Das Dokument bietet fünf Tipps zur Verbesserung von Meetings, die darauf abzielen, ein produktives und vertrauensvolles Arbeitsumfeld zu schaffen. Es betont die Bedeutung von klaren Zielen und Rollen sowie die Notwendigkeit einer inklusiven und respektvollen Kommunikation während der Meetings. Dabei werden auch Strategien zur Förderung des Engagements und zur Schaffung einer angenehmeren Meeting-Atmosphäre vorgeschlagen.

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5 Tipps für bessere Meetings
5 Tipps für bessere Meetings
1. Einführung
Hier sind 5 Tipps, um es besser zu machen
1. Sie können mit dem Meeting selbst beginnen, nicht nur mit der
Tagesordnung.
2. Ein gutes Meeting ist ein Arbeitsumfeld, in dem die Menschen das Gefühl
haben, ihr eigenes Leben unter Kontrolle zu haben.
3. Ein gutes Meeting ist eine Zeit des gemeinsamen Wissens, in der jeder das
Gefühl hat, etwas beitragen zu können, und jede Person sich wohl dabei fühlt,
Fragen zu stellen.
4. Ein gutes Meeting ist ein Ort, an dem Sie hören können, was andere
denken und fühlen sowie was sie sagen und wie sie es sagen, ohne von Ihrem
Chef oder anderen Kollegen unterbrochen zu werden, die dann versuchen,
das zu steuern Diskussion in eine andere Richtung.
5. Ein gutes Meeting ist ein Ort des Lernens, den Sie mit Respekt und Würde
behandeln; Es geht nicht darum, auf Hassreden zu reagieren, sondern darum,
Ihr Bestes zu geben, um sie zu verstehen und alle damit verbundenen
Probleme im Voraus und nicht in letzter Minute anzugehen.
2. Die Bedeutung von Meetings
Sollte ein Schwerpunkt für Unternehmen sein, insbesondere für Startups. Oft
sind es die an einem Startup beteiligten Personen, die Meetings organisieren,
aber oft passiert das nicht.

2. Ein effektives Meeting-Format wird normalerweise von den Personen erstellt,
die am erfahrensten in der Zusammenarbeit mit dem Startup sind – diejenigen,
die bereits dort waren. Bis Sie ein effektives Meeting-Format erstellen können,
reicht ein ineffektives aus.
Der wichtigste Aspekt eines erfolgreichen Meetings ist die Zielklarheit und
Kommunikation auf allen Ebenen. Das bedeutet, dass Ihre Agenda gut
durchdacht sein sollte und Sie wissen möchten, worüber alle anderen
sprechen möchten, bevor das Meeting beginnt, damit alle anwesend sind,
wenn sie es brauchen. Sobald Sie alle Teilnehmer an Ort und Stelle haben,
besteht Ihre Aufgabe darin, sicherzustellen, dass ihnen klar wird, was sie tun
und was sie sagen sollen:
Stellen Sie sicher, dass sich die Leute der Absicht des Treffens bewusst sind
Wenn Sie sich mit jemandem treffen, versuchen Sie ihn zu fragen, ob er
versteht, was Sie von ihm erwarten, damit es ihm leicht fällt, ja oder nein zu
sagen. Zum Beispiel: „Ich möchte, dass wir darüber reden…“ Wenn jemand ja
sagt, dann aber seine Meinung ändert, gehen Sie nicht davon aus, dass es ein
Unfall war; Fragen Sie, ob etwas vereinbart wurde, was so einfach sein kann
wie diese Notiz irgendwo in Ihrem Kalender: „Wir haben uns geeinigt….“ Wenn
etwas vereinbart wurde, aber beide Parteien ihre Meinung ändern – versuchen
Sie es erneut. Und stellen Sie schließlich sicher, dass alle Teilnehmer wissen,
was ihre Rolle in Zukunft ist und wie sich ihre Rollen im Laufe der Zeit ändern
werden (z. B. „Ich werde weiter daran arbeiten …“). Je klarer die Rollen im
Vorfeld definiert sind, desto einfacher ist es für alle im Meeting zu sehen, wie
ihre Rollen zusammenpassen. Eine gute Möglichkeit, dies für verschiedene
Arten von Meetings zu tun, wird im Folgenden skizziert:
Für Einzelgespräche (z. B. Vorstellung) : Wenn Sie eine Person haben, die
sich mit einer anderen Person persönlich treffen wird, ist es sinnvoll, dass sie
sich vorher darüber informiert, wie sie mit ihr interagieren könnte diese andere
Person (z. B. nachdem sie in einem früheren Gespräch etwas Erfahrung im
Umgang mit ihr/ihm hatte). Daher beginne ich immer damit, meine Kunden zu
fragen: „Welche Art von Person möchte ich/wir sehen, wenn wir zusammen
sind?“ Das hilft mir, Dinge herauszufinden wie: Wie lange wollen wir unser
Treffen?
3. Warum gehen Menschen zu Meetings?
Während es eine Reihe interessanter Forschungsstudien zum Thema
Meetings gibt, haben sich nur wenige wirklich auf den Zweck von Meetings
konzentriert. Tatsächlich wird in einigen Fällen nur das Treffen selbst
untersucht.
Es gibt zwei Denkrichtungen zum Zweck aller Meetings: transaktional, wo sie
von allen Arten von Organisationen verwendet werden, um Dinge zu
erledigen; und transformativ, wo sie verwendet werden, um Veränderungen in
Menschen und Organisationen zu fördern. Da die meisten Leute denken, dass
ein Meeting transaktional ist und dass es ein Werkzeug ist, um Dinge zu
erledigen, neigen die Leute dazu zu glauben, dass es als solches geführt
werden sollte. Dies bedeutet, dass viele Unternehmen nicht sehen, was dieses
Tool für sie tun kann, weil sie nicht sehen, warum sie sich überhaupt damit
beschäftigen sollten. Aber anstatt ein Gespräch als etwas zu sehen, das von
jemand anderem geführt werden muss, können wir es als etwas sehen, auf
das wir uns selbst einlassen müssen, indem wir unsere eigene Zeit und
Energie einsetzen (sei es durch Selbstbeobachtung oder durch

3. Selbstorganisation).
Die folgenden fünf Tipps können Ihnen helfen, Ihre Meetings zu verbessern: 1)
Beziehen Sie alle mit ein 2) Verwenden Sie gute Ausgangspunkte 3)
Vermeiden Sie den „Ich“-Teil 4) Verstehen Sie, was Ihr Publikum will 5)
Kümmern Sie sich zuerst um sich selbst
4. Wie man schlechte Meeting-Gewohnheiten ändert
Eine der häufigsten Beschwerden über Meetings ist, dass sie zu formell und
unpersönlich sind. Es stimmt, dass Meetings qualitativ besser werden, wenn
ein hohes Maß an Rapport zwischen den Teilnehmern besteht, aber das ist
nicht immer möglich.
Sie können die folgenden Techniken anwenden, um Ihre Meetings
angenehmer oder sogar interaktiv zu gestalten:
• Sofort erledigen: Wenn Sie wissen, dass Sie in kurzer Zeit etwas Wichtiges
mit Ihrem Team erledigen werden, dann machen Sie weiter und haben Sie
Spaß. Wenn Sie längere Zeit nichts erledigen müssen, dann versuchen Sie es
stattdessen morgen.
• Mittags essen gehen: Zeit zusammen beim Mittagessen zu verbringen oder
andere Leute zu sich zu gesellen, scheint an sich schon gut zu sein – aber das
tun die Leute sowieso meistens bei der Arbeit – warum also nicht Spaß dabei
haben?
• Richten Sie das Meeting auf etwas Bestimmtes aus: Die Leute sprechen
normalerweise gerne darüber, woran sie in letzter Zeit gearbeitet haben (wenn
nicht für andere, dann für sich selbst) – wenn Sie also ein Meeting über etwas
Bestimmtes planen (z. B. „Ich möchte finden Sie heraus, wie viel Geld wir für
PR ausgeben sollten“), und fragen Sie sie dann, was sie dazu sagen möchten.
Gehen Sie dann zurück und schreiben Sie alles auf, was sie in Ihren Notizen
sagen (genau wie er es in diesem Fall getan hat).
• Stellen Sie sicher, dass jeder an der Reihe ist: Es erfordert Mühe, alle bei
Meetings glücklich und engagiert zu halten, insbesondere wenn es um
mehrere Themen geht (z. B. „Crowdfunding ist großartig! Ich möchte auch
finanziert werden!“). Dies gilt insbesondere dann, wenn das Thema nicht von
vornherein klar ist oder mehrere Meinungen vertreten sind (z. B. „Wir sollten
uns zuerst darauf konzentrieren, ein MVP zu erstellen! Bitte zögern Sie nicht,
über alles andere zu sprechen!“). Wenn nicht genug Zeit für jede Person an
der Reihe ist, erstellen Sie eine interessante Aktivität, die jeder Person hilft, so
schnell wie möglich zu Wort zu kommen (z erste Runde).
Wenn keine dieser Techniken hilft, sollten Sie eine Brainstorming-Sitzung mit
regelmäßigen wöchentlichen Treffen beginnen, bis das Thema klar genug für
alle Interessen ist.
5. Schlussfolgerung
Die Vorstellung, dass man die Arbeitskultur verbessern kann, indem man
Prozesse verbessert, ist ein Klischee, aber es ist mit ziemlicher Sicherheit
wahr. Und es ist auch für Sie ein ebenso wichtiger. Andernfalls haben Sie
keinen Anreiz, ein Unternehmen aufzubauen, das sowohl produktiv als auch
angenehm für seine Mitarbeiter ist.
In diesem Beitrag teile ich 5 Tipps für bessere Meetings im Allgemeinen und
für Meeting-spezifische Aspekte im Besonderen (die oft am schwierigsten zu
beheben sind).

4. Zunächst müssen wir eine klare Vorstellung davon haben, was wir von
unseren Meetings erwarten. Oft haben Unternehmen unterschiedliche
Visionen derselben Sache: Es kann ein Ziel geben, das einige spezifische
Ziele beinhalten kann, wie die Schaffung von mehr Wert pro Kopf oder die
Reduzierung von Kosten; aber es könnte auch unscharfe Ziele geben, wie
„mehr aus unseren Mitarbeitern herausholen, während sie hier sind“,
„bedeutungsvollere Lernmöglichkeiten haben“ oder „sicherstellen, dass wir
ihre Zeit nicht verschwenden“. In jedem Fall muss das Ziel klar und definiert
sein, bevor wir beginnen können, einige einfache Änderungen vorzunehmen.
Zweitens ist es wichtig sicherzustellen, dass das Meeting selbst produktiv ist.
Ist es ein Welcome-to-Work-Umfeld? Vielleicht nur ein Offsite-Treffen? Ein
informelles Gespräch? Egal wie es gemacht wird – stellen Sie sicher, dass die
Leute das Gefühl haben, etwas Nützliches und Wertvolles für ihr Unternehmen
(und sich selbst) zu tun, bevor sie sich darauf einlassen. Sie können auch
Sitzungen vor dem Treffen in Betracht ziehen, in denen Sie Ihre Vision und
Ziele erläutern. Feedback auf hoher Ebene zu Key Performance Indicators
(KPIs) geben; Teilen Sie Neuigkeiten über Ihr Produkt oder Projekt; etc.; Aber
der allererste Schritt sollte darin bestehen, darüber zu sprechen, was Ihr
Unternehmen in Bezug auf interne Kultur, Prozesse und Fähigkeiten von
anderen unterscheidet.
Drittens brauchen wir eine Möglichkeit, den Fortschritt im Hinblick auf diese
Ziele zu messen. Viele Unternehmen verwenden KPIs auf unterschiedliche
Weise: Eine Metrik könnte Kostensenkung oder Effizienz sein; ein anderer
könnte sich auf die Kundenbindung oder die Adoptionsrate konzentrieren; eine
andere auf Qualitätssicherung oder Vollständigkeit der Merkmale; etc., je nach
Geschäfts-/Produktbereich. Es hängt alles davon ab, wie Sie die Dinge sehen
möchten – als Opportunitätskosten oder als Kernelement Ihres
Geschäftsmodells – also messen Sie sie auf unterschiedliche Weise, wenn Sie
möchten, dass sie sowohl für Sie als auch gegen Sie arbeiten!
Viertens (und ich gehe davon aus, dass das jeder, der dies liest, bereits weiß),
brauchen wir Kommunikationskanäle, die eine offene Kommunikation
ermöglichen, damit sich jeder als beteiligt und Teil des Diskussionsprozesses
fühlt
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