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Es müssen alle Kreditore...
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1.5 Partnerrollen
Der Geschäftspartner Kre...
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Für einen Kre...
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4.2 Kreditor sperren
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4.3 Kreditorentexte
Die im Kreditorenstam...
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4.4 Gesprächsprotokoll
Sie können ein vor...
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4.5 Kreditor löschen
Transaktion Pfad
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ALLGEMEINE PROZESSE_KREDITOREN_STAMMDATEN

  1. 1. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 1 07.02.2016 Allgemeine Prozesse Stammdaten Kreditor
  2. 2. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 2 07.02.2016 Inhaltsverzeichnis 1 Überblick Kreditorenstammdaten ....................................................................................................................................................3 1.1 Struktur .................................................................................................................................................................................4 1.2 Stammsätze Geschäftspartner Strukturen ..................................................................................................................................5 1.3 Kreditorenstammsatz Bereiche..................................................................................................................................................6 1.4 Kontengruppen .......................................................................................................................................................................7 1.5 Partnerrollen...........................................................................................................................................................................8 1.6 Ansprechpartner Kreditor .........................................................................................................................................................9 1.7 Lieferantentexte.................................................................................................................................................................... 10 2 Kreditor als Debitor..................................................................................................................................................................... 11 3 Einmallieferanten ........................................................................................................................................................................ 12 3.1.1 Beispiel Zuordnung Partnerrolle Spediteur im Kreditorenstamm:............................................................................................ 13 3.2 Zahlungsbedingungen Kreditor................................................................................................................................................ 14 4 Kreditor bearbeiten ..................................................................................................................................................................... 15 4.1 Kreditor anlegen Transaktion XK01 – Einstiegsbild..................................................................................................................... 16 4.1.1 Kreditor anlegen Transaktion XK01 – Anschrift .................................................................................................................... 17 4.1.2 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Steuerung................................................................................................................... 18 4.1.3 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Zahlungsverkehr.......................................................................................................... 19 4.1.4 Kreditor anlegen Transaktion XK01 Ansprechpartner ............................................................................................................ 20 4.1.5 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Buchungskreisdaten..................................................................................................... 21 4.1.6 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Kontoführung .............................................................................................................. 22 4.1.7 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Zahlungsverkehr.......................................................................................................... 23 4.1.8 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Korrespondenz ............................................................................................................ 24 4.1.9 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Einkaufsorganisationsdaten........................................................................................... 25 4.1.10 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Partnerrollen ............................................................................................................ 26 4.2 Kreditor sperren.................................................................................................................................................................... 27 4.3 Kreditorentexte ..................................................................................................................................................................... 28 4.4 Gesprächsprotokoll ................................................................................................................................................................ 29 4.5 Kreditor löschen .................................................................................................................................................................... 30 5 Einmallieferant anlegen ............................................................................................................................................................... 31
  3. 3. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 3 07.02.2016 1 Überblick Kreditorenstammdaten Definition Eine Firma hat im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit mit unterschiedlichen natürlichen und juristischen Personen zu tun: Ein Kunde bestellt von der Firma Waren. Damit die Waren ordnungsgemäß an den Kunden geliefert werden, wird gegebenenfalls ein Spediteur mit der Lieferung beauftragt. Ein Vertriebssachbearbeiter bearbeitet die Geschäftsvorfälle in der Firma. Alle Rollen, die eine natürliche oder juristische Person einnehmen kann, werden im SAP-System als Geschäftspartner abgebildet. Geschäftspartner Ihre Firma hat geschäftlichen Kontakt mit den Geschäftspartnern Debitor und Kreditor und Personal, deren Daten in eigenen Stammsätzen gespeichert werden. Kreditoren Kreditorische Geschäftspartner, wie z.B. Lieferanten und Spediteure, werden in einem Kreditorenstammsatz verwaltet. Falls ein Lieferant gleichzeitig Kunde ist, kann diese Verknüpfung hergestellt werden.
  4. 4. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 4 07.02.2016 1.1 Struktur Verwendung Daten zu Geschäftspartnern, mit denen Ihre Firma geschäftliche Beziehungen unterhält, erfassen Sie in Stammsätzen. Die Stammsätze enthalten alle für die Abwicklung von Geschäftsvorgängen erforderlichen Daten, die sogenannten Stammdaten. Werden alle Stammdaten vollständig erfasst, kann der Zeitaufwand bei der Bearbeitung von Geschäftsvorgängen erheblich verringert werden, da die Stammdaten in die Vorgänge übernommen werden. Der Kreditorenstamm enthält Informationen über die Lieferanten eines Unternehmens. Diese Informationen sind in einzelnen Lieferantenstammsätzen abgelegt. Neben Name und Anschrift des Lieferanten umfaßt ein Lieferantenstammsatz z.B. Angaben über  die in Verbindung mit dem Lieferanten geltende Währung  Zahlungsbedingungen  Namen wichtiger Kontaktpersonen Da der Lieferant in der Buchhaltung zugleich als kreditorischer Geschäftspartner des Unternehmens gilt, enthält der Lieferantenstammsatz auch buchhalterische Daten wie z.B. das Abstimmkonto der Hauptbuchhaltung. Über die SAP-Hilfe können Sie Details zur Bearbeitung von Kreditorenstammdaten recherchieren. Link SAP-Hilfe Kreditor Lieferantenstamm
  5. 5. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 5 07.02.2016 1.2 Stammsätze Geschäftspartner Strukturen Stammsätze für Geschäftspartner wie Lieferanten haben die folgenden Strukturen: Der Kreditorenstamm enthält wesentliche Daten des Kreditors. Außerdem können dort auch Daten hinterlegt werden, die für bestimmte Organisationsebenen (z.B. Buchungskreis, Einkaufsorganisation, Werk) des Unternehmens gelten.
  6. 6. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 6 07.02.2016 1.3 Kreditorenstammsatz Bereiche 1. Allgemeine Daten sind Daten, die für jeden Buchungskreis innerhalb Ihres Unternehmens gleichermaßen gelten, z.B. Anschrift, Telefonverbindung, Sprache in der mit dem Kreditor kommuniziert wird, etc. 2. Buchungskreisdaten sind Daten, die auf der Ebene des Buchungskreises geführt werden, z.B. Zahlungsverkehrsdaten oder Nummer des Abstimmkontos. Durch die Angabe der Buchungskreisdaten entsteht ein in der Buchhaltung vorhandener Kreditor. 3. Einkaufsdaten sind Daten, die für den Einkauf Ihres Unternehmens wichtig sind und pro Einkaufsorganisation geführt werden, z.B. Ansprechpartner, Lieferbedingung (Incoterm), Zahlungsbedingung, Mindestbestellwert, etc. Die Allgemeinen Daten sind je Kreditor nur einmal zu pflegen. Die Buchungskreisdaten und die Einkaufsdaten sind für die Buchungskreise und Einkaufsorganisationen zu pflegen, in denen der Kreditor aktiv ist.
  7. 7. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 7 07.02.2016 1.4 Kontengruppen Es müssen alle Kreditoren, deren Daten im SAP-System angelegt werden, einer Kontengruppe zugeordnet werden. Die Kontengruppe bewirkt z.B., dass im Kreditorenstammsatz nur die für die jeweilige Rolle Ihres Geschäftspartners benötigten Bilder und Felder angezeigt werden und eingabebereit sind. Die Kontengruppe bestimmt  die Art der Nummernvergabe und den Nummernbereich, aus dem die Kontonummer zu vergeben ist und mit der das System den Kreditoren identifiziert  ob es sich um CpD-Lieferanten (=Einmallieferant) handelt  welche Datenhaltungsebenen unterhalb der Einkaufsorganisation erlaubt sind (z.B. Lieferantenteilsortiment)  welche Partnerschemata gültig sind Kontengruppen :
  8. 8. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 8 07.02.2016 1.5 Partnerrollen Der Geschäftspartner Kreditor kann gegenüber dem Unternehmen in verschiedenen Rollen auftreten. So ist ein Kreditor zum Beispiel während eines Beschaffungsvorgangs zuerst die Bestelladresse des Unternehmens, dann der Warenkreditor, der Rechnungssteller und schließlich der Zahlungsempfänger. Aus diesem Grund können dem Kreditor mehrere Partnerrollen zugewiesen werden. Eine oder mehrere dieser Rollen können auch von anderen Kreditoren eingenommen werden. Diese Daten werden bei den zugehörigen logistischen und buchhalterischen Folgefunktionen verwendet. Partnerrollen SAP Standard: Schlüssel Bezeichnung Bemerkung LF Lieferant Standardrolle BA Bestelladresse Standardrolle WL Warenlieferant Standardrolle RS Rechnungssteller Standardrolle SP Spediteur Standardrolle
  9. 9. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 9 07.02.2016 1.6 Ansprechpartner Kreditor Für einen Kreditoren werden auch heute schon Ansprechpartner hinterlegt und diese sollen auch nach SAP übernommen und dort gepflegt werden. inkl. diverser Zusatzinformationen zum Ansprechpartner (Telefon, E-Mail, etc.) Anmerkung: Da die Ansprechpartner in SAP in den allgemeinen Daten hinterlegt sind und es aber je Gesellschaft unterschiedliche Ansprechpartner geben kann, wird ein Unterscheidungskriterium / Zuordnungskriterium der Ansprechpartner zu Gesellschaft benötigt. Lösungsansatz: Eine Identifizierung der Werkzugehörigkeit des Ansprechpartners erfolgt über die Spalte Abteilung oder Funktion bei der Pflege des Ansprechpartners.
  10. 10. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 10 07.02.2016 1.7 Lieferantentexte Standard SAP steuert über ein Kennzeichen, ob ein Text eine Information darstellt oder gedruckt werden soll. Umsetzung in SAP:  Lieferantentexte können sowohl auf Ebene der Allgemeinen Daten hinterlegt werden, aber auch je Buchungskreis und Einkaufsorganisation. Es gibt hier jeweils unterschiedliche Texte die steuern, ob der Text aktiv im Prozess verwendet werden soll, oder rein informativ ist. (z.B. Bestelltext als Text der angedruckt wird auf Einkaufsformularen oder Bestellinfotext als rein informativer Text.) Beispiel Texte auf Ebene Einkaufsorganisation im Kreditorenstamm:
  11. 11. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 11 07.02.2016 2 Kreditor als Debitor Kreditoren können auch als Debitoren Geschäftsbeziehungen mit dem Unternehmen pflegen, diese sind sowohl als Kreditor als auch als Debitoren anzulegen. Im Debitorenstamm wird die Kreditorennummer als Verweis auf den Kreditorenstammsatz eingetragen und umgekehrt.
  12. 12. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 12 07.02.2016 3 Einmallieferanten Einmalkreditoren sind sogenannte CpD-Kreditoren (Conto-pro-Diverse). Hierbei handelt es sich um Kreditoren, von denen nur einmal oder selten Material bezogen wird. Solche Kreditoren können in speziellen Stammsätzen angelegt werden und sind einer eigenen Kontengruppe zugeordnet. Im Unterschied zu anderen Stammsätzen wird ein CpD-Stammsatz für mehrere Kreditoren genutzt, um nicht unnötig viele Stammsätze anlegen zu müssen. Deshalb dürfen im Stammsatz für CpD-Kreditoren keine lieferantenspezifischen Daten gespeichert werden. Beim Anlegen eines CpD-Kreditorenstammsatzes muss eine CpD-Kontengruppe vergeben werden. Über diese Kontengruppe werden die lieferantenspezifischen Felder ausgeblendet. Diese Daten müssen erst beim Anlegen eines Einkaufsbelegs, z.B. einer Bestellung, eingegeben werden. Beim Anlegen eines Einkaufsbeleges mit einem CpD- Kreditoren wird der Sachbearbeiter aufgefordert, die Lieferantenanschrift zu pflegen, es sind Name und Anschrift des Kreditoren einzugeben. CpD-Stammsätze können wie alle anderen Kreditorenstammsätze angezeigt, gesperrt oder gelöscht werden.
  13. 13. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 13 07.02.2016 3.1.1 Beispiel Zuordnung Partnerrolle Spediteur im Kreditorenstamm: Der als Partnerrolle hinterlegte Spediteur wird hier bei Anlage der Bestellung in die Bestellung gezogen:
  14. 14. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 14 07.02.2016 3.2 Zahlungsbedingungen Kreditor Damit die Zahlungsbedingungenen in der Lieferantenrechnungsprüfung aus dem Lieferantenstamm vorbelegt werden, müssen diese in den Einkaufsdaten im Kreditorenstamm gepflegt werden:  In den Zahlungsbedingungen kann der Zahlweg mitgegeben werden. Dieser kann dann auch auf den Einkaufsformularen mit angedruckt werden.  Hinweis: Gibt es zu einer Zahlungsbedingung (Beispiel: 14Tage 3%; 30Tage Netto) mehrere Zahlwege so ist diese Zahlungsbedingung je Zahlweg mehrmals anzulegen.
  15. 15. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 15 07.02.2016 4 Kreditor bearbeiten 1. Mit Transaktion XK01 werden Stammdaten zum Kreditor in einem Schritt angelegt (allgemeine Daten, Buchungskreisdaten und Einkaufsdaten) 2. Werden Stammdaten getrennt voneinander in Buchhaltung und Einkauf angelegt verwendet man verschiedene Transaktionen 1. FK01 für die Finanzbuchhaltung zur Anlage der Allgemeinen Daten und der Buchungskreisdaten 2. MEK1 für den Einkauf zur Anlage der Allgemeinen Daten und der Einkaufsdaten Es obliegt den internen Entscheidungsträgern, wer die Zuständigkeit für die Anlage welcher Daten hat und welche Transaktionen verwendet werden. In diesem Dokument wird der Kreditorenstamm ganzheitlich betrachtet daher wird die Funktionalität mit den XK*-Transaktionen erläutert.
  16. 16. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 16 07.02.2016 4.1 Kreditor anlegen Transaktion XK01 – Einstiegsbild  Erfassen:  Buchungskreis  Einkaufsorganisation  Kontengruppe (=KRED für „Normallieferant)  Kreditorennummer leer falls interne Nummernvergabe eingestellt  optional Lieferant als Vorlage verwenden
  17. 17. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 17 07.02.2016 4.1.1 Kreditor anlegen Transaktion XK01 – Anschrift
  18. 18. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 18 07.02.2016 4.1.2 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Steuerung
  19. 19. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 19 07.02.2016 4.1.3 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Zahlungsverkehr
  20. 20. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 20 07.02.2016 4.1.4 Kreditor anlegen Transaktion XK01 Ansprechpartner Details zum Ansprechpartner:
  21. 21. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 21 07.02.2016 4.1.5 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Buchungskreisdaten
  22. 22. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 22 07.02.2016 4.1.6 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Kontoführung Abstimmkonto (=Abstimmkonto in der Hauptbuchhaltung  Das Abstimmkonto in der Hauptbuchhaltung ist das Konto, das bei den üblichen Buchungen (z.B. Rechnung, Zahlung) parallel zum Konto der Nebenbuchhaltung fortgeschrieben wird. Bei besonderen Buchungen (z.B. Anzahlung, Wechsel) wird dieses Konto durch ein anderes Konto ersetzt (z.B. 'Erhaltene Anzahlungen' statt 'Forderungen').Die Ersetzung erfolgt aufgrund des Sonderhauptbuch-Kennzeichens, das bei solchen Buchungen anzugeben ist.
  23. 23. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 23 07.02.2016 4.1.7 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Zahlungsverkehr
  24. 24. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 24 07.02.2016 4.1.8 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Korrespondenz
  25. 25. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 25 07.02.2016 4.1.9 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Einkaufsorganisationsdaten
  26. 26. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 26 07.02.2016 4.1.10 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Partnerrollen
  27. 27. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 27 07.02.2016 4.2 Kreditor sperren Transaktion Pfad XK05 Logistik-Materialwirtschaft-Einkauf-Stammdaten-Lieferant-Zentral-Sperren Ein Kreditorenstammsatz kann z.B. gesperrt werden, wenn Sie die Geschäftsbeziehungen zu einem Lieferanten vorübergehend nicht mehr unterhalten wollen oder der Lieferant noch nicht zur Bearbeitung freigegeben ist.
  28. 28. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 28 07.02.2016 4.3 Kreditorentexte Die im Kreditorenstamm hinterlegbaren Texte können bei Anlage einer Bestellung in den Beleg übernommen werden.
  29. 29. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 29 07.02.2016 4.4 Gesprächsprotokoll Sie können ein vorhandenes Dokument an einen Kreditorenstammsatz anhängen. Dieses Dokument wird dann im SAP-System auf der Datenbank gespeichert alle Benutzer können danach zentral darauf zugreifen. Beim Öffnen des Dokumentes wird automatisch eine lokale Kopie davon erstellt, die nur dazu dient, das Dokument anzeigen zu können. Nach einer Änderung wird das Dokument allerdings wieder auf der SAP-Datenbank abgespeichert.
  30. 30. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 30 07.02.2016 4.5 Kreditor löschen Transaktion Pfad XK06 Logistik-Materialwirtschaft-Einkauf-Stammdaten-Lieferant-Zentral-zum löschen vormerken Einen Kreditorenstammsatz merken Sie z.B. zum Löschen vor, wenn Sie mit dem Lieferanten keine geschäftlichen Beziehungen mehr unterhalten. Mit Hilfe des Löschvormerkkennzeichens markieren Sie den Kreditorenstammsatz sodass das entsprechende Reorganisationsprogramm diesen Stammsatz später erkennt und aus der Datei löscht. Der Stammsatz wird erst dann endgültig gelöscht, wenn keine von ihm abhängigen Daten mehr vorhanden sind. Die Löschvormerkung wird an Warn- und Fehlermeldungen erkennbar, sobald z.B. eine Bestellung erfasst werden soll.
  31. 31. SAP Enterprise Module MM/FI Stammdaten Kreditor Gabriela Thuemmler 31 07.02.2016 5 Einmallieferant anlegen Transaktion Pfad XK01 Logistik-Materialwirtschaft-Einkauf-Stammdaten-Lieferant-Zentral-Anlegen Anlage eines Lieferanten mit Kontengruppe CPD:

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