Teil 2: Der professionelle Standmitarbeiter

1. WILLKOMMEN
Spomenka Kolar-Zovko
für die
IHK-Ostbrandenburg
Messeschulungen 2012 TEIL 2

2. SCHRITT 2 Der professionelle Standmitarbeiter
Agenda am 26.04.2012
1. Die Standorganisation und Ablauf
Das Standteam
Der Besucher und die Erfassung
2. Der Standleiter
Aufgaben eines Standleiters
Mitarbeiter motivieren und führen
3. Das Standteam-Briefing
Vorbereitung zur Messe
Teammeetings während der Messe
4. Die Messekommunikation
Die Ansprache von unbekannten Besuchern
Umgang in schwierigen Situationen
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3. II.1. Die Standorganisation und Ablauf
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4. II.1. Merke
Der Standmitarbeiter ist Gastgeber
Ob aus dem Inland oder Standteams die aus der ganzen Welt zusammengewürfelt
sind, haben sich wie echte Gastgeber zu verhalten.
Internationale Messen Messeteams
Interkulturelle Kompetenz kommt nicht vom verreisen. Erst wenn man sich mit den
Werten, Führungskulturen und Umgangsformen der verschiedenen Nationen
beschäftigt, kann man auch fremde Märkte erfolgreich erschließen.
Der Schlüssel zum Erfolg und Entschuldigung für Fauxpas ist Aktivität
 Der schönste, beste, professionellste, etc. Messestand nütz nichts, wenn kein
Team auf diesem aktiv ist!
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5. II.1. Die Personalplanung während der Messe
Verkauf
Beratung / Technik
Servicepersonal
Standleiter/in
Geschäftsführung
Dolmetscherdienste
Innendienst
Ansprechpartner Presse

6. II.1. Die Standorganisation
Standleitung und die vertretenen Funktionen
Zeiten: Öffnung und Schließung der Hallen
Verbindliche Einsatzpläne für alle Mitarbeiter
Abmeldemodalitäten
Service am Stand für Mitarbeiter und Gäste
Informationen zur Besucherwerbung und Pressearbeit
Regelung der Sammelplätze; Besucherkontrolle
Was ist wo am Stand?
Wer ist wofür verantwortlich?
Welche Wünsche gibt es untereinander für die reibungslose Gestaltung?
Kleiderordnung und Namensschild

7. II.1. Das Kick-Off
Ein Kick-off findet einen Tag vor Messebeginn statt oder am ersten
Messetag morgens vor Messebeginn
Ein Kick-off findet mit allen Standmitarbeitern statt
Ein Kick-off dient zur Wiederholung der Ziele
In einem Kick-off werden die wichtigsten Sequenzen aus dem
Messetraining wiederholt
Ein Kick-off dauert max. 45 Minuten
Ein Kick-off schließt mit motivierender Musik
Ein Kick-off hat einen motivierenden Charakter
Kick-off kann vom Geschäftsführer, Vorstand, Standleiter oder vom
Kommunikationstrainer durchgeführt werden

8. II.1. Das Messetraining
Ein Messetraining ist kein Briefing
Ein Messetraining findet unmittelbar vor der Hauptmesse / A-Messe statt
In einem Messetraining werden Soft Skills vermittelt
Ein Messetraining muss folgende Elemente didaktisch umsetzten:
Fragetechniken, Eigenschaften / Nutzen Argumentation, Umgang mit
schwierigen Situationen, Teambuilding, Non-verbale Kommunikation,
Cross Cultural Communications
Ein Messetraining kann auch in einer Fremdsprache stattfinden
Ein Messetraining führt ein Kommunikationstrainer durch

9. II.2. Die Standleiter
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10. II.2.1. Der Standleiter
Vorbild
Ansprechpartner
Schnittstelle
Trennung ORGA / VERTRIEB
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11. II.2.1 Der Standleiter
Morgens vor Messebeginn
Aufsperren, Inbetriebnahme und Probelauf des Messestandes und aller technischen
Geräte vor Messebeginn
Einweisung des Messepersonals in die Funktionen aller technischen Geräte und
Exponate
Morgendliches Einstimmen des Messepersonals in die Messeziele
Ansprechpartner für alle allgemeinen Fragen bezüglich des Messestands
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12. II.2.1 Der Standleiter
Während der Messe
Einhaltung von Sauberkeit am Messestand. (z. B. saubere Tische, staubfreie
Exponate)
Regelmäßige Bestandsprüfung an Prospekten, Broschüren, Pressemappen, Speisen
und Getränken.
Auffüllen von Prospekten/Broschüren am Messestand.
Verantwortlich für das Einhalten der Regeln
Planen der Pausen- und Abwesenheitszeiten des Messestandspersonals
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13. II.2.1. Der Standleiter
Nach der Messe
"Abendandacht" mit dem Messestandspersonal. Durchsprechen des Messetages.
Was war gut, was weniger gut? Welche wichtigen Kunden waren heute da? Wie ist
die Resonanz auf neue Produkte/Ausstellungsmaterial. Was machen die
Wettbewerber?
Messestand (Hauptschalter Strom, Wasseranschluss abdrehen) und alle technischen
Ausstellungsstücke außer Betrieb nehmen.
Diebstahlsicherung des Messeequipments, das heißt verschließen aller
höherwertigen, beweglichen Ausstellungsstücke und technischer Geräte.
Übermittlung der Messeberichte
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14. II.2.1.Tägliche Team-Besprechung
Morgens: Motiviert für den Messetag
Positive Bilanz des Vortages
Zahlen und Daten vom Messestand
Verabredungen mit Kunden
Wichtige Termine, z.B. Besuch des Ministers oder Journalisten
Abends: Kritische Tagesauswertung
Besucher- und Zielüberprüfung
Wettbewerb / Markt
Exponate nach Interesse
Standgestaltung
Teamarbeit

15. II.3. Das Standteam-Briefing
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16. II.3. Das Brief des Standpersonals
Visualisierung:
Per e-Mail
Als Buch
Powerpoint Präsentation
Persönlich in einem Meeting vor der Messe
Teilnehmer:
Alle Standmitarbeiter
Standleiter
GF / Vorstand oder VL zur Messeziele Vermittlung
Zeitpunkt:
Möglichst rechtzeitig, damit alle beteiligten noch eventuelle Maßnahmen ergreifen
können

17. II.3. Das Briefing des Standpersonals
Welche Informationen gehören in ein Briefing vor einer Messe:
Messe
Messeziele, Besucherzielgruppe
Darstellung (C.I. und C.D. )des Unternehmens
Wettbewerbssituation
Branchensituation
Personalplan (Management, Verkauf, Service)
Begleitende Kommunikationsmaßnahmen
Exponate
Kundenbetreuung
Termine
Bisherige Erfahrungen
(Budget)
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18. II.4. Die Messekommunikation
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19. II.4. KLEIDER MACHEN LEUTE…
• Kleidung
• Namensschild
• Statussymbole
• Hygiene

20. II.4. NON-VERBALE KOMMUNIKATION IST AUCH:
• Körperhaltung: stehen, offen, gerader Rücken
• Gestik: Handschlag, positiver Wirkungsbereich
• Intimzone: genügend Abstand, sinnvolle Position einnehmen
• Mimik: Lächeln, entspannte Gesichtsmuskeln
• Blickkontakt: mit den Zuhörer halten,
das Signal um einen Besucher anzusprechen

21. II.4. Ansprachestrategie
Beachten Sie folgende 6 Schritte und Sie werden Erfolg bei der Ansprache
von unbekannten Besuchern haben:
1. Sie beobachten das Informationsverhalten des Besuchers
(liest er etwas, steht er an einer Präsentation, usw.).
Achtung nicht aggressiv aber auch nicht passiv.
2. Sie warten und bringen sich in Position
3. Gehen Sie Ihre Non-verbale Kommunikation durch: Gestik,
Mimik, Körperhaltung, Ausstrahlung, Distanzzone, Lächeln
4. Sie suchen, bzw. reagieren auf Blickkontakt
5. Tagesgruß

22. II.4. Ansprachestrategie
6. Einstieg benutzen Sie keine Floskel wie:
„Kann ich Ihnen helfen?“
Sie haben verschiedene individuelle, situationsbedingte Chancen einer
Gesprächseröffnung:
a) Besucher auf das Exponat / Prospekt ansprechen
b) Sie stellen sich vor mit Namen, Funktion auf dem Stand und
tauschen zeitgleich Ihre Visitenkarten aus
c) Sie stellen eine offene Frage
d) Sagen Sie etwas über Ihre Dienstleistung (USP)
e) Sonstiges

23. II.4. Ablauf eines Messegesprächs
Emotionale Ebene Inhaltliche Ebene
1. Begrüßung
Einstiegfrage
2. Qualifizierung des Besuchers 3. Weitereiten
Bedarfsanalyse Parken
4. Abschlussfrage 5. Eventuell Ausfüllen
Festlegen der weiteren Vorgehensweise der Gesprächsnotiz
Positiver Gesprächsausstieg
Bedanken

24. II.4. Schwierige Situation 1
Sie sprechen jemanden an, der an Ihrem Exponat steht.
Der Herr gibt sich als Wettbewerb zu erkennen.
Er fragt, „Was gibt es bei Ihnen Neues?“
Wie gehen Sie vor?

25. II.4. Schwierige Situation 2
Ein Kunden hat viel Zeit mitgebracht und plaudert von seinen Erlebnissen.
Sie müssen zusehen, wie andere Besucher kurz stehen bleiben und dann wieder
weitergehen.
Wie gehen Sie vor?

26. II.4. Schwierige Situation 3
Sie sprechen einen Kunden an und erkennen, es ist ein Kunde von Ihnen.
Leider können Sie sich nicht an des Namen der Kunden erinnern.
Er spricht Sie aber mit Ihrem Namen an.
Wie gehen Sie vor?

27. II.4. Ablauf Rollenspiele
1. Sie gehen in Ihre Gruppe
2. In der Gruppe besprechen Sie 3 Minuten wie die Situation zu lösen ist
3. Legen Sie fest, wer der Standmitarbeiter, Besucher, Beobachter ist
4. Die Gruppe spielt die Situation (max. 90 Sekunden)
5. Sie haben dann 5 Minuten Zeit Feedback zu geben
6. Nach jeder Situation treffen wir uns im Plenum wieder und legen die optimale
Lösung für Ihr Unternehmen fest.
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28. II.4. Übung auf Dauer achten

29. II.4.FeedbackRegeln
Wir zeichnen nicht mit Video auf. Ihre Ehrlichkeit ist gefragt, denn Sie sind der
Spiegel Ihres Gegenübers. Achten Sie während der Situation auf:
Non-verbale Mimik Verbale Begrüßung
Gestik Gesprächsinhalt
Körperhaltung Killerphrasen
Ausstrahlung Füllwort
Stimme
Lautstärke

30. II.4. FeedbackRegeln
Feedback-Geber:
beobachtet und spiegelt, was er gesehen hat
bewertet und interpretiert nicht
formuliert klar, konkret, einfühlsam und positiv
Feedback-Nehmer:
hört ruhig zu
rechtfertigt sich nicht
überprüft und entscheidet was annehmbar ist

31. II.4. Worauf Messe-Profis achten:
Aktiv statt passiv: stehen statt sitzen
Selbstbeschäftigung: lesen, essen, trinken, rauchen, telefonieren,
ausruhen, am Notebook arbeiten, usw.: nicht in Gegenwart des Kunden
Notieren Sie sich die Gespräche LESERLICH in Gegenwart des
Kunden, bzw. nach dem Gespräch
Broschüren: lieber versenden
Visitenkarte: ausreichend dabei haben
Pausen: nach Absprache
Knigge-Regeln: verinnerlichen und leben

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33. Spomenka Kolar-Zovko
Mit jährlich mehr als 1000 Teilnehmern, zählt Spomenka Kolar-Zovko
zu den erfolgreichsten Verkaufstrainern Deutschlands.
Schon 1989 auf der CeBIT Standdienst als Key
Account Manager.
Von 1991-1996 Vertriebsleitung für ein
börsennotiertes Softwareunternehmen.
Seit 1997 selbständig mit Schwerpunkt Service-
und Markenberatung für die Dienstleistungs-
und Investitionsgüterbranche,
zoom marketing Darmstadt.
Seit 2011 auch Social Media Beratungs- und
Schulungsunternehmen mit Fokus auf Marke &
Service 2.0,
zoom4media Berlin.

34. Wie wir Ihnen helfen können Ihren Messeauftritt zu stärken:
Seminare:
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in Berlin (zuerst informiert in unserer MedienFreitag Facebook-Gruppe).
Alle Infos auf unserer Homepage www.zoom4media.de
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35. WIR FREUEN UNS AUF SIE!
www.zoom4media.de
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36. Copyright
Die in diesem Vortrag dargestellten Gedanken, Ideen, Vorschläge und
Werbemittel unterliegen den geltenden Urheberrechtsgesetzen und sind
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Die Verwirklichung von Ideen und / oder Ideenansätzen aus diesem
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