Die bü-tec GmbH hat ihr Steuerbüro durch Einsatz des Rechnungsprüfungs-Workflows „FlowManager Invoice“ von LORENZ Orga zur Buchhaltungsabteilung gemacht.

1. Wiesbaden/Frankfurt, 15. April 2011
Managed-Print-Services im Rhein-Main-Gebiet
mit dem Schwerpunkt im Raum Wiesbaden und
Koblenz sind das Geschäft der Firma bü-tec.
Leistungsfähige Multifunktionssysteme der
Marken Ricoh, Sharp und Lexmark bilden die
Plattform, für die das Unternehmen Full-Service-
Leistungen von der Analyse des Bedarfs über
Ablauforganisation, bis hin zur Produktberatung
und laufendem Service erbringt. Im Mittelpunkt
steht immer die Optimierung der
Arbeitsprozesse des Kunden.
Nach dem positiven Wachstum der letzten Jahre
hinkten jedoch die eigenen Verwaltungsabläufe
dem gewünschten Vorbildcharakter gegenüber
den Kunden hinterher.
„Wir waren irgendwie unzufrieden, wussten
jedoch nicht, wie wir die Sache angehen sollten“
meint Olaf Tomac, Leiter der Verwaltung.
„Schließlich verfügt ein mittelständisches
Unternehmen nicht über die Personal-
ressourcen, um Monate lang ein Projektteam mit
der Analyseaufgabe zu betrauen.“
Der Lösungsansatz kam von unerwarteter Seite
durch Empfehlung eines Geschäftspartners:
Bereits im ersten Gespräch und einer
Produktvorführung der Lorenz Workflow-Lösung
zur Rechnungsbearbeitung fand man sich
wieder. Der besondere Ansatz, nicht ein
ergebnisoffenes Projekt zu initiieren, sondern ein
fertiges Produkt für diesen Arbeitsprozess
einzusetzen, hat bü-tec begeistert. „Die Lösung
für unsere Verwaltungsmodernisierung war
sofort nach dem ersten Kontakt zu Lorenz zum
Greifen nah“ erinnert sich Geschäftsführer
Winfried Jantz.
Die Entscheidung zur Einführung von
FlowManager für die Rechnungsbearbeitung im
Hause bü-tec fiel dann auch, typisch für ein
dynamisches mittelständisches Unternehmen,
sehr schnell. Bereits zwei Monate nach der
Entscheidung begann die praktische Arbeit in
der Pilotphase.
Die papiergebundene Bearbeitung der Rech-
nungen an den zwei Standorten Wiesbaden und
Koblenz war ein echtes Hemmnis für schlanke
Abläufe. Darüber hinaus wirkte sich die
Einbeziehung des Steuerbüros wegen des
Papiertransportes für die Buchhaltung nicht sehr
beschleunigend auf den Prozess aus.
Brigitta Nägler (Ltg. Finanzbuchhaltung) bei der Arbeit mit
dem Workflow für die Rechnungsbearbeitung.
Von Anfang an war jedoch das Steuerbüro in die
Modernisierung einbezogen, prüfte die
gesetzlichen Anforderungen und erkannte die
Chancen, die in der neuen Arbeitsweise liegen.
Heute arbeiten Steuerbüro und die Standorte
der bü-tec, dank der digitalen Rechnungen so,
als handele es sich um ein einziges Unter-
nehmen mit nur einem Standort. „Wir haben
unser Steuerbüro zur Buchhaltungsabteilung
gemacht“ freut sich Winfried Jantz.
Heute werden alle Rechnungen zentral in
Wiesbaden gescannt und wandern dann
elektronisch zur sachlichen Prüfung und
Freigabe von Mitarbeiter zu Mitarbeiter –
sekundenschnell, statt innerhalb von Tagen.
Nachdem die sachliche und rechnerische
Prüfung der Rechnungen im Hause bü-tec
stattgefunden hat, erfolgt die Freigabe der Rech-
nungen durch die Geschäftsleitung. Das kann
dann auch schon einmal am Wochenende im
Home-Office des Geschäftsführers erfolgen –
eine browserbasierende Benutzeroberfläche
macht‘s möglich.Nach der anschließenden
buchhalterischen Prüfung durch das Steuerbüro
werden die Buchungsdaten automatisch aus
Anwenderbericht
„So haben wir uns das immer
vorgestellt“
bü-tec GmbH setzt auf schlanke
Verwaltung mit FlowManager
Invoice für die Bearbeitung von
Eingangsrechnungen.

2. dem Workflow in das Finanzbuchhaltungs-
system Addison übernommen – die hierfür
erforderliche Schnittstelle, wie für alle gängigen
FiBu-Produkte, stellte Lorenz zur Verfügung.
Thomas Neumann (Ltg. Vertragswesen) und Olaf Tomac
(Ltg. Verwaltung) sind mit den neuen Arbeitsabläufen
sichtlich zufrieden.
Der Bearbeitungsfortschritt einer Rechnung ist
nun transparent. Die Anfrage eines Lieferanten
nach dem Status der Rechnungsbearbeitung ist
in Sekunden beantwortbar.
„Welche Vorteile wir wirklich gewonnen haben,
ist noch nicht komplett betriebswirtschaftlich
ausgewertet. Sicher ist, dass wir mindestens
eine Halbtagskraft einsparen konnten. Wir sind
überzeugt noch ganz andere Optimierungs-
effekte mit unserer wegweisenden neuen
Organisation zu erzielen“ meint Winfried Jantz.
Nach der Bearbeitung der Rechnungen sollten
diese, zusammen mit allen sonstigen
Dokumenten (Lieferscheine, Korrespondenz mit
Lieferanten usw.) in das vorhandene
elektronische Archivierungssystem der bü-tec
wandern.
Im Zuge der Projektumsetzung entschied man
sich jedoch für den Einsatz von 2Charta-DMS
aus dem Hause Lorenz, weil auch hier ein
ausgereiftes Konzept für die elektronische
Ablage dieser kaufmännischen Dokumente –
sofort einsetzbar, ohne umfangreiche
Projektarbeit – zur Verfügung stand.
Die Einführung von 2Charta-DMS war so
reibungslos, dass sie von einigen Mitarbeitern
gar nicht bemerkt wurde, weil die Ablage sich
durch den Workflowprozess definiert.
Die Projektlaufzeit war mit gerade einmal zwei
Monaten von der Entscheidung bis zum
Pilotbetrieb extrem kurz.
Der personelle Aufwand und die Produktkosten,
bisher ein Grund weshalb solche Lösungen nur
in Großunternehmen zu finden sind, hielten sich
in einem sehr überschaubaren Rahmen.
Der Grund hierfür ist schnell ausgemacht: Die
Lorenz Workflow-Lösung ist ein Produkt und
kein Werkzeugkasten. Alles was für die
Bearbeitung erforderlich ist, ist vorhanden. Nur
die individuellen Arbeitsabläufe müssen
angepasst werden.
Die positiven Erfahrungen mit der Workflow
Anwendung hatten aber auch noch eine andere
Auswirkung: Die Lösung passt perfekt zum
Produktangebot der bü-tec für das digitale
Dokumenten-Management. Folgerichtig hat nun
FlowManager seinen festen Platz im
Produktangebot des MPS-Spezialisten. Was ist
in der Praxis kompetenter als die persönliche
Erfahrung?
Die nächsten Optimierungsschritte sind auch
schon definiert: „Mit Einführung unseres neuen
Warenwirtschaftssystems und dem Abgleich des
Workflows mit unserem Bestellwesen werden
wir noch einmal erhebliche Arbeitszeit einsparen
können“ ist Thomas Neumann überzeugt.
Weitere Informationen und Beratung:
LORENZ Orga-Systeme GmbH
Eschborner Landstraße 75
60489 Frankfurt, Germany
Telefon +49/69/78991-900
E-Mail: info@lorenz-orga.de
www.lorenz-orga.de