Um große Projekte erfolgreich durchzuführen, benötigt man die passenden Werkzeuge. Am besten eines, welches alle Tätigkeiten in einem Softwareentwicklungsprojekt aus einer Hand unterstützt. Was wäre da geeigneter als Drupal, unser "Schweizer Taschenmesser"? Der Vortrag führt ein in verschiedene Drupal-Module und -Installationsprofile, die u.a. die folgenden Aufgaben abdecken: - Anforderungsmanagement - Konfigurationsmanagement/Versionsverwaltung - Qualitätsmanagement - Dokumentation und Wissensmanagement - Team-Management - Zeit-Management - Aufgabenmanagement / Ticketing / Bugtracking Zudem zeigen wir, wie mittels Drupal-Standard-Tools (CCK, Views, Workflow, Rules, Book, Taxonomy) sinnvolle Arbeits- und Kommunikationsprozesse generiert werden können. Anhand einer in verschiedenen Projekten bewährten Installation demonstrieren wir Features und Prozesse.

1. Projekte managen
mit Drupal
DrupalCamp Essen 2010
Jutta Horstmann

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whoami
Jutta Horstmann (Dipl. Inform., Dipl. Pol.)
IT­Beraterin (“data in transit”)
● Schwerpunkt: Freie Software
● Content Management Systeme
● Datenbankmanagement­Systeme
● Analyse, Beratung, Konzeption
● Projektmanagement
● Implementation, Web­Programmierung

3. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 3
data in transit
● IT­Beratung
● gegründet 2005 in Berlin,
2006 Firmensitz nach Bonn
● www.dataintransit.com
● Letzte Drupal­Projekte:
– www.mein­kika.de (ARD/ZDF Kinderkanal KI.KA)
– select.postbank.de (Postbank AG)
– www.lisa­freundeskreis.de (Hubert Burda Media)

4. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 4
Die Themen
Projekte managen
Mit Drupal: PM­Tool, STORM, OA
Zwei Beispiele aus der Praxis
Hot New Stuff: OpenAtrium
Fazit

5. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 5
Projekte managen

6. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 6
Projekte managen: Definition
● Ressourcen (Menschen, Material...) so einsetzen,
dass
● alle Anforderungen des Projekts umgesetzt werden,
und zwar
● im Zeitrahmen
● im Budget
● mit hoher Qualität

7. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 7
Projekte managen:
Aufgaben und Prozesse
● Integrationsmgt
● Inhalts­ und Umfangsmgt
● Terminmanagement
● Kostenmanagement
● Qualitätsmanagement
● Personalmanagement
● Kommunikationsmgt
● Risikomanagement
● Beschaffungsmgt
● Starten
● Planen
● Durchführen
● Kontrollieren
● Beenden
(Guide to the Project Management Body of
Knowledge (PMBOK® Guide), PMI)

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Tool­gestütztes Projektmanagement
● Komplexität beherrschbar machen
– Überblick behalten (viele Aufgaben, Personen, Termine)
– Auswertungen des aktuellen Projektstands
● Integration aller Beteiligten, Projektelemente und
­Phasen
– Sammeln und Verteilen von Informationen
– (schriftliche, asynchrone) Kommunikation
– Dokumentation
– Verknüpfungen

9. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 9
Projekte managen mit Drupal:
PM­Tool im mein!KI.KA­Projekt
STORM als Firmen­Intranet
OpenAtrium

10. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 10
Marke Eigenbau: PM­Tool
im mein!KI.KA­Projekt

11. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 11
Projekt:
mein!KI.KA Kinder­Community
● Projektziel: Kindercommunity mit Drupal
● Projektumfang: ~ 150PT bis Launch
● Vom Tool zu berücksichtigende Rollen:
– Techn. Projektleitung/Teamleitung
– 1 Tester/Reviewer, 2 Entwickler, 1 Templater, 1
HTML/CSSler
– Beim Kunden: Projektleiter, Grafiker

12. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 12
Anforderungen an das PM­Tool
● Integrationsmanagement
● Inhalts­ und
Umfangsmanagement inkl.
– Anforderungsmgt.
– Änderungsmanagement
● Qualitätsmanagement
– Tests
– Dokumentation
– Issue­/Bugtracking
● Kommunikationsmgt. /
Berichtswesen
● eingeschränkt:
– Terminmanagement
– Personalmanagement
● nicht:
– Kostenmanagement
– Risikomanagement
– Beschaffungsmanagement

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Anforderungen an das PM­Tool (2)
● verschiedene Rollen und Rechte
● Kategorisierung
● Volltextsuche
● Nutzerfreundlich auch für Kunden
● Flexibel anpassbar und erweiterbar

14. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 14
Wichtig: Einbindung des Kunden
● Dialog (Kommentare) zu Anforderungen und
Spezifikation
● Umsetzung von Abnahmeprozessen mittels Stati und
Kategorien
● Einstellen von Change Requests
● Akzeptanztests
● Issue Tracking (Bugs, Aufgaben, Feature Requests)
● Benachrichtigungen

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PM­Tool: Dashboard

16. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 16
Integrationsmanagement
➢ Koordination der Projektelemente, ­Phasen und
­Ergebnisse
Zentrales Anliegen:
● Anforderungen von Spezifikation bis zu Umsetzung
verfolgen
● Issues, Dokumentation, Tests, Änderungswünsche,
Umsetzungsoptionen (Drupal­Module),
Kommentare... werden mit Anforderung verknüpft

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Integration der Projekt­Elemente

18. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 18
Integration der Projekt­Elemente:
Umsetzung
● Anforderung:
➔ Book + CCK + Taxonomy + Workflow
● Kommentare:
➔ Comment
● Zuordnung von Spezifikation, Dokumentation,
Aufgaben, Change Requests, Modulen...:
➔ Node reference, Views

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Zuordnung der Elemente
zu Projekt­Phasen

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Inhalts­ und Umfangsmanagement
➢ Wird alles geforderte (und nur das) umgesetzt?
Prozessunterstützung Anforderungsmanagement:
– Definition und Spezifikation der Anforderungen
➔ Stati: “nur Titel” – “in Arbeit” ­ “abgenommen”
– Diskussion in Kommentaren
– Freeze der Anforderung bei Status “abgenommen”
– Verifikation der Anforderungsumsetzung
➔ Stati: “offen” ­ “erledigt” ­ “abgenommen”
➔ Taxonomy, Workflow, Comment

21. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 21
Inhalts­ und Umfangsmanagement
Prozessunterstützung...
● Änderungsmanagement
– Verknüpfung von Change Request mit Anforderung
– Stati: “offen” ­ “erledigt” ­ “abgenommen”
● Weiterentwicklung / Planung Folge­Release
– Stati: “angelegt” ­ “abgelehnt/nicht mehr gewünscht” ­
“erledigt (in Anforderung übertragen / in Aufgabe
übertragen / in Konzeption übernommen)
➔ Taxonomy, Node reference, Comment

22. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 22
Qualitätsmanagement:
Dokumentation
● vollständige Dokumentation der Projektkommunikation
– Comment
● Vorgaben für alle Teammitglieder
● Techn. Dokumentation der Umsetzung
– Book
● Logbücher der Teammitglieder
– Blog
● Modul­Dokumentation: Einsatz, Version, Test
– CCK, Node reference

23. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 23
Modul­Dokumentation

24. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 24
Qualitätsmanagement:
Tests
● Akzeptanztests durch Kunde formulierbar –
Verknüpfung mit Anforderung
● Code Review und Sicherheitstests der verwendeten
Module und Eigenentwicklungen
– Prozessunterstützung durch Stati:
“Check begonnen” ­ “bestanden” ­
“mit Einschränkung bestanden” ­ “nicht bestanden”
➔ CCK, Node reference, Taxonomy, Comment

25. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 25
Qualitätsmanagement:
Issue­ / Bugtracking
➔ Casetracker
➔ CCK
➔ (Node reference)

26. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 26
Qualitätsmanagement:
Issue­ / Bugtracking

27. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 27
Kommunikationsmanagement,
Berichtswesen
● Kommentarfunktion an allen Projekt­Elementen
– Comment
● Berichte und Übersichten in Form von Listen und
Tabellen zu allen relevanten Themen
– Views
● (Email­)Benachrichtigung aller betroffenen Rollen
bei Neuigkeiten
– Rules

28. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 28
Personalmanagement
● SOLL:
– Zuordnung der Ressourcen nach Fähigkeiten und
verfügbaren Kapazitäten auf die Projektaufgaben
● in eingeschränktem Umfang (casetracker)
● nicht:
– Teamentwicklung
– Ressourcenplanung

29. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 29
Terminmanagement
● SOLL:
– Vorgänge managen (deren Reihenfolge und
Beziehungen)
– Aufstellung und Kontrolle des Terminplans
● unterstützt PM­Tool nur in geringem Umfang (z.B.
kein Gantt­Charting)
– Zuordnung von Projektelementen zu Releases
– Deadlines für Aufgaben (Case Tracker)

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Verwendete Module (1)
● Core u.a.: Blog, Book, Comment
● Admin Role, Admin Menu, Date, Menu Block, Node
Clone, Node Convert, Token, Transliteration
● CCK (alle), Link
● Rules
● Views
● Workflow
● Case Tracker

31. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 31
Verwendete Module (2)
Diverse praktische Details
● Booktree: Inhaltsverzeichnis für Anforderungen
● BUEditor: schnelle Text­Formatierung (kein WYSIWYG)
● Comment Upload: Screenshots als Teil der Diskussion
● Linodef: Andere Nodes per Shortcut verlinken ([#425])
● Taxonomy Other: Statt vorgegebenen Kategorie zu
wählen, kann Autorin eigene hinzufügen

32. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 32
Inhaltstypen
● Anforderung (book)
● Aufgabe (casetracker)
● Logbuch­Eintrag (blog)
● Change Request
● Dokumentation (book)
● Drupal­Modul
● Idee
● Spezifikation (book)
● Test
● Vorgabe (book)
● Wunsch

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Fazit (1)
● wichtige PM­Aufgaben können mit wenigen Drupal­
Modulen abgebildet werden:
– CCK (inkl. node reference), Views
– comment, blog, book, taxonomy
– workflow
– case tracker
– rules
● entscheidendes Know­How steckt in der
Konfiguration der Views und Prozesse

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Fazit (2)
● Grundsätze:
– alle Projekt­Kommunikation im PM­Tool
– Prozesse einrichten
– Anforderungen bilden den Kern und sind mit allen
anderen Projektelementen verknüpft
– flexibel je nach Projektphase und Kundenwunsch
immer wieder neue Views bereitstellen

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Nicht im PM­Tool
● Kostenmanagement
● Risikomanagement
● Beschaffungsmanagement
● Multi­Projektmanagement
➔ Alternative oder ergänzende Tools?!

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Internes Projektmanagement
mit Drupal STORM

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STORM
● “Storm is a project management application for
Drupal.”
● http://drupal.org/project/storm
● Erweiterungsmodule:
– Dynamic Dashboard
➔ http://drupal.org/project/storm_dashboard
– Quick Timetracking
➔ http://drupal.org/project/storm_quicktt

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STORM
● Organizationen, Teams, Menschen
● Projekte
● Aufgaben, Tickets
● Timetracking
● Notizen, Knowledgebase
● Rechnungswesen, Ausgaben
Alle Elemente sind Nodes und können daher beliebig
erweitert werden (CCK, Views, Taxonomy, Comment,
Upload).

39. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 39
STORM im Intranet:
Dashboard

40. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 40
STORM im Intranet:
Nutzung
Ein neues Projekt!
● Auftraggeber/Kunde Organisation→
● Ansprechpartner, Stakeholder, Team Personen→
● Projekt
● Aufgaben
● Zeiterfassung
● Rechnungsstellung

41. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 41
Auftraggeber/Kunde (Organisation)

42. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 42
Personen und Teams

43. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 43
Projekt und Aufgaben

44. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 44
Zeiterfassung

45. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 45
Rechnungstellung

46. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 46
Fazit
● nützliche, durchdachte Tool­Suite
● aktive Weiterentwicklung, v.a.
– Integration der einzelnen Elemente
– Prozessunterstützung
– D7: Gantt­Charts
● In unserem Intranet nicht im Einsatz:
– Notizen
– Knowledge Base
– Ticketing

47. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 47
OpenAtrium

48. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 48
OpenAtrium
● Entwickelt von Development Seed (USA)
● Aktuell beta5
● Ziele:
– Intranet
– Kollaboration/Kommunikation von Teams in Gruppen
(Groupspaces)
– Knowledge Management
● Installationsprofil
● “Features” (Meta­Module)

49. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 49
Standard­“Features”
● Dashboard (mehrere pro Gruppe und Nutzer)
● Blog (Kommentare, Benachrichtigungen, Dateiupload)
● Shoutbox /Mikroblog
● Dokumentation/Wiki
● Kalender (inkl. iCal Support)
● Aufgaben (To­Do Liste oder Issue Tracker)
● Alle Features können pro Gruppe zugeschaltet werden

50. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 50
OA: Dashboard

51. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 51
OA: Gruppen
● verfügbare Features sind pro Gruppe zu­ und
abschaltbar
● mehrere Dashboards
● Layout anpassbar (Grafiken, Farben)

52. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 52
OA: Gruppe

53. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 53
Benutzerfreundlich
● Schönes, übersichtliches Theme (Ginkgo)
● Popup Layers mit Detail­Infos (z.B. Termin)
● Drag & Drop Dashboards für Gruppen und Einzel­
Nutzer
● “Reference This” (node add + node reference)
● Admin Module, Rubik Verwaltungstheme

54. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 54
Hinter den Kulissen
● Core: book, comment, taxonomy (Tags)
● Module:
– Admin, Boxes, CTools, Comment Upload, Context,
Diff, Features, Feeds, Spaces, Strongarm
– Case Tracker, Content Profile, Messaging,
Notifications, OG, U Create
● Eigenentwicklung
– Erweiterungen für: Blog, Case Tracker, Gruppen,
Kalender, Notebook, Nutzer, Profile, Shoutbox
– Crossref

55. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 55
Features, Spaces, Context, Boxes
● Features (Site­Konfiguration in Code­Form)
➔ http://drupal.org/project/features
● Spaces (API, um Site­Konfiguration in definierten
Bereichen zu überschreiben)
➔ http://drupal.org/project/spaces
● Context (definiert Seitenbereiche, welche aktiv sein
können oder nicht; Support für Drag & Drop)
➔ http://drupal.org/project/context
● Boxes (Blocks 2.0 mit “Inline Editing”)
➔ http://drupal.org/project/boxes

56. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 56
Projektmanagement mit OA?
● Kommunikation / Berichtswesen
– Kommentare
– Benachrichtigungen (Private Message, E­Mail, SMS,
Twitter, …)
● Personalmgt (Personen, Gruppen, Case Tracker)
● Zeitmanagement (Kalender, Case Tracker)
● Qualitätsmanagement
– Dokumentation (Notebook, Blog)
– Case Tracker

57. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 57
Projektmanagement mit OA?
● Im Zentrum steht die “Gruppe”, nicht das “Projekt”
– Eine Installation pro Projekt?
– Eine Gruppe pro Projekt?
– Eine Gruppe pro Team, nutzt “Case Tracker”­Projekte?
– Integration/Koordination per Dashboard der Managerin
● Inhalts­/Umfangsmanagement (Anforderungen,
Änderungen)
– nur per Notebook
– Referenzierungen: Nur Blog Post Notebookseite→

58. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 58
FAZIT

59. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 59
Zielgruppe, Kernkompetenz
PM­Tool
STORM
OpenAtrium
– Dienstleister Kunde↔
– Anforderungen des Kunden umsetzen
– Kommunikation und Berichtswesen
– Prozesse (Diskussion, Bearbeitung, Abnahme)
– Dienstleister Intranet
– Prozess von Beauftragung bis Rechnungstellung
– IT­Abteilung Intranet
– Kommunikation & Kollaboration im Team

60. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 60
Was fehlt?
● Zeit­ und Ressourcenmanagement (Zeitplanung,
Kostenkalkulation)
● Risikomanagement
● Integration des Softwareentwicklungsprozesses
– Unterstützung versch. Vorgehensmodelle
– Versionsverwaltung/Konfigurationsmanagement
– Release Management

61. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 61
Ausblick
● Vorgestellte Features frei kombinierbar
● “Features” nutzen (z.B. STORM als OA­Feature)
● “Best of all worlds” oder “Für jeden Zweck das
passende Werkzeug”?
● Optimal: Projektmanagement­Knowhow + Drupal­
Knowhow Toolsuite je nach Projektsituation →
erweitern

62. : : : data in transit : : : Jutta Horstmann : : : DrupalCamp Essen 2010 : : : 28.02.2010 : : : 62
Fragen???
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Kontakt jh@dataintransit.com