Was ist Flow?
Flow auf mobilen Geräten
Flow erstellen: Mit oder ohne Vorlage beginnen
Nutzung von Vorlagen
Eigene Flows und Team Flows
Bausteine eines Flows
Dienste – Connectoren für Entwickler
Dienste – Connectoren selbst anlegen
Hinweis: Custom API and Debugging
Trigger
Trigger: Nach Zeitplan ausführen
Trigger: Verzögern
Trigger: Mailempfang
Trigger: Liste durcharbeiten
Trigger: Drücken eines Flic-Buttons / Bttn-Buttons
Aktionen
Aktionen: Workflow Beenden
Aktionen: Asynchrone Aktionen
Bedingungen
Schleifen
Beispiel: Benachrichtigung erhalten
Beispiel: Inhalte übersetzen
Beispiel: Dateien kopieren
Beispiel: Genehmigung anfordern
Beispiel: Genehmigung anfordern - Sequentiell
Beispiel: Genehmigung anfordern - Parallel
Beispiel: Genehmigung anfordern - Parallel
Variablen in Flow
Weitere Beispiele für Flow: Expressions (Ausdruck)
Beispiel mit Ausdrücken in Flow: SharePoint Element aktualisieren
Ausdruck (Expression) anlegen
Wie wird ein Ausdruck (Expression) aufgebaut?
Datentypen und Formate für Expressions (Ausdruck)
Inhalte umwandeln mit Flow
Was kann konvertiert werden?
Mit Strings arbeiten
Arithmetic – einfache Eingabe nicht möglich
Datum und Uhrzeit
Expressions – Bedingungen in den Flow einbauen
Was ist ein Array?
Wie greife ich auf Listeneinträge mit Flow zu?
Beispiel: Eine Tabelle mit Listeneinträgen befüllen
Array in Flow filtern
Was kann ein Array beinhalten? Objekte und Einzeleinträge
Beispiel: Doppelte Einträge finden mit contains() und union()
Flows verwalten
Unterstützung für Metadaten in SharePoint
Was sind Umgebungen?
Wie verwende ich Umgebungen?
Wie lege ich eine Umgebung an?
Einstellungen für einen Flow
Fehlerbehandlung
Limits: 50 Flows / 15 Connectoren
Richtlinien anlegen
Tipp: Flow exportieren
Tipp: Flow exportieren als JSON zur Nutzung z.B. in Azure
Common Data Service – Daten verschieben
Welche Funktion in Flow für welche Zielgruppe?
Bekannte Probleme
5. Office 365 Akademie
Flow erstellen: Mit oder ohne Vorlage beginnen
Nutzung von Vorlagen
Flow
Ohne Vorlage beginnen
6. Office 365 Akademie
Eigene Flows und Team Flows
Team flow
Wenn Sie Ersteller oder Besitzer eines
Teamflows sind, wird dieser auf der
Registerkarte Teamflows in Microsoft
Flow aufgelistet.
Flow
7. Office 365 Akademie
Bausteine eines Flows
Flow
Dienste
• sind die Quellen und Ziele der Daten in einem Flow.
Trigger
• sind Ereignisse, die einen Flow starten.
Aktionen
• sind Aufgaben, die durch den Flow ausgeführt werden.
Bedingungen
• ermöglichen Verzweigungen durch Aussagenlogik in einem Flow.
Schleifen
• dienen zum Wiederholen von Aktionen.
8. Office 365 Akademie
Anwendungen miteinander verknüpfen - Connectoren
Microsoft Flow kann mit vielen
verschiedenen Anwendungen
und Diensten verbunden
werden. Einige Beispiele für
Dienste
sind Twitter, GitHub, Wunderlist,
Office 365 und Google Docs.
Dies sind die Quellen der Daten
für Microsoft Flow und
die Ziele für die Verarbeitung,
die durch Microsoft Flow erfolgt
ist. Sie können die gesamte Liste
der Dienste anzeigen, indem Sie
oben in flow.microsoft.com auf
den Link Dienste klicken.
Flow
https://docs.microsoft.com/de-de/connectors/
9. Office 365 Akademie
Anwendungen außerhalb meines Office 365 ansteuern
Microsoft Flow ist nicht auf
Anwendungen im Internet beschränkt.
Sie können auch lokale Daten, z.B. aus
SharePoint und SQL Server, in die
Flows einschließen.
https://flow.microsoft.com/de-
de/connectors/
Flow
12. Office 365 Akademie
Hinweis: Custom API and Debugging
• Englische
Webinaraufzeichnung unter
https://www.youtube.com/w
atch?v=gnwY3uiquGk&index
=3&list=PL8nfc9haGeb55I9w
L9QnWyHp3ctU2_ThF
13. Office 365 Akademie
Trigger
• Jeder Flow beginnt mit
einem Trigger. Es gibt viele
verschiedene Typen von Triggern.
Einige von ihnen sind Ereignisse in
den verbundenen Webdiensten,
z.B. das Senden eines Tweets durch
einen bestimmten Benutzeroder das
Speichern einer Datei in Ihrem
Dropbox-Konto. Andere Trigger sind
integriert, z.B. das Ausführen eines
Flows nach einem
Wiederholungszeitplan oder
das Ausführen eines Flows als
Reaktion auf eine Webanforderung.
Schließlich gibt es manuelle Trigger,
z.B. das Starten eines Flows durch
Klicken auf eine Schaltfläche in
Microsoft Flow oder Microsoft
PowerApps. Trigger übergeben
häufig Informationen über das
eingetretene Ereignis an Aktionen
im Flow.
Flow
19. Office 365 Akademie
Aktionen
• Eine Aktion stellt dar, was
tatsächlich geschehen soll,
nachdem der Flow ausgelöst
wurde. Dies kann
eine Benachrichtigung, das
Kopieren von Daten oder
Dateien aus einer Quelle in ein
Ziel oder eine andere Aktion,
z.B. das Posten in sozialen
Medien oder das Verzögern für
einen bestimmten
Zeitraum sein. Sie können
Aktionen auch zum Abrufen
von Daten aus einem
Dienst verwenden, um sie für
andere Aktionen zu nutzen.
Flow
20. Office 365 Akademie
Aktionen
• Erweiterung und Anpassen
von Aktionen:
• Microsoft Flow nutzt die
gleiche Workflow
Definition Language, die
von Azure Logic Apps
verwendet wird.
• Beispiel: Ersetzen eines
bestimmten Zeichens,
Abrufen des aktuellen
Datums o.ä.
Flow
https://flow.microsoft.com/en-us/blog/use-expressions-in-actions/
23. Office 365 Akademie
Bedingungen
• Bedingungen ermöglichen es Ihnen,
dem Flow Entscheidungen
hinzuzufügen. Wenn eine Bedingung
ausgewertet wird, verzweigt sich der
Flow in einen Ja-Pfad und einen Nein-
Pfad. Wenn Sie z.B. Ihre
in Dropbox abgelegten Urlaubsfotos
nach OneDrive kopieren möchten,
können Sie nach einem Trigger
wie Dropbox neue Datei eine
Bedingung erstellen, um zu überprüfen,
ob der Dateiname das
Wort Urlaub enthält, um bei Zutreffen
dieser Bedingung die Datei
nach OneDrive zu kopieren und
andernfalls keine Aktion auszuführen.
Flow
24. Office 365 Akademie
Schleifen
• Schleifen
ermöglichen es
Ihnen, eine
Aktion zu
wiederholen,
z.B. wenn eine
Aktion
mehrmals oder
einmal pro
Element in
einer Auflistung
von Elementen
ausgeführt
werden muss.
Flow
54. Office 365 Akademie
Unterstützung für Metadaten in SharePoint
Flow
https://flow.microsoft.com/en-us/blog/support-for-sharepoint-document-library-properties/
55. Office 365 Akademie
Was sind Umgebungen?
Sie können Umgebungen für Folgendes verwenden:
• Trennen von Apps mit verschiedenen Rollen,
Sicherheitsanforderungen oder Benutzern.
• Verwalten von Test- und Produktionsumgebungen.
• Trennen von Apps, Flows und Geschäftsdaten auf
Grundlage des Standorts von Teams oder
Abteilungen.
Flow
56. Office 365 Akademie
Wie verwende ich Umgebungen?
Umgebungen können verschiedene Zwecke erfüllen, abhängig von den Anforderungen Ihrer
Organisation. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele:
• Sie können alle Ihre Apps in einer einzigen Umgebung erstellen.
• Sie können eine Umgebung für die verschiedenen Typen von Apps erstellen. Sie können z.B.
eine Umgebung für Test-Apps und eine andere Umgebung für Produktions-Apps erstellen.
• Außerdem können Sie Umgebungen basierend auf der Organisationsstruktur oder sogar
abhängig vom geografischen Standort der Teams oder Abteilungen erstellen. Wenn z.B. Teams
in Australien, Mexiko und Europa arbeiten, können Sie eine Umgebung für jeden dieser
Standorte erstellen und unabhängig voneinander verwalten.
• Hinweis: Umgebungen sind für die Benutzer nicht sichtbar, sie müssen sich daher nicht damit
befassen, in welcher Umgebung sie sich befinden. Umgebungen sind ein Tool für
Administratoren, um Apps in der Organisation zu kategorisieren, zu verwalten und
freizugeben.
Flow
57. Office 365 Akademie
Wie lege ich eine Umgebung an?
Sie können Umgebungen über das Flow Admin Center mit nur zwei
Schritte erstellen:
1. Benennen Sie Ihre Umgebung.
2. Wählen Sie eine Region aus, in die Umgebung gehostet wird.
3. Optional können Sie eine Datenbank für Ihre Umgebung erstellen. Sie
können die Datenbank erstellen, nachdem Sie eine Umgebung erstellt
haben.
4. Wählen Sie optional aus, wer auf die Umgebung zugreifen darf. Sie
können den Zugriff einschränken oder allen Zugriff auf die Umgebung
gewähren. Allerdings können Sie nur Zugriff auf eine Umgebung
gewähren, wenn Sie eine Datenbank für die Umgebung erstellt haben.
Flow
58. Office 365 Akademie
Wie lege ich eine Umgebung an?
Einer Person mit Zugriff auf eine Umgebung muss die Rolle
environment admin (Umgebungsadministrator) oder environment
maker (Umgebungsersteller) zugewiesen werden.
Umgebungsadministratoren können alle administrative Aufgaben in
einer Umgebung ausführen. Ein Umgebungsersteller kann
Ressourcen in einer vorhandenen Umgebung erstellen. Einer Person
können beide Rollen gleichzeitig zugewiesen sein.
Hinweis: Alle Flow-Benutzer haben Zugriff auf eine
Standardumgebung, wenn sie Zugriff auf den Flow erhalten. Benutzer
können Zugriff auf mehrere Umgebungen haben.
Flow
62. Office 365 Akademie
Limits: 50 Flows / 15 Connectoren
Admin-Umgebung:
• Für jedes Konto gelten folgende Einschränkungen:
• 50 Flows
• 15 benutzerdefinierte Connectors
• 20 Verbindungen pro API und insgesamt 100 Verbindungen.
• Sie können ein Gateway nur in der Standardumgebung installieren.
• Bestimmte externe Connectors wie z.B. Twitter implementieren eine Verbindungsdrosselung, um die Dienstqualität zu steuern.
Wenn die Drosselung aktiviert ist, treten bei Ihren Flows Fehler auf. Sie können die Details zu dieser Drosselung überprüfen,
indem Sie die fehlgeschlagene Ausführung im Ausführungsverlauf des Flows anzeigen.
• https://flow.microsoft.com/de-de/documentation/limits-and-config/
Flow
64. Office 365 Akademie
Richtlinien anlegen
Da immer mehr Dienste zum
Erstellen von Workflows
mit Microsoft Flow verfügbar sind,
müssen Sie vertrauliche oder
kritische Geschäftsdaten schützen,
die in Unternehmensdiensten wie
SharePoint oder Salesforce
gespeichert sind. Möglicherweise
muss in Ihrer Organisation eine
Richtlinie erstellt werden, um
sicherzustellen, dass sensible
Unternehmensdaten nicht in
Diensten für Endverbraucher
veröffentlicht werden, z.B. in Twitter
oder Facebook. Mit Microsoft Flow
können Sie problemlos Richtlinien
für die Verhinderung von
Datenverlust (Data Loss Prevention,
DLP) erstellen, um genau zu steuern,
für welche Dienste für
Endverbraucher Ihre Geschäftsdaten
freigegeben werden können, wenn
die Benutzer Flows erstellen.
Flow
65. Office 365 Akademie
Tipp: Flow exportieren
Flow
• z.B. von der Testumgebung
in die Produktivumgebung
• kein Export (derzeit) von
• Benutzerdefinierten
Connectoren
• Connectoren
• Benutzerdefinierte Rollen
und Berechtigungssätze
(Custom CDS roles)
https://flow.microsoft.com/de-de/blog/import-export-bap-packages/
69. Office 365 Akademie
Common Data Service – Daten verschieben
Die Nutzung des Common Data
Service in Microsoft Flow bietet
Ihnen z.B. folgende
grundlegende Möglichkeiten:
• Erstellen Sie einen Flow zum
Importieren von Daten,
Exportieren von Daten oder
zum Ergreifen von Aktionen in
Bezug auf Daten (z.B. Senden
von Benachrichtigungen).
Beachten Sie, dass dieser
Ansatz keinen umfassenden
Synchronisierungsdienst
darstellt. Er ermöglicht Ihnen
lediglich das Verschieben von
Daten in oder aus Entitäten.
Flow
71. Office 365 Akademie
Bekannte Probleme
Flow
• SharePoint-Liste in „Meine Websites“ und Listen, die nicht den Typ Benutzerdefinierte
Liste aufweisen, werden nicht unterstützt. Erstellen Sie als Problemumgehung eine
benutzerdefinierte Liste in einer SharePoint-Standardwebsite.
• Gespeicherte SQL-Prozeduren können nicht auf lokalen SQL Server-Instanzen
ausgeführt werden. Zurzeit werden gespeicherte Prozeduren nur von SQL Azure
unterstützt.
• Karten mit Do-until-Schleife weisen Renderingprobleme auf, wodurch Inhaltsverweise
aus Arrays erschwert werden.
• Dokumentmetadaten werden nicht aus Triggern für SharePoint-Dokumentbibliotheken
zurückgegeben.
• Flows können keine Schreibvorgänge in den Feldern „Suche“, „Auswahl“, „Personen
und Gruppen“ und „Taxonomie“ in SharePoint-Listen ausführen. Es wird empfohlen, ein
einfaches Zeichenfolgenfeld zu verwenden, bis dieses Problem behoben ist.
• Dateitrigger werden nicht für Dateien ausgelöst, die innerhalb von geschachtelten
Ordnern im ausgewählten Ordner hinzugefügt werden.
72. Leiter Collaboration & Consulting
Office 365, SharePoint, Dynamics CRM, Skype for Business
