Der Dokumentenmanagement-Ansatz fokussiert sich auf intelligentes Enterprise Information Management (EIM), indem er die effiziente Handhabung unstrukturierter Daten betont, die rasant wachsen. Wichtige Strategien für die Indexierung und die Suche nach Informationen werden vorgestellt, um den Zugriff auf und die Verarbeitung von Unternehmensinhalten zu optimieren. Das Unternehmen DM Dokumenten Management bietet Lösungen in den Bereichen ECM, DMS, Workflow und digitale Archivierung an.

1. ... verborgenes Wissen produktiv machen
Durch Optimierung von Dokumenten
und Informationen zum intelligenten EIM
Intelligentes Enterprise Information
Management (EIM)
Franz Schreiber
10.10.2014 www.lobodms.com 1
DM Dokumenten Management GmbH

2.  Derzeitige Entwicklung
 Dokumenten Import
 Intelligente Suche
 Ganzheitliches Konzept
Agenda
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Intelligentes EIM
 Agenda

3. Können wir unstrukturierte
Informationen in den Griff
bekommen ?
Derzeitige
Marktentwicklung
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Intelligentes EIM
 Marktsituation

4.  Die Unstrukturiertheit der Daten nimmt zu!
 Das sagen führende Analysten zumWachstum
unstrukturierter Daten:
 IDG: Unstrukturierte Daten haben mit einer
jährlichenWachstumsrate von 56 % seit 2005 den
größten Anteil am Datenwachstum.
 IDG: Seit 2010 besteht die digitaleWelt zu 90 % aus
unstrukturierten Daten.
 Gartner 2011: Die Datenmenge wächst in den
nächsten fünf Jahren um 800 % und 80 % davon sind
unstrukturierte Daten.
Derzeitige Entwicklung
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Intelligentes EIM
 Markt
 Trends
 Entwicklungen

5. Überblick der Dokumentenarten
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 Dokumenten-
arten
 Kostenfaktoren
Dokumenten
Arten
Kostensenkungs-
Potential
Unstrukturiert
• Unbekanntes Layout
• Variabler Inhalt
• Single oder Multipage
Dokument
• Medieninhalte
Semistrukturiert
• Unbekanntes Layout
• Definierter Inhalt
• Variable Formate
• Tabulator Daten /Tabellen
• Single oder Multipage
Dokument
Strukturiert
• Festes Layout
• Definierter Inhalt
• Gleichbleibendes
Format
5
Korrespondenz,
Emails, Verträge
Rechnungen
Antragsformulare
Hoch
Niedrig

6. Wie bringe ich meine Dokumente
mit geringen Aufwand an den
richtigen Arbeitsplatz ?
Indexierung und
Verschlagwortung
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 Dokumenten
Import

7. Konzept der intelligenten
Indexierung undVerschlagwortung
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 Dokumenten
Import
 Intelligente
Indexierung
undVerschlag-
wortung
Multi-
statistical
evaluation
Klassifizierungs-Engine
A B C
Fingerprint-
Engine Context-Engine
Features
D E F
A B C D E F
Rules
a
b
cd
f

8. Anwendungsbeispiel
Intelligente Indexierung
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 Anwendungs-
Beispiel
 Intelligente
Indexierung und
Verschlag-
wortung
…
Arbeitsvertrag
Bezüge,Abrechnung
Allgemeiner Schriftverkehr
Bewerbung
Vertragsunterlagen
Lohnsteuerkarte
Sozialversicherung
…
Anschreiben
Lebenslauf
…
Klassifikations- &
Extraktions-Plattform

9.  FreieVerschlagwortung
Extraktion von Sachverhalten aus dem
Dokumenteninhalt
 KontrollierteVerschlagwortung
Freie Schlagworte werden mit einem kontrollierten
Vokabular / Thesaurus / Wissensnetz abgeglichen
 Entitäten-Erkennung
Erkennung der Eigennamen von Personen,
Organisationen, Orten
 Themenerkennung
mittels automatischer Textklassifikation
(Lernverfahren) bei gegebenen Themenhierarchien
Information klassifizieren und
veredeln
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 Klassifizierung
 Informations-
Veredelung

10. Wie finde ich schnell und
kosteneffizient meine
Informationen ?
Intelligente Suche
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 Intelligente
Suche

11. Bausteine einer Intelligenten Suche
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Intelligentes EIM
 Semantische
Suche
 Bausteine
Linguistik
Semantisch-
Assoziative-
Suche
Eigennamen-
erkennung
Ähnlichkeits
suche
Wissens-
landkarte
Thesaurus-
basierte -
Suche
Themen-
basierte
Suche
People
Search

12. Beispiel: Suche & Wissensmanagement
Spektrum: von Simple Search bis Knowledge Cockpits
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 Beispiel Einfache
Suche
 Knowledge
Cockpit

13. AutomatischeVervollständigung
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Intelligentes EIM
 Automatische
Vervollstän-
digung
 Knowledge
Cockpit

14. Unternehmenswissen konzeptionell
verfügbar machen
Enterprise
Informationen
Management
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Intelligentes EIM
 Gesamtkonzept

15. Semantisches
Ratgeber
System
Semantischer
Desktop
Semantische
Kollaborations-
Systeme
Semantische
Netze
Unternehmenswissen verfügbar machen
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Intelligentes EIM
 Unternehmens-
wissen verfügbar
machen
Freie
Verschlagwortung
Kontrollierte
Verschlagwortung
Entitäten-Erkennung
Themenerkennung

16. Auswertung des Wissens
 Anreicherung von Metadaten durch
intelligenterVerschlagwortung
 Anreicherung von Metadaten in beliebigen
Zielsystemen
 Strukturierung von Unternehmenscontent
 Intelligente Identifikation von Dokumenten
 Sentiment Analyse-Marktforschung
© IntraFind Software AG, 2013 16
Intelligentes EIM
 Auswertung des
Wissens

17. Semantisches
Ratgeber
System
Semantischer
Desktop
Semantische
Kollaborations-
Systeme
Semantische
Netze
Ganzheitlichen Unternehmensintelligenz
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Freie
Verschlagwortung
Kontrollierte
Verschlagwortung
Entitäten-Erkennung
Themenerkennung
Intelligentes EIM
 Auswertung des
Wissens

18.  Gute Planung im Vorfeld über die Informations- und
Dokumentenstruktur
 Die richtige Technologie für eine mittel- und langfristige
Planung (Dateiformate, Formulararten,Anzahl Integratoren,
SSO, Index u. Suchalgorithmen, Skalierbarkeit)
 Mehrstufiges Sicherheit und Berechtigungskonzept
 Quality Assurance für das Projekt einplanen – „Suche findet
Dinge, die wir gar nicht mehr sollen & wollten“
 Groß denken, klein starten und „Keep it easy and simple“
 Schnelle Filtermöglichkeiten am Frontend definieren
 Starten mit dem Bereich der den meisten Informationsbedarf
hat – den wichtigsten „Stakeholdern“
 Management Projekt - Nur mit interner Unterstützung wird
das Enterprise Information Management Projekt zum Erfolg
Ansätze für eine erfolgreiches
Enterprise Information Management
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Intelligentes EIM
 Ansätze für den
Einsatz

19. 10.10.2014 www.lobodms.com 19
DM Dokumenten Management
GmbH
Headquarter Munich /Germany
founded 1994
lobosuisse AG
Subsidiary
Bern / Switzerland
founded 1974
DM Dokumenten Management
Subsidiary
Kragujevac / Serbia
founded 1996
DM Dokumenten Management
Subsidiary
Kapstadt / SüdAfrika
founded 2014
 Company
ECM (Enterprise Content
Management)
DMS (Document und
Records Management)
Workflow
Digital Archiving
 Product
lobodms: leading in ECM
technology
 Project Consulting
Realisation, business
operation and support of
individual ECM solutions

20. Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit!
10.10.2014 www.lobodms.com 20
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Kontakt :
DM Dokumenten Management GmbH
Franz Schreiber
f.schreiber@lobodms.com
+49-89-800 613-0