ShareConf 2017: Berechtigungen und Struktur mit Konzept aufbauen

SharePoint-Schwabe
Nutzen Sie alle Räume Ihrer SharePoint Villa bevor Sie anbauen!
Berechtigungen und Struktur
mit Konzept aufbauen
Thomas Maier
MCT, MCSE SharePoint, MCSA Office 365, MCTS Dynamics CRM

SharePoint-Schwabe
Thomas Maier
Leiter Collaboration & Consulting
Office 365, SharePoint, Dynamics CRM, Skype for Business

SharePoint-Schwabe
Bevor Sie Ihre
Struktur
aufbauen:
Was kann
SharePoint?
Was will ich
davon nutzen?

SharePoint-Schwabe

SharePoint-Schwabe
Wie funktioniert
SharePoint?

SharePoint-Schwabe
Server
Zusammenarbeit
Dokumenten-
management
Liste Bibliothek
Elemente
Elemente
Teamsite
Bibliothek Liste
Elemente
Teamsite
Bibliothek
Extranet
Server
Websitesammlung /
Site Collection
Inhalt einer Websitesammlung /
Site Collection

SharePoint-Schwabe
http://sharepoint.intern/dokumentenmanagement/marketing/veranstaltungen/vorlagen/bild.jpg
Server Websitesammlung Teamsite Teamsite Funktion Element
Wie erkenne ich die Struktur von meinem SharePoint?
vereinfachter Linkaufbau! Der Aufbau kann abweichen bei bestimmten Onpremise Umgebungen sowie bei SharePoint online

SharePoint-Schwabe
Abteilungsseite
Liste Bibliothek
Elemente
Elemente
Teamsite
Bibliothek Liste
Elemente
Teamsite
Vererbung

SharePoint-Schwabe
Abteilungsseite
Liste Bibliothek
Elemente
Elemente
Teamsite
Bibliothek Liste
Elemente
Teamsite
Vererbung
A, B, C

SharePoint-Schwabe
Abteilungsseite
Liste Bibliothek
Elemente
Elemente
Teamsite
Bibliothek Liste
Elemente
Teamsite
Vererbung
A, B, C
A, B, C

SharePoint-Schwabe
Abteilungsseite
Liste Bibliothek
Elemente
Elemente
Teamsite
Bibliothek Liste
Elemente
Teamsite
Vererbung
A, B, C
A, B, C, D

SharePoint-Schwabe
Abteilungsseite
Liste Bibliothek
Elemente
Elemente
Teamsite
Bibliothek Liste
Elemente
Teamsite
Vererbung
A, B, C
B, C, D

SharePoint-Schwabe
Abteilungsseite
Liste Bibliothek
Elemente
Elemente
Teamsite
Bibliothek Liste
Elemente
Teamsite
Vererbung
A, B, C, E
B, C, D

SharePoint-Schwabe
Entwickeln Sie
eine Struktur!

SharePoint-Schwabe
Firma
Telefonliste Urlaubskalender Blog Dokumente Vorlagen
Fahrtkosten
Reisekosten
Bonuszahlungen
Handbuch Projekt
Bibliothek
Liste
Umfrage
Organisationsgetriebene Struktur

SharePoint-Schwabe
Was ist nun
bereits schief
gelaufen?

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Erdgeschoss 1. Stock 2. Stock

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✓ Zentraler Platz für Badewannen, Fernseher und
Schlafzimmer
✓ Für jeden klares Konzept
✓ Schnelle Erstellung, da nur ein Stockwerk Wasser und
ein anderes TV Anschluss benötigt
✓ Gute Betreuungsmöglichkeit – wenn etwas am Wasser
gemacht werden muss, hat man nur eine Anlaufstelle
✓

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Der Nachbar sieht ja
in mein Bett
Jemand anders
benutzt mein WC
An meinem
Fernseher hat
jemand
rumgeschraubt

SharePoint-Schwabe
Was ist schiefgegangen?

SharePoint-Schwabe
Es wurde ein
Funktionsgetriebenes Modell
erschaffen, anstatt einem
Berechtigungsgetriebenen Modell

SharePoint-Schwabe
Abteilung XY
Telefonliste Urlaubskalender Blog Dokumente Vorlagen
Fahrtkosten
Reisekosten
Bonuszahlungen
Handbuch Projekt
Bibliothek
Liste
Umfrage

SharePoint-Schwabe
Wie kann ich es
besser machen?
1. Struktur
berechtigungs-
getrieben
aufbauen

SharePoint-Schwabe
Abteilung
Das sind wir
Veröffentlichte
Dokumente
Termine Intern
Dokumentbibliothek Projekt XY
Budgetplanung
Telefonliste Urlaubskalender

SharePoint-Schwabe
Wie kann ich es
besser machen?
2. Muss ich die
Berechtigung
wirklich überall
steuern wo ich
kann?

SharePoint-Schwabe
Websitesammlung
„Teamsite“
Liste Bibliothek
Datei
Datei
Teamsite
Bibliothek Liste
Elemente
Umfrage
Sites
Funktionen
& Apps
Elemente
Tipp:
Ordner

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X X

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Berechtigungen auf Site-Ebene vergeben –
nicht für Apps oder sogar einzelne Elemente und Dateien

SharePoint-Schwabe
Wie beginne ich
am Besten?
1. Struktur
planen
(Alles planen was sein könnte – auch
wenn es noch nicht umgesetzt wird)
Think big, start small…

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ExternIntern
Nutzer haben die
Möglichkeit
Dokumente
hochzuladen, aber
kein Löschen-Recht
Jede Abteilung hat
die Möglichkeit
Inhalte zu
Veröffentlichen.
Innerbetriebliche
Prozesse die jeder
Mitarbeiter bedienen
kann.
Inhalte, die verwaltet
werden. Der Benutzer
darf nur lesen.
Meine Firma
Intranet
Personalmanagement
und Business Apps
Abteilungen Dokumenten-Archiv
PL Demoumgebung
PL Kundenumgebung
Bereich zur
Zusammenarbeit, um
Dateien für Projekte
abzulegen.
Keine vorgegebene
Metadatenstruktur.
Berechtigungen
werden vom Site
Owner gesteuert.
Projekte und
Extranet
• Zentral
gesteuerte Inhalte
• News zur Firma
• Termine
• Geschäftszahlen
• Marketing-Bilder
• Vorlagen
• Urlaubsantrag
• Fahrtkosten
Beispiel
• Abteilungsleiter
oder eine von
ihm benannte
Person ist Site
Owner
• Informations-
verwaltungsricht-
linien
• Metadaten
• Portal um
Projekte
anzulegen
• Jeder Projektleiter
ist Site Owner

SharePoint-Schwabe
Wie beginne ich
am Besten?
2.
Berechtigungen
planen

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SharePoint Gruppe
AD GruppeVerschachtelung: Nur AD Gruppen, keine SP Gruppen
Gruppen anlegen

SharePoint-Schwabe
Gruppenname: „Marketing Redakteure -
Vollzugriff“

SharePoint-Schwabe
Gruppenname: „Marketing Redakteure“

SharePoint-Schwabe
Mitwirken
Kann Listenelemente und
Dokumente anzeigen, hinzufügen,
aktualisieren und löschen.
Entwerfen
Kann anzeigen, hinzufügen, aktualisieren,
löschen, genehmigen und anpassen
Lesen
Kann Seiten und Listenelemente
anzeigen und herunterladen
Vollzugriff
Verfügt über Vollzugriff
WSA
Berechtigungsstufen definieren
ggf. zusätzliche einrichten: z.B. Mitwirken ohne löschen

SharePoint-Schwabe
Wie beginne ich
am Besten?
3. Prototyp
bauen

SharePoint-Schwabe
Sites und Apps
vernünftig
benennen
Warum eine „Bibliothek“ in
SharePoint niemals „Bibliothek“
heißen sollte.

SharePoint-Schwabe
Zentrale
Navigation
nutzen

SharePoint-Schwabe
Farben nutzen?

SharePoint-Schwabe
IT
Business Skills
Management
& Leadership
Kaufmännisch
Trainingsarten:
✓ Präsenz-Schulungen
✓ Workshops &
Arbeitskurse
✓ Floorwalking
✓ Einzeltrainings
✓ E-Learning
✓ Blended Learning
Zielgruppen:
✓ Anwender
✓ PowerUser
✓ Administratoren
✓ Support-Mitarbeiter
✓ Entwickler
✓ MOC-Qualifizierungen
✓ Entscheider
Collaboration & Consulting

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Vielen Dank!
Feedback oder Themenwünsche?
t-maier@sharepoint-schwabe.de
Foliendownload
www.sharepoint-schwabe.de
Thomas Maier
MCT, MCSE SharePoint, MCSA Office 365, MCTS Dynamics CRM
• Was kann SharePoint und was
will ich davon nutzen?
• Wie funktioniert SharePoint?
• Struktur entwickeln
(nur unterbrechen wo es sein
muss, Struktur und
Unterbrechungen grafisch
darstellen)
• Gruppen anlegen
• Berechtigungsstufen anlegen
• Prototyp bauen

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