Streitfall 'gescannte Rechnungen'? Scannen, aber richtig!

1. Willkommen zum Webinar: Scannen aber richtig!
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*) Keine Rechts- oder Steuerberatung!
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2. Webinar: Scannen aber richtig! – Ihr Referent
Ulrich Schmidt
 Senior Consultant
 Produktmanager
Aufgabenbereiche:
 Produktmanagement docufied
 Organisationsberatung
 Training
Meine Spuren im Netz:
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3. Webinar: Scannen, aber richtig!
Die Inhalte heute:
 Auslöser der "Verunsicherung"
 Zitate zum Thema aus der aktuellen Diskussion
 Worauf kommt es denn nun an?
 Exemplarische Betrachtung: "Ein DMS kann das."
 Fragen
Die verwendeten Folien finden Sie nach dem Webinar auf unserer Webseite zum Download via Slideshare.
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4. Webinar: Scannen, aber richtig!
Meldung des Tages
14.11.2013 – "Home Office" Day in Deutschland
Diese Mitteilung passt zum heutigen Thema, denn:
 Digitale Prozesse unterstützen das HomeOffice
 Ohne 'Scannen' kaum denkbar
 z.B. 'Freigabe von Rechnungen' auch von zu Hause
Quelle: http://www.computerwoche.de/a/klare-absprachen-helfen-home-workern,2549645
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5. Webinar: Scannen, aber richtig!
Auslöser:
Quelle:
http://www.heise.de/newsticker/meldung/Eingescannte-Rechnungen-und-Vertraege-werden-zum-Streitfall-1976047.html
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6. Webinar: Scannen, aber richtig!
Diskussionsbeiträge:
# "Absurdes Theater"
# "Zirkus halliGalli jetzt mit Richterbeteiligung"
# "Königlich Bayerisches Amtsgericht"
# "BITKOM Stellungnahme:
Beweiskraft gescannter Dokumente klar geregelt"
# "Schluss mit dem Verunsichern"
# "Lassen wir die Kirche im Dorf"
Aus Sicht der Finanzbehörde geht es nicht um die "Beweiskraft",
sondern um die Einhaltung von GoBS und GDPdU (GoBD).
Quellen:
www.project-consult.de/ecm/in_der_diskussion/rechtsgültigkeit_gescannter_dokumente_ein_musterversuch
www.ecmguide.de/input-output/scannen-und-klassifizieren/positives-studienergebnis-zum-ersetzenden-scannen-17495.aspx
http://m.chip.de/news/Digitale-Belege-Vor-Gericht-beweiskraeftig_65275029.html
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7. Webinar: Scannen, aber richtig!
Ein Beispiel von Vielen:
"Besonders nachdenklich stimmt es mich, wenn hier der Versuch unternommen wird durch
die Beteiligung von "echten" Richtern und Anwälten die Rechtsfortbildung zu beeinflussen
oder auch nur zu antizipieren. Dabei wird in eklatanter Weise die richterliche
Unabhängigkeit verkannt und die Regelung des § 286 ZPO beiseite gewischt.
Solange keine Entscheidung des BGH oder des BFH oder des EUGH vorliegt, kann und
muss jeder Richter unabhängig im Einzelfall prüfen, wie er mit dem vorliegenden Fall
umgehen wird.
[…]
Hinzu kommt, dass so getan wird, als gäbe es gar keine anderen Beweismittel, als den
ersetzenden Scan. Gerade bei Reisekostenabrechnungen, die hier Gegenstand der
Simulation sein sollen, gibt es zahlreiche weitere Beweismittel. Es gibt Kalender, die der
Reisende geführt hat. Den Reisenden als Zeugen, dessen Kollegen, weitere Belege, wie
etwa Tankbelege, Hotelrechnungen, Kreditkartenbelege und und und. Und selbst wenn
diese Beweismittel alle nicht verfügbar sind, kann das Gericht gemäß § 286 ZPO, also in
freier Beweiswürdigung, entscheiden. Aus der Diskussion über die qualifizierte
elektronischen Signatur von E-Mails wissen wir gesichert, dass diese bis heute nicht in
einem einzigen gerichtlichen Verfahren Gegenstand einer Entscheidung waren."
Quelle: http://bit.ly/1bJjVf6 Blogbeitrag von Dr. Wolfgang Hackenberg, Rechtsanwalt
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8. Webinar: Scannen, aber richtig!
Ein weiteres Beispiel:
"Unsere Studie bestätigt, dass Unternehmen mit Hilfe papierloser
Geschäftsprozesse von gesunkenen Kosten, verbessertem Kunden-Service
und steigender Mitarbeiter-Produktivität profitieren", fasst AIIM-Präsident John
Mancini zusammen. Zwar setzten immer mehr Firmen auf mobile Technologien
für ihre verstreut tätige Belegschaft, was papierloses Arbeiten fraglos
befördere. Allerdings habe nur jedes vierte Unternehmen Richtlinien
implementiert, die Papier aus den Büros verbannen sollen. Mancini
diagnostiziert eine Scheu beim Einsatz elektronischer Unterschriften und
Dokumente: "Und das, obwohl sie vor Gericht bei rechtlichen
Auseinandersetzungen und Audit-Nachweisen hundertprozentig anerkannt
werden."
Quelle: AIIM-Präsident John Mancini; Zitat z.B. hier veröffentlicht
http://www.cio.de/knowledgecenter/ecm/2926349/index.html#
AIIM-Studie: http://www.aiim.org/Research-and-Publications/Research/Industry-Watch/Paper-Wars-2013
AIIM = Association for Information and Image Management (Internationaler Dachverband)
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9. Webinar: Scannen, aber richtig!
„In der Praxis werden seit 20 Jahren Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften,
und andere kaufmännische Unterlagen in elektronischer Form aufbewahrt.
Der Gesamtzusammenhang von kaufmännischen Vorgängen erschließt sich
auch immer in der Gesamtsicht von Unterlagen und korrespondierenden
Buchungstransaktionen. Es ist kein Fall bekannt, bei dem sich die Vorlage eines
archivierten Dokumentes statt eines Papieroriginals nachteilig für den
Prozessbeteiligten ausgewirkt hätte.“ [a.a.O. BITKOM Stellungnahme]
Verlassen wir hiermit das Thema Beweiskraft und ZPO.
Wie sieht es also mit gescannten "Rechnungen" aus?
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10. Webinar: Scannen, aber richtig!
"Für jede Rechnung (Papier und elektronisch) ist die
Echtheit der Herkunft (»Authentizität«) und die
Unversehrtheit des Inhalts (»Integrität«) zu gewährleisten.
Authentizität und Integrität können durch ein
innerbetriebliches Kontrollverfahren sichergestellt werden,
das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und
Rechnung herstellt. …
Wie das Kontrollverfahren und der Prüfpfad im Detail
auszugestalten sind, hat jeder Unternehmer selbst
festzulegen."
Quelle: www.ecm-navigator.de BITKOM; 10 Merksätze für elektronische Rechnungen
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11. Webinar: Scannen, aber richtig!
Papierrechnungen und elektronische Rechnungen
sind gleichgestellt.
Was ist zu beachten?
Innerbetriebliches Kontrollverfahren
und verlässlicher Prüfpfad
Gültig für alle
Rechnungen
Authentizität
+
Integrität
"Rechnung"
Qualifizierte elektronische Signatur
(QeS)
EDI-Verfahren; auch "Portale"
Gültig für
digitale
Rechnungen
Quelle: in Anlehnung an www.psp.de Stefan Groß (Steuerberater);
Vortrag - Keine Angst vor elektronischen Rechnungen: Die neue Rechtslage aus Sicht der Steuerberatung.
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12. Webinar: Scannen, aber richtig!
"innerbetriebliches Kontrollverfahren" mit ELO
- live -
Eine "Arbeitsanweisung" ist noch keine "Verfahrensdokumentation".
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13. Webinar: Scannen, aber richtig!
Status "freigegeben" - Prüfprozess in ELO
- live -
- Status -
- Anzeige im dyn. Register - Stempel -
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14. Webinar: Scannen, aber richtig!
"Verlässlicher Prüfpfad" - Darstellung in ELO
- live -
- Verlinkung -
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15. Webinar: Scannen, aber richtig!
"Aufbewahrungspflicht erfüllt" - mit ELO
- live -
- Aufbewahrungspflicht -
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16. Webinar: Scannen, aber richtig!
Prozessoptimierung mit docufied smartINVOICE
- live -
- Verlinkung -
Übersichtliche Darstellung sämtlicher
relevanten Daten und Funktionen
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17. Webinar: Scannen, aber richtig!
Scan-Prozess
Prüf-Prozess
Klassifikation/Extraktion
Buchung/Zahlung
Archivierung
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18. Das nächste Webinar kommt bestimmt …
Vormerken
Ausgewählte Themen aus unserer Produktreihe
docufied – Alltagsaufgaben mit ELO leichter lösen
oder "Spezialthemen"
 Eingangsrechnungsbearbeitung
 Vertragsverwaltung
 Formularbasierter Workflow
 ELO-Grundlagentraining für neue Mitarbeiter
Wir laden Sie rechtzeitig ein. Aktuelle Informationen unter
http://www.id-netsolutions.de/schulungen/webinare.php
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19. Hinweis auf weitere "online"-Informationen
http://www.xing.com/companies/id-netsolutionsgmbh
Wir freuen uns natürlich auf weitere Kontakte, Follower, +1 und Likes …
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20. Webinar: Scannen, aber richtig!
Fragen ?
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.
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