Conference talk in German at the tekom Frühjahrstagung 2015 about a new collaborative approach for developing technical content, presented by K15t Software consultant Martin Häberle on April 24, 2015

1. Fachvortrag auf der tekom-Frühjahrstagung
24. April 2015, Darmstadt
!
Martin Häberle, K15t Software GmbH
#tekomf15 FV08
DocOps
Agile Dokumentationserstellung in der Praxis

2. Developer
Docs
Getrennte Informationssilos, inhaltliche Überschneidungen
Ausgangssituation
Support
KB Docs

3. Konkurrierende Inhalte, hilflose Kunden

4. DocOps
Inhalte gemeinsam entwickeln, zentral bereitstellen
DocOps-Ansatz

5. ?
Der Name “DocOps”

6. Der Name “DocOps”
Doc Ops?

7. Der Name “DocOps”
Do Cops?

8. abgeleitet von
DevOps
Der Name “DocOps”

9. Developers Operations
Ein kollaborativer Ansatz für Entwicklung + Betrieb in der IT
um Software schneller und in besserer Qualität bereitzustellen
+DevOps =

10. DocOps ist keine Methode, Schreibtechnik, Technologie oder Marke,
sondern eine Denkhaltung.
DocOps = DevOps für Inhalte

11. DocOps
Prozesse
Das DocOps-Erfolgsrezept
Menschen
Technologie
Kultur

12. Kulturelle Faktoren
Teamwork
Team ≠ “Toll,
ein anderer
macht’s”
Hüte abgeben
Verantwortung
gemeinsam
übernehmen
Abschmecken
Messen und
bei Bedarf
gegensteuern

13. Prozessbezogene Faktoren
Retrospektive
Ein Blick zurück
hilft beim Blick
nach vorne
Wissensmanagement
Wissenstransfer ist
fester Bestandteil
jedes Prozesses.
Agiles Vorgehen
Klein anfangen,
dann kontinuierlich
verbessern

14. Kaum Zusammenarbeit
Einverständnis fehlt,
dass jeder Inhalte
verbessern darf/soll
Faktor Mensch
Zu wenig Einsicht
Fehlendes Verständnis
für die Arbeit
sämtlicher Beteiligten
Starre Hierarchien
Unflexible
Linien-Organisation statt
interdisziplinärer Teams

15. Technologische Faktoren
Technologie und Werkzeuge stehen bei
DocOps nicht im Vordergrund.

16. Technologische Faktoren
Kollaboration
Funktionen für
Zusammenarbeit,
zum Review etc.
Zentralisierung
Informationen sind
für alle zentral
zugänglich.
Automatisierung
z.B. Continuous
Delivery – auch für
technische Inhalte

17. Auswirkungen

18. Auswirkungen von DocOps
Kommunikativer
Abstimmung
zwischen den
Beteiligten wird
ritualisiert.
Sichtbarer
Informations-
Erstellung rückt
in den Fokus der
Beteiligten.
Qualitätsbewusster
Mehr Feedback
und Transparenz
reduziert die
Fehlerzahl.

19. Auswirkungen auf die Technischen Inhalte
Vollständiger
Jeder kann Inhalte
erweitern oder
Änderungen
anregen.
Aktueller
Jeder kann veraltete
Inhalte aktualisieren
und neue Sachverhalte
sofort ergänzen.
Nützlicher
Jeder kann seinen
Blickwinkel und sein
Expertenwissen
einbringen

20. Kunden-Feedback
einarbeiten
Inhalte kuratieren
= sammeln + veredeln
Content Strategy
(weiter-)entwickeln
Autoren unterstützen
und beraten/schulen
Content-Plattform und
Prozesse verbessern
DocOps
Auswirkungen auf die Rolle des Techn. Redakteurs

21. Anwendungsbeispiele

22. Computer Associates International, Inc. – ein IT-Konzern
aus den USA als Beispiel für DocOps in Großunternehmen

23. 300 Beteiligte
Support Knowledge Base und Produktdokumentation wurden
parallel mit hohem Aufwand, aber ohne Synergieeffekte gepflegt.
24.000 Dokumente
Informationsmanagement bei CA
19 Sprachen

24. Verbesserte Zusammenarbeit gemäß DocOps
Ziele von CA
Schneller Inhalte bereitstellen durch agile Prozesse
Qualität und Nutzwert der technischen Inhalte erhöhen
Zentrale Plattform für alle technischen Inhalte

25. Übersetzungsprozess
Die Wahl fiel auf die Kollaborationsplattform Atlassian Confluence
ergänzt durch die Scroll Add-ons.
AnalyticsSprachprüfungWeb-Zugriff
DocOps-Plattform bei CA

27. Quelle: https://wiki.ca.com/

28. DocOps-Plattform
Kunde
Automatisiertes Lektorat
Content-Management-
Funktionen
Collaborative Authoring
& Content Aggregator
Acrolinx
Unterstützt Autoren, den CA-
Sprachstandard einzuhalten
K15t Software
Versionskontrolle via Scroll Versions,
Export, Acrolinx-Anbindung
Lingotek
Übersetzungs-Workflow
Atlassian
Unternehmensweite Erstellung
und Bereitstellung von Inhalten

29. Autoren können
Regelverstöße direkt
korrigieren.

30. How CA Technologies Broke the Rules
The DocOps Approach to Agile Technical Content
https://youtu.be/2tMsmnZ7HWA
Mehr zu DocOps bei CA Technologies

31. Agile Software-Entwicklung mit häufigen Releases.
Kunden-Support und Technische Redaktion sind nicht getrennt.

32. DocOps @ K15t
Support-Prozess und Inhalteerstellung kombiniert

33. Kunde
1. Anfrage/Problem/Change Request geht ein
Anfrage / Change Request
erstellt
Support
wird geprüft von
in Zendesk oder JIRA
Individualproblem
in Zendesk
produktrelevant
in JIRA

34. Support + Entwickler
2. Klärung der Anfrage
Individualproblem
wird gelöst von
Kunde
informiert
produktrelevant
KB-Artikel
in Confluence
erstellen
Link an Kunden senden / Anfrage abschließen

35. 3. Wissensmanagement in der Knowledge Base
KB-Artikel
in ConfluenceSupport + Entwickler
Inhalte werden kontinuierlich verbessert
Tech Writer
sichtet und prüft

36. 4. Relevanz und Priorität für Produktdokumentation klären
KB-Artikel
in Confluence
Tech Writerfalls relevant für Iteration einplanen
Doku-Aufgabe
in JIRA
Support

37. 5. Produktdokumentation erstellen/publizieren
Tech Writer
Doku-Aufgaben
in JIRA
KB-Artikel
in Confluence
Hilfeinhalte
in neuester Version
veröffentlicht
Support
erstellt/ergänzt Inhalte
in Confluence

38. besprechen
Aufgaben
in JIRA
Hilfe + KB
in Confluence
Produkt
neueste Version
Prozesse
im Unternehmen
bewerten
6. Retrospektive zum Release
Tech WriterSupportEntwickler Product Owner
Verbesserungsmaßnahmen
als Aufgabe / Change Request in JIRA

39. Lessons Learned

40. Erfolgsfaktoren für DocOps
Chefetage einbinden
DocOps funktioniert nur mit Rückhalt des Managements
Agil agieren
Inhalte, Prozesse und Werkzeuge kontinuierlich verbessern
Regelmäßige Abstimmung
Retrospektiven, Stand-ups etc. zur Gewohnheit werden lassen
Teamwork
Spaß an der Arbeit und Erfolgserlebnisse schweißen zusammen

41. Erfolgsfaktoren für DocOps
Mehrfachrollen vermeiden
Gerade bei Kleinunternehmen sind Ressourcen begrenzt
Alte Prozesse/Systeme schnell ablösen
DocOps setzt Wandel in den Köpfen und eine Plattform voraus
Andere Prioritäten setzen
Etwa die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern
Feedback ermöglichen
um Nutzen zu erhöhen und Erfolge zu messen

42. Fazit
Viele Köche verderben den Brei?“
”
DocOps
Nein, im Gegenteil!

43. DocOps löst Silodenken auf
agile Prozesse
Rollenverständnis Kommunikation
Feedback
Content Collaboration
Analytics Automatisierung
DocOps
Blick aufs Ganze

44. info@k15t.com
@k15tsoftware
www.k15t.com
Heute: Martin
http://FV08.honestly.de
Fragen / Diskussion
Weitere Infos: www.k15t.com/docops