Best Practices für erfolgreiche Vertriebskommunikation.

23.04.2013 | Communote Webcast | Dirk Röhrborn
Webcast:
Communote im Vertrieb:
Best Practices für erfolgreiche
Vertriebskommunikation.

© Communote GmbH · Kleiststraße 10 a, D-01129 Dresden/Germany · +49(351)833 82-0 · www.communote.com
Inhalte dieses Webcasts
 Einleitung
 Präsentation
 Warum ist die Kommunikation eine Grundvoraussetzung
für erfolgreichen Vertrieb?
 Was sind die Kernfunktionen von Communote im
Vertriebsalltag?
 Was sind Best Practices für den Einsatz von
Communote im Vertrieb?
 Was sind die Vorteile von Communote im Vergleich
zu E-Mail?
 Was sagen unsere Kunden über Communote?
 Wie starte ich mit Communote in eine neue Art der
Kommunikation?

Wie sieht unser
Vertriebsalltag
aus?

Ich benötige eine Lösung für
folgendes Problem…
Vortrag ist super gelaufen.
Dank an alle für die Vorbereitung!
Ich habe heute mit Axel Richter
CEO von … gesprochen
Gespräch mit unserem Kunden.
Folgende Projekten sind geplant...
Unser Vertriebsalltag ist geprägt von
Kommunikation mit kurzen Nachrichten
Meine Idee ist…

Informationen
in Mailboxen verloren!
das Problem…
Cc: und
@all Verteiler
Geschlossene
Kommunikation
Keine
Nachvollzieh-
barkeit
Struktur und
Übersicht fehlen Informationen
x-fach kopiert
CRM
nicht für jeden
nutzbar

Wie wäre es, wenn das
Protokoll der Telko sofort
zur Verfügung steht?
Wie wäre es, wenn
ich die Aktivitäten
meiner Kollegen
verfolgen kann?
Wie wäre es, wenn ich
in 2 Minuten den Stand
der Projekte meiner
Kunden bekäme?
Wie wäre es, wenn ich die
in kurzer Zeit aus der
Entwicklung Unterstützung
erhalten kann?

Communote – Die neue Art der Kommunikation
Aktivitätsstrom
(Alle, Meine)
Kommentare,
Diskussionen
Kurznachrichten
mit Formatierung
Arbeitsthemen
(m. Berechtigung)
Suche
(Text, Themen,
Autoren)
Schlagworte
(Filter)
Personen
(Filter)
@stefan wann findet der nächster #Steuerkreis statt?
Wurde die #Agenda schon erstellt?
Anhänge,
@mentions, #tags

Wie erleichtert Communote
eine gute Kommunikation im
Vertrieb? 6 Best Practices.

Bereich für das
Vertriebsteam
Nachrichten für
den Vertrieb
Tags für den
Bereich
Das aktive
Team
Statusbericht
einer Kollegin
Abstimmung
zum nächsten
Meeting
Feedback aus
dem Team
Suche und
Filter
Schnelles
Feedback

 Inhalt in Communote:
 Vertriebsmitarbeiter teilen ihre aktuellen
Aktivitäten in Communote
 Austausch über organisatorische Fragen
im Vertrieb
 Schlagworte bzw. Tags:
 #Status, #Gespräch, #Planung, #Kampagne
 Zeitpunkt und Häufigkeit:
 Regelmäßig je nach Situation (täglich,
wöchentlich, o.ä.)
 Nutzen:
 Alle Teammitglieder sind auch ohne
Meeting informiert und können sich
gegenseitig unterstützen.
#1 Status aktueller Vertriebstätigkeit austauschen

Marketing und Vertrieb vernetzen

Alle Nachrichten
Reaktion aus
dem Vertrieb
Hinweis aus dem
Vertriebsteam
Statusmeldung
vom Marketing

#2 Marketing und Vertrieb vernetzen
 Inhalt in Communote:
 Informationen zu Marketingkampagnen
 Informationen zu Leadquellen
 Feedback zu Marketing-Aktionen
 Schlagworte bzw. Tags:
 #Kampagne, #Medien, #Feedback,
#Reaktion, #Quelle
 Zeitpunkt und Häufigkeit:
 Kontinuierlich
 Nutzen:
 Vertrieb ist über die aktuellen/
bevorstehenden Marketing-Aktivitäten
besser informiert
 Marketing erhält direktes Feedback aus
Kundenkontakten
 Kampagnen besser abgestimmt
#Frage
#Antwort

Bereich für das
Vertriebsteam
Hinweis eines
Kollegen
Rückmeldungen
aus dem Team
Unterlagen zur
Ausschreibung
Filtern nach
Firma

#3 Komplexe Angebote im Team bearbeiten
 Zusammenstellung des Bid-Teams
 Kurzprotokolle zu Meetings, Gesprächen,
Telefonaten
 Entscheidungen, Ideen, Gedanken, Hinweise
 #Anfrage, #Angebot, #Ausschreibung,
#Telefonat, #wichtig, #Entscheidung,
#Alternativen, #Risiken
 Je nach Häufigkeit komplexer Angebote
 Nutzen:
 Schneller Informationsfluss im Team
 Neue Teammitglieder können schnell
einsteigen
 Angebotserstellung bleibt nachvollziehbar

Entwicklung und Vertrieb vernetzen

Bereich für das
Vertriebsteam
Anfrage an die
Techniker
Konkreter
Lösungsansatz
Antwort aus
dem Team

#4 Entwicklung und Vertrieb vernetzen
 Fragen und Antworten zu Produkten und
Leistungen, Machbarkeit, Risiken etc.
 #Frage, #Antwort, #Risiko, #Aufwand
 Fallbezogen in verschiedenen Vertriebs-
situationen
 Nutzen:
 Vertrieb erhält schneller Antworten auf
spezifische Fragen
 Kunden können schneller bedient
werden
 Angebotsqualität nimmt zu

Service aus dem Vertrieb begleiten

Bereich für das
Projektteam
Beschwerde
eines Kunden
Verkaufschance
erkannt
Nachricht aus
dem Vertrieb
Verkaufschance
aufgegriffen
Filtern nach
„Beschwerde“

#5 Umsetzung und Service vertrieblich begleiten
 Projekt-/Servicekommunikation erfolgt in
Communote
 Vertrieb verfolgt das Projekte bzw.
Statusmeldungen, Eskalationen, CRs
 Verkaufschancen aus dem lfd. Geschäft
 #Status, #Eskalation, #Vertrieb, #Feedback,
#Beschwerde, #Lob, #Risiko, #Chance
 Kontinuierlich während der Service-Phase
 Nutzen:
 Vertrieb kann schneller auf bestimmte
Kundensituationen reagieren
 Service- oder Projektteams können den
Kundenbetreuer direkt einbinden
 Chancen für Folgegeschäft besser erkennbar

Außendienstmitarbeiter einbinden

Mobile Apps für iPhone, iPad und Android

#6 Außendienstmitarbeiter einbinden
 Rückfragen an andere Bereiche
 Abstimmungen untereinander
 Gesprächsnotizen
 #Status, #Gespräch, #Notiz, #Feedback,
#Frage, #Chance, #Problem
 Jederzeit nach Bedarf
 Nutzen:
 Außendienstmitarbeiter bekommen
laufende Aktivitäten schneller mit
 Hilfestellung untereinander ist möglich

Zusammengefasst:
Was haben wir davon ?

Vorteil #1: Mehr Transparenz
Vertriebsaktivitäten werden im Unternehmen sichtbar, so dass
verteilte Kenntnisse und Aktivitäten gebündelt werden können.

Vorteil #2: Geschwindigkeit
Chancen können schneller aufgegriffen, Anfragen schneller
beantwortet, Probleme schneller gelöst werden.

Vorteil #3: Selbstorganisation
Im direkten Austausch werden Probleme schneller gelöst.

Vorteil #4:
Nachvollziehbarkeit
Entscheidungen und Argumente
werden nachvollziehbar, Projekte
werden automatisch dokumentiert

Vorteil #5: Entlastung
Führungskräfte sind nicht mehr Kommunikations-
Flaschenhals und gewinnen Zeit für Kunden und Mitarbeiter.

Vorteil #6: Spaß an der Arbeit
Es begeistert Mitarbeiter, gemeinsam erfolgreich zu sein.

Kunden über Communote
„… noch nie war ich so gut über interne Themen, Aktivitäten und den
aktuellen Status in Projekten informiert!“
Oliver Wegner, Mitglied der Geschäftsführung, INtem
"Communote hat uns sehr begeistert. Communote ist für uns eine praktische
und einfache Art, Informationen zu teilen und allen Kollegen zugänglich zu
machen. Außerdem hat noch nie ein Tool innerhalb kürzester Zeit eine so hohe
Akzeptanz im gesamten Unternehmen gewinnen können."
Jörg Leute, Geschäftsführer, itdesign
"... alle Beteiligten bekommen die wichtigen Themen tatsächlich mit,
Informationen verschwinden nicht mehr in persönlichen Postfächern ...„
Marco Breitenstein, Bereichsleiter

Empfehlungen für den Start mit Communote (1/3)
 Mit einem Piloteinsatz starten:
 Communote für alle Mitarbeiter im
Vertrieb bereitstellen
 Erste Pilotbereiche auswählen
 Ggf. separate Themen anlegen, z.B. für
Vertrieb, Marketing, Ausschreibungen
 Zugriffsschutz: So offen wie möglich und
so geschlossen wie nötig
 Communote im Kick-Off vorstellen und
Regeln vereinbaren (z.B. täglichen
#Verkaufschance)
 Prinzipien erklären und vorleben
 Nutzung im Unternehmen verbreiten

 Pull-Prinzip statt Push: dem Team die Hol-
Schuld erklären und demonstrieren
 E-Mail-Kommunikation konsequent in
Communote verlagern
 Führungskräfte und Multiplikatoren gezielt
einbinden
 Mit Vorbild vorangehen. Offen
kommunizieren. Feedback geben und
Wissen teilen.
 Communote ergänzt persönlichen Dialog,
ist aber kein Ersatz.

 Erfahrungen aus den Pilotbereichen
auswerten
 Quick-Wins kommunizieren
 Spannende Inhalte und Themen exklusiv in
Communote bereitstellen und diskutieren
 Auch den Spaßfaktor nutzen
 Management aktiv einbinden

„Es gibt nichts Gutes, außer man tut es“
Erich Kästner in „Moral“

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Dirk Röhrborn
CEO, Vertrieb & Marketing
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