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© FIR e. V. an der RWTH Aachen
©AndreasHorsky
Best Practices für die Auswahl eines Instandhaltungsplanungs- und
-steuerungssytems (IPS-System) nach dem 3PhasenKonzept
Frederick Birtel, Leiter Competence-Center Instandhaltung am FIR an der RWTH Aachen
Aachen, 14.05.2020
© FIR e. V. an der RWTH Aachen
Q&A4
Zusammenfassung & Fazit3
Das "3PhasenKonzept" zur Auswahl eines IPS-Systems2
Vorstellung Cluster & FIR an der RWTH Aachen1
Agenda
2
© FIR e. V. an der RWTH Aachen
Am RWTH Aachen Cluster Smart Logistics werden Lösungen für digital
vernetzte Unternehmen gemeinsam entwickelt und angeboten
3
• Mehr als 350 Forscher / Berater / Data Scientisten & Entwickler
• Mehr als 70 immatrikulierte Mitglieder
• Mehr als 500 Kunden und Partner in laufenden Projekten
• Mehr als 250 Projekte pro Jahr
• Mehr als 20 Spin-Offs
Mitglieder und Projektpartner
(Auszug)
Engineering Digital Business
Managing Digital Transformation
Next Level Information
Logistics
The next Generation
of Business Applications
Realize Digital Transformation
Innovation
Labs
Demofabrik
• Mehr als 50 wissenschaftliche Mitarbeiter
• Mehr als 50 p.a. öffentlich geförderte Projekte
• Mehr als 80 p.a. Projekte mit Kunden aus Wirtschaft und Industrie
• Dienstleistungsmanagement, Produktionsmanagement,
Informationsmanagement, Business Transformation
Direktor
Prof. Dr. Günther Schuh
Geschäftsführer
Prof. Dr. Volker Stich
© FIR e. V. an der RWTH Aachen
Das FIR Competence-Center Instandhaltung bietet seit 30 Jahren ein breites
Angebot zu Forschung, Beratung, Weiterbildung und Netzwerken an
4
CCIH
© FIR e. V. an der RWTH Aachen
Das FIR Competence-Center Instandhaltung bietet seit 30 Jahren ein breites
Angebot zu Forschung, Beratung, Weiterbildung und Netzwerken an
5
CCIH
Weiterbildung
• Chief Maintenance Manager –
Instandhaltung für Entscheider
• LEI Seminar
Lean Maintenance
• Planung & Steuerung (DispoOffshore)
• Industrie 4.0 (Smart Maintenance)
• Condition monitoring (KiZO)
• Identifying digital technologies (ScaleUp!)
Forschung
• Organisationsentwicklung (IH-Check)
• Instandhaltungsstragie (FMEA-Analyser)
• CMMS-Auswahl (3Phasen-IT-Auswahl)
• Smart Maintenance Roadmap
BeratungNetzwerk
• Arbeitskreis Instandhaltung in der
Euregio
• 4.OPMC & VDI Fachausschuss
Instandhaltung & WVIS
• Konferenz- und Messeauftritte
© FIR e. V. an der RWTH Aachen
Q&A4
Zusammenfassung & Fazit3
Vergabe2.3
Auswahl2.2
Analyse2.1
Das "3PhasenKonzept" zur Auswahl eines IPS-Systems2
Vorstellung Cluster & FIR an der RWTH Aachen1
Agenda
6
© FIR e. V. an der RWTH Aachen
 Persönliche Empfehlung
 Freie Suche
 Gezielte Analyse
Herausforderungen bei der Auswahl des „richtigen“ IPS-/CMM-Systems
7
Typische Verfahren der Softwareauswahl
Anbieter- und Begriffsvielfalt
 Großes Angebot
 Hohe Dynamik des Angebots
Fusionen, Übernahmen, Insolvenzen,
Technologische Trends, funktionelle,
Weiterentwicklungen, …
 Begriffsvielfalt
Serviceplan, Wartungsplan, …
1) 2) 3) 4)
Kostenbeeinflussung
100%
0%
80%
20%
Kostenentstehung
Möglichkeit zur
Beeinflussung der
Gesamtkosten
1) Vorauswahl 2) Endauswahl 3) Implementierung 4) Nutzung
Unterschiedliche Preismodelle und
Leistungsumfänge
Anlagenverwaltung
Ressourcen-
verwaltung
Arbeitsplan
Auftrags-
abwicklung
Zyklische
Maßnahmen
Material-
wirtschaft
Management-
funktionen
Die Auswahl eines anforderungsgerechten IT-Systems erfordert eine systematische Analyse der eigenen Anforderungen
(Unternehmenssituation) und der angebotenen Systeme (Marktsituation)
© FIR e. V. an der RWTH Aachen
Das 3PhasenKonzept zur Auswahl und Einführung von IT-Systemen
8
 Vertragsverhandlungen
 Prozessoptimierung
 Implementierungsbegleitung
Vergabe
Auswahl
 Lastenhefterstellung
 Ausschreibung
 Systempräsentationen
Analyse
 Projekteinrichtung
 Prozess- und IT-Analyse
 Prozess- und IT-Konzeption
© FIR e. V. an der RWTH Aachen
Q&A4
Zusammenfassung & Fazit3
Vergabe2.3
Auswahl2.2
Analyse2.1
Das "3PhasenKonzept" zur Auswahl eines IPS-Systems2
Vorstellung Cluster & FIR an der RWTH Aachen1
Agenda
9
© FIR e. V. an der RWTH Aachen
Analyse: Von der groben Prozess- und Systemlandschaft zu einer detaillierten
Konzeption der Sollprozesse
10
Grobaufnahme der
IST-Prozesslandschaft
Grobaufnahme der
IST-Systemlandschaft
Grobentwurf der SOLL-
Prozess-/Systemlandschaft
 Abschätzung der
Prozessvielfalt
 Einschätzung der zu
beteiligenden
Organisationseinheiten
 Eindruck in bestehende
Systemkomplexität
 Identifikation elementarer
Schnittstellen
 Ableich der Zielvision mit
allen Beteiligten
Erste Arbeitsschritte Ziel
© FIR e. V. an der RWTH Aachen
Praxisbeispiel: Identifikation von Schwachstellen in der IST-Prozesslandschaft
11
ProduktionInstandhaltungSystemMedien
Start
Prüfen, ob
Wiederholarbeit zur
Durchführung
ansteht
Wiederholarbeit auf
Zuruf
(ereignisorientiert)
Alle Ressourcen
verfügbar?
ja
Maschine
verfügbar?
ja
Maschinen-
verfügbarkeit mit
Produktion
absprechen
Freigabe durch
Produktion einholen
Ressourcen planen
und organisieren
Wiederholarbeiten
durchführen
nein
Wiederholarbeit vollständig
erfolgreich durchgeführt?
Wiederholarbeit fertig
melden gegenüber
Produktion und ggf.
von Produktion
gegenzeichnen lassen
ja
nein
Neuen/nächsten
Termin für
Wiederholarbeit
eintragen
Dokumente / Akten
pflegen (inkl.
Einscannen des
unterschriebenen
Wiederholarbeits-
plans)
Ende
WBTSAN BEC
Akte/
technische Zeichnung
Produktionsplan
Terminplan
absprechen
Produktionsplan
Wartungsbericht
Fremdfirma
Nein
WBTSAN
Wiederholarbeitsplan
(ausgedruckt)
TSB P&I
Anwesenheitssplan (Excelliste),
Infos über Urlaub und
Krankheit der MA
Fremdfirmen-
koordination
ETLAS400
ja
Absprache mit
Produktion
notwendig?
Ist ein
Erlaubnisschein
notwendig?
Erlaubnisschei
nverfahren
ja
nein
Mündliche Absprache MailErlaubnisschein
(zweifache Ausführung)
nein
Erlaubnisscheinmündlich Unterschriebener
Wiederholarbeitsplan
(ausgedruckt)
ELO
AktePLT
WICHTIG: Bei der Soll-Prozessdefinition ist
dieser Schritt weiter auszudetaillieren
Es existieren diverseSchwarzlager,
in denen Ressourcen vorhanden
sein können. Hoher zeitlicher
Aufwand zur Suche
Hinweis: zum Teil werden
Wiederholarbeiten auch
„komplett“ von externen
Dienstleistern durchgeführt“
Vielzahl an Systemen, man muss
„zu Fuß durch sämtliche
Systeme“ à keineAutomatik
Unnötiger Aufwand durch
Mehrfachpflege gleicher
Informationen
 Möglichkeit prüfen ob
nicht komplett digital
Meldung durch Produktion, dass
Wartungsintervall abgelaufen (Spezialfall:
Kräuselwartung, Umreifungsköpfe)
Abh. Von der Art der Widerholarbeit ist
teilweise gegenzeichnen notwendig,
teilweise nicht
Absprache mit Produktion funktioniert nicht gut,
Produktion gehtvor (Grund: sehr kurzfristige
Produktionsaufträge, Störungen o.Ä. reduzieren die
die Planbarkeit massiv  Produktionsplanung
häufig nicht einmaleine Wocheim Voraus möglich)
Produktionsplanung wird durch Logistik und
Produktion erstellt (Instandhaltung in diesem
Planungsprozess nicht involviert)
Nicht Teil der weiteren
Betrachtung
 Vielzahl an Systemen
 Man muss „zu Fuß“
durch die System
(keine Verknüpfung)
 Es existieren diverse
Schwarzlager
 Eingeschränkter Überblick
über vorhandenen Ressourcen
 Produktionsplanung von Produktion und
Logistik erstellt (IH nicht involviert)
 Kurzfristige Produktionsaufträge und
Störungen reduzieren Planbarkeit
massiv
 Mehrfachpflege gleicher Informationen
(Einscannen von Dokumenten / Akten)
 Unnötiger Aufwand für Mitarbeiter
Für die effektive Ableitung einer verbesserten SOLL-Prozess- und Systemlandschaft müssen die Prozesse über alle betroffenen
Organisationseinheit aufgenommen und insbesondere Schnittstellen sauber definiert werden
© FIR e. V. an der RWTH Aachen
ProduktionInstandhaltungSystemMedien
Start
Wiederholarbeit als
IH-Auftrag erfassen
und annehmen
Freigabe für die
Wiederholarbeit durch
Produktion einholen
Wiederholarbeiten
durchführen
Wiederholarbeit vollständig
erfolgreich durchgeführt?
Wiederholarbeit fertig
melden gegenüber
Produktion und ggf.
von Produktion
gegenzeichnen lassen
ja
Nach Freigabe
neuen Termin
automatisch
fortschreiben
Ende
IPS
Akte/
technische Zeichnung
Wartungsbericht
Fremdfirma
IPSIPS
P&I
Ist ein Erlaubnisschein/
Arbeitsgenehmigung
notwendig?
Erlaubnis-
schein-
verfahren
ja
nein
Erlaubnisschein/Arbeitsgenehmigung
(zweifache Ausführung)
nein
Erlaubnisschein/
Arbeitsgenehmigung
Unterschriebener
und ausgefüllter Wiederholarbeitsplan
(ausgedruckt)
AktePLT
Personal planen
(ggf. Externe)
Material planen
(ggf. Ersatzteile
beschaffen)
Verfügbarkeit der Maschine / Anlage mit
Produktion abklären (ggf. Termin vereinbaren)
und Erlaubnisschein/Arbeitsgenehmigung
beantragen
IPS
Produktionsplanung
IPS IPS
Erlaubnisschein/Arbeitsgenehmigung
(zweifache Ausführung)
IPS IPS
Unausgefüllter
Arbeitsauftrag/
Wiederholarbeitsplan (optional)
IPS
Durchgeführte
Wiederholarbeit
dokumentieren
IPS
ELO
Technische
Störung
entdeckt?
Technische
Störung
ja
nein
nein
PLS
ELO
- System meldet, dass eine Wiederholarbeit mit
bestimmter Fristigkeit bevorsteht
- System meldet Wiederholarbeit auf Grundlage
der geleisteten Produktionsstunden
- Mittels AKZ und Gewerk kann identifiziert
werden, ob ggf. Wiederholarbeiten im Zugevon
anderen Arbeiten (Technische Störung, Prüfung
etc.) durchgeführt werden können
- Mittels AKZ sollte als Hinweis erkennbar sein, ob
bestimmteArbeiten nur bei einem
Werksstillstand o.ä. durchführbar sind
- Benötigte Qualifikation für die Durchführung
der Wiederholarbeit
- Benötigte Dauer und Ressourcenumfang
(Personal) für den Auftrag
Für jeder Art der Wiederholarbeit ist zu
definieren, wo digitale Freigaben/
Signaturen sinnvoll zum Einsatzkommen
könnten
Nicht Teil der weiteren
Betrachtung
- Allgemeine Anforderungen s. Technische Störung
- AufBasis der historischen Wiederholarbeiten schlägt das System die
benötigten Materialien und Betriebsmittel vor, die für die Arbeit
benötigt werden
- Der komplette Lagerbestand kann jederzeit eingesehen werden.
Zusätzlich ist bekannt, wo dieBeständesich befinden, damit die
Entnahme schnellvonstatten gehen kann. Schwarzlager werden damit
überflüssig
- Allgemeine Anforderungen s. Prüfung
- Zu definierender Personenkreis in der Produktion bekommt
in zu definierten Zeitabständen Informationen über die
anstehenden Prüfungen, damit diese bei der Erstellung des
Produktionsplan berücksichtigt werden können
- Verschiebungen können unter Angabe von Gründen
durchgeführt werden, wobei nach definierter Anzahl und
Fristigkeit Erinnerung über das System erfolgt und eine
höhere Priorisierung der Arbeit ggü. der Produktion
stattfinden muss
- ggf. Stellt das System eine Schnittstelle zum
Produktionsplan bereit, um anstehende Wiederholarbeiten
dort in gesonderter Art anzeigen zu können
Über die Art der Wiederholarbeit
kann das System automatisch den
Erlaubnisscheinworkflow
anstoßen oder aber automatisch
zur Durchführung der
Wiederholarbeit springen
System stellt gemäß der
Art der Wiederholarbeit
passenden Vordruck für
den Erlaubnisschein zu
Verfügung
Arbeitsgenehmigung über
digitalen
Freigabeprozessworkflow
- System stellt Arbeitsvorlagen (Anweisungen,
Anleitungen, Checklisten etc.) bereit, die dem
Mitarbeiter bei der Durchführung
Wiederholarbeit hilft
- System generiert anhand der Vorlagen den
Arbeitsauftrag
Arbeitsgeneh
migung über
digitalen
Freigabeproze
ssworkflow
- Durchgeführte Maßnahmen, verbrauchte
Ersatzteile, benötigteZeit, Status und
Bemerkungen
- Ggf. können Dokumenteauch direkt in das
System gespeist werden und von dort aus in ELO
gespiegelt werden. Ein beidseitiger Datentransfer
sollte möglich sein. Revisionen müssen dabei
beachtet werden und fortgeschrieben werden
- Gemäß der hinterlegten
Wiederholintervalle, legt das System mit
der Freigabe durch die Produktion
automatisch den Termin oder einen zu
definierenden Zeitraum für die nächste
Wiederholarbeit unter Verwendung des
AKZ fest
Durch frühzeitige
Dokumentation der ergriffenen
Maßnahmen kann die
Produktion schneller
entscheiden und freigeben
U.a. Beginn der Wiederholarbeit
von den geleisteten
Produktionsstunden abhängig
ELO wird auch in anderen
Bereichegenutzt, da es
rechtssicher ist, sodass es
nicht komplett abgelöst
werden kann
Praxisbeispiel: Gestaltung von neuen SOLL-Prozessen und Ableitung von
nutzerorientierten Anforderungen zu den jeweiligen Prozessschritten
12
Bei der Gestaltung von Soll-Prozessen ist frühzeitig festzulegen, wie „frei“ eine Gestaltung im Brownfield tatsächlich erfolgen
kann und welche Rahmenvorgaben z. B. aus rechtlichen/strategischen Gründen im Projekt gelten
 Erste Beschreibung
der benötigen
Anforderungen an
Systemfunktionen
 Reduktion von
„Verschwendungen“ im
Prozessablauf (z. B. durch
Parallelisierung)
 Definition von
Verantwortlichkeiten und
Entscheidungsabfolgen
 Klare Abgrenzung der
Prozesse und
Subprozesse
© FIR e. V. an der RWTH Aachen
Q&A4
Zusammenfassung & Fazit3
Vergabe2.3
Auswahl2.2
Analyse2.1
Das "3PhasenKonzept" zur Auswahl eines IPS-Systems2
Vorstellung Cluster & FIR an der RWTH Aachen1
Agenda
13
© FIR e. V. an der RWTH Aachen
Auswahl: Eine effektive Marktanalyse wird durch ein detailliertes
Anforderungsprofil in einem digitalen Lastenheft ermöglicht
14
ANBIETER
Marktanalyse
Ausschreibung und Vorauswahl
Systemtests und Endauswahl
Anforderungsprofil
des Anwenders
Kosten-/ Aufwands-
Abschätzung
Testfahrplan des
Anwenders
3-5 Anbieter für die
Endauswahl
TOP Anbieter
Kostenvoranschlag
10-15 Anbieter für
die Anfrage
Digitales Lastenheft mit dem IT-Matchmaker1
 Definition von funktionalen Anforderungen an das neue
System auf Basis einer digitalen Lastenheftvorlage
gemeinsam mit den Mitarbeitern
 Gewichtung der Anforderungen, Definition
unternehmensspezifischer Zusatzanforderungen
 Ausschreibung auf Basis des Anforderungsprofils
[1] https://www.it-matchmaker.com/
© FIR e. V. an der RWTH Aachen
Praxisbeispiel: Einschränkung der Anbieterauswahl durch Betrachtung von
Erfüllungsgrad und Kosten
15Hinweis: Die angegebenen Ausprägungen, Werte und Reihenfolgen wurden zufällig gewählt und dienen lediglich der Veranschaulichung
 Abgleich des erstellten Anforderungsprofils zu Funktionen mit den
Angeboten der angefragten Systemanbieter
 Aufschlüsselung standardmäßig abgedeckte Anforderungen und
vorzunehmende Anpassungen (kleine / große)
 Vergleich der zu erwartenden Kosten (Angabe durch die
Systemanbieter)
 Verbleibende Anbieter stellen ihre Lösung in einer
Systempräsentation dar
 Entscheidungen werden in Abstimmung mit der eigenen
IT-Abteilung getroffen
Ein detailliertes, kollaborativ erarbeitetes Anforderungsprofil auf Basis eines digitalen Lastenheftes bildet die
Entscheidungsgrundlage für die effektive Auswahl eines IPS-Systems bzw. Systemanbieters
© FIR e. V. an der RWTH Aachen
Praxisbeispiel: Entscheidungsvorlage auf Basis verschiedener Testszenarien
16Hinweis: Die angegebenen Ausprägungen, Werte und Reihenfolgen wurden zufällig gewählt und dienen lediglich der Veranschaulichung
Einkauf/Lagerwesen
…
 Für die verschiedenen Anforderungsbereiche absolvieren die Systemanbieter jeweils definierte Testszenarien
 Entscheidungsempfehlung des FIR erfolgt anschließend auf Basis von:
 Bewertung der Testszenarien
 Erfüllungsgrad des evaluierten Anforderungsprofils
 Gesamtkosten des Projektes
 Branchenreferenzen & recherchiertem Servicegrad
Nicht nur die Auswahl eines Systems sondern auch die Auswahl des Anbieters (gerade bei populären Systemen) sollte anhand
des (demonstrierten) Funktionserfüllungsgrads, der Kosten, des Servicegrads und Branchenerfahrung getroffen werden
Anbieter A Anbieter B Anbieter C Anbieter D
© FIR e. V. an der RWTH Aachen
Q&A4
Zusammenfassung & Fazit3
Vergabe2.3
Auswahl2.2
Analyse2.1
Das "3PhasenKonzept" zur Auswahl eines IPS-Systems2
Vorstellung Cluster & FIR an der RWTH Aachen1
Agenda
17
© FIR e. V. an der RWTH Aachen
Vergabe: Ein genauer Blick lohnt – auch kleinere Systemanbieter glänzen mit
hochfunktionalen Lösungen und exzellenten Service
18Die gelisteten Anbieter stellen nur Beispiele dar. Ein umfassende Übersicht kann auf https://www.it-matchmaker.com/ eingesehen werden
 Kernkompetenzen in der
Analytik, Schwachstellen-
forschung und Instandhaltung
 Mitarbeiter weltweit: 100
 Produktivbetrieb weltweit: 1000
 Weltweit eingesetzt, um den
Lebenszyklus von hochwer-
tigen Anlagen zu verlängern
 Mitarbeiter weltweit: 110
 Produktivbetrieb weltweit: 1000
 Anpassungsfähige Software-
lösungen für strategische IH
von Anlagen und Infrastrukturen
 Mitarbeiter weltweit: 35
 Produktivbetrieb weltweit: 205
 Optimale Organisations-
prozesse in Kombination mit
leistungsfähiger IT
 Mitarbeiter weltweit: 19
 Produktivbetrieb weltweit:
…
…
Bei der nachfolgenden Erstellung eines Pflichtenheftes sowie der Begleitung der Implementierung unterstützen das FIR und
seine Partner bis zur erfolgreichen Inbetriebnahme des Neu-Systems
© FIR e. V. an der RWTH Aachen
Q&A4
Zusammenfassung & Fazit3
Das "3PhasenKonzept" zur Auswahl eines IPS-Systems2
Vorstellung Cluster & FIR an der RWTH Aachen1
Agenda
19
© FIR e. V. an der RWTH Aachen
Fazit und Zusammenfassung: Lessons learned
20
1
Sauber dokumentierte und optimierte Prozesse sind essentielle
Grundlage für die Definition verbesserter Systemstrukturen.
2
3
4
5
6
Die Mitarbeiter geben den Ton vor und sollten maßgebend für
die Formulierung der Anforderungen des neuen System sein.
Ein transparenter Umgang mit der eigenen IT-Abteilung
muss von Anfang an im Auswahlprozess gewährleistet sein.
Lassen Sie die Anbieter ihre spezifischen Anwendungsfällen
nachbilden, in dem Sie eigene spezifische Testfälle erstellen.
Der Grad von Standard vs. Customizing muss genau abgewogen
werden, um die langfristige Nutzbarkeit sicherzustellen
Der Blick über den Tellerrand hinaus lohnt sich, denn auch kleine
Systemanbieter bieten spannende Lösungen und exzellenten Service.
Einfach machen!
© FIR e. V. an der RWTH Aachen
Q&A4
Zusammenfassung & Fazit3
Das "3PhasenKonzept" zur Auswahl eines IPS-Systems2
Vorstellung Cluster & FIR an der RWTH Aachen1
Agenda
21
© FIR e. V. an der RWTH Aachen
"Smart Maintenance – einfach
machen!
Download: fir-whitepaper.de
(Deutsch / Englisch)
Publikationen: Unsere Vision zur Instandhaltung
22
"Smart Maintenance – Der Weg
vom Status quo zur Zielvision"
Download: deutsch
„Konsortial-Benchmarking
Smart Maintenance"
Download: nicht öffentlich
verfügbar
„Success-Story:
Nutzerorientierte Auswahl
eines IPS-Systems“
Download: German
© FIR e. V. an der RWTH Aachen
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit – für Fragen stehen wir Ihnen gerne zu
Verfügung!
23
Campus-Boulevard 55 · 52074 Aachen · Germany
www.fir.rwth-aachen.de
Frederick Birtel, M.Sc.
Leiter Competence-Center Instandhaltung
Phone: +49 (0)241 477 05-204
Fax: +49 (0)241 477 05-199
E-Mail: Frederick.Birtel@fir.rwth-aachen.de
© FIR e. V. an der RWTH Aachen 24
Backup: Referenzen
© FIR e. V. an der RWTH Aachen 25
Schwerpunkte im Projekt
 Aufnahme und Optimierung der relevanten
Instandhaltungs- und Einkaufsprozesse
 Ableitung und Überführung von Systemanforderungen
der Endnutzer in ein webbasiertes Lastenheft
 Durchführung einer öffentlichen Ausschreibung mittels
IT-Matchmaker
 Durchführung und Bewertung von System-
präsentationen anhand von definierten Testfahrplänen
Ergebnisse
 Auswahl eines IPS-Anbieters auf Basis der
Anforderungen hinsichtlich Funktionsumfang, Kosten
und Referenzen für eine nachfolgende
Systemeinführung
Dralon GmbH
 Branche: Textil, Chemie
 Anzahl Mitarbeiter: ca. 500 (2 Werke)
 Leistungen/Produkte: Herstellung von Acrylfasern für die Textilindustrie
Nutzerorientierte Auswahl eines Instandhaltungsplanungs- und –steuerungssystems (IPS-System)
www.dralon.com
© FIR e. V. an der RWTH Aachen 26
Schwerpunkte im Projekt
 Organisationsanalyse: ausführliche Analyse des
gesamten Auftragsabwicklungsprozesses, Lastenheft
 Vorauswahl: das Lastenheft wurde von den ERP-
Anbietern innerhalb einer Ausschreibung (Lastenheft,
Referenzen, Kostenabschätzung) beantwortet
 Endauswahl: Einladen von vier IPS-Anbietern zu
zweitägigem Systemtest, um die Erfüllung der
unternehmensspezifischen Anforderungen zu
überprüfen
„Auf der Grundlage des „3PhasenKonzepts“ des FIR konnten
wir unser IPS-Auswahlprojekt zielstrebig durchführen. In den
Mitarbeitern des FIR fanden wir kompetente Berater mit
umfassender Expertise im Bereich der IPS-Systeme und der
relevanten Arbeitsprozesse der Windenergiebranche. Die
externe Sichtweise und die konstruktiven Anmerkungen
haben uns bei der IPS-Auswahl sehr geholfen.“
Steffen Muraszewski, Head of Engineering, WindMW GmbH
WindMW GmbH
 Branche: Windenergie
 Anzahl Mitarbeiter: ca. 50
 Leistungen/Produkte: Betriebsführung und Instandhaltung
3Phasen IT-Systemauswahl - Durch erfolgreiche IPS-Systemauswahl zur besseren Auftragsabwicklung
Grafik: © WindMW
© FIR e. V. an der RWTH Aachen 27
Schwerpunkte im Projekt
 Systematische Analyse der
Instandhaltungsorganisationen an allen
Produktionsstandorten der GELITA AG
 Anwendung einer Reifegradmethodik
(IH-Check) zur Bestimmung der individuellen
Reifegrade der Instandhaltungsorganisationen
 Unterstützung bei der Entwicklung eines
Kennzahlensystems für die Instandhaltung
Ergebnisse
 Identifikation von Optimierungspotenzialen innerhalb
der einzelnen Betriebe und
 Aufzeigen von Synergien zwischen einzelnen
Instandhaltungsorganisationen und Identifikation von
Best Practices
Gelita AG
 Branche: Prozessindustrie
 Anzahl Mitarbeiter: ca. 2.400 an 20 Standorten weltweit
 Leistungen/Produkte: Gelatine (Nahrungsmittel- und Pharmabranche)
Analyse und Optimierung der weltweiten Instandhaltungsorganisationen mithilfe einer Reifegradmethodik
© FIR e. V. an der RWTH Aachen 28
Robert Bosch GmbH
 Branche: Automobilzulieferer
 Anzahl Mitarbeiter: weltweit ca. 400.000
 Leistungen/Produkte: Einspritzsysteme für Dieselmotoren
Analyse und Optimierung der Instandhaltungsorganisation für den Standort Stuttgart Feuerbach
Schwerpunkte im Projekt
 Vor-Ort Analyse der betrachteten
Instandhaltungsprozesse für die Komponente CP4
 Anwendung einer Reifegradmethodik
(IH-Check) zur Bestimmung der individuellen
Reifegrade der Instandhaltungsorganisationen am
Standort Feuerbach
 Ableitung von Optimierungspotenzialen unter
Berücksichtigung der aktuellen Projektlandschaft
Ergebnisse
 Identifikation von Optimierungspotenzialen der
Instandhaltungsorganisation am Standort Stuttgart
Feuerbach
 Ausblick einer digitalen Roadmap im Kontext weiterer
Projekt zum Thema Industrie 4.0
© FIR e. V. an der RWTH Aachen
Schwerpunkte im Projekt
 Entwicklung einer Organisationsstruktur für die
Geschäftseinheit Anlagenservice und -technik
 Definition und Ausgestaltung von benötigten Rollen
und deren Kompetenzprofilen
 Ableitung einer Roadmap für die Umsetzung der
erarbeiteten Projektinhalte
Ergebnisse
 Neugestaltete Organisationsstruktur
 ausgearbeitete Kompetenzprofile für die
Führungsstruktur der Geschäftseinheit Anlagenservice
und -technik
 zeitliche Darstellung der für die Umsetzung der
Projektergebnisse benötigten Maßnahmen in einer
Roadmap
29
YNCORIS GmbH & Co. KG (ehemals InfraServ GmbH & Co. Knapsack KG)
 Branche: Prozessindustrie
 Anzahl Mitarbeiter: ca. 350
 Leistungen/Produkte: Dienstleistungen im Bereich der Instandhaltung
Neugestaltung der Organisationsstruktur für die Geschäftseinheit Analgenservice und -technik

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Instandhaltungssoftware Systemauswahl

  • 1. © FIR e. V. an der RWTH Aachen ©AndreasHorsky Best Practices für die Auswahl eines Instandhaltungsplanungs- und -steuerungssytems (IPS-System) nach dem 3PhasenKonzept Frederick Birtel, Leiter Competence-Center Instandhaltung am FIR an der RWTH Aachen Aachen, 14.05.2020
  • 2. © FIR e. V. an der RWTH Aachen Q&A4 Zusammenfassung & Fazit3 Das "3PhasenKonzept" zur Auswahl eines IPS-Systems2 Vorstellung Cluster & FIR an der RWTH Aachen1 Agenda 2
  • 3. © FIR e. V. an der RWTH Aachen Am RWTH Aachen Cluster Smart Logistics werden Lösungen für digital vernetzte Unternehmen gemeinsam entwickelt und angeboten 3 • Mehr als 350 Forscher / Berater / Data Scientisten & Entwickler • Mehr als 70 immatrikulierte Mitglieder • Mehr als 500 Kunden und Partner in laufenden Projekten • Mehr als 250 Projekte pro Jahr • Mehr als 20 Spin-Offs Mitglieder und Projektpartner (Auszug) Engineering Digital Business Managing Digital Transformation Next Level Information Logistics The next Generation of Business Applications Realize Digital Transformation Innovation Labs Demofabrik • Mehr als 50 wissenschaftliche Mitarbeiter • Mehr als 50 p.a. öffentlich geförderte Projekte • Mehr als 80 p.a. Projekte mit Kunden aus Wirtschaft und Industrie • Dienstleistungsmanagement, Produktionsmanagement, Informationsmanagement, Business Transformation Direktor Prof. Dr. Günther Schuh Geschäftsführer Prof. Dr. Volker Stich
  • 4. © FIR e. V. an der RWTH Aachen Das FIR Competence-Center Instandhaltung bietet seit 30 Jahren ein breites Angebot zu Forschung, Beratung, Weiterbildung und Netzwerken an 4 CCIH
  • 5. © FIR e. V. an der RWTH Aachen Das FIR Competence-Center Instandhaltung bietet seit 30 Jahren ein breites Angebot zu Forschung, Beratung, Weiterbildung und Netzwerken an 5 CCIH Weiterbildung • Chief Maintenance Manager – Instandhaltung für Entscheider • LEI Seminar Lean Maintenance • Planung & Steuerung (DispoOffshore) • Industrie 4.0 (Smart Maintenance) • Condition monitoring (KiZO) • Identifying digital technologies (ScaleUp!) Forschung • Organisationsentwicklung (IH-Check) • Instandhaltungsstragie (FMEA-Analyser) • CMMS-Auswahl (3Phasen-IT-Auswahl) • Smart Maintenance Roadmap BeratungNetzwerk • Arbeitskreis Instandhaltung in der Euregio • 4.OPMC & VDI Fachausschuss Instandhaltung & WVIS • Konferenz- und Messeauftritte
  • 6. © FIR e. V. an der RWTH Aachen Q&A4 Zusammenfassung & Fazit3 Vergabe2.3 Auswahl2.2 Analyse2.1 Das "3PhasenKonzept" zur Auswahl eines IPS-Systems2 Vorstellung Cluster & FIR an der RWTH Aachen1 Agenda 6
  • 7. © FIR e. V. an der RWTH Aachen  Persönliche Empfehlung  Freie Suche  Gezielte Analyse Herausforderungen bei der Auswahl des „richtigen“ IPS-/CMM-Systems 7 Typische Verfahren der Softwareauswahl Anbieter- und Begriffsvielfalt  Großes Angebot  Hohe Dynamik des Angebots Fusionen, Übernahmen, Insolvenzen, Technologische Trends, funktionelle, Weiterentwicklungen, …  Begriffsvielfalt Serviceplan, Wartungsplan, … 1) 2) 3) 4) Kostenbeeinflussung 100% 0% 80% 20% Kostenentstehung Möglichkeit zur Beeinflussung der Gesamtkosten 1) Vorauswahl 2) Endauswahl 3) Implementierung 4) Nutzung Unterschiedliche Preismodelle und Leistungsumfänge Anlagenverwaltung Ressourcen- verwaltung Arbeitsplan Auftrags- abwicklung Zyklische Maßnahmen Material- wirtschaft Management- funktionen Die Auswahl eines anforderungsgerechten IT-Systems erfordert eine systematische Analyse der eigenen Anforderungen (Unternehmenssituation) und der angebotenen Systeme (Marktsituation)
  • 8. © FIR e. V. an der RWTH Aachen Das 3PhasenKonzept zur Auswahl und Einführung von IT-Systemen 8  Vertragsverhandlungen  Prozessoptimierung  Implementierungsbegleitung Vergabe Auswahl  Lastenhefterstellung  Ausschreibung  Systempräsentationen Analyse  Projekteinrichtung  Prozess- und IT-Analyse  Prozess- und IT-Konzeption
  • 9. © FIR e. V. an der RWTH Aachen Q&A4 Zusammenfassung & Fazit3 Vergabe2.3 Auswahl2.2 Analyse2.1 Das "3PhasenKonzept" zur Auswahl eines IPS-Systems2 Vorstellung Cluster & FIR an der RWTH Aachen1 Agenda 9
  • 10. © FIR e. V. an der RWTH Aachen Analyse: Von der groben Prozess- und Systemlandschaft zu einer detaillierten Konzeption der Sollprozesse 10 Grobaufnahme der IST-Prozesslandschaft Grobaufnahme der IST-Systemlandschaft Grobentwurf der SOLL- Prozess-/Systemlandschaft  Abschätzung der Prozessvielfalt  Einschätzung der zu beteiligenden Organisationseinheiten  Eindruck in bestehende Systemkomplexität  Identifikation elementarer Schnittstellen  Ableich der Zielvision mit allen Beteiligten Erste Arbeitsschritte Ziel
  • 11. © FIR e. V. an der RWTH Aachen Praxisbeispiel: Identifikation von Schwachstellen in der IST-Prozesslandschaft 11 ProduktionInstandhaltungSystemMedien Start Prüfen, ob Wiederholarbeit zur Durchführung ansteht Wiederholarbeit auf Zuruf (ereignisorientiert) Alle Ressourcen verfügbar? ja Maschine verfügbar? ja Maschinen- verfügbarkeit mit Produktion absprechen Freigabe durch Produktion einholen Ressourcen planen und organisieren Wiederholarbeiten durchführen nein Wiederholarbeit vollständig erfolgreich durchgeführt? Wiederholarbeit fertig melden gegenüber Produktion und ggf. von Produktion gegenzeichnen lassen ja nein Neuen/nächsten Termin für Wiederholarbeit eintragen Dokumente / Akten pflegen (inkl. Einscannen des unterschriebenen Wiederholarbeits- plans) Ende WBTSAN BEC Akte/ technische Zeichnung Produktionsplan Terminplan absprechen Produktionsplan Wartungsbericht Fremdfirma Nein WBTSAN Wiederholarbeitsplan (ausgedruckt) TSB P&I Anwesenheitssplan (Excelliste), Infos über Urlaub und Krankheit der MA Fremdfirmen- koordination ETLAS400 ja Absprache mit Produktion notwendig? Ist ein Erlaubnisschein notwendig? Erlaubnisschei nverfahren ja nein Mündliche Absprache MailErlaubnisschein (zweifache Ausführung) nein Erlaubnisscheinmündlich Unterschriebener Wiederholarbeitsplan (ausgedruckt) ELO AktePLT WICHTIG: Bei der Soll-Prozessdefinition ist dieser Schritt weiter auszudetaillieren Es existieren diverseSchwarzlager, in denen Ressourcen vorhanden sein können. Hoher zeitlicher Aufwand zur Suche Hinweis: zum Teil werden Wiederholarbeiten auch „komplett“ von externen Dienstleistern durchgeführt“ Vielzahl an Systemen, man muss „zu Fuß durch sämtliche Systeme“ à keineAutomatik Unnötiger Aufwand durch Mehrfachpflege gleicher Informationen  Möglichkeit prüfen ob nicht komplett digital Meldung durch Produktion, dass Wartungsintervall abgelaufen (Spezialfall: Kräuselwartung, Umreifungsköpfe) Abh. Von der Art der Widerholarbeit ist teilweise gegenzeichnen notwendig, teilweise nicht Absprache mit Produktion funktioniert nicht gut, Produktion gehtvor (Grund: sehr kurzfristige Produktionsaufträge, Störungen o.Ä. reduzieren die die Planbarkeit massiv  Produktionsplanung häufig nicht einmaleine Wocheim Voraus möglich) Produktionsplanung wird durch Logistik und Produktion erstellt (Instandhaltung in diesem Planungsprozess nicht involviert) Nicht Teil der weiteren Betrachtung  Vielzahl an Systemen  Man muss „zu Fuß“ durch die System (keine Verknüpfung)  Es existieren diverse Schwarzlager  Eingeschränkter Überblick über vorhandenen Ressourcen  Produktionsplanung von Produktion und Logistik erstellt (IH nicht involviert)  Kurzfristige Produktionsaufträge und Störungen reduzieren Planbarkeit massiv  Mehrfachpflege gleicher Informationen (Einscannen von Dokumenten / Akten)  Unnötiger Aufwand für Mitarbeiter Für die effektive Ableitung einer verbesserten SOLL-Prozess- und Systemlandschaft müssen die Prozesse über alle betroffenen Organisationseinheit aufgenommen und insbesondere Schnittstellen sauber definiert werden
  • 12. © FIR e. V. an der RWTH Aachen ProduktionInstandhaltungSystemMedien Start Wiederholarbeit als IH-Auftrag erfassen und annehmen Freigabe für die Wiederholarbeit durch Produktion einholen Wiederholarbeiten durchführen Wiederholarbeit vollständig erfolgreich durchgeführt? Wiederholarbeit fertig melden gegenüber Produktion und ggf. von Produktion gegenzeichnen lassen ja Nach Freigabe neuen Termin automatisch fortschreiben Ende IPS Akte/ technische Zeichnung Wartungsbericht Fremdfirma IPSIPS P&I Ist ein Erlaubnisschein/ Arbeitsgenehmigung notwendig? Erlaubnis- schein- verfahren ja nein Erlaubnisschein/Arbeitsgenehmigung (zweifache Ausführung) nein Erlaubnisschein/ Arbeitsgenehmigung Unterschriebener und ausgefüllter Wiederholarbeitsplan (ausgedruckt) AktePLT Personal planen (ggf. Externe) Material planen (ggf. Ersatzteile beschaffen) Verfügbarkeit der Maschine / Anlage mit Produktion abklären (ggf. Termin vereinbaren) und Erlaubnisschein/Arbeitsgenehmigung beantragen IPS Produktionsplanung IPS IPS Erlaubnisschein/Arbeitsgenehmigung (zweifache Ausführung) IPS IPS Unausgefüllter Arbeitsauftrag/ Wiederholarbeitsplan (optional) IPS Durchgeführte Wiederholarbeit dokumentieren IPS ELO Technische Störung entdeckt? Technische Störung ja nein nein PLS ELO - System meldet, dass eine Wiederholarbeit mit bestimmter Fristigkeit bevorsteht - System meldet Wiederholarbeit auf Grundlage der geleisteten Produktionsstunden - Mittels AKZ und Gewerk kann identifiziert werden, ob ggf. Wiederholarbeiten im Zugevon anderen Arbeiten (Technische Störung, Prüfung etc.) durchgeführt werden können - Mittels AKZ sollte als Hinweis erkennbar sein, ob bestimmteArbeiten nur bei einem Werksstillstand o.ä. durchführbar sind - Benötigte Qualifikation für die Durchführung der Wiederholarbeit - Benötigte Dauer und Ressourcenumfang (Personal) für den Auftrag Für jeder Art der Wiederholarbeit ist zu definieren, wo digitale Freigaben/ Signaturen sinnvoll zum Einsatzkommen könnten Nicht Teil der weiteren Betrachtung - Allgemeine Anforderungen s. Technische Störung - AufBasis der historischen Wiederholarbeiten schlägt das System die benötigten Materialien und Betriebsmittel vor, die für die Arbeit benötigt werden - Der komplette Lagerbestand kann jederzeit eingesehen werden. Zusätzlich ist bekannt, wo dieBeständesich befinden, damit die Entnahme schnellvonstatten gehen kann. Schwarzlager werden damit überflüssig - Allgemeine Anforderungen s. Prüfung - Zu definierender Personenkreis in der Produktion bekommt in zu definierten Zeitabständen Informationen über die anstehenden Prüfungen, damit diese bei der Erstellung des Produktionsplan berücksichtigt werden können - Verschiebungen können unter Angabe von Gründen durchgeführt werden, wobei nach definierter Anzahl und Fristigkeit Erinnerung über das System erfolgt und eine höhere Priorisierung der Arbeit ggü. der Produktion stattfinden muss - ggf. Stellt das System eine Schnittstelle zum Produktionsplan bereit, um anstehende Wiederholarbeiten dort in gesonderter Art anzeigen zu können Über die Art der Wiederholarbeit kann das System automatisch den Erlaubnisscheinworkflow anstoßen oder aber automatisch zur Durchführung der Wiederholarbeit springen System stellt gemäß der Art der Wiederholarbeit passenden Vordruck für den Erlaubnisschein zu Verfügung Arbeitsgenehmigung über digitalen Freigabeprozessworkflow - System stellt Arbeitsvorlagen (Anweisungen, Anleitungen, Checklisten etc.) bereit, die dem Mitarbeiter bei der Durchführung Wiederholarbeit hilft - System generiert anhand der Vorlagen den Arbeitsauftrag Arbeitsgeneh migung über digitalen Freigabeproze ssworkflow - Durchgeführte Maßnahmen, verbrauchte Ersatzteile, benötigteZeit, Status und Bemerkungen - Ggf. können Dokumenteauch direkt in das System gespeist werden und von dort aus in ELO gespiegelt werden. Ein beidseitiger Datentransfer sollte möglich sein. Revisionen müssen dabei beachtet werden und fortgeschrieben werden - Gemäß der hinterlegten Wiederholintervalle, legt das System mit der Freigabe durch die Produktion automatisch den Termin oder einen zu definierenden Zeitraum für die nächste Wiederholarbeit unter Verwendung des AKZ fest Durch frühzeitige Dokumentation der ergriffenen Maßnahmen kann die Produktion schneller entscheiden und freigeben U.a. Beginn der Wiederholarbeit von den geleisteten Produktionsstunden abhängig ELO wird auch in anderen Bereichegenutzt, da es rechtssicher ist, sodass es nicht komplett abgelöst werden kann Praxisbeispiel: Gestaltung von neuen SOLL-Prozessen und Ableitung von nutzerorientierten Anforderungen zu den jeweiligen Prozessschritten 12 Bei der Gestaltung von Soll-Prozessen ist frühzeitig festzulegen, wie „frei“ eine Gestaltung im Brownfield tatsächlich erfolgen kann und welche Rahmenvorgaben z. B. aus rechtlichen/strategischen Gründen im Projekt gelten  Erste Beschreibung der benötigen Anforderungen an Systemfunktionen  Reduktion von „Verschwendungen“ im Prozessablauf (z. B. durch Parallelisierung)  Definition von Verantwortlichkeiten und Entscheidungsabfolgen  Klare Abgrenzung der Prozesse und Subprozesse
  • 13. © FIR e. V. an der RWTH Aachen Q&A4 Zusammenfassung & Fazit3 Vergabe2.3 Auswahl2.2 Analyse2.1 Das "3PhasenKonzept" zur Auswahl eines IPS-Systems2 Vorstellung Cluster & FIR an der RWTH Aachen1 Agenda 13
  • 14. © FIR e. V. an der RWTH Aachen Auswahl: Eine effektive Marktanalyse wird durch ein detailliertes Anforderungsprofil in einem digitalen Lastenheft ermöglicht 14 ANBIETER Marktanalyse Ausschreibung und Vorauswahl Systemtests und Endauswahl Anforderungsprofil des Anwenders Kosten-/ Aufwands- Abschätzung Testfahrplan des Anwenders 3-5 Anbieter für die Endauswahl TOP Anbieter Kostenvoranschlag 10-15 Anbieter für die Anfrage Digitales Lastenheft mit dem IT-Matchmaker1  Definition von funktionalen Anforderungen an das neue System auf Basis einer digitalen Lastenheftvorlage gemeinsam mit den Mitarbeitern  Gewichtung der Anforderungen, Definition unternehmensspezifischer Zusatzanforderungen  Ausschreibung auf Basis des Anforderungsprofils [1] https://www.it-matchmaker.com/
  • 15. © FIR e. V. an der RWTH Aachen Praxisbeispiel: Einschränkung der Anbieterauswahl durch Betrachtung von Erfüllungsgrad und Kosten 15Hinweis: Die angegebenen Ausprägungen, Werte und Reihenfolgen wurden zufällig gewählt und dienen lediglich der Veranschaulichung  Abgleich des erstellten Anforderungsprofils zu Funktionen mit den Angeboten der angefragten Systemanbieter  Aufschlüsselung standardmäßig abgedeckte Anforderungen und vorzunehmende Anpassungen (kleine / große)  Vergleich der zu erwartenden Kosten (Angabe durch die Systemanbieter)  Verbleibende Anbieter stellen ihre Lösung in einer Systempräsentation dar  Entscheidungen werden in Abstimmung mit der eigenen IT-Abteilung getroffen Ein detailliertes, kollaborativ erarbeitetes Anforderungsprofil auf Basis eines digitalen Lastenheftes bildet die Entscheidungsgrundlage für die effektive Auswahl eines IPS-Systems bzw. Systemanbieters
  • 16. © FIR e. V. an der RWTH Aachen Praxisbeispiel: Entscheidungsvorlage auf Basis verschiedener Testszenarien 16Hinweis: Die angegebenen Ausprägungen, Werte und Reihenfolgen wurden zufällig gewählt und dienen lediglich der Veranschaulichung Einkauf/Lagerwesen …  Für die verschiedenen Anforderungsbereiche absolvieren die Systemanbieter jeweils definierte Testszenarien  Entscheidungsempfehlung des FIR erfolgt anschließend auf Basis von:  Bewertung der Testszenarien  Erfüllungsgrad des evaluierten Anforderungsprofils  Gesamtkosten des Projektes  Branchenreferenzen & recherchiertem Servicegrad Nicht nur die Auswahl eines Systems sondern auch die Auswahl des Anbieters (gerade bei populären Systemen) sollte anhand des (demonstrierten) Funktionserfüllungsgrads, der Kosten, des Servicegrads und Branchenerfahrung getroffen werden Anbieter A Anbieter B Anbieter C Anbieter D
  • 17. © FIR e. V. an der RWTH Aachen Q&A4 Zusammenfassung & Fazit3 Vergabe2.3 Auswahl2.2 Analyse2.1 Das "3PhasenKonzept" zur Auswahl eines IPS-Systems2 Vorstellung Cluster & FIR an der RWTH Aachen1 Agenda 17
  • 18. © FIR e. V. an der RWTH Aachen Vergabe: Ein genauer Blick lohnt – auch kleinere Systemanbieter glänzen mit hochfunktionalen Lösungen und exzellenten Service 18Die gelisteten Anbieter stellen nur Beispiele dar. Ein umfassende Übersicht kann auf https://www.it-matchmaker.com/ eingesehen werden  Kernkompetenzen in der Analytik, Schwachstellen- forschung und Instandhaltung  Mitarbeiter weltweit: 100  Produktivbetrieb weltweit: 1000  Weltweit eingesetzt, um den Lebenszyklus von hochwer- tigen Anlagen zu verlängern  Mitarbeiter weltweit: 110  Produktivbetrieb weltweit: 1000  Anpassungsfähige Software- lösungen für strategische IH von Anlagen und Infrastrukturen  Mitarbeiter weltweit: 35  Produktivbetrieb weltweit: 205  Optimale Organisations- prozesse in Kombination mit leistungsfähiger IT  Mitarbeiter weltweit: 19  Produktivbetrieb weltweit: … … Bei der nachfolgenden Erstellung eines Pflichtenheftes sowie der Begleitung der Implementierung unterstützen das FIR und seine Partner bis zur erfolgreichen Inbetriebnahme des Neu-Systems
  • 19. © FIR e. V. an der RWTH Aachen Q&A4 Zusammenfassung & Fazit3 Das "3PhasenKonzept" zur Auswahl eines IPS-Systems2 Vorstellung Cluster & FIR an der RWTH Aachen1 Agenda 19
  • 20. © FIR e. V. an der RWTH Aachen Fazit und Zusammenfassung: Lessons learned 20 1 Sauber dokumentierte und optimierte Prozesse sind essentielle Grundlage für die Definition verbesserter Systemstrukturen. 2 3 4 5 6 Die Mitarbeiter geben den Ton vor und sollten maßgebend für die Formulierung der Anforderungen des neuen System sein. Ein transparenter Umgang mit der eigenen IT-Abteilung muss von Anfang an im Auswahlprozess gewährleistet sein. Lassen Sie die Anbieter ihre spezifischen Anwendungsfällen nachbilden, in dem Sie eigene spezifische Testfälle erstellen. Der Grad von Standard vs. Customizing muss genau abgewogen werden, um die langfristige Nutzbarkeit sicherzustellen Der Blick über den Tellerrand hinaus lohnt sich, denn auch kleine Systemanbieter bieten spannende Lösungen und exzellenten Service. Einfach machen!
  • 21. © FIR e. V. an der RWTH Aachen Q&A4 Zusammenfassung & Fazit3 Das "3PhasenKonzept" zur Auswahl eines IPS-Systems2 Vorstellung Cluster & FIR an der RWTH Aachen1 Agenda 21
  • 22. © FIR e. V. an der RWTH Aachen "Smart Maintenance – einfach machen! Download: fir-whitepaper.de (Deutsch / Englisch) Publikationen: Unsere Vision zur Instandhaltung 22 "Smart Maintenance – Der Weg vom Status quo zur Zielvision" Download: deutsch „Konsortial-Benchmarking Smart Maintenance" Download: nicht öffentlich verfügbar „Success-Story: Nutzerorientierte Auswahl eines IPS-Systems“ Download: German
  • 23. © FIR e. V. an der RWTH Aachen Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit – für Fragen stehen wir Ihnen gerne zu Verfügung! 23 Campus-Boulevard 55 · 52074 Aachen · Germany www.fir.rwth-aachen.de Frederick Birtel, M.Sc. Leiter Competence-Center Instandhaltung Phone: +49 (0)241 477 05-204 Fax: +49 (0)241 477 05-199 E-Mail: Frederick.Birtel@fir.rwth-aachen.de
  • 24. © FIR e. V. an der RWTH Aachen 24 Backup: Referenzen
  • 25. © FIR e. V. an der RWTH Aachen 25 Schwerpunkte im Projekt  Aufnahme und Optimierung der relevanten Instandhaltungs- und Einkaufsprozesse  Ableitung und Überführung von Systemanforderungen der Endnutzer in ein webbasiertes Lastenheft  Durchführung einer öffentlichen Ausschreibung mittels IT-Matchmaker  Durchführung und Bewertung von System- präsentationen anhand von definierten Testfahrplänen Ergebnisse  Auswahl eines IPS-Anbieters auf Basis der Anforderungen hinsichtlich Funktionsumfang, Kosten und Referenzen für eine nachfolgende Systemeinführung Dralon GmbH  Branche: Textil, Chemie  Anzahl Mitarbeiter: ca. 500 (2 Werke)  Leistungen/Produkte: Herstellung von Acrylfasern für die Textilindustrie Nutzerorientierte Auswahl eines Instandhaltungsplanungs- und –steuerungssystems (IPS-System) www.dralon.com
  • 26. © FIR e. V. an der RWTH Aachen 26 Schwerpunkte im Projekt  Organisationsanalyse: ausführliche Analyse des gesamten Auftragsabwicklungsprozesses, Lastenheft  Vorauswahl: das Lastenheft wurde von den ERP- Anbietern innerhalb einer Ausschreibung (Lastenheft, Referenzen, Kostenabschätzung) beantwortet  Endauswahl: Einladen von vier IPS-Anbietern zu zweitägigem Systemtest, um die Erfüllung der unternehmensspezifischen Anforderungen zu überprüfen „Auf der Grundlage des „3PhasenKonzepts“ des FIR konnten wir unser IPS-Auswahlprojekt zielstrebig durchführen. In den Mitarbeitern des FIR fanden wir kompetente Berater mit umfassender Expertise im Bereich der IPS-Systeme und der relevanten Arbeitsprozesse der Windenergiebranche. Die externe Sichtweise und die konstruktiven Anmerkungen haben uns bei der IPS-Auswahl sehr geholfen.“ Steffen Muraszewski, Head of Engineering, WindMW GmbH WindMW GmbH  Branche: Windenergie  Anzahl Mitarbeiter: ca. 50  Leistungen/Produkte: Betriebsführung und Instandhaltung 3Phasen IT-Systemauswahl - Durch erfolgreiche IPS-Systemauswahl zur besseren Auftragsabwicklung Grafik: © WindMW
  • 27. © FIR e. V. an der RWTH Aachen 27 Schwerpunkte im Projekt  Systematische Analyse der Instandhaltungsorganisationen an allen Produktionsstandorten der GELITA AG  Anwendung einer Reifegradmethodik (IH-Check) zur Bestimmung der individuellen Reifegrade der Instandhaltungsorganisationen  Unterstützung bei der Entwicklung eines Kennzahlensystems für die Instandhaltung Ergebnisse  Identifikation von Optimierungspotenzialen innerhalb der einzelnen Betriebe und  Aufzeigen von Synergien zwischen einzelnen Instandhaltungsorganisationen und Identifikation von Best Practices Gelita AG  Branche: Prozessindustrie  Anzahl Mitarbeiter: ca. 2.400 an 20 Standorten weltweit  Leistungen/Produkte: Gelatine (Nahrungsmittel- und Pharmabranche) Analyse und Optimierung der weltweiten Instandhaltungsorganisationen mithilfe einer Reifegradmethodik
  • 28. © FIR e. V. an der RWTH Aachen 28 Robert Bosch GmbH  Branche: Automobilzulieferer  Anzahl Mitarbeiter: weltweit ca. 400.000  Leistungen/Produkte: Einspritzsysteme für Dieselmotoren Analyse und Optimierung der Instandhaltungsorganisation für den Standort Stuttgart Feuerbach Schwerpunkte im Projekt  Vor-Ort Analyse der betrachteten Instandhaltungsprozesse für die Komponente CP4  Anwendung einer Reifegradmethodik (IH-Check) zur Bestimmung der individuellen Reifegrade der Instandhaltungsorganisationen am Standort Feuerbach  Ableitung von Optimierungspotenzialen unter Berücksichtigung der aktuellen Projektlandschaft Ergebnisse  Identifikation von Optimierungspotenzialen der Instandhaltungsorganisation am Standort Stuttgart Feuerbach  Ausblick einer digitalen Roadmap im Kontext weiterer Projekt zum Thema Industrie 4.0
  • 29. © FIR e. V. an der RWTH Aachen Schwerpunkte im Projekt  Entwicklung einer Organisationsstruktur für die Geschäftseinheit Anlagenservice und -technik  Definition und Ausgestaltung von benötigten Rollen und deren Kompetenzprofilen  Ableitung einer Roadmap für die Umsetzung der erarbeiteten Projektinhalte Ergebnisse  Neugestaltete Organisationsstruktur  ausgearbeitete Kompetenzprofile für die Führungsstruktur der Geschäftseinheit Anlagenservice und -technik  zeitliche Darstellung der für die Umsetzung der Projektergebnisse benötigten Maßnahmen in einer Roadmap 29 YNCORIS GmbH & Co. KG (ehemals InfraServ GmbH & Co. Knapsack KG)  Branche: Prozessindustrie  Anzahl Mitarbeiter: ca. 350  Leistungen/Produkte: Dienstleistungen im Bereich der Instandhaltung Neugestaltung der Organisationsstruktur für die Geschäftseinheit Analgenservice und -technik