Persönliches Informationsmanagement:
       Wege aus der täglichen Informationsflut


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Information Overload –
Ein massenhaftes Problem

  Das Phänomen
  Information Overload
  erfreut sich gegenwärtig
  hoher ...
Information Overload –
Ein massenhaftes Problem


  Das Phänomen
  Information Overload
  erfreut sich gegenwärtig
  hoher...
Information Overload –
Ein massenhaftes Problem



  …und weiter im Artikel:

  Terror 2.0

  z.B. Wirtschaftswoche
  13/2...
Werden wir alle verrückt?


z.B. bei Morgan Stanley:

Angestellter:
Ø 625 Emails pro Woche

Management:
bis zu 500 – 600 E...
Produktivitätsverlust

 Basex schätzt in einer Studie:

 Kosten von 650 Milliarden US $ / Jahr in der US-Wirtschaft

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Unterbrechung
des Arbeitsprozesses


  Nathan Zeldes von Intel:

  ⅔ aller Emails binnen Sekunden geöffnet

  Mitarbeiter ...
Störung des Arbeitsprozesses


  Softwarefirma „Rescue Time“*:

  Typischer Informationsarbeiter im IT-Bereich
  (mind. 4 ...
Zu lange Suchzeiten


  Untersuchung von Information Builders:

  Ø europ. Angestellter
  Suche nach Unternehmensinformati...
Informationsflut


  Accenture:

  60 % der Mitarbeiter leiden an Informationsflut

  43 % der Manager meinen,
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Zeitfrage
Basex Untersuchung 2007:
Information Overload: We Have Met the Enemy and He Is Us
28 % Unterbrechung            ...
Das Informationsparadoxon


  „Wir ertrinken in Informationen
  und dürsten nach Wissen“
  (John Naisbitt)

  Immer mehr: ...
Das Informationsparadoxon

  Bekannt ist:
   Nicht der Mangel, sondern der Überfluss an
    Informationen lähmt Organisat...
Systematisierung des
Information Overload

    2 grundsätzlich unterschiedliche Aufkommensarten
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Systematisierung des
Information Overload

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              PULL               ...
Arbeitsweisen




© IMAC 2008     KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
Systematisierung des
Information Overload
                              Lösungsskizzen
                PUSH               ...
Systematisierung des
Information Overload


               PUSH
                INFORMATION



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Lösungsskizzen
Persönliche Arbeitstechniken
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Eisenhower-Matrix & TRAF Prinzip                             ...
Lösungsskizzen
Organisationale Arbeitstechniken

         Email-Handling Etikette
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Lösungsskizzen
Technologische Unterstützung

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Lösungsskizzen
Technologische Unterstützung

        RSS-Filter
                                                          ...
Lösungsskizzen


 Information Overload:
 We Have Met the Enemy and He Is Us
 (Basex Untersuchung 2007)

 Information muss ...
Praktische Anwendung
Informationsradar                                       Expert Knowledge

                           ...
Praktische Anwendung

1) Informationsbedarfsanalyse

       Was / Wofür ?

        Level:
           Experte, auf dem Lauf...
Praktische Anwendung

Time Score Card:

                 Level
                Experte,
 Wissens-                         ...
Danke!


Prof. Dr. Josef Herget         Isabella Mader, MSc
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Systematisierung des Information Overload

  1. 1. Persönliches Informationsmanagement: Wege aus der täglichen Informationsflut isabella.mader@imac.de josef.herget@donau-uni.ac.at KnowTech 2008 9. Oktober 2008 Frankfurt/Main © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  2. 2. Information Overload – Ein massenhaftes Problem Das Phänomen Information Overload erfreut sich gegenwärtig hoher Aufmerksamkeit: z.B. Der Spiegel 33/2008: "Macht das Internet doof?" Vernetzt, verquatscht, verloren … © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  3. 3. Information Overload – Ein massenhaftes Problem Das Phänomen Information Overload erfreut sich gegenwärtig hoher Aufmerksamkeit: z.B. Wirtschaftswoche 13/2008: "Rettung vor dem Info-Stress" Wie E-Mails, Handy und Internet immer mehr Zeit rauben – und wie Sie die Stunden und Tage zurückerobern © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  4. 4. Information Overload – Ein massenhaftes Problem …und weiter im Artikel: Terror 2.0 z.B. Wirtschaftswoche 13/2008 Zunehmende Polarisierung © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  5. 5. Werden wir alle verrückt? z.B. bei Morgan Stanley: Angestellter: Ø 625 Emails pro Woche Management: bis zu 500 – 600 Emails pro Tag Vgl. http://www.slideshare.net/stoweboyd/overload-shmoverload © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  6. 6. Produktivitätsverlust Basex schätzt in einer Studie: Kosten von 650 Milliarden US $ / Jahr in der US-Wirtschaft aus Produktivitätsverlusten der Angestellten durch ständige Unterbrechungen des Arbeitsprozesses und damit erforderlicher zusätzlicher geistiger Rüstzeiten Mitarbeiter werden/lassen sich Ø 11 Minuten von ihren eigentlichen Aufgaben (v.a. durch eingehende Emails) ablenken © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  7. 7. Unterbrechung des Arbeitsprozesses Nathan Zeldes von Intel: ⅔ aller Emails binnen Sekunden geöffnet Mitarbeiter bei Intel: pro Tag Ø 4 h zur Bearbeitung von Emails. © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  8. 8. Störung des Arbeitsprozesses Softwarefirma „Rescue Time“*: Typischer Informationsarbeiter im IT-Bereich (mind. 4 h/Tag am Computer arbeitet): 50-mal / Tag Posteingang abrufen 77-mal / Tag Instant-Messenger verwenden 40 Websites / Tag besuchen (untersch. Domains) *Auswertung von 40.000 Arbeitsprofilen © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  9. 9. Zu lange Suchzeiten Untersuchung von Information Builders: Ø europ. Angestellter Suche nach Unternehmensinformation: 67 Min. / Tag Das sind 15,9 % der täglichen Arbeitszeit ! © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  10. 10. Informationsflut Accenture: 60 % der Mitarbeiter leiden an Informationsflut 43 % der Manager meinen, wichtige Entscheidungen würden durch irrelevante Information verzögert © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  11. 11. Zeitfrage Basex Untersuchung 2007: Information Overload: We Have Met the Enemy and He Is Us 28 % Unterbrechung 9 – 11:30 durch unwichtige, nicht dringende Ereignisse, wie z.B. unnötige Emails 11:30-12 Mittagspause 25 % produktive Inhaltserstellung, inklusive Schreiben von Emails 12 – 14:15 20 % Besprechungen 14:15 - 16 15 % Suche nach Informationen 16 – 17:30 (Web, digitale & Papierablagen) 12 % Denken und Reflexion 17:30 – 18:30 © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  12. 12. Das Informationsparadoxon „Wir ertrinken in Informationen und dürsten nach Wissen“ (John Naisbitt) Immer mehr: Gleichbleibend: • neue Medien • Zeit • traditionelle und • moderne, technologische Hilfsmittel • zusätzliche additive Informationen Information Overload © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  13. 13. Das Informationsparadoxon Bekannt ist:  Nicht der Mangel, sondern der Überfluss an Informationen lähmt Organisationen  Kaum jemand hat systematisches, persönliches Informationsmanagement erlernt und alte, nicht mehr adäquate informationelle Verhaltensweisen abgelegt  Effektiver und effizienter Umgang mit Information bleibt eine Herausforderung auf personaler und organisationaler Ebene © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  14. 14. Systematisierung des Information Overload 2 grundsätzlich unterschiedliche Aufkommensarten von Information PUSH PULL INFORMATION INFORMATION Trifft unabhängig von eigner Aktiv nachgefragte und Informationsnachfrage ein aktuell benötigte Information Email-cc Mailing Listen Alerts Suche in internen Ablagen Web 2.0 RSS Suche im Internet Management-Updates Abonnements Newsletter Nachfragen bei Kollegen … © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  15. 15. Systematisierung des Information Overload Problematiken PULL PUSH INFORMATION INFORMATION Push-Probleme: Pull Probleme: - Kanalisierung und Filterung Fehlende Informations- und der eintreffenden Information Medienkompetenz: - Informationsorganisation Kenntnis des Informationsbedarfs, (Ablage, Wiederfinden / Formulierung der Suchstrategie, Retrieval) Retrieval, Bewertung d. Quellen, … © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  16. 16. Arbeitsweisen © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  17. 17. Systematisierung des Information Overload Lösungsskizzen PUSH PULL INFORMATION INFORMATION Persönliche und organisationale Informations- und Medienkompetenz Arbeitstechniken Info- E-Mail Handling Portfolio Time Etikette entwickeln Informa- Scorecard Quiet Info- tionsbedarf Time Verhalten bestimmen Rezeptionseffektivität optimieren optimieren Info-Kanäle reduzieren Zeiträume reservieren für Denken & Reflexion Infos Kenntnis organisieren & Info-Markt: Ausblendung aufbereiten Ressourcen, aktuell nicht benötigter Medien Email-freie Informationen Zeit Suchstrategien Eisenhower-Matrix entwickeln und TRAF-Prinzip © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  18. 18. Systematisierung des Information Overload PUSH INFORMATION Persönliche und organisationale Arbeitstechniken PULL INFORMATION Informations- und Medienkompetenz © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  19. 19. PULL Information Persönliche und organisationale Arbeitstechniken Kanalisierung und Filterung (automatisiert: z.B. E-Mail-Filter, PUSH INFORMATION und/oder durch Sekretariat) Informationsstrategie Regelmäßige, systematische Überprüfung der Strategie und bewußte Lenkung von Incoming-Information Loslassen der Angst, etwas zu versäumen Informationsorganisation Taxonomien, technische Hilfsmittel, Arbeitstechnik, DISZIPLIN! © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  20. 20. PULL Information Informations- und Medienkompetenz Info- Portfolio entwickeln Informa- PULL Info- INFORMATION Verhalten tionsbedarf optimieren bestimmen Infos organisieren & aufbereiten Kenntnis Info-Markt: Ressourcen, Suchstrategien Medien entwickeln © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  21. 21. Lösungsskizzen Persönliche Arbeitstechniken Email-freie Zeit Eisenhower-Matrix & TRAF Prinzip PUSH INFORMATION Eisenhower-Matrix: nach Wichtigkeit und Dringlichkeit TRAF-Prinzip: Ordnung in Trash, Refer, Act, File Informationskanäle reduzieren Ausblenden aktuell nicht benötigter Information Zeiträume reservieren für Denken und Reflexion Rezeptionseffektivität erhöhen SQR3 Methode: Survey, Question, Read, Recite, Review Informationsverhalten optimieren Time-Scorecard © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  22. 22. Lösungsskizzen Organisationale Arbeitstechniken Email-Handling Etikette PUSH INFORMATION Quiet Time Informationsorganisation Informationsmanagement Organisationales Wissensmanagement … © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  23. 23. Lösungsskizzen Technologische Unterstützung RSS-Filter PUSH INFORMATION Elektronische Kalender Social Bookmarking, Tagging, 2.0 Tools … Wikis Semantische Technologien und Web3.0 Online Organisation und Web4.0 (Web-OS) © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  24. 24. Lösungsskizzen Technologische Unterstützung RSS-Filter PUSH INFORMATION Elektronische Kalender Social Bookmarking, Tagging, 2.0 Tools … Wikis Semantische Technologien und Web3.0 Online Organisation und Web4.0 (Web-OS) © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  25. 25. Lösungsskizzen Information Overload: We Have Met the Enemy and He Is Us (Basex Untersuchung 2007) Information muss gemanagt und bewirtschaftet werden KEIN Instrument KANN Information Overload allein lösen … Ohne DISZIPLIN und MANAGEMENT keine Lösung Aktion statt Reaktion: "Wofür verwende ich wie viel Zeit?" statt "Wieviel Zeit geht drauf?" Es folgt ein praktisches Anwendungsbeispiel © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  26. 26. Praktische Anwendung Informationsradar Expert Knowledge Mitreden Auf dem Laufenden E-Learning Technik E-Learning Didaktik weitere Inhalte … E-Learning Forschung © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  27. 27. Praktische Anwendung 1) Informationsbedarfsanalyse Was / Wofür ? Level: Experte, auf dem Laufenden, Mitreden 2) Ableitung individueller Informationsstrategien © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  28. 28. Praktische Anwendung Time Score Card: Level Experte, Wissens- Medien Zeit- Integration in Mitreden, Frequenz domäne I-Ressourcen aufwand Knowledge Base auf dem Laufenden E-Learning Experte Blog 1: E-Learning Blog TU Graz täglich 15 Min. Pdfs archivieren Blog 2: E-Learning Blog Tim Schlotfeldt täglich 10 Min. Pdfs archivieren Newsletter eLISA 1x/Woche 15 Min. Pdfs archivieren e-Learning Developers Journal Notes ergänzen, Uni Frankfurt 1x/Woche 1 Std. Zitationen speichern www.e-learningguru.com 2x/Monat 30 Min. Pdfs archivieren www.elearningeuropa.info 2x/Monat 30 Min. Pdfs archivieren … … … … Aufwand SUMME ok? © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  29. 29. Danke! Prof. Dr. Josef Herget Isabella Mader, MSc Kontakt Donau Universität Krems IMAC Information & Management Consulting Dr.-Karl-Dorrek-Str. 30 Uferstrasse 36 3500 Krems 78465 Konstanz ÖSTERREICH DEUTSCHLAND t: +43 2732 893-0 +43 699 102 55 124 f: +43 2732 893-4000 josef.herget@donau-uni.ac.at isabella.mader@imac.de © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.

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