Das Dokument beschreibt den Prozess zur Erstellung und dem Versand von Serienmails mit der Software Teamunity. Es erklärt die Schritte zum Erstellen einer Serienmail, einschließlich der Auswahl von Dokumenten, der Anpassung von Mailvorlagen und der Verwaltung von Kontakten. Nach dem Versand kann der Benutzer im Log-Bereich nachverfolgen, wann und an wen die E-Mails gesendet wurden.

1. Ein wichtiger Bestandteil täglicher Büroarbeit ist das Versenden von Emails. Möchten sie eine Email mit z.B. persönlicher Anrede an mehrere Kontakte verschicken, müssen Sie diese an jeden Kontakt einzeln schreiben, oder Sie benötigen eine Software, welche das für Sie übernimmt. Mit TeamUnity geht das Erstellen und Versenden von Serienmails schnell und einfach. In dieser Präsentation erfahren Sie, wie Sie in nur wenigen Schritten eine Serienmail erstellen können.

2. 1.) Wählen Sie das Akten- bzw. Projekt/Vorgang-Dokument zu dem Sie die Serienmail erstellen möchten.

3. 3.) Markieren Sie „Serienmail“ und öffnen Sie mit „OK“ die Serienmail-Maske. 2.) Über die Schaltfläche „Neu“ öffnen Sie ein neues Auswahlfenster.

4. 4.) Im oberen Bereich der Maske sehen Sie die Dokument-Zuordnungen, welche Sie hier je nach Bedarf auch ändern können.

5. 6.) Bei Optionen können Sie einstellen, ob Sie das Dokument nach dem Versenden als Mailaugang speichern auch möchten. 5.) Im Bereich „Dokumenteninformationen“ sehen Sie den Betreff und die Projekt/Vorgang-Definition, welche aus dem Projekt/Vorgang-Dokument übernommen werden.

6. ANMERKUNG: Wenn Sie bei Optionen „ja“ auswählen, wird jede verschickte Email als einzelnes Dokument im TeamUnity gespeichert.

7. 7.) Über die markierte Schaltfläche öffnen Sie ein Auswahlfenster, aus dem Sie eine Mailvorlage auswählen können. 8.) Markieren Sie die gewünschte Vorlage und bestätigen Sie mit „OK“.

8. Hier können Sie die Bezeichnung der ausgewählten Vorlage sehen und sich diese auch komplett anzeigen lassen.

9. 9.) Mit der markierten Schaltfläche öffnen Sie ein Auswahlfenster, in dem Sie die Kontakte bzw. Verteilerlisten entfernen oder hinzufügen können.

10. 10.) Über die Schaltfläche „Sende Serienmail“ in der Aktionsleiste wird die Email versendet.

11. Nach dem Speichern des Serienmail-Dokumentes können Sie im Bereich „Log“ sehen, wann und an wen die Email verschickt wurde.