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Projekte managen
mit Drupal 
DrupalCamp Essen 2010
Jutta Horstmann
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whoami
Jutta Horstmann (Dipl. Inform., Dipl. Pol.)
IT­Beraterin (“data in transit”)
● Schwerpunkt: Freie Software
● Content Management Systeme
● Datenbankmanagement­Systeme
● Analyse, Beratung, Konzeption
● Projektmanagement
● Implementation, Web­Programmierung
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data in transit
● IT­Beratung
● gegründet 2005 in Berlin, 
    2006 Firmensitz nach Bonn
● www.dataintransit.com
● Letzte Drupal­Projekte: 
– www.mein­kika.de (ARD/ZDF Kinderkanal KI.KA)
– select.postbank.de (Postbank AG)
– www.lisa­freundeskreis.de (Hubert Burda Media)
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Die Themen
Projekte managen
Mit Drupal: PM­Tool, STORM, OA
Zwei Beispiele aus der Praxis
Hot New Stuff: OpenAtrium
Fazit
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Projekte managen
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Projekte managen: Definition
● Ressourcen (Menschen, Material...) so einsetzen,
     dass
● alle Anforderungen des Projekts umgesetzt werden,
     und zwar
● im Zeitrahmen
● im Budget
● mit hoher Qualität
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Projekte managen: 
Aufgaben und Prozesse
● Integrationsmgt
● Inhalts­ und Umfangsmgt
● Terminmanagement
● Kostenmanagement
● Qualitätsmanagement
● Personalmanagement
● Kommunikationsmgt
● Risikomanagement
● Beschaffungsmgt
● Starten
● Planen
● Durchführen
● Kontrollieren
● Beenden
(Guide to the Project Management Body of 
Knowledge (PMBOK® Guide), PMI)
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Tool­gestütztes Projektmanagement
● Komplexität beherrschbar machen
– Überblick behalten (viele Aufgaben, Personen, Termine)
– Auswertungen des aktuellen Projektstands
● Integration aller Beteiligten, Projektelemente und 
­Phasen
– Sammeln und Verteilen von Informationen
– (schriftliche, asynchrone) Kommunikation
– Dokumentation
– Verknüpfungen
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Projekte managen mit Drupal:
PM­Tool im mein!KI.KA­Projekt
STORM als Firmen­Intranet
OpenAtrium
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Marke Eigenbau: PM­Tool 
im mein!KI.KA­Projekt
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Projekt: 
mein!KI.KA Kinder­Community
● Projektziel: Kindercommunity mit Drupal
● Projektumfang: ~ 150PT bis Launch
● Vom Tool zu berücksichtigende Rollen:
– Techn. Projektleitung/Teamleitung
– 1 Tester/Reviewer, 2 Entwickler, 1 Templater, 1 
HTML/CSSler 
– Beim Kunden: Projektleiter, Grafiker
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Anforderungen an das PM­Tool
● Integrationsmanagement
● Inhalts­ und 
Umfangsmanagement inkl. 
– Anforderungsmgt.
– Änderungsmanagement
● Qualitätsmanagement 
– Tests
– Dokumentation
– Issue­/Bugtracking
● Kommunikationsmgt. / 
Berichtswesen
● eingeschränkt: 
– Terminmanagement
– Personalmanagement
● nicht: 
– Kostenmanagement
– Risikomanagement
– Beschaffungsmanagement
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Anforderungen an das PM­Tool (2)
● verschiedene Rollen und Rechte
● Kategorisierung
● Volltextsuche
● Nutzerfreundlich auch für Kunden
● Flexibel anpassbar und erweiterbar
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Wichtig: Einbindung des Kunden
● Dialog (Kommentare) zu Anforderungen und 
Spezifikation
● Umsetzung von Abnahmeprozessen mittels Stati und 
Kategorien
● Einstellen von Change Requests
● Akzeptanztests
● Issue Tracking (Bugs, Aufgaben, Feature Requests)
● Benachrichtigungen
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PM­Tool: Dashboard
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Integrationsmanagement
➢ Koordination der Projektelemente, ­Phasen und 
­Ergebnisse
Zentrales Anliegen:
● Anforderungen von Spezifikation bis zu Umsetzung 
verfolgen
● Issues, Dokumentation, Tests, Änderungswünsche, 
Umsetzungsoptionen (Drupal­Module), 
Kommentare... werden mit Anforderung verknüpft
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Integration der Projekt­Elemente
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Integration der Projekt­Elemente:
Umsetzung
● Anforderung: 
➔ Book + CCK + Taxonomy + Workflow
● Kommentare: 
➔ Comment
● Zuordnung von Spezifikation, Dokumentation, 
Aufgaben, Change Requests, Modulen...: 
➔ Node reference, Views
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Zuordnung der Elemente 
zu Projekt­Phasen
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Inhalts­ und Umfangsmanagement
➢ Wird alles geforderte (und nur das) umgesetzt? 
Prozessunterstützung Anforderungsmanagement:
– Definition und Spezifikation der Anforderungen 
➔ Stati: “nur Titel” – “in Arbeit” ­ “abgenommen”
– Diskussion in Kommentaren
– Freeze der Anforderung bei Status “abgenommen”
– Verifikation der Anforderungsumsetzung
➔ Stati: “offen” ­ “erledigt” ­ “abgenommen”
➔ Taxonomy, Workflow, Comment
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Inhalts­ und Umfangsmanagement
Prozessunterstützung...
● Änderungsmanagement
– Verknüpfung von Change Request mit Anforderung
– Stati: “offen” ­ “erledigt” ­ “abgenommen”
● Weiterentwicklung / Planung Folge­Release
– Stati: “angelegt” ­ “abgelehnt/nicht mehr gewünscht” ­ 
“erledigt (in Anforderung übertragen / in Aufgabe 
übertragen / in Konzeption übernommen)
➔ Taxonomy, Node reference, Comment
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Qualitätsmanagement:
Dokumentation
● vollständige Dokumentation der Projektkommunikation
– Comment
● Vorgaben für alle Teammitglieder
● Techn. Dokumentation der Umsetzung
– Book
● Logbücher der Teammitglieder
– Blog
● Modul­Dokumentation: Einsatz, Version, Test
– CCK, Node reference
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Modul­Dokumentation
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Qualitätsmanagement:
Tests
● Akzeptanztests durch Kunde formulierbar – 
Verknüpfung mit Anforderung
● Code Review und Sicherheitstests der verwendeten 
Module und Eigenentwicklungen
– Prozessunterstützung durch Stati: 
  “Check begonnen” ­ “bestanden” ­   
   “mit Einschränkung bestanden” ­ “nicht bestanden”
➔ CCK, Node reference, Taxonomy, Comment
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Qualitätsmanagement:
Issue­ / Bugtracking
➔ Casetracker
➔ CCK
➔ (Node reference)
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Qualitätsmanagement:
Issue­ / Bugtracking
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Kommunikationsmanagement, 
Berichtswesen
● Kommentarfunktion an allen Projekt­Elementen
– Comment
● Berichte und Übersichten in Form von Listen und 
Tabellen zu allen relevanten Themen
– Views
● (Email­)Benachrichtigung aller betroffenen Rollen 
bei Neuigkeiten
– Rules
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Personalmanagement
● SOLL:
– Zuordnung der Ressourcen nach Fähigkeiten und 
verfügbaren Kapazitäten auf die Projektaufgaben
● in eingeschränktem Umfang (casetracker)
● nicht:
– Teamentwicklung
– Ressourcenplanung
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Terminmanagement
● SOLL:
– Vorgänge managen (deren Reihenfolge und 
Beziehungen)
– Aufstellung und Kontrolle des Terminplans
● unterstützt PM­Tool nur in geringem Umfang (z.B. 
kein Gantt­Charting)
– Zuordnung von Projektelementen zu Releases
– Deadlines für Aufgaben (Case Tracker)
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Verwendete Module (1)
● Core u.a.: Blog, Book, Comment
● Admin Role, Admin Menu, Date, Menu Block, Node 
Clone, Node Convert, Token, Transliteration
● CCK (alle), Link 
● Rules
● Views
● Workflow
● Case Tracker
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Verwendete Module (2)
Diverse praktische Details
● Booktree: Inhaltsverzeichnis für Anforderungen
● BUEditor: schnelle Text­Formatierung (kein WYSIWYG)
● Comment Upload: Screenshots als Teil der Diskussion
● Linodef: Andere Nodes per Shortcut verlinken ([#425])
● Taxonomy Other: Statt vorgegebenen Kategorie zu 
wählen, kann Autorin eigene hinzufügen
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Inhaltstypen
● Anforderung (book)
● Aufgabe (casetracker)
● Logbuch­Eintrag (blog)
● Change Request
● Dokumentation (book)
● Drupal­Modul
● Idee
● Spezifikation (book)
● Test
● Vorgabe (book)
● Wunsch
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Fazit (1)
● wichtige PM­Aufgaben können mit wenigen Drupal­
Modulen abgebildet werden:
– CCK (inkl. node reference), Views
– comment, blog, book, taxonomy
– workflow
– case tracker
– rules
● entscheidendes Know­How steckt in der 
Konfiguration der Views und Prozesse
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Fazit (2)
● Grundsätze:
– alle Projekt­Kommunikation im PM­Tool
– Prozesse einrichten
– Anforderungen bilden den Kern und sind mit allen 
anderen Projektelementen verknüpft
– flexibel je nach Projektphase und Kundenwunsch 
immer wieder neue Views bereitstellen
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Nicht im PM­Tool
● Kostenmanagement
● Risikomanagement
● Beschaffungsmanagement
● Multi­Projektmanagement
➔ Alternative oder ergänzende Tools?!
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Internes Projektmanagement 
mit Drupal STORM
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STORM
● “Storm is a project management application for 
Drupal.”
● http://drupal.org/project/storm
● Erweiterungsmodule:
– Dynamic Dashboard
➔  http://drupal.org/project/storm_dashboard
– Quick Timetracking
➔ http://drupal.org/project/storm_quicktt
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STORM
● Organizationen, Teams, Menschen
● Projekte
● Aufgaben, Tickets
● Timetracking
● Notizen, Knowledgebase
● Rechnungswesen, Ausgaben
Alle Elemente sind Nodes und können daher beliebig 
erweitert werden (CCK, Views, Taxonomy, Comment, 
Upload).
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STORM im Intranet:
Dashboard
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STORM im Intranet:
Nutzung
Ein neues Projekt!
● Auftraggeber/Kunde   Organisation→
● Ansprechpartner, Stakeholder, Team   Personen→
● Projekt
● Aufgaben
● Zeiterfassung
● Rechnungsstellung
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Auftraggeber/Kunde (Organisation)
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Personen und Teams
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Projekt und Aufgaben
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Zeiterfassung
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Rechnungstellung
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Fazit
● nützliche, durchdachte Tool­Suite
● aktive Weiterentwicklung, v.a. 
– Integration der einzelnen Elemente
– Prozessunterstützung
– D7: Gantt­Charts
● In unserem Intranet nicht im Einsatz:
– Notizen
– Knowledge Base
– Ticketing
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OpenAtrium
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OpenAtrium
● Entwickelt von Development Seed (USA)
● Aktuell beta5
● Ziele:
– Intranet
– Kollaboration/Kommunikation von Teams in Gruppen 
(Groupspaces)
– Knowledge Management
● Installationsprofil
● “Features” (Meta­Module)
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Standard­“Features”
● Dashboard (mehrere pro Gruppe und Nutzer)
● Blog (Kommentare, Benachrichtigungen, Dateiupload)
● Shoutbox /Mikroblog
● Dokumentation/Wiki
● Kalender (inkl. iCal Support)
● Aufgaben (To­Do Liste oder Issue Tracker)
● Alle Features können pro Gruppe zugeschaltet werden
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OA: Dashboard
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OA: Gruppen
● verfügbare Features sind pro Gruppe zu­ und 
abschaltbar
● mehrere Dashboards
● Layout anpassbar (Grafiken, Farben)
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OA: Gruppe
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Benutzerfreundlich
● Schönes, übersichtliches Theme (Ginkgo)
● Popup Layers mit Detail­Infos (z.B. Termin)
● Drag & Drop Dashboards für Gruppen und Einzel­
Nutzer
● “Reference This” (node add + node reference)
● Admin Module, Rubik Verwaltungstheme
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Hinter den Kulissen
● Core: book, comment, taxonomy (Tags)
● Module: 
– Admin, Boxes, CTools, Comment Upload, Context, 
Diff,  Features, Feeds, Spaces, Strongarm
– Case Tracker, Content Profile, Messaging, 
Notifications, OG, U Create
● Eigenentwicklung 
– Erweiterungen für: Blog, Case Tracker, Gruppen, 
Kalender, Notebook, Nutzer, Profile, Shoutbox 
– Crossref
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Features, Spaces, Context, Boxes
● Features (Site­Konfiguration in Code­Form) 
➔ http://drupal.org/project/features
● Spaces (API, um Site­Konfiguration in definierten 
Bereichen zu überschreiben)
➔ http://drupal.org/project/spaces
● Context (definiert Seitenbereiche, welche aktiv sein 
können oder nicht; Support für Drag & Drop)
➔ http://drupal.org/project/context
● Boxes (Blocks 2.0 mit “Inline Editing”)
➔ http://drupal.org/project/boxes
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Projektmanagement mit OA?
● Kommunikation / Berichtswesen
– Kommentare
– Benachrichtigungen (Private Message, E­Mail, SMS, 
Twitter, …)
● Personalmgt (Personen, Gruppen, Case Tracker)
● Zeitmanagement (Kalender, Case Tracker)
● Qualitätsmanagement
– Dokumentation (Notebook, Blog)
– Case Tracker
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Projektmanagement mit OA?
● Im Zentrum steht die “Gruppe”, nicht das “Projekt”
– Eine Installation pro Projekt?
– Eine Gruppe pro Projekt?
– Eine Gruppe pro Team, nutzt “Case Tracker”­Projekte?
– Integration/Koordination per Dashboard der Managerin
● Inhalts­/Umfangsmanagement (Anforderungen, 
Änderungen)
– nur per Notebook
– Referenzierungen: Nur Blog Post   Notebookseite→
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FAZIT
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Zielgruppe, Kernkompetenz
PM­Tool
STORM
OpenAtrium
– Dienstleister   Kunde↔
– Anforderungen des Kunden umsetzen
– Kommunikation und Berichtswesen
– Prozesse (Diskussion, Bearbeitung, Abnahme)
– Dienstleister Intranet
– Prozess von Beauftragung bis Rechnungstellung
– IT­Abteilung Intranet
– Kommunikation & Kollaboration im Team
: : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010  : : : 28.02.2010 : : : 60
Was fehlt?
● Zeit­ und Ressourcenmanagement (Zeitplanung, 
Kostenkalkulation)
● Risikomanagement
● Integration des Softwareentwicklungsprozesses
– Unterstützung versch. Vorgehensmodelle
– Versionsverwaltung/Konfigurationsmanagement
– Release Management
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Ausblick
● Vorgestellte Features frei kombinierbar
● “Features” nutzen (z.B. STORM als OA­Feature)
● “Best of all worlds” oder “Für jeden Zweck das 
passende Werkzeug”?
● Optimal: Projektmanagement­Knowhow + Drupal­
Knowhow   Toolsuite je nach Projektsituation →
erweitern
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