Das Dokument beschreibt das interaktive Terminmanagement-System TimeFlex, das für Lotus Notes entwickelt wurde und Funktionen zur Verwaltung von Kalendereinträgen für Einzelpersonen und Gruppen bietet. Es hebt die Vorteile von TimeFlex hervor, darunter den direkten Zugriff auf aktuelle Daten, die Möglichkeit zur Gruppenkalendernutzung und die zentrale Nutzerverwaltung. Außerdem werden praktische Anwendungen und Anforderungen von Nutzern sowie Statistiken zur Benutzeranzahl und Kalendereinträgen genannt.

1. D2
TimeFleX Gruppenkalender
Referent: René Anstötz
SDFE
Lotusday 2009
Hagen, 8. September 2009 - Arcadeon

2. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 2
TimeFleX
Gruppenkalender für Lotus Notes

3. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 3
Was bietet Lotus Notes für den einzelnen Mitarbeiter?
• Die Kalenderfunktionen können als vollständiges
Zeitmanagement für einzelne Personen eingesetzt werden.
• Der Kalender ist Bestandteil der Mail Datenbank.
• Folgende Funktionen stehen im Lotus Notes Kalender zur
Verfügung:
- Termine
- Ganztageseinträge
- Erinnerung
- Besprechungen
- Jahrestage
Alle Kalendereinträge können mit Alarm- und Wiederholungs-
funktionen versehen und als privat markiert werden.

4. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 4
Was bietet Lotus Notes für die Gruppenterminplanung?
• Durch die Freigabe einer Delegierung können andere
Mitarbeiter auf die Kalenderdaten schreibend/lesend
zugreifen
• Einen integrierten Gruppenkalender (Zugriff BusyTime)
Informativ / Übersichtlich ?

5. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 5
Welche Lösungen gibt es für die Gruppenterminplanung unter Lotus Notes?
• Lotus Notes Datenbanken mit zeitbasierten Agenten oder
AddIn Server Task
• Kontinuierlicher Abgleich der Kalenderdaten
• Pro Gruppenkalender eine Lotus Notes Datenbank
Was bedeutet dies für die Praxis ?
1000 Mitarbeiter mit 20 Mitarbeitern / Abteilung
50 Gruppenkalender (Datenbanken)
Angenommen jeder Mitarbeiter hat im Durchschnitt 2 Termine
pro Tag an 200 Arbeitstagen im Jahr.
1000 x 2 x 200 = 400.000 Termine

6. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 6
Was bietet TimeFleX
• Direktzugriff
• Stets aktuelle Daten (keine „time lags“)
• Keine redundanten Daten
• Abbildung aller Gruppenkalender innerhalb einer Datenbank
• Cluster Failover
• Offline-Betrieb (optional)
• Zentrale Nutzerverwaltung (optional einzustellen)
• Kurze Implementierungszeiten
• Sprachmodul
• Schnellauswahl anzuzeigender Personen
• ...

7. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 7
Anforderungen aus der Praxis
Notes User01 möchte seine Kalender seinem Team A,
in einem Gruppenkalender zur Verfügung stellen
Kalender von Notes User01
Team A von Notes User01
Durch ein weiteres Projekt wird Notes User01 bei
einem weiteren Team eingesetzt
Team B von Notes User01
An der Zentrale, soll eine Auskunft über die
Verfügbarkeit aller Mitarbeiter möglich sein
Zentrale

8. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 8
Wie arbeitet TimeFlex?
Lotus Notes / TimeFleX Client
TimeFleX.nsf (backend)
- ACL der Maildatenbank - Zugriffsrechte belegte Zeit
- Zugriffsrechte TimeFleX - Lesezugriff
- Lese-/Schreibzugriff
Mail Datenbanken BusyTime

9. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 9
Optionale Zugriffssteuerung und Vorgaben?
Optional zur ACL, Zugriffssteuerung
auf Kalenderdaten durch TimeFleX
Zahlen aus der Praxis (Beispiel einer Installation):
• 15.000 Benutzer
• 18.000 Gruppenkalender
• Eine TimeFleX Datenbank ca. 200 MB
Optionale Vorgabe von Gruppenkalendern

10. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 10
Jahresansicht/Monatsansicht (bis zu 14 Monate)

11. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 11
Tagesansicht mit komprimierter Wochenansicht

12. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 12
Wochenansicht

13. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 13
TimeFleX Eingabe-/ Bearbeitungsdialog

14. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 14
TimeFleX im Einsatz

15. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 15
Auszug TimeFleX Referenzen
Deutscher Bundeswehrverband

16. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 16
TimeFleX Gruppenkalender / Meilensteine
Ein Blick auf die Composite Application von
TimeFleX

17. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 17
TimeFleX Gruppenkalender
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