Vergabedokumentation und Vergabeakte

Web-Seminar Praxisratgeber Vergaberecht
Vergabedokumentation und Vergabeakte
Thomas Ferber
thomas@fachverlag-ferber.de
http://www.fachverlag-ferber.de

Thomas Ferber
Ich habe an der Technischen Universität Darmstadt Mathematik studiert und
1989 mit Diplom abgeschlossen.
Seit 2004 beschäftige ich mich intensiv mit dem Thema Vergaberecht. Als
langjähriger Key-Account-Manager für den Geschäftsbereich Forschung und
Lehre bei Sun Microsystems war ich mit den Sonderaufgaben Vergaberecht,
Wettbewerbsrecht und Korruptionsprävention betraut.
Mit dem 2010 gegründeten Fachverlag Thomas Ferber biete ich Fachbücher
und Fachseminare zum Thema Vergaberecht sowie Beratungsleistungen in der
Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren an. Die Seminar- und
Buchreihe "Praxisratgeber Vergaberecht" versteht es, das Thema Vergaberecht
aus dem Paragrafendschungel zu befreien und anschaulich und
realitätsbezogen darzustellen. Zu den Teilnehmern meiner Schulungen
gehören sowohl öffentliche Auftraggeber als auch Bieter.
Neben meinen offenen Schulungen bin ich als Dozent für
Vergaberechtsschulungen bei der Kyocera Academy in Meerbusch, beim
Behördenspiegel in Bonn und beim Kommunalen Bildungswerk in Berlin tätig.
Mit In-House-Seminaren biete ich öffentlichen Auftraggebern und
Unternehmen individuell zugeschnittene Seminare und Workshops an.
Außerdem arbeite ich als Kooperationspartner mit dem Bundesanzeiger Verlag
in Köln und Singer Preisprüfung in Hamburg zusammen.
Ich besitze langjährige Erfahrungen mit den zahlreichen Facetten des
Vergaberechts sowohl aus Auftraggeber- als auch aus Bietersicht. Um mein
Profl abzurunden, studiere ich aktuell Wirtschaftsrecht an der Universität des
Saarlandes in einem Master-Fernstudiengang.
http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 2

Beispiele aus dem Leben

Beispiel 1
VK Südbayern, 19.01.2009, Z 3 - 3 - 3194 - 1 - 39 - 11 / 08:
„Zunächst ist das vorliegende Vergabeverfahren wegen des
Verstoßes gegen das Transparenzgebot fehlerhaft, weil
sämtliche vorgetragene Feststellungen nicht hinreichend
nachvollziehbar begründet und ausreichend dokumentiert
sind.“

Beispiel 1
VK Südbayern, 19.01.2009, Z 3 - 3 - 3194 - 1 - 39 - 11 / 08:
„Der Vergabevermerk vom 20.11.2008 selbst weist außerdem
folgende Fehler auf:
1. Der Vergabevermerk ist nicht unterschrieben“
…
7. Punkt 3.6 des Vergabevermerks beruft sich ebenfalls lediglich auf
die Aussagen des Ingenieurbüros, eine Dokumentation der eigenen
Entscheidungsfndung / Begründung der Vergabestelle ist nicht
ersichtlich.

Beispiel 2 - Auftragswert
OLG Celle, 12. Juli 2007 - 13 Verg 6/07: „Wegen der Bedeutung
des Schwellenwertes ist es erforderlich, dass die Vergabestelle die
ordnungsgemäße Ermittlung des geschätzten Auftragswertes in
einem Aktenvermerk festhält. Der Vermerk muss erkennen lassen,
dass der Auftraggeber vor der Schätzung die benötigte Leistung
zumindest in den wesentlichen Punkten festgelegt hat. Die
Anforderungen an die Genauigkeit der Wertermittlung und der
Dokumentation steigen, je mehr sich der Auftragswert dem
Schwellenwert annähert.“

Beispiel 3 - Auftragswert
OLG Bremen vom 26.06.2009, Verg 3/2005:
„Der Vergabevermerk [..] enthält zwar die Angabe des
geschätzten Auftragswertes, erläutert diesen aber nicht, so dass
sich aus dem Vergabevermerk nicht ergibt, worauf diese
Schätzung beruht.
Angesichts der Wichtigkeit der Festlegung des Auftragswertes
für die Eröfnung des Primärrechtsschutzes unterliegen diese
Angaben der aus dem Transparenzgebot folgenden
Dokumentationspficht und müssen daher notwendiger
Bestandteil des Vergabevermerks sein.“

Beispiel 4 - Dokumentationsmängel
OLG Celle, Beschluss vom 11.02.2010, 13 Verg 16 / 09:
Dokumentationsmängel führen im Ergebnis dazu, dass das
Vergabeverfahren ab dem Zeitpunkt, in dem die Dokumentation
unzureichend ist, fehlerbehaftet und in diesem Umfang zu wiederholen
ist (OLG Düsseldorf, VergabeR 2004, 513, 514 m. w. N.. Portz in:
Ingenstau/Korbion, VOB 16. Auf. § 30 VOB/A Rdn. 4 f.).

Beispiel 4 - Dokumentationsmängel
Der [..] Vergabevermerk [..] genügt den inhaltlichen Anforderungen an
einen Vergabevermerk ebenfalls nicht. Zwar lässt er erkennen, welche
Nebenangebote von der Antragsgegnerin gewertet wurden und
enthält zumindest eine stichwortartige Begründung dafür. Danach
bleiben aber auch für einen mit der Sachlage des hiesigen Vergabeverfahrens
vertrauten Leser die Erwägungen der Antragsgegnerin bei der
Wertung, insbesondere bezüglich der Wertbarkeit der Nebenangebote,
weiterhin unklar. Auf welcher Grundlage die Auftraggeberin z. B. zu
dem Schluss gelangt ist, dass bei dem Nebenangebot Nr. 9 der Beigeladenen
eine Gleichwertigkeit gegeben sei, erschließt sich danach
nicht.

Zusammenfassung aus den Beispielen
● Transparenzgebot
● Ausreichend dokumentiert
● Nachvollziehbar begründet
● Unterschrift beim Vergabevermerk
● Eigene Entscheidungsfndung/-begründung

Grundsatz der Transparenz

§ 97 GWB Allgemeine Grundsätze
(1)Öffentliche Auftraggeber beschaffen Waren, Bau- und Dienstleistungen nach
Maßgabe der folgenden Vorschriften im Wettbewerb und im Wege
transparenter Vergabeverfahren.
(2)Die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren sind gleich zu behandeln, es sei
denn, eine Benachteiligung ist auf Grund dieses Gesetzes ausdrücklich
geboten oder gestattet.
(3)Mittelständische Interessen sind bei der Vergabe öffentlicher Aufträge
vornehmlich zu berücksichtigen. Leistungen sind in der Menge aufgeteilt
(Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben.
Mehrere Teil- oder Fachlose dürfen zusammen vergeben werden, wenn
wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. Wird ein Unternehmen,
das nicht öffentlicher Auftraggeber ist, mit der Wahrnehmung oder
Durchführung einer öffentlichen Aufgabe betraut, verpfichtet der
Auftraggeber das Unternehmen, sofern es Unteraufträge an Dritte vergibt,
nach den Sätzen 1 bis 3 zu verfahren

(2)Die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren sind gleich zu behandeln, es
sei denn, eine Benachteiligung ist auf Grund dieses Gesetzes ausdrücklich

(3)Mittelständische Interessen sind bei der Vergabe öfentlicher Aufträge
wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. Wird ein
Unternehmen, das nicht öffentlicher Auftraggeber ist, mit der Wahrnehmung
oder Durchführung einer öffentlichen Aufgabe betraut, verpfichtet der

§ 2 VOL/A Grundsätze
(1)Aufträge werden in der Regel im Wettbewerb und im Wege
transparenter Vergabeverfahren an fachkundige, leistungsfähige
und zuverlässige (geeignete) Unternehmen zu angemessenen
Preisen vergeben. Dabei darf kein Unternehmen diskriminiert
werden.
(2)Leistungen sind in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt
nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. Bei der Vergabe
kann auf eine Aufteilung oder Trennung verzichtet werden, wenn
wirtschaftliche oder technische Gründen dies erfordern.
(3)Die Durchführung von Vergabeverfahren lediglich zur
Markterkundung und zum Zwecke von Ertragsberechnungen ist
unzulässig.
(4)Bei der Vergabe sind die Vorschriften über die Preise bei
öffentlichen Aufträgen zu beachten.

§ 2 EG VOL/A Grundsätze
(1)Aufträge werden in der Regel im Wettbewerb und im Wege
transparenter Vergabeverfahren an fachkundige, leistungsfähige und
zuverlässige (geeignete) Unternehmen zu angemessenen Preisen
vergeben. Dabei darf kein Unternehmen diskriminiert werden.
vornehmlich zu berücksichtigen. Leistungen sind in der Menge
aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose)
zu vergeben. Mehrere Teil- oder Fachlose dürfen zusammen vergeben
werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern.
(3)Die Durchführung von Vergabeverfahren lediglich zur
Markterkundung und zum Zwecke von Ertragsberechnungen ist
unzulässig.
(4)Bei der Vergabe sind die Vorschriften über die Preise bei öffentlichen
Aufträgen zu beachten.

§ 2 VOB/A Grundsätze
(1)
1. Bauleistungen werden an fachkundige, leistungsfähige und
zuverlässige Unternehmen zu angemessenen Preisen in transparenten
Vergabeverfahren vergeben.
2. Der Wettbewerb soll die Regel sein. Wettbewerbsbeschränkende und
unlautere Verhaltensweisen sind zu bekämpfen.
(2)Bei der Vergabe von Bauleistungen darf kein Unternehmen diskriminiert
werden.
(3)Es ist anzustreben, die Aufträge so zu erteilen, dass die ganzjährige
Bautätigkeit gefördert wird.
(4)Die Durchführung von Vergabeverfahren zum Zwecke der
Markterkundung ist unzulässig.
(5)Der Auftraggeber soll erst dann ausschreiben, wenn alle
Vergabeunterlagen fertig gestellt sind und wenn innerhalb der
angegebenen Fristen mit der Ausführung begonnen werden kann.

§ 2 EG VOB/A Grundsätze
(1)
1. Bauaufträge werden an fachkundige, leistungsfähige sowie
gesetzestreue und zuverlässige Unternehmen zu angemessenen
Preisen in transparenten Vergabeverfahren vergeben.
2. Der Wettbewerb soll die Regel sein. Wettbewerbsbeschränkende und
unlautere Verhaltensweisen sind zu bekämpfen.
(2)Bei der Vergabe von Bauleistungen darf kein Unternehmen diskriminiert
werden.
(3)Es ist anzustreben, die Aufträge so zu erteilen, dass die ganzjährige
Bautätigkeit gefördert wird.
(4)Die Durchführung von Vergabeverfahren zum Zwecke der Markterkundung
ist unzulässig.
(5)Der Auftraggeber soll erst dann ausschreiben, wenn alle
Vergabeunterlagen fertig gestellt sind und wenn innerhalb der
angegebenen Fristen mit der Ausführung begonnen werden kann.

Die Regeln zur Dokumentation in den
Vergabeordnungen

VOB/A

§20 Abs. 1 S. 1 VOB/A Dokumentation
Das Vergabeverfahren ist zeitnah so zu dokumentieren, dass die
einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen, die
maßgebenden Feststellungen sowie die Begründung der einzel-nen
Entscheidungen in Textform festgehalten werden.

Diese Dokumentation muss mindestens enthalten:
1. Name und Anschrift des Auftraggebers,
2. Art und Umfang der Leistung,
3. Wert des Auftrags,
4. Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und Gründe für ihre
Auswahl,
5. Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe
für die Ablehnung,
6. Gründe für die Ablehnung von ungewöhnlich niedrigen Angeboten,
7. Name des Auftragnehmers und Gründe für die Erteilung des Zuschlags auf
sein Angebot,
8. Anteil der beabsichtigten Weitergabe an Nachunternehmen, soweit
bekannt,
9. bei Beschränkter Ausschreibung, Freihändiger Vergabe Gründe für die
Wahl des jeweiligen Verfahrens,
10.gegebenenfalls die Gründe, aus denen der Auftraggeber auf die Vergabe
eines Auftrags verzichtet hat.

Der Auftraggeber trifft geeignete Maßnahmen, um den
Ablauf der mit elektronischen Mitteln durchgeführten
Vergabeverfahren zu dokumentieren.

§20 Abs. 2 VOB/A Dokumentation
Wird auf die Vorlage zusätzlich zum Angebot verlangter
Unterlagen und Nachweise verzichtet, ist dies in der
Dokumentation zu begründen.

VOL/A

§ 20 VOL/A Dokumentation
Das Vergabeverfahren ist von Anbeginn fortlaufend zu doku-mentieren,
so dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die
einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen
Entscheidungen festgehalten werden.

§ 24 EG Abs. 1 VOL/A Dokumentation
so dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die

Die Dokumentation umfasst mindestens Folgendes:
a) den Namen und die Anschrift des öffentlichen Auftraggebers,
Gegenstand und Wert des Auftrags, der Rahmenvereinbarung
oder des dynamischen Beschaffungssystems,
b) die Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die
Gründe für ihre Auswahl,
c) die Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und
die Gründe für ihre Ablehnung,
d) die Gründe für die Ablehnung von ungewöhnlich niedrigen
Angeboten,

e) den Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die
Auswahl seines Angebots sowie - falls bekannt - den Anteil am
Auftrag oder an der Rahmenvereinbarung, den der
Zuschlagsempfänger an Dritte weiterzugeben beabsichtigt,
f ) bei nicht offenen Verfahren, Verhandlungsverfahren und
wettbewerblichen Dialogen die Gründe, die die Anwendung
dieser Verfahrens rechtfertigen,
g) gegebenenfalls die Gründe, aus denen die Auftraggeber auf die
Vergabe eines Auftrags, den Abschluss einer Rahmenverein-barung
oder die Einrichtung eines dynamischen Beschaffungs-systems
verzichtet haben,
h) die Gründe, aufgrund derer mehrere Teil- oder Fachlose
zusammen vergeben werden sollen,

i) die Gründe, warum der Gegenstand des Auftrags die Vorlage
von Eignungsnachweisen erfordert und warum in diesen Fällen
Nachweise verlangt werden müssen, die über Eigenerklärungen
hinausgehen,
j) die Gründe der Nichtangabe der Gewichtung der Zuschlags-kriterien.

VOF

§12 Abs. 1 VOF Dokumentation
sodass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die

§12 Abs. 2 VOF Dokumentation
a) den Namen und die Anschrift des Auftraggebers, Gegenstand und
Wert des Auftrags,
b) die Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die
Gründe für ihre Auswahl,
c)die Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die
Gründe für ihre Ablehnung,
d) die Gründe für die Ablehnung von ungewöhnlich niedrigen
Angeboten,
e) den Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die
Auswahl seines Angebots sowie - falls bekannt - den Anteil am
Auftrag, den der Zuschlagempfänger an Dritte weiterzugeben
beabsichtigt,
f )die Gründe für einen Verzicht auf die Vergabe eines bekannt
gemachten Auftrages

VSVgV

§ 43 Abs. 1 VSVgV Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten
Das Vergabeverfahren ist von Beginn an in einem Vergabevermerk
fortlaufend zu dokumentieren, um die einzelnen Stufen des
Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der
einzelnen Entscheidungen festzuhalten.

Der Vergabevermerk umfasst zumindest:
1. den Namen und die Anschrift des öffentlichen Auftraggebers, Gegenstand und Wert
des Auftrags oder der Rahmenvereinbarung,
2. die Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Auswahl,
3. die Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre
Ablehnung,
4. die Gründe für die Ablehnung von ungewöhnlich niedrigen Angeboten,
5. den Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die Auswahl seines Angebots
sowie, falls bekannt, den Anteil am Auftrag oder an der Rahmenvereinbarung, den der
Zuschlagsempfänger an Dritte weiterzugeben beabsichtigt oder verpfichtet ist
weiterzugeben,
6. beim Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb und wettbewerblichen
Dialog die in dieser Verordnung jeweils genannten Umstände oder Gründe, die die
Anwendung dieser Verfahren rechtfertigen; gegebenenfalls die Begründung für die
Überschreitung der Fristen gemäß § 12 Absatz 1 Nummer 2 Buchstabe a Satz 2 und
Nummer 3 Buchstabe b Satz 3 sowie für die Überschreitung der Schwelle von 50
Prozent gemäß § 12 Absatz 1 Nummer 3 Buchstabe a,

7. gegebenenfalls die Gründe, aus denen die Auftraggeber auf die Vergabe
eines Auftrags oder den Abschluss einer Rahmenvereinbarung verzichtet
haben,
8. die Gründe, aufgrund derer mehrere Teil- oder Fachlose zusammen
vergeben werden sollen,
9. die Gründe, warum der Gegenstand des Auftrags die Vorlage von
Eigenerklärungen oder von Eignungsnachweisen erfordert,
10.die Gründe der Nichtangabe der Gewichtung der Zuschlagskriterien,
11.gegebenenfalls die Gründe, die eine über sieben Jahre hinausgehende
Laufzeit einer Rahmenvereinbarung rechtfertigen, und
12.die Gründe für die Ablehnung von Angeboten.

§ 43 Abs. 3, Abs. 4 VSVgV Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten
(3)Die Auftraggeber müssen geeignete Maßnahmen treffen, um den
Ablauf der mit elektronischen Mitteln durchgeführten Vergabe-verfahren
zu dokumentieren.
(4)Auf Ersuchen der Europäischen Kommission müssen die Auftrag-geber
den Vermerk in Kopie übermitteln oder dessen wesentlichen
Inhalt mitteilen.

SektVO

§ 32 SektVO
a)Auftraggeber sind verpfichtet, sachdienliche Unterlagen über
jede Auftragsvergabe zeitnah zu erstellen und die
Entscheidungen über die Auswahl der Unternehmen und die
Auftragsvergabe, die Wahl des Verhandlungsverfahrens ohne
vorherige Bekanntmachung und die Nichtanwendung der
Vergabevorschriften nachvollziehbar zu dokumentieren.
b)Die sachdienlichen Unterlagen sind für mindestens vier Jahre ab
Auftragsvergabe aufzubewahren. Der Kommission sind auf
deren Verlangen die erforderlichen Auskünfte zu erteilen.

Verpflichtung zur Dokumentation

Transparenz des Vergabeverfahrens
Die Verpfichtung, dass der öfentliche Auftraggeber den Gang und die
wesentlichen Entscheidungen des Vergabeverfahrens dokumentiert,
dient der Transparenz des Vergabeverfahrens (§ 97 Abs. 1 GWB) und soll
es sowohl für die Nachprüfungsinstanzen als auch für die Bieter
überprüfbar machen.

Zeitnahe und fortlaufende
Dokumentation

Zeitnah und fortlaufend
Es genügt dabei nicht, dass der Vergabevermerk erst nach Abschluss
des Vergabeverfahrens und Zuschlagserteilung vorliegt. Vielmehr muss
die Dokumentation aus Gründen der Transparenz und Überprüfbarkeit
zeitnah erfolgen und laufend fortgeschrieben werden.

Zeitnah und fortlaufend
OLG Düsseldorf, 17.03.2004, VII - Verg 1 / 04:
Bedeutung und Funktion des Vergabevermerks würden entwertet,
wenn man dem öfentlichen Auftraggeber gestattet, den von ihm
geschuldeten zeitnahen Vergabevermerk im Nachhinein zu erstellen.
Dadurch würde nicht nur die Transparenz des Vergabeverfahrens
beeinträchtigt, deren Verwirklichung gerade auch die Pficht des
Auftraggebers zur zeitnahen Dokumentation des Vergabeverfahrens
und der in seinem Verlauf getrofenen Entscheidungen nebst
Begründung dient.

Anforderungen an die Dokumentation

Anforderungen
[..] müssen die einzelnen Stufen des Verfahrens, die maßgeblichen
Feststellungen und die Begründung der einzelnen Entscheidungen
erfasst werden. Die im Vergabevermerk enthaltenen Angaben und die
in ihm mitgeteilten Gründe für die getrofenen Entscheidungen müssen
so detailliert sein, dass sie für einen mit der Sachlage des jeweiligen
Vergabeverfahrens vertrauten Leser nachvollziehbar sind [..]

Anforderungen an Vergabevermerk
OLG Bremen, Beschluss vom 14.04.2005 – Verg 1/2005:
Der Vergabevermerk muß vielmehr die Anforderungen erfüllen, die im
Rechtsverkehr an einen Aktenvermerk gestellt werden. Dazu gehört
neben dem Datum auch die Unterschrift des Ausstellers. Ohne diesen
Inhalt entbehrt der Vergabevermerk seiner Verbindlichkeit als Urkunde,
die Beweisfunktion haben soll

VK Baden-Württemberg, Beschluss vom 14.11.2013, 1 VK 37 / 13:
Die Dokumentation einer Wertung muss so ausführlich sein, dass für
einen außenstehenden fachkundigen Dritten bei Kenntnis des Angebotsinhalts,
der Ablauf des Vergabeverfahrens sowie sein materieller Inhalt
deutlich erkennbar und nachvollziehbar ist. Tatsachen und Überlegungen,
die die in Aussicht genommene Zuschlagsentscheidung
tragen, müssen vollständig, wahrheitsgemäß und verständlich festgehalten
werden. Aufgrund der Dokumentation müssen die Rechts-mittelinstanzen
den Gang des Vergabeverfahrens nachvollziehen und
kontrollieren können.

VK Hessen, 12.02.2008, 69 d - VK - 01 / 2008:
Die Vergabestelle hat aber im Rahmen der von ihr vorgenommenen
Wertung den Transparenzgrundsatz verletzt. [..] Darüber hinaus ist aus
dem in dem Vergabevermerk dokumentierten Wertungsvorgang auch
nicht ersichtlich und nachvollziehbar, wie die konkrete Wertung der
eingereichten Unterlagen und der Präsentation durchgeführt wurde.
Insbesondere ist nicht klar, wie es zu den einzelnen konkreten
Punktvergaben in Bezug auf die Auftragskriterien und Unterkriterien
kam. Diesbezüglich fehlt es an einer nachvollziehbaren Begründung.
Dadurch ist die Wertung der Angebote untereinander nicht vergleichbar.

Dokumentationspflicht zwingt nicht zu Förmelei
VK Bund, 30.10.2006, VK 2 - 71 / 06:
Eine Begründung in Form einer Wiederholung der Vorgaben der
Verdingungsunterlagen stellt eine reine Förmelei dar, die keinen
Erkenntnisgewinn mit sich bringt (s. auch Vergabekammer des Bundes,
Beschluss v. 11. August, VK 3 – 85/05; Beschluss v. 19. September 2003, VK
1 – 77/03). Sie führt zudem auch zu einer nicht zu rechtfertigenden
Belastung der Vergabestelle, die sich im Regelfall einer Vielzahl von
Angeboten gegenübersieht. Werden die Voraussetzungen erfüllt, könnte
die Ag sogar einfach "ja" vermerken.

Dokumentation - separate Schriftstücke
VK Bund, 26.02.2007, VK 2 - 9 / 07:
Ausreichend ist es vielmehr, wenn eine durchgängige Dokumentation in
Form separater Schriftstücke die einzelnen Stufen des Verfahrens, die
maßgeblichen Feststellungen sowie die Begründungen für die
getrofenen Entscheidungen nachvollziehbar wiedergibt [..]

Eigenverantwortlich

Eigenverantwortlichkeit
VK Sachsen, 01.03.2004, 1 / SVK / 005 - 04:
Zu des Eigenaufgaben gehört es aber auch, dass der Auftraggeber die
eigentliche Bewertung der Angebote nicht vollständig in die Hände
dieses Dritten legt, sondern diese Bewertung sich auch nachvollziehbar
zu eigen machen muss [..].

VK Lüneburg, 24.10.2003, 203 - VgK - 30 / 2003:
Die Vergabeakte erweckt im übrigen den Eindruck, dass der
Auftraggeber sich im gesamten Vergabeverfahren nahezu wie ein
Unbeteiligter verhalten hat. [..]
Der Auftraggeber hat somit im streitbefangenen Vergabeverfahren mit
Ausnahme der Bevollmächtigung des Planungsbüros [..] keine ihm
obliegende Entscheidung getrofen.

VK Lüneburg, 24.10.2003, 203 - VgK - 30 / 2003:
Der Auftraggeber hat außerdem entgegen § 30 VOB/A versäumt,
wichtige Verfahrensschritte zu dokumentieren, so dass insbesondere
die Berücksichtigung und der Ausschluss von Angeboten sowie die
Angebotswertung selbst gemessen an den Vorgaben des
Transparenzgebotes gem. § 97 Abs. 1 GWB nicht hinreichend
nachvollziehbar sind.

VK Baden-Württemberg, 21.05.2001, 1 VK 7 / 01:
Ein Vergabefehler ist in diesem Zusammenhang allerdings darin zu
sehen, dass sich die Vergabestelle selbst ganz ofensichtlich nicht
eingehend mit der Angebotswertung und dem Vergabevorschlag
befaßt hat, um sich ein eigenes Bild zu verschafen, [..] In den
Vergabeakten ist an keiner Stelle dokumentiert, dass die Vergabestelle
eigene Erwägungen angestellt hat.

VK Baden-Württemberg, 21.05.2001, 1 VK 7 / 01:
Sie [Vergabestelle] trägt die ausschließliche und unteilbare
Verantwortung dafür, dass die Grundsätze der Vergabe, vor allem der
Grundsatz des Wettbewerbs gewahrt werden (OLG Düsseldorf,
Beschluss v. 18.10.200, Verg 3/00). Auch wenn dies in der VOB/A im
Gegensatz zur VOL/A nicht speziell geregelt ist, handelt es sich hierbei
um einen tragenden Grundsatz, der auch bei der Vergabe von
Bauleistungen zu beachten ist (Daub/Eberstein, Kommentar zur VOL/A,
§ 2 Rdn. 39).

OLG München, 15.07.2005, Verg 14 / 05:
Die Einschaltung von Planungs- oder Projektsteuerungsbüros ist in der
Praxis zur Unterstützung der öfentlichen Auftraggeber auch üblich.
Der Sachverständige darf aber nur zur Unterstützung des öfentlichen
Auftraggebers eingesetzt werden; er kann also den dem
Vergabeverfahren zugrunde liegenden Sachverhalt kaufmännisch,
technisch oder juristisch aufbereiten. Entscheiden darf er aber nicht; die
Kernkompetenz muss beim Auftraggeber verbleiben. Darum darf er
zwar die Wertungsentscheidung vorbereiten, er darf sie aber nicht
selbst trefen; dies ist alleinige Aufgabe des Auftraggebers [..]

OLG München, 15.07.2005, Verg 14 / 05:
Eine Wertung, die nicht der Auftraggeber selbst durchgeführt hat,
verstößt gegen das Transparenzgebot sowie gegen den
Wettbewerbsgrundsatz und ist deshalb rechtswidrig. Eine Vergabe hat
erst dann zu erfolgen, wenn die Wertung korrekt durch den
Auftraggeber erfolgt ist.

Nachträgliche Dokumentation

Nachgeschobene Dringlichkeitsgründe
VK Sachsen, 10.02.2012, 1 / SVK / 001 – 12:
Die Rechtsprechung zur Möglichkeit des Nachschiebens von
Gründen im Vergabenachprüfungsverfahren ist umstritten:
Überzeugend ist aber insoweit der obergerichterlichen
Rechtsprechung. So vertritt das OLG Düsseldorf (B. v. 17.3.2004 -
Az.: VII - Verg 1/04) die Ansicht, dass eine Heilung von
Dokumentationsmängeln nicht zulässig sei. Eine Ausnahme sei
nur für solche Umstände möglich, die dem Auftraggeber erst im
Laufe des Nachprüfungsverfahrens bekannt werden [..].

Nachgeschobene Dringlichkeitsgründe
VK Sachsen, 10.02.2012, 1 / SVK / 001 – 12:
Sinn und Zweck der Dokumentationspfichten des Auftraggebers
sei es, das Verfahren objektiv transparent und überprüfbar zu
machen. Bedeutung und Funktion des Vergabevermerks würden
entwertet, würde man dem Auftraggeber gestatten, den
Nachweis für ein Vorgehen, das hätte dokumentiert werden
müssen, nachträglich zu führen (OLG München, B. v. 21.08.2008 -
Az.: Verg 13/08)

Konsequenzen

Wiederholen des Vergabeverfahrens
VK Hessen, 12.02.2008, 69 d - VK - 01 / 2008:
Die Vergabestelle hat die Wertung daher nicht ausreichend in dem
Vergabevermerk dokumentiert. [..] Die nicht vorliegende hinreichend
detaillierte und nachvollziehbare Dokumentation führt sowohl aus der
Sicht der Mitbewerber als auch aus der Sicht der Nachprüfungsorgane
dazu, dass die Wertung nicht nachvollzogen und festgestellt werden
kann, ob die Vergabestelle eine sachliche richtige Entscheidung getrofen
hat.
Die Vergabestelle ist daher zu verpfichten, das Vergabeverfahren ab dem
Zeitpunkt der Präsentation zu wiederholen und eine ordnungsgemäße
Wertung vorzunehmen, die den Ausführungen in diesem Beschluss
entspricht.

Wiederholen des Vergabeverfahrens
OLG Frankfurt a.M., 28.11.2006, 11 Verg 4 / 06:
Dokumentationsmängel im Vergabeverfahren können dazu führen, dass
das Verfahren wiederholt werden muss. [..]
Die Mängel können deshalb nur durch eine Wiederholung des
Vergabeverfahrens ab der Präsentation und durch eine umfassende und
aufschlussreiche Dokumentation geheilt werden, die die
ausschlaggebenden Entscheidungen und die für sie sprechenden
Erwägungen hinreichend genau erkennen und nachvollziehbar werden
lässt.

Dokumentation
VK Bund, 26.02.2007, VK 2 - 9 / 07:
Ausreichend ist es vielmehr, wenn eine durchgängige Dokumentation in
Form separater Schriftstücke die einzelnen Stufen des Verfahrens, die
maßgeblichen Feststellungen sowie die Begründungen für die
getrofenen Entscheidungen nachvollziehbar wiedergibt [..]

Zusammenfassung

Zusammenfassung
● Eigenverantwortlichkeit des Auftraggebers
● Zeitnahe Dokumentation
● Chronologisches Abfassen der einzelnen
Vergabeschritte
● Startet bereits mit der Vorbereitung der
Ausschreibung
● Datum und Unterschrift
● Entscheidungen und Begründungen

Checkliste

Dokumentation - Vorbereitung der Ausschreibung
● Ermittlung des Bedarfs
● Schätzung des Auftragswertes
● Auswahl der Vergabeart (freihändige Vergabe,
beschränkte Ausschreibung, nicht offenes Verfahren,
Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog)
● Begründung der Losgrößen bzw. Verzicht auf die
losweise Vergabe
● Zuschlagskriterien und deren Gewichtung
● Gründe für besondere Dringlichkeit

Dokumentation - Vorbereitung der Ausschreibung
● Begründung für eine nicht-produktneutrale
Ausschreibung
● Begründung für besondere Eignungsanforderungen
● Auftragsgegenstand: Begründung für besondere
Eigenschaften

Dokumentation - im Vergabeverfahren
● Welche Unternehmen haben die
Ausschreibungsunterlagen angefordert?
● Wann wurden die Ausschreibungsunterlagen
versendet?
● Wann wurden von welchen Bietern welche
Bieterfragen gestellt? Wann wurden wem welche
Antworten gegeben?
● Wann wurden welche Rügen von welchen Bietern
erteilt, wann wurde wie reagiert?

Dokumentation - im Vergabeverfahren
● Begründung der Bewerberauswahl bei
vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb.
● Dokumentation von Aufklärungsgesprächen und
Präsenationen
● Im Verhandlungsverfahren: Dokumantation der
Verhandlungen und der Zwischenergebnisse

Dokumentation - Eingang der Angebote
● Wann gingen welche Angebote ein?
● Waren die Angebote ordnungsgemäß verschlossen?
● Waren die Angebote vollständig?
● Vieraugenprinzip?

Dokumentation - Wertung der Angebote
● Ergebnisse der formalen Prüfung
● Ergebnisse der Eignungsprüfung
● Ergebnisse der Prüfung der Angemessenheit der
Preise
● Ergebnisse der Prüfung der Zuschlagskriterien
● Nachforderung von Erklärungen

Dokumentation – Abschluss
● Wann wurde wem welches Informationsschreiben zur
beabsichtigen Zuschlagserteilung zugesendet?
● Zuschlagserteilung
● Gründe für die Aufhebung des Vergabeverfahrens
● Wann wurden welche Rügen von welchen Bietern
erteilt, wann wurde wie reagiert?

Seminare Praxisratgeber Vergaberecht

Web-Seminare zum Vergaberecht
www.fachverlag-ferber.de/webseminare-praxisratgeber-vergaberecht.html
Alle Termine unter www.fachverlag-ferber.de/webseminare-termine.html

Web-Seminare zum Vergaberecht
Fr. 19.09.2014, 10:00 - 11:00 Uhr Verhandlungsverfahren
Fr. 26.09.2014, 10:00 - 11:00 Uhr Wettbewerblicher Dialog
Fr. 17.10.2014, 10:00 - 11:00 Uhr Grundlagen des Vergaberechts
Fr. 24.10.2014, 10:00 - 11:00 Uhr SektVO
Fr. 31.10.2014, 10:00 - 11:00 Uhr VOL/A
Fr. 07.11.2014, 10:00 - 11:00 Uhr VOB/A
Fr. 14.11.2014, 10:00 - 11:00 Uhr VOF
Fr. 21.11.2014, 10:00 - 11:00 Uhr VSVgV
Fr. 05.12.2014, 10:00 - 11:00 Uhr Angebotsfrist und Fristverkürzungen bei VOL/A-Ausschreibungen
Alle Termine unter www.fachverlag-ferber.de/webseminare-termine.html

Seminare

Seminare im September und Oktober 2014
September:
16.09.2014 Darmstadt: Einführung in das Vergaberecht
17.09.2014 Darmstadt: Bieterstrategien
Oktober:
09.10.2014 Berlin: IT-Vergabe
14.10.2014 Darmstadt: Einführung in das Vergaberecht
15.10.2014 Darmstadt: Wertungskriterien und Bewertungsmatrizen
Alle Seminartermine unter http://fachverlag-ferber.de/terminübersicht.html

Seminare im November 2014
November:
04.11.2014 in Dortmund, Einführung in das Vergaberecht
05.11.2014 in Dortmund, IT-Vergabe
06.11.2014 in Dortmund, Bieterstrategien
11.11.2014 in München, Einführung in das Vergaberecht
12.11.2014 in München, Wertungskriterien und Bewertungsmatrizen
www.fachverlag-ferber.de/seminar-it-vergabe.html
Alle Seminartermine unter www.fachverlag-ferber.de/terminübersicht.html

Seminare im Dezember 2014
Dezember:
09.12.2014 in Stuttgart, Einführung in das Vergaberecht
10.12.2014 in Stuttgart, Bieterstrategien
16.12.2014 in Darmstadt, Einführung in das Vergaberecht
17.12.2014 in Darmstadt, IT-Vergabe
www.fachverlag-ferber.de/seminar-bewertungsmatrizen.html
Alle Seminartermine unter www.fachverlag-ferber.de/terminübersicht.html

Praxisratgeber Vergaberecht - Bücher

ISBN 978-3-942766-03-6
Praxisratgeber Vergaberecht
Fristen im Vergabeverfahren
3. erweiterte und aktualisierte Aufage, Sept. 2013
742 + xii Seiten, 215 Abbildungen, 50 Tabellen
Hardcover
69,- Euro (inkl. MwSt.)

Fristen im Vergabeverfahren

Vielen Dank!
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Thomas Ferber
thomas@fachverlag-ferber.de
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