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Fachvortrag auf der tekom-Frühjahrstagung

24. April 2015, Darmstadt
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Martin Häberle, K15t Software GmbH
#tekomf15 FV08
DocOps 

Agile Dokumentationserstellung in der Praxis
Developer
Docs
Getrennte Informationssilos, inhaltliche Überschneidungen
Ausgangssituation
Support
KB Docs
Konkurrierende Inhalte, hilflose Kunden
DocOps
Inhalte gemeinsam entwickeln, zentral bereitstellen
DocOps-Ansatz
?
Der Name “DocOps”
Der Name “DocOps”
Doc Ops?
Der Name “DocOps”
Do Cops?
abgeleitet von 

DevOps
Der Name “DocOps”
Developers Operations
Ein kollaborativer Ansatz für Entwicklung + Betrieb in der IT
um Software schneller und in besserer Qualität bereitzustellen
+DevOps =
DocOps ist keine Methode, Schreibtechnik, Technologie oder Marke,
sondern eine Denkhaltung.
DocOps = DevOps für Inhalte
DocOps
Prozesse
Das DocOps-Erfolgsrezept
Menschen
Technologie
Kultur
Kulturelle Faktoren
Teamwork
Team ≠ “Toll, 

ein anderer
macht’s”
Hüte abgeben
Verantwortung
gemeinsam
übernehmen
Abschmecken
Messen und 

bei Bedarf
gegensteuern
Prozessbezogene Faktoren
Retrospektive
Ein Blick zurück
hilft beim Blick
nach vorne
Wissensmanagement
Wissenstransfer ist
fester Bestandteil
jedes Prozesses.
Agiles Vorgehen
Klein anfangen,
dann kontinuierlich
verbessern
Kaum Zusammenarbeit
Einverständnis fehlt,
dass jeder Inhalte
verbessern darf/soll
Faktor Mensch
Zu wenig Einsicht
Fehlendes Verständnis
für die Arbeit
sämtlicher Beteiligten
Starre Hierarchien
Unflexible 

Linien-Organisation statt
interdisziplinärer Teams
Technologische Faktoren
Technologie und Werkzeuge stehen bei
DocOps nicht im Vordergrund.
Technologische Faktoren
Kollaboration
Funktionen für
Zusammenarbeit,
zum Review etc.
Zentralisierung
Informationen sind
für alle zentral
zugänglich.
Automatisierung
z.B. Continuous
Delivery – auch für
technische Inhalte
Auswirkungen
Auswirkungen von DocOps
Kommunikativer
Abstimmung
zwischen den
Beteiligten wird
ritualisiert.
Sichtbarer
Informations-
Erstellung rückt
in den Fokus der
Beteiligten.
Qualitätsbewusster
Mehr Feedback
und Transparenz
reduziert die
Fehlerzahl.
Auswirkungen auf die Technischen Inhalte
Vollständiger
Jeder kann Inhalte
erweitern oder
Änderungen
anregen.
Aktueller
Jeder kann veraltete
Inhalte aktualisieren
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sofort ergänzen.
Nützlicher
Jeder kann seinen
Blickwinkel und sein
Expertenwissen
einbringen
Kunden-Feedback
einarbeiten
Inhalte kuratieren

= sammeln + veredeln
Content Strategy
(weiter-)entwickeln
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DocOps
Auswirkungen auf die Rolle des Techn. Redakteurs
Anwendungsbeispiele
Computer Associates International, Inc. – ein IT-Konzern
aus den USA als Beispiel für DocOps in Großunternehmen
300 Beteiligte
Support Knowledge Base und Produktdokumentation wurden

parallel mit hohem Aufwand, aber ohne Synergieeffekte gepflegt.
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Verbesserte Zusammenarbeit gemäß DocOps
Ziele von CA
Schneller Inhalte bereitstellen durch agile Prozesse
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Zentrale Plattform für alle technischen Inhalte
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Die Wahl fiel auf die Kollaborationsplattform Atlassian Confluence

ergänzt durch die Scroll Add-ons.
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Quelle: https://wiki.ca.com/
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Unterstützt Autoren, den CA-
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K15t Software
Versionskontrolle via Scroll Versions,
Export, Acrolinx-Anbindung
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Übersetzungs-Workflow
Atlassian
Unternehmensweite Erstellung
und Bereitstellung von Inhalten
Autoren können
Regelverstöße direkt
korrigieren.
How CA Technologies Broke the Rules

The DocOps Approach to Agile Technical Content
https://youtu.be/2tMsmnZ7HWA
Mehr zu DocOps bei CA Technologies
Agile Software-Entwicklung mit häufigen Releases.

Kunden-Support und Technische Redaktion sind nicht getrennt.
DocOps @ K15t
Support-Prozess und Inhalteerstellung kombiniert
Kunde
1. Anfrage/Problem/Change Request geht ein
Anfrage / Change Request
erstellt
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wird geprüft von
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in Zendesk
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2. Klärung der Anfrage
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wird gelöst von
Kunde
informiert
produktrelevant
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erstellen
Link an Kunden senden / Anfrage abschließen
3. Wissensmanagement in der Knowledge Base
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Inhalte werden kontinuierlich verbessert
Tech Writer
sichtet und prüft
4. Relevanz und Priorität für Produktdokumentation klären
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in JIRA
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5. Produktdokumentation erstellen/publizieren
Tech Writer
Doku-Aufgaben
in JIRA
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in neuester Version
veröffentlicht
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erstellt/ergänzt Inhalte
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besprechen
Aufgaben
in JIRA
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bewerten
6. Retrospektive zum Release
Tech WriterSupportEntwickler Product Owner
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Lessons Learned
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Chefetage einbinden

DocOps funktioniert nur mit Rückhalt des Managements
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Heute: Martin
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