1. BalancedScorecard (BSC) in der öffentlichen Beschaffung Stand: 08.04.2011

2. Was ist eine BalancedScorecard? Vor welchen strategischen Herausforderungen steht der öffentliche Einkauf? Wie kann eine BalancedScorecard helfen, diese Herausforderungen zu meistern? 08.04.2011 (c) 2010-2011 publicplan GmbH 2 Agenda

3. Was ist eine BalancedScorecard? Vor welchen strategischen Herausforderungen steht der öffentliche Einkauf? Wie kann eine BalancedScorecard helfen, diese Herausforderungen zu meistern? 08.04.2011 (c) 2010-2011 publicplan GmbH 3 Agenda

4. Erfunden von Robert S. Kaplan und David P. Norton Anfang der 1990er Jahre an der Harvard-Universität Verbindungsglied zwischen Strategie und Umsetzung Ergänzung der traditionellen Kennzahlenmodelle Typische Dimensionen einer BSC Finanzperspektive (Return) Kundenperspektive (Output) Prozessperspektive (Prozess) Potential- oderMitarbeiterperspektive (Input) 08.04.2011 (c) 2010-2011 publicplan GmbH 4 Definition BalancedScorecard (I) Quelle: Wikipedia 2011

5. Grundkonzept: Organisation als logisches/physisches System, welches Informationen bzw. Materie aus seiner Umwelt aufnimmt (Input), verarbeitet (Prozess), in veränderter Form an seine Umwelt abgibt (Output) und darauf eine materielle/immaterielle Antwort (Return) in Form einer Wirkung bzw. eines Effektes erhält Nahezu jedes Unternehmen arbeitet mit dieser Heuristik (bewusst oder unbewusst) BSC wurde auch auf Unternehmensbereiche, wie z.B. die Beschaffung adaptiert und erfolgreich eingesetzt 08.04.2011 (c) 2010-2011 publicplan GmbH 5 Definition BalancedScorecard (II) Input Output Return Organisation Umwelt Prozess

6. Was ist eine BalancedScorecard? Vor welchen strategischen Herausforderungen steht der öffentliche Einkauf? Wie kann eine BalancedScorecard helfen, diese Herausforderungen zu meistern? 08.04.2011 (c) 2010-2011 publicplan GmbH 6 Agenda

8. Hohe Qualität, in Form von z.B.

9. Haltbarkeit

10. Besonderen Eigenschaften

12. Umweltschutz, z.B. sparsamer Ressourceneinsatz bei der Herstellung

13. Innovation, Zukunftsförderung

15. Ausbildungsleistung

16. Frauenförderung

17. Behindertenförderung

18. …Strategische Ziele der öffentlichen Beschaffung

19. Käufermacht bilden Bündelung von Bedarfen Anbieterwechsel managen Standardisierung von Bedarfen Vereinheitlichung Spezifikationsänderungen „design tocost“ Substitute finden Prozessoptimierung Schnittstellenkosten mitZulieferern minimieren Lagerhaltung reduzieren „design toprocess“ 08.04.2011 (c) 2010-2011 publicplan GmbH 8 Teamwork statt isolierte Beschaffung Verhandlungsgeschick Marktkenntnis Kooperation derFachbereiche mit derBeschaffung Wissenstransfer Zusammenarbeit mit denLieferanten

20. Vergabestellen müssen sich mehr in Aspekte des Produkt- und Dienstleistungsdesigns mit einbringen, da diese wesentlich die Wirtschaftlichkeit beeinflussen Gilt insbesondere für Verfahren nach der VOF, aber auch VOL/A und VOB/A Beispiele Schwer beschreibbare Produkte und Dienstleistungen werden gemeinsam spezifiziert: Strategie und Umsetzung für ein „failover“ eines Rechenzentrums Preistreiber finden und eliminieren: verschiedene Sorten von Speicherchips „Plattformstrategien“ in der Beschaffung: Drucker/Toner 08.04.2011 (c) 2010-2011 publicplan GmbH 9 Produktdesign Quelle: McKinsey 2009 „Improvingpublicsectorpurchsing“, Exhibit 3 „Purchasingtoolbox“

21. Transparenz der Vergabeentscheidung ist wichtiger denn je Aber: Produkte und Dienstleistungen werden komplexer Eine (langfristige) Wirtschaftlichkeitsbetrachtung unter Einbeziehung aller Faktoren wird daher immer schwieriger und simple Verfahren, wie z.B. UfAB, genügen nicht immer der Realität Beispiele TCO eines Servers: Hardware, Support, Strom, Kühlung und Platzbedarf; aber auch „handling“, wie z.B. einfachere Montage ohne Werkzeug 08.04.2011 (c) 2010-2011 publicplan GmbH 10 Transparenz Quelle: McKinsey 2009 „Improvingpublicsectorpurchsing“, Exhibit 3 Purchasingtoolbox

22. Der „clevere“ Umgang mit Lieferanten und deren oftmals variantenreichen und flexiblen Angeboten Die engere Verbindung von Nachfrage und Angebot sind die Folge Beispiele Konzept und dessen Folgekosten Portfolioanalyse von umfangreichen Rahmenverträgen Auktionen für standardisierten IT-Bedarf Tagesaktuelle Preise für Güter mit Marktschwankungen, z.B. Speicherchips oder Schmier- und Brennstoffe 08.04.2011 (c) 2010-2011 publicplan GmbH 11 Lieferantenmanagement Quelle: McKinsey 2009 „Improvingpublicsectorpurchsing“, Exhibit 3 Purchasingtoolbox

23. Vergaberechtskonformität Allgemeiner Trend zur Digitalisierung Personalknappheit in der öffentlichen Hand Sparzwang der öffentlichen Haushalte Berücksichtigung politischer Entscheidungen (z.B. Konjunkturpakete) … 08.04.2011 (c) 2010-2011 publicplan GmbH 12 Und (immer noch) wichtig… Wie kann dieser „Strauß“ an aktuellen und zukünftigen strategischen Anforderungen an die öffentliche Beschaffung nun in handhabbare Maßnahmen übersetzt werden?

24. Was ist eine BalancedScorecard? Vor welchen strategischen Herausforderungen steht der öffentliche Einkauf? Wie kann eine BalancedScorecard helfen, diese Herausforderungen zu meistern? 08.04.2011 (c) 2010-2011 publicplan GmbH 13 Agenda

25. 08.04.2011 (c) 2010-2011 publicplan GmbH 14 Beispielhafte BSC für eine öffentliche Einkaufsorganisation (I)

26. 08.04.2011 (c) 2010-2011 publicplan GmbH 15 Beispielhafte BSC für eine öffentliche Einkaufsorganisation (II)

27. 08.04.2011 (c) 2010-2011 publicplan GmbH 16 Fazit Eine auf die öffentliche Beschaffung angepasste BalancedScorecard ist anwendbar. Eine BSC kann dabei helfen, die strategischen Ziele des öffentlichen Einkaufs transparent und umsetzbar zu machen. Eine BSC muss für die individuelle Organisation erarbeitet werden.

28. Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Dr. Christian Knebelknebel@publicplan.deTel.: +49 (0)211 985947-02Fax: +49 (0)211 985947-98