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Netzwerk Metadatenmanagement
Das Dokument beschreibt ein Pilotprojekt der ETH-Bibliothek zum Metadatenmanagement, das IT-Services und Medienbearbeitung miteinander verbindet. Hierbei werden spezifische Aufgaben, Anforderungen und Schulungsinhalte für das Pilotteam erläutert, das über vier Jahre hinweg Expertise in Datenmanagement und -analyse aufbaut. Ziel ist die Automatisierung und Verbesserung von Prozessen, die eine wichtige Rolle in der Verbindung zwischen Medienbearbeitung und IT-Services spielen.
Netzwerk Metadatenmanagement
- 1. ||ETH-Bibliothek Judith Bissegger, ETH-BibliothekZürich 10. Konsortialtag Friedrich-Althoff-Konsortium, 18. April 2018 24.04.2018Judith Bissegger 1 Netzwerk Metadatenmanagement Die Brücke zwischen Katalogisierung und IT
- 2. ||ETH-Bibliothek 24.04.2018Judith Bissegger2 Ausgangslage
- 3. ||ETH-Bibliothek 24.04.2018Judith Bissegger3 Organisatorische Einbindung: Pilot für 1 Jahr Bibliotheks- IT-Services Medien- bearbeitung Metadatenmanagement Drei Mitarbeiterinnen bilden das Pilotteam Unterstützt von zwei Gruppenleiterinnen 1 Tag pro Woche und Mitarbeiterin
- 4. ||ETH-Bibliothek 24.04.2018Judith Bissegger4 Aufgaben des Pilotteams Aneignen von IT-Kenntnissen: • Datenanalysen, -importe, -mutationen • Aufbereiten und Umwandeln der Daten in importfähige Formate Aber auch: • Gute Regelwerks- und Formatkenntnisse • Einarbeitung in RDA Und: • Fortbildungen zu relevanten Themen
- 5. ||ETH-Bibliothek 24.04.2018Judith Bissegger5 Anforderungen Offenheit, Eigeninitiative, Neugierde, Motivation, Kreativität Flair für Zahlen und technische Zusammenhänge Basis-Unix-Kenntnisse (werden intern vermittelt)
- 6. ||ETH-Bibliothek 24.04.2018Judith Bissegger6 Jahr 1 Konzentration auf die eigene Abteilung Einführung in systembibliothekarische Arbeiten Aufbau von Kenntnissen in Tools und Datenformaten
- 7. ||ETH-Bibliothek 24.04.2018Judith Bissegger7 Jahr 2 Vertiefung der Regelwerkskenntnisse Schnittstellen zu anderen Fachabteilungen Neue Tools für Metadatenmanagement Erstellen eines Metadatenflussdiagrammes der ETH-Bibliothek
- 8. ||ETH-Bibliothek 24.04.2018Judith Bissegger8 Metadatenflussdiagramm der ETH-Bibliothek Aleph CMI Hochschul- archiv Wissensportal DOI- Desk Cumulus REST Feeder Docuteam Packer SIP CMI Archiv f. Zeit- geschichte Rosetta ETH DataArchive SIP SIPHochschul- archiv SRU OAI Archivdaten- bank Online OAI OAI OAI TMA Online Lesesaalinstanz MFA Online CMI Thomas Mann Archiv CMI Max Frisch Archiv Endnote File E-Lending Primo Wissensportal RIB ETHorama VLM e- manuscripta e-manuscripta OAI SIP ZIP- Kapsel NAS XML-File E-Pics SIP XML-FileSIP SRU Z39. 50 Endnote File VLM E-RaraAccess Agora ARC EDI Subito e-periodica Primo Central Data Cite Google Scholar OAI e-rara.ch OAI SFX SFX- Holding File ORCID REST REST Research Collection ETH Webseiten ETHIS AAA DSpace HTTP Web-OpacWeb Service OAI-Set Primo Full OAI OAI Graphische Sammlung Online swissbib Kartenportal.CH Museum Plus RIA OAI ADAM Manuelle Eingabe E-Book- Einspielung IDS18 (GND) Fremd- daten ZIP Kapsel NAS Forschungs -daten OAI Archiv f. Zeitgesch. OAI OAI SIP XML-File TMA Online (öffentlich) AIP Update ZIP- Kapsel NAS
- 9. ||ETH-Bibliothek 24.04.2018Judith Bissegger9 Jahr 3 Einführung RDA und GND inkl. Umstellung auf Full Marc Anpassen von Indexierung, Datenbankabfragen, Metadaten und betroffenen Systemen Organisatorisches: > Organisatorische Einbindung (Matrix) > Neue Mitarbeiterin
- 10. ||ETH-Bibliothek 24.04.2018Judith Bissegger10 Jahr 4 Datenanalyse Weitergabe von Knowhow Mitarbeit in Projekten Konstante Weiterbildung
- 11. ||ETH-Bibliothek 24.04.2018Judith Bissegger11 Marketing
- 12. ||ETH-Bibliothek 24.04.2018 12 Fazit1 Judith Bissegger Prozesse und Aufgaben in der Medienbearbeitung und IT werden durch Automatisierung effizienter MDM bedient neue Arbeitsgebiete, die künftig an Relevanz gewinnen werden MDM schliesst Lücken MDM übernimmt eine wichtige Vermittlungsrolle, insbesondere zwischen der Medienbearbeitung und den IT-Services
- 13. ||ETH-Bibliothek 24.04.2018Judith Bissegger13 Fazit 2 • Motivation • Aufbau von Knowhow • Neue Aufgabengebiete • Einsitz in Gremien • Einbinden neuer MA ins Netzwerk • Brain Drain
- 14. ||ETH-Bibliothek 24.04.2018Judith Bissegger14 Organisation in Zukunft: Satelliten
- 15. ||ETH-Bibliothek 24.04.2018Judith Bissegger15 Vielen Dank! Kontakt: Judith Bissegger: bissegger@library.ethz.ch Metadatenmanagement: metadaten@library.ethz.ch
Hinweis der Redaktion
- #3 Im Jahr 2013 erteilte unser Vorgesetzter, der Sektionsleiter von Medien- und IT-Services, den Auftrag, Metadatenmanagements-Kenntnisse aufzubauen. Ziel dieses Auftrags war, die Verschmelzung von IT und Medienbearbeitung voranzutreiben. Zu dieser Zeit gab es jedoch kaum Literatur zu diesem Thema und noch weniger Weiterbildungs- oder Schulungsangebote. Medien- und IT-Services ist eine der fünf Sektionen der ETH-Bibliothek. Es wurde nun ein Team zusammengestellt, bestehend aus einer Mitarbeiterin der Bibliothek-IT-Services und zwei Mitarbeiterinnen der Integrierten Medienbearbeitung, unter der Leitung der beiden entsprechenden Gruppenleiterinnen.
- #4 Diese drei Mitarbeiterinnen, das Pilotteam Metadatenmanagement, hatten den Auftrag, sozusagen auf der grünen Wiese Metadatenmanagement zu erproben. Sie nahmen ihre Arbeit Anfang 2014 auf. Das Pensum wurde auf einen Tag pro Woche festgelegt. Ihre ursprüngliche Aufgabe bestand darin, Mittel und Wege zu suchen, um vereinfachte und ressourcensparende Arbeitsweisen in der Katalogisierung mit technischen Mitteln zu erproben.
- #5 Dazu wurden folgende Tätigkeiten skizziert: Die Aneignung von IT-Kenntnissen, was beinhaltet Datenanalysen, -importe und –mutationen Und das Aufbereiten und Umwandeln der Daten in importfähige Formate Des weiteren Gute Regelwerks- und Formatkenntnisse und die Einarbeitung in RDA Und last but not least: Fortbildungen zu relevanten Themen, was jedoch aus mangelndem Angebot im ersten Jahr leider nicht möglich war.
- #6 Die Anforderungen an die Kolleginnen waren in erster Linie: Offenheit, Eigeninitiative, Neugier, Motivation und Kreativität Ein Flair für Zahlen und technische Zusammenhänge ist von Vorteil Via interne Schulungen des IT-Leiters wurden als Basis Unix-Kenntnisse vermittelt
- #7 Im ersten Jahr fokussierten sich die Kolleginnen aus Mangel an Beispielen zu Metadatenmanagement in anderen Bibliotheken auf Aufgaben, die im eigenen Bereich anfielen, wie beispielsweise Anpassungen und Bereinigungen von Katalogdaten, und prüfte verschiedene Methoden, um diese zu automatisieren. Hierbei war jedoch der Zugriff auf den Aleph-Server eine erste Beschränkung. Für die Datenanalyse wurden Kenntnisse aufgebaut in Analysetools wie z.B. PSPad, Excel im Datenformat MARC Aleph Sequential Format
- #8 Mit der geplanten Einführung von RDA auf Anfang 2017 wurden zusammen mit weiteren Kolleginnen die Regelwerkskenntnisse aufgebaut und vertieft Es entstanden aber auch Schnittstellen zu anderen Fachabteilungen der ETH-Bibliothek, für die das Pilotteam z.B. Mappings erstellte und sich somit verschiedene Datenformate, beispielsweise Dublin Core oder Auszeichnungssprachen wie XML aneignen konnte Darüber hinaus wurden Neue Tools für Metadatenmanagement getestet und ausprobiert, immer mit dem Ziel im Hinterkopf, dass diese auch von Nicht-Informatikern angewendet werden könnten; Marc Edit hat sich dabei als sehr vielversprechend herausgestellt Die bibliographischen Metadaten der ETH-Bibliothek werden in mehreren Quellsystemen verwaltet und von verschiedenen Teams betreut. Eine Übersicht oder eine Darstellung davon gab es bislang noch nicht, deshalb hat das Pilotteam die Aufgabe übernommen, ein Datenflussdiagramm sämtlicher Metadaten der ETH-Bibliothek zu erstellen
- #9 Dieses Datenflussdiagramm wurde allerdings erst Ende 2017 fertig. Es lassen sich damit die Abhängigkeiten der Systeme erkennen und Änderungen an Metadaten können auf ihre Auswirkungen in anderen Systemen eingeschätzt werden. Wir nennen es das Wimmelbild und haben es als Poster in der Bibliothek vermarktet; es ist ein grosser Erfolg.
- #10 Im dritten Jahr, also 2016, kam die Vorbereitung auf die Einführung des neuen Regelwerks RDA und damit verbunden die Ablösung des schweizerischen IDS-MARC Formats als neue Aufgabe dazu. Die Umstellung auf das Full MARC-Format erforderte zahlreiche Anpassungen an der Indexierung, an Datenbankabfragen und an den Metadaten. Zudem mussten alle Systeme und Programme, die Daten aus Aleph beziehen, an das erweiterte Format angepasst werden. Es gab auch organisatorische Veränderungen: Das Pilotteam wurde offiziell in den Regelbetrieb überführt als Matrixorganisation unter dem Namen Netzwerk Metadatenmanagement. Die Mitarbeiterin aus den IT-Services übernahm dabei die organisatorische Leitung. Die übrigen Randbedingungen wurden beibehalten. Die geplante Pilotphase von einem Jahr hat also schlussendlich fast 2,5 Jahre gedauert. Zusätzlich wurde eine weitere Mitarbeiterin aus der Integrierten Medienbearbeitung eingearbeitet.
- #11 Die Datenanalyse kristallierte sich eine der wichtigsten Arbeiten heraus: Für Integration, Transfer oder Anreicherung von Metadaten ist eine vorgängige Analyse von teils 100‘000e von Records unumgänglich; dazu setzte das Netzwerk Metadatenmanagement die geeigneten Tools und Methoden ein, um die Daten effizient und vollständig zu analysieren. Das erarbeitete KnowHow zu Fragen zu Metadaten sollte in der Bibliothek weitergegeben werden, insbesondere bei Fragen zu: - Datenanalysen und -Mappings - Datenkonversionen, -Mutationen, -Einspielungen und -Anreicherungen - Formaten und Metadatenflüssen Zudem gab es verschiedene Projekte, in denen sich das Netzwerk als Schnittstelle zwischen IT und Fachabteilung einbringen und Hilfestellung leisten konnte. Nach wie vor unerlässlich war die Weiterbildung: Metadatenmangement entwickelt sich zurzeit sehr rasch weiter. In den letzten drei Jahren sind viele Fachartikel zum Thema erschienen und es wurden Workshops und Konferenzen dazu abgehalten. Hier galt und gilt es, das Wissen ständig zu erweitern und den Überblick über die aktuellen Entwicklungen, Formate und Datenmodelle zu behalten und auf ihre Anwendung hin zu prüfen.
- #12 Das Netzwerk Metadatenmanagement wurde in der Bibliothek nicht einfach mit offenen Armen aufgenommen. Wir mussten Marketing betreiben, um das neu geschaffene Team und den Nutzen für unsere KollegInnen bekannt zu machen. In der Bibliothek wurde periodisch über das Pilotteam und später das Netzwerk, seine Erkenntnisse, Fortschritte und Angebote berichtet: am BIS-Kongress, dem schweizerischen Bibliothekartag, hielten wir einen Vortrag zwei Artikel in Fachzeitschriften konnten publiziert werden Die Kolleginnen stellten ihre Arbeit in «Bibliothek aktuell» vor, das sind kurze Vorträge über Mittag zu aktuellen Themen für alle interessierten KollegInnen Sie veröffentlichten im internen Newsletter Artikel Und wie schon erwähnt, war das Datenflussdiagramm als Poster ein sehr gutes Werbemittel
- #13 Das Fazit zum Metadatenmanagement ergibt ein anderes Bild als im Konzept gedacht war, nämlich als Schnittstelle zwischen IT und Medienbearbeitung. Da hilft Netzwerk Metadatenmanagement sehr, gewisse Prozesse und Arbeiten in Medienbearbeitung und IT automatisierter und effizienter zu gestalten. Zusätzlich bedient es jedoch ganz neue Arbeitsgebiete, welche beim ursprünglichen Konzept nicht vorauszusehen waren und künftig an Relevanz gewinnen werden. So kann das Netzwerk beim Auftreten von neuen Arbeitsfeldern in der ganzen Bibliothek Lücken füllen und vermitteln: Es verwaltet u.a. zentral diverse Accounts der ETH-Bibliothek, beispielsweise den Nachweis aller Open Data Sets der Bibliothek auf einem Schweiz-weiten Bundesportal Oder es ist am Zusammenstellen von «Best Practices» zum Dublin Core Format
- #14 Was ist gut gelaufen in den letzte vier Jahren? Die Motivation und Begeisterung der Kolleginnen ist nach wie vor ungebrochen Der Aufbau von Knowhow ist sehr gross und für mögliche künftige Arbeitsgebiete unerlässlich Neue Arbeitsgebiete wurden in Angriff genommen, neue Territorien erschlossen Die Mitarbeiterinnen aus dem Metadatenmanagement sind auch ideale Personen für den Einsitz in Gremien Was ist weniger gut gelaufen? Die Einbindung der neuen MA im dritten Jahr war nicht erfolgreich. Die MA hatte die Lücken im Knowhow nicht genügend ausfüllen können und fühlte sich zunehmend überfordert Eine der drei Kolleginnen aus dem Netzwerk verlässt aus privaten Gründen die ETH-Bibliothek, das ist ein grosser Verlust gerade auch im Hinblick auf das Netzwerk
- #15 Jetzt soll die Einbindung neuer MA künftig im Satellitensystem erfolgen, d.h. Kolleginnen und Kollegen werden Aufgaben-bezogen ins Management von Metadaten eingeführt. Wir hoffen, dass dieses Modell nachhaltig ist und so noch viele weitere Mitarbeitende sich für solche Aufgaben begeistern werden.