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How-To: Erstellung eines neuen
       DocPublisher Dokuments


  Diese Anleitung zeigt
Ihnen wie man mit MS
     Word oder einem
HTML Editor ein neues
          Dokument in
DocPublisher erstellen
                  kann
        www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com
In diesem Beispiel wollen wir ein neues
  Dokument im ‘Employment’ Ordner erstellen
                            1) Um ein Dokument erstellen zu können,
                            benötigen Sie entweder eine Rolle als Author
                            oder Content Manager. Einmal eingeloggt,
                            klicken Sie auf "Autoren-Bereich", um in den
                            Autoren-Modus zu gelangen.




2) Als nächstes bitte auf
den Ordner ‘Employment’
klicken. Im rechten
Rahmen wird eine Liste
aller Dokumente dieses
Ordners, sortiert nach
Status angezeigt.
3) Klicken Sie auf die Schaltfläche ‘Neu’ und
                                      wählen Sie ‘Neues MS Word Dokument’. Hier
                                      können Sie auch, falls benötigt, einen neuen
                                      Ordner anlegen. Dieser wird unterhalb des
                                      aktiven Ordners angelegt.




4) Nun wird der Autorenbereich des
Dokumentes angezeigt. Es hat 4
Register, die für folgendes benutzt
werden:
- Dokumentinhalt erstellen
- Eigenschaften spezifizieren
- Zugriffsregelungen verwalten
- Dokumenthistorie anschauen

Im nächsten Schritt werden Aktionen
in diesen Registern beschrieben.
Dokumentinhalt erstellen:
5) Geben Sie als erstes
den Titel des
Dokumentes ein. Dann
können Sie entweder mit
drag & drop das MS
Word Dokument von
Ihrem Arbeitsbereich
importieren, oder per
klick auf ‘Import existing
document’. Um ein leeres
oder vordefiniertes MS
Word Dokument zu
erstellen klicken Sie auf
‘Neues Dokument
erstellen’.

ACHTUNG: Wenn Sie ein
                                    Wenn benötigt, können Sie zusätzliche
bestehendes Word Dokument
                                    Dokumente und Dateien in
importieren, dann werden die
                                    DocPublisher speichern. Weiterhin
Dokumenteigenschaften (wie
                                    können Sie auch Links zu anderen
zB. Titel usw.) in
                                    Dokumenten erstellen (oder Bereichen
entsprechende DocPublisher
                                    innerhalb dieser Dokumente).
Felder übernommen.
Dokumentinhalt erstellen:
6) Wenn Sie auf ‘Neues Dokument
erstellen’ in einem vorherigen Schritt
geklickt haben, erscheint ein neues
Fenster mit einer Liste verfügbarer MS
Word Vorlagen (diese können vom
Datenbank-Administrator konfiguriert
werden). Wählen Sie die ‘Policy’
Vorlage und klicken auf OK.




                                         7) DocPublisher wird
                                         automatisch MS Word über den
                                         Webbrowser starten und die
                                         ‘Policy’-Vorlage öffnen. Nun
                                         können Sie beginnen den
                                         Dokumentinhalt einzupflegen.
Dokumentinhalt erstellen:




8) Wenn Ihr Dokument fertig ist, schliessen
und speichern Sie es. Das Word Dokument
ist jetzt im DocPublisher hochgeladen und
gleichzeitig in HTML gewandelt. Eine PDF
Kopie kann auch, falls benötigt, erstellt
werden (diese Option muss durch einen
Administrator ermöglicht werden).
              www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com
Dokumenteigenschaften spezifizieren:
9) Nachdem Sie den
Inhalt erstellt haben
klicken Sie auf das
Eigenschaften
Register. Sie müssen
nun Werte eingeben,
wie zB. Versions-
nummer, Dokument-
eigner, Gültigkeit bis,
nächste Überarbeitung
und optional eine            ACHTUNG: Zusätzlich, zu den hier gezeigten, vorgegebenen
Versionsbeschreibung.        Dokumenteigenschaften können Sie auch Ihre eigenen
Die Versionsnummer           Eigenschaften bzw Attribute( zB. Abteilung, u.a.) einbringen
                             und Werte eintragen. Später können Sie nach diesen
wird automatisch
                             Eigenschaften suchen oder eigene Ansichten erstellen, die
jedesmal hochgezählt,        nach diesen Eigenschaften kategorisiert sind. Das Erstellen
wenn es eine neue            der individuellen Eigenschaften und Ansichten wird im
Revision gibt.               Administrationsbereich vorgenommen.
              www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com
Einstellen der Zugriffsregelung:
          10) Als nächstes klicken Sie auf das 'Berechtigungen'-Register. Hier
          können Sie die Rechte für die öffentlichen Leser und Entwurfseditoren
          bestimmen. Bei den Lesern können Sie entweder individuelle Personen
          oder Anwendergruppen auswählen. Diese Genehmigungen können auch
          durch den Content Manager auf Ordner Ebene gesetzt werden.




11) Um das Dokument           ACHTUNG: Das 'Historie'-Register ist im Schritt 11 leer
als Entwurf abzu-             - bis zu dem Zeitpunkt da das Dokument zum ersten
                              Mal gespeichert wird. Beim ersten Abspeichern als
speichern klicken Sie
                              Entwurf und bei jeder weiteren Speicherung wird ein
auf die ‘Save as Draft’       Eintrag in der Dokument-Historie zusammen mit allen
Schaltfläche.                 relevanten Inforamtionen vorgenommen.
             www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com
12) Das Dokument ist
nun als Entwurf
gespeichert und der
Inhalt wird im Rahmen
dargestellt. Um es
erneut zu bearbeiten
klicken Sie auf die ‘Edit’
Schaltfläche und Sie
werden wieder in den
Autorenbereich des
Dokumentes wechseln.


                                                             Wenn Sie das
                                                            Dokument später
                                                            nochmal bearbeiten
                                                            wollen, können Sie
                                                            Ihren Entwurf im
                                                            Ordner ‘Employment’
                                                            wieder finden.
               www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com
Dokument mit dem HTML editor
Um ein neues
Dokument mit
dem HTML Editor
zu erstellen,
gehen Sie zu
Schritt 3 dieser
Anleitung und
wählen Sie statt
‘Neues MS Word
Dokument’
einfach ‘Neues
HTML Dokument’
aus. Alle anderen
Schritte bleiben           ACHTUNG: Der HTML Editor bietet verschiedene
die selben.                Bearbeitungswerkzeuge, welche Sie benutzen können, um
                           geeignet formatierte Dokumente zu erstellen. Zusätzlich
                           können Sie auch HTML Code direkt einfügen – durch klicken
                           auf die HTML Schaltfläche.
             www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com
Was haben wir bisher gemacht:
   Ein DocPublisher Dokument mit MS Word erstellt
   Dokument-Eigenschaften und Zugriffsregelungen erstellt
   Das Dokument als Entwurf gespeichert
   Den HTML editor gesehen, der anstatt MS Word genutzt
    werden kann

                       Als nächstes...
• Weiterleiten eines Dokumentes zur Prüfung und
  Genehmigung
• Veröffentlichen oder Zurückziehen eines Dokumentes
• Erstellen einer neuen Revision eines Dokumentes
• Wiederherstellung einer vorherigen Version
          www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com

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03 DocPublisher - Dokumente Erstellen

  • 1. How-To: Erstellung eines neuen DocPublisher Dokuments Diese Anleitung zeigt Ihnen wie man mit MS Word oder einem HTML Editor ein neues Dokument in DocPublisher erstellen kann www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com
  • 2. In diesem Beispiel wollen wir ein neues Dokument im ‘Employment’ Ordner erstellen 1) Um ein Dokument erstellen zu können, benötigen Sie entweder eine Rolle als Author oder Content Manager. Einmal eingeloggt, klicken Sie auf "Autoren-Bereich", um in den Autoren-Modus zu gelangen. 2) Als nächstes bitte auf den Ordner ‘Employment’ klicken. Im rechten Rahmen wird eine Liste aller Dokumente dieses Ordners, sortiert nach Status angezeigt.
  • 3. 3) Klicken Sie auf die Schaltfläche ‘Neu’ und wählen Sie ‘Neues MS Word Dokument’. Hier können Sie auch, falls benötigt, einen neuen Ordner anlegen. Dieser wird unterhalb des aktiven Ordners angelegt. 4) Nun wird der Autorenbereich des Dokumentes angezeigt. Es hat 4 Register, die für folgendes benutzt werden: - Dokumentinhalt erstellen - Eigenschaften spezifizieren - Zugriffsregelungen verwalten - Dokumenthistorie anschauen Im nächsten Schritt werden Aktionen in diesen Registern beschrieben.
  • 4. Dokumentinhalt erstellen: 5) Geben Sie als erstes den Titel des Dokumentes ein. Dann können Sie entweder mit drag & drop das MS Word Dokument von Ihrem Arbeitsbereich importieren, oder per klick auf ‘Import existing document’. Um ein leeres oder vordefiniertes MS Word Dokument zu erstellen klicken Sie auf ‘Neues Dokument erstellen’. ACHTUNG: Wenn Sie ein Wenn benötigt, können Sie zusätzliche bestehendes Word Dokument Dokumente und Dateien in importieren, dann werden die DocPublisher speichern. Weiterhin Dokumenteigenschaften (wie können Sie auch Links zu anderen zB. Titel usw.) in Dokumenten erstellen (oder Bereichen entsprechende DocPublisher innerhalb dieser Dokumente). Felder übernommen.
  • 5. Dokumentinhalt erstellen: 6) Wenn Sie auf ‘Neues Dokument erstellen’ in einem vorherigen Schritt geklickt haben, erscheint ein neues Fenster mit einer Liste verfügbarer MS Word Vorlagen (diese können vom Datenbank-Administrator konfiguriert werden). Wählen Sie die ‘Policy’ Vorlage und klicken auf OK. 7) DocPublisher wird automatisch MS Word über den Webbrowser starten und die ‘Policy’-Vorlage öffnen. Nun können Sie beginnen den Dokumentinhalt einzupflegen.
  • 6. Dokumentinhalt erstellen: 8) Wenn Ihr Dokument fertig ist, schliessen und speichern Sie es. Das Word Dokument ist jetzt im DocPublisher hochgeladen und gleichzeitig in HTML gewandelt. Eine PDF Kopie kann auch, falls benötigt, erstellt werden (diese Option muss durch einen Administrator ermöglicht werden). www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com
  • 7. Dokumenteigenschaften spezifizieren: 9) Nachdem Sie den Inhalt erstellt haben klicken Sie auf das Eigenschaften Register. Sie müssen nun Werte eingeben, wie zB. Versions- nummer, Dokument- eigner, Gültigkeit bis, nächste Überarbeitung und optional eine ACHTUNG: Zusätzlich, zu den hier gezeigten, vorgegebenen Versionsbeschreibung. Dokumenteigenschaften können Sie auch Ihre eigenen Die Versionsnummer Eigenschaften bzw Attribute( zB. Abteilung, u.a.) einbringen und Werte eintragen. Später können Sie nach diesen wird automatisch Eigenschaften suchen oder eigene Ansichten erstellen, die jedesmal hochgezählt, nach diesen Eigenschaften kategorisiert sind. Das Erstellen wenn es eine neue der individuellen Eigenschaften und Ansichten wird im Revision gibt. Administrationsbereich vorgenommen. www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com
  • 8. Einstellen der Zugriffsregelung: 10) Als nächstes klicken Sie auf das 'Berechtigungen'-Register. Hier können Sie die Rechte für die öffentlichen Leser und Entwurfseditoren bestimmen. Bei den Lesern können Sie entweder individuelle Personen oder Anwendergruppen auswählen. Diese Genehmigungen können auch durch den Content Manager auf Ordner Ebene gesetzt werden. 11) Um das Dokument ACHTUNG: Das 'Historie'-Register ist im Schritt 11 leer als Entwurf abzu- - bis zu dem Zeitpunkt da das Dokument zum ersten Mal gespeichert wird. Beim ersten Abspeichern als speichern klicken Sie Entwurf und bei jeder weiteren Speicherung wird ein auf die ‘Save as Draft’ Eintrag in der Dokument-Historie zusammen mit allen Schaltfläche. relevanten Inforamtionen vorgenommen. www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com
  • 9. 12) Das Dokument ist nun als Entwurf gespeichert und der Inhalt wird im Rahmen dargestellt. Um es erneut zu bearbeiten klicken Sie auf die ‘Edit’ Schaltfläche und Sie werden wieder in den Autorenbereich des Dokumentes wechseln. Wenn Sie das Dokument später nochmal bearbeiten wollen, können Sie Ihren Entwurf im Ordner ‘Employment’ wieder finden. www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com
  • 10. Dokument mit dem HTML editor Um ein neues Dokument mit dem HTML Editor zu erstellen, gehen Sie zu Schritt 3 dieser Anleitung und wählen Sie statt ‘Neues MS Word Dokument’ einfach ‘Neues HTML Dokument’ aus. Alle anderen Schritte bleiben ACHTUNG: Der HTML Editor bietet verschiedene die selben. Bearbeitungswerkzeuge, welche Sie benutzen können, um geeignet formatierte Dokumente zu erstellen. Zusätzlich können Sie auch HTML Code direkt einfügen – durch klicken auf die HTML Schaltfläche. www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com
  • 11. Was haben wir bisher gemacht:  Ein DocPublisher Dokument mit MS Word erstellt  Dokument-Eigenschaften und Zugriffsregelungen erstellt  Das Dokument als Entwurf gespeichert  Den HTML editor gesehen, der anstatt MS Word genutzt werden kann Als nächstes... • Weiterleiten eines Dokumentes zur Prüfung und Genehmigung • Veröffentlichen oder Zurückziehen eines Dokumentes • Erstellen einer neuen Revision eines Dokumentes • Wiederherstellung einer vorherigen Version www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com