1. The Prevention of Project
Knowledge Amnesia
Jäger des verlorenen Wissens

2. Wer bin ich?!
Post-
Doktorandin
Kaninchen
Dompteur
Chemie-
laborantin
Wirtschafts-
informatikerin
Bau-
arbeiterin
Tennis-
spielerin
Taucherin
www.lego.com/de-de/minifigures/characters/
2

3. Agenda
1. Austausch von Erfahrungen und Problemen mit
Lessons Learned
2. Theoretische Grundlagen, Erkenntnisse und
Forschungsergebnisse zu Lessons Learned
3. Vorstellung verschiedener Lessons Learned
Methoden für den Alltag
4. Diskussion und Austausch
3

4. Meine Erfahrungen
Klassische Lessons Learned Workshops:
Klassische Lessons Learned:
„Die Prozesse und Verantwortlichkeiten
sind nicht immer klar gewesen.“
Feedback zu klassischen Lessons Learned :
„Damit kann ich nichts anfangen.“
„Ich kenne den Kontext des Projektes ja
gar nicht.“
„Unser Projekt ist in einer ganz anderen
Situation.“
„Die Workshops sind langweilig und totale
Zeitverschwendung.“
Klassische Lessons Learned:
• werden nicht wiederverwendet
• verschwinden im Datenchaos
• erzeugen keinen Mehrwert
4

5. Agenda
1. Austausch von Erfahrungen und Problemen mit
Lessons Learned
2. Theoretische Grundlagen, Erkenntnisse und
Forschungsergebnisse zu Lessons Learned
3. Vorstellung verschiedener Lessons Learned
Methoden für den Alltag
4. Diskussion und Austausch
5

6. Motivation
Was ist der Unterschied zwischen…
und…
Dampfmaschine
Heron von Alexandria (1. Jhd)
Dampfmaschine
Denis Papin (ca. 1690)
6

7. Motivation
 Schon seit Anbeginn der Menschheit geht Wissen verloren
 Im heutigen Wissenszeitalter jedoch weniger massiv als im damaligen Mittelalter
 Dennoch geht auch heute wertvolles Wissen immer wieder verloren
 Insbesondere Unternehmen haben mit diesem Wissensverlust zu kämpfen
 Herausforderungen des Wissensmanagements in Projekten:
Mitarbeiterfluktuation im Projekt
Unterschiedliche Mitarbeiter mit
unterschiedlicher Wissensbasis
Erstellung eines neuartigen
Produktes oder Services
7

8. Ziele des Forschungsprojektes
Forschungsfrage:
Wie muss ein sozio-technisches Wissensmanagementsystem gestaltet
sein, dass die Wiederverwendung von projektbezogenem Wissen nicht
nur in Projekten sondern auch über die Projektgrenzen hinweg
gesteigert werden kann?
Ziele:
1. Verstehen der Herausforderungen und Bedürfnisse von Projektteams zur
Wiederverwendung von bereits im Unternehmen existierendem Wissen
2. Ableitung einer Design Theorie mit Design Prinzipien eines
Projektwissensmanagementsystems
3. Gestaltung und Umsetzung eines sozio-technischen
Projektwissensmanagementsystems
4. Überprüfung der Design Theorie in einem realen Setting
8

9. Ein bisschen Theorie
Organisationales Lernen
 Lerntheorie nach Argyris & Schön (1978)
Single-Loop-Learning
 Geschieht innerhalb bereits bestehender
mentaler Modelle, Normen, Regeln und
zugrundliegender Annahmen
 Anwendung von Wissen
Double-Loop-Learning
 Änderung bestehender mentaler
Modelle, Normen, Regeln und
zugrundliegender Annahmen
 Weiterentwicklung von Wissen
Action Result Reflection
9

10. Noch etwas mehr Theorie
Situatives Lernen
 Situated Learning Theory nach Lave & Wenger
(1991)
 Lernen in Unternehmen kann nicht mit dem
Lernen in Klassenzimmern verglichen werden
 Situiertes Lernen = Veränderung mentaler Model
durch soziale Interaktionen in einem bestimmten
Kontext (Goel et al., 2010)
 Zentrales Konzept: Community of Practice
10

11. Was wir bereits wissen
Barrieren des Wissensmanagements
 Personenbezogene Barrieren
Mangelnde Motivation
(Carrillo et al., 2013; Davidson & Lamb, 2000)
Mangelnde Fähigkeiten und Möglichkeiten
(Schindler & Eppler, 2003; Terajetgul et al., 2009)
Interner Wettbewerb
(Carrillo et al., 2013; Rastogi, 2000)
Mangelndes Vertrauen & Kommunikation
(Hsu et al., 2007; McEvily et al., 2003; Bondarouk, 2006)
11

12. Was wir bereits wissen
Barrieren des Wissensmanagements
 Organisationale Barrieren
Organisationsstrukturen
(Boh, 2007; Bresnen et al., 2003; Swan et al., 2010)
Mangel an standardisierten Wissensmanage-
mentprozessen
(Carrillo et al., 2013; Tan et al., 2007; Kivrak et al., 2008)
Organisationskultur
(Ajmal & Koskinen, 2008; Eskerod & Skriver, 2007; Sutton, 2001)
Zeitdruck/ Arbeitsbelastung
(Carrillo et al., 2013; Keegan & Turner 2001; Tan et al., 2007)
12

13. Was wir bereits wissen
Wissensmanagementtechnologien
Technologie
Intellektuelles Kapital
Netzwerke
Change Processes
Soziales KapitalVirtual Spaces
Improved
Communications
Reward System
KMS
Org.Wandel
Mehrwert durch:
Wissensteilung & -erstellung mittels
Internet, Intranet & KMS
Mehrwert durch:
Kollaborationen auch über
größere Entfernungen hinweg
Mehrwert durch:
Sozialer Zusammenhalt,
Vertrauen, Motivation
Mehrwert durch:
Best Practices, Training
Weiterbildung
Mehrwert durch:
Motivation, effektive KM Praktiken,
Partizipation, Technologienutzung
1. GENERATION 2. GENERATION 3. GENERATION
Organisationaler Wandel
Basiert auf: Vorakulpipat & Rezgui, 2008
13

14. Was wir noch nicht wissen
Die sogenannte Forschungslücke
 Nur wenige Richtlinien, wie ein Wissensmanage-
mentsystem gebaut werden muss, damit es die
Wissenswiederverwendung fördert
 Wenig Forschung und Erkenntnisse im Gebiet
der Wissenswiederverwendung
 Wenig Überprüfung der Forschungsergebnisse
in realen Umgebungen
THEORIE PRAXIS
14

15. Das Vorgehen
REFLECTION &
PROBLEM DEFINITION
REFLECTIONINTERVENTIONEVALUATIONINTERVENTION EVALUATIONPROBLEM DEFINITION
ARTIFACT
PractitionersResearchersEndUsers
Research
Question
Definition
Sample
Selection
Intervention
Design
Design
Evaluation
Intervention
Redesign
Intervention
Implemen-
tation
Design
Principles
Project
Knowledge
Management
System
Ability to
reuse project
knowledge
2ND ADR CYCLE1ST ADR CYCLE
Status Quo
Exploration
Intervention
Evaluation
Data
Analysis
Design
Principles
Literature
Validation
Design
Principles
Data
Analysis
Literature
Validation
Design
Principles
Data
Analysis
Design
Principles
Research
Planning
Action Design Research nach Sein et al., 2011
15

16. Agenda
1. Austausch von Erfahrungen und Problemen mit
Lessons Learned
2. Theoretische Grundlagen, Erkenntnisse und
Forschungsergebnisse zu Lessons Learned
3. Vorstellung verschiedener Lessons Learned
Methoden für den Alltag
4. Diskussion und Austausch
16

17. ...AUS DER LERNTHEORIE:
Gamification
Spiel-
zeug
Spiel
Komplett ElementeVollständigkeit
Umgebung
Playful interaction
Serious Games
Game-based Learning
Digital Game-
based Learning
Edutainment
eLearning
Quelle: Csíkszentmihályi, M. (1997a). Finding flow: The psychology of engagement with everyday life.
New York: Basic Books.
...AUS DER PSYCHOLOGIE:
Noch ein bisschen mehr Theorie…
Flow
Channel
Angst
(zu schwer/ verwirrend/
herausfordernd)
Langeweile
(zu leicht)
Fähigkeiten hoch
hoch
niedrig
Herausforderung
niedrig
Spiele können lernen fördern
17

18. Lessons Learned Games18

19. Grundstruktur19

20. 20 Ein paar Methoden

21. 21 Ein paar Methoden

22. 22 Anwendungsfälle

23. Agenda
1. Austausch von Erfahrungen und Problemen mit
Lessons Learned
2. Theoretische Grundlagen, Erkenntnisse und
Forschungsergebnisse zu Lessons Learned
3. Vorstellung verschiedener Lessons Learned
Methoden für den Alltag
4. Diskussion und Austausch
23

24. Appendix
Vorgehen und Ergebnisse meiner Dissertation
24

25. Schritt 1: Anforderungserhebung
 Durchführung einer explorativen Interviewstudie
 Kodierung der Interviews:
Rolle
Abteilungs-
leiter
Projekt
Manager
Professional
Development
Manager
Functional
Analyst
Technical
Specialist Gesamt
Anzahl 1 14 2 2 8 27
Durchschnittl. Interviewdauer 0:34:18 0:34:55 0:50:25 0:39:04 0:28:10 0:37:22
Erstes Lesen
der Transkripte
Identifikation von
relevanten
Textstellen
Benennung der
Textstellen und
Kategorienbil-
dung
Entfernung von
Überschnei-
dungen und
Redundanzen
Erstellung eines
Modells über die
wichtigsten
Kategorien
355
Seiten Text
971
Textstellen
51
Kategorien
20
Kategorien
4
Kategorien
25

26. Schritt 2: Design Prinzipien
Zugang zu Projektwissen für alle Mitarbeiter
Zentrale Speicherung inkl. konsistenter Ablage &
Suchfunktionalitäten
Ermöglichung von informellen Wissensaustausch
Zugang
Erweiterung des Projektteams mit Experten des
Wissensmanagements
Sicherstellung der Wartung des Wissens
Standardisierte Wissensmanagementprozesse
Support
Dokumentationsstrukturen durch Tagging,
Hyperlinking, Indizierung, etc.
Bereitstellung vorstrukturierter Dokumente
Bereitstellung von Freitextfeldern für Erklärungen
Struktur
Einbindung von Kontextinformationen
Kurz, präzise und klar verständliche Sprache
Bereitstellung von Feedback auf Wissen
F
Sicherstellung des Zugangs zu Experten
und dokumentiertem Wissen
Design Prinzip I
Erweiterung des Projektteams mit einem
Wissensintermediär als Unterstützung für
das Management von Projektwissen
Design Prinzip II
Bereitstellung von kontextbezogenem
und gebündeltem Wissen in strukturier-
ten Dokumenten unter Verwendung
einer verständlichen Sprache
Design Prinzip III
Wartung des Wissens über Feedback-
mechanismen
Design Prinzip IV
26

27. Schritt 3: Gestaltung eines Projekt KMS
Soziales Teilsystem: Technisches Teilsystem:
Spezifikation eines Projekt-
Knowledge-Intermediärs
 Definition von Aufgaben und
Verantwortlichkeiten Spezifikation eines Projekt-
Wissensmanagement-systems
 Festlegung von Funktionalitäten und
Aufbau
27

28. Schritt 4: Evaluation des konzeptionellen Designs
Offenes Feedback
1. Workshop
Teilnehmer:
1 Abteilungsleiter
1 Professional Development Manager
1 Projekt Manager
Ziel:
- Feedback von Forschungsprojekt-
beteiligten
Erkenntnisse:
 Guter Ansatz, der Probleme lösen
könnte
 Besseres Feedback könnte von den
Benutzern des Systems kommen
SWOT-Analyse
2. Workshop
Teilnehmer:
1 Professional Development Manager
4 Projekt Manager
Ziel:
- Stärken und Schwächen des
Konzepts identifizieren
Erkenntnisse:
 Intermediär benötigt Hilfsmittel
 Konsistenz durch Templates
 Karriereentwicklung der Intermediäre
 Verfügbarkeit der Intermediäre
 Arbeitslast der Intermediäre
Offenes Feedback
3. Workshop
Teilnehmer:
1 Professional Development Manager
3 Projekt Manager
4 Projekt Teammitglieder
Ziel:
- Feedback von unterschiedlichen
Projektmitgliedern
Erkenntnisse:
 Realisierung des Systems für eine
Bewertung notwendig
 Verwendung von existierenden
Systemen
 Pilotisierung des Intermediärs
28

29. Schritt 6: Überarbeitung der Design Theorie
Dokumentation und Wiederverwen-
dung von Projektwissen in allen Phasen
eines Projektes
Design Prinzip V
Motivation von Wissensmanagement
durch emotionale und affektive
Funktionen
Design Prinzip VI
29

30. Schritt 7: Überarbeitung des Designs
PROJECT PLANNING PROJECT CLOSURE
PROJECT MILESTONE EXECUTION
PROJECT MONITORING AND CONTROLLING
Knowledge Reuse
as Preparation
Develop
Project
Plan
Defiine
Activities for
Milestone
Execute
Milestone
Activities
Project
complete?
Knowledge Reuse as
Preparation and Recap
Knowledge Reuse
as Recap
No
Yes
Milestone n
...
Milestone 2
Milestone 1
Activtiym
...
Activity2
Activity1
Project Plan Activity Plan
Knowledge Reuse as
Preparation
Knowledge Reuse as
Preparation and Recap
Knowledge Reuse as
Recap
Soziales Teilsystem:
 Einführung des Knowledge-
Centric Project Management
Process
Technisches Teilsystem:
 Gamifiziertes Wissensmanage-
mentsystem
The Project World
30

31. Schritt 8: Umsetzung des konzeptionellen Designs31
Soziales Teilsystem:
 Ausbau, Training und Engagement
der Lessons Learned Community als
Projekt-Knowledge-Intermediär
 Entwicklung eines Methodenkata-
logs für die Durchführung von
Lessons Learned Sessions
Technisches Teilsystem:
 Realisierung des traditionellen
Wissensmanagementsystems
31

32. Schritt 9: Evaluation des Designs32
 Fokus auf soziales Teilsystem, da technisches Teilsystem nicht so umgesetzt, wie
designed
 Umsetzung des technischen Teilsystems geht nur schleppend voran
 Soziales Teilsystem hingegen stark nachgefragt
 Viele Aufträge der Lessons Learned Community als Projekt-Knowledge-
Intermediäre
32

33. Bhattacherjee, 2001
KMS Success Model
Schritt 9a: Theoretische Grundlagen33
SATISFACTION WITH
SOCIAL INITERACTION
Chiu et al., 2011
CONTINUOUS
INTENTIONS TO
SOCIALLY INITERACT
PROJECT-
BASED
LEARNING
Situated Learning Theory
SATISFACTION WITH
KNOWLEDGE QUALITY
SATISFACTION WITH
PROCEDURE QUALITY
DESIGN ARTIFACT
PROJECT KNOWLEDGE
INTERMEDIARY
H1+
H1: Lessons Learned Workshops, welche von Projekt-Knowledge-Intermediären
geleitet werden, erhöhen die Zufriedenheit mit der sozialen Interaktion.
EXPECTATIONS
33

34. Schritt 9b: Überprüfung von Hypothese 134
 Studie 1:
 5 Workshops im Umfeld von
Magellan
 5 Projekt-Knowledge
Intermediäre
 1 Vorgehen
AUSFÜLLEN EINES FRAGEBOGENS ZUR ZUFRIEDENHEIT MIT
BISHERIGEN LESSONS LEARNED SESSIONS
TEIL 1
LESSONS LEARNED WORKSHOPTEIL 2
AUSFÜLLEN EINES FRAGEBOGENS ZUR ZUFRIEDENHEIT MIT
LESSONS LEARNED SESSION
TEIL 3
BLUE OCEAN METHODETEIL 2A
Circle of Concern
Increase Create
Decrease Eliminate
Keep
Circle of Influence
Increase Create
Decrease Eliminate
Keep
CLUSTERUNG & BEWERTUNGTEIL 2B
Cluster 1
insight
insight
Cluster 2
insight
insight
Cluster n
insight
insight
...
ACTION ITEMSTEIL 2B
Who What When
... ... ...
... ... ...
34

35. Schritt 9c: Auswertung Studie 1 – alle Teilnehmer35
 Studie 1:
 27 komplett ausgefüllte Fragebögen
 9 Teilnehmer kannten bereits das Konzept des Projekt-Knowledge-Intermediärs
(Gruppe: Experten)
 18 Teilnehmern war das Konzept neu (Gruppe: Novicen)
 Auswertung der Daten mit Hilfe des Wilkoxon-Tests
 Keine Signifikanten Unterschiede in den Erwartungen zwischen den Gruppen (t-
Wert = 0,889)
n = 27
t0 t1
∆ Mean T(WRS) P SigL
Mean SD Mean SD
SAT 3,407 1,010 4,550 0,442 1,143 4,227 < 0,001 ***
SAT_KQ 3,111 0,892 4,433 0,568 1,322 3,997 < 0,001 ***
SAT_PQ 3,370 0,967 4,667 0,480 1,297 3,891 < 0,001 ***
35

36. Schritt 9c: Auswertung Studie 1 – nach Gruppen36
 Gruppe: Experten
 Gruppe Novicen:
n = 9
t0 t1
∆ Mean T(WRS) P SigL
Mean SD Mean SD
SAT 4,444 0,527 4,722 0,363 0,278 1,394 0,163 n.s.
SAT_KQ 4,000 0,707 4,667 0,500 0,481 1,897 0,058 n.s.
SAT_PQ 4,444 0,527 4,780 0,441 0,239 1,342 0,180 n.s.
n = 18
t0 t1
∆ Mean T(WRS) P SigL
Mean SD Mean SD
SAT 2,889 0,758 4,476 0,460 1,549 3,429 0,001 **
SAT_KQ 2,667 0,594 4,333 0,577 1,666 3,745 < 0,001 ***
SAT_PQ 2,833 0,618 4,620 0,498 1,787 3,681 < 0,001 ***
36

37. Schritt 9d: Studie 1 – Ergebnis37
5
SATISFACTION WITH KNOWLEDGE
QUALITY (SAT_KQ)
4
3
2
1
Without PKI With PKI
0
5
SATISFACTION WITH PROCEDURE
QUALITY (SAT_PQ)
4
3
2
1
Without PKI With PKI
0
Novices
Experts *** p < 0,001; ** p < 0,01; * p < 0,05; n.s. nicht signifikant
H1: Lessons Learned Workshops, welche von Projekt-Knowledge-Intermediären
geleitet werden, erhöhen die Zufriedenheit mit der sozialen Interaktion.
37

38. Noch einmal zurück zur Theorie38
Bhattacherjee, 2001
KMS Success Model
Chiu et al., 2011
PROJECT-
BASED
LEARNING
Situated Learning Theory
SATISFACTION WITH
KNOWLEDGE QUALITY
SATISFACTION WITH
PROCEDURE QUALITY
DESIGN ARTIFACT
PROJECT KNOWLEDGE
INTERMEDIARY
H1+
EXPECTATIONS
SATISFACTION WITH
SOCIAL INITERACTION
CONTINUOUS
INTENTIONS TO
SOCIALLY INITERACT
38

39. PROJECT KNOWLEDGE
INTERMEDIARY
Schritt 9e: Erweiterung der Theorie39
PROJECT-
BASED
LEARNING
DESIGN ARTIFACT
CONTINUOUS
INTENTIONS TO
SOCIALLY INITERACT
SATISFACTION WITH
KNOWLEDGE QUALITY
SATISFACTION WITH
PROCEDURE QUALITY
SATISFACTION WITH
SOCIAL INITERACTION
KNOWLEDGE QUALITY
RELEVANCE
UNDERSTANDABILITY
RELIABILITY
ADEQUACY
USEFULNESS
PROCEDURE QUALITY
ACCESS
EASE OF USE
ENTERTAINMENT
PROJECT KNOWLEDGE
INTERMEDIARY
KNOWLEDGE-CENTRIC
PROJECT
MANAGEMENT
PROCESS
H2+
H3+
H4+
39

40. Schritt 9f: Überprüfung der Hypothesen40
 Studie 2:
 Langzeitstudie
 2 Workshops in einem Projekt
 Sammlung von Wissen aus
dem Vorgängerprojekt
 Erster Workshop zu
Projektbeginn
Juni 2013
Team Briefing
September
2013
Lessons Learned Session im
Vorgängerprojekt
September
2013
Projekt Kick-off mit Lessons
Learned Session
 Präsentation der Ergebnisse
des Vorgängerprojekts
 Erfahrungsaustausch im Team
September
2013
Projekt –Meilenstein mit Lessons
Learned Session
 Rekapitulation der Aktivitäten
 Erfahrungsaustausch im Team
40

41. Schritt 9g: Auswertung & Ergebnis Studie 241
*** p < 0.001
** p < 0.01
* p < 0.05
n.s. not significant
5
RELIABILITY (KQ_RELI)
4
3
t0 t1
7
6
t2
5
UNDERSTANDABILITY
(KQ_UND)
4
3
t0 t1
7
6
t2
5
RELEVANCE (KQ_RELI)
4
3
t0 t1
7
6
t2
5
ADEQUACY (KQ_ADE)
4
3
t0 t1
7
6
t2
5
SCOPE (KQ_SCO)
4
3
t0 t1
7
6
t2
5
USEFULNESS (KQ_USE)
4
3
t0 t1
7
6
t2
5
ACCESS (PQ_ACC)
4
3
t0 t1
7
6
t2
5
EASE OF USE (PQ_EOU)
4
3
t0 t1
7
6
t2
0.13 n.s.
5
ENTERTAINMENT (PQ_ENT)
4
3
t0 t1
7
6
t2
5
PROCEDURE QUALITY (PQ)
4
3
t0 t1
7
6
t2
5
SATISFACTION WITH KQ
(SAT_KQ)
4
3
t0 t1
7
6
t2
5
SATISFACTION WITH PQ
(SAT_PQ)
4
3
t0 t1
7
6
t2
5
CONTINUED USAGE INTENTION
(CUI)
4
3
t0 t1
7
6
t2
KNOWLEDGE QUALITY (KQ)
5
4
3
t0 t1
7
6
t2
 H2 teilweise
bestätigt (Scope)
 H3 teilweise
bestätigt (Access
& Entertainment)
 H4 nicht bestätigt
41

42. Schritt 9h: Langzeiteffekt – Studie 342
 Studie 3: Quick & Dirty
 Fragebogen an 89 Mitarbeiter der Deutschen Bank versendet
 33 Mitarbeiter haben Umfrage ausgefüllt
 Ergebnisse:
 69,7% der Teilnehmer gaben an, dass die letzte Lessons Learned Session, an der
sie teilgenommen haben, von einem neutralen Moderator geleitet wurde
 36,3% der Teilnehmer gaben an, dass die letzte Lessons Learned Session, an der
sie teilgenommen haben, entweder zu Beginn des Projektes oder während des
Projektes durchgeführt wurde
42

43.  Wissensmanagement erfordert soziale Interaktion zwischen Wissensträgern
 Technologie kann nur als Tool zur Unterstützung genutzt werden
 In der Deutschen Bank kommt das Konzept des Projekt-Knowledge-Intermediär sehr
gut an
 Von Projekten gern genutzt
 Zeitweise zu hohe Auslastung der Lessons Learned Community
 Wissensaustausch mit methodischem Vorgehen führt zu projekt-basiertem Lernen und
Verringerung von Fehlern, die bereits bekannt waren oder hätten vermieden werden
können
 Lessons Learned nicht nur zur Rekapitulation des eigenen Projektes nutzen, sondern auch
als Vorbereitung
 Austausch über die Projekte hinweg wertvoll
 Für die Aufbereitung der Lessons Learned und den erleichterten Zugriff ist dennoch ein
zentrales Wissensmanagementsystem erforderlich
Fazit4343

44.  Anstellung als Post-Doc an der Universität Mannheim
 Paralleler Ausbau der Selbständigkeit
 Wissensmanagement Beratung
 Trainings
 Lessons Learned Workshops
 Wissenstransfer & -austausch
 Beratung
Ausblick4444

45. Referenzen45
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45

46. Referenzen46
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