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Ablauf des CAF - Common Assessment Framework

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CAF ist der Europäische Leitfaden für „Good Governance“ und exzellente Organisationen des öffentlichen Sektors. CAF steht für Common Assessment Framework (Gemeinsamer Bewertungsrahmen) und wurde Ende der 1990er Jahre von einer EU-Arbeitsgruppe als Qualitätsmanagementsystem des öffentlichen Sektors entwickelt.

CAF gibt einen Raster vor, mit dem MitarbeiterInnen und Führungskräfte die eigene Organisation selbst bewerten und gemeinsam deren Stärken und Verbesserungspotenziale definieren. Somit lässt sich mit relativ geringem Aufwand eine überblicksmäßige Stärken-Schwächen-Analyse des eigenen Hauses erstellen, die darüber hinaus transparent macht, wo die Organisation im nationalen/internationalen Vergleich ungefähr steht.

Mittlerweile hat sich der CAF zum anerkannten Werkzeug der „Verwaltungsreform“ entwickelt. Diese wird durch interne Selbstbewertung initiiert und mündet in einem permanenten Verbesserungszyklus.

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Ablauf des CAF - Common Assessment Framework

  1. 1. www.kdz.or.at 23. März 2015 Ablauf des CAF-Programms www.caf-zentrum.at Thomas Prorok Leiter CAF Zentrum Österreich stv. Geschäftsführer KDZ-Zentrum für Verwaltungsforschung
  2. 2. www.kdz.or.at Phase 1-Start CAF Programm StartCAF-Programm •Projekt- auftrag •Start Workshop •Kommunika- tionsplan •CAF- Adjustierung •Mitarbeiter- Inneninfo •Auswahl CAF- Team Thomas Prorok 23. März 2015 · Seite 2
  3. 3. www.kdz.or.at CAF-Ablauf StartCAF-Programm •Projektauftrag •Start Workshop •Kommunikations- plan •CAF-Adjustierung •MitarbeiterInnen- info •Auswahl CAF-Team CAF-Selbstbewertung •Schulung CAF Team •„Individuelle Bewertung“ •Konsensworkshop •Selbstbewertungs- bericht CAF-Aktionsplan •Aktionsplan- Workshop •Aktionsplan •UMSETZUNG •CAF-GÜTESIEGEL Thomas Prorok 23. März 2015 · Seite 3
  4. 4. www.kdz.or.at Individuelle Bewertung – Wie?  Stärken, Verbesserungspotenziale, Maßnahmen & Punkte für alle Kriterien  Stärke  Was ist in der Organisation bereits vorhanden?  Was läuft bereits gut? z.B. MitarbeiterInnenbefragung alle 2 Jahre  Verbesserungspotenzial  Was kann die Organisation verbessern?  z.B. wenig Kommunikation über Strategie  Maßnahme  Wie kann die Organisation etwas verbessern?  z.B. Informationen über Strategie ins Intranet stellen  Punkte 0 - 100  CAF-Selbstbewertung •Schulung CAF Team •„Individuelle Bewertung“ •Konsenswork shop •Selbstbewer- tungsbericht Thomas Prorok 23. März 2015 · Seite 4
  5. 5. www.kdz.or.at Individuelle Bewertung CAF Online CAF-Selbstbewertung •Schulung CAF Team •„Individuelle Bewertung“ •Konsenswork shop •Selbstbewer- tungsbericht Thomas Prorok 23. März 2015 · Seite 5 ausfüllen Themenfeld Beispiele Kriterium
  6. 6. www.kdz.or.at Individuelle Bewertung – Wie?  Sie bewerten die Organisation im CAF Online (CAF Raster)  Gesamte Organisation  Alleine !!! – nicht in der Gruppe  Treffen der SelbstbewerterInnen möglich  Verständnisfragen, Unklarheiten  „Was ich nicht weiß, interessiert mich heiß, muss ich aber nicht bewerten“  Dauer ca. 4 Wochen  Zeitbedarf : 1 bis 2 Tage CAF-Selbstbewertung •Schulung CAF Team •„Individuelle Bewertung“ •Konsenswork shop •Selbstbewer- tungsbericht Thomas Prorok 23. März 2015 · Seite 6
  7. 7. www.kdz.or.at Konsensworkshop  2 tägiger Workshop  vom KDZ vorbereitet & moderiert  Basis individuelle Bewertungen  alle Mitglieder des CAF-Teams  „keine Hierarchie“  KONSENS  Ziel  gemeinsame Sichtweise über Organisation finden  Ergebnis  Liste mit Stärken & Verbesserungsvorschlägen  Maßnahmen & Punkten CAF-Selbstbewertung •Schulung CAF Team •„Individuelle Bewertung“ •Konsenswork shop •Selbstbewer- tungsbericht Thomas Prorok 23. März 2015 · Seite 7
  8. 8. www.kdz.or.at Konsensworkshop - Methodik CAF-Selbstbewertung •Schulung CAF Team •„Individuelle Bewertung“ •Konsenswork shop •Selbstbewer- tungsbericht Konsens 1,1 a b c d e f g 1,1 Stärken 1,1Konsens 1,2 a Themenfeld 1: Führung - Beurteilen Sie, was die Leitung der Organisation unternimmt, um folgende Kriterien zu erfüllen: Der Organisation durch die Entwicklung einer Mission, einer Vision sowie von Werten eine Richtung vorgeben Die Organisation, ihre Leistungsfähigkeit und ihre kontinuierliche Verbesserung steuern Die Mission, Vision, Werte und Ziele laufend an Veränderungen des Umfeldes (z.B. politische, ökonomische, soziokulturelle, technologische und demografische Entwicklungen) anpassen. Ein Managementsystem entwickeln, das unethischem Verhalten vorbeugt und die Beschäftigten im Umgang mit Wertekonflikten und Unvereinbarkeiten unterstützt. Korruptionsprävention betreiben, indem potenzielle Interessenkonflikte identifiziert und den Beschäftigten Richtlinien für den Umgang mit ihnen zur Verfügung gestellt werden. Das gegenseitige Vertrauen, die Loyalität und die gegenseitige Achtung innerhalb der Organisation stärken (z.B. durch Definieren von Standards guter Führung, durch Evaluierung der Mission, Vision und der Werte). Angemessene Strukturen festlegen (Ebenen, Funktionen, Zuständigkeiten und Kompetenzen) und ein System für die Steuerung von Prozessen und Partnerschaften in Übereinstimmung mit Strategie und Planung und den Bedürfnissen und Erwartungen der Interessengruppen sicherstellen. Verbesserungspotenziale Maßnahmen zur Weiterentwicklung Die Mission und Vision der Organisation unter Einbeziehung der relevanten Interessengruppen und der Beschäftigten entwickeln und formulieren. Einen Werterahmen schaffen, der für alle Mitglieder in der Organisation handlungsleitend ist. Er ist auf die Mission, Vision der Organisation ausgerichtet und berücksichtigt die allgemeinen Werte des öffentlichen Sektors (z.B. Rechtmäßigkeit, Gleichbehandlung, Unbestechlichkeit). Für eine breite Kommunikation der Mission, Vision, der Werte sowie der strategischen und operativen Ziele an alle Beschäftigten und andere Interessengruppen sorgen. CAF-Konsensbewertung - Land Steiermark A1 Basis: CAF-2013 © KDZ-Zentrum für Verwaltungsforschung; Urheberrechtlich geschützt - Vervielfältigung und Weitergabe bedarf der ausdrücklichen Zustimmung desKDZ-Zentrum für Verwaltungsforschung ThemenfeldBeispieleKriteriumKriterium CAF-Raster Thomas Prorok 23. März 2015 · Seite 8
  9. 9. www.kdz.or.at Selbstbewertungsbericht CAF-Selbstbewertung •Schulung CAF Team •„Individuelle Bewertung“ •Konsenswork shop •Selbstbewer- tungsbericht Thomas Prorok 23. März 2015 · Seite 9
  10. 10. www.kdz.or.at  Gruppenarbeiten  Konkretisieren der CAF-Aktionen  Priorisieren & Quick Wins Aktionsplan-Workshop CAF-Aktionsplan •Aktionsplan- Workshop •Aktionsplan •UMSETZUNG •CAF- GÜTESIEGEL Thomas Prorok 23. März 2015 · Seite 10 Kurze Beschreibung/Meilensteine (Festlegen von Zwischen-& Endergebnissen) Realisiert bis: Dauer Komplexität (niedrig, mittel, hoch) CAF- Kriteri um Verantwortlich 1) Weiterbildungskonzept erstellen: für jeweilige Dienstposten soll eine Liste der notwendigen Weiterbildungen erstellt werden. In einem ersten Schritt ist zu definieren, welche Weiterbildungen aus Sicht der Stadt für einen bestimmten Dienstposten notwendig sind (über Dienstprüfung und gesetzliche Vorgaben hinausgehend). Zusammenfassung der besuchten Seminare und Kurse des jeweiligen Bediensteten (Wer hat wann welche Ausbildung) und diese allen Mitarbeitern zugänglich machen. 2) Konzept Mitarbeitergespräche erstellen (Definition eines Leitfaden über Umfang und Inhalt des MAG (Weiterbildung und Zielsetzung und Zielerreichung des letzten Jahres), Wer uns wie oft ist dieses zu führen). Vereinbarung mit Abteilungsleitern über die Abhaltung von MAG Mitte 2012 6 Wochen Niedrig 3.2 XY
  11. 11. www.kdz.or.at Aktionsplan CAF-Aktionsplan •Aktionsplan- Workshop •Aktionsplan •UMSETZUNG •CAF- GÜTESIEGEL Thomas Prorok 23. März 2015 · Seite 11 Verbesserungsvorschläge Kategorien 1 Finanzcontrolling ausbauen  Kalkulation von Gebühren – Wasser, Kanal, Abwasser, Müll überprüfen  Voranschlagskontrolle – HHPlanung mit dem Ist-Stand vergleichen Produktzeiterfassung einführen (Beginn in Teilbereichen)  Umfassende Kosten/Leistungsrechnung einführen (Produkte mit Zeiten und Kosten hinterlegen (Basis ist jedoch ein geschlossener Produktkatalog inkl. einer Produktzeiterfassung) Controlling 2 Produktkatalog & Kennzahlensystem entwickeln  Produkte mit den jeweiligen AbteilungsleiterInnen festgelegt. (Für jedes Produkt wird ein/e Produktverantwortliche/r bestimmt.)  Priorisierung der Produkte, welche als erstes bearbeitet werden sollen (Priorisierung durch AL) Controlling 3 Erstellen eines Arbeitsplanes/Konzepts für das Facility Management in der…. Facility Management 4 EDV erneuern IT 5 Konzept zur Modernisierung der EDV-Hardware erstellen  ELAK 1) Rechnungslauf: Überprüfen des Umstiegs auf neues Workflowsystem mit Integration in Buchhaltung  ELAK 2) Postlauf: Konzept für Workflow Postlauf erstellen IT 7 Weiterentwickeln von Exchange/Groupware in Richtung gemeinsamer Kalender (eventuell externen Groupware Experten holen, um Potenziale von Groupware zu präsentieren und zu diskutieren) IT 8 Diskussionsforum wurde früher stark genutzt und dieser Wert sollte weiterhin sichergestellt werden IT 9 Homepage-Redaktionssitzung alle 6 Monate mit den AL prüfen Öffentlichkeitsarbeit 10 Kundmachungen auf Homepage veröffentlichen Öffentlichkeitsarbeit 12 Voranschlag und Rechungsabschluss auf Homepage stellen Öffentlichkeitsarbeit 13 Geschäftsverteilungsplan aktualisieren und Außenstellen inkludieren Organisationsmanagement
  12. 12. www.kdz.or.at Umsetzung & CAF Gütesiegel CAF-Aktionsplan •Aktionsplan- Workshop •Aktionsplan •UMSETZUNG •CAF- GÜTESIEGEL Thomas Prorok 23. März 2015 · Seite 12  Aktionsplan umsetzen  6 Monate nach Selbstbewertung  2 zentrale Aktionen in Umsetzung
  13. 13. www.kdz.or.at Thomas Prorok 23. März 2015 · Seite 13 Kontakt Mag. Thomas Prorok prorok@kdz.or.at +43 1 89 234 92-0 www.caf-zentrum.at/youtube www.facebook.com/KDZ.or.at @thomasprorok @KDZ_Austria www.kdz.or.at www.caf-zentrum.at

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