CAF ist der Europäische Leitfaden für „Good Governance“ und exzellente Organisationen des öffentlichen Sektors. CAF steht für Common Assessment Framework (Gemeinsamer Bewertungsrahmen) und wurde Ende der 1990er Jahre von einer EU-Arbeitsgruppe als Qualitätsmanagementsystem des öffentlichen Sektors entwickelt. CAF gibt einen Raster vor, mit dem MitarbeiterInnen und Führungskräfte die eigene Organisation selbst bewerten und gemeinsam deren Stärken und Verbesserungspotenziale definieren. Somit lässt sich mit relativ geringem Aufwand eine überblicksmäßige Stärken-Schwächen-Analyse des eigenen Hauses erstellen, die darüber hinaus transparent macht, wo die Organisation im nationalen/internationalen Vergleich ungefähr steht. Mittlerweile hat sich der CAF zum anerkannten Werkzeug der „Verwaltungsreform“ entwickelt. Diese wird durch interne Selbstbewertung initiiert und mündet in einem permanenten Verbesserungszyklus.

1. www.kdz.or.at
23. März 2015
Ablauf des CAF-Programms
www.caf-zentrum.at
Thomas Prorok
Leiter CAF Zentrum Österreich
stv. Geschäftsführer KDZ-Zentrum für Verwaltungsforschung

2. www.kdz.or.at
Phase 1-Start CAF Programm
StartCAF-Programm
•Projekt-
auftrag
•Start
Workshop
•Kommunika-
tionsplan
•CAF-
Adjustierung
•Mitarbeiter-
Inneninfo
•Auswahl CAF-
Team
Thomas Prorok
23. März 2015 · Seite 2

3. www.kdz.or.at
CAF-Ablauf
StartCAF-Programm
•Projektauftrag
•Start Workshop
•Kommunikations-
plan
•CAF-Adjustierung
•MitarbeiterInnen-
info
•Auswahl CAF-Team
CAF-Selbstbewertung
•Schulung CAF
Team
•„Individuelle
Bewertung“
•Konsensworkshop
•Selbstbewertungs-
bericht
CAF-Aktionsplan
•Aktionsplan-
Workshop
•Aktionsplan
•UMSETZUNG
•CAF-GÜTESIEGEL
Thomas Prorok
23. März 2015 · Seite 3

4. www.kdz.or.at
Individuelle Bewertung –
Wie?
 Stärken, Verbesserungspotenziale,
Maßnahmen & Punkte für alle Kriterien
 Stärke
 Was ist in der Organisation bereits vorhanden?
 Was läuft bereits gut?
z.B. MitarbeiterInnenbefragung alle 2 Jahre
 Verbesserungspotenzial
 Was kann die Organisation verbessern?
 z.B. wenig Kommunikation über Strategie
 Maßnahme
 Wie kann die Organisation etwas verbessern?
 z.B. Informationen über Strategie ins Intranet stellen
 Punkte 0 - 100

CAF-Selbstbewertung
•Schulung
CAF Team
•„Individuelle
Bewertung“
•Konsenswork
shop
•Selbstbewer-
tungsbericht
Thomas Prorok
23. März 2015 · Seite 4

5. www.kdz.or.at
Individuelle Bewertung
CAF Online
CAF-Selbstbewertung
•Schulung
CAF Team
•„Individuelle
Bewertung“
•Konsenswork
shop
•Selbstbewer-
tungsbericht
Thomas Prorok
23. März 2015 · Seite 5
ausfüllen
Themenfeld
Beispiele
Kriterium

6. www.kdz.or.at
Individuelle Bewertung –
Wie?
 Sie bewerten die Organisation im CAF
Online (CAF Raster)
 Gesamte Organisation
 Alleine !!! – nicht in der Gruppe
 Treffen der SelbstbewerterInnen möglich
 Verständnisfragen, Unklarheiten
 „Was ich nicht weiß, interessiert mich
heiß, muss ich aber nicht bewerten“
 Dauer ca. 4 Wochen
 Zeitbedarf : 1 bis 2 Tage
CAF-Selbstbewertung
•Schulung
CAF Team
•„Individuelle
Bewertung“
•Konsenswork
shop
•Selbstbewer-
tungsbericht
Thomas Prorok
23. März 2015 · Seite 6

7. www.kdz.or.at
Konsensworkshop
 2 tägiger Workshop
 vom KDZ vorbereitet & moderiert
 Basis individuelle Bewertungen
 alle Mitglieder des CAF-Teams
 „keine Hierarchie“
 KONSENS
 Ziel
 gemeinsame Sichtweise über Organisation finden
 Ergebnis
 Liste mit Stärken & Verbesserungsvorschlägen
 Maßnahmen & Punkten
CAF-Selbstbewertung
•Schulung
CAF Team
•„Individuelle
Bewertung“
•Konsenswork
shop
•Selbstbewer-
tungsbericht
Thomas Prorok
23. März 2015 · Seite 7

8. www.kdz.or.at
Konsensworkshop -
Methodik
CAF-Selbstbewertung
•Schulung
CAF Team
•„Individuelle
Bewertung“
•Konsenswork
shop
•Selbstbewer-
tungsbericht
Konsens
1,1
a
b
c
d
e
f
g
1,1 Stärken
1,1Konsens
1,2
a
Themenfeld 1: Führung - Beurteilen Sie, was die Leitung der Organisation unternimmt, um folgende Kriterien zu erfüllen:
Der Organisation durch die Entwicklung einer Mission, einer Vision sowie von Werten eine Richtung vorgeben
Die Organisation, ihre Leistungsfähigkeit und ihre kontinuierliche Verbesserung steuern
Die Mission, Vision, Werte und Ziele laufend an Veränderungen des Umfeldes (z.B. politische, ökonomische, soziokulturelle, technologische und demografische Entwicklungen) anpassen.
Ein Managementsystem entwickeln, das unethischem Verhalten vorbeugt und die Beschäftigten im Umgang mit Wertekonflikten und Unvereinbarkeiten unterstützt.
Korruptionsprävention betreiben, indem potenzielle Interessenkonflikte identifiziert und den Beschäftigten Richtlinien für den Umgang mit ihnen zur Verfügung gestellt werden.
Das gegenseitige Vertrauen, die Loyalität und die gegenseitige Achtung innerhalb der Organisation stärken (z.B. durch Definieren von Standards guter Führung, durch Evaluierung der Mission, Vision und der
Werte).
Angemessene Strukturen festlegen (Ebenen, Funktionen, Zuständigkeiten und Kompetenzen) und ein System für die Steuerung von Prozessen und Partnerschaften in Übereinstimmung mit Strategie und
Planung und den Bedürfnissen und Erwartungen der Interessengruppen sicherstellen.
Verbesserungspotenziale Maßnahmen zur Weiterentwicklung
Die Mission und Vision der Organisation unter Einbeziehung der relevanten Interessengruppen und der Beschäftigten entwickeln und formulieren.
Einen Werterahmen schaffen, der für alle Mitglieder in der Organisation handlungsleitend ist. Er ist auf die Mission, Vision der Organisation ausgerichtet und berücksichtigt die allgemeinen Werte des
öffentlichen Sektors (z.B. Rechtmäßigkeit, Gleichbehandlung, Unbestechlichkeit).
Für eine breite Kommunikation der Mission, Vision, der Werte sowie der strategischen und operativen Ziele an alle Beschäftigten und andere Interessengruppen sorgen.
CAF-Konsensbewertung - Land Steiermark A1
Basis: CAF-2013
© KDZ-Zentrum für Verwaltungsforschung; Urheberrechtlich geschützt - Vervielfältigung und Weitergabe bedarf der ausdrücklichen Zustimmung desKDZ-Zentrum für Verwaltungsforschung
ThemenfeldBeispieleKriteriumKriterium
CAF-Raster
Thomas Prorok
23. März 2015 · Seite 8

9. www.kdz.or.at
Selbstbewertungsbericht
CAF-Selbstbewertung
•Schulung
CAF Team
•„Individuelle
Bewertung“
•Konsenswork
shop
•Selbstbewer-
tungsbericht
Thomas Prorok
23. März 2015 · Seite 9

10. www.kdz.or.at
 Gruppenarbeiten
 Konkretisieren der CAF-Aktionen
 Priorisieren & Quick Wins
Aktionsplan-Workshop
CAF-Aktionsplan
•Aktionsplan-
Workshop
•Aktionsplan
•UMSETZUNG
•CAF-
GÜTESIEGEL
Thomas Prorok
23. März 2015 · Seite 10
Kurze Beschreibung/Meilensteine
(Festlegen von Zwischen-&
Endergebnissen)
Realisiert
bis:
Dauer
Komplexität
(niedrig,
mittel, hoch)
CAF-
Kriteri
um
Verantwortlich
1) Weiterbildungskonzept erstellen: für
jeweilige Dienstposten soll eine Liste
der notwendigen Weiterbildungen
erstellt werden.
In einem ersten Schritt ist zu definieren,
welche Weiterbildungen aus Sicht der
Stadt für einen bestimmten
Dienstposten notwendig sind (über
Dienstprüfung und gesetzliche
Vorgaben hinausgehend).
Zusammenfassung der besuchten
Seminare und Kurse des jeweiligen
Bediensteten (Wer hat wann welche
Ausbildung) und diese allen Mitarbeitern
zugänglich machen.
2) Konzept Mitarbeitergespräche
erstellen (Definition eines Leitfaden über
Umfang und Inhalt des MAG
(Weiterbildung und Zielsetzung und
Zielerreichung des letzten Jahres), Wer
uns wie oft ist dieses zu führen).
Vereinbarung mit Abteilungsleitern über
die Abhaltung von MAG
Mitte
2012
6 Wochen Niedrig 3.2 XY

11. www.kdz.or.at
Aktionsplan
CAF-Aktionsplan
•Aktionsplan-
Workshop
•Aktionsplan
•UMSETZUNG
•CAF-
GÜTESIEGEL
Thomas Prorok
23. März 2015 · Seite 11
Verbesserungsvorschläge Kategorien
1
Finanzcontrolling ausbauen
 Kalkulation von Gebühren – Wasser, Kanal, Abwasser, Müll überprüfen
 Voranschlagskontrolle – HHPlanung mit dem Ist-Stand vergleichen
Produktzeiterfassung einführen (Beginn in Teilbereichen)
 Umfassende Kosten/Leistungsrechnung einführen (Produkte mit Zeiten und
Kosten hinterlegen (Basis ist jedoch ein geschlossener Produktkatalog inkl.
einer Produktzeiterfassung)
Controlling
2
Produktkatalog & Kennzahlensystem entwickeln
 Produkte mit den jeweiligen AbteilungsleiterInnen festgelegt. (Für jedes
Produkt wird ein/e Produktverantwortliche/r bestimmt.)
 Priorisierung der Produkte, welche als erstes bearbeitet werden sollen
(Priorisierung durch AL)
Controlling
3
Erstellen eines Arbeitsplanes/Konzepts für das Facility Management in der…. Facility Management
4 EDV erneuern IT
5
Konzept zur Modernisierung der EDV-Hardware erstellen
 ELAK 1) Rechnungslauf: Überprüfen des Umstiegs auf neues
Workflowsystem mit Integration in Buchhaltung
 ELAK 2) Postlauf: Konzept für Workflow Postlauf erstellen
IT
7
Weiterentwickeln von Exchange/Groupware in Richtung gemeinsamer Kalender
(eventuell externen Groupware Experten holen, um Potenziale von Groupware zu
präsentieren und zu diskutieren)
IT
8
Diskussionsforum wurde früher stark genutzt und dieser Wert sollte weiterhin
sichergestellt werden
IT
9 Homepage-Redaktionssitzung alle 6 Monate mit den AL prüfen Öffentlichkeitsarbeit
10 Kundmachungen auf Homepage veröffentlichen Öffentlichkeitsarbeit
12 Voranschlag und Rechungsabschluss auf Homepage stellen Öffentlichkeitsarbeit
13 Geschäftsverteilungsplan aktualisieren und Außenstellen inkludieren Organisationsmanagement

12. www.kdz.or.at
Umsetzung & CAF
Gütesiegel
CAF-Aktionsplan
•Aktionsplan-
Workshop
•Aktionsplan
•UMSETZUNG
•CAF-
GÜTESIEGEL
Thomas Prorok
23. März 2015 · Seite 12
 Aktionsplan
umsetzen
 6 Monate nach
Selbstbewertung
 2 zentrale Aktionen
in Umsetzung

13. www.kdz.or.at Thomas Prorok
23. März 2015 · Seite 13
Kontakt
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prorok@kdz.or.at
+43 1 89 234 92-0
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