Instandhaltungstage 2025
Vorstellung der Grundlagen –
SAP EAM Best Practice Prozesse
Hamburg, 11. Februar 2025
Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP
EAM Best Practice Prozesse
1
Agenda
Instandhaltungstage 2025 in Hamburg
1 Vorstellung
2 Warum SAP EAM Best Practice Prozesse und worin liegt der Unterschied zum
SAP EAM Core?
3 Welche SAP EAM Best Practice Prozessphasen gibt?
4 Welche SAP EAM Best Practice Rollen gibt es?
5 Welche SAP EAM Best Practice Prozesse gibt es? Fokus - Private Cloud / On-
Premise
6 Wenn alle die gleichen Prozesse nutzen, wo liegt der Wettbewerbsvorteil?
7 Informationen zu SAP EAM Best Practice Prozesse
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EAM Best Practice Prozesse
2
01 Vorstellung
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Zur Person
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4
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EAM Best Practice Prozesse
Dipl.-Ing. Allgemeiner Maschinenbau
Thomas Schäfer
Geschäftsführender Gesellschafter der RES Consulting GmbH
seit mehr als 25 Jahren Erfahrung als Berater in folgenden Themengebieten
▪ Instandhaltungs- und Servicemanagement
▪ Dokumentenmanagement
▪ Materialwirtschaft im Bereich Ersatzteilverwaltung und Dienstleistungsbeschaffung
▪ Datenmigration und Massendatenverarbeitung
DSAG stellv. Sprecher AK Instandhaltungsmanagement
VCI Mitglied AK Anlagen- und Chemiepark-Management
Branchen Kenntnisse
▪ Chemische u. Petrochemische Industrie
▪ Stahlerzeugende Industrie
▪ Pharmazeutische Industrie
▪ Ferngasnetzbetreiber
▪ Bahninfrastrukturbetreiber
▪ Lebensmittelindustrie
Das Unternehmen
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EAM Best Practice Prozesse
5
RES Consulting GmbH
gegründet 09/2005
aktuell 12 festangestellte Mitarbeiter
Netzwerk von mehr als 40 freiberuflich tätigen Beratern
Beratung von Fachabteilungen bei der
▪ Einführung / Rollout von SAP im Bereich Logistik
▪ Standardisierung von Stammdaten, Prozessen und Auswertungen in
SAP
Branchen Kenntnisse
▪ Chemische u. Petrochemische Industrie
▪ Stahlerzeugende Industrie
▪ Pharmazeutische Industrie
▪ Ferngasnetzbetreiber
▪ Bahninfrastrukturbetreiber
▪ Lebensmittelindustrie
Unser Ansatz – Sicherstellung wertschöpfende Informationen
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Entscheidungs- oder Planungsprozess
Wertschöpfende Informationen
Standardisierte Berichte
Standardisierte Prozesse und Rollen
Vollständige und Konsistente Stammdaten
Rückmeldung
Datenqualitätsniveau
Rückmeldung
Datenqualitätsniveau
SAP EAM Best Practice Prozesse
Entscheidungs- oder Planungsprozess
Unser Grundsatz – Weniger ist oft mehr
Instandhaltungstage 2023
Wertschöpfende Informationen
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»So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich«
Ein Datenfriedhof, der nur um seiner selbst willen aufgebaut wird, der niemanden interessiert,
den sich niemand ansieht, den niemand auswertet und der nur Aufwand bei der Datenerfassung
und Datenpflege bedeutet, ist nicht sinnvoll. Erfassen Sie also nur Daten, die für Sie auch
Informationen sind.
Quelle: Prof. Karl Liebstückel „Instandhaltung mit SAP S/4 HANA – Das Praxisbuch“; Seite 173
02
Warum SAP EAM Best Practice Prozesse und worin
liegt der Unterschied zum SAP EAM Core?
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SAP S/4HANA - Betreibermodelle
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SAP Best Practice
S/4HANA Cloud,
Private Cloud Edition
S/4HANA
On-Premise
S/4HANA Cloud,
Public Cloud Edition
SAP UI5, WebDynpro SAP UI5, WebDynpro
SAP UI5, WebDynpro,
SAP GUI
SAP Best Practice,
SAP S/4 EAM Core
SAP Best Practice,
SAP S/4 EAM Core
Ankündigung von Christian Klein, CEO und Mitglied des Vorstands von SAP auf der
Bilanzpressekonferenz am 20. Juli 2025:
Neueste Innovation von SAP nur in der Cloud verfügbar!
Was bedeutet das konkret?
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S/4HANA Cloud,
Private Cloud Edition
S/4HANA
On-Premise
S/4HANA Cloud,
Public Cloud Edition
SAP S/4HANA Cloud, Public Edition oder
SAP S/4HANA Cloud, Private Edition über GROW with
SAP-Verträgen oder RISE with SAP-Verträgen
Neueste Innovation von SAP nur in der Cloud verfügbar, d.h.
großen Entwicklungen der SAP für Künstliche Intelligenz,
generative KI, Nachhaltigkeitsfeatures oder größere
Funktionsbausteine / Erweiterungen, die auf der Business
Technology Platform basieren
Bedeutet nicht, das On-
Premise-Lösungen
funktional nicht
weiterentwickelt werden.
On-Premise Kunden
profitieren nicht von den
großen Entwicklungen.
SAP S/4HANA Asset Management – Closed Loop
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Quelle SAP
Unterschied SAP S/4HANA EAM Core u. Best Practice Prozessen
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SAP EAM Core Prozesse SAP EAM Best Practice Prozesse
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Alle bekannten SAP EAM Stammdaten sind identisch:
Standortwerk, Planungswerk, Planergruppen, Arbeitsplätze
Technische Objekte (TP u. Equi), Messpunkte, Stücklisten, Arbeitspläne, Wartungspläne, Checklisten
Instandhaltungsabwicklung basiert auf
Meldungs- und Auftragsarten, denen ein
Statusschema zugeordnet ist,
mit Systemstatus und kundenspezifischen
Anwenderstatus
Instandhaltungsabwicklung basiert auf
Meldungs- und Auftragsarten, denen ein
Prozesskontext mit Phasen zugeordnet ist,
wobei Phasen durch Kombinationen
verschiedener Systemstatus definiert sind, die
gesetzt sind, gesetzt werden können oder
gesetzt waren
SAP EAM Best Practice – IMG Customizing
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SAP EAM Best Practice – IMG Customizing
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Unterschied SAP S/4HANA EAM Core u. Best Practice Prozessen
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SAP EAM Core Prozesse SAP EAM Best Practice Prozesse
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▪ SAP GUI, WebDynpro und teilweise SAP
Fiori Apps
▪ Unteraufträge
▪ Aufarbeitungsaufträge
▪ Revisionsnummern
▪ SAP Fiori Apps (teilweise SAP WebDynpro
oder „fiorisierte Transaktionen“)
▪ keine Unteraufträge
▪ (noch) keine Aufarbeitungsaufträge
▪ Planungsmappen
03 Welche SAP EAM Best Practice Prozessphasen gibt?
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SAP EAM Best Practice Hauptphasen
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Anfordern
Meldung
Anfordern:
▪ In dieser Phase wird eine Instandhaltungsmaßnahme für ein technisches Objekt angefordert.
▪ Es stehen nur die Datenfelder einer Meldung zur Verfügung, die erforderliche sind, um die Ursache für eine
Instandhaltungsmaßnahme zu beschreiben, inkl. der Möglichkeit Fotos und Videos anzuhängen.
▪ Die abgesendete Instandhaltungsanforderung geht in die Phase Überprüfen über.
SAP EAM Best Practice Hauptphasen
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Anfordern Überprüfen
Meldung Meldung
Überprüfen:
▪ In dieser Phase werden eingegangene Instandhaltungsanforderungen überprüft, ob der zugrundeliegende
Sachverhalt ausreichend beschrieben ist. Wenn die Informationen nicht ausreichen, können Sie die
Anforderung an den Ersteller zurücksenden.
▪ Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:
(1) Annehmen
(2) Ablehnen
(3) Aktion anfordern
▪ Angenommene Instandhaltungsanforderungen gehen in die Phase Planung über.
SAP EAM Best Practice Hauptphasen
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Anfordern Überprüfen Planung
Meldung Meldung Meldung
Auftrag
Planung:
▪ In dieser Phase erfolgt die Planung von Instandhaltungsaufträgen mit oder ohne Nutzung von
Arbeitsplänen. Es können mehrere genehmigte Instandhaltungsanforderungen zu einem
Instandhaltungsauftrag zusammengefasst werden.
▪ Wenn die Instandhaltungsauftragsart für die Kostengenehmigung konfiguriert ist, sendet der Planer den
Auftrag zur Kostengenehmigung und er geht in Phase Genehmigung über.
▪ Ist die Kostengenehmigung nicht konfiguriert, kann man den Instandhaltungsaufträge zur Vorbereitung
freigeben und er geht in Phase Vorbereitung über.
SAP EAM Best Practice Hauptphasen
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Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung
Meldung Meldung Meldung
Auftrag Auftrag
Genehmigung:
▪ In dieser Phase werden die geplanten Kosten eines Instandhaltungsauftrags genehmigt, dabei werden die
Baseline-Kosten gleich den Plankosten gesetzt.
▪ Genehmigte Aufträge können freigegeben werden.
▪ Nachdem Sie einen Auftrag freigeben, geht der Auftrag in die Phase Vorbereitung über.
SAP EAM Best Practice Hauptphasen
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Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung
Meldung Meldung Meldung
Auftrag Auftrag Auftrag
Vorbereitung:
▪ In dieser Phase wird die Verfügbarkeit aller erforderlichen Ressourcen, Ersatzteile und Dienstleistungen
geprüft. Die Verfügbarkeit aller erforderlichen Ressourcen wird durch farbige Symbole verdeutlicht.
▪ Anhand von farbigen Symbolen, werden die wichtigen Phasen im Beschaffungsprozess dargestellt und
man kann ausstehende Beschaffungsaktivitäten für Nichtlagerkomponenten und Dienstleistungen
identifizieren und die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, damit diese termingerecht abgeschlossen
werden können.
▪ Sind alle erforderlichen Ressourcen verfügbar, kann man den Status auf in Bereit für Terminierung setzen,
geht der Auftrag in die Phase Terminierung über.
F5105 – Verwaltung Arbeitsvorrat
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▪ Phasenbasierte Planungsmappen Übersicht nach Phasen, Art, Beschaffung und Herkunft
▪ Navigation in die für die Phase entsprechende App
Quelle SAP
F5105 – Verwaltung Arbeitsvorrat → Absprung F4073
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▪ Übersicht Verfügbarkeit Lagermaterial, Nicht-Lagermaterial, Dienstleistungen und Ressourcen
▪ Sicht auf die Beschaffungsmeilensteine / Belastung der Arbeitsplätze
Quelle SAP
SAP EAM Best Practice Hauptphasen
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Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung
Meldung Meldung Meldung
Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag
Terminierung:
▪ In dieser Phase werden die Termine und der ausführende Arbeitsplatz für Vorgänge und Untervorgänge von
Instandhaltungsaufträgen geplant und bestätigt. Den Vorgängen und Untervorgängen können auch
Mitarbeiter zugewiesen werden, die für die Ausführung verantwortlich sein sollen.
▪ Bei einer Terminierung ohne "Ressourceneinsatzplanung" gehen die Instandhaltungsaufträge mit
sämtlichen Vorgängen in die Subphase Bereit für Ausführung der Phase Ausführung über.
▪ Bei einer Terminierung mit "Ressourceneinsatzplanung" werden einzelne Vorgänge und Untervorgänge
eingeplant und damit die entsprechenden Aufträge in die Phase Ausführung verschoben.
SAP EAM Best Practice Hauptphasen
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Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung
Meldung Meldung Meldung Meldung
Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag
Ausführung:
▪ In dieser Phase werden alle eingeplanten Vorgänge und Untervorgänge der Instandhaltungsaufträge ausgeführt
▪ Folgende Tätigkeiten können in der F5104A durchgeführt werden:
(1) Nicht zugeordnete Vorgänge sich selber zuordnen
(2) Arbeitszeit mit Rückmeldetext und Endrückmeldung erfassen, auch für andere Mitarbeiter
(3) Messbelege zu Messpunkten erfassen
(4) Geplante und ungeplante Materialentnahmen buchen, inkl. Retouren für geplante Materialien
(5) Dokumente zu Auftrag, Vorgang oder technischem Objekt anhängen
(6) Checklisten ausfüllen
▪ Nach dem alle vorgelagerten und Hauptarbeiten abgeschlossen sind wird der Status auf Hauptarbeit
abgeschlossen gesetzt und der Auftrag erscheint in der Phase Nachgelagerte Arbeiten.
F5104A – Instandhaltungsmaßnahme ausführen
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▪ Auftragsvorgänge auswählen, die einem Mitarbeiter zugeordnet wurden
▪ Auftragsvorgänge, die noch niemanden zugeordnet sind, sich selber zuordnen
Quelle SAP
F5104A – Instandhaltungsmaßnahme ausführen
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▪ Rückmeldung von Arbeitszeiten für sich und beteiligte Mitarbeiter
▪ Buchen von geplanten und ungeplanten Materialentnahmen sowie Retouren für geplantes
Material
▪ Erfassen von Checklisten, Messbelegen, Schadens- / Ursachencodes und Dokumente
Quelle SAP
SAP EAM Best Practice Hauptphasen
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Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung
Nachgelagerte
Arbeiten
Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung
Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag
Nachgelagerte Arbeiten:
▪ In dieser Phase werden alle Vorgänge und Untervorgänge ausgeführt, die als nachgelagerten Arbeit
gekennzeichnet wurden, und zurückgemeldet. Nach erfolgter Endrückmeldung der nachgelagerten Arbeiten
wird der Status auf Arbeit erledigt gesetzt.
▪ Nachdem alle Arbeiten rückgemeldet wurden, erfolgt eine finale Überprüfung der rückgemeldeten Daten.
Anschließend wird der Instandhaltungsauftrag manuell auf den Status Technisch abgeschlossen gesetzt
und geht damit in die Phase Abschluss über.
SAP EAM Best Practice Hauptphasen
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Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung
Nachgelagerte
Arbeiten
Abschluss
Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung
Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag
Abschluss:
▪ In der Phase Abschluss erfolgt die Abrechnung des Instandhaltungsauftrag und der Status wird auf
Kaufmännisch abgeschlossen gesetzt und geht damit in die Subphase Geschlossen über.
▪ Das abrechnen und das kaufmännisch abschließen kann manuell oder automatisiert durch einen Job
erfolgen.
SAP EAM Best Practice Prozesse – Phasen und Subphasen
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04 Welche SAP EAM Best Practice Rollen gibt es?
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Unterscheidung Begriffe Rollen und Qualifikation
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Definition Rolle
▪ Eine Rolle fasst nachvollziehbar thematisch
miteinander verbundene Verantwortlichkeiten,
Entscheidungskompetenzen und primäre
Aufgaben in geeigneter Komplexität zusammen.
▪ Für die Ausübung bestimmter Rollen, benötigen
Personen ggf. eine entsprechende Qualifikation.
Definition Qualifikation
▪ Qualifikation ist eine durch Ausbildung, Erfahrung
oder Ähnlichem erworbene Befähigung zur
Ausführung einer bestimmten [beruflichen]
Tätigkeit.
▪ Qualifikationen werden in der Regel durch
Zeugnisse oder Ernennungen nachgewiesen
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Quelle: Technische Universität Dresden – Vortrag: „Vom Prozessmodell
zum Rollenmodell und zurück “
Quelle: www.google.de Wörterbuch
SAP EAM Best Practice Rollen im Prozess
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Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung
Nachgelagerte
Arbeiten
Abschluss
Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung
Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag
Mitarbeiter
(Employee)
Mitarbeiter (Employee):
▪ Erfasst Instandhaltungsanforderungen
▪ Überwacht seine Instandhaltungsanforderungen
SAP EAM Best Practice Rollen im Prozess
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Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung
Nachgelagerte
Arbeiten
Abschluss
Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung
Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag
Ausführungs-
verantwortlicher
(Supervisor)
Ausführungs-
verantwortlicher
(Supervisor)
Ausführungsverantwortlicher (Supervisor):
▪ Bewertet Instandhaltungsanforderungen und nimmt diese an oder lehnt sie ab
▪ Bearbeitet ggf. Informationen zur Störung, Zuständigkeit, Priorität und weitere Details
▪ Schließt Aufträge technisch ab, wenn diese sach- und fachgerecht durchgeführt wurden, inklusive
Abschluss der zugehörigen Meldungen
SAP EAM Best Practice Hauptphasen im Prozess
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Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung
Nachgelagerte
Arbeiten
Abschluss
Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung
Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag
Arbeitsvorbereiter
(Planer)
Arbeitsvorbereiter
(Planer)
Arbeitsvorbereiter (Planer):
▪ Plant im Auftrag durchzuführende Vorgänge und Materialien
▪ Initiiert bei Bedarf BAnfen
▪ Stellt vor der Ausführung sicher, dass alle erforderlichen Ressourcen termingerecht zur Verfügung stehen
SAP EAM Best Practice Rollen im Prozess
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Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung
Nachgelagerte
Arbeiten
Abschluss
Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung
Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag
Verantwortliche Person
(Responsable Person)
Verantwortliche Person (Responsable Person):
▪ Genehmigt die Kosten eines Auftrags vor Ausführung, ggf. erst dann wenn Kriterien erfüllt sind z.B. ab
gewissen Plankosten
▪ Dies ist keine Genehmigung von BAnfen oder Arbeitserlaubnisse!
SAP EAM Best Practice Rollen im Prozess
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Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung
Nachgelagerte
Arbeiten
Abschluss
Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung
Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag
Termin- / Einsatzplaner
(Planer / Scheduler)
Termin- / Einsatzplaner (Planer Scheduler):
▪ Stimmt die Ausführungstermine mit allen Beteiligten ab und verwaltet diese im Auftrag
▪ Weißt die ausführenden Fachkräfte zu Auftragsvorgängen zu
SAP EAM Best Practice Rollen im Prozess
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Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung
Nachgelagerte
Arbeiten
Abschluss
Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung
Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag
Ausführende Fachkraft
(Technician)
Ausführende Fachkraft
(Technician)
Ausführende Fachkraft (Technician):
▪ Meldet Arbeitszeiten für sich und ggf. für andere Mitarbeiter zurück
▪ Bucht Materialentnahmen für geplante und ungeplante Materialien
▪ Bucht Retouren für entnommenes geplantes Material, das nicht benötigt wurde
▪ Erfasst Messbelege
▪ Füllt SAP EAM Checklisten aus
▪ Erfasst Dokumente zu Aufträgen, Auftragsvorgängen oder technischen Objekten
SAP EAM Best Practice Rollen im Prozess
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EAM Best Practice Prozesse
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EAM Stammdatenverwalter (Master Data Specialist)
▪ Verwaltet alle EAM relevanten Stammdaten im System
Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung
Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag
Stammdatenverwalter
(Master Data Specialist)
Rolle ist in Planung!
Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung
Nachgelagerte
Arbeiten
Abschluss
Mitarbeiter
(Employee)
Arbeitsvorbereiter
(Planer)
Verantwortliche Person
(Responsable Person)
Termin- / Einsatzplaner
(Planer / Scheduler)
Ausführende Fachkraft
(Technician)
Arbeitsvorbereiter
(Planer)
Ausführungs-
verantwortlicher
(Supervisor)
Ausführende Fachkraft
(Technician)
Ausführungs-
verantwortlicher
(Supervisor)
Häufige Fragen zu SAP EAM Best Practice Prozessen
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EAM Best Practice Prozesse
41
▪ Muss man jeder Rolle einen Mitarbeiter
zuordnen?
▪ Kann man die SAP Best Practice Rollen
zusammenfassen?
▪ Kann man Phasen in den Best Practice
Prozessen überspringen?
▪ Nein, ein Mitarbeiter kann N Rollen haben.
▪ Ja, aber man sollte die SAP Best Practice
Rollen so belassen, wie sie im Standard
definiert sind.
▪ Ja, man kann auch eigenen
Prozesskontext definieren
05
Welche SAP EAM Best Practice Prozesse gibt es?
Fokus - Private Cloud / On-Premise
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Aktuelle SAP EAM Best Practice Prozesse
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Public Cloud
▪ Improvement Maintenance (4VT)
▪ Integration with Asset Central Foundation
(3YE)
▪ Maintenance Resource Scheduling (43R)
▪ Operational and Overhead Maintenance (4WM)
▪ Proactive Maintenance (4HI)
▪ Reactive Maintenance (4HH)
▪ SAP Maintenance Assistant (4RV)
Private Cloud / On-Premise
▪ Maintenance Resource Scheduling (43R)
▪ Proactive Maintenance (4HI)
▪ Reactive Maintenance (4HH)
Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP
EAM Best Practice Prozesse
43
Wichtig:
Alle Best Practice der Private Cloud sind auch
On-Premise lauffähig.
Reaktive Instandhaltung (4HH) – Standard Prozesskontext LEER
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EAM Best Practice Prozesse
Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung
Nachgelagerte
Arbeiten
Abschluss
Mitarbeiter
(Employee)
Arbeitsvorbereiter
(Planer)
Verantwortliche Person
(Responsable Person)
Termin- / Einsatzplaner
(Planer / Scheduler)
Ausführende Fachkraft
(Technician)
Arbeitsvorbereiter
(Planer)
Ausführungs-
verantwortlicher
(Supervisor)
Ausführende Fachkraft
(Technician)
Ausführungs-
verantwortlicher
(Supervisor)
Ablehnen / Aktion
erforderlich
Ablehnen
SAP Ressource-
scheduling
SAP oder Non-SAP
mobile Lösung
Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung
Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag
Ausführende Fachkraft
(Technician)
Reaktive Instandhaltung (4HH) –Prozesskontext NOTFALLARBEITEN
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Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP
EAM Best Practice Prozesse
Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung
Nachgelagerte
Arbeiten
Abschluss
Ausführende Fachkraft
(Technician)
Ausführungs-
verantwortlicher
(Supervisor)
Ausführende Fachkraft
(Technician)
Meldung
Auftrag
Meldung Meldung Meldung
Auftrag Auftrag
Ausführende Fachkraft
(Technician)
Reaktive Instandhaltung (4HH) –Prozesskontext GERINGFÜGIGE ARBEITEN
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Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP
EAM Best Practice Prozesse
Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung
Nachgelagerte
Arbeiten
Abschluss
Ausführende Fachkraft
(Technician)
Ausführungs-
verantwortlicher
(Supervisor)
Meldung
Meldung Meldung
Proaktive Instandhaltung (4HI) – kein Prozesskontext
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Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP
EAM Best Practice Prozesse
Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung
Nachgelagerte
Arbeiten
Abschluss
Termin- / Einsatzplaner
(Planer / Scheduler)
Ausführende Fachkraft
(Technician)
Arbeitsvorbereiter
(Planer)
Ausführungs-
verantwortlicher
(Supervisor)
Ausführende Fachkraft
(Technician)
SAP Ressource-
scheduling
SAP oder Non-SAP
mobile Lösung
Meldung Meldung Meldung
Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag
Meldung
Terminierter
Wartungsplan
Stammdatenverwalter
(Master Data Specialist)
Potentielle zukünftige SAP EAM Best Practices / Sub-Prozesse
Instandhaltungstage 2025 in Hamburg
▪ Inspection Rounds
▪ Recommendation Implementation aus APM
▪ Predictive Maintenance
▪ Collaborative Maintenance
▪ Improvement Maintenance
▪ Operational and Overhead Maintenance
▪ In-House Refurbishment
▪ Refurbishment with Subcontractors
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EAM Best Practice Prozesse
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06
Wenn alle die gleichen Prozesse nutzen, wo liegt der
Wettbewerbsvorteil?
Instandhaltungstage 2025 in Hamburg
Wettbewerbsvorteile ergeben sich durch die Unterschiede in …
Instandhaltungstage 2025 in Hamburg
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EAM Best Practice Prozesse
50
… der Aufbauorganisation, d.h. wie werden die Rollen auf Mitarbeiter aufgeteilt und wie gut nehmen
die Mitarbeiter die Rollen war → Prozessqualität
… der Ablauforganisation, d.h. welche Anweisungen gibt es für die Durchführung einer Phase und
wie gut setzten die Mitarbeiter die Anweisungen um → Prozessqualität
… der Vollständigkeit und Konsistenz der Stammdaten und der Vorgabe, welche Daten in welcher
Phase zu erfassen Daten sind → Datenqualität
Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung
Nachgelagerte
Arbeiten
Abschluss
Mitarbeiter
(Employee)
Arbeitsvorbereiter
(Planer)
Verantwortliche Person
(Responsable Person)
Termin- / Einsatzplaner
(Planer / Scheduler)
Ausführende Fachkraft
(Technician)
Arbeitsvorbereiter
(Planer)
Ausführungs-
verantwortlicher
(Supervisor)
Ausführende Fachkraft
(Technician)
Ausführungs-
verantwortlicher
(Supervisor)
07 Informationen zu SAP EAM Best Practice Prozesse
Instandhaltungstage 2025 in Hamburg
Empfehlung
Instandhaltungstage 2025 in Hamburg
Ausprobieren der EAM Best Practice Prozesse in virtuellen Sandbox-Systems, dass man über
die SAP Cloud Appliance Library mieten kann:
▪ vollständig konfiguriert
▪ Stammdaten, um die Testskripte der SAP EAM Best Practice Prozesse durchzuarbeiten, sind
enthalten
▪ Schnelle Einrichtung und Aktivierung bei Cloud-Anbieter (Microsoft, Amazon oder Google)
(https://cal.sap.com/ und https://cal.sap.com/catalog#/applianceTemplates)
Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP
EAM Best Practice Prozesse
52
Seite 52
SAP EAM Best Practice Prozesse – Wichtige Fiori Apps
Instandhaltungstage 2025 in Hamburg
53
Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP
EAM Best Practice Prozesse
Quelle SAP
SAP EAM Best Practice Prozesse – Wichtige Fiori Apps
Instandhaltungstage 2025 in Hamburg
54
Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP
EAM Best Practice Prozesse
Quelle SAP
Quelle SAP
Wichtige Links zum Thema SAP EAM Best Practice Prozesse
Instandhaltungstage 2025 in Hamburg
▪ SAP Online Hilfe – Phasenbasierter Instandhaltungsprozess
▪ SAP Fiori Libary – Übersicht aller SAP Fiori Apps
▪ Roadmap der SAP
▪ SAP S/4HANA Cloud Private Edition | SAP Community Fragen an SAP Community
▪ SAP-Blogartikel – Getting Started with Phase Model in Maintenance Management
▪ SAP-Blogartikel – Highlights for Asset Management in SAP S/4HANA 2021
▪ SAP-Hinweis 3478936 – Erste Schritte mit dem Phasenmodell im Instandhaltungsmanagement
▪ SAP-Hinweis 3365558 – Einschränkungshinweis für instandhaltungsauftragsbezogene Erweiterungen
▪ SAP Schulung S43400 – Exploring Advanced Functions in Maintenance Processing
▪ SAP-Hinweis 3306826 – Checklisten im EAM
Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP
EAM Best Practice Prozesse
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Wichtige Links zum Thema SAP EAM Best Practice Prozesse
Instandhaltungstage 2025 in Hamburg
SAP Learning (https://learning.sap.com/)
▪ Introducing the Phase Model (Link)
▪ Working with Scope Items (Link)
▪ Applying SAP S/HANA Asset Management (Link)
Checklisten
▪ Blog: Set up your SAP S/4HANA system for EAM Inspection Checklists
▪ SAP Hilfe: Überblick über den Checklistenprozess
▪ SAP-Hinweis 3306826 - EAM Checklists: Business Feature EAM_IDMS (provides further functional
features)
Scheduling
▪ Maintenance Resource Scheduling with SAP Fiori (Blog)
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EAM Best Practice Prozesse
Kontakt
+49 2843 / 95 866 0
schaefer@resconsulting.de
Orsoyer Str. 8, 47495 Rheinberg
www.resconsulting.de
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EAM Best Practice Prozesse
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VIELEN DANK FÜR
IHRE AUFMERKSAMKEIT
Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP
EAM Best Practice Prozesse
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SAP EAM Best Practice Prozesse - Grundlagen

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    Instandhaltungstage 2025 Vorstellung derGrundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse Hamburg, 11. Februar 2025 Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 1
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    Agenda Instandhaltungstage 2025 inHamburg 1 Vorstellung 2 Warum SAP EAM Best Practice Prozesse und worin liegt der Unterschied zum SAP EAM Core? 3 Welche SAP EAM Best Practice Prozessphasen gibt? 4 Welche SAP EAM Best Practice Rollen gibt es? 5 Welche SAP EAM Best Practice Prozesse gibt es? Fokus - Private Cloud / On- Premise 6 Wenn alle die gleichen Prozesse nutzen, wo liegt der Wettbewerbsvorteil? 7 Informationen zu SAP EAM Best Practice Prozesse Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 2
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    Zur Person Instandhaltungstage 2025in Hamburg 4 Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse Dipl.-Ing. Allgemeiner Maschinenbau Thomas Schäfer Geschäftsführender Gesellschafter der RES Consulting GmbH seit mehr als 25 Jahren Erfahrung als Berater in folgenden Themengebieten ▪ Instandhaltungs- und Servicemanagement ▪ Dokumentenmanagement ▪ Materialwirtschaft im Bereich Ersatzteilverwaltung und Dienstleistungsbeschaffung ▪ Datenmigration und Massendatenverarbeitung DSAG stellv. Sprecher AK Instandhaltungsmanagement VCI Mitglied AK Anlagen- und Chemiepark-Management Branchen Kenntnisse ▪ Chemische u. Petrochemische Industrie ▪ Stahlerzeugende Industrie ▪ Pharmazeutische Industrie ▪ Ferngasnetzbetreiber ▪ Bahninfrastrukturbetreiber ▪ Lebensmittelindustrie
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    Das Unternehmen Instandhaltungstage 2025in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 5 RES Consulting GmbH gegründet 09/2005 aktuell 12 festangestellte Mitarbeiter Netzwerk von mehr als 40 freiberuflich tätigen Beratern Beratung von Fachabteilungen bei der ▪ Einführung / Rollout von SAP im Bereich Logistik ▪ Standardisierung von Stammdaten, Prozessen und Auswertungen in SAP Branchen Kenntnisse ▪ Chemische u. Petrochemische Industrie ▪ Stahlerzeugende Industrie ▪ Pharmazeutische Industrie ▪ Ferngasnetzbetreiber ▪ Bahninfrastrukturbetreiber ▪ Lebensmittelindustrie
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    Unser Ansatz –Sicherstellung wertschöpfende Informationen Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 6 Entscheidungs- oder Planungsprozess Wertschöpfende Informationen Standardisierte Berichte Standardisierte Prozesse und Rollen Vollständige und Konsistente Stammdaten Rückmeldung Datenqualitätsniveau Rückmeldung Datenqualitätsniveau SAP EAM Best Practice Prozesse
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    Entscheidungs- oder Planungsprozess UnserGrundsatz – Weniger ist oft mehr Instandhaltungstage 2023 Wertschöpfende Informationen Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 7 »So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich« Ein Datenfriedhof, der nur um seiner selbst willen aufgebaut wird, der niemanden interessiert, den sich niemand ansieht, den niemand auswertet und der nur Aufwand bei der Datenerfassung und Datenpflege bedeutet, ist nicht sinnvoll. Erfassen Sie also nur Daten, die für Sie auch Informationen sind. Quelle: Prof. Karl Liebstückel „Instandhaltung mit SAP S/4 HANA – Das Praxisbuch“; Seite 173
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    02 Warum SAP EAMBest Practice Prozesse und worin liegt der Unterschied zum SAP EAM Core? Instandhaltungstage 2025 in Hamburg
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    SAP S/4HANA -Betreibermodelle Instandhaltungstage 2025 in Hamburg 10 Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse SAP Best Practice S/4HANA Cloud, Private Cloud Edition S/4HANA On-Premise S/4HANA Cloud, Public Cloud Edition SAP UI5, WebDynpro SAP UI5, WebDynpro SAP UI5, WebDynpro, SAP GUI SAP Best Practice, SAP S/4 EAM Core SAP Best Practice, SAP S/4 EAM Core Ankündigung von Christian Klein, CEO und Mitglied des Vorstands von SAP auf der Bilanzpressekonferenz am 20. Juli 2025: Neueste Innovation von SAP nur in der Cloud verfügbar!
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    Was bedeutet daskonkret? Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 11 S/4HANA Cloud, Private Cloud Edition S/4HANA On-Premise S/4HANA Cloud, Public Cloud Edition SAP S/4HANA Cloud, Public Edition oder SAP S/4HANA Cloud, Private Edition über GROW with SAP-Verträgen oder RISE with SAP-Verträgen Neueste Innovation von SAP nur in der Cloud verfügbar, d.h. großen Entwicklungen der SAP für Künstliche Intelligenz, generative KI, Nachhaltigkeitsfeatures oder größere Funktionsbausteine / Erweiterungen, die auf der Business Technology Platform basieren Bedeutet nicht, das On- Premise-Lösungen funktional nicht weiterentwickelt werden. On-Premise Kunden profitieren nicht von den großen Entwicklungen.
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    SAP S/4HANA AssetManagement – Closed Loop Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 12 Quelle SAP
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    Unterschied SAP S/4HANAEAM Core u. Best Practice Prozessen Instandhaltungstage 2025 in Hamburg SAP EAM Core Prozesse SAP EAM Best Practice Prozesse Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 13 Alle bekannten SAP EAM Stammdaten sind identisch: Standortwerk, Planungswerk, Planergruppen, Arbeitsplätze Technische Objekte (TP u. Equi), Messpunkte, Stücklisten, Arbeitspläne, Wartungspläne, Checklisten Instandhaltungsabwicklung basiert auf Meldungs- und Auftragsarten, denen ein Statusschema zugeordnet ist, mit Systemstatus und kundenspezifischen Anwenderstatus Instandhaltungsabwicklung basiert auf Meldungs- und Auftragsarten, denen ein Prozesskontext mit Phasen zugeordnet ist, wobei Phasen durch Kombinationen verschiedener Systemstatus definiert sind, die gesetzt sind, gesetzt werden können oder gesetzt waren
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    SAP EAM BestPractice – IMG Customizing Instandhaltungstage 2025 in Hamburg 14 Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse
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    15 Instandhaltungstage 2025 |Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse SAP EAM Best Practice – IMG Customizing Instandhaltungstage 2025 in Hamburg
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    Unterschied SAP S/4HANAEAM Core u. Best Practice Prozessen Instandhaltungstage 2025 in Hamburg SAP EAM Core Prozesse SAP EAM Best Practice Prozesse Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 16 ▪ SAP GUI, WebDynpro und teilweise SAP Fiori Apps ▪ Unteraufträge ▪ Aufarbeitungsaufträge ▪ Revisionsnummern ▪ SAP Fiori Apps (teilweise SAP WebDynpro oder „fiorisierte Transaktionen“) ▪ keine Unteraufträge ▪ (noch) keine Aufarbeitungsaufträge ▪ Planungsmappen
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    03 Welche SAPEAM Best Practice Prozessphasen gibt? Instandhaltungstage 2025 in Hamburg
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    SAP EAM BestPractice Hauptphasen Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 18 Anfordern Meldung Anfordern: ▪ In dieser Phase wird eine Instandhaltungsmaßnahme für ein technisches Objekt angefordert. ▪ Es stehen nur die Datenfelder einer Meldung zur Verfügung, die erforderliche sind, um die Ursache für eine Instandhaltungsmaßnahme zu beschreiben, inkl. der Möglichkeit Fotos und Videos anzuhängen. ▪ Die abgesendete Instandhaltungsanforderung geht in die Phase Überprüfen über.
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    SAP EAM BestPractice Hauptphasen Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 19 Anfordern Überprüfen Meldung Meldung Überprüfen: ▪ In dieser Phase werden eingegangene Instandhaltungsanforderungen überprüft, ob der zugrundeliegende Sachverhalt ausreichend beschrieben ist. Wenn die Informationen nicht ausreichen, können Sie die Anforderung an den Ersteller zurücksenden. ▪ Folgende Aktionen stehen zur Verfügung: (1) Annehmen (2) Ablehnen (3) Aktion anfordern ▪ Angenommene Instandhaltungsanforderungen gehen in die Phase Planung über.
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    SAP EAM BestPractice Hauptphasen Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 20 Anfordern Überprüfen Planung Meldung Meldung Meldung Auftrag Planung: ▪ In dieser Phase erfolgt die Planung von Instandhaltungsaufträgen mit oder ohne Nutzung von Arbeitsplänen. Es können mehrere genehmigte Instandhaltungsanforderungen zu einem Instandhaltungsauftrag zusammengefasst werden. ▪ Wenn die Instandhaltungsauftragsart für die Kostengenehmigung konfiguriert ist, sendet der Planer den Auftrag zur Kostengenehmigung und er geht in Phase Genehmigung über. ▪ Ist die Kostengenehmigung nicht konfiguriert, kann man den Instandhaltungsaufträge zur Vorbereitung freigeben und er geht in Phase Vorbereitung über.
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    SAP EAM BestPractice Hauptphasen Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 21 Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Meldung Meldung Meldung Auftrag Auftrag Genehmigung: ▪ In dieser Phase werden die geplanten Kosten eines Instandhaltungsauftrags genehmigt, dabei werden die Baseline-Kosten gleich den Plankosten gesetzt. ▪ Genehmigte Aufträge können freigegeben werden. ▪ Nachdem Sie einen Auftrag freigeben, geht der Auftrag in die Phase Vorbereitung über.
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    SAP EAM BestPractice Hauptphasen Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 22 Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Meldung Meldung Meldung Auftrag Auftrag Auftrag Vorbereitung: ▪ In dieser Phase wird die Verfügbarkeit aller erforderlichen Ressourcen, Ersatzteile und Dienstleistungen geprüft. Die Verfügbarkeit aller erforderlichen Ressourcen wird durch farbige Symbole verdeutlicht. ▪ Anhand von farbigen Symbolen, werden die wichtigen Phasen im Beschaffungsprozess dargestellt und man kann ausstehende Beschaffungsaktivitäten für Nichtlagerkomponenten und Dienstleistungen identifizieren und die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, damit diese termingerecht abgeschlossen werden können. ▪ Sind alle erforderlichen Ressourcen verfügbar, kann man den Status auf in Bereit für Terminierung setzen, geht der Auftrag in die Phase Terminierung über.
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    F5105 – VerwaltungArbeitsvorrat Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 23 ▪ Phasenbasierte Planungsmappen Übersicht nach Phasen, Art, Beschaffung und Herkunft ▪ Navigation in die für die Phase entsprechende App Quelle SAP
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    F5105 – VerwaltungArbeitsvorrat → Absprung F4073 Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 24 ▪ Übersicht Verfügbarkeit Lagermaterial, Nicht-Lagermaterial, Dienstleistungen und Ressourcen ▪ Sicht auf die Beschaffungsmeilensteine / Belastung der Arbeitsplätze Quelle SAP
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    SAP EAM BestPractice Hauptphasen Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 25 Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Meldung Meldung Meldung Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Terminierung: ▪ In dieser Phase werden die Termine und der ausführende Arbeitsplatz für Vorgänge und Untervorgänge von Instandhaltungsaufträgen geplant und bestätigt. Den Vorgängen und Untervorgängen können auch Mitarbeiter zugewiesen werden, die für die Ausführung verantwortlich sein sollen. ▪ Bei einer Terminierung ohne "Ressourceneinsatzplanung" gehen die Instandhaltungsaufträge mit sämtlichen Vorgängen in die Subphase Bereit für Ausführung der Phase Ausführung über. ▪ Bei einer Terminierung mit "Ressourceneinsatzplanung" werden einzelne Vorgänge und Untervorgänge eingeplant und damit die entsprechenden Aufträge in die Phase Ausführung verschoben.
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    SAP EAM BestPractice Hauptphasen Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 26 Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung Meldung Meldung Meldung Meldung Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Ausführung: ▪ In dieser Phase werden alle eingeplanten Vorgänge und Untervorgänge der Instandhaltungsaufträge ausgeführt ▪ Folgende Tätigkeiten können in der F5104A durchgeführt werden: (1) Nicht zugeordnete Vorgänge sich selber zuordnen (2) Arbeitszeit mit Rückmeldetext und Endrückmeldung erfassen, auch für andere Mitarbeiter (3) Messbelege zu Messpunkten erfassen (4) Geplante und ungeplante Materialentnahmen buchen, inkl. Retouren für geplante Materialien (5) Dokumente zu Auftrag, Vorgang oder technischem Objekt anhängen (6) Checklisten ausfüllen ▪ Nach dem alle vorgelagerten und Hauptarbeiten abgeschlossen sind wird der Status auf Hauptarbeit abgeschlossen gesetzt und der Auftrag erscheint in der Phase Nachgelagerte Arbeiten.
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    F5104A – Instandhaltungsmaßnahmeausführen Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 27 ▪ Auftragsvorgänge auswählen, die einem Mitarbeiter zugeordnet wurden ▪ Auftragsvorgänge, die noch niemanden zugeordnet sind, sich selber zuordnen Quelle SAP
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    F5104A – Instandhaltungsmaßnahmeausführen Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 28 ▪ Rückmeldung von Arbeitszeiten für sich und beteiligte Mitarbeiter ▪ Buchen von geplanten und ungeplanten Materialentnahmen sowie Retouren für geplantes Material ▪ Erfassen von Checklisten, Messbelegen, Schadens- / Ursachencodes und Dokumente Quelle SAP
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    SAP EAM BestPractice Hauptphasen Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 29 Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung Nachgelagerte Arbeiten Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Nachgelagerte Arbeiten: ▪ In dieser Phase werden alle Vorgänge und Untervorgänge ausgeführt, die als nachgelagerten Arbeit gekennzeichnet wurden, und zurückgemeldet. Nach erfolgter Endrückmeldung der nachgelagerten Arbeiten wird der Status auf Arbeit erledigt gesetzt. ▪ Nachdem alle Arbeiten rückgemeldet wurden, erfolgt eine finale Überprüfung der rückgemeldeten Daten. Anschließend wird der Instandhaltungsauftrag manuell auf den Status Technisch abgeschlossen gesetzt und geht damit in die Phase Abschluss über.
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    SAP EAM BestPractice Hauptphasen Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 30 Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung Nachgelagerte Arbeiten Abschluss Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Abschluss: ▪ In der Phase Abschluss erfolgt die Abrechnung des Instandhaltungsauftrag und der Status wird auf Kaufmännisch abgeschlossen gesetzt und geht damit in die Subphase Geschlossen über. ▪ Das abrechnen und das kaufmännisch abschließen kann manuell oder automatisiert durch einen Job erfolgen.
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    SAP EAM BestPractice Prozesse – Phasen und Subphasen Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 31
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    04 Welche SAPEAM Best Practice Rollen gibt es? Instandhaltungstage 2025 in Hamburg
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    Unterscheidung Begriffe Rollenund Qualifikation Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Definition Rolle ▪ Eine Rolle fasst nachvollziehbar thematisch miteinander verbundene Verantwortlichkeiten, Entscheidungskompetenzen und primäre Aufgaben in geeigneter Komplexität zusammen. ▪ Für die Ausübung bestimmter Rollen, benötigen Personen ggf. eine entsprechende Qualifikation. Definition Qualifikation ▪ Qualifikation ist eine durch Ausbildung, Erfahrung oder Ähnlichem erworbene Befähigung zur Ausführung einer bestimmten [beruflichen] Tätigkeit. ▪ Qualifikationen werden in der Regel durch Zeugnisse oder Ernennungen nachgewiesen Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 33 Quelle: Technische Universität Dresden – Vortrag: „Vom Prozessmodell zum Rollenmodell und zurück “ Quelle: www.google.de Wörterbuch
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    SAP EAM BestPractice Rollen im Prozess Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 34 Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung Nachgelagerte Arbeiten Abschluss Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Mitarbeiter (Employee) Mitarbeiter (Employee): ▪ Erfasst Instandhaltungsanforderungen ▪ Überwacht seine Instandhaltungsanforderungen
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    SAP EAM BestPractice Rollen im Prozess Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 35 Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung Nachgelagerte Arbeiten Abschluss Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Ausführungs- verantwortlicher (Supervisor) Ausführungs- verantwortlicher (Supervisor) Ausführungsverantwortlicher (Supervisor): ▪ Bewertet Instandhaltungsanforderungen und nimmt diese an oder lehnt sie ab ▪ Bearbeitet ggf. Informationen zur Störung, Zuständigkeit, Priorität und weitere Details ▪ Schließt Aufträge technisch ab, wenn diese sach- und fachgerecht durchgeführt wurden, inklusive Abschluss der zugehörigen Meldungen
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    SAP EAM BestPractice Hauptphasen im Prozess Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 36 Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung Nachgelagerte Arbeiten Abschluss Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Arbeitsvorbereiter (Planer) Arbeitsvorbereiter (Planer) Arbeitsvorbereiter (Planer): ▪ Plant im Auftrag durchzuführende Vorgänge und Materialien ▪ Initiiert bei Bedarf BAnfen ▪ Stellt vor der Ausführung sicher, dass alle erforderlichen Ressourcen termingerecht zur Verfügung stehen
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    SAP EAM BestPractice Rollen im Prozess Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 37 Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung Nachgelagerte Arbeiten Abschluss Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Verantwortliche Person (Responsable Person) Verantwortliche Person (Responsable Person): ▪ Genehmigt die Kosten eines Auftrags vor Ausführung, ggf. erst dann wenn Kriterien erfüllt sind z.B. ab gewissen Plankosten ▪ Dies ist keine Genehmigung von BAnfen oder Arbeitserlaubnisse!
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    SAP EAM BestPractice Rollen im Prozess Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 38 Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung Nachgelagerte Arbeiten Abschluss Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Termin- / Einsatzplaner (Planer / Scheduler) Termin- / Einsatzplaner (Planer Scheduler): ▪ Stimmt die Ausführungstermine mit allen Beteiligten ab und verwaltet diese im Auftrag ▪ Weißt die ausführenden Fachkräfte zu Auftragsvorgängen zu
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    SAP EAM BestPractice Rollen im Prozess Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 39 Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung Nachgelagerte Arbeiten Abschluss Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Ausführende Fachkraft (Technician) Ausführende Fachkraft (Technician) Ausführende Fachkraft (Technician): ▪ Meldet Arbeitszeiten für sich und ggf. für andere Mitarbeiter zurück ▪ Bucht Materialentnahmen für geplante und ungeplante Materialien ▪ Bucht Retouren für entnommenes geplantes Material, das nicht benötigt wurde ▪ Erfasst Messbelege ▪ Füllt SAP EAM Checklisten aus ▪ Erfasst Dokumente zu Aufträgen, Auftragsvorgängen oder technischen Objekten
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    SAP EAM BestPractice Rollen im Prozess Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 40 EAM Stammdatenverwalter (Master Data Specialist) ▪ Verwaltet alle EAM relevanten Stammdaten im System Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Stammdatenverwalter (Master Data Specialist) Rolle ist in Planung! Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung Nachgelagerte Arbeiten Abschluss Mitarbeiter (Employee) Arbeitsvorbereiter (Planer) Verantwortliche Person (Responsable Person) Termin- / Einsatzplaner (Planer / Scheduler) Ausführende Fachkraft (Technician) Arbeitsvorbereiter (Planer) Ausführungs- verantwortlicher (Supervisor) Ausführende Fachkraft (Technician) Ausführungs- verantwortlicher (Supervisor)
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    Häufige Fragen zuSAP EAM Best Practice Prozessen Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 41 ▪ Muss man jeder Rolle einen Mitarbeiter zuordnen? ▪ Kann man die SAP Best Practice Rollen zusammenfassen? ▪ Kann man Phasen in den Best Practice Prozessen überspringen? ▪ Nein, ein Mitarbeiter kann N Rollen haben. ▪ Ja, aber man sollte die SAP Best Practice Rollen so belassen, wie sie im Standard definiert sind. ▪ Ja, man kann auch eigenen Prozesskontext definieren
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    05 Welche SAP EAMBest Practice Prozesse gibt es? Fokus - Private Cloud / On-Premise Instandhaltungstage 2025 in Hamburg
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    Aktuelle SAP EAMBest Practice Prozesse Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Public Cloud ▪ Improvement Maintenance (4VT) ▪ Integration with Asset Central Foundation (3YE) ▪ Maintenance Resource Scheduling (43R) ▪ Operational and Overhead Maintenance (4WM) ▪ Proactive Maintenance (4HI) ▪ Reactive Maintenance (4HH) ▪ SAP Maintenance Assistant (4RV) Private Cloud / On-Premise ▪ Maintenance Resource Scheduling (43R) ▪ Proactive Maintenance (4HI) ▪ Reactive Maintenance (4HH) Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 43 Wichtig: Alle Best Practice der Private Cloud sind auch On-Premise lauffähig.
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    Reaktive Instandhaltung (4HH)– Standard Prozesskontext LEER Instandhaltungstage 2025 in Hamburg 44 Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung Nachgelagerte Arbeiten Abschluss Mitarbeiter (Employee) Arbeitsvorbereiter (Planer) Verantwortliche Person (Responsable Person) Termin- / Einsatzplaner (Planer / Scheduler) Ausführende Fachkraft (Technician) Arbeitsvorbereiter (Planer) Ausführungs- verantwortlicher (Supervisor) Ausführende Fachkraft (Technician) Ausführungs- verantwortlicher (Supervisor) Ablehnen / Aktion erforderlich Ablehnen SAP Ressource- scheduling SAP oder Non-SAP mobile Lösung Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Meldung Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag
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    Ausführende Fachkraft (Technician) Reaktive Instandhaltung(4HH) –Prozesskontext NOTFALLARBEITEN Instandhaltungstage 2025 in Hamburg 45 Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung Nachgelagerte Arbeiten Abschluss Ausführende Fachkraft (Technician) Ausführungs- verantwortlicher (Supervisor) Ausführende Fachkraft (Technician) Meldung Auftrag Meldung Meldung Meldung Auftrag Auftrag
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    Ausführende Fachkraft (Technician) Reaktive Instandhaltung(4HH) –Prozesskontext GERINGFÜGIGE ARBEITEN Instandhaltungstage 2025 in Hamburg 46 Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung Nachgelagerte Arbeiten Abschluss Ausführende Fachkraft (Technician) Ausführungs- verantwortlicher (Supervisor) Meldung Meldung Meldung
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    Proaktive Instandhaltung (4HI)– kein Prozesskontext Instandhaltungstage 2025 in Hamburg 47 Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung Nachgelagerte Arbeiten Abschluss Termin- / Einsatzplaner (Planer / Scheduler) Ausführende Fachkraft (Technician) Arbeitsvorbereiter (Planer) Ausführungs- verantwortlicher (Supervisor) Ausführende Fachkraft (Technician) SAP Ressource- scheduling SAP oder Non-SAP mobile Lösung Meldung Meldung Meldung Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Meldung Terminierter Wartungsplan Stammdatenverwalter (Master Data Specialist)
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    Potentielle zukünftige SAPEAM Best Practices / Sub-Prozesse Instandhaltungstage 2025 in Hamburg ▪ Inspection Rounds ▪ Recommendation Implementation aus APM ▪ Predictive Maintenance ▪ Collaborative Maintenance ▪ Improvement Maintenance ▪ Operational and Overhead Maintenance ▪ In-House Refurbishment ▪ Refurbishment with Subcontractors Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 48
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    06 Wenn alle diegleichen Prozesse nutzen, wo liegt der Wettbewerbsvorteil? Instandhaltungstage 2025 in Hamburg
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    Wettbewerbsvorteile ergeben sichdurch die Unterschiede in … Instandhaltungstage 2025 in Hamburg Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 50 … der Aufbauorganisation, d.h. wie werden die Rollen auf Mitarbeiter aufgeteilt und wie gut nehmen die Mitarbeiter die Rollen war → Prozessqualität … der Ablauforganisation, d.h. welche Anweisungen gibt es für die Durchführung einer Phase und wie gut setzten die Mitarbeiter die Anweisungen um → Prozessqualität … der Vollständigkeit und Konsistenz der Stammdaten und der Vorgabe, welche Daten in welcher Phase zu erfassen Daten sind → Datenqualität Anfordern Überprüfen Planung Genehmigung Vorbereitung Terminierung Ausführung Nachgelagerte Arbeiten Abschluss Mitarbeiter (Employee) Arbeitsvorbereiter (Planer) Verantwortliche Person (Responsable Person) Termin- / Einsatzplaner (Planer / Scheduler) Ausführende Fachkraft (Technician) Arbeitsvorbereiter (Planer) Ausführungs- verantwortlicher (Supervisor) Ausführende Fachkraft (Technician) Ausführungs- verantwortlicher (Supervisor)
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    07 Informationen zuSAP EAM Best Practice Prozesse Instandhaltungstage 2025 in Hamburg
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    Empfehlung Instandhaltungstage 2025 inHamburg Ausprobieren der EAM Best Practice Prozesse in virtuellen Sandbox-Systems, dass man über die SAP Cloud Appliance Library mieten kann: ▪ vollständig konfiguriert ▪ Stammdaten, um die Testskripte der SAP EAM Best Practice Prozesse durchzuarbeiten, sind enthalten ▪ Schnelle Einrichtung und Aktivierung bei Cloud-Anbieter (Microsoft, Amazon oder Google) (https://cal.sap.com/ und https://cal.sap.com/catalog#/applianceTemplates) Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 52 Seite 52
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    SAP EAM BestPractice Prozesse – Wichtige Fiori Apps Instandhaltungstage 2025 in Hamburg 53 Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse Quelle SAP
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    SAP EAM BestPractice Prozesse – Wichtige Fiori Apps Instandhaltungstage 2025 in Hamburg 54 Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse Quelle SAP Quelle SAP
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    Wichtige Links zumThema SAP EAM Best Practice Prozesse Instandhaltungstage 2025 in Hamburg ▪ SAP Online Hilfe – Phasenbasierter Instandhaltungsprozess ▪ SAP Fiori Libary – Übersicht aller SAP Fiori Apps ▪ Roadmap der SAP ▪ SAP S/4HANA Cloud Private Edition | SAP Community Fragen an SAP Community ▪ SAP-Blogartikel – Getting Started with Phase Model in Maintenance Management ▪ SAP-Blogartikel – Highlights for Asset Management in SAP S/4HANA 2021 ▪ SAP-Hinweis 3478936 – Erste Schritte mit dem Phasenmodell im Instandhaltungsmanagement ▪ SAP-Hinweis 3365558 – Einschränkungshinweis für instandhaltungsauftragsbezogene Erweiterungen ▪ SAP Schulung S43400 – Exploring Advanced Functions in Maintenance Processing ▪ SAP-Hinweis 3306826 – Checklisten im EAM Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 55
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    Wichtige Links zumThema SAP EAM Best Practice Prozesse Instandhaltungstage 2025 in Hamburg SAP Learning (https://learning.sap.com/) ▪ Introducing the Phase Model (Link) ▪ Working with Scope Items (Link) ▪ Applying SAP S/HANA Asset Management (Link) Checklisten ▪ Blog: Set up your SAP S/4HANA system for EAM Inspection Checklists ▪ SAP Hilfe: Überblick über den Checklistenprozess ▪ SAP-Hinweis 3306826 - EAM Checklists: Business Feature EAM_IDMS (provides further functional features) Scheduling ▪ Maintenance Resource Scheduling with SAP Fiori (Blog) 56 Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse
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    Kontakt +49 2843 /95 866 0 schaefer@resconsulting.de Orsoyer Str. 8, 47495 Rheinberg www.resconsulting.de Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 57
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    VIELEN DANK FÜR IHREAUFMERKSAMKEIT Instandhaltungstage 2025 | Vorstellung der Grundlagen – SAP EAM Best Practice Prozesse 58