Der Workshop behandelt die Strategien zur Sicherung und Verwaltung von Vereinsarchiven, einschließlich der notwendigen Dokumente, Raum- und Klimabedingungen sowie digitaler Archivierung. Wichtige Aspekte sind die ordnungsgemäße Verzeichnung, Restaurierung und die Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen. Der Workshop bietet auch Literatur- und Linktipps für eine vertiefte Auseinandersetzung mit dem Thema.

1. Workshop „Vorbei und vergessen? Die
Lösung: Das Vereinsarchiv!“
Thomas Wolf
Siegen, 21.02.2013

2. Gliederung
 Allgemeine Einführung
 Sicherung der vorhandenen Unterlagen
 Ordnung und Verzeichnung
 Raum- und Klimabedingungen
 Restauratorische Tipps
 Digitales
 Nutzung
 Literatur/Links
2 Kreis Siegen-Wittgenstein 21. Februar 2013

3. Allgemeine Einführung
1) Rechtssicherheit
2) Öffentlichkeitsarbeit:
Dokumentation der Vereinsgeschichte
3 Kreis Siegen-Wittgenstein 21. Februar 2013

4. Allgemeine Einführung
Aufbau des Vereinsarchivs:
 verantwortliche Betreuung durch einen
Archivar:
– Sicherung der vorhandenen Unterlagen
(Zeitaufwand: 1 Woche)
– Sammlung der neuen Unterlagen
– Erstellung eines Findverzeichnisses
– Bereitstellung der Archivalien zur Nutzung und
Auswertung
4 Kreis Siegen-Wittgenstein 21. Februar 2013

5. Allgemeine Einführung
 möglichst zentrale Lagerung:
– Verein, der 25 Jahre lang aktiv ist, über Material
in der Größenordnung eines Laufmeters
5 Kreis Siegen-Wittgenstein 21. Februar 2013

6. Allgemeine Einführung
Archivischer Super-“Gau“
Vereinsauflösung
unklare Nachfolgeregelung
→ Kontakt zu Ihrem Kommunalarchiv!
6 Kreis Siegen-Wittgenstein 21. Februar 2013

7. Sicherung der vorhandenen Unterlagen
 Dokumente um die Vereinsgründung
 Verträge, Satzungen, Geschäftsordnungen
 sämtliche Protokolle
 Vorstands- und Mitgliederlisten
 Finanz- und Haushaltspläne, Beitrags- und
Kassenbücher
 Rechnungsbelege der letzten 10 Jahre,
ausgewählte Beispiele
7 Kreis Siegen-Wittgenstein 21. Februar 2013

8. Sicherung der vorhandenen Unterlagen
 Unterlagen zur Entwicklung des Vereins und
zum Vereinsleben (z. B. Übungsangebot,
Geräteverzeichnis, Wettkämpfe,
Festschriften usw.)
 Vereinszeitungen
 Fotos, Videoaufzeichnungen usw.
 Homepages, sonstige Webauftritte
8 Kreis Siegen-Wittgenstein 21. Februar 2013

9. Ordnung und Verzeichnung
1) Analyse des Ist-Bestandes
2) Gliederung
2) Archivgutbeschreibung:
ein-eindeutige Signatur
Titel
Laufzeit
9 Kreis Siegen-Wittgenstein 21. Februar 2013

10. Ordnung und Verzeichnung
 Womit?
Tabellenkalkulation (oder Textverarbeitung)
oder
MidosaXML (Archivschule Marburg)?
10 Kreis Siegen-Wittgenstein 21. Februar 2013

11. Raum- und Klimabedingungen
1) Wasser, Feuer
2) Vandalismus
3) „Diebstahl“
4) Tageslicht
11 Kreis Siegen-Wittgenstein 21. Februar 2013

12. Raum- und Klimabedingungen
1) Temperatur: Kühl: 16-18° C
2) Luftfeuchte: 50 %
3) Staubfrei
12 Kreis Siegen-Wittgenstein 21. Februar 2013

13. Restauratorische Tipps
1) Verpacken: Kartons ! (DIN ISO 16245:2012)
2) Umbetten in Mappen (DIN ISO 16245:2012)
3) Kein Metall
4) Keine Klebestreifen, kein Kleben
- Fotoecken
1) Keine Plastikeinlagen
13 Kreis Siegen-Wittgenstein 21. Februar 2013

14. Digitales
1) Doppelte Sicherung des Analogen
2) Formate:
Text, Tabellen, Präsentationen: PDF/A
Bilder: TIFF + jpeg (für Webauftritt)
Audio: WAV
Filme: mp4
14 Kreis Siegen-Wittgenstein 21. Februar 2013

15. Digitales
 Doppelt + an unterschiedlichen Orten
 Speichermedium:
– Externe Festplatte
– Glasdiscs
– „Cloud“ (vs. Eigentum)
15 Kreis Siegen-Wittgenstein 21. Februar 2013

16. Nutzung
 allen Interessenten Zugang zum Archivgut.
 Persönlichkeits- sowie Urheberrechte und
der Datenschutz bei (lebenden) Personen
sind zu wahren.
 Orientierung am Archivgesetz NRW
16 Kreis Siegen-Wittgenstein 21. Februar 2013

17. Literaturtipp
Sammeln, Archivieren, Auswerten. Ein Leitfaden für
Vereinsarchive, Festschriften und Jubiläumsausstellungen.
Maulbronn: Institut für Sportgeschichte Baden-Württemberg e.V.,
2000, ISBN 3-933486-20-3
Praktische Archivkunde : ein Leitfaden für Fachangestellte für
Medien- und Informationsdienste - Fachrichtung Archiv / hrsg. im
Auftrag des LWL-Archivamtes für Westfalen von Norbert Reimann;
Red.: Wolfgang Bockhorst und Hans-Jürgen Höötmann. - 2.
überarb. Aufl. - Münster: Ardey-Verl., 2008. - 370 S. - ISBN 978-3-
87023-255-9.
17 Kreis Siegen-Wittgenstein 21. Februar 2013

18. Linktipps:
 http://www.rheinisches-schuetzenmuseum.de/joom
 http://www.vitaminb.ch/static/files/arbeitshilfe
n/Vereinsarchiv.pdf
 http://www.forum-bestandserhaltung.de/
 http://de.wikipedia.org/wiki/Archivgesetz_Nor
drhein-Westfalen
18 Kreis Siegen-Wittgenstein 21. Februar 2013

19. Noch Fragen?
Bei Rückfragen:
Thomas Wolf
Telefon: 0271/333 15 10
E-Mail: t.wolf@siegen-wittgenstein.de
Blog: http://www.siwiarchiv.de
19 Kreis Siegen-Wittgenstein 21. Februar 2013

20. Vielen Dank
für Ihre Aufmerksamkeit!