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Am Anfang war die Sprache                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampff...
Ein uraltes Thema                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gm...
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Die Geburt des Archivs                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmey...
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Der Mensch und Ordnung                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmey...
||ORDNUNG                                © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011   / Autor...
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Definitionen: Record                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer...
Definitionen: Records Management                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich...
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ARMA – Übersicht der GARP                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampff...
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ISO Standards                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2...
ISO Standards                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2...
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Andere Standards                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb...
MoReq® Komponenten 2010                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffme...
(outdated) MoReq® Roadmap 2010                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich K...
MoReq2012® Erweiterungsmodule                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Ka...
MoReq2012® Erweiterungsmodule                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Ka...
OMG Object Management Group Standard                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ul...
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Nationale Standards                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer ...
Deutschland: OkeVa                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer G...
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Records Lifecycle Management                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kam...
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Revisionssichere Archivierung                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Ka...
Langzeitarchivierung                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer...
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CCSDS Standard                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH ...
Inhalt ISO 14721:2012 [EN]                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampf...
Inhalt ISO 14721:2012 [EN]                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampf...
Inhalt ISO 14721:2012 [EN]                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampf...
Änderungen in der ISO 14721:2012                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich...
OAIS Functional Entities                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffm...
Example for Functions: Ingest Functional Entity                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensbera...
Technische Problemzonen im                                                                           OAIS-Reference Model ...
Technische Problemzonen im                                                                           OAIS-Reference Model ...
Annex A:                                                                  Composite of Functional Entities                ...
Annex C: Key to UML Relationships                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulric...
Deutschsprachige Version der ISO 14721                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. ...
ISO 14721                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 ...
WARC ISO 28500                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH ...
Weitere Archivierungsstandards                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich K...
BSI TR-ESOR 03125                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gm...
TR-ESOR 03125 – wesentliche Inhalte                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulr...
BSI TR 03125 Schichtenmodell mit Modul-Zuordnung                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensber...
Aktuelle Diskussionen um die TR-ESOR                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ul...
Dokumentformate                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH...
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Compliance und historisch                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampff...
Compliance: Grundsätzliche Kriterien                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ul...
Der historische Wert                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer...
Der historische Wert                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer...
Archive als „Gedächtnisspeicher“                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich...
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Traditionell: Archivsysteme im Inhouse-Netz                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung...
Sichere Auslegung von Archivsystemen                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ul...
Cloud Computing                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH...
Cloud Computing                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH...
Cloud                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011   / ...
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011   / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quel...
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Datenbankarchivierung                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeye...
Ablauf der Archivierung bei SAP                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich ...
Daten- und Datenbank-Archivierung                                         © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulric...
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011   / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quel...
[DE] Elektronische Archivierung & Records Management | Ulrich Kampffmeyer | VSA Jahrestagung 13.09.2012 | Ulrich Kampffmey...
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Gezeigte Folien (Show-Version) - Animation auf Slideshare NICHT verfügbar - des Vortrages "Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte" von Dr. Ulrich Kampffmeyer auf der Jahrestagung des schweizerischen Verbandes der Archivarinnen und Archivare, VSA, am 13.09.2012 in Frauenfeld, Schweiz. Download-URL für animierte Version auf Folie 2 enthalten. Die Handout-Version mit allen Details auf Slideshare: http://de.slideshare.net/DRUKFF/records-management-archivierung-vsa-jahrestagung

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[DE] Elektronische Archivierung & Records Management | Ulrich Kampffmeyer | VSA Jahrestagung 13.09.2012 | Ulrich Kampffmeyer | Show-Version

  1. 1. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 1 VSA Jahresversammlung 2012 Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer Frauenfeld, 13.09.2012PROJECT CONSULT Postfach 20 25 55 www.PROJECT-CONSULT.com 1Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 20218 Hamburg © PROJECT CONSULT 2012
  2. 2. Agenda © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 |Einführung ||Ordnung |||Aufbewahrung ||||AusblickElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 2
  3. 3. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Themen des Vortrags drehen sich alle um das Thema „dOCUMENTieren“ Download Handout: www.PROJECT-CONSULT.de/files/VSA_RM-ARC_H_20120913.pptx Download Show: www.PROJECT-CONSULT.de/files/VSA_RM-ARC_S_20120913.pptx Die Nutzung der Präsentation und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gestattet © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 3
  4. 4. |EINFÜHRUNG © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 |Einführung| |Einführung|Vom Ordnen und Aufbewahren||Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 4
  5. 5. Am Anfang war die Sprache © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 5
  6. 6. Ein uraltes Thema © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Durch die Erfindung der Schrift vor 5.000 Jahren wurde es möglich, Informationen und Vereinbarungen zu überliefern: Das Dokument war geboren.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 6
  7. 7. What is a document? © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 “Object --- Document? Star in sky -- No Photo of star -- Yes Stone in river -- No Stone in museum -- Yes Animal in wild -- No Michael Buckland Animal in zoo – Yes”Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 7
  8. 8. Die Geburt des Archivs © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Viele Dokumente erfordern Ordnung! Das Archiv wird als Konsequenz des Wachstums der Zahl von Dokumenten erfunden. Die Geburt des Archivs liegt mindestens 5000 Jahre zurück. Elektronische Archive gibt es seit rund 35 Jahren. Ein eher überschaubarer Zeitraum.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 8
  9. 9. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3EINFÜHRUNG | VOM ORDNEN UNDAUFBEWAHRENElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 9
  10. 10. Der Mensch und Ordnung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 „Als unspezialisiertes Neugierwesen braucht der Mensch Information zum Überleben!“ Das menschliche Gehirn ist in seiner Kapazität eingeschränkt und muss um den Überblick zu behalten, Informationen klassifizieren und zuordnen. (Ein)Ordnen ist dem Menschen angeboren.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 10
  11. 11. ||ORDNUNG © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 ||Ordnung| ||Ordnung|Records Management| ||Ordnung|Records Management|Acht Grundprinzipien| ||Ordnung|Records Management|Aktuelle Standards| ||Ordnung|Records Management|Ordnung vs. Chaos| ||Ordnung|Aufbewahrung|||Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 11
  12. 12. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3||ORDNUNG|RECORDS MANAGEMENTElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 12
  13. 13. Definitionen: Record © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Alt: Definition „Record“ (ISO 15489, Teil 1) “Information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business.” Neu: Definition „Record“ ISO 30300 “Information created, received, and maintained as evidence and /or as an asset by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business or for its purposes, regardless of medium, form or format.”Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 13
  14. 14. Definitionen: Records Management © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Alt: Definition „Records Management“ (ISO 15489, Teil 1) “Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records.” Neu: Definition „Records Management“ nach ISO 30300 • ISO 30300 bezieht sich auf das Records Management System • Ein Records System erfasst und verwaltet Records und macht sie langfristig zugänglich • Zusammenarbeit zwischen menschlichen Prozessen und Technologien zur Kontrolle (control) von Records • Das „Management System for Records" führt und kontrolliert ein Unternehmen hinsichtlich seiner aufbewahrungspflichtigen AufzeichnungenElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 14
  15. 15. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3||ORDNUNG|RECORDS MANAGEMENT|ACHTGRUNDPRINZIPIENElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 15
  16. 16. ARMA – Übersicht der GARP © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 GARP – „Generally Accepted Records Keeping Principles“ Principle [EN] Prinzip [DE] 1 Principle of Accountability Prinzip der Verantwortlichkeit 2 Principle of Integrity Prinzip der Integrität 3 Principle of Protection Prinzip der Sicherung 4 Principle of Compliance Prinzip der Compliance 5 Principle of Availability Prinzip der Verfügbarkeit 6 Principle of Retention Prinzip der Aufbewahrung 7 Principle of Disposition Prinzip der Entsorgung 8 Principle of Transparency Prinzip der TransparenzElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 16
  17. 17. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3||ORDNUNG|RECORDSMANAGEMENT|AKTUELLE STANDARDSElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 17
  18. 18. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 ISO STANDARDSElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 18
  19. 19. ISO Standards © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • ISO 15489-1:2001 Information and documentation -- Records management -- Part 1: General • ISO/TR 15489-2:2001 Information and documentation -- Records management – Part 2: Guidelines • ISO 22310:2006 Information and documentation -- Guidelines for standards drafters for stating records management requirements in standards • ISO 23081-1:2006 Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for records -- Part 1: Principles • ISO/TS 23081-2:2009 Information and documentation -- Managing metadata for records -- Part 2: Conceptual and implementation issuesElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 19
  20. 20. ISO Standards © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • ISO 23081-3:2011 Information and Documentation -- Records Management Processes-Metadata Records • ISO/TR 26122:2008 Information and documentation -- Work process analysis for records • ISO 13008:2012 Information and documentation – Digital records conversion and migration process • ISO/TR 13028:2010 Information and documentation -- Implementation guidelines for digitization of records • ISO 16175-1:2010 Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments -- Part 1: Overview and statement of principles • ISO 16175-2:2011 Information and documentation-- Guidelines and functional requirements for records in electronic office environmentsElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 20
  21. 21. ISO Standards © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • ISO 30300:2011 Information and documentation -- Management systems for records -- Fundamentals and vocabulary • ISO 30301:2011 Information and documentation -- Management systems for records – Requirements • ISO/TR 15801:2009 Document Management -- Information Stored Electronically -- Recommendations for Trustworthiness and Reliability • PD ISO/TR 17068 Information and documentation -- Records Management -- The Trusted Third Party Repository for Electronic RecordsElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 21
  22. 22. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 ANDERE STANDARDSElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 22
  23. 23. Andere Standards © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • ICA International Council on Archives: ICA-Req Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments • DLM Forum: MoReq® Model Requirements for the Management of Electronic Records • MoReq® • MoReq2® • DLM Forum / DLM Foundation: MoReq® Modular Requirements for Records Systems • MoReq2010®Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 23
  24. 24. MoReq® Komponenten 2010 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 6Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 24
  25. 25. (outdated) MoReq® Roadmap 2010 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 ? ? ? ?Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 25
  26. 26. MoReq2012® Erweiterungsmodule © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 SecurityElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 26
  27. 27. MoReq2012® Erweiterungsmodule © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 File Aggregation / ContainerElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 27
  28. 28. OMG Object Management Group Standard © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 Specification for Records Management Services Die Spezifikation beinhaltet Modelle für Software- Services im Sinne von SOA im Bereich des elektronischen Records Management: • PSM-1: Web Services definition for Records Management Services in Web Service Description Language (WSDL). • PSM-2: Records Management Service XSD. • PSM-3: Attribute Profile XSD. The XSD is for capturing and communicating attribute profiles to permit flexible attribution of certain types of Records Management Objects.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 28
  29. 29. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 NATIONALE STANDARDSElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 29
  30. 30. Nationale Standards © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Australien • Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.0 • Australian Government Locator Service, AGLS, veröffentlicht als AS Australian Standard 5044-2010 • AS Australian Standard AS 5090:2003: Work process analysis for recordkeeping Brasilien • e-ARQ Brasil (v1.1) Deutschland • Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit OkeVa Finnland • SÄHKE2Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 30
  31. 31. Deutschland: OkeVa © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit OkeVa • Nachfolger von DOMEA 2.0 • Im Mai 2012 vom Bundesinnenministerium veröffentlicht • Bestandteile: • Elektronische Schriftgutverwaltung (E-Akte) einschließlich der elektronischen Langzeitspeicherung und Aussonderung • Elektronische Prozessunterstützung durch: elektronische Vorgangsbearbeitung, elektronische Zusammenarbeit und Fachverfahren • Das DOMEA Zertifizierungsverfahren wird nicht fortgesetzt und für OkeVa nicht eingeführtElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 31
  32. 32. Deutschland: OkeVa © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Das Organisationskonzept ist nach dem Baukastensystem aufgebaut. Die folgenden Bausteine sind verfügbar: • Leitfaden für verantwortliche Führungskräfte • Grundlagen und Bedarfsanalyse • E-Akte • E-Vorgangsbearbeitung • E-Zusammenarbeit • Projektleitfaden Weitere Bausteine befinden sich in Arbeit bzw. in Planung: • E-Langzeitspeicherung (in Arbeit) • E-Poststelle und Signatur (in Arbeit) • Scan-Prozess (in Arbeit) • Datenschutz, Personaldaten und VS (in Planung) • E-Fachverfahren (in Planung)Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 32
  33. 33. Deutschland: OkeVa © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Weitere Konzepte und Lösungen mit Implikationen für das Records Management: • Bundes-CIO-Vorgaben, IT-Planungsrat-Initiativen und neues E-Government-Gesetz (Entwurf) • Open Government Data • nPA neuer Personalausweis und EID • De-Mail Aber auch noch: • DOMEA 2.0 immer noch in Gebrauch und füllt inhaltliche Lücken im OkeVa • FAVORITElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 33
  34. 34. Nationale Standards © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Kanada • Electronic Records as Documentary Evidence CAN/CGSB-72.34-2005 (“72.34”) Neuseeland • Digital Recordkeeping Standard (DRS) Norwegen • Norwegian Archive Standard NOARK 5 Österreich • Elektronischer Akt ELAK Schweiz • Elektronische Geschäftsverwaltung GEVER USA • Department of Defense Standard DoD 5015.2 … und viele, viele mehrElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 34
  35. 35. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3||ORDNUNG|RECORDSMANAGEMENT|ORDNUNG VS. CHAOSElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 35
  36. 36. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Suchen in chaotischen Datenbeständen „Enterprise Search“ vs. Ordnung schaffen „Records Management“Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 36
  37. 37. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3||ORDNUNG|AUFBEWAHRUNGElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 37
  38. 38. Records Lifecycle Management © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Viele Dokumente Einige Records Wenige Archiv-ObjekteElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 38
  39. 39. |||AUFBEWAHRUNG © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 |||Aufbewahrung| |||Aufbewahrung|Archivierung| |||Aufbewahrung|Archivierung|Compliance vs. historischem Wert| |||Aufbewahrung|Archivierung|Die Wolke| |||Aufbewahrung|Archivierung|Aufgabe Web & Co.| |||Aufbewahrung|Zukunft||||Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 39
  40. 40. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNGElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 40
  41. 41. Archiv © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Unter einem Archiv (abgeleitet vom lat.: archivum, aus griech.: archeion Regierungs-, Amtsgebäude, und dadurch mit einem gewissen „offiziellen“ Charakter versehen) versteht man üblicherweise eine meist auf Dauer angelegte Sammlung von Objekten, Unterlagen oder Informationen.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 41
  42. 42. Begriffsverwirrung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • Aufbewahrung • Archivierung • Elektronische Archivierung • Digitales Archiv • Digitale Archivierung • Langzeitarchivierung • Langzeitspeicherung • Revisionssichere Archivierung • Rechtssichere Archivierung • Rechtskonforme Archivierung • Vertrauenswürdige Archivierung • Beweiswerterhaltende Archivierung • Beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung • usw.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 42
  43. 43. Revisionssichere Archivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Ein deutscher Begriff für Aufbewahrung im Sinne von Records Management und elektronische Archivierung: Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Abgabenordnung (HGB AO in Deutschland) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 43
  44. 44. Langzeitarchivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Unter „elektronischer Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mehr als 10 Jahren. Archivare in historischen Archiven verstehen unter Langzeitarchivierung die ewige, dauerhafte Archivierung.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 44
  45. 45. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 ARCHIVIERUNGSSTANDARDSElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 45
  46. 46. CCSDS Standard © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 National Aeronautics and Space Administration NASA/ Consultative Committee for Space Data Systems CCSDS: OAIS: Reference Model for an Open Archival Information System • 2002: Blue Book der NASA/CCSDS (650.0-B-1) • 2003 als Standard ISO 14721:2003 übernommen • 2009 überarbeitete Version, das CCSDS OAIS "Pink Book“ • Juni 2012 wurde Version 2 von OAIS von der CCSDS als "Magenta Book" veröffentlicht und bereits im August 2012 von der ISO als ISO 14721:2012 übernommenElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 46
  47. 47. Inhalt ISO 14721:2012 [EN] © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 1 INTRODUCTION 1.1 PURPOSE AND SCOPE 1.2 APPLICABILITY 1.3 RATIONALE 1.4 CONFORMANCE 1.5 ROAD MAP FOR DEVELOPMENT OF RELATED STANDARDS 1.6 DOCUMENT STRUCTURE 1.7 DEFINITIONS 2 OAIS CONCEPTS 2.1 OAIS ENVIRONMENT 2.2 OAIS INFORMATION 2.3 OAIS HIGH-LEVEL EXTERNAL INTERACTIONS 3 OAIS RESPONSIBILITIES 3.1 MANDATORY RESPONSIBILITIES 3.2 EXAMPLE MECHANISMS FOR DISCHARGING RESPONSIBILITIESElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 47
  48. 48. Inhalt ISO 14721:2012 [EN] © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 4 DETAILED MODELS 4.1 FUNCTIONAL MODEL 4.2 INFORMATION 4.3 INFORMATION PACKAGE TRANSFORMATIONS 5 PRESERVATION PERSPECTIVES 5.1 DIGITAL MIGRATION 5.2 PRESERVATION OF ACCESS AND USE SERVICES 6 ARCHIVE INTEROPERABILITY 6.1 TECHNICAL LEVELS OF INTERACTION BETWEEN OAIS ARCHIVES 6.2 MANAGEMENT ISSUES WITH FEDERATED ARCHIVESElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 48
  49. 49. Inhalt ISO 14721:2012 [EN] © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 ANNEX A COMPOSITE FUNCTIONAL VIEW (NORMATIVE) ANNEX B RELATIONSHIP WITH OTHER STANDARDS OR EFFORTS (INFORMATIVE) ANNEX C BRIEF GUIDE TO THE UNIFIED MODELING LANGUAGE (UML) (INFORMATIVE) ANNEX D INFORMATIVE REFERENCES (INFORMATIVE) ANNEX E A MODEL FOR SOFTWARE USE IN REPRESENTATION INFORMATION (INFORMATIVE) ANNEX F SECURITY CONSIDERATIONS (INFORMATIVE)Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 49
  50. 50. Änderungen in der ISO 14721:2012 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Im Wesentlichen wurden Verbesserungen und Konkretisierungen im Vergleich zur ISO 14721:2003 vorgenommen: • Informationsfluss-Modelle auf Basis UML • Konkretisierung Zugriffe und Bereitstellung als Informationsobjekte • Rollen und Rechte • Austausch von Objekten und Ansätze zum Outsourcing • Überarbeitete Grafiken • Beziehungen zu anderen Standards • Anpassungen in der Begrifflichkeit Die Grundprinzipien und das Modell wurden beibehaltenElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 50
  51. 51. OAIS Functional Entities © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 51
  52. 52. Example for Functions: Ingest Functional Entity © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 52
  53. 53. Technische Problemzonen im OAIS-Reference Model (1) © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Problemzone 1: InterfacesElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 53
  54. 54. Technische Problemzonen im OAIS-Reference Model (2) © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 SIP AIP AIP DIP Problemzone 2: Container-FormateElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 54
  55. 55. Annex A: Composite of Functional Entities © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 55
  56. 56. Annex C: Key to UML Relationships © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 56
  57. 57. Deutschsprachige Version der ISO 14721 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Da es bereits eine deutsche Übersetzung des CCSDS OAIS „Pink Book“ als nestor Materialien gibt und das PINK Book weitgehend mit dem Magenta Book übereinstimmt, und die ISO 14721 im Prinzip nur das Magenta Book übernommen hat, wird es auch sehr schnell eine deutsche DIN Norm geben (können).Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 57
  58. 58. ISO 14721 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Frage bleibt: Beschreibt die ISO 14721 Verfahren, die im Zeitalter von Web 2.0 und Cloud noch relevant sind?Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 58
  59. 59. WARC ISO 28500 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 ISO 28500 WARC File Format („Web-ARC“) • Soll verhindern, dass wertvolle Informationen verschwinden, wenn sich eine Webseite verändert • Entwickelt durch ISO Technischen Komitees ISO / TC 46, Information und Dokumentation, Unterausschuss SC 4, Technische Interoperabilität • WARC ist aber nur ein Dateiformat • Effektive Verwaltung, Strukturierung und Speicherung unzähliger, angesammelter Ressourcen aus dem Internet • Erweiterung des ARC-Dateiformats, durch IIPC um Informationen und Wissen aus dem Internet, für zukünftige Generationen bereitstellen zu können • Aufzeichnung von http-request-headern, beliebig vielen Metadaten • Zuweisung von Kennungen für jede enthaltene Datei • Verwaltung von Duplikaten und migrierten Datensätzen • WARC speichert jede Art von digitalen InhaltenElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 59
  60. 60. Weitere Archivierungsstandards © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • ISO TR 18492:2005 -- Long Term Preservation of Electronic Document Based Information • ISO 16363:2012 -- Space data and information transfer systems -- Audit and certification of trustworthy digital repositories • NIST SP 500-252 -- Information Technology -- Care and Handling of CDs and DVDs-- A Guide for Librarians and Archivists • NIST SP 800-88 – Computer Security – Guidelines for Media Sanitization • BSI TR-ESOR 03125 – Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente, Version 1.1Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 60
  61. 61. BSI TR-ESOR 03125 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 BSI Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, Deutschland: TR-ESOR – Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente, Version 1.1 • Erschienen am 18.02.2011 • Sprachliche, als auch technische Überarbeitung der TR-VELS 03125 • Der wesentliche Fokus liegt auf der Nachsignatur kryptografisch signierter Objekte. Die Formulierungen der früheren Version konnten als Universalarchivanspruch für alle Branchen und jede Art der ordnungsgemäßen Aufbewahrung missverstanden werden. Dieser Punkt ist mit der neuen Version nun klarer formuliert.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 61
  62. 62. TR-ESOR 03125 – wesentliche Inhalte © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 1. Module: # Anlage TR-ESOR-M.1: ArchiSafe-Modul # Anlage TR-ESOR-M.2: Krypto-Modul # Anlage TR-ESOR-M.3: ArchiSig-Modul 2. Schnittstellen: # Anlage TR-ESOR-S: Schnittstellenspezifikation # Anlage TR-ESOR-E: Konkretisierung der Schnittstellen auf Basis des eCard-API-Framework # Anlage TR-ESOR-F: Formate und ProtokolleElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 62
  63. 63. BSI TR 03125 Schichtenmodell mit Modul-Zuordnung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 6Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 63
  64. 64. Aktuelle Diskussionen um die TR-ESOR © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • Verankerung im OkeVa Modul „Elektronische Akte“ • Planung die TR als allgemeingültige DIN Norm zu standardisieren • Der umbenannte DIN Arbeitskreis NA 009-00-15-06 "AK Beweiswerterhaltung von kryptographisch signierten Dokumenten" setzt die Umsetzung der TR-ESOR in eine DIN-Norm fort. Diese soll unter der Nummer DIN 31647 veröffentlicht werden.“ • Erweiterung des Geltungsbereichs auch außerhalb von Bundesbehörden • Zertifizierung von Produkten geplantElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 64
  65. 65. Dokumentformate © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Früher TIFF nach ITU 6.2 komprimiert ASCII Txt Heute PDF (in diversen Varianten) JPEG, MPEG, WAV, PIC, HTML5, FLV, FLAC, WMV, PNG, WWF Zukünftig noch mehr volatile, proprietäre und zum Teil kurzlebige Formate und „Nicht-Formate“Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 65
  66. 66. PDF Standards © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 ISO 15930 PDF/X Format für die Druckvorstufe PDF/X-1a = ISO 15930-1 PDF/X-3 = ISO 15930-3 ISO 14289 PDF/UA Aufbau eines Dokuments im Format PDF (Universal Accessability) ISO 16612 PDF/VT Transaktionsdruckspeicherung (PPML/VDX) ISO 19005 PDF/A PDF Archive Format für die Dokumentenarchivierung PDF/A-1 = ISO 19005-1:2005 PDF/A-2 = ISO 19005-2:2011 PDF/A-3 = ISO/CD 19005-3:2012 ISO 24517 PDF/E PDF Engineering Format für technische Zeichnungen ISO 32000 PDF normiertes Format für Standard-PDF PDF= ISO 32000-1 PDF/H PDF im Gesundheitswesen (Health)Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 66
  67. 67. PDF/A-3 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • Veröffentlichung wird 2012 erwartet • Erweiterung des Standards PDF/A-2 um Möglichkeit für die Einbettung „dynamische“ PDF-Dokumente (z.B. Videos, 3D Elemente) und Originaldaten ( z.B. XML, CAD) in PDF/A als ein vollständiges Archiv-Objekt, sonst identisch mit PDF/A-2 • Ziel: Zwei Dokumentenversionen untrennbar miteinander verbinden • Aber: weiterhin elektronisches PapierElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 67
  68. 68. PDF/A Übersicht © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Compliance Level • Level „a“ erfordert „Tagging“ und erst mal Verfügbarkeit der Strukturinformation • Sonst Level „b“ oder „u“Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 68
  69. 69. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG|COMPLIANCE VS. HISTORISCHEM WERTElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 69
  70. 70. Compliance und historisch © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Compliance Betrifft in der Regel Informationsobjekte, die nach kaufmännischen, gewährleistungs-, haftungs-, qualitäts- und anderen rechtlichen Grundlagen einen Wert besitzen. Dieser Wert kann sich über die Zeit ändern und auch zur Löschung führen. Historisch Nicht alle Informationsobjekte, auch die zunächst aufbewahrungspflichtigen, besitzen einen historischen Wert. Dieser wird durch Fachleute bestimmt und führt zur Aussonderung aller Records, die dem Maßstab nicht genügen. Der Wert bleibt in der Regel beständig und die Aufbewahrung ist dauerhaft.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 70
  71. 71. Compliance: Grundsätzliche Kriterien © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • Authentizität • Vollständigkeit • Nachvollziehbarkeit • Zugriffssicherheit • Geordnetheit • Integrität • Auffindbarkeit • Reproduzierbarkeit • Unverändertheit • Richtigkeit • Prüfbarkeit • Portabilität • VertrauenswürdigkeitElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 71
  72. 72. Der historische Wert © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • Archivare müssen aus einer großen Zahl von Unterlagen diejenigen herausfiltern, die nachfolgenden Generationen ein möglichst umfassendes Bild der derzeitigen Zeit liefern • „Archivwürdige“ Informationsobjekte stellen • einen bleibenden Wert für die Erforschung oder das Verständnis der deutschen Geschichte • die Sicherung berechtigter Belange der Bürger • die Bereitstellung von Informationen für Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtsprechung dar • Um sie auszuwählen, bedarf es bestimmter Kriterien und MethodenElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 72
  73. 73. Der historische Wert © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 „Gegenstand archivischer Verwahrung und Betreuung ist heute das gesamte Schrift-, Bild- und Tongut, das als dokumentarischer Niederschlag der Tätigkeit staatlicher und nichtstaatlicher Dienststellen, aber auch sonstiger Einrichtungen, Verbände, Betriebe oder Einzelpersonen erwächst, soweit es wegen seines rechtlich- verwaltungsmäßigen, seines historischen, aber auch seines wissenschaftlich-technischen oder künstlerischen Quellenwertes als ‚archivwürdig’ zu dauernder Aufbewahrung bestimmt wird. “Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 73
  74. 74. Archive als „Gedächtnisspeicher“ © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 „Archive sind zunächst das „Gedächtnis“ der sie tragenden und speisenden Verwaltung, übernehmen also wichtige Aufgaben der Rechtssicherung. Als „Rohstofflager der historischen Forschung“, zu denen sie in der 2. Hälfte des 19. Jahrhunderts geworden sind, dürfen sie heute den Anspruch erheben, auch in einem viel weiteren Sinne „Gedächtnisspeicher“ zu sein.“ „Electronic Archives are the Memory of the Information Society“. Erkki LiikanenElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 74
  75. 75. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG|DIEWOLKEElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 75
  76. 76. Traditionell: Archivsysteme im Inhouse-Netz © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 User Mobile Nutzer Server Server Storage Server Tape Archiv Archiv Storage StorageElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 76
  77. 77. Sichere Auslegung von Archivsystemen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 „Inhouse“ „Outhouse“ on premise outsourced Eigen- Archiv Archiv Anwender operativ Sicherung Eigen- Anwender mit outge- Archiv Archiv sourctem operativ Sicherung Sicherheits- archiv SaaS & Outsourcing Archiv Archiv operativ SicherungElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 77
  78. 78. Cloud Computing © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 The Cloud Infra- Platform as Software structure a Service as a as a Service Service PaaS IaaS SaaS Amazon Elastic Compute Microsoft Azure Google Docs / Drive / Postini Cloud (EC2) Amazon Glacier Salesforce Amazon Simple Storage Service (S3) Box PayPal DropboxElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 78
  79. 79. Cloud Computing © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Chancen & Risiken • Schnellere Verfügbarkeit • Provider von Innovationen • Vertrauen • Theoretisch unbegrenzte • Kontrolle Skalierbarkeit • Abhängigkeit • Kosteneinsparung bei • Zuverlässigkeit der Cloud Hardware, Personal und • Engpässe in der Lizenzen Datenübertragung • Aufwandersparnis bei • Software-Lizenzen Programmupdates • Eigentumsrechte • Schnelle Anpassung an sich ändernde Anforderungen • Kostenkontrolle durch Pay-for-useElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 79
  80. 80. Cloud © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 „On-Premise“ (lokal im eigenen Haus) installierte Systeme gelten als „outdated“ (veraltet).Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 80
  81. 81. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG|AUFGABE WEB & CO.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 81
  82. 82. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 DATENBANKARCHIVIERUNGElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 82
  83. 83. Datenbankarchivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • Komplette Archivierung von Datenbanken einschließlich Nutzdaten, Anwendungslogik und Nutzungsmodell • Besonders bei der Abschaltung von Altsystemen • Nur sehr spezielle Archivsysteme erlauben eine entsprechende Lösung, die im Regelfall nicht dem OAIS-Modell entsprechen • Traditionellen Formen der Archivierung von Listen und anderen Ausgabeformaten • Zahlreiche Lösungsansätze • Datenstrukturen werden mitarchiviert und ein Suchen in den Tabellen ist somit gegeben.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 83
  84. 84. Ablauf der Archivierung bei SAP © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • Schreiben der zu archivierenden Daten aus der Datenbank in Archivdateien • Löschen der Daten aus der DatenbankElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 84
  85. 85. Daten- und Datenbank-Archivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Archivierung beliebiger Daten aus Datenbanken und Anwendungen ist ein großes Desiderat, da hier Objekte entstehen und genutzt werden, die später in Archive überführt werden sollen. Die Hauptproblematik – die Erhaltung des Kontext, der Funktionslogik und der ursprünglichen Präsentation – stellt Archive vor große Herausforderungen. Es geht nicht mehr um das einzeln greifbare, abgeschlossene und selbsttragende Archiv-Objekt.Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 85
  86. 86. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Apr-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 ARCHIVIERUNG VON WEBINHALTENElektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 86

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