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3 Wege zu Projekt-, Portfolio- & Ressourcenmanagement – wie Sie Ihre PPM-Umgebung richtig einführen
- 1. Webinar Die 3 Wege zur individuell passenden Projekt-, Portfolio- und Ressourcen- management-Umgebung von Johann Strasser
- 2. Das passende Video zum Thema bei YouTube: VISIT US:
- 3. Agenda • Einführung • Warum ein PPM-System einführen • Warum PPM-Einführungen scheitern • Voraussetzungen zum Erfolg • 3 Einführungsvarianten • Ausbau mit Terminplanung • Einstieg mit Ressourcenmanagement • Einstieg mit Portfoliomanagement • Ihre Fragen
- 4. Einführung • Warum nehmen Sie heute teil? • Sie haben schon ein PPM-System eingeführt, aber es wird kaum genutzt? • Sie wollen ein PPM-System einführen und dabei keine Fehler machen? • Sie wollen ein PPM-System erweitern und suchen den nächsten Schritt? • Wir zeigen was alles dazu gehört und welche Wege Sie gehen können • Es geht nicht nur um Software, sondern auch um Prozesse und Personen • Wir zeigen heute keine konkrete Lösung eines Herstellers • Es geht um die verschiedenen Möglichkeiten des Einstiegs und der Erweiterung
- 5. Webinarreihe 09.02 heute 02.03 09/11.03 11 Argumente für ein PPM System 3 Wege zur Einführung eines PPM-Systems 23.03 Nutzen eines PMOs 30.03 10 Schritte zum Aufbau eines PMOs
- 7. Warum ein PPM-System einführen? • Sie brauchen das gute Gefühl, alle Projekte im Griff zu haben. • Dazu müssen … • im richtigen Moment die richtigen Entscheidungen getroffen werden, • die relevanten Daten aktuell vorliegen, • geeignete Tools betrieben werden, • passende Prozesse definiert sein, • und alle Beteiligten mitmachen.
- 8. Controlling Projektliste „The PPM-Paradise“ Pipeline Portfolio Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie Team A Team B Laufend Neu Szenario Initiierung 1 2 3 Projekte Status Auftrag Teams Zeiterfassung Aufgaben M D M D F S S Programme ?
- 9. „The PPM-Paradise“ Alles auf einmal funktioniert nicht Lieber klein anfangen, als groß scheitern
- 11. Zuviel Politik Die Einführung von PPM-Systemen ist immer internen politischen Strömungen und starken persönlichen Interessen ausgesetzt, die oft nicht zielführend sind. An den Tools scheitern die wenigsten, manche aber doch!
- 12. Controlling Projektliste Unbekannte Stakeholder Pipeline Portfolio Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie Team A Team B Laufend Neu Szenario Initiierung 1 2 3 Projekte Status Auftrag Teams Zeiterfassung Aufgaben M D M D F S S Programme € € €
- 13. Zuwenig Individualität viele ähnliche Projekte? unterschiedliche Projekte? Kundenaufträge? interne Projekte zur Produktentwicklung interne Projekte zur Organisationsentwicklung? IT-Projekte? Bau-Projekte? Softwareentwicklung? Instandhaltungsprojekte von Anlagen? Forschungsanteil? Entwicklungsanteil? Zusammenstellen/Zusammenbauen? Lange laufende Projekte über jahre? Kurze Projekte über Wochen? Arbeiten die selben Menschen in verschieden Rollen? Wieviel Support? Linientätigkeiten vs. Projekt? Matrixorganisation? Agile Methoden?
- 14. Diverse Gründe • Fehlendes gemeinsames Verständnis des Nutzens des PPM-Systems • Erwartung von zu viel Nutzen durch das PPM-System in zu kurzer Zeit • Falsche Priorisierung der einzelnen Elemente des PPM-Systems • Mangelnde Unterstützung für Transparenz aus dem Management • Keine abgestimmten Prozesse für die beteiligten Rollen • Zu komplizierte Methoden mit zu wenig Eigennutzen • Kein nutzbringendes oder gar kein PMO • Keine Begleitung der Beteiligten durch Change Management • …
- 15. Voraussetzungen für die erfolgreiche Einführung
- 16. Wieviele Projekt haben Sie? • Einzelprojektmanagement im Vordergrund • holen Sie drei gute Projektleiter • Individuelle Tools (MS-Project + Office / Jira …) • Das Ziel ist, die Abnahme zu schaffen • Budget in Zeit und Kosten einhalten • Regelmeetings pro Projekt • Wenig Investition in Standards • Besser individuell und persönlich drum kümmern • Multiprojektmanagement im Vordergrund • Ausbildungsprogramm für Projektleiter • Zentrales Tool • Projektliste und Projekttypen • Standardisierte Prozesse und Methoden • Portfoliomeetings • Projektübergreifende Ressourcenplanung • PMO
- 17. Das PMO als Garant für den Erfolg PMO Strategische Unterstützung Prozesse Methoden Tools Multi-PM & Ressourcen- Management Ausbildung Betreuung Projekt Durchführung
- 18. Controlling Projektliste Die Minimalvariante als erster Schritt Pipeline Portfolio Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie Team A Team B Laufend Neu Szenario Initiierung 1 2 3 Projekte Status Auftrag Teams Zeiterfassung Aufgaben M D M D F S S Programme
- 19. Projektliste Die Minimalvariante als erster Schritt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Status Projekt Status Auftrag TPG QuickStart Lösung https://www.theprojectgroup.com/quickstart
- 20. Prozess zur Aktualisierung Projektarbeit: Ergebnisse … Berichte: Zustände ? Portfoliomeeting Abweichungen ? Entscheidungen ! + Projekte Strategie Störungen Lieferungen Projektarbeit: Ergebnisse … Projektarbeit Ergebnisse … Berichte: Zustände ? Berichte Zustände ? PMO Vorbereitung Portfoliomeeting PMO Sicherstellung der Datenqualität
- 21. Voraussetzungen zum Erfolg People Process Tools + +
- 22. Schritte zur Einführung Ist – Analyse & Grobkonzept Vorbereitung & Spezifikation Implementierung Regelbetrieb Change Management – Erklären, statt befehlen Ankündigen Schulung ?
- 23. Project Management vs Change Management Change Management Project Management Kümmern um eine passende Lösungsfindung sowie effiziente Implementierung im Rahmen der gesteckten Ziele, Termine und Kosten. Kümmern um die betroffenen Personen, sodass die geschaffene Lösung auch angenommen und nutzbringend eingesetzt wird.
- 24. 3 Wege zum erfolgreichen Ausbau
- 25. Weiterer Ausbau mit Termin- und Aufgabenplanung
- 26. Projektliste PPM mit Termin- und Aufgabenplanung Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Status Auftrag Status
- 27. Projektliste PPM mit Termin- und Aufgabenplanung Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Status Auftrag Status Aufgaben Programme Pipeline
- 28. Anleitung zum Erfolg • Geeignete Projektstruktur mit Phasen und Liefergegenständen • Vorgangsinformationen wie Orte, beteiligte Firmen, Komponenten etc. • Sinnvolle Meilensteine an Übergabe- und Koordinationspunkten • Vollständige Verknüpfung der Vorgänge, automatische Berechnung • Basispläne um Änderungen sichtbar zu machen • Meilenstein Trendanalyse um weiter Entwicklungen abzuleiten • Verbindung mit detaillierter Aufgabenplanung aus agilem Umfeld
- 29. Standardisierte Projektstruktur und Basisplan
- 30. Webinar zum Thema Projektstrukturplan auf YouTube
- 31. Meilenstein - Trendanalyse 1 | Grobe Verschiebung in der Designphase des Projektes 3 | Netter Versuch für einen „Quick Win“ am Ende, aber ... 4 | man wurde doch von der Realität eingeholt... 2 | Man glaubte die Zeit komprimieren zu können Wie aus 8 Monaten mehr als 17 wurden... 1 2 3 4 1 2 3 4 Statusberichte Projektlaufzeit Kostenlose Version für MS Project
- 32. Projektübergreifende Abhängigkeiten PROJEKT A Vorgang 1 Vorgang 2 MST 1 Vorgang 3 MST 2 TPG ProjectLink PROJEKT B Vorgang 1 MST 1 Vorgang 2 MST 2 Vorgang 3 PROGRAMM X PROJEKT A MST 1 MST 2 PROJEKT B MST 1 MST 2
- 33. Projektübergreifende Abhängigkeiten Projektzeitraum Berichtszeitraum Programm PROJEKT A MST 1 MST 2 PROJEKT B MST 1 MST 2 PROJEKT A Vorgang 1 Vorgang 2 MST 1 Vorgang 3 MST 2 Meilenstein Vorgabe
- 34. Kombination klassischer Grobplanung und agiler Detailplanung Konzept Spezifikation Umsetzung Abnahme Statusmeetings Meilensteine Phasen (extern) Iterationen (intern)
- 35. FEIN (agil) GROB (klassisch) Kombination klassischer Grobplanung und agiler Detailplanung
- 36. Team(s) Projektleiter Kombination klassischer Grobplanung und agiler Detailplanung Teammitglieder
- 37. Webinar zum Thema Zusammenarbeit auf YouTube
- 39. Projektliste PPM mit Ressourcenmanagement Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Status Auftrag Status
- 40. Projektliste PPM mit Ressourcenmanagement Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Status Ressourcen Team A Team B Laufend Neu Szenario Projekte Status Auftrag Teams Zeiterfassung Aufgaben M D M D F S S Controlling
- 41. Anleitung zum Erfolg • Einigung mit dem Betriebsrat bezüglich Planungsgranularität und Zugriff • Planen Sie vollständig und gut genug – beginnen Sie auf Projektebene • Lassen Sie die Ausführenden selbst schätzen und sorgen Sie für das Teilen von Wissen • Geben Sie den Teamleitern ein für sie geeignetes Werkzeug • Lassen Sie Teamleiter Abwesenheiten und ALLE Aktivitäten ihrer Mitarbeitenden planen • Geben Sie für Projekte Zusicherungen nur auf Projektebene • Verbessern Sie die Detailplanung der Projekte im Laufe der Zeit
- 42. Abstimmung zwischen Teamleiter und Projektleiter Abwesenheiten Individuelle Linientätigkeiten Ressourcen Kapazität Projekt Verfügbarkeit Projekt A Projekt C Projektleiter Teamleiter Allgemeine Linientätigkeiten Projekt A Projekt B Projekt B Projekt C Anfrage? Zusage!
- 43. Teamplanung Vorgang 1 Vorgang 2 Vorgang 3 Vorgang 4 Vorgang 5 Vorgang 6 Vorgang 7 Team A Team B Team A Team B Team A Team A Team A TPG TeamManager Team A Jan Feb Mar Apr Mai Jim Verfügbarkeit 160h 160h 160h 160h 160h Projekt A, B, C, D,... Jack Verfügbarkeit 160h 160h 160h 160h 160h Projekt X Anfrage 200h 230h 250h 210h 100h Zusage 120h 160h 160h 120h 160h Abwesenheit 40h 40h 90h 110h 140h 110h 130h 40h 40h Linientät. 30h 50h 20h 10h 30h 90h 110h 80h 60h 150h 40h 40h 30h 50h 20h 10h 10h Projekt A 60h 50h -10h 10h -20h -40h 50h 40h 40h 30h 50h 20h 10h 10h 60h 50h Projekt X 100h 100h 100h 100h 100h 200h 230h 250h 210h 150h 200h 200h 200h 200h 150h 20h 0h -20h 0h 50h Projekt B 40h 60h 80h 60h 60h Projekt X 100h 100h 100h 100h 50h Team B Jan Feb Mar Apr Mai Projekt X Anfrage 20h 250h 30h Zusage 40h 240h 30h Projekt X Jan Feb Mar Apr Mai Team A 200h 230h 250h 210h 150h Jim Anfrage 100h 100h 150h 100h 100h Jack Anfrage 100h 130h 100h 110h 50h Team B Anfrage 20h 250h 30h Jim Team B Jim Team B Jack Jack Jim Teamleiter Projektleiter Teamleiter
- 44. Realistisch planen kann nur das Team selbst • Der tatsächliche Inhalt der Arbeitspakete war anfangs unklar • Die generelle Machbarkeit musste noch geklärt werden • Das Team musste noch fehlendes Wissen aufbauen • Die Teammitglieder haben parallele andere Aufgaben und brauchen länger • Das Team musste sich erst kennenlernen und einspielen • … Durchführung Eigene Schätzung Durchführung Nacharbeit Fremde Schätzung Nach arbeit
- 45. Teilen von Wissen Wissensteilung = Flow Guru = Engpass
- 46. Mit der Gesamtplanung der Teamleiter In 1-2 Monaten zur Vollständigkeit Einführungszeitraum Verfügbarkeit für Projekte Kapazität der Ressourcen 100% 80% Auslastung Vollständige Ressourcenplanung mit den Teamleitern Projektleiter (Genau?) Teamleiter (vollständig!)
- 47. Webinare zum Thema Ressourcenmanagement auf YouTube
- 49. Projektliste PPM mit Portfoliomanagement Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Status Auftrag Status
- 50. Projektliste PPM mit Portfoliomanagement Pipeline Portfolio Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Status Risiko Strategie Initiierung 1 2 3 Projekte Status Auftrag Team A Team B Laufend Neu Szenario
- 51. Anleitung zum Erfolg • Prozessdefinition für die Projektinitiierung • Kriterien, welches Vorhaben als Projekt behandelt werden muss • Strategische Treiber für die Priorisierung • Vollständige Übersicht der laufenden Projekte • Vergleich der Aufwands- (und Kosten-) Planung der neuen Projekte mit den verfügbaren Kapazitäten (und Budgets) • Besser vollständig und grob planen, als unvollständig und zu detailliert
- 52. Strategische Ausrichtung Strategie - Richtung festlegen -Ziele vorgeben Strategische Planung - Umsetzungsszenarien erarbeiten und prüfen - Prioritäten setzen - Entscheidungen treffen Ausführung - Genehmigte Projekte durchführen - Strategiebeiträge erzeugen und messen Die richtigen Projekte machen Die Projekte richtig machen
- 53. Projektportfolios Sales Pipeline Auftrags- projekte Interner Bedarf Organisations- projekte Produkt Roadmap Entwicklungs- projekte 100 70 50 30 25 … Ideen Ideen… Festlegung von Prioritäten 95 80 55 27 23 … Angebote Angebote Kunde 1 Kunde 2 Kunde 3 … Ideen… 100 70 50 30 25 … Ideen Festlegung von Prioritäten Schätzen von Wahrscheinlichkeiten
- 54. Priorität • Muss-Projekte brauchen nur eine Dringlichkeit • Kann-Projekte werden nach Wichtigkeit & Dringlichkeit priorisiert Wichtigkeit Dringlichkeit A C B X
- 55. Strategische Treiber Wichtigkeit Aufwand Treiber A Treiber B Treiber C Rang Strategie- beitrag Treiber A (3) Treiber B (2) Treiber C (1) Projekt A 1 10 3 1 Projekt B 2 10 2 2 Projekt C 3 8 3 2 Projekt D 4 8 1 2 1 Projekt E 5 7 1 2 Projekt F 6 4 1 2 Meist reicht aber die Einstufung von z.B. 50 Projekten in 10 A, 20 B, und 30 C Projekte. Wichtiger ist, dass Entscheider erreichbar sind und eine gute Entscheidungsgrundlage haben.
- 56. Portfoliomanagement Linie Vorschläge (Ideen, Kundenaufträge, Gesetze usw.) Schritt 1 Projektbeantragung Schritt 2 Projektwürdigkeitsanalyse Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Muss- Projekte Kann-Projekte Strategiebeitrag Schritt 6 Budget & Ressourcen (Rest) Budget & Ressourcen Verabschiedetes, strategisches Portfolio Schritt 7 Projekt A Projekt B Projekt C Projekt D Projekt E Priorität nach Dringlichkeit
- 57. Projektwürdigkeitsanalyse Kriterien Linientätigkeit Kleinprojekt Projekt Auswahl Anzahl der involvierten Bereiche 1 Bereich bis zu 3 Bereiche mehr als 3 Bereiche bis zu 3 Bereiche Größe des gesamten Projektteams 2-5 Personen ≥ 6 Personen ≥ 12 Personen ≥ 6 Personen Personalaufwand 10 PT - 30 PT 30 PT - 100 PT > 100 PT 30 PT - 100 PT Investitionen <10.000 € 10.000 – 50.000 € > 50.000 € 10.000 - 50.000 € Dauer 1 Monat - 3 Monate 4 Monate - 10 Monate > 10 Monate 4 Monate - 10 Monate Inhaltliche Komplexität gering mittel hoch hoch Neuartigkeit für das Projektteam gering mittel hoch gering Qualitätsrisiko gering mittel hoch mittel Außenwirkung gering mittel hoch gering Empfehlung Kleinprojekt Diese Excel - Vorlage können Sie von uns haben
- 58. Strategische Kapazitätsplanung Laufende Projekte Projekt A Projekt B TEAM A Skill A Neue Projekte Project C Project D TEAM A Skill B TPG PortfolioManager Neue Projekte Laufende Projekte MS Project, Jira, SAP, TPG CoRePlanner, etc. Kapazitäten Abwesenheiten Grundlasten MS Project, Jira, SAP, TPG TeamManager, etc.
- 59. Umfrage Mit welchem Schwerpunkt wollen Sie weitermachen? - Termin- und Aufgabenplanung - Ressourcenmanagement - Portfoliomanagement
- 61. Weitere Informationen im Blog
- 62. Seminar PMO Aufbau und Optimierung 10.-11.04.2022 online 05.-06.07.2022 online/München? Firmenseminare auf Anfrage bei Ihnen, bei TPG oder Online
- 63. Seminar Ressourcenmanagement 17.05.2021 Online 07.07.2021 Online/München? Firmenseminare auf Anfrage bei Ihnen, bei TPG oder Online
- 64. Nutzen Sie die PMO-Studie 2020 zur Leistungssteigerung Ihres Projektmanagements! „Die Studie verstärkt den Anspruch des Top- Managements zu den Top-Performern zählen zu wollen – und damit dessen Unterstützung für ein PMO einzutreten.“ Joachim Braun, Lenzing AG 50% Rabatt für Teilnehmende des Webinars