„Budgetierung SLUB –Zukunft durch Flexibilisierung IIIMitarbeiter für Mitarbeiter, 21. Dezember 2011
„Budgetierung SLUBWas bisher geschah„Mitarbeiter für Mitarbeiter , 18. Mai 2011Ø  Unsere Erwartungen und Fragen an den Bu...
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„Budgetierung SLUBNSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse: Oktober 2011Produkt-Vollkosten – Beispiel: Bestandsentwicklung ...
„Budgetierung SLUBWie es 2012 weitergehtRoutinebetrieb NSM-BasiscontrollingØ  Analog Testphase: Stundenerfassung mit prow...
„Budgetierung SLUBWie es 2012 weitergehtRoutinebetrieb NSM-BasiscontrollingØ  Analog Testphase: Stundenerfassung mit prow...
„Budgetierung SLUBWie es 2012 weitergehtParallel und zusätzlich zum Neuen SteuerungsmodellØ  stärkere Verankerung der SLU...
2.                  Ausblick auf die zweite Projektstufe„Budgetierung SLUBWie es 2012 weitergeht zweiten Stufe kann     Mi...
„Budgetierung SLUB Wie es 2012 weitergeht        Inhaltliche	  Anforderungen	  	                                          ...
„Budgetierung SLUBWie es 2012 weitergeht  2.        Ausblick auf die zweite Projektstufe            Die Planung der zweite...
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Budgetierung SLUB. Zukunft durch Flexibilisierung 21.12.11

  1. 1. „Budgetierung SLUB –Zukunft durch Flexibilisierung IIIMitarbeiter für Mitarbeiter, 21. Dezember 2011
  2. 2. „Budgetierung SLUBWas bisher geschah„Mitarbeiter für Mitarbeiter , 18. Mai 2011Ø  Unsere Erwartungen und Fragen an den BudgetierungsprozessØ  Neues Steuerungsmodell: essentialsØ  Projektziele und ProjektorganisationØ  Zeitplan für die erste AusbaustufeMichael Golsch 21. 12. 2011 2
  3. 3. „Budgetierung SLUBWas bisher geschah„Mitarbeiter für Mitarbeiter , 18. Mai 2011Ø  Unsere Erwartungen und Fragen an den BudgetierungsprozessØ  Neues Steuerungsmodell: essentialsØ  Projektziele und ProjektorganisationØ  Zeitplan für die erste Ausbaustufe„Mitarbeiter für Mitarbeiter , 21. September 2011Ø  Ergebnisse der Arbeitsgruppen (Fachkonzepte)Ø  Produkte und LeistungssteckbriefeØ  ZeiterfassungØ  Vorbereitung der TestphaseMichael Golsch 21. 12. 2011 3
  4. 4. „Budgetierung SLUBWas bisher geschah4. Quartal 2011Ø  1. Oktober: TestbeginnØ  21. November: Beginn Auditierung (WIBERA)Ø  25. November: 3. Staatssekretärsrunde (SMWK+SMF)Ø  16. Dezember: Präsentation für das Controlling-Referat der StaatskanzleiØ  20. Dezember: Abschluss AuditierungMichael Golsch 21. 12. 2011 4
  5. 5. „Budgetierung SLUBArbeitsgruppen für die Fachkonzepte (Sommer 2011) AG Produktbildung AG Stundenrechnung Henrik Ahlers, Frank Aurich, Birgit Klagge, Anke-Katrin Dietzsch, Kathrin Gläßer (PR), Michael Golsch, Jenny Herkner, Ines Schott (PR), Kerstin König (PR), Dr. Katja Roland Schramm (PR), Katrin Leiskau, Dagmar Wohlfarth, Schüler, syncwork syncwork AG proweb.sax AG Kostenrechnung Dr. Andreas Kluge, Katharina Meyer Christine Brandenburger, Corina (PR), Katrin Schüler, syncwork Döge, Daniel Ehrlich, Annegret Gäbler, Heidrun Schönig (PR), Karin Uhlig (PR), syncworkMichael Golsch 21. 12. 2011 5
  6. 6. „Budgetierung SLUBWas wir bereits erreicht haben: Flexibilisierung ab 2012Zusagen für das Haushaltsjahr 2011:Ø  Aufhebung der Einstellungsstopps (bei fortgesetztem Personalabbau)Zusagen für das Haushaltsjahr 2012:Ø  Umfassende Deckungsfähigkeit innerhalb der Hauptgruppen 4 – 8Ø  Kapitalrücklage bis max. 1 Mio. €Ø  Stellenbesetzung: Bei Kostenneutralität im Gesamtetat können Anzahl und Wertigkeit des Gesamtsolls der Stellen jährlich um bis zu 10% überschritten werden.Michael Golsch 21. 12. 2011 6
  7. 7. „Budgetierung SLUBDas Prinzip NSM Quelle: Syncwork AGMichael Golsch 21. 12. 2011 7
  8. 8. „Budgetierung SLUB 1. Darstellung der ProjektergebnisseZeitplan 2011 Alle Meilensteine der Projektplanung wurden erreicht. Vorbereitung Vorbereitung flexibilisierte flexibilisierte Anpassungsvereinbarung Anpassungsvereinbarung Ressortvereinbarung Ressortvereinbarung Rahmenbedingungen Rahmenbedingungen Auditierung/Evaluierung Auditierung/Evaluierung Fachkonzepterstellung Fachkonzepterstellung Kostenverrechnung Kostenverrechnung Produktbildung Produktbildung Auswertungen/Analysen Auswertungen/Analysen Stundenrechnung Erm.Std.sätze Excel-Verrechnung Stundenrechnung Erm.Std.sätze Excel-Verrechnung Controlling Controlling Stundenerfassung proweb.sax Stundenerfassung proweb.sax Einführung proweb.sax Einführung proweb.sax Schulungen Schulungen Testbetrieb Stundenerfassung Testbetrieb Stundenerfassung Produktivbetrieb Produktivbetrieb Entscheidung Entscheidung 2. Schritt 2. Schritt Mai Mai Juni Juni Juli Juli August August September September Oktober Oktober November November Dezember Dezember Januar Januar Quelle: 2011 2012 Syncwork AG Statusbericht | 25. November 2011 | Folie 1Michael Golsch 21. 12. 2011 8
  9. 9. „Budgetierung SLUBNSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse: Oktober 2011Stundenanteile Projekte  je Leistungsart 5%   Abwesenheit   Interne  Tä9gkeiten   18%   18%   Produkte   59%   Basis: 45.872 Stunden, Erfassungsquote: 99% Quelle: Syncwork AGMichael Golsch 21. 12. 2011 9
  10. 10. „Budgetierung SLUBNSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse: November 2011Stundenanteileje Leistungsart Projekte   Abwesenheit   6%   11%   Interne  Tä9gkeiten   19%   Produkte   64%   Quelle: Syncwork AG Basis: 52.756 Stunden, Erfassungsquote: 103%Michael Golsch 21. 12. 2011 10
  11. 11. „Budgetierung SLUBNSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse: Okt. + Nov. 2011$((-& Stunden je Leistungsart ,#$$(& %(-& )#(,$& #(%(& )(-& !#$"& %#)*"& "(-& )#*+%& ,(-& ./012134156& +(-& 789:1;61& <361831&=>?@;15613& *(-& 789AB;61& #"(%& (-& !"#$"%& !(-& $(-& (-& Quelle: Syncwork AG !"#$%%$ &($%%$Michael Golsch 21. 12. 2011 11
  12. 12. „Budgetierung SLUBNSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse: Oktober 2011Mediennutzung Information/Auskunft•  Information/Auskunft Std.Mediennutzung Std. Benutzerberatung 1.192,75Magazin- und Freihhanddienste 1.951,50 Auftragsrecherchen 35,00Ausleihservice 3.373,75 Summe 1.227,75Lieferservice (inkl. Fernleihe) 1.482,50Buchsemester-/ Handapparate 107,00Foto- und Rechtemanagement 555,50 PräsentationSumme 7.470,25 Präsentation Std. Webpräsenz 792,75 Leihgaben 25,50Insgesamt 9.726 h für die Benutzung Datenstand: 31.10.11 Ausstellungen 210,00Quelle: Syncwork AG Summe 1.028,25Michael Golsch 21. 12. 2011 1. 12
  13. 13. Zukunft für die SLUBNSM in der SLUB – erste Ergebnisse: Oktober 2011Landesweite Produkte Interne TätigkeitenLandesweite Produkte Std. Interne  Tä9gkeiten   Std.   Innerer  Dienst   707,00  Allgemeine Öffentlichkeitsarbeit 130,00 Beschaffung   338,00  Publikationen 22,50 Leitung/Führung   562,00  Sonderveranstaltung 69,00 Dienstberatung   326,00  Ausbildung 571,00 Nutzerbezogenes  Bau-­‐  und   876,00   Gebäudemanagement  Fort- und Weiterbildung 30,00 Personalmanagement   514,50  Summe 822,50 Angelegenheiten  der  BeschäKigten   394,75   Controlling   306,50   Planung   85,00   BuchungsgeschäK  Finanz-­‐  und   390,50   Rechnungswesen   Prüfungswesen   43,50   IT-­‐Dienstleistungen   1.235,00   DriSmiSelanbahnung   129,00   Arbeitsschutz  (technisch  u  sozial-­‐ 6,00   medizinisch)   Teilnahme  an  Ausbildung   2.368,00  Datenstand: 31.10.11 Teilnahme  an  Fort-­‐  und   243,00   Weiterbildungsmaßnahmen   Quelle: Syncwork AG Summe     8.524,75  Michael Golsch 21. 12. 2011 13
  14. 14. „Budgetierung SLUB 2. Wesentliche ProjektergebnisseNSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse Kostenrechnung Berechnung der StundensätzeBerechnung der Stundensätze Anteilige Anteilige BWB 2010 Pensions- Summe Jahresarbeits- Anzahl Jahresarbeits-Laufbahnstufe Personalausgaben Anteil Sachausgaben Sach- und zuschlag Personal- und zeit für VZÄ Stundensatz VZÄ* zeit in Std. 2010 Kap. 1250 2010 Kap. 1250 Personalausgaben 30% Sachausgaben in Std. (1) (2) (3) (4) (5) (6) = (2) x 0,3 (7) = (2)+(4)+(5)+(6) (8) (9) = (8) x (3) (10)=(7) / (9)IST 2010 344,5 100,0% 1603mD - mittlerer Dienst 119,5 30,3% 1603 191.559gD - gehobener Dienst 145,5 45,4% 1603 233.237hD - höherer Dienst 49,5 20,5% 1603 79.349hD - höherer Dienst Beamte 4,0 1,8% 1603 6.412Auszubildende 25,0 1,8% 1603 40.075Volontär 1,0 0,1% 1603 1.603Summe 344,5 100,0%* die Vollzeitäquivalente (VZÄ) entsprechen nicht den Stellen gem. Stellenplan (bspw. sind in den VZÄ auch Drittmittelbeschäftigte und Auszubildende enthalten)Durchschnittliche Investitions-ausgaben (Jahre 2008-2010)Zuschlagssatz für Investitionen 2,60% Michael Golsch 21. 12. 2011 14
  15. 15. „Budgetierung SLUBNSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse: Oktober 2011Stundenkosten je Produktbereich (€) Gesamt-Stundenkosten: 1.260.617 € F2$"#3.$2-)#"/314+ 5H*HH84:E+ I2.&233/"J/31K++ 5H:*EH94H@+ F2$"#3.$23"<&G>/314+ 856*H9E478+ F23/"J/31K++ 76@*?8H49H+ L30(-M#N(3OP/$>/3QK+ ?5*6E5458+ =-R$23"#N(34+?@*9:E49E+ A2B"2-32C+=-(D2>"24+ E98*7@?477+ !"##"$%&%&(")*+ ;#3.2$<2&"2+ ,((-.*#/01#%234+ =-(./>"24+7?*8?@4::+ 56*7894:6+ Quelle: Syncwork AGMichael Golsch 21. 12. 2011 15
  16. 16. „Budgetierung SLUBNSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse: November 2011Stundenkosten je Produktbereich (€) Gesamt-Stundenkosten: 1.638.677 € E2$"#3.$2-)#"/314+ 57*=58468+ I2.&233/"J/31K++ 5>=*HH84D8+ E2$"#3.$23":&F</314+ >G6*5>54HC+ E23/"J/31K++ 8>>*C=846G+ L30(-M#N(3OP/$</3Q4+ CDH*HDD4D7+ ;-R$23"#N(34+>G*7C>4G>+ ?2@"2-32A+ ;-(B2<"24+ C8=*D==4>D+ !"##"$%&%&(")*+ 9#3.2$:2&"2+;-(./<"24+ ,((-.*#/01#%234+ 66*=>>45>+ 56*776468+ Quelle: Syncwork AGMichael Golsch 21. 12. 2011 16
  17. 17. „Budgetierung SLUBNSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse: Okt. + Nov. 2011 Stundenkosten je Produktbereich (€) )3!%$!!"2$# )%!!%!!!"!!# &&%!22"12# 1&%((&"&3# )%&!!%!!!"!!# )&%1!3"11# )%$!!%!!!"!!# 13%3!"22# 456,57859#:7.;5+,5# $0%1&"20# 322%)!3"&0# <=8>5?@5A,5#:7.>B+,5#!"#$%&$()"&$*+$*,-.* )%!!!%!!!"!!# C,==,?DADEA.,F%#G..7>%=BHI=D58# &&1%2!$"$!# 1(%!13"&3# J58B,KB8I# (!!%!!!"!!# J5?,=8>?57F=E,B8I# $(%(("2)# J5?,=8>?58,@AL+EB8I# !!%!!!"!!# 20&%121")# &!!%!!!"!!# $0%(&)"1# $!!%!!!"!!# Quelle: Syncwork AG !"!!# *+,#))# -./#))# 21. 12. 2011 17Michael Golsch
  18. 18. „Budgetierung SLUBNSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse: Oktober 2011Produkt-Vollkosten – Beispiel: Bestandsentwicklung Monografien (physisch)PRODUKT:   132321010101  -­‐  Bestandsentwicklung  Monografien  (physisch)  Stundenkosten:   282.328,18  €  +  Verr.  Interne  Täbgkeiten:   157.818,91  €  =  Produktkosten  (1)+(2):   440.147,10  €  +  Investzuschlag:   11.443,82  €  =  Prod.kosten  inkl.  Investzuschlag:   451.590,92  €   Quelle: Syncwork AGMichael Golsch 21. 12. 2011 18
  19. 19. „Budgetierung SLUBWie es 2012 weitergehtRoutinebetrieb NSM-BasiscontrollingØ  Analog Testphase: Stundenerfassung mit proweb.saxØ  Zuordnung von Ergebnisquantitäten („Geschäftsanfälle“)Ø  Reporting: NSM-Ergebnisse als Bestandteile der MonatsberichteØ  Zielvereinbarungen mit dem SMWK und inhouseMichael Golsch 21. 12.. 2011 19
  20. 20. „Budgetierung SLUBWie es 2012 weitergehtRoutinebetrieb NSM-BasiscontrollingØ  Analog Testphase: Stundenerfassung mit proweb.saxØ  Zuordnung von Ergebnisquantitäten („Geschäftsanfälle“)Ø  Reporting: NSM-Ergebnisse als Bestandteile der MonatsberichteØ  Zielvereinbarungen mit dem SMWK und inhouseUmsetzung der 2. Ausbaustufe (kaufmännisches Rechnungswesen)Ø  Fachkonzept BuchhaltungØ  NSM-SoftwareØ  Verankerung der Budgetierung im Doppelhaushalt 2013/14Ø  Vorbereitung Staatsbetrieb SLUBMichael Golsch 21. 12.. 2011 20
  21. 21. „Budgetierung SLUBWie es 2012 weitergehtParallel und zusätzlich zum Neuen SteuerungsmodellØ  stärkere Verankerung der SLUB im Sächsischen HochschulgesetzØ  Novellierung des SLUB-Gesetzes als Bibliotheksstrukturgesetz SNØ  Ausbau strategischer PartnerschaftenMichael Golsch 21. 12.. 2011 21
  22. 22. 2. Ausblick auf die zweite Projektstufe„Budgetierung SLUBWie es 2012 weitergeht zweiten Stufe kann Mit der Vorbereitung der unmittelbar begonnen werden. Echtbetrieb aller IST- Fachkonzepte NSM-Ausbaustufen Echtbetrieb Stufe1, Vorbereitung Stufe 2: FK Buchhaltung, Einrichtung ERP- Software, Umsetzung Anpassung 1. Stufe FK KR, CO 2011 2012 2013 (geplant) Quelle: Syncwork AG Statusbericht | 25. November 2011 | Folie 10Michael Golsch 21. 12.. 2011 22
  23. 23. „Budgetierung SLUB Wie es 2012 weitergeht Inhaltliche  Anforderungen     Technische  Anforderungen  ●  NSM-­‐Konformität   ●  Prüfung  der  Anbindung  an  das  SVN-­‐Netz  ●  Prüfung  der  Notwendigkeit  einer  kameralen   ●  Prüfung  der  Notwendigkeit  von   Nachweispflicht     SchniSstellen  zu  Fachverfahren     ●  Spezifizierung  Mengengerüste   (Anzahl  Arbeitsplätze  etc.)   Anforderungen an eine ●  Kein  eigener  Betrieb  der   ERP-Software ●  Umsbeg  zum  1.  Januar  2013   SoKware   erscheint  grundsätzlich   ●  Betrieb  entweder  über  einen   realisierbar   externen  Dienstleister  oder  über   die  Anbindung  an  das  SVN-­‐Netz   Organisatorische  Anforderungen   Weitere  Rahmenbedingungen     Michael Golsch 21. 12.. 2011 23
  24. 24. „Budgetierung SLUBWie es 2012 weitergeht 2. Ausblick auf die zweite Projektstufe Die Planung der zweiten Stufe geht von der Herstellung der Buchungsfähigkeit zum 1. Januar 2013 aus. Auditierung Fachkonzepte AuditierungSW-Einführung Fachkonzepterstellung NSM-Trainings Inventarisierung / Inventur Softwarebeschaffung Leistungsbeschreibung Teilnahmewettbewerb Angebote / Auswertung / Präsentation Entscheidung über Bieterentscheidung Betriebsform der ERP-Software Softwareeinführung Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember Quelle: Syncwork AG 2012 Statusbericht | 25. November 2011 | Folie 13Michael Golsch 21. 12.. 2011 24
  25. 25. „Budgetierung SLUBWie es weitergehtMichael Golsch 21. 12. 2011 25
  26. 26. „Budgetierung SLUB –Zukunft durch Flexibilisierung IIIVielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

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