Microsoft Office System                                            Kundenreferenz                                         ...
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Projektmanagement

  1. 1. Microsoft Office System Kundenreferenz Thema: Projektmanagement Höhere Effizienz durch landesweit einheitliche ProjektplanungsplattformÜberblick „Mit der Microsoft Office Project Management-LösungLand: DeutschlandBranche: Öffentliche Verwaltung & haben wir unsere Informationsprozesse im Projektge-öffentliche Einrichtungen schäft einheitlich, transparent und schlank gestaltet undMitarbeiter: 50 000 können unsere knappen Ressourcen besser einteilen.“Unternehmen Andreas Lezgus, Referent IT-Strategie und Projektportfolio der Polizei NRW,Die nordrhein-westfälische Polizei sorgt Innenministerium NRW, Referat 47für die innere Sicherheit in ihremBundesland. Die 50 Kreispolizeibehör-den unterstehen dem Innenministe- Jährlich laufen bei der Polizei Nordrhein-Westfalen rund 40 IT-rium als oberster Aufsichtsbehörde. Projekte parallel, bislang gab es keine einheitlichen Projekt-Ausgangssituation planungsdaten für die im Bundesland verteilten Projektteams.Jährlich laufen rund 40 große IT-Lan-desprojekte parallel. Bislang gab es kei- Die Planung erfolgte mit unterschiedlichen Werkzeugen wiene einheitliche Projektplanungsplatt- Microsoft Office-Dokumenten oder Microsoft Office Project alsform, die Statusberichte wurden teil-weise manuell erstellt. Es fehlte eine Einzelplatzlösung; alle Lösungen waren nicht miteinander ver-transparente Informationsbasis. netzt. Statusberichte wurden manuell erstellt und dann zu denLösung unterschiedlichen Gremien geschickt – in der Zwischenzeit wa-Den Projektleitern in NRW steht durch ren die Projektdaten schon nicht mehr auf dem neuesten Stand.Einsatz der Microsoft Office EnterpriseProject Management Solution ein pro- Es fehlte eine aktuelle und transparente Informationsbasis fürfessionelles Werkzeug zur effizienten eine effiziente Planung und Ressourcenverteilung. Durch denProjektsteuerung zur Verfügung. Einsatz der Microsoft Office Enterprise Project ManagementNutzen Solution steht den Projektleitern in ganz NRW nun ein profes-Die Kommunikation der Projektteil-nehmer ist durch die standardisierte sionelles Werkzeug zur Verfügung, das sie bei ihrer ArbeitSoftware deutlich besser, die Ressour- unterstützt. Die Projektarbeit hat sich durch die standardisier-cenauslastung wird zentral gepflegt.Projekte können effizienter geplant te Software deutlich verbessert.werden, Microsoft Web Access stellt al-len Berechtigten die aktuellen Projekt-daten per Mausklick bereit.
  2. 2. „Die Projekttemplates Nordrhein-Westfalen ist mit einer Fläche teiligten zeitnah mit denselben Informatio- von 34 000 Quadratkilometern das viert- nen versorgt und wiederholbare Prozesse,enthalten Mindestanforde- größte und mit rund 18 Millionen Einwoh- wie das Berichtswesen, automatisiert“, sorungen und können von nern das bevölkerungsreichste Bundesland Lezgus weiter. Deutschlands. Für die innere Sicherheitjeder Behörde individuell sorgt die Polizei mit rund 50 000 Beschäf- Testlauf für die neue Lösungangepasst werden.“ tigten in 50 Polizeibehörden. Ihre oberste „Schon in der Aufgabenstellung für ErWin Aufsichtsbehörde ist das Innenministerium stand, dass dieses umfangreiche Projekt,Torsten Pritz, Projektmanagement-Berater mit Sitz in der Landeshauptstadt Düsseldorf. bei dem 50 Behörden relativ zeitnah um-Pcubed Program Planning GmbH Der zentrale IT-Dienstleister der Polizei gestellt werden müssen, mit der Microsoft (ZPD) betreut rund 30 000 PC-Arbeitsplät- Project Management Solution unterstützt ze und 1200 Server an 1000 Standorten an werden soll“, erklärt Polizeihauptkommissar den beiden Fachrechenzentren in Düssel- Klaus Schenk vom Zentralen Projektbüro dorf und Duisburg. der ZPD in Duisburg. ErWin sollte also der Testlauf für die Microsoft Office Enterprise Keine einheitliche Planung Project Management Solution sein. Neben einer Vielzahl von behördenspezifi- Bei der Einführung der neuen Projektpla- schen und kleineren Projekten werden nungslösung Anfang 2005 unterstützte der jährlich etwa 40 große IT-Landesprojekte Microsoft Gold Certified Partner Pcubed umgesetzt. Die Palette reicht von geschlos- Program Planning GmbH die ZPD. Zu Be- senen Projekten wie der landesweiten Vor- ginn wurden zwei Microsoft Project Server gangsbearbeitung und den Fahndungssys- aufgestellt: einer für die Schulung und einer temen bis zu umfangreichen Infrastruktur- für den Livebetrieb. Auf dem Schulungs- projekten, darunter ErWin (Erneuerung der server führte Schenk mit seinem Team die Windows-Umgebung). Dieses Projekt hat 60 Projektleiter in die neue Technologie ein. Windows XP mit Microsoft Office 2003 „Dort nahmen wir zusammen mit der ZPD auf allen 30 000 Desktops und Notebooks auch grundsätzliche Einstellungen vor und der Beschäftigten und Microsoft Windows hinterlegten Formeln“, erklärt Torsten Pritz, Server 2003 für die 1200 Server eingeführt. Projektmanagement-Berater von Pcubed. Bislang haben alle Projektleiter mit unter- Zusammen mit der ZPD und Polizeioberrat schiedlichen Werkzeugen gearbeitet. Das Thomas Dobusch, stellvertretender Pro- waren teilweise Dokumente in Microsoft jektleiter ErWin-Rollout im Polizeipräsidium Office sowie Microsoft Project als Einzel- Münster, entwickelte Pritz Projektvorlagen, platzlösung, die unvernetzt gepflegt wur- in denen die Mindestanforderungen für den. Die Statusberichte wurden manuell er- Projekte stehen und die jede Behörde indi- stellt und dann zu den unterschiedlichen viduell anpassen kann. „Für diese Anpas- Gremien geschickt. Mittlerweile waren die sungen haben wir pro Behörde zwei Pro- Projektdaten schon nicht mehr aktuell. jektmitarbeiter zentral in Münster an einem Es gab bis dato keinen zentralen Überblick Tag geschult“, sagt Dobusch. Inzwischen ist über die Projekte und deren aktuellen der Schulungsserver abgebaut und steht Stand. „Für uns war es sehr aufwendig, die in der ErWin-Umgebung für Projekte zur Vielzahl von Einzelprojekten zu überwa- Verfügung. chen, es fehlte eine zeitnahe Übersicht“, er- Die neue Projektplanungslösung besteht klärt Andreas Lezgus, Referent IT-Strategie aus den Komponenten Microsoft Office und Projektportfolio der Polizei NRW, Project Professional 2003 und Microsoft Innenministerium NRW, Referat 47. „Wir Office Project Web Access 2003. Der suchten eine landesweite Projektmanage- Microsoft Project Server dient der Polizei mentlösung, die alle an den Projekten Be- NRW als zentrale Speichereinheit für alle
  3. 3. Foto: Polizei NRW Auch in Einsatzsituationen sind verlässli- che Planungsdaten aus dem Technikum- feld wichtige EntscheidungsgrundlagenTechnik im ÜberblickMicrosoft Office Project Server 2003Mit Microsoft Office Project Server 2003kann die Polizei NRW ihre Projekte flexi-bel planen und steuern. Projektmitarbei-ter sehen alle Projektpläne, relevante Da- Projektpläne. Microsoft Project Professional schnell gehandelt werden. „Jetzt können wirten und Dokumente. Project Server er- läuft als Planungssoftware auf den Clients die begrenzte Zahl der IT-Spezialistenlaubt auch die Einsicht in den aktuellen der rund 60 Projektmanager landesweit. schneller und besser einsetzen, weil wir se-Projektstatus. Führungskräfte können Pro- Damit können sie Pläne erstellen, die Res- hen, wenn es in einem Projekt langsamerjektpläne, die auf dem Project Server ver- sourcen einteilen und Aufgaben und Team- vorangeht oder wenn bestimmte Entschei-öffentlicht wurden, via Web Access unter- mitglieder gezielt einander zuordnen. dungen noch offen sind“, sagt Thomas Do-nehmensweit analysieren. Sämtliche Projektdaten und die dazugehö- busch. Im Projekt ErWin erfolgte dieses renden Dokumente sowie die Daten für Sta- Controlling zentral im GesamtprojektbüroMicrosoft Office Project tistiken und Berichte lagern auf einem zen- Münster. Dort werden alle BasisprojektpläneProfessional 2003 tralen Microsoft SQL Server 2000-Daten- gespeichert. Ein Basisplan stellt eine best-Das Desktop-Tool unterstützt die Projekt- bankserver. mögliche Abschätzung des Projektverlaufsverantwortlichen bei der Planung ihrer Die geforderte Zugriffs- und Datensicher- zu einem gegebenen Zeitpunkt dar. DerVorhaben. Projektleiter verwalten und ver- heit wird außer durch die technologische reale Projektverlauf wird mit dem Basisplanteilen mit Project Professional Aufgaben, Umsetzung auch durch eine autarke Zu- verglichen. Dobusch und seine Mitarbeiterordnen Ressourcen zu, erstellen Berichte griffsverwaltung innerhalb von Microsoft haben via Microsoft Web Access Zugriff aufund kontrollieren den Projektverlauf. Project erzielt. Mithilfe der Online-Analyse- die Basisprojektpläne; nur das Gesamtpro- funktion von Project Web Access werden jektbüro hat die Berechtigung, die Basisplä-Microsoft Office Project die Projekte überwacht und ausgewertet. ne zu aktualisieren und zu speichern.Web Access 2003 „Der Vorteil ist, dass wir zentral definierteDas webbasierte Werkzeug fungiert als Schwellenwerte nutzen können“, erklärt Projektdaten zentral verfügbarPortal zu den auf dem Project Server ab- Klaus Schenk. „Abhängig vom Fortschritt Mit Microsoft Office Project verfügt die Po-gelegten Projektdaten. Alle am Projekt be- oder der Zeitüberschreitung, schlägt die lizei NRW über eine landesweit einheitlicheteiligten Mitarbeiter oder Führungskräfte Warnfunktion in Form einer Ampel Alarm.“ Projektplanungsplattform. Projektleiter undhaben über Project Web Access jederzeit Bei Gelb liegt eine geringe Zeitverzögerung Entscheidungsträger erhalten direkt von ih-Zugriff auf die aktuellen Informationen. vor, springt die Ampel jedoch auf Rot, muss rem Arbeitsplatz mit dem internetbasierten
  4. 4. Weitere Informationen Werkzeug Project Web Access über eine antwortliche per Mausklick direkt anzeigen Ansichtsmaske einen Überblick über sämtli- lassen kann. Dadurch gewinnt er SicherheitReferenzkunde che Daten. „Alle Beteiligten arbeiten mit in der Planung und wird schneller“, so Lez-Innenministerium des Landes demselben Werkzeug auf einer einheit- gus. Das verbessert nicht nur die Projekt-Nordrhein-Westfalen lichen Datenbasis. Die Projektleiter geben kultur, sondern verringert durch die zeitna-Referat 47 die Kenndaten ihrer Projekte nur einmal ein he Informationswiedergabe die Anzahl derHaroldstraße 5 und können über die Plattform mehrere Besprechungen bei den meist räumlich über40213 Düsseldorf Zielgruppen bedienen. Die Daten sind stets das Bundesland verteilten Projektteams.Tel.: 0211 871-0 auf dem aktuellen Stand. Das Wichtigste ist „In einem nächsten Schritt wollen wir nunFax: 0211 87116-3355 für mich immer noch ein gut ausgebildeter die erweiterten Funktionen von MicrosoftE-Mail: poststelle@im.nrw.de und erfahrener Projektleiter. Er soll sich je- Office Project Server 2007 und Microsoftwww.im.nrw.de doch auf seine Kernaufgaben konzentrieren SharePoint Services nutzen: das Wissen können und nicht mit unnötigem Verwal- zwischen den Projektbeteiligten über einfa-Microsoft-Partner tungsaufwand beschäftigt werden“, be- che Projektportale besser austauschen, dasPcubed Program Planning GmbH schreibt Andreas Lezgus die Verbesserun- Anforderungsmanagement noch genauerTorsten Pritz gen. „Zudem lässt sich die Kapazitätsausla- strukturieren und Mitarbeiter in der Vorpla-Richard-Wagner-Straße 39 stung der Projektbeteiligten mit Microsoft nung bereits bestimmten Projektphasen zu-50674 Köln Project Professional grafisch darstellen“, so ordnen. Auf diese Weise können wir leichterTel.: 0221 2722997-0 Klaus Schenk. Nach Auswertung der Erfah- feststellen, ob ein bestimmtes Projekt mitFax: 0221 2722997-9 rungen im Projekt ErWin werden künftig eigenen Ressourcen überhaupt durchge-E-Mail: torsten.pritz@pcubed.com alle Projekte mit der Infrastruktur des führt werden kann, ob wir es besser zurück-www.pcubed.com Microsoft Project Server geplant und über- stellen oder in welchem Umfang wir auf wacht. „Für bestimmte Projektarten gibt es Fremdressourcen zurückgreifen müssen“, Standardprojektpläne, die sich jeder Ver- betont Lezgus.GeschäftskundenbetreuungMicrosoft Deutschland GmbHKonrad-Zuse-Straße 185716 UnterschleißheimTel.: 0180 5 672330*Fax: 0180 5 229554*E-Mail: btob@microsoft.com*0,14 Euro/Min., deutschlandweit©2007 Microsoft Corporation.All rights reserved.Weitere Kundenreferenzen Software und Services Microsoft SQL Server 2000finden Sie unter:www.microsoft.com/germany/ Microsoft Windows Server 2003 Microsoft Office 2003kundenreferenzen Microsoft Exchange Server 2003 Microsoft Office Project Server 2003 Hardware Microsoft Office Project Professional Fujitsu Siemens Computers TX-200 2003 Microsoft Office Project Web Access Partner 2003 Pcubed Program Planning GmbH5000-689-24 YU 06/07

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