sind auch anderer für die Kamera
freigeschaltete Teilnehmer, wie z.B. andere Referenten zu
sehen.

11. webkonferenz - tipps
Vor der Webkonferenz:
Vor dem Start einer Webkonferenz mit der Technik vertraut machen: Equipment,
Software und Webcam müssen vorher ausprobiert werden, etwa in einer Test-
Konferenz.
Auf den über die Webcam übertragenen Hintergrund achten. Dies gilt insbesondere
für die Hauptakteure der Konferenz.
Zu empfehlen ist ein Headset-Mikrofon, denn mit Raummikro kommt es zu Hall-
Effekten.
Weniger ist mehr: Die Zahl der aktiven Teilnehmer sollte auf sechs bis
sieben, die Dauer einer Webkonferenz auf 90 Minuten begrenzt sein.

12. webkonferenz - tipps
Vor der Webkonferenz:
Auch Webkonferenzen sollten in einer ruhigen Umgebung stattfinden -
Hintergrundgeräusche sind störend.
Alle für eine Webkonferenz benötigen Materialien - beispielsweise Bilder, Videos oder
Texte - sollten vorher zusammengestellt werden.
Wie bei der Telefonkonferenz sollte auch, wer sich in einem Online-Meeting ohne
Webcam zu Wort meldet, seinen Namen nennen. Andere Teilnehmer können
Beiträge meist nicht aufgrund der Stimme zuordnen.

13. webkonferenz - tipps
Wie schon erwähnt werden Webkonferenzen häufig mit einer Präsentation
zu den wichtigsten Inhalten hinterlegt. Bei der Erstellung sind diese Punkte
zu beachten:
Möglichst wenig Text auf einer Folie - maximal sechs Bullet-Points
Große, klare Schrifttypen
Klare und deutlich visualisierte Strukturierung der Gliederungsebenen
Nummerierte Folien
Kein unruhiger Hintergrund und keine aufwändigen Randgrafiken
Keine komplexen Animationen
Ganz wichtig: Der Präsentierende sollte nicht ständig mit dem
Mauszeiger auf den Folien „herumkurven“.

14. tipps für moderatoren
Für den Moderator gelten ganz besondere Regeln während der Telefon- oder
Webkonferenz. Er hat die Aufgabe und die Verantwortung, den Termin zu
moderieren und die Teilnehmer so zu leiten, dass am Ende des Meetings ein
positives Ergebnis steht.
Hier finden Sie Tipps wie dies gelingt:

15. tipps für moderatoren
Vorbereitung:
Beim Ansetzen des Termins sollte der Einladende auf Zeitzonen und lokale Feiertage
achten. Eine Einladung über Outlook-Kalender zu verschicken ist empfehlenswert.
Bei der Enladung sollte die Zeitzone angegeben werden, sofern ausländische
Teilnehmer dabei sind.
Einwahldaten an die Teilnehmer verschicken.
Bestandteile der Einladung: Datum, Uhrzeit und voraussichtliche Dauer sowie die
Themen des Gesprächs. So erhält jeder Teilnehmer die Möglichkeit sich in Hinblick auf
das Thema und die Redezeit vorzubereiten.
Strukturieren des Konferenzablaufes mit einer Agenda und Versand an die Teilnehmer.
Protokolle zu vorangegangenen Meetings sollten den Teilnehmern zur Verfügung
gestellt werden.

16. tipps für moderatoren
Zu Beginn der Konferenz:
Kulanz: Auch Nachzügler sollten während der ersten fünf Minuten die Möglichkeit
haben, sich noch einzuwählen. Leichter Smalltalk zu Beginn schafft gleichzeitig eine
angenehme Gesprächsatmosphäre für alle Teilnehmer.
Kommunikation der wichtigsten Regeln und Festlegen des Protokollführers, wenn
benötigt.
Bei kleineren Telefonkonferenzen: Begrüßung aller Teilnehmer und Vorstellung, bei
welcher Namen, Abteilung und Position sowie Funktion bzw. Grund der Teilnahme an
dem Meeting genannt werden sollten.
Vorstellung der Agenda und des geplanten Zeitrahmens sowie Verweis auf das Ziel
des Termins.

17. tipps für moderatoren
Während der Konferenz:
Während einer Session sollte der Moderator in regelmäßigen Abständen bei
allen Teilnehmern nach Beiträgen oder Meinungen fragen. Auf diese Weise
kann er verhindern, dass einzelne Teilnehmer "abdriften".
Endlose Monologe führen unweigerlich dazu, dass die übrigen Teilnehmer sich
gedanklich ausklinken. Hier muss der Moderator rechtzeitig eingreifen und
gegensteuern. Bestenfalls werden die Teilnehmer vorab auf
Redezeitbeschränkungen hingewiesen.
Bei der Webkonferenz mit einer größeren Zahl an Teilnehmern, sollte der Ton
nicht für alle freigeschaltet sein. Für Fragen und Kommentare
sollte die Chat-Funktion zur Verfügung gestellt werden

18. tipps für moderatoren
Während der Konferenz:
Bei Punkten, zu denen der Moderator mehrere Wortmeldungen erwartet, ist dies in
die Runde zu fragen und eine Reihenfolge festzulegen.
Teilnehmer sollten immer mit Namen angesprochen werden, wenn sich direkt auf
einen Beitrag dieses Teilnehmers bezogen wird.
Konzentration: Sind Ablehnungen, Ärger etc. aus dem Gesprochenen
herauszuhören? Ist dies der Fall, muss der Moderator dies ggf. ansprechen.
Zwischenstände festhalten und wiederholen, so wird für alle Teilnehmer das Erreichte
nochmals verdeutlicht.

19. tipps für moderatoren
Ende & Nachbereitung:
Zusammenfassen aller wichtigen Erkenntnisse aus dem Termin.
Wiederholen der Aufgaben, die sich im Termin ergeben haben (und den jeweils
Verantwortlichen).
Prüfen, ob die Punkte der Agenda abgearbeitet wurden.
Verabschiedung aller Teilnehmer und Verweis auf ggf. Folgetermine zum Thema.
Versand des Konferenzprotokoll an alle Teilnehmer.
Aufzeichnungsfunktion: Interessierte können sich die Webkonferenz
ansehen, auch wenn sie nicht teilnehmen konnten. Auch der
Link zur Powerpoint-Präsentation kann zur Verfügung gestellt
werden.

20. aus der praxis
Neben Telefonkonferenzen mit Kunden, Kollegen und Partnern nutzen wir Webcons für
die Medien-Kommunikation und engagieren uns bei den regelmäßigen Webcons der
Vereinigung Deutscher Reisejournalisten (VDRJ).

21. vielen dank für Ihre aufmerksamkeit.
noble kommunikation GmbH
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