Die Frankenraster GmbH, gegründet 1996, bietet umfassende Dienstleistungen für die digitale Archivierung und Verarbeitung von Dokumenten aller Art, einschließlich großformatiger Unterlagen, Mikrofilmen und Büchern. Das Unternehmen hebt die Vorteile der digitalen Archivierung wie Platzersparnis, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit hervor und betont die Notwendigkeit professioneller Dienstleistungen. Frankenraster investiert kontinuierlich in modernste Technologien und hat die Kapazität, täglich eine große Anzahl von Dokumenten zu verarbeiten.

1. FrankenRaster GmbH „ Der Weg vom Analogen ins Digitale“ Referent: Björn Andres

2. Inhalt AGENDA Vorstellung FrankenRaster Der Weg vom Analogen ins Digitale Verarbeitung von großformatigen Unterlagen Verarbeitung von kleinformatigen Unterlagen Verarbeitung von Mikrofilm Verarbeitung von Büchern Weiterverarbeitung der Images Archivierung Warum einen Dienstleister einsetzen? Warum FrankenRaster? Referenzen in Bildern

3. 1. Vorstellung FrankenRaster Gründung: 26. Februar 1996 in Wendelstein/Franken Juni 2000 Umzug nach Monheim/Schwaben mit mehr Produktionsfläche März 2001 Umfirmierung in FrankenRaster GmbH April 2007 Umzug nach Buchdorf ins Kompetenzcenter Mitarbeiter: derzeit 40 Hauptsitz: Buchdorf im Donau-Ries an der B2 zwischen Augsburg und Nürnberg Niederlassungen: Vertriebsniederlassungen in Krefeld, München und Dietzenbach geplante NL in Sachsen, Baden-Württemberg, Hamburg Leistungen: Scandienstleistung Archivieren On Demand Service

4. 2. Der Weg vom Analogen ins digitale Warum digitale Archivierung? Einführung eines DMS/ECM-Systems Platznot sehr hoher Zugriff auf analoge Archiv Gefahren wie Brand, Einbruch, Sicherheiten allgemein Investitionskosten wie Lager, Regale, etc. stehen an Hohe Personalkosten Zertifizierung und/oder Qualitätssicherung Projektbeispiele: Liebherr Nenzing/Austria | 240.000 Zeichnungen Siemag Netphen | 24.000 Ordner und 110.000 Zeichnungen Schütte Köln | 350.000 Mikrofilmkarten TRW Aschaffenburg | 8,2 Millionen Dokumente Overmann Stuttgart | 2.000 Ordner Krones | 6.000 Ordner und 12.000 Zeichnungen BHS Getriebe | 20.000 Ordner und viele mehr

5. 2.1 Großformatige Unterlagen Verschiedene Vorlagen gibt es: Zeichnungen in den Formaten DIN A4 – DIN A0 Überformate (136 cm breite) in S/W und Farbe Katasterpläne 50 x 50 cm (60 x 60 cm) in S/W und Farbe Orthofotos in Graustufen und Farbe Dokumentationen mit Zeichnungen sowie Dokumente in DIN A4 und kleiner - gemischt Bauakten mit Dokumenten, Zeichnungen, Urkunden, Notizzetteln Plakatsammlungen, Prospekte, usw. Zu beachten bei „Technischen Unterlagen“ Bei technischen Unterlagen ist die Qualität ein herausragendes Entscheidungskriterium Zeichnungen werden mit mindestens 300 dpi sowie Durchlichteinheit gescannt wichtig ist eine genaue Linientrennung zwischen engen Konstruktionseinheiten

6. 2.2 kleinformatige Unterlagen Bei kleinformatigen Unterlagen sprechen wir von folgenden Vorlagen: Personalakten, FIBU-Unterlagen, Lieferscheine, Logistikunterlagen Zeitschriften, Bilanzen, Jahresberichte technische Dokumentationen Laborakten Usw. im Prinzip alles in den Formaten DIN A6 – DIN A3 Zu beachten bei kleinformatigen Unterlagen: Bei kleinformatigen Unterlagen handelt es sich sehr oft um Unterlagen, die ein hohes Maß an Handarbeit erfordern. Buchhaltungsbelege sind in der Regel so heftig geklammert, dass eine Aufbereitung von bis zu 1,5 Stunden pro Ordner nichts außergewöhnliches ist. Auch hier ist eine gute Scannqualität notwendig. Nur gute Images können problemlos weiterverarbeitet werden, z.B. Formularlesung.

7. 2.3 Mikrofilm Der Mikrofilm hatte in der Vergangenheit als Sicherungsmedium eine ganz starke Rolle in der technischen und kaufmännischen Welt. Mikrofilm hat eine Haltbarkeit von 500 Jahren. Zur Wiederherstellung der Bilder ist lediglich eine Lupe und eine Kerze notwendig. Dadurch wurde alles, was gesichert werden musste, auf Film gebracht. Ein 16mm Rollfilm z.B. fasst ca. 3000 Bilder. Durch moderne Verfahren wie z. B. „Digitale Signatur“ und revisionssichere elektronische Archivierung wurde der Mikrofilm fast vollständig verdrängt. Momentan erlebt der Mikrofilm allerdings eine Renaissance. Bei Mikrofilm dreht es sich am häufigsten um folgende Unterlagen: Mikrofilmkarten oder Mikrofilmlochkarten 16mm und 35mm Rollfilm Jackets in 16 und 35mm COM Fiche und Ultra Fiche Jumbofiche

8. 2.4 Bücher Folgende Unterlagen werden an einem Buchscanner digitalisiert Laborjournale von Pharma/Chemie Konzernen Notarielle Unterlagen wie Urkunden Historische Bücher oder Bücher, die vergriffen sind Fotoalben Skizzenbücher von Stadtwerken Musterstücke in Akten Ein Buchscanner ist ein Auflichtscanner . Somit können fast alle Unterlagen , die durch keinen Durchzugsscanner passen , damit gescannt werden. Selbstverständlich können damit auch Zeichnungen bis zu DIN A2 gescannt werden.

9. 2.5 Weiterverarbeitung der gescannten Unterlagen Grundsätzlich werden alle gescannten Bilder nach dem Scannen weiterverarbeitet: Indexieren manuelles Erfassen der Zeichnungskopfinformationen, Belegnr., Rechnungsnr. usw. OCR – Erkennung über das gesamte Dokument (PDF-Hiddentext) automatisches Auslesen der Beleginformatione wie Rechnungskopfdaten, Positionsdaten, Barcodes, Formulare, … Editieren Automatisches und halbautomatisches Bearbeiten gescannter Zeichnungen

10. 2.5 Weiterverarbeitung der gescannten Unterlagen Imaging Vektorisierung von digitalisierten Zeichnungen Volldigitalisierung digitale Handbucherstellung mit Volltexterkennung und Lesezeichen im PDF Konvertieren Konvertierungsdienst für spezielle Dateiformate wie CAL, HPGL, PLT, … Übergabe ins DMS/FM Anpassen der Metadaten an vorhandene DB und Dokumentenmanagementsysteme Übergabe der Daten als XLS, CSV, XML, HTML, … In House Lösungen sämtliche Scan-Dienstleistungen führen wir auch beim Kunden vor Ort aus Outsourcing der Posteingangsstelle

11. 2.6 Archivierung Zentralarchivierung: Physikalisches Auslagern Ihrer Unterlagen in unserem Lager in Buchdorf ca. 900 qm Fläche gesichertes Lager im Standort Buchdorf ca. 40 qm Hochsicherheitslager „Safe“ Fassungsvermögen ca. 120.000 Ordner (9,6 km) Einlagern gemäß dem Bundesdatenschutzgesetz Dokumentengerechtes Einlagern der Ordner gleichmäßiges Raumklima in den Lagerräumen mit digitalem „on Demand“ Zugriff Bei Abruf werden die Daten innerhalb von 0,5 - 24 Std. digital zur Verfügung gestellt Kunde ruft durch eine vorhandene Datenbank gezielt Daten ab Daten werden erst bei Abruf durch den Kunden herausgesucht und gescannt Daten werden per FTP/VPN übertragen auch andere Technologien möglich Vorteilhaft bei wenig Zugriff/Recherche im Altarchiv Alle Unterlagen lagerbar

12. 3. Warum einen Dienstleister Es stellt sich häufig die Frage: „ Warum einen Scandienstleister für die digitale Archivierung einsetzen“. FrankenRaster ist professioneller Dienstleister seit fast 12 Jahren Wir investieren jedes Jahr ca. 150.000 € in State of the Art Technologien Wir sind darauf spezialisiert, Dokumente aller Art zu verarbeiten Wir haben das Equipment für alle Vorlagen Wir sind günstiger als Ihre Mitarbeiter Wir sind schneller als Ihre Mitarbeiter FrankenRaster hat Kapazitäten für ca. 280.000 Dokumente pro Tag - je nach Vorlagen und Qualität ca. 15.000 Zeichnungen pro Tag - je nach Format ca. 2.000 Buchseiten ca. 8.000 Mikrofilmkarten ca. 20.000 Mikrofilmimages (Jackets, Fiches)

13. Junges, expandierendes Unternehmen, das sich den Herausforderungen schnell anpasst Deckt ihren kompletten Anforderungskatalog ab Scannen von Dokumenten aller Art kfm. Belege in Farbe und S/W technische Dokus Zeichnungen in Farbe und S/W - auch in Überbreite Bücher, Zeitungen Mikrofilme, Fiche, Jackets uvm. Zentralarchivierung Vor Ort Dienstleistungen Weiterverarbeitung Ihrer gescannten Unterlagen wie Formularlesung, Rechnungslesung, Imageserver, Bildbearbeitung, Vektorisierungen, usw. 4. Warum Frankenraster

14. Netzwerk für Themen rund ums Dokument Partnerschaften mit vielen namhaften Anbietern Immer die neueste Technologie für die Digitalisierung von sämtlichen Vorlagen Investitionen in 2006 ca. 150.000 € in Soft- und Hardware in 2007 ca. 140.000 € Unser Ziel ist: Spaß an der Arbeit und Freude daran, gemeinsam mit unseren Kunden und Partnern Herausforderungen zu lösen! 4. Warum Frankenraster

15. 5. Referenzen in Bildern und viele mehr….

16. FrankenRaster GmbH - the scan factory - Albert-Proeller-Straße 15 86675 Buchdorf [email_address] www.frankenraster.de Mitglied von: