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Nur Information Management oder
Intelligent Information Management?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Hamburg, 2019
Nur Information Management oder Intelligent Information
Management?
Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0
Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig
© PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 2 von 28
Nur Information Management oder Intelligent Information Management?
Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg
Artikel aus dem PROJECT-CONSULT-Newsletter 03-2019 vom 15.06.2019
Intelligent Information Management
Der Begriffsbestandteil "intelligent" hält nun auch Einzug in die Information-Management-
Branche. Der internationale Branchenverband für ECM Enterprise Content Management,
AIIM Association for Image & Information Management international, hat sich in Association
for Intelligent Information Management umbenannt.
Es freut uns natürlich, dass vom Branchenverband offiziell mit Intelligent Information
Management etwas aufgegriffen wird, was wir schon vor 8 Jahren - mehr scherzhaft auf
Twitter - in eine Diskussion eingebracht haben: "AIIM - ist das nicht schon seit 40 Jahren das
Akronym für Association for Intelligent Information Management? ;) ".
Die Diskussion um die Neufokussierung des Verbandes läuft bereits sehr lange, da es ECM
nicht geschafft hat, sich als Fachbegriff und Identifikation einer Branche am Markt dauerhaft
zu etablieren. Dies lag auch daran, dass der Begriffsbestandteil "Content" nicht sehr "sexy"
war und zu dem sehr nah am Begriff des Web Content Management nicht treffend genug ist.
Die ECM-Branche ist bereits seit Jahren mit dem Begriff ECM "unglücklich" und hat versucht
ihn weiterzuentwickeln. Analysten wie Gartner und Forrester hatten dann versucht ECM
Enterprise Content Management auf "Content Services" zu reduzieren. Dies fachte die
Diskussion neu an, ob man nun mit EIM Enterprise Information Management, Content
Services oder etwas anderem als neuem Branchen-Leitmotto weitermachen soll.
Bereits im Sommer näherte sich AIIM dem Begriff Intelligent Information Management an, da
er die Möglichkeit bietet, das Akronym der AIIM unverändert beizubehalten. So schrieb John
Mancini: "It took AIIM a while – and you and I have spoken about this many times, but we’ve
gotten to “Information Management”!
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Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0
Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig
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John Mancini, AIIM, unternimmt in einem Vortrag bei M-Files einen Versuch um "Intelligent"
für "Intelligent Information Management" zu definieren:
"intelligent means that the business need information management tools that are 1) easy to
use, 2) usable without a lot of IT involvement; and 3) easy to integrate in their day-to-day
processes."
Das war im April und einige Anbieter
haben schon damals versucht, das
Thema Intelligent Information Mana-
gement für sich zu reklamieren (zuerst
wohl in größerem Stil Kodak in 2014).
Also wenig Neues und manches
dürfte dann nur ein neues Etikett für
vorhandene Lösungen sein. Es geht
aber darum, mehr als nur einen Schritt
vorwärts zu machen.
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Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0
Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig
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In seinem Whitepaper "The Next
Wave: Moving from ECM to Intelligent
Information Management" im Mai
2017 wird John Mancini, AIIM, kon-
kreter. Er entwirft hier eine "Road-
map", in der bisherige ECM-Kompo-
nenten neu zugeordnet werden.
Aber auch dieser Ansatz ist unzureichend und schon gar nicht konsistent, wie wir an anderer
Stelle gezeigt haben. Die wesentlichen Ideen von ECM - Strategien und Methoden - gehen
ebenso wie die wichtigen "Manage"-Komponenten dabei unter. Stattdessen tauchen neue
Schlagworte auf und werden nicht immer stimmig den neuen Überschriften "Create,
"Capture", "Automate", "Deliver", "Preserve" und "Analyse" untergeordnet.
Atle Skjekkeland, AIIM, definiert in
einem Vortrag im Oktober 2017 eine
weitere, seine Sicht auf IIM Intelligent
Information Management:
"Intelligent Information Management
• Understanding and anticipating internal and external customer expectations
• Digitalizing the core infrastructure
• Rationalizing and modernizing the information infrstructure
• Automating compliance and governance
• Levaraging analytics and machine learning."
Auch das ist zu kurz gesprungen und greift nur einige Schlagworte und Aspekte des
Information Management auf. Als Definition reicht dies nicht aus. Das ist noch nicht das
Banner, unter dem sich die Branche neu versammeln kann.
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Definition von IIM Intelligent Information Management in Wikipedia
Hilft ein Blick in die aktuelle Version des Lemma "Enterprise Content Management? Dort
wurde am 16.11.2017 eingetragen, dass die AIIM den Begriff ECM ausgemustert habe und
durch IIM Intelligent Informationen Management ersetzte.
Nun, ist die Definition
"IIM Intelligent Information Management is the strategies, methods, and tools used to create,
capture, automate, deliver, secure, and analyze content and documents related to
organizational processes. IIM refers to the management of content and data, not just content
itself."
ausreichend, den Unterschied zu begründen, um von ECM zu IIM zu gelangen? Versuchen
wir es einmal auf deutsch:
"IIM Intelligentes Informationsmanagement sind die Strategien, Methoden und Werkzeuge
um Inhalte und Dokumente in organisatorischen Prozessen zu erzeugen, zu erfassen, zu
automatisieren, bereitzustellen, zu sichern und auszuwerten. Dabei geht es bei IIM um die
Handhabung, Erschließung und Verwaltung von unstrukturierten Inhalten und strukturierten
Daten zusammen."
Die Definition sieht aus wie die ursprüngliche ECM-Definition - nur etwas aufgebohrt.
"Create", "Secure", "Analyze" - das sind neue Begriffe, die bereits in der Diskussion 2017
auftauchten. Management sollte Handhaben, Nutzen, Erschließen und Verwalten beinhalten.
"Data AND Content" - dass ECM schon immer das Ziel hatte, Daten und unstrukturierte
Information zusammenzubringen, hatten wir bei PROJECT CONSULT schon in 2008 beim
Wandel von ECM zum Thema EIM Enterprise Information Management. Dabei ging es immer
schon um die Überwindung der vermeintlichen Lücke zwischen strukturierten Daten und
unstrukturierten Dokumenten, bzw. Informationen. "Documents related" erinnert an unseren
Begriff „Document related Technologies“ (DRT) um die Jahrtausendwende.
Reicht dies, diese Definition, reicht sie um dem Thema IIM Intelligent Information
Management genügend Anerkennung und Durchsetzungskraft zu bescheren?
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Die Diskussion um #IIM geht weiter
Ganz klar: die Definition auf der Wikipedia-Seite ist nicht von AIIM. Irgendein hilfreicher Geist
hat versucht, das Thema ECM in die neue Zeit zu retten und sich dabei einer Adaption der
alten ECM-Definition bemächtigt.
Bis Anfang 2018 bringt AIIM international eine Reihe von Whitepaper, Foliensets und
Webinaren heraus, die sich mit der Neuausrichtung des Verbandes und der neuen Vision IIM
Intelligent Information Management beschäftigen.
• Whitepaper "Moving from ECM to Intelligent Information Management"
http://info.aiim.org/the-next-wave-from-ecm-to-intelligent-information-
management-microsoft
• Folien "From ECM to Intelligent Information Management"
https://www.slideshare.net/AIIM/webinar-slides-from-ecm-to-intelligent-
information-management
• Report "Content Management 2020: Thinking Beyond ECM"
http://info.aiim.org/content-management-2020
• Podcast "Intelligent Information Management" mit John Mancini https://secure-
hwcdn.libsyn.com/p/6/3/f/63f3bcf8049fcd64/36_John_Mancini_-
_Intelligent_Information_Management.mp3?c_id=15649913
• Video Webinar "How to paln your intelligent information management strategy
2018" https://www.youtube.com/watch?v=MDgw5OQO8qs
Aus unserem Update Information Management 2018 einige der Folien dazu (die Video-
Aufzeichnung mit den gesprochenen Erklärungen folgt dann in Kürze auf Youtube
https://www.youtube.com/channel/UC74uVGF-zwVQUPj2a_FX26w):
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AIIM versucht zu diesem Zeitpunkt noch,
sich mit einer eigenen Vision von IIM
Intelligent Information Management als
Nachfolger von ECM zu positionieren.
Parallel wird aber von vielen Analysten und
Anbietern in 2018 das Thema „Content
Services“ vorangetrieben.
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Management?
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The State of Intelligent Information Management
2018 erscheinen im März und April neue
Studien der AIIM, die endlich Klarheit
bringen sollen: „The State of Intelligent
Information Management: Getting
Ahead of the Digital Transformation
Curve“. Neue Begriffe und eine neue
Positionierung.
Laut AIIM wird das neue Akronym IIM
für Intelligent Information Management
bereits gut angenommen. Nur wer
wurde da gefragt? Die immer gleichen
Adressaten aus der Insider-Gruppe?
Was aus der Befragung aber nicht deutlich wird, ist, dass Menschen mit Branchen-Affinität
gefragt wurden. Also Leute, die sich seit Jahren mit ECM, EIM und Information Management
beschäftigen. Außerhalb der Blase kommt IIM nicht vor.
Auch eine Auswertung einer anderen AIIM-Studie zeigt deutlich, dass immer noch die alten
Kernthemen eine wichtige Rolle spielen.
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Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig
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So erhalten RM (Records Management), Dokument-Klassifizierung und BPM (Business
Process Management) hohe Relevanzzahlen in Bezug auf notwendige Aufmerksamkeit und
Ressourcen. Dies sind Anwendungsgebiete, wo man sich Erleichterungen durch IIM, AI und
Automatisierung verspricht.
In der AIIM-Industry-Watch-Studie "The State of Intelligent Information Management - Getting
ahead of the Digital Transformation Curve" von 2018 geht es um folgende Themen <Zitat des
Inhaltsverzeichnisses gekürzt>:
• Process used and survey demographics
• Introduction
1. Every organization is on - or should be on - a digital transformation joruney.
The of this transformation journey is understanding, anticipating, and
redefining inetrnal and external customer experiences
2. Digital transformation effectivness is imperiled by a raising tide of information
chaos and confusion.
3. The rising tide of information chaos and confusion is creating a demand for
new information management practices that extend beyond traditional ECM
4. How organizations describe these new information management practices is
still evolving
5. AIIM believes that four key intelligent information management practices or
methodologies - and an associated set of modular and configurable technology
building blocks - are criticial to digital transformation
6. The secret sauce - information management maturity and digital transformation
maturity are directly tied to business effectivness and profitability
7. Some final thoughts
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Wir haben das alles mal vereinfacht zusammengefasst. Unsere zwei PROJECT-CONSULT-
Botschaften sind:
„Intelligentes Informationsmanagement ist keine Technologie sondern das was man tut."
und natürlich
„Digitale Transformation ohne Informationsmanagement funktioniert nicht."
Herbst 2018: ein neuer Anlauf: „Was macht IIM eigentlich aus?“
Bei den im Herbst 2018 kursierenden Unterlagen der AIIM, warum Intelligent Information
Management wichtig, ist, handelt es sich um einen Folienset von John Mancini, dem
ehemaligen Präsidenten der AIIM: http://bit.ly/IIMstate2018. Darin gibt es viele Argumente,
warum es sinnvoll ist, nur noch von Information Management zu sprechen. Jedoch fehlt auf
der Webseite der AIIM wie auch in anerkannten Publikationen oder einem Buch die griffige
Definition, was IIM ausmacht. Scannt man das Internet, Social Media und Nachrichtenkanäle,
dann ist ein deutlicher Rückgang des Interesses an Intelligent Information Management als
Branchenbegriff zu erkennen.
Zu diesem Zeitpunkt wird
eine Grafik veröffentlicht,
die eine wilde Zusammen-
stellung von verschie-
denen Schlagworten zu
verschiedenen Techno-
logien ist, die IIM Intelli-
gent Information Manage-
ment beschreiben sollen.
Die Größe der Flächen
soll dabei etwas über die
Wichtigkeit dieser Funk-
tionsgruppe für IIM aus-
sagen.
Mit "Technology Building Blocks" sind wir zugleich wieder in der Falle gelandet, dass sich
alles um Technologie und Funktionalität dreht. Das ganze zur "praktischen Anwendung von
IIM" zu erklären, langt da einfach nicht. Information Management ist vor allem Strategie,
Methodik, Organisation, Nutzungsmodelle und Informations-beherrschung.
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Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig
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Information Management oder Information Governance als Leitbegriff?
In dem Maße wie das anfängliche Interesse an IIM Intelligent Information Management 2018
abebbte gewann InfoGov Information Governance deutlich an Fahrt. Informations-
beherrschung anstelle von Informationsmanagement. Im Internet finden sich Diskussionen
und Tweets den "Kampf um die begriffliche Meinungshoheit" illustrieren:
• Ist Information Governance Bestandteil von Information Management?
• Ist Information Management nur die taktische, ausführende Kompo¬nente von
der strategischen Information Governance?
• Wie ist das Verhältnis zu den akademischen Ausbildungen und den
wissenschaftlichen Erkenntnissen von Information Science?
Promoter für Information Governance als führender Disziplin
ist aktuell die Information Coalition. Auch sie will sich als
Meinungsführer der ECM-Branche etablieren und bietet
entsprechende Bücher, Definitionen, Tagungen, Schulungen
und Berufszertifikate an.
Aber auch AIIM nimmt sich des Themas Information
Governance an, wie das Schaubild "Information Overload
and Automating Governance" zeigt.
AIIM vermeidet hier den Begriff "Information Governance"
und benutzt stattdessen "Data Governance". Lässt sich das
so einfach auseinander dividieren? Die Diskussionen um
einen (neuen) "Leitbegriff" für die Branche werden aber eine
notwendige inhaltliche Auseinandersetzung um die
zukünftige Bedeutung von Verbänden wie AIIM, ARMA,
Information Coalition usw. nicht versetzen können.
Verbände, auch in Deutschland BITKOM, VOI, DGI u.a.,
haben die Aufgabe, ein klares Bild der Öffentlichkeit zu
vermitteln, um ihre Mitglieder zu fördern, Lösungen für
aktuelle Probleme verfügbar und Branchen identifzierbar zu
machen.
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Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig
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Für die Anwender führt die Begriffsvielfalt dazu, dass er
sich so kein klares Bild mehr machen kann, wenn nach
für prozessuale und geschäftliche Probleme gesucht
wird. Die Fragmentierung führt auch zu deutlich weniger
Visibilität der Branche selbst.
2019: IIM als Dach für Services?
AIIM hat Anfang 2019 einen neuen Versuch gestartet, IIM Intelligent Information Management
zu definieren. http://bit.ly/AIIMdefinitionIIM Leider geht dieser Versuch ins Leere, da er nur
neue Schlagworte aus dem Analysten-Umfeld als Bestandteile von IIM deklariert. IIM wird
nun als Dach für verschiedene Services definiert, wobei die Inhalte der Gruppen und deren
Definitionen auch eher volatil sind.
AIIM bezieht sich zwar auf ihre älteren Aussagen wie den AIIM report "The Next Wave -
Moving from ECM to Intelligent Information Management", sieht allerdings in Intelligent
Information Management nur folgende drei Bausteine:
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<Zitat>
"These challenges are creating a demand for new information management practices that
extend beyond traditional Enterprise Content Management. We call this Intelligent Information
Management (IIM), a roadmap that provides the following key capabilities:
• CONTENT SERVICES: A flexible and modular approach that utilizes content
and information wherever and whenever it is needed, independent of where it
is stored.
• PROCESS SERVICES: Tools that can be delivered with the simplicity of an
app, but within a framework that allows the business to remain in control.
• ANALYTICS SERVICES: Automated tools to prepare all information – both
structured and unstructured -- for machine learning." </Zitat>
Dazu gibt es noch eine Grafik im typischen US-AIIM-Stil:
Eine knackige, griffige Definition ist das nicht. Sie lässt den interessierten User im Dunkeln
undefinierter Fachbegriffe stehen. Letztlich ist nur ein Versuch, die widerstrebenden
Interessen von AIIM (IIM Intelligent Information Management) und der Analysten Forrester,
Gartner & Co. (Content Services) irgendwie zusammenzubringen. Während Content Services
als CSP Content Services Platforms den Kern des ursprünglichen ECM umfasst kommen neu
Process Services (obwohl BPM Business Process Management schon immer Bestandteil von
ECM war) und Analytics Services hinzu (dies ist neu und soll auch AI Artificial Intelligence
irgendwie mit einfangen). Was sich hinter den Process Services und den Analytics Services
verbirgt, werden die Analysten von Gartner schon irgendwann publizieren.
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AIIM versucht hier lediglich mit IIM eine Brücke zu den neuen Kategorisierungen der Branche
zu schlagen. Die bisherigen "6 Gruppen" bzw. "3 Gruppen" mit Zusammenstellung von
Aspekten und Funktionalität von IIM Intelligent Information Management der ersten
Definitionsversuche sind damit wohl abgelöst. Aktuell schließt Intelligent Information
Management als Strategie die technisch und funktional definierten Disziplinen "Content
Services" (der Ersatz für ECM?!), "Process Services" und "Analytics Services" ein.
[Grafik aus der aktuellen AIIM Studie "Implementing a Digital Workplace Strategy"]
Die Funktionalität von ECM Enterprise Content Management beschränkt sich hier aber nicht
nur auf die "Content Services" sondern findet sich auch bei den "Process Services" und
"Analytics Services".
• Die klassischen ECM-Komponenten Records, Management, Preservation
(elektronische Archivierung), Document Management, Collaboration und Capture
finden sich bei den "Content Services". neu sind hier die Aspekte Migration und
Integration, die aber eigentlich keine vergleichbare Funktionalität wie die anderen
Komponenten darstellen. Aus Capture wurde Multi-Channel Capture auch wenn schon
Omni-Channel angesagt ist. Andere ehemals typische ECM-Komponenten wie WCM
Web Content Management oder Deliver mit Output Management, Access, Navigation,
Suche und Finden sind hier offenbar auf der Strecke geblieben.
• In die "Process Services" wurde natürlich Business Process Management
(BPM) eingeordnet. BPM war schon immer das Rückgrat von ECM, schon in den
Zeiten, als man noch von Workflow sprach. Neu sind Decision Management und
Robotic Process Automation. Hier klingt etwas KI Künstliche Intelligenz an. Case
Management ist dem deutschen Bürokraten sein liebstes Kind "Vorgangsbearbeitung".
Eigentlich auch nur eine Ausprägung von Workflow, BPM und elektronischer Akte. Was
man sich nun unter Decision Management im Einzelnen vorstellen soll, ist noch nicht
klar.
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Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig
© PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 15 von 28
• In die "Analytics Services" wurden auch "Metadata & Taxonomy Management"
eingeordnet - ein Kernelement geordnter Informationsverwaltung, Records
Management und Enterprise Content Management. Eigentlich ein traditionelles Thema
von Records Management. Gut - will man zukünftig zu selbstkonfigurierenden
Systemen (SICS) sich weiterentwickeln, macht das Sinn. Personalisierung und
Individualisierung ist ein Thema für BigData Analytics und auch zugleich eine Gefahr
der Ausforschung und Manipulation durch Software. Dem soll wohl PII Identification &
Protection entgegenwirken (aber wofür steht das Kürzel PII?). Hier verbergen sich
auch die Auswirkungen der GDPR. Richtig zugeordnet sind hier Data Recognition und
Extraction. Ob Analytics und Automatisierung auch bei der Standardisierung helfen,
muss sich zeigen. Standardisierung ist eigentlich eine Eigenschaft aus Records
Management und Taxonomie Anforderungen heraus.
Zahlreiche einzelne Aspekte von ECM sind in der neuen Struktur "untergegangen" - nicht nur
WCM und Output Management sondern auch Signaturen, Store und andere. Einige wenige
sind hinzugekommen. Einen richtigen Durchbruch stellt dies nicht da, da besonders die neuen
Treiber wie AI Artificial Intelligence sowie der Einfluss von Plattform-Strategien wie Mobile
und Cloud kaum repräsentiert sind. Hier muss noch seitens Verbänden und Analysten
erheblich nachgeliefert werden. Als griffige Definition von II Intelligent Information
Management taugt dies nicht. Und auch einige der Begriffe innerhalb der Struktur bedürfen
noch einer definitorischen Schärfung.
Letztlich bleiben aber auch in der Auffassung der Studie die wichtigen Aspekten von IIM auf
der Strecke. Bei IIM sollte es generell um den Umgang mit Information gehen, um Strategien
und Methoden. Da hilft einen dort der Rückzug auf irgendwelche Software Services und
Funktionen nicht. Im Gegenteil. Wir laufen in die gleiche Falle wie bei ECM Enterprise Content
Management, als ECM für tot erklärt wurde. Bei Information Management geht es um
Strategie, Methodik, Organisation, Nutzungsmodelle und Informationsbeherrschung. Bei
Content Services geht es um Systeme, Funktionalität und Software. Beides passt nicht
zusammen. Die neue "Definition" stellt nur den unzulänglichen Versuch da, die verschiedenen
Strömungen in der Branche zumindest begrifflich in ein Bild zu zwängen. Das funktioniert
nicht. Diese neue "Definition" von #IIM hätte man sich auch besser sparen können.
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Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig
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Intelligent Information Management Benchmarking Report 2019
Klärt der aktuelle Bericht der AIIM Sommer 2019 die Frage einer guten Definition von
Intelligent Information Management?
Der 27seitige "Intelligent Information Management Benchmark Report 2019" wurde von M-
Files (http://www.M-Files.com) herausgegeben. Grafisch gut aufbereitet bietet er eine Reihe
von Kennzahlen zum Markt und Einsatz von Information Management. Der Bericht unterteilt
sich in 6 Abschnitte: "Introduction" mit der Methodik der Untersuchung und der Definition
wichtiger Begriffe, "Document Management" mit den klassischen Ansätzen, "Document
Management on the Move" für mobile Anwendungen, "Data Repositories" mit dem
Vereinheitlichungsansatz für den Zugriff von M-Files, "Artificial Intelligence and Document
Contextualization" für KI & Automatisierung sowie eine "Conclusion" mit den wichtigsten
Erkenntnissen. Am Schluss dann der Abschnitt mit den Beschreibungen der Methodik und
den demografischen Informationen zur Studie. "Intelligent Information Management" wird hier
als übergreifende Klammer angesehen, um die verschiedenen Methoden zur Nutzung von
Information und Dokumenten zu bündeln. M-Files benutzt hier gezielt den Begriff "Document
Management", obwohl dieser in der Branche längst abgelöst zu sein scheint.
So wird z.B. im ersten Abschnitt
"Document Management" das Thema
der erneuten Erstellung von
Dokumenten aufgegriffen, weil die
Ursprungsversion nicht mehr auffindbar
ist: "Document Hide & Seek".
Eine wesentliche Ursache für die Auffindbarkeit und geordnete Erschließung von Information
ist die Zersplitterung der Speicherorte. Zahlreiche Repositories unterschiedlicher Art,
unkontrollierte Redundanz und mangelnde Bereinigung von ROT (redundant, outdated,
trivial) tragen zum Wertverlust der Information bei.
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Die Auffindbarkeit, "Findability" als wesentliche
Eigenschaft von Information, ist fast überall
sehr schlecht ausgeprägt. Nicht nur
verschiedene Repositories und Zugriffswege
sondern auch die mangelbehaftete Architektur
der Lösungen macht die Erschließung sch-
wierig
Die Information Governance leidet unter der
schlechten Organisation und Findability
besonders: Freigabeprozesse, Abzeichnen
von Dokumenten, Sicherstellen von Doku-
menten im Sachzusammenhang sind ange-
sichts mehr als 30 Jahren Electronic Docu-
ment Management deutlich unterentwickelt. In
diese Thematik spielt auch das Thema
elektronische Signatur hinein.
Die Zusammenfassung des ersten Kapitels
bringt die markantesten Zahlen zusammen
(und ermöglicht gleich aus dem PDF heraus
diese zu tweeten).
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Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig
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Das Kapitel "Document Management on the Move" fällt kürzer aus. Vielfach wird der mobile
Zugriff vom Anbieter gefordert, aber wird dann nicht umgesetzt, weil das Handling
konventioneller Dokumente auf mobilen Geräten mit kleinem Bildschirm nicht ganz
komfortabel ist. Auf dem Mobiltelefon kann man sich Dokumente allenfalls anzeigen lassen.
Fürs Bearbeiten fehlen noch die Instrumente.
Auch hier bringt eine Zusammenfassung die wichtig-
sten Aussagen und Zahlen nebst "Click to Tweet"
zusammen.
Das Kapitel "Repositories" ist für M-
Files natürlich besonders interes-
sant, da sie mit ihrer Technologie
einen übergreifenden Zugriff auf
verschiedene Speicherorte um-
setzen können. Damit erfüllt sich
auch die Vision von ECM Enterprise
Content Management aus dem Jahr
2000, wo eines der drei Ziele von
ECM das "Federated Repository"
war. Die Vielzahl der Speicherorte
heute beeinträchtigt massiv die
"Findability".
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Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig
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Die wichtigsten Anwendungen, die ge-
nutzt werden, definieren zugleich die
Art und Anzahl der notwendigen
Schnittstellen, die heute eine Lösung
für Information Management mit-
bringen muss. Microsoft und ERP aber
auch zunehmend Cloud-Speicher-
systeme spielen hier die wichtigsten
Rollen. Das Thema "Integration von
Fachanwendungen" ist aber wahr-
scheinlich durch die Art der Frage-
stellung bei der Erhebung deutlich
unterrepräsentiert.
Die Zusammenfassung wichtiger
Kennzahlen zu den "Data Repositio-
ries" zeigt, dass bei der Konsolidierung,
Verwaltung und Erschließung von
Information in den Unternehmen noch
einiges zu tun ist:
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Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig
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Künstliche Intelligenz (KI) wird als eine der wichtigsten Technologien betrachtet, um die
Probleme der Indizierung, Klassifikation, Erschließung und "Findability" zu lösen. Dabei geht
es nicht nur um so triviale Unzulänglichkeiten wie schlechte Benennungen, falscher
Speicherort oder unzureichende Klassifikation sondern um generelle Probleme der
Erschließung von Information bei sich ändernden Anforderungen und Fragestellungen in der
Zukunft. bisherige Systematiken orientieren sich am "Ist" oder an der Vergangenheit. Das
große Problem ist aber die Wertschöpfung aus der Information in Zukunft, da diese
Anforderungen heute noch nicht bekannt sind.
Hierbei spielt die Bereitstellung der Information im Kontext auch eine wichtige Rolle, da ein
Dokument in der Regel nicht allein für sich steht, sondern seine Bedeutung erst durch den
Prozess, die rechtliche Relevanz, den Kontext und die Zugehörigkeit zu einem
Geschäftsvorfall erhält.
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Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig
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Die Zusammenfassung dieses Ab-
schnittes "Artificial Intelligence and
Document Contextualization" bringt
nur wenige Zahlen, da vieles der Ent-
wicklung auch noch in der Zukunft liegt.
Bei PROJECT CONSULT sehen wir nicht nur bei der Erschließung der Informationen selbst
große Chancen, sondern die Struktur, der Aufbau und die Systematik von Informations-
beständen können zukünftig von Systemen besser als durch den Menschen geplant und
unterhalten werden. Dies gilt auch - und besonders - für die "Klassiker" der altertümlichen
Informationsorganisation wie Aktenplan und elektronische Akte. Aber soweit ist man bei M-
Files noch nicht.
Nur Information Management oder Intelligent Information
Management?
Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0
Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig
© PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 22 von 28
Als Ergebnis, "Conclusion", der Studie wird festgestellt:
<Zitat> Clearly the research supports the notion that workers across the globe still have
nagging issues when it comes to the most basic document management functions — issues
that will worsen as time goes on and the store of information gets larger. Businesses face a
multitude of pressures — some of which can
be mitigated by a simple information management strategy. A few of these challenges that
could be assuaged include the weight of:
• Keeping up with the demands of an everchanging workforce, one that includes
millennials and digital natives that carry expectations of a flexible/mobile work
environment. • Gaining a competitive advantage through the ability to attract
and retain the best young talent.
• Optimizing productivity, especially by freeing up key personnel to work on
mission-critical or strategic tasks rather than spending an inordinate amount of
time searching for the correct information.
• Ensuring compliance and auditability in an environment of mounting
regulations like GDPR.
• Safeguarding quality standards with a traceable and auditable document trail
that can be called upon in minutes rather than days.
Unless information management issues are addressed in an intentional and meaningful way,
companies will continue to suffer from less-thanoptimal productivity.
The Solution to the Problem
The good news is that there is a solution for organizations seeking to modernize the way they
manage documents. All the challenges faced by the employees surveyed in this research and
those billions of others around the world can be mitigated by an intelligent information
management system. Think about the issues cited in this research:
• Finding documents easily
• Locating the most recent version of a document
• Document chaos caused by scattering of information across several
repositories
• The process for reviewing, approving and signing documents
• Enabling the mobile workforce to manage documents away from the office
• The risks of personal device and file-sharing app use
• Contextualization of documents
Nur Information Management oder Intelligent Information
Management?
Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0
Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig
© PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 23 von 28
Every single one of these issues has a single solution — an intelligent information
management platform. Documents are the lifeblood of an organization and fast, secure
access to the correct versions of documents can be the difference between success and
failure. Research from Forrester suggests that 70% of organizations have a poor content
strategy — if at all. Companies cannot afford to settle for the status quo and let the problem
get worse.
Document Management: Integral to Digital Transformation (and the ability to compete)
Information systems are the foundation of modern IT. Thus, integral to any digital
transformation initiative is the implementation of a flexible and intelligent information system.
Yet, while digital technology is opening the door to completely new ways of doing business,
some organizations flounder in their ambitions and instead stand pat without improving
existing ways of operating. Some $2 trillion dollars will be spent annually worldwide on digital
transformation technologies, according to analysts, while as many as 70% of enterprises
polled admit that they don’t have a coherent plan.
Over the past few years, document management strategies have progressed significantly,
driven by other trends in the IT market and the more widespread use of intelligent information
management systems. Organizations that do not embrace digital transformation will be less
likely to outclass competitors and reach the pinnacles of their markets. Modernized document
management is central to the digital workplace and the adjustments necessary to compete.
</Zitat>
Nur Information Management oder Intelligent Information
Management?
Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0
Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig
© PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 24 von 28
Die Rückkehr zum Begriff "Dokument" und "Dokumentenmanagement" ist schon interessant,
da sich das traditionelle Dokument in Auflösung befindet. Auch die Bedeutung des Begriffes
IIM Intelligent Information Management ist hier anders gefasst als in der aktuellen Definition
von AIIM, Gartner & Co., die IIM inzwischen versuchen als Dach über Content Services zu
positionieren.
Die Kommentare zu den Abbildungen oben geben übrigens nicht den Text der Studie wider
sondern beschreiben unsere Eindrücke zum Thema.
Der Begriff Intelligent Information Management und sein Akronym IIM sind nun mal in der
Welt. Nun gilt es, den neuen Begriff mit Leben, das heißt, konkreten Inhalten zu füllen. Er
muss vom akademischen "Informationsmanagement" abgegrenzt werden, da dort der Begriff
Information Management universeller und umfassender benutzt wird. Auch sollte man nicht
Verarbeitungsanwendungen wie ERP, CRM oder PLM "aufsaugen", sondern sich auf das
Management der Information selbst konzentrieren. Sonst ufert das Thema aus und ermöglicht
keine Identifikation von Anbietern wie auch Anwendern. Der Ansatz EIM Enterprise
Information Management war schon gut, aber letztlich ist das "E" für Enterprise überflüssig.
Und genauso überflüssig könnte sich das "Intelligent" erweisen - außer natürlich im Namen
der AIIM um das Akronym zu bewahren. Also sprechen wir nun besser nur noch von
Information Management.
Besser nur Information Management als Begriff benutzen?
Es macht Sinn, nur noch von Information Management zu sprechen!
Bisherige Definitionen von "Systemkategorien" wie Document Management, Image
Management, Media Asset Management, Content Management usw. orientierten sich an den
Objekten, die es zu veralten und zu erschließen gilt. Dies führte zur Bildung von
Informationssilos. Die Trennung von "noncoded information" (NCI) und "coded Information"
(CI) ist längst überwunden, da Information entsprechend ihrem Wert, Rechtscharakter und
Inhalt übergreifend und zusammenhängend erschlossen werden muss. Mit den bisherigen
Ansätzen springen wir zu kurz. Es geht nicht mehr nur um "Dokumente" oder "Prozesse", es
geht um alle Informationen. Ohne diesem Ansatz wird aus den hehren Schlagworten
"Digitalisierung", "IoT", Büro 4.0" usw. nichts. Bisherige monolithische Strukturen der
Informationsverwaltung müssen sich ebenso wie die Produkte, die diese verwalten, ändern.
Dies nur auf "Services" technischer Infrastruktur zurückzubilden - wie dies Gartner und andere
tuen - langt nicht. Information Management als Strategie, als Set von Methoden, als
ganzheitlicher Ansatz, darf nicht als Dienst im Untergrund der Systeme verschwinden.
Information Management ist eine Management-Aufgabe auf Management-Ebene in den
Organisationen und muss entsprechend in das Bewußtsein, in die Aufmerksamkeit gerückt
werden. Wir sind zu 100% von der Verfügbarkeit und Richtigkeit elektronischer Information
abhängig. Dies muss allen Beteiligten klar gemacht werden.
Nur Information Management oder Intelligent Information
Management?
Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0
Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig
© PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 25 von 28
Information Management erfordert höchste Priorität wenn man die digitale Transformation
ernst nimmt. Digitalisierung ohne effizientes Informationsmanagement funktioniert nicht!
So gesehen ist Intelligent Information Management ein Schritt nach vorn - weg von ECM
Enterprise Content Management und nicht in die Sackgasse der Content Services. Intelligent
Information Management öffnet den Weg in die Zukunft mit selbstlernenden
Softwaresystemen der künstlichen Intelligenz. Es zeigt, dass Software zum Partner, ja zum
Kollegen, wird, mit dem man zukünftig zusammenarbeitet und zusammenlebt. Die AIIM wie
auch die Anbieter gewinnen so wieder Anschluss an die zukünftigen Trends der Information-
& Telekommunikation (ITK). Wir überwinden so auch die Grenzen des Denkens in
traditionellen Dokumenten und öffnen uns der Idee, dass ein Dokument nur durch seinen
Inhalt, Rechtscharakter und Wert definiert ist - und nicht durch sein Format. Es geht um
elektronische Information in beliebiger Gestalt.
Diesen Weg haben wir bei PROJECT CONSULT schon vor langer Zeit beschritten. Von ECM
zu EIM zu Information Management im Jahr 2008. ECM musste weiterentwickelt werden, um
sich in der sich verändernden Information-Management-Landschaft behaupten zu können.
Wir sprechen nur noch von Information Management - denn es ging immer nur um die 10
generischen Ansätze von PROJECT CONSULT:
10 generische Prinzipien des Informationsmanagements
• Informationsaustausch
• Informationsnutzung
• Informationsbereitstellung
• Informationsschutz
• Informationsverwaltung
• Informationsbeherrschung
• Informationsverteilung
• Informationsbewertung
• Informationsbewahrung
• Informationsentsorgung
Nur Information Management oder Intelligent Information
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Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0
Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig
© PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 26 von 28
Alles dreht sich um Information, das "Gold des 21.
Jahrhunderts". Beim Thema "Wert der Information"
kann man dann auch noch auf unsere "10 Gebote"
aus der Keynote im Jahr 2005 zurückgreifen:
Die 10 Gebote des Informationsmanagements
So spricht der Herr der Information zu seinem auserwählten Volk!
(1) Du sollst nicht redundante Information neben der wahren Information haben!
(2) Du sollst dir ein Bildnis von deiner Information machen, auf das du sie finden
mögest!
(3) Du sollst die Originalität der Information ehren und sie nicht verfälschen!
(4) Du sollst deine Information nicht löschen, bevor die Aufbewahrungsfrist
abgelaufen ist!
(5) Du sollst deine Information so pflegen, dass sie immer richtig ist!
(6) Du sollst nicht falsche Information benutzen!
(7) Du sollst deine Information so schützen, dass sie nicht gestohlen werden kann
oder zerstört wird!
(8) Du sollst nicht begehren deines Nächsten Information, sondern dem
Datenschutz huldigen!
(9) Du sollst deine Information so ordnen, dass sie dir nützlich ist!
(10) Du sollst den wahren Wert deiner Information erkennen und deine Information
sorgsam bewahren!
Ramen!
Eine etwas andere Sicht auf das Information Management - ob nun, intelligent? Das
bleibt offen.
Nur Information Management oder Intelligent Information
Management?
Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0
Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig
© PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 27 von 28
Jenseits der Trends
Und noch etwas sollte man bedenken: die ganzen Diskussionen rund um Akronyme und
Trends wie ECM, Content Services etc. werden immer noch aus den USA und der dortigen,
englischsprachigen Begriffswelt getrieben. Ob die Begriffe und die Diskussionen Sinn
machen wird zu wenig hinterfragt. Europa wie auch Deutschland ist immer ein Anhängsel und
reagiert auf diese "Trends" sehr spät. Nur selten gelingt uns aus Deutschland heraus einen
Begriff oder eine Diskussion zu treiben, wie dies mit "Industrie 4.0" gelang. Aber angesichts
all der englischsprachigen Begriffe und der Dominanz der US-amerikanischen Software-,
Kommunikations- und IT-Industrie sollte man sich langsam einmal fragen, was so in Indien
oder China die Trends im Informationsmanagement sind. Wir leben in einer Blase "westlicher
Ideen". Nun wird man nicht auf chinesische Begriffe setzen wollen, aber eine Rückbesinnung
auf deutschsprachige Begriffe wie Dokumentenmanagement helfen auch nicht weiter. Durch
die Globalisierung müssen wir uns in Deutschland auch weiterhin mit den internationalen
Begrifflichkeiten beschäftigen und noch bestehende "Lücken" füllen. So wird auch Records
Management - ein wesentlicher Bestandteil von ECM Enterprise Content Management - als
eigenständige Disziplin und Begrifflichkeit weiterbestehenden, weil hier durch rechtliche
Vorgaben ebenso wie bei der revisionssicheren Archivierung (als deutsche Ausprägung des
Records Management nebst Aufbewahrung) Funktionalität definiert ist. So wird es auch
unterhalb des "Intelligent Information Management" weitere dedizierte Lösungsangebote
geben und ECM ist nicht tot, sondern ist die Infrastruktur des Intelligent Information
Management. IIM als neues Akronym ist nur ein neues Dach über bewährte Inhalte, die wir
noch aus dem Chaos der Akronymologie befreien müssen.
Willkommen in der neuen Ära des ganzheitlichen (intelligenten) Informationsmanagements!
Nur Information Management oder Intelligent Information
Management?
Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0
Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig
© PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 28 von 28
Impressum
Quelle: PROJECT-CONSULT-Newsletter 03-2019 vom 15.06.2019, der ISSN 1349-0809, Creative Commons
CC by-nc-nd 4.0 Open Access.
Links. Angegebene URL waren zum Erscheinungszeitpunkt gültig. Die Inhalte referenzierter Webseiten liegen
ausschließlich in der Verantwortung des jeweiligen Betreibers.
Urheber- und Nutzungsrechte, CopyRight von PROJECT-CONSULT: Rechtshinweis
PROJECT CONSULT Impressum und AGB: Impressum
Geschäftsleitung und V. i. S. d. P.: Dr. Ulrich Kampffmeyer
Anschrift der Redaktion:
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Isestraße 63, 20149 Hamburg
Telefon: +49 40 412856 53
E-Mail: presse@project-consult.com
http://www.project-consult.de
Über den Autor
Dr. Ulrich Kampffmeyer ist seit über 35 Jahren im Thema Informationsmanagement
zu Hause. Als Geschäftsführer und Unternehmensberater seines
Beratungsunternehmens PROJECT CONSULT (http://PROJECT-CONSULT.de)
berät er Unternehmen bei der Strategie, Konzeption, Einführung, Ausbau und
Migration von Information Management-Lösungen.
Er gründete und leitete Fachverbände, arbeitete bei internationalen
Standardisierungen mit und gilt als Mentor der Information-Management-Branche in
Europa.
Dr. Kampffmeyer ist international anerkannter Autor, Kongressleiter, Referent und
Moderator zu Themen wie Information Management, Information Governance,
elektronische Archivierung, Records Management, ECM Enterprise Content Management,
Dokumentenmanagement, Workflow, Rechtsfragen, Wissensmanagement, Digitalisierung und
Collaboration. Auf zahlreichen nationalen und internationalen Kongressen und Konferenzen wirkte er als
Keynote-Sprecher mit. Er engagiert sich besonders für die Rolle und Ausbildung des Information Professional
der Zukunft.
Von Fachzeitschriften wurde zweimal unter die 100 wichtigsten IT Macher Deutschlands gewählt. Sein
Curriculum Vitae findet sich auf Wikipedia http://bit.ly/WP_DrUKff
PROJECT CONSULT
Die PROJECT CONSULT GmbH ist ein hersteller- und produktunabhängiges Beratungsunternehmen für
Information Management und Information Governance.
Zum Beratungsportfolio gehören IT-Strategie, Fachberatung, Planung und Organisation zu Einführung,
Migration und Abnahme von Informationssystemen; Projektmanagement, Change Management und Coaching
für Projekte des Informationsmanagement wie elektronische Archivierung, Knowledge-, Dokumenten-, E-Mail-,
Enterprise-Content-Management und Compliance.

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[DE] "Nur Information Management oder Intelligent Information Management" | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT Newsletter 03 2019

  • 1. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Dr. Ulrich Kampffmeyer Hamburg, 2019
  • 2. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 2 von 28 Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg Artikel aus dem PROJECT-CONSULT-Newsletter 03-2019 vom 15.06.2019 Intelligent Information Management Der Begriffsbestandteil "intelligent" hält nun auch Einzug in die Information-Management- Branche. Der internationale Branchenverband für ECM Enterprise Content Management, AIIM Association for Image & Information Management international, hat sich in Association for Intelligent Information Management umbenannt. Es freut uns natürlich, dass vom Branchenverband offiziell mit Intelligent Information Management etwas aufgegriffen wird, was wir schon vor 8 Jahren - mehr scherzhaft auf Twitter - in eine Diskussion eingebracht haben: "AIIM - ist das nicht schon seit 40 Jahren das Akronym für Association for Intelligent Information Management? ;) ". Die Diskussion um die Neufokussierung des Verbandes läuft bereits sehr lange, da es ECM nicht geschafft hat, sich als Fachbegriff und Identifikation einer Branche am Markt dauerhaft zu etablieren. Dies lag auch daran, dass der Begriffsbestandteil "Content" nicht sehr "sexy" war und zu dem sehr nah am Begriff des Web Content Management nicht treffend genug ist. Die ECM-Branche ist bereits seit Jahren mit dem Begriff ECM "unglücklich" und hat versucht ihn weiterzuentwickeln. Analysten wie Gartner und Forrester hatten dann versucht ECM Enterprise Content Management auf "Content Services" zu reduzieren. Dies fachte die Diskussion neu an, ob man nun mit EIM Enterprise Information Management, Content Services oder etwas anderem als neuem Branchen-Leitmotto weitermachen soll. Bereits im Sommer näherte sich AIIM dem Begriff Intelligent Information Management an, da er die Möglichkeit bietet, das Akronym der AIIM unverändert beizubehalten. So schrieb John Mancini: "It took AIIM a while – and you and I have spoken about this many times, but we’ve gotten to “Information Management”!
  • 3. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 3 von 28 John Mancini, AIIM, unternimmt in einem Vortrag bei M-Files einen Versuch um "Intelligent" für "Intelligent Information Management" zu definieren: "intelligent means that the business need information management tools that are 1) easy to use, 2) usable without a lot of IT involvement; and 3) easy to integrate in their day-to-day processes." Das war im April und einige Anbieter haben schon damals versucht, das Thema Intelligent Information Mana- gement für sich zu reklamieren (zuerst wohl in größerem Stil Kodak in 2014). Also wenig Neues und manches dürfte dann nur ein neues Etikett für vorhandene Lösungen sein. Es geht aber darum, mehr als nur einen Schritt vorwärts zu machen.
  • 4. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 4 von 28 In seinem Whitepaper "The Next Wave: Moving from ECM to Intelligent Information Management" im Mai 2017 wird John Mancini, AIIM, kon- kreter. Er entwirft hier eine "Road- map", in der bisherige ECM-Kompo- nenten neu zugeordnet werden. Aber auch dieser Ansatz ist unzureichend und schon gar nicht konsistent, wie wir an anderer Stelle gezeigt haben. Die wesentlichen Ideen von ECM - Strategien und Methoden - gehen ebenso wie die wichtigen "Manage"-Komponenten dabei unter. Stattdessen tauchen neue Schlagworte auf und werden nicht immer stimmig den neuen Überschriften "Create, "Capture", "Automate", "Deliver", "Preserve" und "Analyse" untergeordnet. Atle Skjekkeland, AIIM, definiert in einem Vortrag im Oktober 2017 eine weitere, seine Sicht auf IIM Intelligent Information Management: "Intelligent Information Management • Understanding and anticipating internal and external customer expectations • Digitalizing the core infrastructure • Rationalizing and modernizing the information infrstructure • Automating compliance and governance • Levaraging analytics and machine learning." Auch das ist zu kurz gesprungen und greift nur einige Schlagworte und Aspekte des Information Management auf. Als Definition reicht dies nicht aus. Das ist noch nicht das Banner, unter dem sich die Branche neu versammeln kann.
  • 5. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 5 von 28 Definition von IIM Intelligent Information Management in Wikipedia Hilft ein Blick in die aktuelle Version des Lemma "Enterprise Content Management? Dort wurde am 16.11.2017 eingetragen, dass die AIIM den Begriff ECM ausgemustert habe und durch IIM Intelligent Informationen Management ersetzte. Nun, ist die Definition "IIM Intelligent Information Management is the strategies, methods, and tools used to create, capture, automate, deliver, secure, and analyze content and documents related to organizational processes. IIM refers to the management of content and data, not just content itself." ausreichend, den Unterschied zu begründen, um von ECM zu IIM zu gelangen? Versuchen wir es einmal auf deutsch: "IIM Intelligentes Informationsmanagement sind die Strategien, Methoden und Werkzeuge um Inhalte und Dokumente in organisatorischen Prozessen zu erzeugen, zu erfassen, zu automatisieren, bereitzustellen, zu sichern und auszuwerten. Dabei geht es bei IIM um die Handhabung, Erschließung und Verwaltung von unstrukturierten Inhalten und strukturierten Daten zusammen." Die Definition sieht aus wie die ursprüngliche ECM-Definition - nur etwas aufgebohrt. "Create", "Secure", "Analyze" - das sind neue Begriffe, die bereits in der Diskussion 2017 auftauchten. Management sollte Handhaben, Nutzen, Erschließen und Verwalten beinhalten. "Data AND Content" - dass ECM schon immer das Ziel hatte, Daten und unstrukturierte Information zusammenzubringen, hatten wir bei PROJECT CONSULT schon in 2008 beim Wandel von ECM zum Thema EIM Enterprise Information Management. Dabei ging es immer schon um die Überwindung der vermeintlichen Lücke zwischen strukturierten Daten und unstrukturierten Dokumenten, bzw. Informationen. "Documents related" erinnert an unseren Begriff „Document related Technologies“ (DRT) um die Jahrtausendwende. Reicht dies, diese Definition, reicht sie um dem Thema IIM Intelligent Information Management genügend Anerkennung und Durchsetzungskraft zu bescheren?
  • 6. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 6 von 28 Die Diskussion um #IIM geht weiter Ganz klar: die Definition auf der Wikipedia-Seite ist nicht von AIIM. Irgendein hilfreicher Geist hat versucht, das Thema ECM in die neue Zeit zu retten und sich dabei einer Adaption der alten ECM-Definition bemächtigt. Bis Anfang 2018 bringt AIIM international eine Reihe von Whitepaper, Foliensets und Webinaren heraus, die sich mit der Neuausrichtung des Verbandes und der neuen Vision IIM Intelligent Information Management beschäftigen. • Whitepaper "Moving from ECM to Intelligent Information Management" http://info.aiim.org/the-next-wave-from-ecm-to-intelligent-information- management-microsoft • Folien "From ECM to Intelligent Information Management" https://www.slideshare.net/AIIM/webinar-slides-from-ecm-to-intelligent- information-management • Report "Content Management 2020: Thinking Beyond ECM" http://info.aiim.org/content-management-2020 • Podcast "Intelligent Information Management" mit John Mancini https://secure- hwcdn.libsyn.com/p/6/3/f/63f3bcf8049fcd64/36_John_Mancini_- _Intelligent_Information_Management.mp3?c_id=15649913 • Video Webinar "How to paln your intelligent information management strategy 2018" https://www.youtube.com/watch?v=MDgw5OQO8qs Aus unserem Update Information Management 2018 einige der Folien dazu (die Video- Aufzeichnung mit den gesprochenen Erklärungen folgt dann in Kürze auf Youtube https://www.youtube.com/channel/UC74uVGF-zwVQUPj2a_FX26w):
  • 7. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 7 von 28 AIIM versucht zu diesem Zeitpunkt noch, sich mit einer eigenen Vision von IIM Intelligent Information Management als Nachfolger von ECM zu positionieren. Parallel wird aber von vielen Analysten und Anbietern in 2018 das Thema „Content Services“ vorangetrieben.
  • 8. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 8 von 28 The State of Intelligent Information Management 2018 erscheinen im März und April neue Studien der AIIM, die endlich Klarheit bringen sollen: „The State of Intelligent Information Management: Getting Ahead of the Digital Transformation Curve“. Neue Begriffe und eine neue Positionierung. Laut AIIM wird das neue Akronym IIM für Intelligent Information Management bereits gut angenommen. Nur wer wurde da gefragt? Die immer gleichen Adressaten aus der Insider-Gruppe? Was aus der Befragung aber nicht deutlich wird, ist, dass Menschen mit Branchen-Affinität gefragt wurden. Also Leute, die sich seit Jahren mit ECM, EIM und Information Management beschäftigen. Außerhalb der Blase kommt IIM nicht vor. Auch eine Auswertung einer anderen AIIM-Studie zeigt deutlich, dass immer noch die alten Kernthemen eine wichtige Rolle spielen.
  • 9. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 9 von 28 So erhalten RM (Records Management), Dokument-Klassifizierung und BPM (Business Process Management) hohe Relevanzzahlen in Bezug auf notwendige Aufmerksamkeit und Ressourcen. Dies sind Anwendungsgebiete, wo man sich Erleichterungen durch IIM, AI und Automatisierung verspricht. In der AIIM-Industry-Watch-Studie "The State of Intelligent Information Management - Getting ahead of the Digital Transformation Curve" von 2018 geht es um folgende Themen <Zitat des Inhaltsverzeichnisses gekürzt>: • Process used and survey demographics • Introduction 1. Every organization is on - or should be on - a digital transformation joruney. The of this transformation journey is understanding, anticipating, and redefining inetrnal and external customer experiences 2. Digital transformation effectivness is imperiled by a raising tide of information chaos and confusion. 3. The rising tide of information chaos and confusion is creating a demand for new information management practices that extend beyond traditional ECM 4. How organizations describe these new information management practices is still evolving 5. AIIM believes that four key intelligent information management practices or methodologies - and an associated set of modular and configurable technology building blocks - are criticial to digital transformation 6. The secret sauce - information management maturity and digital transformation maturity are directly tied to business effectivness and profitability 7. Some final thoughts
  • 10. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 10 von 28 Wir haben das alles mal vereinfacht zusammengefasst. Unsere zwei PROJECT-CONSULT- Botschaften sind: „Intelligentes Informationsmanagement ist keine Technologie sondern das was man tut." und natürlich „Digitale Transformation ohne Informationsmanagement funktioniert nicht." Herbst 2018: ein neuer Anlauf: „Was macht IIM eigentlich aus?“ Bei den im Herbst 2018 kursierenden Unterlagen der AIIM, warum Intelligent Information Management wichtig, ist, handelt es sich um einen Folienset von John Mancini, dem ehemaligen Präsidenten der AIIM: http://bit.ly/IIMstate2018. Darin gibt es viele Argumente, warum es sinnvoll ist, nur noch von Information Management zu sprechen. Jedoch fehlt auf der Webseite der AIIM wie auch in anerkannten Publikationen oder einem Buch die griffige Definition, was IIM ausmacht. Scannt man das Internet, Social Media und Nachrichtenkanäle, dann ist ein deutlicher Rückgang des Interesses an Intelligent Information Management als Branchenbegriff zu erkennen. Zu diesem Zeitpunkt wird eine Grafik veröffentlicht, die eine wilde Zusammen- stellung von verschie- denen Schlagworten zu verschiedenen Techno- logien ist, die IIM Intelli- gent Information Manage- ment beschreiben sollen. Die Größe der Flächen soll dabei etwas über die Wichtigkeit dieser Funk- tionsgruppe für IIM aus- sagen. Mit "Technology Building Blocks" sind wir zugleich wieder in der Falle gelandet, dass sich alles um Technologie und Funktionalität dreht. Das ganze zur "praktischen Anwendung von IIM" zu erklären, langt da einfach nicht. Information Management ist vor allem Strategie, Methodik, Organisation, Nutzungsmodelle und Informations-beherrschung.
  • 11. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 11 von 28 Information Management oder Information Governance als Leitbegriff? In dem Maße wie das anfängliche Interesse an IIM Intelligent Information Management 2018 abebbte gewann InfoGov Information Governance deutlich an Fahrt. Informations- beherrschung anstelle von Informationsmanagement. Im Internet finden sich Diskussionen und Tweets den "Kampf um die begriffliche Meinungshoheit" illustrieren: • Ist Information Governance Bestandteil von Information Management? • Ist Information Management nur die taktische, ausführende Kompo¬nente von der strategischen Information Governance? • Wie ist das Verhältnis zu den akademischen Ausbildungen und den wissenschaftlichen Erkenntnissen von Information Science? Promoter für Information Governance als führender Disziplin ist aktuell die Information Coalition. Auch sie will sich als Meinungsführer der ECM-Branche etablieren und bietet entsprechende Bücher, Definitionen, Tagungen, Schulungen und Berufszertifikate an. Aber auch AIIM nimmt sich des Themas Information Governance an, wie das Schaubild "Information Overload and Automating Governance" zeigt. AIIM vermeidet hier den Begriff "Information Governance" und benutzt stattdessen "Data Governance". Lässt sich das so einfach auseinander dividieren? Die Diskussionen um einen (neuen) "Leitbegriff" für die Branche werden aber eine notwendige inhaltliche Auseinandersetzung um die zukünftige Bedeutung von Verbänden wie AIIM, ARMA, Information Coalition usw. nicht versetzen können. Verbände, auch in Deutschland BITKOM, VOI, DGI u.a., haben die Aufgabe, ein klares Bild der Öffentlichkeit zu vermitteln, um ihre Mitglieder zu fördern, Lösungen für aktuelle Probleme verfügbar und Branchen identifzierbar zu machen.
  • 12. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 12 von 28 Für die Anwender führt die Begriffsvielfalt dazu, dass er sich so kein klares Bild mehr machen kann, wenn nach für prozessuale und geschäftliche Probleme gesucht wird. Die Fragmentierung führt auch zu deutlich weniger Visibilität der Branche selbst. 2019: IIM als Dach für Services? AIIM hat Anfang 2019 einen neuen Versuch gestartet, IIM Intelligent Information Management zu definieren. http://bit.ly/AIIMdefinitionIIM Leider geht dieser Versuch ins Leere, da er nur neue Schlagworte aus dem Analysten-Umfeld als Bestandteile von IIM deklariert. IIM wird nun als Dach für verschiedene Services definiert, wobei die Inhalte der Gruppen und deren Definitionen auch eher volatil sind. AIIM bezieht sich zwar auf ihre älteren Aussagen wie den AIIM report "The Next Wave - Moving from ECM to Intelligent Information Management", sieht allerdings in Intelligent Information Management nur folgende drei Bausteine:
  • 13. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 13 von 28 <Zitat> "These challenges are creating a demand for new information management practices that extend beyond traditional Enterprise Content Management. We call this Intelligent Information Management (IIM), a roadmap that provides the following key capabilities: • CONTENT SERVICES: A flexible and modular approach that utilizes content and information wherever and whenever it is needed, independent of where it is stored. • PROCESS SERVICES: Tools that can be delivered with the simplicity of an app, but within a framework that allows the business to remain in control. • ANALYTICS SERVICES: Automated tools to prepare all information – both structured and unstructured -- for machine learning." </Zitat> Dazu gibt es noch eine Grafik im typischen US-AIIM-Stil: Eine knackige, griffige Definition ist das nicht. Sie lässt den interessierten User im Dunkeln undefinierter Fachbegriffe stehen. Letztlich ist nur ein Versuch, die widerstrebenden Interessen von AIIM (IIM Intelligent Information Management) und der Analysten Forrester, Gartner & Co. (Content Services) irgendwie zusammenzubringen. Während Content Services als CSP Content Services Platforms den Kern des ursprünglichen ECM umfasst kommen neu Process Services (obwohl BPM Business Process Management schon immer Bestandteil von ECM war) und Analytics Services hinzu (dies ist neu und soll auch AI Artificial Intelligence irgendwie mit einfangen). Was sich hinter den Process Services und den Analytics Services verbirgt, werden die Analysten von Gartner schon irgendwann publizieren.
  • 14. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 14 von 28 AIIM versucht hier lediglich mit IIM eine Brücke zu den neuen Kategorisierungen der Branche zu schlagen. Die bisherigen "6 Gruppen" bzw. "3 Gruppen" mit Zusammenstellung von Aspekten und Funktionalität von IIM Intelligent Information Management der ersten Definitionsversuche sind damit wohl abgelöst. Aktuell schließt Intelligent Information Management als Strategie die technisch und funktional definierten Disziplinen "Content Services" (der Ersatz für ECM?!), "Process Services" und "Analytics Services" ein. [Grafik aus der aktuellen AIIM Studie "Implementing a Digital Workplace Strategy"] Die Funktionalität von ECM Enterprise Content Management beschränkt sich hier aber nicht nur auf die "Content Services" sondern findet sich auch bei den "Process Services" und "Analytics Services". • Die klassischen ECM-Komponenten Records, Management, Preservation (elektronische Archivierung), Document Management, Collaboration und Capture finden sich bei den "Content Services". neu sind hier die Aspekte Migration und Integration, die aber eigentlich keine vergleichbare Funktionalität wie die anderen Komponenten darstellen. Aus Capture wurde Multi-Channel Capture auch wenn schon Omni-Channel angesagt ist. Andere ehemals typische ECM-Komponenten wie WCM Web Content Management oder Deliver mit Output Management, Access, Navigation, Suche und Finden sind hier offenbar auf der Strecke geblieben. • In die "Process Services" wurde natürlich Business Process Management (BPM) eingeordnet. BPM war schon immer das Rückgrat von ECM, schon in den Zeiten, als man noch von Workflow sprach. Neu sind Decision Management und Robotic Process Automation. Hier klingt etwas KI Künstliche Intelligenz an. Case Management ist dem deutschen Bürokraten sein liebstes Kind "Vorgangsbearbeitung". Eigentlich auch nur eine Ausprägung von Workflow, BPM und elektronischer Akte. Was man sich nun unter Decision Management im Einzelnen vorstellen soll, ist noch nicht klar.
  • 15. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 15 von 28 • In die "Analytics Services" wurden auch "Metadata & Taxonomy Management" eingeordnet - ein Kernelement geordnter Informationsverwaltung, Records Management und Enterprise Content Management. Eigentlich ein traditionelles Thema von Records Management. Gut - will man zukünftig zu selbstkonfigurierenden Systemen (SICS) sich weiterentwickeln, macht das Sinn. Personalisierung und Individualisierung ist ein Thema für BigData Analytics und auch zugleich eine Gefahr der Ausforschung und Manipulation durch Software. Dem soll wohl PII Identification & Protection entgegenwirken (aber wofür steht das Kürzel PII?). Hier verbergen sich auch die Auswirkungen der GDPR. Richtig zugeordnet sind hier Data Recognition und Extraction. Ob Analytics und Automatisierung auch bei der Standardisierung helfen, muss sich zeigen. Standardisierung ist eigentlich eine Eigenschaft aus Records Management und Taxonomie Anforderungen heraus. Zahlreiche einzelne Aspekte von ECM sind in der neuen Struktur "untergegangen" - nicht nur WCM und Output Management sondern auch Signaturen, Store und andere. Einige wenige sind hinzugekommen. Einen richtigen Durchbruch stellt dies nicht da, da besonders die neuen Treiber wie AI Artificial Intelligence sowie der Einfluss von Plattform-Strategien wie Mobile und Cloud kaum repräsentiert sind. Hier muss noch seitens Verbänden und Analysten erheblich nachgeliefert werden. Als griffige Definition von II Intelligent Information Management taugt dies nicht. Und auch einige der Begriffe innerhalb der Struktur bedürfen noch einer definitorischen Schärfung. Letztlich bleiben aber auch in der Auffassung der Studie die wichtigen Aspekten von IIM auf der Strecke. Bei IIM sollte es generell um den Umgang mit Information gehen, um Strategien und Methoden. Da hilft einen dort der Rückzug auf irgendwelche Software Services und Funktionen nicht. Im Gegenteil. Wir laufen in die gleiche Falle wie bei ECM Enterprise Content Management, als ECM für tot erklärt wurde. Bei Information Management geht es um Strategie, Methodik, Organisation, Nutzungsmodelle und Informationsbeherrschung. Bei Content Services geht es um Systeme, Funktionalität und Software. Beides passt nicht zusammen. Die neue "Definition" stellt nur den unzulänglichen Versuch da, die verschiedenen Strömungen in der Branche zumindest begrifflich in ein Bild zu zwängen. Das funktioniert nicht. Diese neue "Definition" von #IIM hätte man sich auch besser sparen können.
  • 16. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 16 von 28 Intelligent Information Management Benchmarking Report 2019 Klärt der aktuelle Bericht der AIIM Sommer 2019 die Frage einer guten Definition von Intelligent Information Management? Der 27seitige "Intelligent Information Management Benchmark Report 2019" wurde von M- Files (http://www.M-Files.com) herausgegeben. Grafisch gut aufbereitet bietet er eine Reihe von Kennzahlen zum Markt und Einsatz von Information Management. Der Bericht unterteilt sich in 6 Abschnitte: "Introduction" mit der Methodik der Untersuchung und der Definition wichtiger Begriffe, "Document Management" mit den klassischen Ansätzen, "Document Management on the Move" für mobile Anwendungen, "Data Repositories" mit dem Vereinheitlichungsansatz für den Zugriff von M-Files, "Artificial Intelligence and Document Contextualization" für KI & Automatisierung sowie eine "Conclusion" mit den wichtigsten Erkenntnissen. Am Schluss dann der Abschnitt mit den Beschreibungen der Methodik und den demografischen Informationen zur Studie. "Intelligent Information Management" wird hier als übergreifende Klammer angesehen, um die verschiedenen Methoden zur Nutzung von Information und Dokumenten zu bündeln. M-Files benutzt hier gezielt den Begriff "Document Management", obwohl dieser in der Branche längst abgelöst zu sein scheint. So wird z.B. im ersten Abschnitt "Document Management" das Thema der erneuten Erstellung von Dokumenten aufgegriffen, weil die Ursprungsversion nicht mehr auffindbar ist: "Document Hide & Seek". Eine wesentliche Ursache für die Auffindbarkeit und geordnete Erschließung von Information ist die Zersplitterung der Speicherorte. Zahlreiche Repositories unterschiedlicher Art, unkontrollierte Redundanz und mangelnde Bereinigung von ROT (redundant, outdated, trivial) tragen zum Wertverlust der Information bei.
  • 17. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 17 von 28 Die Auffindbarkeit, "Findability" als wesentliche Eigenschaft von Information, ist fast überall sehr schlecht ausgeprägt. Nicht nur verschiedene Repositories und Zugriffswege sondern auch die mangelbehaftete Architektur der Lösungen macht die Erschließung sch- wierig Die Information Governance leidet unter der schlechten Organisation und Findability besonders: Freigabeprozesse, Abzeichnen von Dokumenten, Sicherstellen von Doku- menten im Sachzusammenhang sind ange- sichts mehr als 30 Jahren Electronic Docu- ment Management deutlich unterentwickelt. In diese Thematik spielt auch das Thema elektronische Signatur hinein. Die Zusammenfassung des ersten Kapitels bringt die markantesten Zahlen zusammen (und ermöglicht gleich aus dem PDF heraus diese zu tweeten).
  • 18. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 18 von 28 Das Kapitel "Document Management on the Move" fällt kürzer aus. Vielfach wird der mobile Zugriff vom Anbieter gefordert, aber wird dann nicht umgesetzt, weil das Handling konventioneller Dokumente auf mobilen Geräten mit kleinem Bildschirm nicht ganz komfortabel ist. Auf dem Mobiltelefon kann man sich Dokumente allenfalls anzeigen lassen. Fürs Bearbeiten fehlen noch die Instrumente. Auch hier bringt eine Zusammenfassung die wichtig- sten Aussagen und Zahlen nebst "Click to Tweet" zusammen. Das Kapitel "Repositories" ist für M- Files natürlich besonders interes- sant, da sie mit ihrer Technologie einen übergreifenden Zugriff auf verschiedene Speicherorte um- setzen können. Damit erfüllt sich auch die Vision von ECM Enterprise Content Management aus dem Jahr 2000, wo eines der drei Ziele von ECM das "Federated Repository" war. Die Vielzahl der Speicherorte heute beeinträchtigt massiv die "Findability".
  • 19. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 19 von 28 Die wichtigsten Anwendungen, die ge- nutzt werden, definieren zugleich die Art und Anzahl der notwendigen Schnittstellen, die heute eine Lösung für Information Management mit- bringen muss. Microsoft und ERP aber auch zunehmend Cloud-Speicher- systeme spielen hier die wichtigsten Rollen. Das Thema "Integration von Fachanwendungen" ist aber wahr- scheinlich durch die Art der Frage- stellung bei der Erhebung deutlich unterrepräsentiert. Die Zusammenfassung wichtiger Kennzahlen zu den "Data Repositio- ries" zeigt, dass bei der Konsolidierung, Verwaltung und Erschließung von Information in den Unternehmen noch einiges zu tun ist:
  • 20. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 20 von 28 Künstliche Intelligenz (KI) wird als eine der wichtigsten Technologien betrachtet, um die Probleme der Indizierung, Klassifikation, Erschließung und "Findability" zu lösen. Dabei geht es nicht nur um so triviale Unzulänglichkeiten wie schlechte Benennungen, falscher Speicherort oder unzureichende Klassifikation sondern um generelle Probleme der Erschließung von Information bei sich ändernden Anforderungen und Fragestellungen in der Zukunft. bisherige Systematiken orientieren sich am "Ist" oder an der Vergangenheit. Das große Problem ist aber die Wertschöpfung aus der Information in Zukunft, da diese Anforderungen heute noch nicht bekannt sind. Hierbei spielt die Bereitstellung der Information im Kontext auch eine wichtige Rolle, da ein Dokument in der Regel nicht allein für sich steht, sondern seine Bedeutung erst durch den Prozess, die rechtliche Relevanz, den Kontext und die Zugehörigkeit zu einem Geschäftsvorfall erhält.
  • 21. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 21 von 28 Die Zusammenfassung dieses Ab- schnittes "Artificial Intelligence and Document Contextualization" bringt nur wenige Zahlen, da vieles der Ent- wicklung auch noch in der Zukunft liegt. Bei PROJECT CONSULT sehen wir nicht nur bei der Erschließung der Informationen selbst große Chancen, sondern die Struktur, der Aufbau und die Systematik von Informations- beständen können zukünftig von Systemen besser als durch den Menschen geplant und unterhalten werden. Dies gilt auch - und besonders - für die "Klassiker" der altertümlichen Informationsorganisation wie Aktenplan und elektronische Akte. Aber soweit ist man bei M- Files noch nicht.
  • 22. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 22 von 28 Als Ergebnis, "Conclusion", der Studie wird festgestellt: <Zitat> Clearly the research supports the notion that workers across the globe still have nagging issues when it comes to the most basic document management functions — issues that will worsen as time goes on and the store of information gets larger. Businesses face a multitude of pressures — some of which can be mitigated by a simple information management strategy. A few of these challenges that could be assuaged include the weight of: • Keeping up with the demands of an everchanging workforce, one that includes millennials and digital natives that carry expectations of a flexible/mobile work environment. • Gaining a competitive advantage through the ability to attract and retain the best young talent. • Optimizing productivity, especially by freeing up key personnel to work on mission-critical or strategic tasks rather than spending an inordinate amount of time searching for the correct information. • Ensuring compliance and auditability in an environment of mounting regulations like GDPR. • Safeguarding quality standards with a traceable and auditable document trail that can be called upon in minutes rather than days. Unless information management issues are addressed in an intentional and meaningful way, companies will continue to suffer from less-thanoptimal productivity. The Solution to the Problem The good news is that there is a solution for organizations seeking to modernize the way they manage documents. All the challenges faced by the employees surveyed in this research and those billions of others around the world can be mitigated by an intelligent information management system. Think about the issues cited in this research: • Finding documents easily • Locating the most recent version of a document • Document chaos caused by scattering of information across several repositories • The process for reviewing, approving and signing documents • Enabling the mobile workforce to manage documents away from the office • The risks of personal device and file-sharing app use • Contextualization of documents
  • 23. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 23 von 28 Every single one of these issues has a single solution — an intelligent information management platform. Documents are the lifeblood of an organization and fast, secure access to the correct versions of documents can be the difference between success and failure. Research from Forrester suggests that 70% of organizations have a poor content strategy — if at all. Companies cannot afford to settle for the status quo and let the problem get worse. Document Management: Integral to Digital Transformation (and the ability to compete) Information systems are the foundation of modern IT. Thus, integral to any digital transformation initiative is the implementation of a flexible and intelligent information system. Yet, while digital technology is opening the door to completely new ways of doing business, some organizations flounder in their ambitions and instead stand pat without improving existing ways of operating. Some $2 trillion dollars will be spent annually worldwide on digital transformation technologies, according to analysts, while as many as 70% of enterprises polled admit that they don’t have a coherent plan. Over the past few years, document management strategies have progressed significantly, driven by other trends in the IT market and the more widespread use of intelligent information management systems. Organizations that do not embrace digital transformation will be less likely to outclass competitors and reach the pinnacles of their markets. Modernized document management is central to the digital workplace and the adjustments necessary to compete. </Zitat>
  • 24. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 24 von 28 Die Rückkehr zum Begriff "Dokument" und "Dokumentenmanagement" ist schon interessant, da sich das traditionelle Dokument in Auflösung befindet. Auch die Bedeutung des Begriffes IIM Intelligent Information Management ist hier anders gefasst als in der aktuellen Definition von AIIM, Gartner & Co., die IIM inzwischen versuchen als Dach über Content Services zu positionieren. Die Kommentare zu den Abbildungen oben geben übrigens nicht den Text der Studie wider sondern beschreiben unsere Eindrücke zum Thema. Der Begriff Intelligent Information Management und sein Akronym IIM sind nun mal in der Welt. Nun gilt es, den neuen Begriff mit Leben, das heißt, konkreten Inhalten zu füllen. Er muss vom akademischen "Informationsmanagement" abgegrenzt werden, da dort der Begriff Information Management universeller und umfassender benutzt wird. Auch sollte man nicht Verarbeitungsanwendungen wie ERP, CRM oder PLM "aufsaugen", sondern sich auf das Management der Information selbst konzentrieren. Sonst ufert das Thema aus und ermöglicht keine Identifikation von Anbietern wie auch Anwendern. Der Ansatz EIM Enterprise Information Management war schon gut, aber letztlich ist das "E" für Enterprise überflüssig. Und genauso überflüssig könnte sich das "Intelligent" erweisen - außer natürlich im Namen der AIIM um das Akronym zu bewahren. Also sprechen wir nun besser nur noch von Information Management. Besser nur Information Management als Begriff benutzen? Es macht Sinn, nur noch von Information Management zu sprechen! Bisherige Definitionen von "Systemkategorien" wie Document Management, Image Management, Media Asset Management, Content Management usw. orientierten sich an den Objekten, die es zu veralten und zu erschließen gilt. Dies führte zur Bildung von Informationssilos. Die Trennung von "noncoded information" (NCI) und "coded Information" (CI) ist längst überwunden, da Information entsprechend ihrem Wert, Rechtscharakter und Inhalt übergreifend und zusammenhängend erschlossen werden muss. Mit den bisherigen Ansätzen springen wir zu kurz. Es geht nicht mehr nur um "Dokumente" oder "Prozesse", es geht um alle Informationen. Ohne diesem Ansatz wird aus den hehren Schlagworten "Digitalisierung", "IoT", Büro 4.0" usw. nichts. Bisherige monolithische Strukturen der Informationsverwaltung müssen sich ebenso wie die Produkte, die diese verwalten, ändern. Dies nur auf "Services" technischer Infrastruktur zurückzubilden - wie dies Gartner und andere tuen - langt nicht. Information Management als Strategie, als Set von Methoden, als ganzheitlicher Ansatz, darf nicht als Dienst im Untergrund der Systeme verschwinden. Information Management ist eine Management-Aufgabe auf Management-Ebene in den Organisationen und muss entsprechend in das Bewußtsein, in die Aufmerksamkeit gerückt werden. Wir sind zu 100% von der Verfügbarkeit und Richtigkeit elektronischer Information abhängig. Dies muss allen Beteiligten klar gemacht werden.
  • 25. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 25 von 28 Information Management erfordert höchste Priorität wenn man die digitale Transformation ernst nimmt. Digitalisierung ohne effizientes Informationsmanagement funktioniert nicht! So gesehen ist Intelligent Information Management ein Schritt nach vorn - weg von ECM Enterprise Content Management und nicht in die Sackgasse der Content Services. Intelligent Information Management öffnet den Weg in die Zukunft mit selbstlernenden Softwaresystemen der künstlichen Intelligenz. Es zeigt, dass Software zum Partner, ja zum Kollegen, wird, mit dem man zukünftig zusammenarbeitet und zusammenlebt. Die AIIM wie auch die Anbieter gewinnen so wieder Anschluss an die zukünftigen Trends der Information- & Telekommunikation (ITK). Wir überwinden so auch die Grenzen des Denkens in traditionellen Dokumenten und öffnen uns der Idee, dass ein Dokument nur durch seinen Inhalt, Rechtscharakter und Wert definiert ist - und nicht durch sein Format. Es geht um elektronische Information in beliebiger Gestalt. Diesen Weg haben wir bei PROJECT CONSULT schon vor langer Zeit beschritten. Von ECM zu EIM zu Information Management im Jahr 2008. ECM musste weiterentwickelt werden, um sich in der sich verändernden Information-Management-Landschaft behaupten zu können. Wir sprechen nur noch von Information Management - denn es ging immer nur um die 10 generischen Ansätze von PROJECT CONSULT: 10 generische Prinzipien des Informationsmanagements • Informationsaustausch • Informationsnutzung • Informationsbereitstellung • Informationsschutz • Informationsverwaltung • Informationsbeherrschung • Informationsverteilung • Informationsbewertung • Informationsbewahrung • Informationsentsorgung
  • 26. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 26 von 28 Alles dreht sich um Information, das "Gold des 21. Jahrhunderts". Beim Thema "Wert der Information" kann man dann auch noch auf unsere "10 Gebote" aus der Keynote im Jahr 2005 zurückgreifen: Die 10 Gebote des Informationsmanagements So spricht der Herr der Information zu seinem auserwählten Volk! (1) Du sollst nicht redundante Information neben der wahren Information haben! (2) Du sollst dir ein Bildnis von deiner Information machen, auf das du sie finden mögest! (3) Du sollst die Originalität der Information ehren und sie nicht verfälschen! (4) Du sollst deine Information nicht löschen, bevor die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist! (5) Du sollst deine Information so pflegen, dass sie immer richtig ist! (6) Du sollst nicht falsche Information benutzen! (7) Du sollst deine Information so schützen, dass sie nicht gestohlen werden kann oder zerstört wird! (8) Du sollst nicht begehren deines Nächsten Information, sondern dem Datenschutz huldigen! (9) Du sollst deine Information so ordnen, dass sie dir nützlich ist! (10) Du sollst den wahren Wert deiner Information erkennen und deine Information sorgsam bewahren! Ramen! Eine etwas andere Sicht auf das Information Management - ob nun, intelligent? Das bleibt offen.
  • 27. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 27 von 28 Jenseits der Trends Und noch etwas sollte man bedenken: die ganzen Diskussionen rund um Akronyme und Trends wie ECM, Content Services etc. werden immer noch aus den USA und der dortigen, englischsprachigen Begriffswelt getrieben. Ob die Begriffe und die Diskussionen Sinn machen wird zu wenig hinterfragt. Europa wie auch Deutschland ist immer ein Anhängsel und reagiert auf diese "Trends" sehr spät. Nur selten gelingt uns aus Deutschland heraus einen Begriff oder eine Diskussion zu treiben, wie dies mit "Industrie 4.0" gelang. Aber angesichts all der englischsprachigen Begriffe und der Dominanz der US-amerikanischen Software-, Kommunikations- und IT-Industrie sollte man sich langsam einmal fragen, was so in Indien oder China die Trends im Informationsmanagement sind. Wir leben in einer Blase "westlicher Ideen". Nun wird man nicht auf chinesische Begriffe setzen wollen, aber eine Rückbesinnung auf deutschsprachige Begriffe wie Dokumentenmanagement helfen auch nicht weiter. Durch die Globalisierung müssen wir uns in Deutschland auch weiterhin mit den internationalen Begrifflichkeiten beschäftigen und noch bestehende "Lücken" füllen. So wird auch Records Management - ein wesentlicher Bestandteil von ECM Enterprise Content Management - als eigenständige Disziplin und Begrifflichkeit weiterbestehenden, weil hier durch rechtliche Vorgaben ebenso wie bei der revisionssicheren Archivierung (als deutsche Ausprägung des Records Management nebst Aufbewahrung) Funktionalität definiert ist. So wird es auch unterhalb des "Intelligent Information Management" weitere dedizierte Lösungsangebote geben und ECM ist nicht tot, sondern ist die Infrastruktur des Intelligent Information Management. IIM als neues Akronym ist nur ein neues Dach über bewährte Inhalte, die wir noch aus dem Chaos der Akronymologie befreien müssen. Willkommen in der neuen Ära des ganzheitlichen (intelligenten) Informationsmanagements!
  • 28. Nur Information Management oder Intelligent Information Management? Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0 Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 30.09.2019 Seite: 28 von 28 Impressum Quelle: PROJECT-CONSULT-Newsletter 03-2019 vom 15.06.2019, der ISSN 1349-0809, Creative Commons CC by-nc-nd 4.0 Open Access. Links. Angegebene URL waren zum Erscheinungszeitpunkt gültig. Die Inhalte referenzierter Webseiten liegen ausschließlich in der Verantwortung des jeweiligen Betreibers. Urheber- und Nutzungsrechte, CopyRight von PROJECT-CONSULT: Rechtshinweis PROJECT CONSULT Impressum und AGB: Impressum Geschäftsleitung und V. i. S. d. P.: Dr. Ulrich Kampffmeyer Anschrift der Redaktion: PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Isestraße 63, 20149 Hamburg Telefon: +49 40 412856 53 E-Mail: presse@project-consult.com http://www.project-consult.de Über den Autor Dr. Ulrich Kampffmeyer ist seit über 35 Jahren im Thema Informationsmanagement zu Hause. Als Geschäftsführer und Unternehmensberater seines Beratungsunternehmens PROJECT CONSULT (http://PROJECT-CONSULT.de) berät er Unternehmen bei der Strategie, Konzeption, Einführung, Ausbau und Migration von Information Management-Lösungen. Er gründete und leitete Fachverbände, arbeitete bei internationalen Standardisierungen mit und gilt als Mentor der Information-Management-Branche in Europa. Dr. Kampffmeyer ist international anerkannter Autor, Kongressleiter, Referent und Moderator zu Themen wie Information Management, Information Governance, elektronische Archivierung, Records Management, ECM Enterprise Content Management, Dokumentenmanagement, Workflow, Rechtsfragen, Wissensmanagement, Digitalisierung und Collaboration. Auf zahlreichen nationalen und internationalen Kongressen und Konferenzen wirkte er als Keynote-Sprecher mit. Er engagiert sich besonders für die Rolle und Ausbildung des Information Professional der Zukunft. Von Fachzeitschriften wurde zweimal unter die 100 wichtigsten IT Macher Deutschlands gewählt. Sein Curriculum Vitae findet sich auf Wikipedia http://bit.ly/WP_DrUKff PROJECT CONSULT Die PROJECT CONSULT GmbH ist ein hersteller- und produktunabhängiges Beratungsunternehmen für Information Management und Information Governance. Zum Beratungsportfolio gehören IT-Strategie, Fachberatung, Planung und Organisation zu Einführung, Migration und Abnahme von Informationssystemen; Projektmanagement, Change Management und Coaching für Projekte des Informationsmanagement wie elektronische Archivierung, Knowledge-, Dokumenten-, E-Mail-, Enterprise-Content-Management und Compliance.