Das exponentielle Wachstum von Informationen stellt Unternehmen bei deren Beschaffung, Verwaltung und Verteilung vor grosse Probleme. Semantische Verfahren und Metadaten helfen nicht nur bei der Verwaltung, sondern machen Informationen auch in Geschäftsprozessen besser nutzbar. Herve Stalder in Netzwoche / Jan. 2014

1. SCHWERPUNKT
COLLABORATION
Den Informationsfluss
beschleunigen
Das exponentielle Wachstum von Informationen ste Unternehmen bei deren Beschaffung, Verwaltung und Verteilung
llt
vor grosse Probleme. Semantische Verfahren und Metadaten helfen nicht nur bei der Verwaltung, sondern machen
Informationen auch in Geschäftsprozessen besser nutzbar. Herve Stalder
Die semantische Textanalyse hilft bei der Kategorisierung und Verwa
ltung von Inhalten.
Eigentlich herrscht in Sachen Informationsbeschaffung ein goldenes Zeitalter. Aufgrund der
Digitalisierung von Inhalten und dank Internet
und Suchmaschinen konnten die Kosten für
die Herstellung und Beschaffung von Informationen deutlich gesenkt werden. Dennoch
müssen die jüngsten Studien in dieser Hinsicht differenziert betrachtet werden. Denn die
derzeitige Situation liesse sich aus Sicht der
Anwender wohl eher als Informationsüberflutung beschreiben. Einer me-Studie zufolge
widmen sich Fachleute rund neun Stunden in
der Woche allein der Informationsbeschaffung.
Über 40 Prozent dieser Zeit wiederum wird in
letztlich unfruchtbare Recherchen investiert.
Weitere zweieinhalb Stunden werden benötigt,
um unauffindbare Inhalte wiederherzustellen.
Insgesamt werden also 11,5Stunden pro Woche
für die Informationsbeschaffung aufgewendet,
was Kosten von mehreren tausend Franken pro
Mitarbeiter und Jahr verursacht. Um diesem
Trend entgegenzuwirken, müssen die Unternehmen ihre Inhalte optimieren, indem sie
diese mittels Metadaten kategorisieren.
Herve Stalder ist
Enterprise Content
Management Director bei Insentia.
Bild: Insenlia
Eine Quelle der Optimierung
Die Aufbereitung von Inhalten mit Metadaten kann manuell oder automatisiert erfolgen. Ersteres ist zeitaufwändig und somit
auch kostspielig. Es erfordert entsprechendes
Know-how und gute Branchenkenntnisse.
Deshalb ist die manuelle Verarbeitung bei
grossen Informationsmengen
kaum geeignet. Dank der Techniken der semantischen
Verarbeitung, die in den letzten zehn Jahren aufkamen, konnte die Aufbereitung von
Inhalten jedoch weitestgehend automatisiert
werden. Die offensichtlichen Vorteile einer
solchen Automatisierung liegen im hohen
Verarbeitungsvolumen
und in der Menge
der extrahierten Metadaten. Die semantische
Verarbeitung entbindet die Anwender von der
Aufgabe, Metadaten manuell anzulegen, und
erleichtert deren Verwaltung. Sie ermöglicht
es den Anwendern, die Inhalte zu strukturieren und über Suchfunktionen gezielt in
Geschäftsprozessen einzusetzen. Schliesslich
schafft die automatisierte Verarbeitung mehr
Transparenz und bewältigt grosse und unterschiedliche Datenmengen, deren Inhalte sich
dadurch besser identifizieren und analysieren
lassen.
Die semantische Aufbereitung lässt sich
nutzen, um grosse Mengen an Dokumenten
zu verwalten, insbesondere bei den folgenden
Aufgaben:
exakte Identifizierung von Dokumenten
Strukturierung und Kategorisierung von
Text- und Multimediadaten
Erkennung von passenden Informationen,
Tatsachen und Ereignissen
Automatische Klassifizierung der Informationen
Schaffung einer analytischen Vision des
dokumentarischen Ökosystems
Für Alltag und Compliance
Angesichts der Informationsüberflutung,
der die heutige Gesellschaft ausgesetzt ist,
werden die Metadaten zum eigentlichen
Dokumentenschatz
in den Unternehmen.
Indem die semantische Aufbereitung Metadaten automatisch erzeugt, erzeugt sie zahlreiche Hebeleffekte. So lässt sich einerseits
ein Produktivitätszuwachs
bei der Informationsbeschaffung erzielen, weil die Rechercheverfahren effizienter und schneller werden. Andererseits wird die Beschreibung der
Inhalte unter einer eindeutigen Taxonomie
vereinheitlicht,
wodurch sich die Inhalte
im Rahmen der Geschäftsprozesse leichter
strukturieren lassen. Aufgrund dieser tiefer
greifenden Kenntnisse beruhen schliesslich
alle Entscheidungen bezüglich der Inhaltsverwaltung
auf besseren Informationen,
sodass sich die damit verbundenen Risiken
minimieren lassen.
Für eine compliance-gerechte Dokumentenverwaltung ist es unerlässlich, über kohärente und verlässliche Metadaten zu verfügen.
Damit kann ein Unternehmen die wachsenden reglementarischen und gesetzlichen Vorschriften leichter erfüllen. <
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