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Projektmanagement
1. Microsoft Office System
Kundenreferenz
Thema: Projektmanagement
Höhere Effizienz durch landesweit
einheitliche Projektplanungsplattform
Überblick „Mit der Microsoft Office Project Management-Lösung
Land: Deutschland
Branche: Öffentliche Verwaltung &
haben wir unsere Informationsprozesse im Projektge-
öffentliche Einrichtungen schäft einheitlich, transparent und schlank gestaltet und
Mitarbeiter: 50 000
können unsere knappen Ressourcen besser einteilen.“
Unternehmen Andreas Lezgus, Referent IT-Strategie und Projektportfolio der Polizei NRW,
Die nordrhein-westfälische Polizei sorgt Innenministerium NRW, Referat 47
für die innere Sicherheit in ihrem
Bundesland. Die 50 Kreispolizeibehör-
den unterstehen dem Innenministe- Jährlich laufen bei der Polizei Nordrhein-Westfalen rund 40 IT-
rium als oberster Aufsichtsbehörde.
Projekte parallel, bislang gab es keine einheitlichen Projekt-
Ausgangssituation planungsdaten für die im Bundesland verteilten Projektteams.
Jährlich laufen rund 40 große IT-Lan-
desprojekte parallel. Bislang gab es kei- Die Planung erfolgte mit unterschiedlichen Werkzeugen wie
ne einheitliche Projektplanungsplatt- Microsoft Office-Dokumenten oder Microsoft Office Project als
form, die Statusberichte wurden teil-
weise manuell erstellt. Es fehlte eine Einzelplatzlösung; alle Lösungen waren nicht miteinander ver-
transparente Informationsbasis. netzt. Statusberichte wurden manuell erstellt und dann zu den
Lösung unterschiedlichen Gremien geschickt – in der Zwischenzeit wa-
Den Projektleitern in NRW steht durch ren die Projektdaten schon nicht mehr auf dem neuesten Stand.
Einsatz der Microsoft Office Enterprise
Project Management Solution ein pro- Es fehlte eine aktuelle und transparente Informationsbasis für
fessionelles Werkzeug zur effizienten eine effiziente Planung und Ressourcenverteilung. Durch den
Projektsteuerung zur Verfügung.
Einsatz der Microsoft Office Enterprise Project Management
Nutzen Solution steht den Projektleitern in ganz NRW nun ein profes-
Die Kommunikation der Projektteil-
nehmer ist durch die standardisierte sionelles Werkzeug zur Verfügung, das sie bei ihrer Arbeit
Software deutlich besser, die Ressour- unterstützt. Die Projektarbeit hat sich durch die standardisier-
cenauslastung wird zentral gepflegt.
Projekte können effizienter geplant te Software deutlich verbessert.
werden, Microsoft Web Access stellt al-
len Berechtigten die aktuellen Projekt-
daten per Mausklick bereit.
2. „Die Projekttemplates Nordrhein-Westfalen ist mit einer Fläche teiligten zeitnah mit denselben Informatio-
von 34 000 Quadratkilometern das viert- nen versorgt und wiederholbare Prozesse,
enthalten Mindestanforde- größte und mit rund 18 Millionen Einwoh- wie das Berichtswesen, automatisiert“, so
rungen und können von nern das bevölkerungsreichste Bundesland Lezgus weiter.
Deutschlands. Für die innere Sicherheit
jeder Behörde individuell sorgt die Polizei mit rund 50 000 Beschäf- Testlauf für die neue Lösung
angepasst werden.“ tigten in 50 Polizeibehörden. Ihre oberste „Schon in der Aufgabenstellung für ErWin
Aufsichtsbehörde ist das Innenministerium stand, dass dieses umfangreiche Projekt,
Torsten Pritz, Projektmanagement-Berater mit Sitz in der Landeshauptstadt Düsseldorf. bei dem 50 Behörden relativ zeitnah um-
Pcubed Program Planning GmbH Der zentrale IT-Dienstleister der Polizei gestellt werden müssen, mit der Microsoft
(ZPD) betreut rund 30 000 PC-Arbeitsplät- Project Management Solution unterstützt
ze und 1200 Server an 1000 Standorten an werden soll“, erklärt Polizeihauptkommissar
den beiden Fachrechenzentren in Düssel- Klaus Schenk vom Zentralen Projektbüro
dorf und Duisburg. der ZPD in Duisburg. ErWin sollte also der
Testlauf für die Microsoft Office Enterprise
Keine einheitliche Planung Project Management Solution sein.
Neben einer Vielzahl von behördenspezifi- Bei der Einführung der neuen Projektpla-
schen und kleineren Projekten werden nungslösung Anfang 2005 unterstützte der
jährlich etwa 40 große IT-Landesprojekte Microsoft Gold Certified Partner Pcubed
umgesetzt. Die Palette reicht von geschlos- Program Planning GmbH die ZPD. Zu Be-
senen Projekten wie der landesweiten Vor- ginn wurden zwei Microsoft Project Server
gangsbearbeitung und den Fahndungssys- aufgestellt: einer für die Schulung und einer
temen bis zu umfangreichen Infrastruktur- für den Livebetrieb. Auf dem Schulungs-
projekten, darunter ErWin (Erneuerung der server führte Schenk mit seinem Team die
Windows-Umgebung). Dieses Projekt hat 60 Projektleiter in die neue Technologie ein.
Windows XP mit Microsoft Office 2003 „Dort nahmen wir zusammen mit der ZPD
auf allen 30 000 Desktops und Notebooks auch grundsätzliche Einstellungen vor und
der Beschäftigten und Microsoft Windows hinterlegten Formeln“, erklärt Torsten Pritz,
Server 2003 für die 1200 Server eingeführt. Projektmanagement-Berater von Pcubed.
Bislang haben alle Projektleiter mit unter- Zusammen mit der ZPD und Polizeioberrat
schiedlichen Werkzeugen gearbeitet. Das Thomas Dobusch, stellvertretender Pro-
waren teilweise Dokumente in Microsoft jektleiter ErWin-Rollout im Polizeipräsidium
Office sowie Microsoft Project als Einzel- Münster, entwickelte Pritz Projektvorlagen,
platzlösung, die unvernetzt gepflegt wur- in denen die Mindestanforderungen für
den. Die Statusberichte wurden manuell er- Projekte stehen und die jede Behörde indi-
stellt und dann zu den unterschiedlichen viduell anpassen kann. „Für diese Anpas-
Gremien geschickt. Mittlerweile waren die sungen haben wir pro Behörde zwei Pro-
Projektdaten schon nicht mehr aktuell. jektmitarbeiter zentral in Münster an einem
Es gab bis dato keinen zentralen Überblick Tag geschult“, sagt Dobusch. Inzwischen ist
über die Projekte und deren aktuellen der Schulungsserver abgebaut und steht
Stand. „Für uns war es sehr aufwendig, die in der ErWin-Umgebung für Projekte zur
Vielzahl von Einzelprojekten zu überwa- Verfügung.
chen, es fehlte eine zeitnahe Übersicht“, er- Die neue Projektplanungslösung besteht
klärt Andreas Lezgus, Referent IT-Strategie aus den Komponenten Microsoft Office
und Projektportfolio der Polizei NRW, Project Professional 2003 und Microsoft
Innenministerium NRW, Referat 47. „Wir Office Project Web Access 2003. Der
suchten eine landesweite Projektmanage- Microsoft Project Server dient der Polizei
mentlösung, die alle an den Projekten Be- NRW als zentrale Speichereinheit für alle
3. Foto: Polizei NRW
Auch in Einsatzsituationen sind verlässli-
che Planungsdaten aus dem Technikum-
feld wichtige Entscheidungsgrundlagen
Technik im Überblick
Microsoft Office Project Server 2003
Mit Microsoft Office Project Server 2003
kann die Polizei NRW ihre Projekte flexi-
bel planen und steuern. Projektmitarbei-
ter sehen alle Projektpläne, relevante Da- Projektpläne. Microsoft Project Professional schnell gehandelt werden. „Jetzt können wir
ten und Dokumente. Project Server er- läuft als Planungssoftware auf den Clients die begrenzte Zahl der IT-Spezialisten
laubt auch die Einsicht in den aktuellen der rund 60 Projektmanager landesweit. schneller und besser einsetzen, weil wir se-
Projektstatus. Führungskräfte können Pro- Damit können sie Pläne erstellen, die Res- hen, wenn es in einem Projekt langsamer
jektpläne, die auf dem Project Server ver- sourcen einteilen und Aufgaben und Team- vorangeht oder wenn bestimmte Entschei-
öffentlicht wurden, via Web Access unter- mitglieder gezielt einander zuordnen. dungen noch offen sind“, sagt Thomas Do-
nehmensweit analysieren. Sämtliche Projektdaten und die dazugehö- busch. Im Projekt ErWin erfolgte dieses
renden Dokumente sowie die Daten für Sta- Controlling zentral im Gesamtprojektbüro
Microsoft Office Project tistiken und Berichte lagern auf einem zen- Münster. Dort werden alle Basisprojektpläne
Professional 2003 tralen Microsoft SQL Server 2000-Daten- gespeichert. Ein Basisplan stellt eine best-
Das Desktop-Tool unterstützt die Projekt- bankserver. mögliche Abschätzung des Projektverlaufs
verantwortlichen bei der Planung ihrer Die geforderte Zugriffs- und Datensicher- zu einem gegebenen Zeitpunkt dar. Der
Vorhaben. Projektleiter verwalten und ver- heit wird außer durch die technologische reale Projektverlauf wird mit dem Basisplan
teilen mit Project Professional Aufgaben, Umsetzung auch durch eine autarke Zu- verglichen. Dobusch und seine Mitarbeiter
ordnen Ressourcen zu, erstellen Berichte griffsverwaltung innerhalb von Microsoft haben via Microsoft Web Access Zugriff auf
und kontrollieren den Projektverlauf. Project erzielt. Mithilfe der Online-Analyse- die Basisprojektpläne; nur das Gesamtpro-
funktion von Project Web Access werden jektbüro hat die Berechtigung, die Basisplä-
Microsoft Office Project die Projekte überwacht und ausgewertet. ne zu aktualisieren und zu speichern.
Web Access 2003 „Der Vorteil ist, dass wir zentral definierte
Das webbasierte Werkzeug fungiert als Schwellenwerte nutzen können“, erklärt Projektdaten zentral verfügbar
Portal zu den auf dem Project Server ab- Klaus Schenk. „Abhängig vom Fortschritt Mit Microsoft Office Project verfügt die Po-
gelegten Projektdaten. Alle am Projekt be- oder der Zeitüberschreitung, schlägt die lizei NRW über eine landesweit einheitliche
teiligten Mitarbeiter oder Führungskräfte Warnfunktion in Form einer Ampel Alarm.“ Projektplanungsplattform. Projektleiter und
haben über Project Web Access jederzeit Bei Gelb liegt eine geringe Zeitverzögerung Entscheidungsträger erhalten direkt von ih-
Zugriff auf die aktuellen Informationen. vor, springt die Ampel jedoch auf Rot, muss rem Arbeitsplatz mit dem internetbasierten
