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QuickSteps
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Effektives E-Mail Management zielt darauf ab, im Alltag
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Automatisieren Sie häufig oder sich
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Mit QuickSteps werden mehrere...
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QuickSteps-Katalog im Menüband
Die in Microsoft Outlook 2010 und 2013
enthaltenen QuickS...
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Die Quick Steps in Outlook 2010 und 2013
umfassen Folgende:
QuickStep Aktion
Verschieben...
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Gehen Sie wie folgt vor, um vorhandene Quick Steps zu konfigurieren
oder zu ändern:
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Erstellen von Quick Steps
1. Klicken Sie unter E-Mail auf der Registerkarte Start in der...
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HINWEIS Neue QuickSteps werden am Anfang der Sammlung auf der
Registerkarte Start in der...
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Einrichten Team E-Mail
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In Outlook, gehe...
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Aktionen des
QuickSteps
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Wenn Sie diesen
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nächstes
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§§ Sie können mehrere Aktionen
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Fertig!
Der QuickStep ist erstellt und kann ab sofort verwendet werden
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Quick Step bearbeiten
Sie können den QuickStep zu jederzeit erweitern oder abändern.
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Bearbeiten Sie den
QuickStep
Wenn Sie mit der
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klicken Sie auf...
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QuickSteps mit mehreren Aktionen
Beispiel Projekt Management
Gehen wir davon aus Sie ar...
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Aktionen zum Ausführen:
a) Antwort an Chef schicken
b) E-Mail in Ordner verschieben
c) ...
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Einrichten Team E-Mail
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In Outlook, geh...
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Einen neuen QuickStep erstellen
1. Klick auf
Neu erstellen
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2. Vergeben Sie einen
eindeutigen Namen in
diesem Beispiel
Projekt X E-Mail und
Besprec...
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4. Wählen Sie nun die
weiteren
Aktionen einen nach der
anderen aus und füllen
jeweils w...
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5. Wenn Sie alle Aktionen
ausgewählt haben, klicken
Sie auf
Fertig!
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Viel Erfolg
☺☺☺
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Effektives E-Mail Management | Tutorial MS Outlook "QuickSteps"

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Effektives E-Mail Management | Training MS Outlook "QuickSteps"

Effektives E-Mail Management zielt darauf ab, im Alltag schneller die anstehenden E-Mails zu bearbeiten, weiterzuleiten und abzulegen, dass diese rasch wieder gefunden werden.

Seit Outlook 2010 und 2013 gibt es QuickSteps, mit denen sich häufig wiederkehrende Arbeiten automatisieren lassen.

Lernen Sie die Vorteile von QuickSteps kennen. Verwenden Sie diese bei Ihrer Arbeit. Nach kurzer Zeit, werden Sie auf die «kleinen Helfer» nicht mehr verzichten wollen.

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Effektives E-Mail Management | Tutorial MS Outlook "QuickSteps"

  1. 1. Effektives E-Mail Management MS Outlook QuickSteps
  2. 2. © Copyright Büro und PC Support 2 Einführung Effektives E-Mail Management zielt darauf ab, im Alltag schneller die anstehenden E-Mails zu bearbeiten, weiterzuleiten und abzulegen, dass diese rasch wieder gefunden werden. Seit Outlook 2010 und 2013 gibt es QuickSteps, mit denen sich häufig wiederkehrende Arbeiten automatisieren lassen. Lernen Sie die Vorteile von QuickSteps kennen. Verwenden Sie diese bei Ihrer Arbeit. Nach kurzer Zeit, werden Sie auf die «kleinen Helfer» nicht mehr verzichten wollen. w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m
  3. 3. © Copyright Büro und PC Support 3 Automatisieren Sie häufig oder sich wiederholende Aufgaben Mit QuickSteps werden mehrere Aktionen gleichzeitig auf E-Mail-Nachrichten angewendet, sodass Sie beim Verwalten Ihres Postfachs Zeit sparen können. Wenn Sie z. B. regelmäßig Nachrichten in einen bestimmten Ordner verschieben, können Sie QuickSteps verwenden, um die Nachricht mit einem Klick zu verschieben. Auch beim Weiterleiten von Nachrichten an Vorgesetzte oder Kollegen kann ein Klick auf einen QuickStep die Aufgabe vereinfachen. w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m
  4. 4. © Copyright Büro und PC Support 4 QuickSteps-Katalog im Menüband Die in Microsoft Outlook 2010 und 2013 enthaltenen QuickSteps können angepasst werden. Sie können auch eigene QuickSteps erstellen, um einen Katalog von QuickSteps für die am häufigsten verwendeten E-Mail-Aktionen zu generieren. w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m
  5. 5. © Copyright Büro und PC Support 5 Die Quick Steps in Outlook 2010 und 2013 umfassen Folgende: QuickStep Aktion Verschieben in: Verschiebt die ausgewählte Nachricht in einen von Ihnen angegebenen E-Mail-Ordner und kennzeichnet die Nachricht als gelesen. An Vorgesetzte(n) Leitet die Nachricht an Ihre(n) Vorgesetzte(n) weiter. Wenn in Ihrem Unternehmen Microsoft Exchange Server verwendet wird, kann der Name des/der Vorgesetzten in der Globale Adressliste ermittelt und in das Feld An eingefügt werden. Alternativ können Sie den Empfänger auch angeben. Team-E-Mail Leitet die Nachricht an andere Mitglieder Ihres Teams weiter. Wenn in Ihrem Unternehmen Microsoft Exchange Server verwendet wird, können die Teammitglieder in der Globale Adressliste ermittelt und in das Feld An eingefügt werden. Fertig Verschiebt die Nachricht in einen angegebenen E-Mail- Ordner und kennzeichnet sie als erledigt und dann als gelesen. Antworten und löschen Öffnet eine Antwort zu einer ausgewählten Nachricht und löscht die ursprüngliche Nachricht. Neu erstellen Ermöglicht die Erstellung eines eigenen QuickSteps, um eine beliebige Folge von Befehlen auszuführen. Diesen QuickStep können Sie dann benennen und ein Symbol zuweisen, um ihn leichter erkennen zu können. w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m
  6. 6. © Copyright Büro und PC Support 6 Gehen Sie wie folgt vor, um vorhandene Quick Steps zu konfigurieren oder zu ändern: 1. Klicken Sie unter E-Mail auf der Registerkarte Start in der Gruppe Quick Steps auf den Pfeil Weitere neben dem Feld Quick Steps und klicken Sie dann auf Quick Steps verwalten. 2. Klicken Sie im Feld Quick Step auf den zu ändernden Quick Step und klicken Sie dann auf Ändern. 3. Ändern Sie unter Aktionen die Aktionen, die über den Quick Step ausgeführt werden sollen oder fügen Sie die gewünschten Aktionen hinzu. 4. Bei Bedarf können Sie im Feld Tastenkombination auf die Tastenkombination klicken, die Sie dem Quick Step zuordnen möchten. 5. Wenn Sie das Symbol für einen Quick Step ändern möchten, klicken Sie auf das Symbol neben dem Feld Name, klicken Sie dann auf das gewünschte Symbol und anschließend auf OK. w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m
  7. 7. © Copyright Büro und PC Support 7 Erstellen von Quick Steps 1. Klicken Sie unter E-Mail auf der Registerkarte Start in der Gruppe Quick Steps im Katalog Quick Steps auf den Quick Step Neu erstellen: 2. Klicken Sie auf einen Aktionstyp in der Liste oder klicken Sie auf Benutzerdefiniert. 3. Geben Sie in das Feld Name einen Namen für den neuen Quick Step ein. 4. Klicken Sie auf die Symbolschaltfläche neben dem Feld Name, klicken Sie dann auf ein Symbol und anschließend auf OK. 5. Wählen sie unter Aktionen eine Aktion aus, die von dem Quick Step ausgeführt werden soll. Klicken Sie für beliebige zusätzliche Aktionen auf Aktion hinzufügen. 6. Wenn Sie eine Tastenkombination erstellen möchten, klicken Sie im Feld Tastenkombination auf die zuzuweisende Tastenkombination. w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m
  8. 8. © Copyright Büro und PC Support 8 HINWEIS Neue QuickSteps werden am Anfang der Sammlung auf der Registerkarte Start in der Gruppe QuickSteps angezeigt. Obwohl geänderte QuickSteps dieselbe Position in der Sammlung beibehalten, können Sie sie über QuickSteps verwalten neu anordnen. Quelle: Support Microsoft.com w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m
  9. 9. © Copyright Büro und PC Support 9 Einrichten Team E-Mail w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m In Outlook, gehen Sie auf das Menü Start, wechseln dann in der Menüleiste in die Gruppe QuickSteps und wählen dort Team-E-Mail aus. Beim ersten Einrichten von QuickSteps erscheint das auf der nächste angezeigte Bild:
  10. 10. © Copyright Büro und PC Support 10 w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m
  11. 11. © Copyright Büro und PC Support 11 Bearbeiten des QuickSteps 1. Entscheiden Sie an welche Team Mitglieder Sie dieses E-Mail senden wollen. Wählen Sie diese aus dem Adressbuch aus. Klick auf w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m
  12. 12. © Copyright Büro und PC Support 12 Festlegen der Aktionen des QuickSteps 2. Klick auf w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m
  13. 13. © Copyright Büro und PC Support 13 3. Füllen Sie wenn nötig, die entsprechenden optionalen Felder aus w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m
  14. 14. © Copyright Büro und PC Support 14 0 4. Geben Sie einen Standardtext aus. Wenn Sie diesen QuickSteps als Vorlage für Team-Mails verwenden wollen, lassen Sie den Betreff und das Textfeld leer. Sie haben dann die Möglichkeit, den Betreff und Text jeweils bei einer neuen Mal individuell auszufüllen. w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m
  15. 15. © Copyright Büro und PC Support 15 5. Wählen Sie als nächstes w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m
  16. 16. © Copyright Büro und PC Support 16 0 6. Wählen Sie die nächste Aktion aus, die ausgeführt werden soll. Im ersten Schritt wird festgelegt, eine neue E-Mail an ausgewählte Teammitglieder zu senden. 7. Sie können zwischen folgenden Aktionen auswählen • Ablage • Status ändern • Kategorien, Aufgaben und Kennzeichnung • Antworten • Termin • Unterhaltungen w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m
  17. 17. © Copyright Büro und PC Support 17 §§ Sie können mehrere Aktionen hintereinander ausführen lassen. Testen Sie was Sinn macht und was nicht w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m
  18. 18. © Copyright Büro und PC Support 18 8. Optional können Sie nun eine Tastenkombination auswählen w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m
  19. 19. © Copyright Büro und PC Support 19 9. Vergeben Sie nun den QuickInfo Text, diese erscheint, wenn Sie in der Normalansicht, die Maus auf den QuickStep führen, siehe nächste Seite w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m
  20. 20. © Copyright Büro und PC Support 20 w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m
  21. 21. © Copyright Büro und PC Support 21 10. Wenn alle Aktionen hinzugefügt und alle Optionen auswählt sind, klicken Sie auf Hinweis: Der Ordner, in den Sie eine Mail verschieben oder kopieren wollen, muss schon bestehen. w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m
  22. 22. © Copyright Büro und PC Support 22 Fertig! Der QuickStep ist erstellt und kann ab sofort verwendet werden w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m
  23. 23. © Copyright Büro und PC Support 23 Quick Step bearbeiten Sie können den QuickStep zu jederzeit erweitern oder abändern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den QuickStep Team-E-Mail bearbeiten w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m
  24. 24. © Copyright Büro und PC Support 24 Bearbeiten Sie den QuickStep Wenn Sie mit der Überarbeitung durch sind, klicken Sie auf w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m
  25. 25. © Copyright Büro und PC Support 25 QuickSteps mit mehreren Aktionen Beispiel Projekt Management Gehen wir davon aus Sie arbeiten in einem Projektteam und Sie sind der Projektleiter. Ihr Chef hat Ihnen eine E-Mail mit einer Anlage gesendet. Ihr Auftraggeber hat Sie gebeten, diese zu bestätigen. Weiter sollen Sie die E-Mail an die Projektmitglieder weiterleiten und gleichzeitig zu einem Status-Meeting einladen. Sie haben gerne Ordnung in Ihrer Mailbox und wollen daher die E-Mail direkt in Zielordner zur Aufbewahrung ablegen. Wenn diese Aufgabenstellung öfter vorkommt, eignet sich ein QuickStep optimal dafür. Er ist schnell eingerichtet und somit langfristig zeitsparend und effektiv, denn Sie müssen künftig nur noch einen Klick ausführen und alle Aktionen werden automatisch ausgeführt. Sehen Sie selber…. w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m
  26. 26. © Copyright Büro und PC Support 26 Aktionen zum Ausführen: a) Antwort an Chef schicken b) E-Mail in Ordner verschieben c) Neue Besprechungseinladung d) Besprechungseinladung in Ordner kopieren w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m
  27. 27. © Copyright Büro und PC Support 27 Einrichten Team E-Mail w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m In Outlook, gehen Sie auf das Menü Start, wechseln dann in der Menüleiste in die Gruppe QuickSteps und wählen dort Neu erstellen
  28. 28. © Copyright Büro und PC Support 28 Einen neuen QuickStep erstellen 1. Klick auf Neu erstellen w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m
  29. 29. © Copyright Büro und PC Support 29 2. Vergeben Sie einen eindeutigen Namen in diesem Beispiel Projekt X E-Mail und Besprechung einladen 3. Fügen Sie die erste Aktion hinzu Antworten w w w. b u e r o u n d p c s u p p o r t . c o m
  30. 30. © Copyright Büro und PC Support 30 4. Wählen Sie nun die weiteren Aktionen einen nach der anderen aus und füllen jeweils wo zutreffend die entsprechende Optionen aus Wie in dem Beispiel gezeigt, können Sie Aktionen, z.B. eine E-Mail kopieren oder verschieben auch über verschiedene Postfächer ausführen, sollten Sie auch über mehrere verfügen.
  31. 31. © Copyright Büro und PC Support 31 5. Wenn Sie alle Aktionen ausgewählt haben, klicken Sie auf Fertig!
  32. 32. © Copyright Büro und PC Support 32 ☺☺☺ Viel Erfolg ☺☺☺
  33. 33. © Copyright Büro und PC Support 33 Ruby Ruth Lochbronner Wünschen Sie weitere Outlook Tutorials, kurz und bündig? Kontaktieren Sie mich mailbox@bueroundpcsupport.com Dieses Tutorial kann als PDF unter Downloads auf www.bueroundpcsupport.com heruntergeladen werden
  34. 34. Hirn-gerechtes LernenFokus auf das Wesentliche 34

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