Das Dokument beschreibt den Imperia Documentcenter zur Veröffentlichung digitaler Dokumente im Datenportal und bietet eine Bestandsaufnahme sowie Zielsetzungen zur intelligenten Erkennung von Metadaten. Es werden Fragen zu Dokumententypen, Freigaben und den vorhandenen Metadaten aufgeworfen. Zudem wird eine Lösungsskizze präsentiert, die das Dokumentenmanagement und die Publikation der Inhalte auf www.berlin.de und daten.berlin.de erläutert.

1. Imperia DocumentCenter
Imperia-Tool für die einfache Veröffentlichung
digitaler Dokumente im Datenportal
Stand: 04. Juni 2014 1

2. Agenda
• Bestandsaufnahme
• Zielsetzung
• Lösungsskizze
• Fragen
Stand: 04. Juni 2014 2

3. Agenda
• Bestandsaufnahme
• Zielsetzung
• Lösungsskizze
• Fragen
Stand: 04. Juni 2014 3

4. Bestandsaufnahme
Stand: 04. Juni 2014 4

5. Bestandsaufnahme
• Fast 900 Datensätze
• 480 GSI
• 72 Amt für Statistik
• 40 aus SimpleSearch
• ca. 500 Einträge mit Dokumenten
• Aus vielen Verwaltungen
• Teils Dummy-Einträge
• 21 Anwendungen
Stand: 04. Juni 2014 5

6. Agenda
• Bestandsaufnahme
• Zielsetzung
• Lösungsskizze
• Fragen
Stand: 04. Juni 2014 6

7. Zielsetzung
• Bereitstellung von Dokumenten im Datenportal
• Möglichst kein zusätzlicher Aufwand
• Keine zusätzlichen Tools/Logins
• Intelligente Erkennung von Meta-Daten
Stand: 04. Juni 2014 7

8. Metadaten
Stand: 04. Juni 2014 8
Titel (Pflichtfeld) Name (Pflichtfeld) Art (Pflichtfeld)
Veröffentlichende Stelle
(Pflichtfeld)
Kontakt-Email (Pflichtfeld)
Kontaktinformation Name Veröffentlichende Person Webadresse Kurzbeschreibung Lizenz (Pflichtfeld)
Veröffentlichungsdatum
(Pflichtfeld)
Aktualisierungsdatum Kategorie (Pflichtfeld) Schlagwörter Zeitraum von
Zeitliche Auflösung Geopraphische Abdeckung Geopraphische Auflösung Anwendungen Sonstiges
Datei URL API URL Version

9. Agenda
• Bestandsaufnahme
• Zielsetzung
• Lösungsskizze
• Fragen
Stand: 04. Juni 2014 9

10. Lösungsskizze
• Login via Imperia
• DocumentCenter integriert (ähnlich DLDB)
• Upload von Dokumenten via Browser
• Mail-Weiterleitung von hinterlegten Adressen
• (teil-)automatische Erkennung von Meta-Daten
(wenn vorhanden)
• Publikation der Dokumente auf www.berlin.de
• Publikation der Metadaten nach daten.berlin.de
Stand: 04. Juni 2014 10

11. Agenda
• Bestandsaufnahme
• Zielsetzung
• Lösungsskizze
• Fragen
Stand: 04. Juni 2014 11

12. Fragen
1. Welche Dokumententypen gibt es?
2. Welcher Art sind die Dokumente inhaltlich?
3. Welche davon können freigegeben werden?
4. Wie viele Dokumente gibt es?
5. Welche Meta-Daten gibt es bisher?
6. Wo stehen diese Meta-Daten?
7. Wer pflegt die Dokumente?
8. Wer stellt die Dokumente bereit?
9. Wo liegen die Dokumente?
10. Wie können sie in Imperia eingepflegt werden?
11. Wo können oder dürfen sie veröffentlicht werden?
12. Gibt es Dokumente, die nach www.berlin.de, aber nicht ins Datenportal
veröffentlicht werden sollen?
Stand: 04. Juni 2014 12

13. Fragen
Welche Dokumententypen gibt es?
- Word-Dokumente, .doc, .xls, .pdf, .ppt
Stand: 04. Juni 2014 13

14. Fragen
Welcher Art sind die Dokumente (inhaltlich)?
• Telefonliste
• Parlamentsbeschlüsse
• Heimberichte
• Rundschreiben
• Formulare
• Themenbezogene Informationen (Faltblätter, Merkblätter,
Broschüren)
• Haushaltspläne
• Publikationen
Stand: 04. Juni 2014 14

15. Fragen
Welche davon können freigegeben werden?
Fragen:
• Nur „finale“ Daten bereitstellen?
• Wie geht man mit Aktualisierungen um?
• Wie wird Missbrauch verhindert?
Stand: 04. Juni 2014 15

16. Fragen
Wie viele Dokumente gibt es?
- Beispiel: Heimberichte 50 am Stück
- GSI: 1200 Dokumente im Jahr
Stand: 04. Juni 2014 16

17. Fragen
Welche Meta-Daten gibt es bisher?
- Wenig bis keine Metadaten
- Eventuell über die Ordnerstruktur
- Gefahr der falschen Metadaten bei Kopieren von
Dokumenten bzw. der Verwendung von Vorlagen
Stand: 04. Juni 2014 17

18. Fragen
Wo stehen diese Meta-Daten?
Stand: 04. Juni 2014 18

19. Fragen
Wer pflegt die Dokumente?
- Nicht unbedingt die Datenbereitsteller, eher die
Fachabteilungen.
Stand: 04. Juni 2014 19

20. Fragen
Wer stellt die Dokumente bereit?
- Alle Verwaltungen/Bereichen
Stand: 04. Juni 2014 20

21. Fragen
Wo liegen die Dokumente?
- Fileservern
- Lokale Festplatten, Austausch per Mail
- Bei Projekten Collab-Software (z.B. BSCW)
- Kommen per Mail
- Liegen auf berlin.de und können übergreifend
genutzt werden.
Stand: 04. Juni 2014 21

22. Fragen
Wie können sie in Imperia eingepflegt werden?
- Download-Modul via Media-Datenbank
- FTP-Account und SimpleSearch
- Automatisches Auslesen von Metadaten (Titel,
Copyright, Datum) Ziel: 8 von 10 Treffern
Stand: 04. Juni 2014 22

23. Fragen
Wo können oder dürfen sie veröffentlicht werden?
- Teilweise schon bei berlin.de
- OpenData unklar
Stand: 04. Juni 2014 23

24. Fragen
Gibt es Dokumente, die nach www.berlin.de, aber
nicht ins Datenportal veröffentlicht werden sollen?
- Ja und Nein, Lizenzrechtliche Fragen vs.
Datenportal als zentrale Anlaufstelle (Dokumenten
Datenbank)
- Aufbereitung im Datenportal aufwendiger als bei
Veröffentlichung auf berlin.de (Metadaten)
Stand: 04. Juni 2014 24

25. Fragen
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Stand: 04. Juni 2014 25