DIE BEDEUTUNG EINEREFFEKTIVEN UND EFFIZIENTENBESCHAFFUNG VONKOMMUNIKATIONS-DIENSTLEISTUNGENFÜR DIE ÖFFENTLICHE HANDAM BEIS...
Zürcher FachhochschuleHWZ Hochschule für WirtschaftMAS Business CommunicationsMASTERTHESISFABIENNE STOLL                  ...
InhaltsverzeichnisAusgangslage ………………………………… 5Fragestellung und Zielsetzung …………….. 10Methodische Vorgehensweise …………….. 1...
AUSGANGSLAGE               4
In der Schweiz ist die Bundesverwaltungaufgrund ihres gesetzlichen Auftrags zurInformation und Kommunikation verpflichtet....
In modernen Informations- undWissensgesellschaften sind die Informationsund Kommunikationstätigkeiten derBundesverwaltung ...
Um ihre Kommunikationsaktivitätenprofessionell auszuführen, kann dieBundesverwaltung externe Spezialistenbeiziehen, die es...
Anders als in der Privatwirtschaft ist dasBeiziehen von externen Spezialisten für dieÖffentliche Hand rechtlichen Rahmen-b...
Diese Verfahren sind an stark formalisiertegesetzliche Regelungen gebunden. Zudem istdie Beschaffung mittels eines offenen...
FRAGESTELLUNG UNDZIELSETZUNG                    10
FragestellungWie lässt sich die Beschaffung vonKommunikationsdienstleistungen im offenenoder selektiven Verfahren durch di...
Effizienz ist ein Mass für die Wirtschaftlichkeit.Effektivität ist ein Mass für die Zielerreichung.Management Summary Mast...
Es wird untersucht, wie die Bundesverwaltunganhand eines offenen oder selektivenVerfahrens mit einem möglichst geringenAuf...
ZielFormulierung von Empfehlungen für eineeffiziente und effektive Beschaffung vonKommunikationsdienstleistungen durch die...
METHODISCHEVORGEHENSWEISE                 15
Explorative Forschungsarbeit• Zur Beschaffung von Kommunikations-  dienstleistungen mittels einer öffentlichen  Ausschreib...
Theoretische GrundlagenForschungsergebnisse, Literatur, Branchenempfehlungen  Zusammenarbeit zwischen Agenturen und Kunden...
ForschungsfragenAufgrund des explorativen Charakters derMasterthesis komm als methodische Vorgehens-weise die Beantwortung...
Forschungsmethoden                                 Quantitative Befragungen                                   Qualitative ...
Quantitative Befragungen                      242                                     35              Leiter von          ...
Qualitative Befragungen                           3                                       3       Agenturleiter, die berei...
ERGEBNISSEQUANTITATIVE BEFRAGUNGENAGENTURLEITER                       22
Untersuchungsdesign• Stichprobe: 242 Leiter von PR-, Werbe-  und Kommunikationsagenturen• Untersuchungszeitraum: März 2011...
Wichtigste ErgebnisseIm Folgenden werden die wichtigstenErgebnisse der Befragung schematischaufgezeigt (Auszug aus den Ant...
Andere; 6,3%                                                                                         Kampagne             ...
Die Qualität war                             mehrheitlich nicht                                                           ...
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ZK eignen sich                                        ZK eignen sich                                 nicht; 8,5%          ...
Zu hohe                        Gewichtung der                           Qualität                                          ...
70%          60%                         59,1%          50%          40%                                                  ...
60%          50%                                                    51,5%          40%                                    ...
80%         70%                                                        67,6%         60%         50%         40%         3...
Nein; 13,6%                                                                                Ja; 86,4%     Abbildung 13: Ber...
Nein; 39,5%                                                                                          Ja; 60,5%     Abbildu...
80%            74,6%         70%         60%         50%         40%         30%                                          ...
ERGEBNISSEQUANTITATIVE BEFRAGUNGENKOMMUNIKATIONSVERANTWORTLICHE DERBUNDESVERWALTUNG                                    36
Untersuchungsdesign• Stichprobe: 35 Kommunikations-  verantwortliche der Bundesverwaltung auf  Amtsebene• Untersuchungszei...
Wichtigste ErgebnisseIm Folgenden werden die wichtigstenErgebnisse der Befragung schematischaufgezeigt (Auszug aus den Ant...
Sensibili-                                                                                                  sierungs-/    ...
- Ex-Chef Information                                       - Stellvertretung Kommunikation                               ...
120%                                                               Rollen:                                                ...
Abbildung 19: Funktionen der Personen, welche die Eignungs- und Zuschlagskriterien definieren     Frage: Wer bestimmt jewe...
43,8%                 Bei anderen                                                                      43,8%              ...
90%          80%                         80,0%          70%          60%                                                  ...
Ja; 14,3%       Ich weiss es nicht;             28,6%                                                                 Nein...
Hilfsmittel:                                                       - Dokumentationen, Archiv, Optimierungsprozesse        ...
Stellen:                                                   - BBL (9 Nennungen)                                            ...
ERGEBNISSEQUALITATIVE BEFRAGUNGENAGENTURLEITER UNDKOMMUNIKATIONSVERANTWORTLICHE                                48
Untersuchungsdesign• Stichprobe: 3 Kommunikations-  verantwortliche der Bundesverwaltung auf  Amtsebene; 3 Leiter von Komm...
ErkenntnisseDie Auswertung der qualitativenBefragungen ist vertraulich und wird deshalbnicht im vorliegenden ManagementSum...
EMPFEHLUNGEN               51
Ausgehend von den theoretischen undempirischen Erkenntnissen der Masterthesiskönnen folgende Empfehlungen für eineeffizien...
EMPFEHLUNG NR. 1Definition und Gewichtung der Eignungs- undZuschlagskriterien sowie Bewertung derAngebote durch Kommunikat...
EMPFEHLUNG NR. 2Definition von Zuschlagskriterien, die eserlauben, die Stärken, das Know-how und dieKompetenzen der Anbiet...
EMPFEHLUNG NR. 3Systematische Anwendung eines zweistufigenVerfahrens inklusive mündlicher Präsentation inder zweiten Stufe...
EMPFEHLUNG NR. 4Die monetären Zuschlagskriterien nicht höhergewichten als die qualitativen Kriterien                      ...
EMPFEHLUNG NR. 5Fachliche und formale Qualitäts-prüfung der Ausschreibungen durch zentraleDienste und Kommunikationsfachle...
EMPFEHLUNG NR. 6Einsatz von standardisierten Vorlagen für dasErstellen der Ausschreibungsunterlagen, dieAngebotserfassung ...
EMPFEHLUNG NR. 7Definition und strukturierte Beschreibung desProzesses für die Beschaffung vonKommunikationsdienstleistung...
EMPFEHLUNG NR. 8Systematische Evaluation der öffentlichenAusschreibungen, sowohl intern wie auchextern zusammen mit den An...
EMPFEHLUNG NR. 9Erstellen einer Übersicht der Personen, dieinnerhalb der Bundesverwaltung bereits eineKommunikationsdienst...
EMPFEHLUNG NR. 10Neu geschaffene Möglichkeiten zur Entlastungder Anbieter aktiv nutzen: ElektronischeAngebotseinreichung, ...
EMPFEHLUNG NR. 11Erfahrungs- und Wissensaustausch zumThema «Öffentliche Ausschreibungen» imRahmen von bestehenden Sitzunge...
EMPFEHLUNG NR. 12Erfahrungs- und Wissensaustausch zumThema «Wahl einer Agentur» im Rahmen vonAnlässen der Kommunikationsbr...
EMPFEHLUNG NR. 13Organisation und Durchführung einesWorkshops mit ausgewählten Anbietern                                  ...
MASSNAHMEN             66
• Basierend auf den oben aufgeführten  Empfehlungen wurde ein Massnahmenkatalog  zusammengestellt, der aus übergeordneten ...
«Professionelle Kommunika-tionsarbeit kostet Geld, […]und es kostet das Geld derSteuerzahler».Jarren, Ottfried: Staatliche...
ANHANG:MASSNAHMENKATALOG                    69
MassnahmenkatalogMASSNAHME 1Erstellen eines elektronischen HandbuchsErstellen eines elektronischen Handbuchs für die Besch...
Massnahme 1.3Workshop mit Anbietern und BeschaffernDie Arbeitsgruppe führt einen Workshop mit Anbietern durch, die bereits...
Massnahme 1.7.1Formulierung von Empfehlungen für Eignungs- und ZuschlagskriterienEs werden Empfehlungen für die Wahl und G...
Massnahme 1.9Bekanntmachung des HandbuchsDas Handbuch wird den Kommunikations- und Informationsbeauftragten der Bundesverw...
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Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

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Die Bedeutung einer effektiven und effizienten Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung.

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Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

  1. 1. DIE BEDEUTUNG EINEREFFEKTIVEN UND EFFIZIENTENBESCHAFFUNG VONKOMMUNIKATIONS-DIENSTLEISTUNGENFÜR DIE ÖFFENTLICHE HANDAM BEISPIEL DERBUNDESVERWALTUNGMANAGEMENT SUMMARY 1
  2. 2. Zürcher FachhochschuleHWZ Hochschule für WirtschaftMAS Business CommunicationsMASTERTHESISFABIENNE STOLL 2
  3. 3. InhaltsverzeichnisAusgangslage ………………………………… 5Fragestellung und Zielsetzung …………….. 10Methodische Vorgehensweise …………….. 15Ergebnisse Befragungen …………………… 22Empfehlungen ……………………………….. 51Massnahmenkatalog ………………………… 66Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 3
  4. 4. AUSGANGSLAGE 4
  5. 5. In der Schweiz ist die Bundesverwaltungaufgrund ihres gesetzlichen Auftrags zurInformation und Kommunikation verpflichtet.Sie muss rechtzeitig, umfassend undkontinuierlich informieren und dabei dieGrundsätze der Kontinuität, Transparenz,Wahrheit, Richtigkeit, Sachlichkeit,Verantwortlichkeit und der Verhältnis-mässigkeit einhalten.Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 5
  6. 6. In modernen Informations- undWissensgesellschaften sind die Informationsund Kommunikationstätigkeiten derBundesverwaltung an neue Erwartungen derGesellschaft geknüpft. Die Bundes-verwaltung sieht sich heute nicht nurgezwungen zu kommunizieren, sie sieht sichgezwungen aufgrund der steigendenErwartungen professionell zukommunizieren.Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 6
  7. 7. Um ihre Kommunikationsaktivitätenprofessionell auszuführen, kann dieBundesverwaltung externe Spezialistenbeiziehen, die es sich gewohnt sind, mitkomplexen Kommunikationsprozessenumzugehen und die nötige Fachkompetenzhaben, um Akteure der Verwaltung zuberaten, Kommunikationsstrategien zuentwickeln und Kommunikations-massnahmen umzusetzen.Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 7
  8. 8. Anders als in der Privatwirtschaft ist dasBeiziehen von externen Spezialisten für dieÖffentliche Hand rechtlichen Rahmen-bedingungen unterstellt. Kommunikations-dienstleistungen, die den Schwellenwert von230’000 Schweizerfranken überschreiten,werden öffentlich ausgeschrieben, d. h. mittelseines offenen oder selektiven Verfahrensbeschafft.Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 8
  9. 9. Diese Verfahren sind an stark formalisiertegesetzliche Regelungen gebunden. Zudem istdie Beschaffung mittels eines offenen oderselektiven Verfahrens sowohl auf derBeschaffer- wie auch auf der Anbieterseite mitAufwand verbunden. Weiter ist die Beschaffungvon Kommunikationsdienstleistungen innerhalbder Bundesverwaltung dezentral geregelt. Dieserhöht die Gefahr einer unzureichendenKoordination und kann folglich zu Ineffizienzenführen.Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 9
  10. 10. FRAGESTELLUNG UNDZIELSETZUNG 10
  11. 11. FragestellungWie lässt sich die Beschaffung vonKommunikationsdienstleistungen im offenenoder selektiven Verfahren durch dieBundesverwaltung unter den gegebenengesetzlichen Rahmenbedingungen und derdezentralen Organisation des Beschaffungs-wesens effizient und effektiv gestalten?Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 11
  12. 12. Effizienz ist ein Mass für die Wirtschaftlichkeit.Effektivität ist ein Mass für die Zielerreichung.Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 12
  13. 13. Es wird untersucht, wie die Bundesverwaltunganhand eines offenen oder selektivenVerfahrens mit einem möglichst geringenAufwand (effiziente Beschaffung) den für dasLösen einer Kommunikationsaufgabegeeignetsten Spezialisten ermitteln kann(effektive Beschaffung). Dies darum, weilVerwaltungsinstitutionen von öffentlichenGeldern finanziert werden und deshalb einInteresse daran haben, effektiv und effizient zusein.Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 13
  14. 14. ZielFormulierung von Empfehlungen für eineeffiziente und effektive Beschaffung vonKommunikationsdienstleistungen durch dieBundesverwaltung im offenen oder selektivenVerfahren.Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 14
  15. 15. METHODISCHEVORGEHENSWEISE 15
  16. 16. Explorative Forschungsarbeit• Zur Beschaffung von Kommunikations- dienstleistungen mittels einer öffentlichen Ausschreibung bestehen weder theoretische noch empirische Vorarbeiten• Die vorliegende Masterthesis nimmt deshalb einen explorativen Charakter ein• Die erarbeiteten Empfehlungen sind weder abschliessend noch umfassendManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 16
  17. 17. Theoretische GrundlagenForschungsergebnisse, Literatur, Branchenempfehlungen Zusammenarbeit zwischen Agenturen und Kunden im Bereich der Kommunikation Allgemeines Beschaffungswesen der Bundesverwaltung Wirtschaftswissenschaften New Public Management 17
  18. 18. ForschungsfragenAufgrund des explorativen Charakters derMasterthesis komm als methodische Vorgehens-weise die Beantwortung von offenen Forschungs-fragen anstelle der Überprüfung von Hypothesenzum Einsatz:• Ausgehend von den theoretischen Grundlagen werden acht Forschungsfragen formuliert• Zur Beantwortung der Forschungsfragen werden sowohl qualitative wie auch quantitative empirische Forschungsmethoden eingesetztManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 18
  19. 19. Forschungsmethoden Quantitative Befragungen Qualitative Befragungen Anbieter BeschafferManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 19
  20. 20. Quantitative Befragungen 242 35 Leiter von Kommunikationsverantwortliche PR-, Kommunikations- und der Bundesverwaltung WerbeagenturenManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 20
  21. 21. Qualitative Befragungen 3 3 Agenturleiter, die bereits an Kommunikationsverantwortliche mehreren öffentlichen Aus- der Bundesverwaltung, die in den schreibungen der Bundes- letzten drei Jahren eine öffentliche verwaltung teil- Ausschreibung durchgeführt haben genommen habenManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 21
  22. 22. ERGEBNISSEQUANTITATIVE BEFRAGUNGENAGENTURLEITER 22
  23. 23. Untersuchungsdesign• Stichprobe: 242 Leiter von PR-, Werbe- und Kommunikationsagenturen• Untersuchungszeitraum: März 2011• Rücklaufquote: 33%• Art der Befragung: Online-FragebogenManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 23
  24. 24. Wichtigste ErgebnisseIm Folgenden werden die wichtigstenErgebnisse der Befragung schematischaufgezeigt (Auszug aus den Antworten).Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 24
  25. 25. Andere; 6,3% Kampagne Einzelnes (Information/ Kommunikations- Sensibili- mittel; 22,9% sierung); 56,3% Information und Kommunikation für Information und ein Projekt; 60,4% Kommunikation für ein Amt; 14,6% Abbildung 5: Art von Kommunikationsdienstleistungen, für die sich Agenturen mittels einer öffentlichen Ausschreibung beworben haben Frage: Für welche Art von Kommunikationsdienstleistungen hat sich Ihre Agentur bereits im öffentlichen Wettbewerb beworben (Mehrfachnennung möglich)? (N=48) Quelle: Eigene AufbereitungManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 25
  26. 26. Die Qualität war mehrheitlich nicht Die Qualität gut; 2,9% war sehr unterschiedlich; 32,4% Die Qualität war mehrheitlich gut; 55,9% Die Qualität war mehrheitlich sehr gut; 8,8% Abbildung 6: Beurteilung der Qualität der öffentlichen Ausschreibungen Frage: Wie beurteilen Sie die Qualität der öffentlichen Ausschreibungen, an denen Sie teilgenommen haben z. B. hinsichtlich Wahl der Vergabekriterien, Aufbereitung der Ausschreibungsunterlagen, Definition des Pflichtenhefts usw.? (N=34) Quelle: Eigene AufbereitungManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 26
  27. 27. nicht gut; 4,2% sehr gut; 14,6% weniger gut; 25,0% gut; 56,3% Abbildung 7: Einbringen von Stärken und Know-how in öffentliche Ausschreibungen Frage: Inwiefern können Sie die Stärken bzw. das Know-how (Spezialgebiete, Angebotspalette, spezifische Kenntnisse) Ihrer Agentur in eine öffentliche Ausschreibung einbringen? (N=48) Quelle: Eigene AufbereitungManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 27
  28. 28. ZK eignen sich ZK eignen sich nicht; 8,5% sehr gut; 6,4% ZK eignen sich gut; 40,4% ZK eignen sich weniger gut; 46,8% Abbildung 8: Eignung der Zuschlagskriterien, um Kompetenzen und Stärken aufzuzeigen Frage: Inwiefern eignen sich die Zuschlagskriterien (ZK) einer öffentlichen Ausschreibung, um die Kompetenzen und Stärken Ihrer Agentur gezielt aufzuzeigen? (N=47) Quelle: Eigene AufbereitungManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 28
  29. 29. Zu hohe Gewichtung der Qualität Gewichtung ist zugunsten des ausgeglichen; Preises; 14,3% 35,7% Zu hohe Gewichtung des Preises zugunsten der Qualität; 50,0% Abbildung 9: Gewichtung des Preises gegenüber der Qualität Frage: Wie beurteilen Sie die Gewichtung von Qualität und Preis für die Zuschlagserteilung? (N=42) Quelle: Eigene AufbereitungManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 29
  30. 30. 70% 60% 59,1% 50% 40% 40,9% 30% 20% 10% 0,0% 0,0% 0% sehr hoch hoch tief sehr tief Abbildung 10: Administrativer Aufwand bei öffentlichen Ausschreibungen Frage: Wie hoch schätzen Sie jeweils den administrativen Aufwand für Ihre Agentur ein für die Teilnahme an einer öffentlichen Ausschreibung? (N=44) Quelle: Eigene AufbereitungManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 30
  31. 31. 60% 50% 51,5% 40% 42,4% 30% 20% 10% 0,0% 6,1% 0% sehr benutzerfreundlich benutzerfreundlich wenig benutzerfreundlich nicht benutzerfreundlich Abbildung 11: Benutzerfreundlichkeit der Vorlagen für die Angebotserfassung Frage: Beurteilen Sie bitte die Benutzerfreundlichkeit der durch den Auftraggeber vorgegebenen elektronischen Vorlagen (Word-, Excel- Dokument o. Ä.)? (N=33) Quelle: Eigene AufbereitungManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 31
  32. 32. 80% 70% 67,6% 60% 50% 40% 30% 26,5% 20% 10% 5,9% 0,0% 0% Die Vorlagen eignen Die Vorlagen eignen Die Vorlagen eignen Die Vorlagen eignen sich sehr gut sich gut sich weniger gut sich nicht Abbildung 12: Eignung der Vorlagen zur Einbringung von Stärken und Kompetenzen Frage: Beurteilen Sie bitte, inwiefern sich die vorgegebenen elektronischen Vorlagen eignen, um dem Auftraggeber die Kompetenzen und Stärken Ihrer Agentur aufzuzeigen? (N=34) Quelle: Eigene AufbereitungManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 32
  33. 33. Nein; 13,6% Ja; 86,4% Abbildung 13: Bereitschaft der Anbieter, eine Ausschreibung mittels eines Fragebogens zu evaluieren Frage: Würden Sie die Gelegenheit nutzen, eine öffentliche Ausschreibung nach der Bekanntgabe des Zuschlags in einem kurzen Online-Fragebogen zu evaluieren? (N=44) Quelle: Eigene AufbereitungManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 33
  34. 34. Nein; 39,5% Ja; 60,5% Abbildung 14: Interesse der Anbieter, an einem Workshop zur Optimierung des öffentlichen Beschaffungsverfahrens für Kommunikationsdienstleistungen teilzunehmen Frage: Hätten Sie Interesse, sich mit Kommunikations-Fachleuten der Bundesverwaltung in einem Workshop zum Thema «Optimierung des öffentlichen Beschaffungsverfahrens für Kommunikationsdienstleistungen» auszutauschen? (N=43) Quelle: Eigene AufbereitungManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 34
  35. 35. 80% 74,6% 70% 60% 50% 40% 30% 21,1% 20% 10% 4,2% 0,0% 0% sehr wichtig wichtig weniger wichtig nicht wichtig Abbildung 15: Beurteilung der Wichtigkeit des Kennenlernens von Auftraggeber und -nehmer vor der Vergabe eines Auftrags Frage: Wie wichtig finden Sie es für die zukünftige Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und -nehmer, dass ein Auftraggeber seinen potenziellen Auftragnehmer vor der Vergabe eines Auftrags persönlich kennenlernt (z. B. im Rahmen einer Agentur- oder Wettbewerbspräsentation?)? (N=71) Quelle: Eigene AufbereitungManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 35
  36. 36. ERGEBNISSEQUANTITATIVE BEFRAGUNGENKOMMUNIKATIONSVERANTWORTLICHE DERBUNDESVERWALTUNG 36
  37. 37. Untersuchungsdesign• Stichprobe: 35 Kommunikations- verantwortliche der Bundesverwaltung auf Amtsebene• Untersuchungszeitraum: März 2011• Rücklaufquote: 60%• Art der Befragung: Online-Fragebogen• Auswertung: Randauszählung und SubgruppenanalyseManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 37
  38. 38. Wichtigste ErgebnisseIm Folgenden werden die wichtigstenErgebnisse der Befragung schematischaufgezeigt (Auszug aus den Antworten).Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 38
  39. 39. Sensibili- sierungs-/ Einzelnes Informationskam- Kommunikations-mittel (z. pagne; 40,0% B. Broschüre, Internet- Portal o. Ä.); 60,0% Information und Kommunikation für mein Amt (institutionelle Kommunikation); 30,0% Information und Kommunikation für ein Projekt; 90,0% Abbildung 16: Art von Kommunikationsdienstleistungen, die von der Bundesverwaltung mittels einer öffentlichen Ausschreibung eingekauft wurden Frage: Welche Art von Kommunikationsdienstleistung/en wurde/n durch Ihr Amt öffentlich ausgeschrieben (Mehrfachnennung möglich)? (N=10) Quelle: Eigene AufbereitungManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 39
  40. 40. - Ex-Chef Information - Stellvertretung Kommunikation Leistungsbereiche (in Zusammen- arbeit mit KOM) - Andere Informationsbeauftragte 90% - Projektleiter/in - Chef oder Sachbearbeiter 80% Bereich Kommerz/Finanzen - Bereich Beschaffung Dienst- 80,0% 70% leistungen - Diverse 60% 50% 50,0% 40% 30% 20% 10% 0% Ich Andere Person Abbildung 17: Verantwortlichkeit bei durchgeführten öffentlichen Ausschreibungen Frage: Wer war in Ihrem Amt jeweils für die durchgeführten Ausschreibungen verantwortlich (Mehrfachnennung möglich)? (N=10) Quelle: Eigene AufbereitungManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 40
  41. 41. 120% Rollen: - Aufsicht, Verantwortung 100% - Entscheidungsinstanz 100,0% - Führung Projektleiter/in - Prüfung der rechtlichen 80% Rahmenbedingungen - Diverse 60% 40% 20% 0% 0% Ja Nein Abbildung 18: Mitwirkung und Rolle von Kommunikationsverantwortlichen in einem Ausschreibungsprozess, bei einer Beschaffung durch andere Personen Fragen: Sind Sie jeweils im Ausschreibungsprozess involviert, wenn eine andere Stelle Ihres Amtes eine Kommunikationsdienstleistung öffentlich ausschreibt? (N=5) / Welches ist jeweils Ihre Rolle im Ausschreibungsprozess? (N=5) Quelle: Eigene AufbereitungManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 41
  42. 42. Abbildung 19: Funktionen der Personen, welche die Eignungs- und Zuschlagskriterien definieren Frage: Wer bestimmt jeweils nebst den gesetzlichen Vorschriften die Eignungs- und Zuschlagskriterien in einer öffentlichen Ausschreibung? (N=10) Quelle: Eigene AufbereitungManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 42
  43. 43. 43,8% Bei anderen 43,8% Personen Bei mir 12,5% Es gibt keine verantwortliche Stelle in unserem Amt Abbildung 20: Verantwortung für öffentliche Beschaffungen von Kommunikations- dienstleistungen Frage: Wo ist die Verantwortung generell für die öffentliche Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen in Ihrem Amt angesiedelt? (N=16) Quelle: Eigene AufbereitungManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 43
  44. 44. 90% 80% 80,0% 70% 60% 66,7% 50% 40% 30% 33,3% 20% 20,0% 10% 0% Externe Evaluation mit Externe Evaluation mit Interne Evaluation findet Interne Evaluation findet Anbieter findet statt Anbieter findet nicht statt statt nicht statt Abbildung 21: Evaluation der öffentlichen Ausschreibungen Fragen: Führen Sie nach der Zuschlagserteilung intern jeweils eine Evaluation der öffentlichen Ausschreibung durch? (N=6) / Führen Sie nach der Zuschlagserteilung jeweils eine Evaluation bzw. ein Debriefing der öffentlichen Ausschreibung mit den externen Anbietern durch? (N=5) Quelle: Eigene AufbereitungManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 44
  45. 45. Ja; 14,3% Ich weiss es nicht; 28,6% Nein; 57,1% Abbildung 22: Existenz einer Übersicht von öffentlichen Ausschreibungen von Kommunikationsdienstleistungen Frage: Gibt es für Ihr Amt eine Übersicht, welche internen Stellen mittels einer öffentlichen Ausschreibung Kommunikationsdienstleistungen beschafft haben? (N=7) Quelle: Eigene AufbereitungManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 45
  46. 46. Hilfsmittel: - Dokumentationen, Archiv, Optimierungsprozesse - Interne Kurse Beschaffungswesen - Interne Dokumente 60% - Leitfäden - GIMAP - Formulare und Dokumente 50% - Website Bundesamt für Bauten und Logistik 50,0% - Kompetenzzentrum öffentliche Ausschreibungen armasuisse 40% 30% 31,3% 20% 18,8% 10% 0% Ja Nein Ich weiss es nicht Abbildung 23: Hilfsmittel für das Erstellen und die Durchführung einer öffentlichen Ausschreibung von Kommunikationsdienstleistungen Fragen: Stehen Ihnen Hilfsmittel zur Verfügung für das Erstellen und die Durchführung einer öffentlichen Ausschreibung von Kommunikationsdienstleistungen? (N=16) / Welche Hilfsmittel stehen Ihnen zur Verfügung für das Erstellen und die Durchführung einer öffentlichen Ausschreibung von Kommunikationsdienstleistungen? (N=8) Quelle: Eigene AufbereitungManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 46
  47. 47. Stellen: - BBL (9 Nennungen) - Sektion Kommunikationsunterstützung der Bundeskanzlei 90% (4 Nennungen) - Generalsekretariat (2 Nennungen) 81,3% - Direktion 80% - Kommunikation Departement - Kommunikationsverantwortliche von anderen Ämtern 70% - Netzwerk der Kommunikationsleute in der Bundesverwaltung - Finanz und Recht - Rechtsdienst des Amtes 60% - Kompetenzbereich öffentliche Ausschreibungen armasuisse 50% 40% 30% 20% 12,5% 10% 6,3% 0% Ja Nein Ich weiss es nicht Abbildung 24: Unterstützende Stellen für die öffentliche Ausschreibung eines Kommunikationsauftrags Frage: Gibt es bei der Bundesverwaltung eine oder mehrere Stellen, bei der Sie sich Unterstützung holen können, wenn Sie einen Kommunikationsauftrag öffentlich ausschreiben? (N=16) / Welche Stelle/n kennen Sie? (N=13) Quelle: Eigene AufbereitungManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 47
  48. 48. ERGEBNISSEQUALITATIVE BEFRAGUNGENAGENTURLEITER UNDKOMMUNIKATIONSVERANTWORTLICHE 48
  49. 49. Untersuchungsdesign• Stichprobe: 3 Kommunikations- verantwortliche der Bundesverwaltung auf Amtsebene; 3 Leiter von Kommunikations- bzw. PR-Agenturen• Untersuchungszeitraum: März 2011• Art der Befragung: Strukturierte Leitfadengespräche• Auswertungsmethode: Zusammenfassende Inhaltsanalyse nach MayringManagement Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 49
  50. 50. ErkenntnisseDie Auswertung der qualitativenBefragungen ist vertraulich und wird deshalbnicht im vorliegenden ManagementSummary aufgeführt. Die Erkenntnissefliessen selbstverständlich in dienachfolgenden Empfehlungen ein.Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 50
  51. 51. EMPFEHLUNGEN 51
  52. 52. Ausgehend von den theoretischen undempirischen Erkenntnissen der Masterthesiskönnen folgende Empfehlungen für eineeffiziente und effektive Beschaffung vonKommunikationsdienstleistungen anhandeiner öffentlichen Ausschreibung formuliertwerden:Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 52
  53. 53. EMPFEHLUNG NR. 1Definition und Gewichtung der Eignungs- undZuschlagskriterien sowie Bewertung derAngebote durch Kommunikationsfachleute 53
  54. 54. EMPFEHLUNG NR. 2Definition von Zuschlagskriterien, die eserlauben, die Stärken, das Know-how und dieKompetenzen der Anbieter zu evaluieren 54
  55. 55. EMPFEHLUNG NR. 3Systematische Anwendung eines zweistufigenVerfahrens inklusive mündlicher Präsentation inder zweiten Stufe und Entschädigung derAnbieter der zweiten Stufe 55
  56. 56. EMPFEHLUNG NR. 4Die monetären Zuschlagskriterien nicht höhergewichten als die qualitativen Kriterien 56
  57. 57. EMPFEHLUNG NR. 5Fachliche und formale Qualitäts-prüfung der Ausschreibungen durch zentraleDienste und Kommunikationsfachleute 57
  58. 58. EMPFEHLUNG NR. 6Einsatz von standardisierten Vorlagen für dasErstellen der Ausschreibungsunterlagen, dieAngebotserfassung und die Bewertung derAngebote 58
  59. 59. EMPFEHLUNG NR. 7Definition und strukturierte Beschreibung desProzesses für die Beschaffung vonKommunikationsdienstleistungen mittels eineröffentlichen Ausschreibung inklusive dereinzusetzenden Hilfsmittel und Akteure 59
  60. 60. EMPFEHLUNG NR. 8Systematische Evaluation der öffentlichenAusschreibungen, sowohl intern wie auchextern zusammen mit den Anbietern 60
  61. 61. EMPFEHLUNG NR. 9Erstellen einer Übersicht der Personen, dieinnerhalb der Bundesverwaltung bereits eineKommunikationsdienstleistung mittels eineröffentlichen Ausschreibung beschafft haben 61
  62. 62. EMPFEHLUNG NR. 10Neu geschaffene Möglichkeiten zur Entlastungder Anbieter aktiv nutzen: ElektronischeAngebotseinreichung, Verlangen derNachweise nach der Evaluationsrunde 62
  63. 63. EMPFEHLUNG NR. 11Erfahrungs- und Wissensaustausch zumThema «Öffentliche Ausschreibungen» imRahmen von bestehenden Sitzungen undVeranstaltungen zu Kommunikation/Informationfördern 63
  64. 64. EMPFEHLUNG NR. 12Erfahrungs- und Wissensaustausch zumThema «Wahl einer Agentur» im Rahmen vonAnlässen der Kommunikationsbranche 64
  65. 65. EMPFEHLUNG NR. 13Organisation und Durchführung einesWorkshops mit ausgewählten Anbietern 65
  66. 66. MASSNAHMEN 66
  67. 67. • Basierend auf den oben aufgeführten Empfehlungen wurde ein Massnahmenkatalog zusammengestellt, der aus übergeordneten Massnahmen und Detailmassnahmen besteht. Der Katalog befindet sich im Anhang des vorliegenden Management Summarys.• Die Massnahmen sollen es der Bundesverwaltung erlauben, die Empfehlungen für einen effizienten und effektiven Einkauf von Kommunikations- dienstleistungen mittels einer öffentlichen Ausschreibung in der Praxis umzusetzen.Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 67
  68. 68. «Professionelle Kommunika-tionsarbeit kostet Geld, […]und es kostet das Geld derSteuerzahler».Jarren, Ottfried: Staatliche Kommunikation unter mediengesellschaftlichen Bedingungen. Rahmenbedingungen, Probleme undAnforderungen an die Kommunikation staatlicher Akteure am Beispiel der Schweiz. In: Donges, Patrick (Hrsg.). PolitischeKommunikation in der Schweiz. Bern, Stuttgart, Wien 2005. S. 43. Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 68
  69. 69. ANHANG:MASSNAHMENKATALOG 69
  70. 70. MassnahmenkatalogMASSNAHME 1Erstellen eines elektronischen HandbuchsErstellen eines elektronischen Handbuchs für die Beschaffung von Kommunikations-dienstleistungen mittels einer öffentlichen Ausschreibung. Für das Erstellen des Handbuchsfallen die Massnahmen (MN) 1.1 bis 1.9 an.Das Handbuch beinhaltet folgende Elemente:• Strukturierte Beschreibung des Beschaffungsprozesses mittels Flussdiagramm (siehe MN 1.5)• Links zu standardisierten Vorlagen (siehe MN 1.4)• Empfehlungen für die Wahl und Gewichtung der Eignungs- und Zuschlagskriterien (siehe MN 1.7.1)• Empfehlung zur Anwendung eines zweistufigen Verfahrens (siehe MN 1.7.2)• Empfehlungen zur Entlastung der Anbieter (siehe MN 1.7.3)• Kontaktdaten der zentralen Dienste Sektion Kommunikationsunterstützung und KBB• Übersicht der Personen, die bereits eine Kommunikationsdienstleistung mittels einer öffentlichen Ausschreibung beschafft haben (siehe MN 1.6)• Verweise bzw. Links auf die gesetzlichen Grundlagen• Verweise bzw. Links auf weiterführende Informationen zum allgemeinen Beschaffungsrecht• Durchgeführte öffentliche Ausschreibung als Benchmark (siehe MN 1.2 und 1.8)Massnahme 1.1Bestimmen einer ArbeitsgruppeFür das Erstellen des Handbuchs wird eine Arbeitsgruppe bestimmt. Die Arbeitsgruppe bestehtaus folgenden Akteuren:• Felix Spahr, Kommunikationsberater, Sektion Kommunikationsunterstützung Bundeskanzlei• Kommunikationsverantwortliche der Bundesverwaltung, die bereits mehrere Ausschreibungen durchgeführt haben• Repräsentant der Beschaffungskommission des Bundes BKB• Repräsentant der Fachstelle Informationstechnologien im öffentlichen BeschaffungswesenMassnahme 1.2Interner Workshop mit BeschaffernDie Arbeitsgruppe führt einen internen Workshop mit Kommunikationsverantwortlichen derBundesverwaltung durch, die bereits eine Kommunikationsdienstleistung mittels eineröffentlichen Ausschreibung beschafft haben.Inhalt und Ziele des Workshops:• Sammeln von Inputs für die Definition von standardisierten Vorlagen für die Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen (siehe MN 1.4)• Austausch von Tipps & Tricks für die Durchführung einer öffentlichen Ausschreibung• Erfahrungsaustausch betreffend Wahl und Gewichtung von Eignungs- und Zuschlagskriterien (siehe MN 1.7.1)• Erfahrungs- und Wissensaustausch rund um die Durchführung einer öffentlichen Ausschreibung mittels einem zweistufigen Verfahren und die Entschädigung der Anbieter (siehe MN 1.7.2)• Diskussion rund um die Definition einer Vorbild-Ausschreibung zur Verwendung als Benchmark (siehe MN 1.8)
  71. 71. Massnahme 1.3Workshop mit Anbietern und BeschaffernDie Arbeitsgruppe führt einen Workshop mit Anbietern durch, die bereits an mehrerenöffentlichen Ausschreibungen teilgenommen haben. Es wird mindestens eine Agentur involviert,die über ein Qualitätsgütesiegel verfügt (z. B. BPRA oder CMSII).Inhalt und Ziele des Workshops:• Austausch von Tipps & Tricks sowie Do’s and Don’ts bei der Wahl einer Agentur• Erfahrungs- und Wissensaustausch rund um die Wahl und Gewichtung von Eignungs- und Zuschlagskriterien (siehe MN 1.7.1)• Inputs der Anbieter bezüglich benutzerfreundliche und praxistaugliche Gestaltung der Vorlagen für die Angebotserfassung (siehe MN 1.4)Massnahme 1.4Erstellen von standardisierten VorlagenErstellen von standardisierten elektronischen Vorlagen für …• … das Erstellen der Ausschreibungsunterlagen (bspw. Pflichtenheft mit Leistungs- und Auftragsbeschreibung)• … die Angebotserfassung durch Anbieter• … die Auswertung der Angebote• … die interne Evaluation der Ausschreibung nach dem ZuschlagDie Vorlagen werden zentral abgelegt und verwaltet, bspw. durch die Sektion Kommunikations-unterstützung der Bundeskanzlei auf dem Intranet der Bundesverwaltung.Massnahme 1.5Definition eines bundesverwaltungsübergreifenden Prozesses für die Beschaffung vonKommunikationsdienstleistungen mittels einer öffentlicher AusschreibungDefinition und strukturierte Beschreibung des Beschaffungsprozesses anhand einesFlussdiagramms inkl. den zu involvierenden Stellen und vorhandenen Hilfsmitteln bzw.Vorlagen pro Teilschritt im Prozess.Das Flussdiagramm wird ins Handbuch integriert.Massnahme 1.6Erstellen einer Übersicht der mittels einer öffentlichen Ausschreibung beschafftenKommunikationsdienstleistungenErstellen einer Übersicht, wer innerhalb der Bundesverwaltung welche Art vonKommunikationsdienstleistungen mittels einer öffentlichen Ausschreibung beschafft hat.Die Übersicht wird ins Handbuch integriert.Massnahme 1.7Formulierung von EmpfehlungenFormulierung von Empfehlungen an die Beschaffer…• … für die Wahl und Gewichtung der Eignungs- und Zuschlagskriterien (siehe MN 1.7.1)• … zur Anwendung eines zweistufigen Verfahrens (siehe MN 1.7.2)• … zur Entlastung der Anbieter (siehe MN 1.7.3)Die Empfehlungen werden ins Handbuch integriert.
  72. 72. Massnahme 1.7.1Formulierung von Empfehlungen für Eignungs- und ZuschlagskriterienEs werden Empfehlungen für die Wahl und Gewichtung der Eignungs- und Zuschlagskriterienformuliert. Die Empfehlungen werden basierend auf den Erkenntnissen der beiden Workshops(MN 1.2 und 1.3) formuliert und anhand von Beispielen illustriert.Beispiel einer Empfehlung: Definieren Sie Kriterien, die es Ihnen erlauben, zu bewerten, ob undwie gut ein Anbieter eine gestellte Aufgabe lösen kann. Konkretes Beispiel: Sie suchen eineAgentur für die Redaktion eines monatlichen Newsletters. Um zu beurteilen, ob und wie gut einAnbieter dafür geeignet ist, geben Sie den Anbietern einen Input und verlangen Sie von ihnendie Redaktion einer News basierend auf Ihrem Input. Beurteilen Sie die redigierte Newsaufgrund folgender Kriterien: Die News wurde nach journalistischen Regeln aufbereitet; sieenthält keine grammatikalischen Fehler; stilistische Regeln wurden eingehalten, die News istzielgruppengerecht redigiert und bringt die wichtigsten Elemente des Inputs auf den Punkt.Massnahme 1.7.2Formulierung einer Empfehlung zur Anwendung eines zweistufigen VerfahrensFormulierung einer Empfehlung zur Anwendung eines zweistufigen Verfahrens mit einermündlichen Präsentation und einer Entschädigung der Anbieter in der zweiten Stufe.Beispiel für die Empfehlung: Führen Sie Ihre Ausschreibung in einem zweistufigen Verfahrendurch. Prüfen Sie in der ersten Stufe, welche Anbieter sich für Ihren Auftrag eignen. DefinierenSie dazu Eignungskriterien und gewichten Sie die Kriterien. Anbieter, die einen formal gültigenAntrag einreichen und die Eignungskriterien erfüllen, werden in der zweiten Stufe zurOffertstellung eingeladen. Erfüllen mehr als fünf Bewerber die Eignungskriterien, werden nur diebesten fünf Bewerber zur Offertstellung eingeladen. Definieren Sie für die zweite StufeZuschlagskriterien. Verlangen Sie von den Anbietern in der zweiten Stufe das Lösen einerkonkreten Aufgabenstellung. Laden Sie die Anbieter dazu ein, Ihnen in einer mündlichenPräsentation aufzuzeigen, dass die Aufgabenstellung verstanden wurde und Lösungsansätze,um den Auftrag auszuführen, angeboten werden können. Entschädigen Sie die Anbieter derzweiten Stufe für ihre konzeptionelle Arbeit. Die Sektion Kommunikationsunterstützung derBundeskanzlei gibt Ihnen gerne eine Empfehlung für die Höhe der Entschädigung ab.Massnahme 1.7.3Formulierung von Empfehlungen zur Entlastung der AnbieterFormulierung von Empfehlungen zur administrativen Entlastung der AnbieterBeispiel einer Empfehlung: Verlangen Sie die schriftlichen Eignungsnachweise zurwirtschaftlichen Leistungsfähigkeit der Anbieter (Handels- und Betreibungsregisterauszug,Versicherungs- und Bankgarantien) erst nach der Evaluation der Angebote der potenziellenZuschlagsempfänger. Bitten Sie alle Anbieter, ein Selbstdeklarationsformular zu unterzeichnen,das besagt, dass die verlangten Eignungsnachweise eingehalten werden.Massnahme 1.8Bestimmen eines BenchmarksAufgrund der Diskussionen in den Workshops (MN 1.2 und 1.3) wird eine durchgeführteöffentliche Ausschreibung als Benchmark bestimmt. Die Beschaffer können sich an dieser«Vorbild-Ausschreibung» orientieren.Die Vorbild-Ausschreibung wird zentral bei der Bundesverwaltung abgelegt und mittels einemLink als Benchmark ins Handbuch integriert.
  73. 73. Massnahme 1.9Bekanntmachung des HandbuchsDas Handbuch wird den Kommunikations- und Informationsbeauftragten der Bundesverwaltungim Rahmen einer Veranstaltung des «Forum der Informationsbeauftragten des Bundes»vorgestellt.Anhand einer E-Mail mit einem Link auf das zentral abgelegte Handbuch werden zudem alleKommunikations- und Informationsbeauftragten der Bundesverwaltung über das neueHandbuch informiert und gebeten, sich bei der Durchführung einer öffentlichen Ausschreibungan das Handbuch zu halten.MASSNAHME 2Evaluations-Fragebogen für AnbieterErstellen eines standardisierten Online-Fragebogens für die systematische Evaluation deröffentlichen Ausschreibungen von Kommunikationsdienstleistungen nach der Zuschlags-erteilung. Der Link zum Online-Fragebogen wird nach der Zuschlagserteilung an alle Anbieterverschickt, die an der Ausschreibung teilgenommen haben.Die Erkenntnisse der Online-Fragebogen werden in einem internen Evaluationsberichtfestgehalten. Der Evaluationsbericht wird anhand der standardisierten Vorlage erstellt (sieheMN 1.4) und im Rahmen der amtsübergreifenden Sitzungen zu Information und Kommunikationdiskutiert (siehe MN 3).MASSNAHME 3Einführung des Traktandums «Öffentliche Beschaffung von Kommunikations-dienstleistungen» an amtsübergreifenden Sitzungen zu Information und KommunikationNach der Durchführung einer öffentlichen Ausschreibung werden die wichtigsten Erkenntnissedes internen Evaluationsberichts im Rahmen der nächsten stattfindenden amtsübergreifendenSitzung zu Information und Kommunikation vorgestellt. Die Teilnehmer der Sitzung stellensicher, dass die diskutierten Erkenntnisse in alle Informations- und Kommunikationsabteilungender Bundesverwaltung fliessen.MASSNAHME 4Empfehlung an Informations- und Kommunikationsverantwortliche, einemBranchenverband beizutretenDie Sektion Kommunikationsunterstützung stellt im Rahmen einer Veranstaltung des «Forumder Informationsbeauftragten des Bundes» die existierenden Branchenverbände im Bereich derKommunikation vor und empfiehlt den Informations- und Kommunikationsverantwortlicheneinem Branchenverband beizutreten, um den Erfahrungs- und Wissensaustausch in derKommunikationsbranche zu fördern.MASSNAHME 5Bekanntmachung der Plattform simap.ch auf der AnbieterseiteDie simap-Plattform ist nicht allen Anbietern von Kommunikationsdienstleistungen bekannt.Im Jahre 2010 führte das Bundesamt für Bauten und Logistik in drei Städten die Informations-veranstaltung «Wie komme ich zu Aufträgen der Bundesverwaltung?» durch. Die Beschaffungs-plattform simap.ch kann Anbietern im Rahmen einer weiteren solchen Veranstaltung vorgestelltwerden. Die Anbieter aus der Kommunikationsbranche werden mittels Branchenverbänden aufdie Veranstaltung aufmerksam gemacht. Denkbar sind zum Beispiel eine entsprechende News-Meldung auf den Websites der Branchenverbände und/oder ein E-Mailing an alle Mitglieder derBranchenverbände.

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