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OPTIMIERTER PERSONALEINSATZ
IN GESCHÄFTSPROZESSEN
PROZESSORIENTIERTE PERSONALBEDARFSERMITTLUNG
INHALTE DES WEBINARS
.
►Kurzvorstellung
►Umsetzungshebel zur Optimierung der Leistungserstellung
►Organisatorische Transformation
►Prozessoptimierung und Systemunterstützung
►Flexibilisierung der Kapazitätssteuerung
►Fragen & Antworten
CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT 2
STRIM UNTERNEHMENSGRUPPE
KURZVORSTELLUNG – EVIDENZ-BASIERTES HANDELN
Identifikation genereller
Wirkzusammenhänge
(Theorien)
Identifikation spezifischer
Vorgehensweisen
(Instrumente)
Wissenschaft Praxis
Meta-
Analysen
Kontrollierte
Labor-/Feld-
Experimente
Umfassende
Korrelations-
studien
Syste-
matische
Reviews
Syste-
matische
Evaluation
Systematische
Verlaufs-
beobachtung
Experten-
befragung
Fall-
studie
externeEvidenz;fundierte,
WissenschaftlicheErkenntnisse;
VerallgemeinerbareUrsache-
Wirkungs-Beziehungen
interneEvidenz;organisations-
spezifischeFaktenaufBasis
systematischgesammelterDaten
die Interaktion schafft eine kollektive Intelligenz
3CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT
PROCESS ANALYTICS FACTORY
PROZESSDATEN ANALYSEN AS A SERVICE
4
Simulation
(Ausblick)
500 K
500 K 500 K
Analyse
(Einblick)
Diagnose
(Durchblick)
Prozesse
Analytics
Experten
(Optimierung)
Bewertung
Daten
CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT
OPTIMIERUNG DER LEISTUNGSERSTELLUNG
DREI UMSETZUNGSHEBEL
5CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT
ORGANISATORISCHE TRANSFORMATION
BEDEUTUNG DER PROZESSORGANISATION: AKT. STUDIENERGEBNISSE
►Prozessorganisation wird in der obersten Führungsebene nicht
praktiziert.
►Funktionsorientierte Organisationsstrukturen dominieren, die
Prozessgestaltung wird auf die unteren Führungsebenen
delegiert.
►Der wichtigste Erfolgsfaktor für die Umsetzung der
Prozessorientierung fehlt, das heißt die notwendige
Vorbildfunktion durch das Management ist nicht vorhanden.
►Vorherrschend ist eine Kultur, die zu sehr auf hierarchische
Vorgaben und strikter Kontrolle beruhen, in der Macht und
Gewinnstreben zu stark im Mittelpunkt stehen und Innovationen
nicht genug Raum lassen.
7CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT
ORGANISATORISCHE TRANSFORMATION
END-TO-END-PROZESSE
►End-to-End Prozesse sind funktions- und bereichsübergreifende
Geschäftsvorfalle vom Kunden zum Kunden durchgängig durch das
Unternehmen, verbunden mit klaren Definitionen, mit dem Ziel die gesamte
Wertschöpfungskette effektiv und effizient zu gestalten und zu steuern.
►End-to-End Prozesse ermöglichen das Heben von Potenzialen in den
Schnittstellen funktionaler Grenzen.
►Die Weiterentwicklung der Steuerung dieser durchgängigen Prozesse ist der
wesentliche Hebel zum Heben der Potenziale.
►Erfolgsfaktoren sind Schnelligkeit, Konsequenz im Management bei der
Durchsetzung, Einbindung des gesamten Unternehmens zur Veränderung der
Denkstrukturen, Bereitschaft zu bereichs- oder funktionsübergreifendem Denken.
8CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT
ORGANISATORISCHE TRANSFORMATION
DIMENSIONEN DER KENNZAHLENGESTÜTZTEN PROZESSANALYSE
E Effektivität
Effizienz
Qualität
Zusatznutzen
Risiko
E
Q
R
A
Definiert die Eigenschaften (Features) und beurteilt die Wirksamkeit oder
die Ergebnisse von Prozessen oder Produkten
Bewertet das Verhältnis von Kosten bzw. Preisen und Mengen in der Zeit
Bewertet die subjektiv wahrgenommene Güte der Leistungserstellung oder
von Produkten (Beurteilung der Ausprägung definierter Eigenschaften)
Beschreibt und bewertet Umfang und Wahrscheinlichkeit einer positiven od.
negativen Abweichung von dem angestrebten Ergebnis und dessen Güte
Beurteilt und integriert Verbundeffekte, Synergien und Opportunitäten
9CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT
PROZESSOPTIMIERUNG …
LEISTUNGS- UND PROZESSKATALOGE
Ebene 1:
Thema
Ebene 2:
Leistungspaket
Ebene 3:
Einzelleistung
Ebene 4:
Tätigkeiten
Rekrutierung Bewerbervorauswahl Bearbeitung
Bewerbungseingang
- Dateneingabe und formale Qualitätssicherung der eingegangenen Papier-, Online- und E-Mail-
Bewerbungen
- Selektion der Bewerbungen nach Kriterien des Auftraggebers
- Ranking nach den geeignetsten Profilen
Rekrutierung Bewerbervorauswahl Plausibilitätsprüfung
Bewerbung
- inhaltliche Plausibilitätsprüfung Bewerbung
Rekrutierung Auswahlverfahren Organisatorische und
administrative Vor- und
Nachbereitung AV
- Vorbereitung:
- Terminplanung
- Ort festlegen
- Räumlichkeiten organisieren
- Einladung zu AV bzw. Verzögerungsschreiben versenden an Bewerber
- Beobachter und Assistenten einladen und einweisen
- Nachladen von Bewerbern
- Zuordnen der Bewerberunterlagen zu AV-Termin, körperlicher Versand inkl. Diskette mit
aktuellen Daten
- Teilnahmebestätigung am AV und kurzfristige Absagen telefonisch entgegennehmen
- Kopieren und Bereitstellen der erforderlichen Beobachter-, Moderatoren- und
Teilnehmerunterlagen und weiteren Materialien incl. ggf. Nachbestellung
- Nachbereitung:
- Weiterleitung der Ergebnisse des AV sowie der entsprechenden Unterlagen der nicht
erschienenen Kandidaten
- Archivierung der Testunterlagen (der Nichtbestandenen)
- Erstellung des Bearbeitungsbogens für ZPA 5
- Information der regionalen Führungskräfte über erfolgte Einstellungen
- Pflege der Excel-Sheets zum Stand der Einstellungen sowie von manuellen Statistiken durch die
Berater
- Einforderung fehlender Unterlagen; Rückfragen an den Kunden, Sortierung der Unterlagen
- Bezahlung der Miete für externe Räume veranlassen
Rekrutierung Auswahlverfahren Terminverschiebung AV - Festlegen neuer Termin
- Umbuchung der Räumlichkeiten
- versenden aktualisierter Einladungen an Bewerber, Beobachter und Assistenten
Planstelle zur
Besetzung
freigegeben
Self Services
aufrufen
1.1.1.
1.1.1
Self Services
aufgerufen
Benutzerkennung
eingeben
1.1.1.
1.1.2
Benutzer
freigeschaltet
Org.-Management
aufrufen
1.1.1.
1.1.5
Org.-
Management
aufgerufen
Zugriffsrechte
prüfen
1.1.1.
1.1.6
Zugriffsrechte
geprüft
Benutzer nicht
freigeschaltet
XOR
ODER-Verknüpfung
- ausschließlich -
Eingabe
geprüft
UND-Verknüpfung
Benutzer-
kennung nicht
vorhanden
Benutzer-
kennung
falsch
eingegeben
XOR
ODER-Verknüpfung
- ausschließlich -
Benutzer-
kennung
eingegeben
Eingabe absenden
1/3; (2/3); (3/3)
1.1.1.
1.1.3
Eingabe
abgesandt
Eingabe prüfen
1.1.1.
1.1.4
Eingabe
wiederholen
1.1.1.
1.1.9
Eingabe
wiederholt
3. abgesandte
Eingabe nicht
authentifiziert
Screen mit
Administratorkon-
takt-Aufforderung
anzeigen
1.1.1.
1.1.12
Screen mit
Administrator-
kontakt-
Aufforderung
angezeigt
Eingabefeld
sperren
1.1.1.
1.1.11
Eingabefeld
gesperrt
UND-Verknüpfung
Benutzer
freigeschaltet
Aufrufen der
Planstellenansicht
1.1.1.
1.1.7
Benutzer nicht
freigeschaltet
XOR
ODER-Verknüpfung
- ausschließlich -
UND-Verknüpfung
Planstellen-
ansicht
aufgerufen
Nutzungsrecht
abgelaufen
Antrag auf
Verlängerung
aufrufen
1.1.1.
1.1.10
Planstellenprofil
aufrufen
1.1.1.
1.1.8
Planstellen-
profil
aufgerufen
Prozess:
Verlängerung Nutzungsdauer
Self Services
Self Services
Planstellen-
eigner
Self Services
Self Services
Planstellen-
eigner
Planstellen-
eigner
Self Services
Org.-Management
Org.-Management
Planstellen-
eigner
Org.-Management
Planstellen-
eigner
Org.-Management
Org.-Management
Self Services
Self Services Self Services
Planstellen-
eigner
Eingabe
geprüft
UND-Verknüpfung
Zugriffsrechte
geprüft
UND-Verknüpfung
ODER-Verknüpfung
Planstellen-
eigner
Planstellen-
eigner
10CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT
PROZESSOPTIMIERUNG …
KALKULATIONSMATRIZEN ENTLANG PROZESSKOSTENRECHNUNG
Ebene 1:
Thema
Ebene 2:
Leistungspaket
Ebene 3:
Einzelleistung
Ebene 4:
Tätigkeiten
Rekrutierung Bewerbervorauswahl Bearbeitung
Bewerbungseingang
- Dateneingabe und formale Qualitätssicherung der eingegangenen Papier-, Online- und E-Mail-
Bewerbungen
- Selektion der Bewerbungen nach Kriterien des Auftraggebers
- Ranking nach den geeignetsten Profilen
Rekrutierung Bewerbervorauswahl Plausibilitätsprüfung
Bewerbung
- inhaltliche Plausibilitätsprüfung Bewerbung
Rekrutierung Auswahlverfahren Organisatorische und
administrative Vor- und
Nachbereitung AV
- Vorbereitung:
- Terminplanung
- Ort festlegen
- Räumlichkeiten organisieren
- Einladung zu AV bzw. Verzögerungsschreiben versenden an Bewerber
- Beobachter und Assistenten einladen und einweisen
- Nachladen von Bewerbern
- Zuordnen der Bewerberunterlagen zu AV-Termin, körperlicher Versand inkl. Diskette mit
aktuellen Daten
- Teilnahmebestätigung am AV und kurzfristige Absagen telefonisch entgegennehmen
- Kopieren und Bereitstellen der erforderlichen Beobachter-, Moderatoren- und
Teilnehmerunterlagen und weiteren Materialien incl. ggf. Nachbestellung
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- Information der regionalen Führungskräfte über erfolgte Einstellungen
- Pflege der Excel-Sheets zum Stand der Einstellungen sowie von manuellen Statistiken durch die
Berater
- Einforderung fehlender Unterlagen; Rückfragen an den Kunden, Sortierung der Unterlagen
- Bezahlung der Miete für externe Räume veranlassen
Rekrutierung Auswahlverfahren Terminverschiebung AV - Festlegen neuer Termin
- Umbuchung der Räumlichkeiten
- versenden aktualisierter Einladungen an Bewerber, Beobachter und Assistenten
Personal-
kosten
Sach-
kosten
Zuliefer-
kosten
Overhead-
kosten
Herstell-
kosten
Stück-
kosten
0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €
0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €
0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €
0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €
0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €
0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €
0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €
0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €
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0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €
0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €
0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €
Kostenbetrachtung
Stunden
gesamt
VZK
gesamt
davon
Rolle 1
davon
Rolle 2
Prüf-
summe
00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000
00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000
00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000
00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000
00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000
00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000
00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000
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00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000
00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000
00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000
00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000
VZK Betrachtung
Anzahl GV
Bezugs-
größe
Bearbeitungs
zeit pro Stück
0 00:00
0 00:00
0 00:00
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0 00:00
0 00:00
0 00:00
0 00:00
0 00:00
Rahmendaten
11CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT
… UND SYSTEMUNTERSTÜTZUNG
INPUT FÜR AKTIVITÄTSKOSTEN-ANALYSE
112CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT
FLEXIBILISIERUNG DER KAPAZITÄTSSTEUERUNG
VORGEHENSMODELL: PERSONALBEDARFSERMITTLUNG UND -PLANUNG
6-8 Wochen pro Abteilung wenigstens halbjährliche Anpassung
Quantitative Pers.pl. Qualitative Pers.pl. Rollierende Personalplanung
Entwicklung und Konzeption Umsetzung und kontinuierl. Anpassung
Monitoring – Reporting - Controlling
IIIIII
IV
► Aufbau von Leistungs-
katalogen
► Unterscheidung in
nicht-operative und in
operative Tätigkeiten
(Wertschöpfungs-
schritte, -tiefe,-anteil!)
► Festlegung von Häufig-
keiten, Zeiten
(DLZ) und
Kosten
Einbindung der Funk-
tionsbeschreibungen
Einbindung von Job-
Familien, -Codes
Aufbau von Ventil-
lösungen (v.a. bei
volatilen Häufigkeiten)
Monitoring (Mengen, Zeiten,
Köpfe/VZK, Produktivität)
Qualifikationsbedarfsplanung
Qualifizierungsplanung
Strategische Analysen und Statistiken
Rechnung und Modellierung von Szenarien
Geschäfts- und Organisationsplanung
Nachfolge-, Entwickl.-, Rekrut.-Planung
Überprüfung der Modelle
entlang der Trends und
Strategien
Umsetzung verein-
barter Maßnah-
men  Soll
-VZK
Durchgängiges und
systemgestütztes
Reporting u. Controlling
15CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT
http://www.strimgroup.com/de/strategische-personalplanung
ZUSAMMENFASSUNG
.
►Die Stärke des vorgestellten Ansatzes liegt in einem evidenz-basierten Vorgehen.
►End-to-end Prozesse stellen Kunden und Produkte in das Zentrum der Überlegungen.
►Eine solche Betrachtung hat Auswirkungen auf relevante Kennzahlen und Indikatoren.
►Die Logik des Leistungskataloges ist praxisbewährt und liefert eine belastbare
Grundlage für Kostenbetrachtungen, Optimierungen und Personalplanungen.
►Eine toolgestützte Simulation und Diagnose der Aktivitäten und ihrer Kosten (Activity
Based Costing) erhöht die Prozesseffizienz.
►Unser evidenz-basiertes Vorgehen zu Personaleinsatz und –planung eignet sich für
Markt-, Service- und Stabsbereiche gleichermaßen.
16CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT
FACHTAGUNGEN DER STRIMACADEMY IM JAHR 2015
MOTTO: „ANALYTICS MEETS EXECUTION“
Talent Acquisition: 21. Mai 2015
SWP & HR Analytics: 15. Oktober 2015
Talent Acquisition: 11. Juni 2015
SWP & HR Analytics: 29. Oktober 2015
Talent Acquisition: 25.-26. Juni 2015
SWP & HR Analytics: 5. November 2015
17CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT
ANSPRECHPARTNER
845 Third Avenue
New York, NY 10022-6600
Phone: +49 (0)172 7590 688
volker.mayer@conference-board.org
Gütschstrasse 22
CH-8122 Binz (Zurich)
Phone: +41 (0)43 366 05 58
volker.mayer@strimgroup.com
16
Rosengartenstraße 19
D-64665 Alsbach-Hähnlein
Phone: +49 (0)6257 408 1463
tobias.rother@prozessanalyse.org
GF Herr Tobias Rother
CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT

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Webinar Personaleinsatz STRIMgroup ProcessAnalyticsFactory

  • 2. INHALTE DES WEBINARS . ►Kurzvorstellung ►Umsetzungshebel zur Optimierung der Leistungserstellung ►Organisatorische Transformation ►Prozessoptimierung und Systemunterstützung ►Flexibilisierung der Kapazitätssteuerung ►Fragen & Antworten CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT 2
  • 3. STRIM UNTERNEHMENSGRUPPE KURZVORSTELLUNG – EVIDENZ-BASIERTES HANDELN Identifikation genereller Wirkzusammenhänge (Theorien) Identifikation spezifischer Vorgehensweisen (Instrumente) Wissenschaft Praxis Meta- Analysen Kontrollierte Labor-/Feld- Experimente Umfassende Korrelations- studien Syste- matische Reviews Syste- matische Evaluation Systematische Verlaufs- beobachtung Experten- befragung Fall- studie externeEvidenz;fundierte, WissenschaftlicheErkenntnisse; VerallgemeinerbareUrsache- Wirkungs-Beziehungen interneEvidenz;organisations- spezifischeFaktenaufBasis systematischgesammelterDaten die Interaktion schafft eine kollektive Intelligenz 3CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT
  • 4. PROCESS ANALYTICS FACTORY PROZESSDATEN ANALYSEN AS A SERVICE 4 Simulation (Ausblick) 500 K 500 K 500 K Analyse (Einblick) Diagnose (Durchblick) Prozesse Analytics Experten (Optimierung) Bewertung Daten CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT
  • 5. OPTIMIERUNG DER LEISTUNGSERSTELLUNG DREI UMSETZUNGSHEBEL 5CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT
  • 6. ORGANISATORISCHE TRANSFORMATION BEDEUTUNG DER PROZESSORGANISATION: AKT. STUDIENERGEBNISSE ►Prozessorganisation wird in der obersten Führungsebene nicht praktiziert. ►Funktionsorientierte Organisationsstrukturen dominieren, die Prozessgestaltung wird auf die unteren Führungsebenen delegiert. ►Der wichtigste Erfolgsfaktor für die Umsetzung der Prozessorientierung fehlt, das heißt die notwendige Vorbildfunktion durch das Management ist nicht vorhanden. ►Vorherrschend ist eine Kultur, die zu sehr auf hierarchische Vorgaben und strikter Kontrolle beruhen, in der Macht und Gewinnstreben zu stark im Mittelpunkt stehen und Innovationen nicht genug Raum lassen. 7CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT
  • 7. ORGANISATORISCHE TRANSFORMATION END-TO-END-PROZESSE ►End-to-End Prozesse sind funktions- und bereichsübergreifende Geschäftsvorfalle vom Kunden zum Kunden durchgängig durch das Unternehmen, verbunden mit klaren Definitionen, mit dem Ziel die gesamte Wertschöpfungskette effektiv und effizient zu gestalten und zu steuern. ►End-to-End Prozesse ermöglichen das Heben von Potenzialen in den Schnittstellen funktionaler Grenzen. ►Die Weiterentwicklung der Steuerung dieser durchgängigen Prozesse ist der wesentliche Hebel zum Heben der Potenziale. ►Erfolgsfaktoren sind Schnelligkeit, Konsequenz im Management bei der Durchsetzung, Einbindung des gesamten Unternehmens zur Veränderung der Denkstrukturen, Bereitschaft zu bereichs- oder funktionsübergreifendem Denken. 8CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT
  • 8. ORGANISATORISCHE TRANSFORMATION DIMENSIONEN DER KENNZAHLENGESTÜTZTEN PROZESSANALYSE E Effektivität Effizienz Qualität Zusatznutzen Risiko E Q R A Definiert die Eigenschaften (Features) und beurteilt die Wirksamkeit oder die Ergebnisse von Prozessen oder Produkten Bewertet das Verhältnis von Kosten bzw. Preisen und Mengen in der Zeit Bewertet die subjektiv wahrgenommene Güte der Leistungserstellung oder von Produkten (Beurteilung der Ausprägung definierter Eigenschaften) Beschreibt und bewertet Umfang und Wahrscheinlichkeit einer positiven od. negativen Abweichung von dem angestrebten Ergebnis und dessen Güte Beurteilt und integriert Verbundeffekte, Synergien und Opportunitäten 9CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT
  • 9. PROZESSOPTIMIERUNG … LEISTUNGS- UND PROZESSKATALOGE Ebene 1: Thema Ebene 2: Leistungspaket Ebene 3: Einzelleistung Ebene 4: Tätigkeiten Rekrutierung Bewerbervorauswahl Bearbeitung Bewerbungseingang - Dateneingabe und formale Qualitätssicherung der eingegangenen Papier-, Online- und E-Mail- Bewerbungen - Selektion der Bewerbungen nach Kriterien des Auftraggebers - Ranking nach den geeignetsten Profilen Rekrutierung Bewerbervorauswahl Plausibilitätsprüfung Bewerbung - inhaltliche Plausibilitätsprüfung Bewerbung Rekrutierung Auswahlverfahren Organisatorische und administrative Vor- und Nachbereitung AV - Vorbereitung: - Terminplanung - Ort festlegen - Räumlichkeiten organisieren - Einladung zu AV bzw. Verzögerungsschreiben versenden an Bewerber - Beobachter und Assistenten einladen und einweisen - Nachladen von Bewerbern - Zuordnen der Bewerberunterlagen zu AV-Termin, körperlicher Versand inkl. Diskette mit aktuellen Daten - Teilnahmebestätigung am AV und kurzfristige Absagen telefonisch entgegennehmen - Kopieren und Bereitstellen der erforderlichen Beobachter-, Moderatoren- und Teilnehmerunterlagen und weiteren Materialien incl. ggf. Nachbestellung - Nachbereitung: - Weiterleitung der Ergebnisse des AV sowie der entsprechenden Unterlagen der nicht erschienenen Kandidaten - Archivierung der Testunterlagen (der Nichtbestandenen) - Erstellung des Bearbeitungsbogens für ZPA 5 - Information der regionalen Führungskräfte über erfolgte Einstellungen - Pflege der Excel-Sheets zum Stand der Einstellungen sowie von manuellen Statistiken durch die Berater - Einforderung fehlender Unterlagen; Rückfragen an den Kunden, Sortierung der Unterlagen - Bezahlung der Miete für externe Räume veranlassen Rekrutierung Auswahlverfahren Terminverschiebung AV - Festlegen neuer Termin - Umbuchung der Räumlichkeiten - versenden aktualisierter Einladungen an Bewerber, Beobachter und Assistenten Planstelle zur Besetzung freigegeben Self Services aufrufen 1.1.1. 1.1.1 Self Services aufgerufen Benutzerkennung eingeben 1.1.1. 1.1.2 Benutzer freigeschaltet Org.-Management aufrufen 1.1.1. 1.1.5 Org.- Management aufgerufen Zugriffsrechte prüfen 1.1.1. 1.1.6 Zugriffsrechte geprüft Benutzer nicht freigeschaltet XOR ODER-Verknüpfung - ausschließlich - Eingabe geprüft UND-Verknüpfung Benutzer- kennung nicht vorhanden Benutzer- kennung falsch eingegeben XOR ODER-Verknüpfung - ausschließlich - Benutzer- kennung eingegeben Eingabe absenden 1/3; (2/3); (3/3) 1.1.1. 1.1.3 Eingabe abgesandt Eingabe prüfen 1.1.1. 1.1.4 Eingabe wiederholen 1.1.1. 1.1.9 Eingabe wiederholt 3. abgesandte Eingabe nicht authentifiziert Screen mit Administratorkon- takt-Aufforderung anzeigen 1.1.1. 1.1.12 Screen mit Administrator- kontakt- Aufforderung angezeigt Eingabefeld sperren 1.1.1. 1.1.11 Eingabefeld gesperrt UND-Verknüpfung Benutzer freigeschaltet Aufrufen der Planstellenansicht 1.1.1. 1.1.7 Benutzer nicht freigeschaltet XOR ODER-Verknüpfung - ausschließlich - UND-Verknüpfung Planstellen- ansicht aufgerufen Nutzungsrecht abgelaufen Antrag auf Verlängerung aufrufen 1.1.1. 1.1.10 Planstellenprofil aufrufen 1.1.1. 1.1.8 Planstellen- profil aufgerufen Prozess: Verlängerung Nutzungsdauer Self Services Self Services Planstellen- eigner Self Services Self Services Planstellen- eigner Planstellen- eigner Self Services Org.-Management Org.-Management Planstellen- eigner Org.-Management Planstellen- eigner Org.-Management Org.-Management Self Services Self Services Self Services Planstellen- eigner Eingabe geprüft UND-Verknüpfung Zugriffsrechte geprüft UND-Verknüpfung ODER-Verknüpfung Planstellen- eigner Planstellen- eigner 10CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT
  • 10. PROZESSOPTIMIERUNG … KALKULATIONSMATRIZEN ENTLANG PROZESSKOSTENRECHNUNG Ebene 1: Thema Ebene 2: Leistungspaket Ebene 3: Einzelleistung Ebene 4: Tätigkeiten Rekrutierung Bewerbervorauswahl Bearbeitung Bewerbungseingang - Dateneingabe und formale Qualitätssicherung der eingegangenen Papier-, Online- und E-Mail- Bewerbungen - Selektion der Bewerbungen nach Kriterien des Auftraggebers - Ranking nach den geeignetsten Profilen Rekrutierung Bewerbervorauswahl Plausibilitätsprüfung Bewerbung - inhaltliche Plausibilitätsprüfung Bewerbung Rekrutierung Auswahlverfahren Organisatorische und administrative Vor- und Nachbereitung AV - Vorbereitung: - Terminplanung - Ort festlegen - Räumlichkeiten organisieren - Einladung zu AV bzw. Verzögerungsschreiben versenden an Bewerber - Beobachter und Assistenten einladen und einweisen - Nachladen von Bewerbern - Zuordnen der Bewerberunterlagen zu AV-Termin, körperlicher Versand inkl. Diskette mit aktuellen Daten - Teilnahmebestätigung am AV und kurzfristige Absagen telefonisch entgegennehmen - Kopieren und Bereitstellen der erforderlichen Beobachter-, Moderatoren- und Teilnehmerunterlagen und weiteren Materialien incl. ggf. Nachbestellung - Nachbereitung: - Weiterleitung der Ergebnisse des AV sowie der entsprechenden Unterlagen der nicht erschienenen Kandidaten - Archivierung der Testunterlagen (der Nichtbestandenen) - Erstellung des Bearbeitungsbogens für ZPA 5 - Information der regionalen Führungskräfte über erfolgte Einstellungen - Pflege der Excel-Sheets zum Stand der Einstellungen sowie von manuellen Statistiken durch die Berater - Einforderung fehlender Unterlagen; Rückfragen an den Kunden, Sortierung der Unterlagen - Bezahlung der Miete für externe Räume veranlassen Rekrutierung Auswahlverfahren Terminverschiebung AV - Festlegen neuer Termin - Umbuchung der Räumlichkeiten - versenden aktualisierter Einladungen an Bewerber, Beobachter und Assistenten Personal- kosten Sach- kosten Zuliefer- kosten Overhead- kosten Herstell- kosten Stück- kosten 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € Kostenbetrachtung Stunden gesamt VZK gesamt davon Rolle 1 davon Rolle 2 Prüf- summe 00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000 00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000 00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000 00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000 00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000 00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000 00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000 00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000 00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000 00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000 00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000 00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000 VZK Betrachtung Anzahl GV Bezugs- größe Bearbeitungs zeit pro Stück 0 00:00 0 00:00 0 00:00 0 00:00 0 00:00 0 00:00 0 00:00 0 00:00 0 00:00 0 00:00 0 00:00 0 00:00 Rahmendaten 11CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT
  • 11. … UND SYSTEMUNTERSTÜTZUNG INPUT FÜR AKTIVITÄTSKOSTEN-ANALYSE 112CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT
  • 12. FLEXIBILISIERUNG DER KAPAZITÄTSSTEUERUNG VORGEHENSMODELL: PERSONALBEDARFSERMITTLUNG UND -PLANUNG 6-8 Wochen pro Abteilung wenigstens halbjährliche Anpassung Quantitative Pers.pl. Qualitative Pers.pl. Rollierende Personalplanung Entwicklung und Konzeption Umsetzung und kontinuierl. Anpassung Monitoring – Reporting - Controlling IIIIII IV ► Aufbau von Leistungs- katalogen ► Unterscheidung in nicht-operative und in operative Tätigkeiten (Wertschöpfungs- schritte, -tiefe,-anteil!) ► Festlegung von Häufig- keiten, Zeiten (DLZ) und Kosten Einbindung der Funk- tionsbeschreibungen Einbindung von Job- Familien, -Codes Aufbau von Ventil- lösungen (v.a. bei volatilen Häufigkeiten) Monitoring (Mengen, Zeiten, Köpfe/VZK, Produktivität) Qualifikationsbedarfsplanung Qualifizierungsplanung Strategische Analysen und Statistiken Rechnung und Modellierung von Szenarien Geschäfts- und Organisationsplanung Nachfolge-, Entwickl.-, Rekrut.-Planung Überprüfung der Modelle entlang der Trends und Strategien Umsetzung verein- barter Maßnah- men  Soll -VZK Durchgängiges und systemgestütztes Reporting u. Controlling 15CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT http://www.strimgroup.com/de/strategische-personalplanung
  • 13. ZUSAMMENFASSUNG . ►Die Stärke des vorgestellten Ansatzes liegt in einem evidenz-basierten Vorgehen. ►End-to-end Prozesse stellen Kunden und Produkte in das Zentrum der Überlegungen. ►Eine solche Betrachtung hat Auswirkungen auf relevante Kennzahlen und Indikatoren. ►Die Logik des Leistungskataloges ist praxisbewährt und liefert eine belastbare Grundlage für Kostenbetrachtungen, Optimierungen und Personalplanungen. ►Eine toolgestützte Simulation und Diagnose der Aktivitäten und ihrer Kosten (Activity Based Costing) erhöht die Prozesseffizienz. ►Unser evidenz-basiertes Vorgehen zu Personaleinsatz und –planung eignet sich für Markt-, Service- und Stabsbereiche gleichermaßen. 16CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT
  • 14. FACHTAGUNGEN DER STRIMACADEMY IM JAHR 2015 MOTTO: „ANALYTICS MEETS EXECUTION“ Talent Acquisition: 21. Mai 2015 SWP & HR Analytics: 15. Oktober 2015 Talent Acquisition: 11. Juni 2015 SWP & HR Analytics: 29. Oktober 2015 Talent Acquisition: 25.-26. Juni 2015 SWP & HR Analytics: 5. November 2015 17CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT
  • 15. ANSPRECHPARTNER 845 Third Avenue New York, NY 10022-6600 Phone: +49 (0)172 7590 688 volker.mayer@conference-board.org Gütschstrasse 22 CH-8122 Binz (Zurich) Phone: +41 (0)43 366 05 58 volker.mayer@strimgroup.com 16 Rosengartenstraße 19 D-64665 Alsbach-Hähnlein Phone: +49 (0)6257 408 1463 tobias.rother@prozessanalyse.org GF Herr Tobias Rother CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT