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Paper Output Controlling


  Bedienerhandbuch
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                                     Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis .............................................
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1. Einführung
Die Zielsetzung des Software Tools POC ist die intelligente Erfassung, Auswertung
und Steuerung von Dru...
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2. Installation
Um (POC) Paper Output Controlling zu installieren, starten Sie zuerst die
elektronische Installations...
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3. POC System Vorbereitung
Nach der erfolgreichen Installation des POC-Server und -Client, erfolgt die
automatische I...
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Das ist sehr wichtig, da die POC-Konten von unten nach oben aktualisiert werden
(siehe 4.7). Ein Beispiel:
Sie haben e...
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Sobald Sie die „realen...
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Danach können Sie die den maximalen Gesamtfarbauftrag bestimmen. (Bild...
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4. POCAnalyser Bedienungsoberfläche




Bild-9

[1] -  Menü Leiste
[2] -  Details zu dem aktuell ausgewähltem Baum Kn...
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[13] - „Refresh“ Schaltfläche um die Baumdarstellung zu aktualisieren. Alle Daten
       werden dabei aus der Daten...
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4.1.3 Menüschaltfläche „Knoten Details“
Mit dieser Menüschaltfläche wird ein weiteres Menüfenster aufgerufen, in de...
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                                       Bild-13

4.1.6 Menüschaltfläche „Info“
Mit dieser Menüschaltfläche wird ...
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4.3 Baumnavigation
In dem POC Baum wird die Information über di...
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Links/Oben = (Hauptknoten1:Benutzer Gruppe; Hauptknoten2:Keine)
Links/Unten = (Hauptknoten1:Standort; Hauptknoten2:...
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Tipp1: Mit Strg + R kann ein Raum noch schneller erstellt werden.
Tipp2: In den gelben Feldern können Sie Ihre Ände...
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4.3.4 Verschieben der Knoten
Einfach per Drag&Drop (mehrfach Ausw...
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4.4 Arten der POC Baumknoten
Folgende Elemente / Objekte werden im POC-Baum dargestellt:
Output, Computer, Drucksys...
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4.4.2 Output
Auf Bild-19 ist ein Output zu sehen, dieser sieht wie folgt aus:
[ID]: ([Druckstart] – [Druckende]): [...
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4.4.3 Drucksystem
Um die Eigenschaften eines Drucksystems angezeigt zu bekommen, wählen Sie im
POC-Baum ein Drucksy...
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4.4.4 Computer
Um die Eigenschaften eines Computers angezeigt zu bekommen, wählen Sie im
POC-Baum ein Computer aus....
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                                    Bild-23

4.4.6 Standort, Gebäude, Raum, Kostenstelle
Um die Eigenschaften d...
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4.5 Herstellerverwaltung
Sie haben die Möglichkeit bei den Drucksystemen und VBMs die Hersteller
zuzuordnen. Sollte...
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werden. Alle POC Clients haben die Möglichkeit die Verbrauchsmaterialen über
POCClient PopUp Fenster zu wechseln. S...
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                                      Bild-27


4.6.1 Verbinden der VBMs mit einem Drucksystem
Um die VBMs mit ...
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4.7 POC Konto
POC Konto ist ein Datensatz in der POC Datenbank, in der die Informationen über
Zählerstand, Kosten, ...
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zugehörige Konten aktualisiert: Drucker, Benutzer, Benutzergruppe, Kostenstelle,
Raum, Gebäude, Standort.

4.7.3 Wi...
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Diese Berechnung kann unterschiedlich lange dauern, je nachdem wie viele Outputs
in diesem Zeitraum liegen. Man kan...
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4.9 Reports
Um die Reports zu generieren, wählen Sie „Reports“ (Bild-29). Hier können Sie einen
der angezeigten Rep...
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4.10 Routing
Der POC Administrator, kann die Routing Regeln für die POC Clients erstellen.
Mit diesen Regeln können...
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4.11 Verwaltung

4.11.1 Erstellung der Printerliste und Pocstructure für POC-Clients
Mit der „Printerliste“ ist hie...
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      0   Die Analyse Stufe wird an jedem Client eingestellt (Unterschiedliche
          Einstuungen möglich), alle...
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      aber nicht, da noch keine richtige VBMs eingebaut wurden. Man baut die
      VBMs nachträglich ein. Die POC-K...
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      POC FTP vorhanden ist, und aktualisieren sich selbstständig und
      vollautomatisch.

Hinweis: Die POCClien...
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5. POC Receiver Bedienung

5.1 POC Receiver Funktion
Der POC Receiver muss auf dem gleichem Rechner installiert we...
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Ein Beispiel: Sie geben hier z.B. 20% ein. Der Drucker-1 hat einen einziges VBM mit
Herstellerkapazität 1000 Seiten...
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6. Learningprocess
Da POC nur das elektronische Dokument analisieren kann, ist eine 100% Ermittlung
des Schwärzung...
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Bedienungsanleitung - POC

  1. 1. -1- Paper Output Controlling Bedienerhandbuch
  2. 2. -2- Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis ....................................................................................................... 2 1. Einführung .............................................................................................................. 3 2. Installation .............................................................................................................. 4 3. POC System Vorbereitung ..................................................................................... 5 4. POCAnalyser Bedienungsoberfläche ..................................................................... 9 4.1 Menü Leiste .................................................................................................... 10 4.1.1 Menüschaltfläche „Neu“............................................................................ 10 4.1.2 Menüschaltfläche „Bearbeiten“ ................................................................. 10 4.1.3 Menüschaltfläche „Knoten Details“ ........................................................... 11 4.1.4 Menüschaltfläche „Einstellungen“............................................................. 11 4.1.5 Menüschaltfläche „Verwaltung“ ................................................................ 11 4.1.6 Menüschaltfläche „Info“ ............................................................................ 12 4.2 Einstellungen ................................................................................................. 12 4.3 Baumnavigation .............................................................................................. 13 4.3.1 Baum Darstellung ..................................................................................... 13 4.3.2 Erstellung der neuen Knoten (POC Baumelemente) ................................ 14 4.3.3 Editieren der Knoten................................................................................. 15 4.3.4 Verschieben der Knoten ........................................................................... 16 4.4 Arten der POC Baumknoten ........................................................................... 17 4.4.1 Allgemeine Zuordnungsstruktur................................................................ 17 4.4.2 Output....................................................................................................... 18 4.4.3 Drucksystem............................................................................................. 19 4.4.4 Computer.................................................................................................. 20 4.4.5 Benutzergruppen und Benutzer................................................................ 20 4.4.6 Standort, Gebäude, Raum, Kostenstelle .................................................. 21 4.5 Herstellerverwaltung ....................................................................................... 22 4.6 Verbrauchsmaterialen (VBMs) ........................................................................ 22 4.6.1 Einpflegen der VBMs................................................................................ 23 4.6.1 Verbinden der VBMs mit einem Drucksystem .......................................... 24 4.7 POC Konto...................................................................................................... 25 4.7.1 Baumelement – POC Konto ..................................................................... 25 4.7.2 POC Konten Kosten und Zählerstand Aktualisierung ............................... 25 4.7.3 Wiederherstellung der POC Konto Daten................................................. 26 4.8 Outputs ........................................................................................................... 26 4.8.1 Darstellung des Druckverhaltens über die Laufzeit .................................. 26 4.8.2 Outputs Report und Konten Report Vergleich .......................................... 27 4.9 Reports ........................................................................................................... 28 4.10 Routing.......................................................................................................... 29 4.11 Verwaltung .................................................................................................... 30 4.11.1 Erstellung der Printerliste und Pocstructure für POC-Clients.................. 30 4.11.2 POC-Client’s Administrationsregeln ....................................................... 30 4.11.3 Alle Drucker als „Bereit für Kostenberechnung“ setzen. ......................... 31 4.11.4 Alle POC Konten neu berechnen lassen. ............................................... 31 4.11.5 Zurücksetzung von allen POC Konten.................................................... 32 4.11.6 Druckerverbindungen löschen. ............................................................... 32 4.11.7 Dokumentennamen aus den Outputs Löschen....................................... 32 4.11.8 Internet Update....................................................................................... 32 5. POC Receiver Bedienung..................................................................................... 34 5.1 POC Receiver Funktion .................................................................................. 34 5.2 POC Receiver Konfiguration ........................................................................... 34 6. Learningprocess ................................................................................................... 36
  3. 3. -3- 1. Einführung Die Zielsetzung des Software Tools POC ist die intelligente Erfassung, Auswertung und Steuerung von Druckaufträgen. Dabei werden alle lokal erstellten Druckaufträge auf einer zentralen POC Datenbank erfasst und entsprechenden POC Baumelementen: Drucksystem, Computer, Benutzer, Benutzergruppe, Raum, Gebäude, Standort zugeordnet. Die Drucksysteme, Benutzer und Computer werden automatisch in der POC – Datenbank erstellt. Da der POC-Client keinen direkten Zugriff auf die POC-Datenbank hat, werden die Informationen über einzelne Druckaufträge in Datenpaketen (*.poc Dateien) über die Schnittstelle (freigegebenes Verzeichnis oder FTP Server) übertragen. Der POC – FTP Server ist auch gleichzeitig ein POC – Datenbank Server. Bei dieser Verbindungsart müssen die Clients nicht immer eine Netzwerkverbindung haben. Dies ist z.B. bei Laptops sinnvoll. Alle Daten werden lokal gesammelt, und sobald eine Netzwerkverbindung besteht, werden alle POC Datenpakete versendet. VBM Kosten bei Drucksystemen und Routing Regeln werden zentral gesteuert, dabei wird eine s.g. „printerliste“ Datei erstellt. Zusammen mit der „printerliste“ wird eine „pocstructure.ini“ Datei erstellt in der die Standort/Gebäude/Raum Struktur für die POCClients bereitgestellt (Bei Inventarisierung wichtig) wird. Alle Clients laden diese Datei von der Schnittstele (FTP oder Verzeichnis) automatisch runter. (Hinweis: Sollte die „pocstructure.ini“ für die Clients bereitgestellt werden, so wird einmalig ein Inventarisierungsdialog für PC und Drucker beim POCClient erscheinen) Ein Internet Update wird ebenfalls zentral durch den POCAnalyser gesteuert. Alle, für das Update benötigten, Dateien, werden nur einmal pro Update aus dem Internet (PerformIT FTP / HTTP Server) runtergeladen. Diese Dateien werden auf Ihr POC-FTP-Server bzw. freigegebenes Verzeichnis übertragen, alle POC-Clients werden dann beim nächstem Start automatisch aktualisiert. Die Applikation POCReceiver läuft auf dem POC – Datenbank Server immer im Hintergrund. Dieses Programm hat die Aufgabe, die von POC-Clients gesendete Datenpakete (*.poc Dateien landen im Schnittstelle-Verzeichnis), in den POC - Datenbank entsprechend einzupflegen. Bild –1
  4. 4. -4- 2. Installation Um (POC) Paper Output Controlling zu installieren, starten Sie zuerst die elektronische Installationsanleitung. Diese Applikation befindet sich auf POC CD- ROM (Bild-2). Drucken Sie alle PDF Anleitungen die sich auf der CD-ROM befinden aus. Wichtig! Um die POC Software richtig installieren zu können, müssen Sie diese Installationsanleitungen vorher komplett durchlesen. Auf der CD-ROM in dem Ordner [VIDEO_SAMPLES] befinden sich Beispiel-Videos der Installation und ein Praxis Beispiel: - Installieren Sie den POCServer nach Installationsanleitung - Erstellen Sie die Standorte / Gebäude / Räume auf dem POCServer und erstellen Sie eine „pocstructure.ini“ Datei (Hinweis: Erstellen Sie einen neuen Standort und verwenden Sie nicht den Default Standort!) - Installieren Sie die POCClients nach Installationsanleitung - Überprüfen Sie die automatisch erstellten Daten mit dem POCAnalyser beim POCServer - POC ist somit bereit zu Zählerstandserfassung. Bild – 2
  5. 5. -5- 3. POC System Vorbereitung Nach der erfolgreichen Installation des POC-Server und -Client, erfolgt die automatische Inventarisierung der Drucksystemen, Computer und Benutzer in Ihrem Unternehmen. Beim erstem Start des POC-Client werden diese gesammelten Daten an den POC – FTP – Server bzw. das freigegebenes Verzeichnis versendet. Jeder POC-Client sendet diese lokal gesammelten Daten bei seinem erstem Start. Der POCReceiver pflegt diese Information in die POC-Datenbank ein. Nachdem die Daten vollständig eingepflegt worden sind, müssen Sie den POCAnalyser starten. Schalten Sie hier die Baumdarstellung auf Drucksysteme um. In dem POC Baum sollten dann alle installierten Drucksysteme von allen POC- Clients erscheinen (Bild –3). Wenn Sie dann auf „Computer“ umschalten, sehen Sie alle Rechner, auf denen der POC-Client richtig installiert und mindestens einmal mit Netzwerkzugriff gestartet wurde. Wenn Sie bei „Hauptknoten 2“ auf „Keine“, und bei „Hauptknoten 1“ auf „Benutzergruppe“ umschalten sehen Sie die Standartgruppe „Default“. Zu diese Benutzergruppe sind standardmäßig alle Benutzer zugeordnet. Bild-3 Zusätzliche Baum Elemente wie Standort, Gebäude, Raum, Kostenstelle, Benutzer Gruppe werden nicht automatisch von POC erstellt. Diese Elemente sind optional. Wenn Sie aber zukünftig planen, diese Elemente doch zu erstellen, müssen Sie es jetzt tun, da die Konten sonst nur bei „Default“ Elementen aktualisiert werden. („Default“ Elemente dürfen nicht umbenannt werden!)
  6. 6. -6- Das ist sehr wichtig, da die POC-Konten von unten nach oben aktualisiert werden (siehe 4.7). Ein Beispiel: Sie haben einen HP LaserJet 5 im Raum-5 stehen, der „Raum-5“ befindet sich im „Gebäude-2“, das „Gebäude-2“ befindet sich im „Standort-1“. Der „User-1“ schickt einen Druckauftrag an den HP LaserJet 5 im Raum-5. Der „User-1“ befindet sich in der Gruppe „Verwaltung“. Der HP LaserJet 5 ist zu „Kostenstelle-10“ zugeordnet. Durch dieses Druckauftrag werden die Kosten und Zählerstände bei folgenden POC- Konten zu Laufzeit aktualisiert: HP LaserJet 5 User-1 Verwaltung Kostenstelle-10 Raum-5 Gebäude-2 Standort-1 Um diese optionalen Knoten zu erstellen wählen Sie „Neu“ in der Menüleiste (oder rechte Maustaste auf dem POC-Baum). Näheres dazu in 4.3.2. Die Drucksysteme, Computer und Benutzer können leicht per Drag & Drop von „Default“ verschoben werden. (Bild-4) Bild-4 Als nächstes müssen alle Drucksysteme mit entsprechenden Verbrauchsmaterialen (VBMs) versehen werden (siehe 4.6). Überprüfen Sie aber vorher, ob alle physische Drucksysteme nur einmal in der Datenbank erscheinen. (Z.b. Ein Drucker verfügt über 2 Anschlusse: LPT und USB. Dieser Drucker wird auf dem PC1 installiert und an LPT angeschlossen, gleichzeitig wird dieser Drucker von PC2 verwendet und ist an USB Port von PC2 angeschlossen. Nachdem der POCClient zum erstem Mal auf PC1 und PC2 gestartet wird, wird dieser Drucker in der POC Datenbank 2 Mal erscheinen (Drucker,PC1/LPT; Drucker,PC2/USB). Hier müssen Sie nachhelfen, indem Sie einfach diese 2 Drucker im POC-Baum auswählen und mit der rechten Maus Taste das Pop-up Fenster öffnen, und wählen „Gleiche Drucksysteme verbinden“. (Bild 4.A)) Nachdem die VBMs eingebaut sind, wird der Drucker „grün“ (Bereit für Kostenberechnung) markiert (Bild-5). Achtung! Nur wenn ein Drucksystem „bereit für Kostenberechnung“ ist, werden durch Druckaufträge entsprechende Zählerstände und Kosten in der POC Datenbank bei Konten und Outputs aktualisiert. Deswegen muss zuerst geprüft werden ob alle Drucker in den richtigen Räumen / Kostenstellen sind, und erst dann müssen diese Systeme als „bereit für Kostenberechnung“ markiert werden.
  7. 7. -7- Bild-4.A Bild-5 Sobald Sie die „realen“ Drucksysteme mit VBMs versehen worden sind, müssen Sie die Virtuelle Drucksysteme „Blau“ (Virtuelle Drucker) markieren (Bild-6). Alle Drucksystemen, die Blau markiert sind, sind für „direktes Drucken“ freigegeben. Das heißt: Die Druckaufträge werden nicht analysiert und an POC-DB verschickt. Dies ist z.B. bei virtuellen PDF - Druckern sinnvoll. (Es ist aber auch möglich die reale Drucksysteme als Virtuelle zu markieren, falls direktes Drucken für ein bestimmtes System freigegeben werden soll) Virtuelle Drucker müssen im „Default“ Standort / Raum / Kostenstelle bleiben. Damit werden diese Systeme vom POCClient ignoriert. (Info geht über die „printerliste“)
  8. 8. -8- Bild-6 Danach können Sie die den maximalen Gesamtfarbauftrag bestimmen. (Bild-7) Dies ist nur bei FARB-DRUCKER möglich. (Alle Drucker arbeiten unterschiedlich mit Farbe. Bei den Tintendruckern liegt Gesamtfarbauftrag ca. bei 200%, die Laser-Farb- Drucker benutzen mehr als 280%.) Dieser Wert liegt zw. 100 % und 400 %. Hiermit informieren Sie POC, wie der Drucker die Schwarze Farbe mischt. Mehr dazu bei 4.4.3 und bei 6. Bild-7 Abschießend müssen Sie die „Printerliste“ für Clients Erstellen (Bild-8) (Siehe 4.11.1) Damit wird eine „PrinterListe“ Datei für alle POC-Clients auf dem FTP-Server zu Verfügung gestellt. Diese Datei beinhaltet die Information über Drucker VBMs, Technologie, Virtuell (Ja/Nein) und Routing Regeln. Die POC-Clients laden diese Datei nur bei ihrem Start runter. Automatisch mit der Printerliste wird eine „pocstructure.ini“ Datei erstellt, die zur Inventarisierungszwecken wichtig ist. Bild-8
  9. 9. -9- 4. POCAnalyser Bedienungsoberfläche Bild-9 [1] - Menü Leiste [2] - Details zu dem aktuell ausgewähltem Baum Knoten (Element) (Auf dem Bild-9 Epson Drucker) [3] - Registerkartei „Hersteller Verwaltung“. Hier können neue Herstellerbezeichnungen eingepflegt werden. [4] - Registerkartei „Outputs“. Hier können die Druckverhalten Daten über bestimmten Zeitraum für ausgewählte Baum Knoten abgerufen werden. [5] - Registerkarte „Reports“. Hier können unterschiedliche Reports angezeigt werden. [6] - POC Baum Knoten. Auch als Baumelemente genannt. [7] - PopUp Menü kann mit der rechte Maustaste auf dem Baum / Knoten angezeigt werden. [8] - Mit „plus“ wird ein Knoten aufgeklappt um die Kinderknoten anzuzeigen. [9] - Eingestellte Datenbanktyp. (MSSQLServer / Access) [10] - Schaltfläche „Speichern“ um die editierte Daten bei ausgewähltem Element in der Datenbank zu speichern. [11] - Steuerung der Baumdarstellung. Hauptknoten ist gleich Elternknoten für Outputs. Mehr dazu in 4.3.1 [12] - Steuerung der Drucksystemen Darstellung im Baum. Damit ist es möglich die Drucksysteme im Baum nur von einem bestimmtem Hersteller anzuzeigen.
  10. 10. - 10 - [13] - „Refresh“ Schaltfläche um die Baumdarstellung zu aktualisieren. Alle Daten werden dabei aus der Datenbank neu abgerufen. Es ist auch möglich mit der „F5“ Taste die Baumdarstellung zu aktualisieren (Nur beim Selektieren eines Baumelementes). Hinweis: Outputs werden nur für den (links) angegebenen Zeitraum angezeigt. [14] - „Progress“ Leiste. Verlauf längeren Prozessen kann man damit verfolgen. 4.1 Menü Leiste In der Menüleiste befinden sich die Baumsteuerung-Schaltflächen zum Aufruf von zusätzlichen Fenstern mit weiteren Knoteninformationen, Aufruf der Einstellungen Fenster und die zusätzliche Verwaltungsschaltflächen (Bild-9 [1]). Um die Bedienung zu vereinfachen spiegeln die im PopUp Menü angezeigten Schaltflächen, die für die Steuerung wichtigsten HauptMenüschaltflächen wieder (Bild-9 [7]). 4.1.1 Menüschaltfläche „Neu“ Mit dieser Menüschaltfläche wird ein weiteres Menüfenster aufgerufen, in dem Sie bestimmen können, welche Knoten/Elemente erstellt werden sollen (Bild-10). Dieses Menü ist auch im PupUp Menü erhalten (Bild-9 [7]). Hinweis: Benutzer, Computer und Drucksystemen müssen nicht manuell erstellt werden. Diese Elemente werden von POC automatisch durch die POCClient – Inventarisierung erstellt. Bild-10 4.1.2 Menüschaltfläche „Bearbeiten“ Mit dieser Menüschaltfläche wird ein weiteres Menüfenster aufgerufen, in dem Sie bestimmen können, ob die ausgewählten Baumelemente (Knoten) gelöscht, verschoben oder verbunden (Verbinden nur für bei Druckern) werden sollen (Bild- 11). Hinweis: Die Elemente im Baum können auch einfach per Drag & Drop verschoben werden. Diese Schaltflächen sind auch im PopUp Menü zu finden (Bild-9 [7]). Bild-11
  11. 11. - 11 - 4.1.3 Menüschaltfläche „Knoten Details“ Mit dieser Menüschaltfläche wird ein weiteres Menüfenster aufgerufen, in dem Sie bestimmen können, welche zusätzliche Information zu dem ausgewählten Knoten angezeigt werden soll (Bild-12). Diese Schaltflächen sind auch in dem PopUp Menü zu finden (Bild-9 [7]). „Drucksystem VBMs“ – funktioniert nur bei Drucksystem Knoten. Dadurch öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem die VBMs eingepflegt und zugewiesen werden können. (Auch mit Doppelklick auf ein Drucksystem möglich) (Siehe 4.6) „POC Konto“ – funktioniert bei allen Knoten außer: Output und Computer. Dadurch öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem die Informationen über das POC-Konto zu sehen sind. Also die Gesamtkosten, Zählerstand u.s.w. (Siehe 4.7) „Routing“ – funktioniert bei Drucksystem und User Knoten. Es wird ein weiteres Fenster aufgerufen, in dem die Routing Regeln hinterlegt werden können (Siehe 4.10). Bild-12 4.1.4 Menüschaltfläche „Einstellungen“ Mit dieser Menüschaltfläche wird ein weiteres Fenster aufgerufen wo man die Grundeinstellungen für POCAnalyser und POCReceiver editieren kann. (Siehe 4.2) 4.1.5 Menüschaltfläche „Verwaltung“ Mit dieser Menüschaltfläche wird ein weiteres Menüfenster aufgerufen, in welchem die Administrationsschaltflächen zu finden sind (Bild-13). „Printerliste für Clients erstellen“ – um die Printerliste für Clients zu erstellen. (Beinhaltet die Information über die Drucksysteme, VBMs und Routing) (4.11.1) „Alle Drucker als „Bereit für Kostenberechnung“ setzen“.- Sollte der POC nur zu Zählerstandserfassung und Schwärzungsgradermittlung verwendet werden, so kann man schnell alle Drucker „grün“ markieren. „Alle POC Konten neu berechnen“ – um die Kosten und Zählerstände bei allen POC Konten neu zu berechnen. „Alle POC Konten zurücksetzen“ – Alle POC Konten werden damit zurückgesetzt. Alle Kosten und Zählerstände bei POC-Konten werden gelöscht. (4.11.2) „Alle Druckerverbindungen löschen“ – Alle verbundenen Drucker werden wieder doppelt angezeigt. „Dokumentname aus der DB bei allen Outputs löschen“ – um alle anwenderspezifische Daten wie den Dokumentname und den Anwendungsname aus der Datenbank entgültig zu löschen. (Wiederherstellung nicht möglich) „Alle Outputs aus der Datenbank löschen“ – um alle Outputs aus der Datenbank entgültig zu löschen. Macht Sinn wenn z.B. in der erste Woche / Monat der POCClient noch nicht bei allen Clients installiert worden ist. (oder Neuanfang mit bestehende Struktur) „Internet Update“ – wählen Sie diese Funktion, um das Internet Update von POC zu starten (Siehe 4.11.3)
  12. 12. - 12 - Bild-13 4.1.6 Menüschaltfläche „Info“ Mit dieser Menüschaltfläche wird ein weiteres Menüfenster aufgerufen, wo die Information über die POCAnalyser Version zu sehen ist. 4.2 Einstellungen In diesem Fenster (Bild-14) werden die Grundeinstellungen für POCAnalyser und POCReceiver bearbeitet. „Sprache“ – Damit können Sie bestimmen, in welcher Sprache alle Textausgaben angezeigt werden sollen. „Papier Format“ – Grundpapierformat für Herstellerangaben. (Alle gespeicherte VBMs mit der Angabe von Laufleistung bei X % Schwarzanteil beziehen sich auf dieses Papierformat) „POC Installationsverzeichnis“ – Verzeichnis in dem der POCServer installiert ist. „Animation“ – Animation der Diagrammen bei Registerkartei „Outputs“. Es ist sinnvoll diese auszuschalten wenn sehr viele Outputs selektiert werden. „Erstellung der Printerliste für Clients“ – Information über den POC - FTP-Server oder Verzeichnisfreigabe: IP Adresse, Benutzer Name und Passwort. Diese Information ist wichtig um die Printerliste oder Updatedaten auf den POC – FTP - Server hoch zuladen. Sollte die Verzeichnisfreigabe verwendet werden, so muss „Use this directory“ ausgewählt werden, und der POC – Schnittstellenpfad eingegeben werden. Wenn Sie die Änderungen speichern möchten betätigen sie die „OK“ Schaltfläche. „Internet Update“ – Hier können Sie bestimmen wie das Internet Update runtergeladen werden soll: 1) Über http oder ftp 2) Bei http können die Proxy Einstellungen verwendet werden. (http wird empfohlen) 3) Check for Updates kann ausgewählt werden, so prüft der POCAnalyser automatisch ob aktuelle Updates vorhanden sind.
  13. 13. - 13 - Bild-14 4.3 Baumnavigation In dem POC Baum wird die Information über die Druckaufträge und die Zuordnung angezeigt. Die Bedienung der Baumstruktur ist sehr einfach. 4.3.1 Baum Darstellung Einige Möglichkeiten der Baumdarstellung sind auf dem Bild-15 dargestellt. Links Oben: Benutzergruppen (Auch z.B. Abteilung) mit Benutzern Rechts Oben: Standort / Gebäude / Raum / Drucker Links Unten: Standort / Gebäude / Raum / Computer Rechts Unten: Kostenstellen mit Druckern All diese Baumelemente (außer Computer) haben einen Zählerstand und einen Kostenstand (POC-Konto) Bild-15 Bei dem Abschnitt „Baum Darstellung“ (Bild-16) ist es möglich die Darstellung von dem POC-Baum umzuschalten. Beispiele aus dem Bild-15:
  14. 14. - 14 - Links/Oben = (Hauptknoten1:Benutzer Gruppe; Hauptknoten2:Keine) Links/Unten = (Hauptknoten1:Standort; Hauptknoten2:Computer) Rechts/Oben = (Hauptknoten1:Standort; Hauptknoten2:Drucksystem) Rechts/Unten = (Hauptknoten1:Kostenstelle; Hauptknoten2:Drucksystem) Es sind natürlich auch mehr Kombinationen möglich. Bild-16 Die Outputsdarstellung im POC-Baum bezieht sich immer auf den angezeigten Zeitraum (Bild-16). Hier können Sie natürlich selbst bestimmen für welchen Zeitraum die Outputs dargestellt werden sollen. (Hinweis: Der ausgewählte Zeitraum wird bei den POC-Konten nicht berücksichtigt!) Durch die Auswahl „Hardware Druckername“ oder „Drucker sortieren nach Hersteller“ kann man nur die Hardwarebezeichnung (soweit vorhanden) oder die Drucksysteme von einem bestimmten Hersteller im POC-Baum darzustellen. Die Hardwarebezeichnung kann bei den Drucksystemen entweder direkt bei den Inventarisierungsdialogen (POCClient) oder beim Editieren des Drucker-Knoten (Eingabefeld: [Hardware (Drucksystem) (Auto=PCPN)]). Hinweis: Es wird automatisch der Windows-Druckername (z.B. „Mein Drucker N1“) vom Client-PC bei diesem Eingabefeld eingetragen. Tipp: Sie können auch ein bestimmtes Output Knoten selektieren, und dann auf die andere Darstellung wechseln, dabei bleibt der Output Knoten selektiert. Sie können also sehen welcher Benutzer den ausgewählten Druckauftrag (Output) getätigt hat, auf welchem Rechner, auf welchem Drucksystem, Raum, Gebäude, Standort, Kostenstelle, Benutzergruppe. 4.3.2 Erstellung der neuen Knoten (POC Baumelemente) Ein neues Knoten/Element kann leicht durch die Menüschaltfläche „Neu“ oder mit dem PopUp Menü (Rechte Maustaste auf dem Baum/Knoten) erstellt werden. Dabei kommt ein weiteres Menü, in welchem Sie auswählen können, welche Elemente erstellt werden soll. Hinweis: Die „Default“ Knoten / Elemente dürfen nicht umbenannt werden! Da alle Drucker die nicht in den richtigen Raum platziert werden konnten sind automatisch dem „Default“ Raum zugeordnet. Erstellen Sie also immer einen neuen Standort und dann entsprechen in diesem Standort Gebäude und Räume. Auf dem Bild-17 ist ein Beispiel dargestellt, wie Sie ein Raum „Raum012345“ im Gebäude „Gebäude-30“ erstellen können. Sie klicken einfach mit der Rechte Maustaste auf „Gebäude-30“, wählen „Neu“ => „Raum“ und bestätigen mit der linke Maustaste. Automatisch wird die Name „Neu“ zugewiesen. Rechts von dem Baum Bei der Registerkartei „Knoten Details“, sehen Sie die Eigenschaften des erstellten Raums. Bei der Bezeichnung schreiben Sie die gewünschte Raum Bezeichnung, und speichern Ihre Änderungen mit der Schaltfläche „Speichern“.
  15. 15. - 15 - Tipp1: Mit Strg + R kann ein Raum noch schneller erstellt werden. Tipp2: In den gelben Feldern können Sie Ihre Änderungen einfach mit RETURN Taste speichern. Bild-17 4.3.3 Editieren der Knoten Um ein Knoten/Element im Baum zu editieren, müssen Sie diesen Knoten mit der linken Maustaste auswählen / selektieren. Die Information über diesen Knoten erscheint unter Registerkartei „Knoten Details“. Diese Felder können editiert werden. Wenn Sie die Änderungen speichern möchten, betätigen Sie die Schaltfläche „Speichern“ (Bild-18). Einige Daten dürfen nicht geändert werden, da diese für die Druckjob Zuordnung verwendet werden. Es sind z.B. folgende Daten: Druckername / Anschluss / Freigabe; Computer DNS Name;
  16. 16. - 16 - Bild-18 4.3.4 Verschieben der Knoten Einfach per Drag&Drop (mehrfach Auswahl mit Strg möglich) verschieben. (Bild-4). Andere Möglichkeit ist: Mehrere Knoten mit Strg + Linke Maustaste zu selektieren, dann mit Rechte Maustaste Pop-Up Menü aufrufen, und in den Puffer kopieren. Danach wählen Sie gewünschte Zielknoten, und über Pop-Up Menü wählen Sie „verschieben“.
  17. 17. - 17 - 4.4 Arten der POC Baumknoten Folgende Elemente / Objekte werden im POC-Baum dargestellt: Output, Computer, Drucksystem, Raum, Gebäude, Standort, Kostenstelle, Benutzer, Benutzergruppe (oder Abteilung) 4.4.1 Allgemeine Zuordnungsstruktur Auf dem Bild-19 ist die POC Outputs Zuordnungsstruktur dargestellt. Wenn man also ein Output im POC-Baum selektiert, kann man durch Baumsteuerung folgendes ermitteln: Welcher Benutzer hat dieses Ausdruck gemacht. Welcher Benutzergruppe (Abteilung). Von welchem Computer (PC) In welchem Raum steht dieser PC In welchem Gebäude steht dieser PC In welchem Standort steht dieser PC Auf welchem Drucker wurde gedruckt In welchem Raum steht dieser Drucker In welchem Gebäude steht dieser Drucker In welchem Standort steht dieser Drucker Zu welcher Kostenstelle gehört der PC von dem gedruckt wurde Zu welcher Kostenstelle gehört der Drucker auf dem gedruckt wurde Hinweis: Knoten wie: Standort, Gebäude, Raum, Kostenstelle, Benutzergruppe sind optional und werden von POC nicht automatisch erfasst. Man kann jedoch diese Knoten sehr einfach erstellen, und die Inventarisierung nutzen damit die PCs und Drucksysteme automatisch erstellt und in die richtige Räume platziert werden. Bild-19
  18. 18. - 18 - 4.4.2 Output Auf Bild-19 ist ein Output zu sehen, dieser sieht wie folgt aus: [ID]: ([Druckstart] – [Druckende]): [Anzahl Seiten] Wenn Sie im POC-Baum ein Output Knoten selektieren, sehen Sie folgende Informationen. (Beispiel auf dem Bild-20) Bild-20 Die Berechnete Kosten für diesen Output werden 2 Mal angezeigt, diese Kosten sind aber nicht immer gleich. Oben werden die Kosten dargestellt die zu dem Zeitpunkt des Druckauftrags berechnet wurden. Unten werden die Kosten angezeigt die sich auf die aktuell eingebaute Verbrauchsmateriale beziehen. Die POC-Konten werden aber immer mit „oberen“ Kosten aktualisiert. Man kann also feststellen ob die aktuell eingebaute VBMs günstiger als die ursprüngliche VBMs sind. Mit dem Button „Gespeicherte Werte überschreiben“ kann man die „gespeicherte Kosten“ neu berechnen und überschreiben. (POC-Konten werden dabei nicht aktualisiert!)
  19. 19. - 19 - 4.4.3 Drucksystem Um die Eigenschaften eines Drucksystems angezeigt zu bekommen, wählen Sie im POC-Baum ein Drucksystem aus. Auf der rechten Seite des POC-Analyser sehen Sie dann alle Drucksystem-Eigenschaften (Beispiel auf dem Bild-21). POC versucht immer soviel Daten wie möglich automatisch zu erfassen. Andere Daten wie z.B. Seriennummer und Laufende Nummer sind optional, und können manuell eingetragen werden. Mit dem Button „Speichern“ haben Sie die Möglichkeit diese Daten abzuspeichern. (Um bessere Übersicht beim Reporting zu bekommen wird empfohlen Daten wie Seriennummer oder Laufende Nummer einzutragen). Es kann durchaus vorkommen, dass ein Farb-Drucker als Monochrom Drucker (oder umgekehrt) aufgenommen wird, hier müssen Sie dieses korrigieren. (z.B. Sie benutzen einen Farbtreiber bei einem Monochrome Drucker). Hinweis: Es wird nicht empfohlen folgende Daten bei einem Drucksystem zu verändern, da diese für interne Druckerzuordnung verwendet werden: Bezeichnung, Anschluss Real, Freigabe, Anschluss. Wenn Sie die richtige Hardware-Bezeichnung eintragen möchten, benutzen Sie das Eingabefeld „Hardware (Drucksystem) (Auto=PCPN)“. Diese Bezeichnungen können im Baum oder bei Reports dargestellt werden. (Auswahl bei Baumdarstellung „Hardware Druckername“) Wird Drucksystem umgestellt, erscheint kurz darauf ein neuer Drucker mit der gleiche Bezeichnung in der Datenbank. Über die Funktion „Drucksysteme verbinden“ im Pop-Up Menü können Sie die „neuen“ Drucker mit dem „altem“ verbinden. Somit werden die Druckaufträge weiterhin richtig zugeordnet. Bild-21
  20. 20. - 20 - 4.4.4 Computer Um die Eigenschaften eines Computers angezeigt zu bekommen, wählen Sie im POC-Baum ein Computer aus. Auf der Rechte Seite des POC-Analyser sehen Sie dann alle aufgenommenen Daten zu diesem PC. Der DNS Name ist für die Computer DB-Zuordnung wichtig. Alle Daten werden automatisch durch den POCClient erfasst. (Beispiel Bild-22) Es werden auch alle auf dem PC Installierten Anwendungen und Prozesse aufgenommen. Durch eine Gesamtaufstellung im Report kann man eine Excel Liste mit Installierten Anwendungen im Unternehmen generieren lassen. Bild-22 4.4.5 Benutzergruppen und Benutzer Um die Eigenschaften eines Benutzers bzw. einer Benutzergruppe angezeigt zu bekommen, wählen Sie im POC-Baum einen Benutzer bzw. eine Benutzergruppe aus. Auf der rechten Seite des POC-Analyser sehen Sie dann alle Daten zu diesem Knoten. (Beispiel Bild-23)
  21. 21. - 21 - Bild-23 4.4.6 Standort, Gebäude, Raum, Kostenstelle Um die Eigenschaften des Standort/Gebäude/Raum angezeigt zu bekommen, wählen Sie im POC-Baum einen Standort/Gebäude/Raum aus. Auf der Rechte Seite von POC-Analyser sehen Sie dann alle Daten zu diesem Knoten. Wie auch bei anderen Knoten, können diese Daten verändert werden, mit dem Button „Speichern“ werden diese Daten in der Datenbank gespeichert. (Beispiel auf dem Bild-24) Bild-24
  22. 22. - 22 - 4.5 Herstellerverwaltung Sie haben die Möglichkeit bei den Drucksystemen und VBMs die Hersteller zuzuordnen. Sollte der von Ihnen gesuchte Hersteller nicht vorhanden sein, haben Sie die Möglichkeit diesen leicht in die POC-Datenbank einzufügen. Um einen Hersteller in der POC-Datenbank zu erstellen, wählen sie die „Hersteller Verwaltung“, betätigen Sie die Schaltfläche „Neu“, ändern sie die Herstellerbezeichnung, und drücken Sie auf den Button „Speichern“. Um einen Hersteller aus der POC-Datenbank zu entfernen, wählen Sie einen Hersteller aus der Liste aus, und betätigen Sie die Schaltfläche „Delete“. (Beispiel auf dem Bild-25) Bild-25 4.6 Verbrauchsmaterialen (VBMs) Damit Sie die richtige Kosten bei POC-Konten, Outputs und Reports sehen können, müssen Sie dem POC System die Informationen über die eingebauten Verbrauchsmaterialien bereitstellen. Dies ist auch wichtig für „CostControl“ und „Routing“ Module. Alle Verbrauchsmaterialen müssen bei POC virtuell eingebaut
  23. 23. - 23 - werden. Alle POC Clients haben die Möglichkeit die Verbrauchsmaterialen über POCClient PopUp Fenster zu wechseln. Somit werden auch die versteckten Kosten ermittelt (z.b. eine Tonereinheit hat eine schlechte Druckqualität und wird vorzeitig ausgetauscht). Diese Kosten werden bei dem nächsten VBM gleichmässig dazugerechnet. (Siehe 6. Learningprocess) 4.6.1 Einpflegen der VBMs Um die Verbrauchsmaterialien in der POC-Datenbank zu erstellen, müssen Sie das Fenster „Drucksystem VBMs“ öffnen. Um dieses Fenster zu öffnen, machen Sie einen Doppelklick mit der linke Maustaste auf ein Drucksystem in dem POC Baum. (Oder über das Popup Fenster siehe Bild-26) Bild-26 Um ein neues VBM in der POC-Datenbank zu erstellen, drücken Sie auf den Button „Neu“ (Bild-27). Auf der linke Seite erscheinen die „VBMs Details“, hier müssen sie zumindest die wichtigsten Daten (sind auf dem Bild-27 rot markiert) eintragen. Ohne diesen Daten können die Kosten nicht berechnet werden. Um die Daten zu speichern drucken sie einfach auf das Button „Speichern“. Hinweis: Bei „VBM Details“ können nicht nur die Daten von erstellten VBMs angezeigt werden, Sie können auch die VBMs aus der „Eingebaute VBMs“ oder „Verbrauchte VBMs“ anzeigen lassen. (Bei Verbrauchten VBMs können die Daten nicht mehr verändert werden) Tipp: Wenn Sie mehrere VBMs mit ähnlichen Daten erstellen möchten, können Sie diese auch mehrfach kopieren und dann bearbeiten. Dies ist z.b. bei CMYK Units sinnvoll. (Bild-27)
  24. 24. - 24 - Bild-27 4.6.1 Verbinden der VBMs mit einem Drucksystem Um die VBMs mit einem Drucksystem zu verbinden, machen sie einen Doppelklick auf ein Drucksystem, in dem die VBMs eingebaut werden sollen. (Bild-26) In dem geöffnetem Fenster (Bild-27) können Sie die VBMs virtuell einbauen. Hier ist auch der Zählerstand vom Drucker zu sehen, der auch zurückgesetzt werden kann. Außerdem kann auch der Zählerstand bei einzelnen VBMs zurücksetzt werden. Dabei wird der virtuelle „Füllstand“ wieder auf 100% gesetzt. Um ein VBM virtuell einzubauen, verschieben Sie das VBM aus der rechte Liste zum Drucksystem oder zur Liste „Eingebaute VBMs“ (siehe Bild-27). Der VBM erscheint dann in der Liste „Eingebaute VBMs“. Bitte beachten Sie, dass keine VBMs doppelt eingebaut werden können. Es ist z.B. nicht möglich 2 unterschiedliche VBMs mit der gleichen Funktion einzubauen. Z.B. Beide VBMs sind aus der Gruppe „Toner – Black“. Die Cyan Magenta Yellow Units sind nur bei Farbdrucksystemen möglich. Hinweis: „Default“ VBM darf nicht umbenannt werden!
  25. 25. - 25 - 4.7 POC Konto POC Konto ist ein Datensatz in der POC Datenbank, in der die Informationen über Zählerstand, Kosten, Schwärzungsgrad enthalten sind. Alle POC Baum Knoten außer „Computer“, haben ein POC - Konto. Damit ist es z.B. möglich die Zählerstände nicht nur für Drucksystemen zu beobachten, sondern auch für Benutzer, Gruppen, Kostenstellen, Räume, Gebäude, Standorte. Damit die Zählerstände mit Kosten für alle Knoten richtig aufgenommen werden, muss die richtige POC – Baumstruktur vorhanden sein. Man muss auch beachten, dass diese Daten immer beim Drucken aktualisiert werden, beim verschieben von POC – Knoten, werden die zugehörige POC - Konten Daten nicht neu berechnet. Man kann jedoch die Funktion „Alle POC Konten neu berechnen“ aus der Verwaltung nutzen: Damit werden die Kosten für jedes einzelnes Output in der Datenbank neu berechnet und bei den Konten neu geschrieben. Sollte diese Funktion verwendet werden, muss der POCReceiver während der Neuberechnung deaktiviert werden. 4.7.1 Baumelement – POC Konto Um ein POC Konto anzeigen zu lassen, wählen Sie einen POC Baum Knoten, mit der rechte Maustaste, öffnen Sie das Popup Menü, und wählen Sie „POC Konto“. (Bild-28). Hinweis: Durch verschiedene Reports kann man alle POC Konten in ein PDF Dokument exportieren lassen. Bild-27 In dem „Konto Info“ Fenster werden die zugehörige Daten angezeigt: Zählerstände nach Papierformat, durchschnittliche Schwärzungsgrad Schwärz / Farbe, Kosten usw. Wenn Sie alle Daten von diesem POC-Konto löschen möchten, drücken Sie auf das Button „POC Konto zurücksetzen“. 4.7.2 POC Konten Kosten und Zählerstand Aktualisierung Um eine bessere Performance und Genauigkeit zu erreichen werden die im „Konto Info“ Fenster angezeigte Daten nicht beim anzeigen dieses Fenster berechnet, sondern die Kosten werden nach jedem Ausdruck durch POC Receiver aktualisiert. Damit werden nicht nur die aktuell eingebaute VBMs berücksichtigt, sondern auch die alten VBMs die z.B. teuerer waren. Jedes Mal wenn ein Ausdruck stattfindet, werden diese Kosten durch POC-Receiver eingepflegt. Dabei werden folgende
  26. 26. - 26 - zugehörige Konten aktualisiert: Drucker, Benutzer, Benutzergruppe, Kostenstelle, Raum, Gebäude, Standort. 4.7.3 Wiederherstellung der POC Konto Daten Sollten Sie aus Versehen, bei einem POC Konto die Daten gelöscht haben, gibt es eine Möglichkeit diese Daten wiederherzustellen. Sie müssen den dazugehörigen Knoten auswählen, auf der Rechte Seite Outputs wählen, alle Outputs „Anzeigen“ (Button) und das Button „Speichern auf POC Konto“ drücken. (Bild-28) Man kann auch alle POCKonten neu berechnen lassen, wenn z.B. die VBMs erst später eingebaut werden. [Verwaltung] => [Alle POCKonten neu berechnen] 4.8 Outputs Jeder Druckjob, der durch den Anwender an den Druckerport geschickt wird, wird beim POC Server als Output in die Datenbank aufgenommen. 4.8.1 Darstellung des Druckverhaltens über die Laufzeit Um die Kosten / Zählerstand / Schwärzungsgrad für einen bestimmten Zeitraum anzeigen zu lassen, wählen Sie ein POC Baumknoten, geben sie die das Von/Bis Datum ein, und klicken Sie auf das Button „Anzeigen“. (Bild-28) Bild-28
  27. 27. - 27 - Diese Berechnung kann unterschiedlich lange dauern, je nachdem wie viele Outputs in diesem Zeitraum liegen. Man kann hier auch als Basis für die Berechnungen die aktuellen VBMs nehmen, um die alten mit neunen VBMs zu vergleichen (Checkbox: „Basis: Aktuell eingebaute VBMs“. Wenn Sie die Outputs nicht Zeitraumbezogen anzeigen lassen wollen, wählen Sie „Alle Outputs“. Die Outputs werden auch graphisch dargestellt (nach Kosten und nach Seiten). Wenn Sie den Checkbox „Output beim Klick finden“ aktivieren, können Sie mit der linke Maustaste auf die graphisch dargestellte Outputs klicken, damit wird im POC Baum der zugeordnete Output gezeigt. (+ - 3 Outputs je nach Anzahl dargestellten Outputs) Dies beschleunigt die Suche nach Outputs die z.B. größere Kosten verursacht haben, so kann man dann in dem POC Baum angezeigt bekommen, auf welchem Drucker gedruckt wurde, und welcher Benutzer dieses Output getätigt hat. (weitere Zuordnung siehe 4.4.1 – 4.4.2). Wenn Sie die dargestellten Daten ausdrucken möchten, klicken Sie auf den Button mit dem Adobe PDF Icon. Es wird ein PDF Dokument generiert. Die Buttons „Preview“ und „HTML“ zeigen die gleiche Daten in einem anderen Format. 4.8.2 Outputs Report und Konten Report Vergleich Es gibt Vor und Nachteile bei Outputs - Reporting in Vergleich mit Konten – Reporting: Vorteile Outputs - Reporting: Zeitraumbezogene Selektierung möglich Graphische Darstellung über die Laufzeit Vergleich mit alten VBMs Suche nach bestimmtem Output über die Graphik Nachteile Outputs - Reporting: bei vielen Outputs sehr langsam Report nur für einen Knoten möglich Für die schnelle Report Darstellung empfehlen wir die kontenbezogene Reports (Bild-29) zu nutzen. Mehr Information über Konten – Reporting bei 4.9
  28. 28. - 28 - 4.9 Reports Um die Reports zu generieren, wählen Sie „Reports“ (Bild-29). Hier können Sie einen der angezeigten Reports auswählen. (Report Buttons) Bild-29 Diese Reports beziehen sich immer auf alle Daten in der POC Datenbank und sind nicht POC Baum bezogen. Mit Checkboxen „defaults“ und „Virtual printsystems“ können Sie bestimmen ob bei Reports die „default“ oder Virtuelle Drucker Knoten angezeigt werden sollen. Man kann auch die Drucker Daten in eine Excel-Tabelle exportieren lassen, diese Daten können dann in ForSale oder Vendor importiert werden. Durch eine automatische Inventarisierung werden auch die PC Hardware Daten aufgenommen. Diese können durch den Klick auf das Button „Excel-Export Computers / Applications / processes“ exportiert werden. Bei dieser Excel Tabelle werden 3 Tabellen erstellt: 1) Auflistung aller PCs mit Hardware Daten 2) Auflistung aller im Unternehmen installierten Anwendungen (und Anzahl) 3) Auflistung aller im Unternehmen laufenden Prozessen (Windows-processes) Diese Funktion ist für Administrationszwecke sehr hilfreich.
  29. 29. - 29 - 4.10 Routing Der POC Administrator, kann die Routing Regeln für die POC Clients erstellen. Mit diesen Regeln können Sie folgendes bestimmen: Welcher Benutzer auf welchem Drucksystem drucken darf, Minimale Volumen pro Druckauftrag, Maximale Volumen pro Druckauftrag, Maximale Kosten pro Seite / Druckauftrag, ob der Benutzer nur auf dem günstigsten Drucker drucken darf. Eine „Routing Regel“ bei POC ist also immer eine Verbindung Benutzer – Drucksystem mit dazugehörigen Begrenzungen. Die festgelegten Regeln werden auf dem FTP Server´(Schnittstelle) bereitgestellt, alle POC Clients laden diese Regeln bei ihrem Start automatisch herunter. Diese Regeln werden von POC-Clients nur dann berücksichtigt, wenn das Routing Modul auf dem POC Dongle freigeschaltet ist. Hinweis: Der Dongle wird nur einmal bei der Installation vom POC-Client abgefragt. Sollten Sie ihren Dongle ohne Routing Modul, gegen einen Dongel mit Routing Modul umtauschen, ist es wichtig ein Lizenz Update durchzuführen (POCClientInstaller Menü Licence Update oder poclizenzupdate.exe 5) Bild-30 Um das Routing Fenster zu öffnen, klicken Sie mit der rechte Maustaste auf einem Benutzer oder Drucker in dem POC Baum, und wählen Sie in dem angezeigten Popup Menü „Routing“. Auf dem Bild-30 ist folgendes Beispiel dargestellt: Der „Benutzer 1“ darf auf dem „Canon i560“ maximal 30 Seiten pro Druckauftrag drucken, dabei darf der durchschnittliche Seitenpreis von 0,10 € nicht überschreiten. Sollte der Benutzer z.B. 40 Seiten auf dem „Canon i560“ ausdrucken wollen, wird das Drucken von POCClient verweigert, es wird dann eine Liste mit Drucksystemen angezeigt wo das Drucken durch Routing Regeln freigegeben ist. Bitte beachten Sie, dass die Routing Information zusammen mit der Printerliste erstellt wird (4.11.1) Diese Information wird von POCClient nur durch Neustart des POCClients neu eingelesen.
  30. 30. - 30 - 4.11 Verwaltung 4.11.1 Erstellung der Printerliste und Pocstructure für POC-Clients Mit der „Printerliste“ ist hier eine Datei gemeint, die folgende Information beinhaltet: - Information über Drucker aus der POC Datenbank (Color, VBMs, Gesamtfarbauftrag usw.) - Information über Drucker die von POC ignoriert werden (Virtuelle Drucker) - Information über Routing Die POCClients haben keinen direkten Zugriff auf die POC Datenbank, die Kommunikation erfolgt nur über *.poc Dateien und Printerliste Datei. (über FTP) Um eine Printerliste für POCClients zu erstellen gehen Sie in die Verwaltung (4.1 Verwaltung) , und wählen Sie „Printerliste für Clients erstellen“. Bitte beachten Sie, dass diese Liste erst beim POCClient start von POCClient eingelesen wird. Es wird auch gleichzeitig eine pocstructure.ini erstellt, in der die Informationen über die angelegten Standorte gespeichert sind. Diese Datei wird vom POCClient verwendet um die Inventarisierungsdialog richtig darstellen zu können. Der Anwender kann dann sehr einfach in einem Auswahlbox den entsprechenden Raum auswählen wo er sich befindet. 4.11.2 POC-Client’s Administrationsregeln Mit der „POCClient’s Administration“ sind Sie in der Lage folgendes zu konfigurieren: - POC Analyse Stufe für alle Clients zentral steuern
  31. 31. - 31 - 0 Die Analyse Stufe wird an jedem Client eingestellt (Unterschiedliche Einstuungen möglich), alle anderen Einstellung sind für alle Clients 1 Es werden nur die Seiten gezählt 2 Seitenzählung mit Analyse des Schwärzungsgrad 3 Seitenzählung mit Analyse des Schwärzungsgrad und Cost Control (Es erscheint ein Info-Fenster, wenn nicht der günstigste Drucker ausgewählt wurde, mit den Kosten für diesen Ausdruck) 4 Seitenzählung mit Analyse des Schwärzungsgrad und Routing 5 Seitenzählung mit Analyse des Schwärzungsgrad, Cost Control und Routing - Datenaustausch zwischen POC-Client’s und POC-Server genau steuern. - Ausnahmelisten für die Clients erstellen: Es können folgende Ausnahmelisten mit den Anwendungsbezeichnungen erstellt werden: - PASSTHROUGH Ausnahmen: Der POCClient schaltet die PASSTHROUGH Treiberabfrage ab, damit der Druckdatenstrom nicht direkt an den Treiber geschickt wird, sondern über POCClient läuft. Sonst ist die Erfassung des Schwärzungsgrades nicht möglich. Manche Anwendungen reagieren darauf anders, und erzeugen ein S/W-Bild (2 Bit). Solche Anwendungen müssen in diese Liste eingetragen werden. Der POC-Client kann für diese Druckjobs kein Schwärzungsgrad ermitteln. Der erfasste Druckjob wird auf dem POC-Server mit einem durchschnittlichen Schwärzungsgrad vorbelegt. - Sollten die Druckdaten von bestimmten Anwendungen nicht auf die Farbdeckung analysiert werden, so können diese Programme in die „Nur Counting“ Liste eingetragen werden. (Grund: bei manchen Anwendungen steht Druckperformance im Vordergrund) - Manche Treiber-Programme verwenden das „2-fache Spoolen“ von Dokumenten, damit diese Druckjobs von POCClient nicht 2-Mal analysiert werden, sollten diese Programme in die letzte Liste eingetragen werden. (Hier können aber auch die Anwendungen eingetragen werden, die POCClient’s ignorieren sollen) 4.11.3 Alle Drucker als „Bereit für Kostenberechnung“ setzen. Diese Funktion wird verwendet um alle Drucker, die sich nicht im Default Standort befinden, grün (bereit für Kostenberechnung) zu markieren, ohne die richtige VBMs einzupflegen. Es wird empfohlen diese Funktion zu verwenden, nur wenn POC zu Zählerstandserfassung und Schwärzungsgradermittlung verwendet wird. 4.11.4 Alle POC Konten neu berechnen lassen. Diese Funktion berechnet alle POC-Konten neu. Der POCReceiver muss während dieser Berechnung geschlossen sein. In folgenden Fällen macht es Sinn diese Funktion auszuführen: a) POCClient wird erst nach Ablauf einiger Tage / Wochen bei allen PCs installiert. Drucker werden erst später in die richtige Räume / Kostenstellen platziert. Die neue Raum-Konten stimmen dann nicht mehr. Es muss eine Neuberechnung stattfinden. b) POC wird erst mal nur zu Zählerstanderfassung und Schwärzungsgradermittlung verwendet. Die Kosten bei den Konten stimmten
  32. 32. - 32 - aber nicht, da noch keine richtige VBMs eingebaut wurden. Man baut die VBMs nachträglich ein. Die POC-Konten müssen neu berechnet werden. c) Es werden neue Strukturen festgelegt wie z.B. neue Abteilungen (Benutzergruppen) Standorte Räume usw. Diese Funktion arbeitet wie POCReceiver, aber mit bereits aufgenommenen Outputs. Die Kosten für jeden einzelnen Output werden durch die beim Drucker einegegebene VBMs neu berechnet, die Konten werden aktualisiert. 4.11.5 Zurücksetzung von allen POC Konten Diese Funktion löscht alle Daten bei allen POC Konten. Empfehlung: Führen Sie vorbeugend diese Funktion nach Abschluß der VBM-Zuweisung für alle Geräte einmalig durch (siehe POC Vorbereitung) 4.11.6 Druckerverbindungen löschen. Diese Funktion löscht alle Verbindungen zwischen gleichen Drucksystemen. Um eine Druckerverbindung gezielt zu löschen, verwenden Sie die Funktion aus dem PopUp Fenster: - Mit der rechten Maustaste auf den Hauptdrucker klicken - Druckerverbindung Löschen auswählen 4.11.7 Dokumentennamen aus den Outputs Löschen Diese Funktion löscht entgültig alle Dokumentennamen und Anwendungsnamen aus allen Outputs. Sollte die Datenbank zu Analysezwecken weitergegeben werden, empfehlen wir diese Funktion vorher auszuführen, damit keine Benutzerspezifische Daten weitergegeben werden. Man kann auch den POCReceiver so konfigurieren, dass diese Daten nicht in die Datenbank aufgenommen werden. Hinweis: Diese Daten werden entgültig aus der Datenbank gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. 4.11.8 Internet Update Mit diese Funktion wird ein Internet Update gestartet. Ablauf: 1) POCAnalyser vom PC mit Internet Zugriff starten. 2) Auf die Frage „aus dem Internet“ runterladen antworten Sie mit JA. 3) Prüfen Sie ob die aktuelle Version von POC auf performIT.de vorhanden ist 4) Update starten. (Dabei werden die Daten auch auf ihr POC FTP hochgeladen) Sollten Sie bei anderen Plätzen oder beim Server (ohne Internet Zugriff) POCAnalyser installiert haben, folgendes durchführen: 1) Beim POCAnalyser „Internet Update“ auswählen 2) Auf die Frage „aus dem Internet“ runterladen antworten Sie mit NEIN. 3) Update starten. (Lädt die Daten von Ihrem POC FTP) 4) Bei POCClients erfolgt kein direktes Update. Durch das Internet Update mit POCAnalyser werden auch die Daten für POCClients auf den POC FTP Server bereitgestellt. Die POCClients stellen selbst fest ob ein Update auf dem
  33. 33. - 33 - POC FTP vorhanden ist, und aktualisieren sich selbstständig und vollautomatisch. Hinweis: Die POCClients prüfen ob das neue Update auf dem POC FTP vorhanden ist nur bei ihrem Start. Es wird also kein Internetzugriff bei POCClients benötigt!
  34. 34. - 34 - 5. POC Receiver Bedienung 5.1 POC Receiver Funktion Der POC Receiver muss auf dem gleichem Rechner installiert werden, auf dem auch der POC FTP Server und die POC Datenbank installiert wurde. Der POC Receiver greift auf das FTP Root Verzeichnis nicht über FTP oder Netzwerk, sondern lokal. Das Programm verarbeitet die vom POCClient geschickte Daten (*.poc Dateien), und pflegt diese in die POC Datenbank ein. Der POCReceiver ist auch für die „Status Anforderung“ und VBM Wechsel zuständig. Die Kosten für jedes Output werden durch den POCReceiver berechnet, dabei werden auch alle POC-Konten zu diesem Output aktualisiert. 5.2 POC Receiver Konfiguration Der POC Receiver greift auf die gleiche ini Datei wie der POCAnalyser zu, deswegen muss zuerst der POCAnalyser konfiguriert werden (4.2 Einstellungen) Nach der Konfigurierung von POCAnalyser, starten Sie den POCReceiver. Sollte die Verbindung nicht aufgebaut werden können, überprüfen Sie die ODBC Einstellungen. (Eintrag „POC“) Nachdem der POCReceiver gestartet wird, versteckt er sich selbst in der Taskleiste. Klicken Sie mit der rechte Maustaste auf das POC Receiver Icon, und wählen Sie „Show me“, klicken Sie dann auf „Stop“. (Bild-31) Wichtig! Bei dem Feld „POC Files Directory“ muss das root Verzeichnis von dem POC FTP Server bzw. Schnittstelle-UNC-Pfad stehen! Sollte dieses Verzeichnis an einer anderen Stelle liegen, müssen Sie es entsprechend ändern. (Hier landen alle, vom POCClient gesendeten *.poc Dateien) Starten Sie den POCReceiver wieder. Bild-31 Max. mögliche VBM Reichweite = Herstellerkapazität + X % Alle POCClients müssen ihren VBM Wechsel an POC Datenbank melden, das geht über das Popup Menü des POCClients (Rechte Maustaste auf dem POCClient in der Taskleiste). Wenn Sie die Vorteile des „POC Learningprocesses“ nicht nutzen möchten, geben Sie hier 0 % ein.
  35. 35. - 35 - Ein Beispiel: Sie geben hier z.B. 20% ein. Der Drucker-1 hat einen einziges VBM mit Herstellerkapazität 1000 Seiten bei 5% Schwärzungsgrad. Der Benutzer-X hat bereits 1000 Seiten mit 5% Deckung ausgedruckt. Der Toner ist aber noch nicht leer. Das heißt, der Herstellerkapazität (mit elektronischen POC Berechnungen) ist höher. Der Automatische VBM Wechsel in der POC Datenbank erfolgt erst wenn der Benutzer 1200 (1000 + 20%) Seiten mit 5% ausgedruckt hat. Das POC wartet also auf den VBM Wechsel vom Benutzer, aber nur bis 1000 + 20% Seiten. Mit dem POCReceiver können Sie das Speichern der Dokumentnamen in der Datenbank deaktivieren oder wenn keine Installierte Anwendungen und Prozesse aufnehmen möchten kann dies ebenfalls deaktiviert werden.
  36. 36. - 36 - 6. Learningprocess Da POC nur das elektronische Dokument analisieren kann, ist eine 100% Ermittlung des Schwärzungsgrades auf dem ausgedrucktem Blatt Papier nicht möglich. Die Drucktechnologien unterscheiden sich, jedoch haben alle Drucker etwas gemeinsam: Alle Drucker versuchen das elektronische Dokument auf das Blatt Papier so auszudrucken, wie es auf dem Bildschirm dargestellt wird. Besonders unterscheiden sich die Farbdrucker. Da die Farbmischung nicht nur von Hersteller zu Hersteller unterschiedlich ist, sondern auch von Model zu Model. Es gibt kein ICC Profile der für alle Drucker gilt, deswegen arbeitet POC mit der Standard RGB -> CMYK Umrechnung. Da hier die Dreidimensionale Farbe in eine Vierdimensionale Farbe umgerechnet werden muss, ist es notwendig bei den Farbdruckern den maximalen Gesamtfarbauftrag anzugeben (4.4.4). Damit bestimmen Sie wie die Schwarze / Graue Farbe gemischt wird. Um die Schwarze Farbe darzustellen, mischen viele Drucker alle Farben. Wenn Sie z.B. bei Gesamtfarbauftrag 100% eingeben, wird die Farbe von POC wie folgt „gemischt“: Black:100%; CMY: 0%; Bei Gesamtfarbauftrag von 400%: Black:100%; CMY: je 100%; Um alle POC Kosten Berechnungen sehr nah an Realität zu bringen wurde der „Learningprocess“ implementiert. Durch „Learningprocess“ werden nicht nur Unterschiede bei der Farbmischung berücksichtigt, sondern auch folgende Fälle: Der Toner / Tinte wird frühzeitig ausgetauscht, weil z.B. diese kaputt ist. Der Toner / Tinte hält länger oder kürzer als vom Hersteller angegeben Die Tinte wird nachgefüllt Druckerreinigung Tinte / Toner Verlust (nicht beim Drucken) Es wird im Entwurfqualität oder Feinqualität gedruckt Tinte ist eingetrocknet Andere VBM halten länger oder kürzer als vom Hersteller angegeben Der Toner / Tinte stand beim POC Start nicht bekannt Sogar die moderne Laserdrucker, die einen Schwärzungsgrad für z.B. die letzten 10 Seiten des Druckauftrags anzeigen, können nicht einen Toner Verlust, der nicht durch Drucken entstanden ist, berücksichtigen. POC kann das! Die einzige Voraussetzung für das Learningprocess ist : Alle POCClients müssen VBM Wechsel an POC melden! (Bild-32) Bild-32 Durch das Drucken über POC wird unter anderem der Schwärzungsgrad und die Seitenanzahl an POC übergeben. Mit diesen Werten kann POC die Kosten bei den Benutzern richtig verteilen. Wird ein VBM frühzeitig ausgetauscht, so werden die „überhängenden“ Kosten (nicht genutzte Kapazität), auf die nächsten VBM verteilt. Wenn ein VBM länger hält, entstehen „über“ Kosten, die auf die nächstem VBM auch verteilt werden. Dabei ermittelt POC den Erfahrungskapazität, der für die zukünftige Anzeige des VBM „Füllstandes“ wichtig ist.

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