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Neues Datenschutzgesetz
und Microsoft 365 - das
müssen Sie wissen
Eckhard Neuhaus
CTO Baggenstos
Dr. Daniel Burgwinkel
Partner krm.swiss
Agenda
• Intro Datenverteilung / Lifecycle
• Einführung zum revidierten
Schweizer Datenschutzgesetz
(revDSG)
• Welche neuen Anforderungen
ergeben sich 2023 aufgrund des
revDSG?
• Welche Funktionen bietet Microsoft
in Microsoft 365, um Datenschutz/
Compliance / Security zu
unterstützen?
• Nächste Schritte: Workshop revDSG
• Fragen und Antworten
Es lohnt sich…
Feedbackformular
Nehmen Sie an der Umfrage am Ende des
Webinars teil und Sie erhalten einen
feinen Biraweggä der Bäckerei Baggenstos,
Uri.
QR Code folgt am Ende des Webinars
Intro
A. Baggenstos & Co AG
• DigitaleTransformationbasierend auf Microsoft Cloud Technologie
• Massgeschneiderte Managed Services
krm.swiss = KompetenzzentrumRecordsManagement AG
• Beratung für rechtskonformes Recordsmanagementund Archivierung
• DatenschutzBeratung und Einführung von Datenschutztools
• Microsoft Partner für Complianceund Records Management
• Information Governance - Praxisleitfädenund Training
Platforms
SaaS
Remote
Corporate
Structured
Private cloud
SMS
Vendors
Unstructured
Public
Emails
Documents Records
Datenverarbeitung heute
Der Daten-Lifecycle
Daten werden erstellt
Der Daten-Lifecycle
Daten werden erstellt Daten werden
auf Systemen gespeichert
Der Daten-Lifecycle
Daten werden erstellt Daten werden
auf Systemen gespeichert
Daten verlassen
die Firma
Kennen Sie Ihre Daten! Schützen Sie Ihre Daten!
Verhindern sie
Datenverlust
Kontext DSG Schweizer Datenschutzgesetz + EU DS-GVO
Beispiele
Beispiel 2:
Organisation
ist nur in CH tätig
=> CH DSG
Beispiel 1
Unternehmen
ist nur in der
EU aktiv =>
EU DSGVO
Beispiel 3:
CH Unternehmen mit
EU+CH Personendaten
(z.B. Tochter in EU)
=> Umsetzung
DSG + DSGVO
CH: DSG 1992 - Aug 2022 DSG 1. Sept 2022 -
EU DSGVO ab 2018
revDSG
Welche Anforderungen ergeben sich 2023 aufgrund des
revDSG? (Daniel)
Datenschutzanforderungensteigen auf vergleichbaresNiveau der EU DSGVO
• Anforderung Informations- und Dokumentationspflichten
• Datenschutz Management System (u.a. Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten)
• Verträge mit Kunden, Dienstleistern etc.
• Anforderungen an Datensicherheitund korrekter/kontrollierterUmgang
mit Personendaten
• Lebenszyklus der Daten muss verwaltet werden (=> Löschung)
• CH: Strafen bis zu 250.000 CHF für die Verantwortlichenin der Organisation
• Auskunftsbegehren von Personen (z.B. Kunden/Mitarbeitern)müssen innert
30 Tage beantwortetwerden
• Prozesse und Suchfunktionennotwendig
• Umsetzung in der Organisationbis 1.9.2023 (keine Übergangsfrist)
Ausgewählte Aspekte DSG im Kontext M365 im Unternehmen
DSG AusgewählteAspekte
Art. 5 Begriffe • besonders schützenswerte Personendaten
(siehe Liste DSG)
• Profiling
• Verletzung der Datensicherheit
Art. 7 Datenschutz durch Technik und
datenschutzfreundlicheVoreinstellungen
„…mittelsgeeigneter Voreinstellungen sicherzustellen,
dass die Bearbeitung der Personendatenauf das für
den Verwendungszweck nötige Mindestmass
beschränkt ist.“
=> Funktionen M365 Richtlinien für Speicherorte
Art. 8 Datensicherheit „…geeignete technische und organisatorische
Massnahmen, um Verletzungen der Datensicherheitzu
vermeiden…“ => z.B. M365 Data Loss Prevention
Art. 9 Bearbeitung durch Auftragsbearbeiter • Prüfung der Verträge mit u.a. IT-Dienstleistern
Ausgewählte Aspekte DSG im Kontext M365 im Unternehmen
DSG AusgewählteAspekte
Art. 10 Datenschutzberaterinoder -berater Private Verantwortlichekönnen einen
Datenschutzberater:in ernennen.
Art. 12 Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten Ausnahme für Organisationkleiner als 250
Mitarbeiter:innen und geringem Risiko von
Datenschutzverletzungen
(in der Praxis muss aber jede Organisation ihre Daten
kennen…)
 Siehe M365 Datenklassifikation, Records Mgt
Art. 22 Datenschutz-Folgenabschätzung(DSFA) DSFA bei Bearbeitung mit hohem Risiko
=> DSFA im Kontext EinsatzM365 und Risiko «Cloud-
Act»
Ausgewählte Aspekte DSG im Kontext M365 im Unternehmen
DSG AusgewählteAspekte
Art. 23 Konsultationdes EDÖB Datenschutz-Folgenabschätzung=> hohes Risiko =>
Stellungnahme EDÖB
Art. 24 Meldung von Verletzungen der
Datensicherheit
Der Verantwortliche meldet dem EDÖB so rasch als
möglich eine Verletzung der Datensicherheit, die
voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die
Persönlichkeit oder die Grundrechte der betroffenen
Person führt.
Art. 25 Auskunftsrecht Die Organisationmuss innert 30 Tagen einer Person
(z.B. Kunde, Mitarbeiter) Auskunft über die
Personendatengeben.
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Art. 28 Recht auf Datenherausgabeoder -
übertragung
Relevantz.B. für Online-Services
Ausgewählte Aspekte DSG im Kontext Unternehmenseinsatz M365
Informations-und Dokumentationspflichten DSG
Art. 60 Verletzung von Informations-, Auskunfts- und
Mitwirkungspflichten
Mit Busse bis zu 250 000 Franken werden private
Personen auf Antrag bestraft
Art. 61 Verletzung von Sorgfaltspflichten Siehe oben
Art. 62 Verletzung der beruflichen Schweigepflicht Siehe oben
Welche Funktionen bietet Microsoft in Microsoft 365, um
Datenschutz/Compliance/Security zu unterstützen?
Daten Klassifizieren
• Label geben Daten eine Klasse (Einordung)
• Wie sensitiv ist die Datei?
• Wer darf diese Information sehen?
• Wie soll diese Datei aufbewahrt werden?
• Label können auf unterschiedlicheWeise gesetzt werden
• Manuellwährend des Erstellens
Welche Funktionen bietet Microsoft in Microsoft 365, um
Datenschutz/Compliance/Security zu unterstützen? Eckhard
Daten Klassifizieren
• Label können auf unterschiedlicheWeise gesetzt werden
• Automatisch nach Speicherort
z.B. alles bekommt ein «HR» Label, das in einem Order oder einer
SharePointLibrary der AbteilungHR abgelegt wird
• Automatisch nach Inhalt
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• Gespeicherte und deren Nutzung analysieren
• Die Werkzeuge «Content Explorer» und «Activity Explorer» helfen mir
sicher zu stellen, das Dateien nicht an falschen Orten liegen, oder z.B.
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-> Daten klassifizieren ist die Grundlage für ein modernes Datenschutzkonzept:
«Kennen Sie Ihre Daten»
Welche Funktionen bietet Microsoft in Microsoft 365, um
Datenschutz/Compliance/Security zu unterstützen?
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Welche Funktionen bietet Microsoft in Microsoft 365, um
Datenschutz/Compliance/Security zu unterstützen?
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Data Loss Prevention(DLP)
- Zusätzlich zu den Regeln eines Labels kannDLP regeln welche Information
geteilt wird und welche nicht
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- Regeln aus Vorlagen erstellen (z.B. FinanzInformation, Health Care, etc) oder
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-> Wenn eine Regel greift, wird der Anwender Informiert / ein Teilen der Datei
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Signal 00:00
Data Governance in der Microsoft Welt
Microsoft Purview: Compliance Funktionen und Data Governance
Daten in M365
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Daten in Azure
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M365 Purview: Compliance Portal
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Beispiel 2
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Beispiel 3
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Workshop revDSG – krm & baggenstos
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Datenschutz
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Massnahmen für
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Funktionen in M365
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  • 1. Neues Datenschutzgesetz und Microsoft 365 - das müssen Sie wissen
  • 2. Eckhard Neuhaus CTO Baggenstos Dr. Daniel Burgwinkel Partner krm.swiss
  • 3. Agenda • Intro Datenverteilung / Lifecycle • Einführung zum revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) • Welche neuen Anforderungen ergeben sich 2023 aufgrund des revDSG? • Welche Funktionen bietet Microsoft in Microsoft 365, um Datenschutz/ Compliance / Security zu unterstützen? • Nächste Schritte: Workshop revDSG • Fragen und Antworten
  • 4. Es lohnt sich… Feedbackformular Nehmen Sie an der Umfrage am Ende des Webinars teil und Sie erhalten einen feinen Biraweggä der Bäckerei Baggenstos, Uri. QR Code folgt am Ende des Webinars
  • 5. Intro A. Baggenstos & Co AG • DigitaleTransformationbasierend auf Microsoft Cloud Technologie • Massgeschneiderte Managed Services krm.swiss = KompetenzzentrumRecordsManagement AG • Beratung für rechtskonformes Recordsmanagementund Archivierung • DatenschutzBeratung und Einführung von Datenschutztools • Microsoft Partner für Complianceund Records Management • Information Governance - Praxisleitfädenund Training
  • 8. Der Daten-Lifecycle Daten werden erstellt Daten werden auf Systemen gespeichert
  • 9. Der Daten-Lifecycle Daten werden erstellt Daten werden auf Systemen gespeichert Daten verlassen die Firma Kennen Sie Ihre Daten! Schützen Sie Ihre Daten! Verhindern sie Datenverlust
  • 10. Kontext DSG Schweizer Datenschutzgesetz + EU DS-GVO Beispiele Beispiel 2: Organisation ist nur in CH tätig => CH DSG Beispiel 1 Unternehmen ist nur in der EU aktiv => EU DSGVO Beispiel 3: CH Unternehmen mit EU+CH Personendaten (z.B. Tochter in EU) => Umsetzung DSG + DSGVO CH: DSG 1992 - Aug 2022 DSG 1. Sept 2022 - EU DSGVO ab 2018 revDSG
  • 11. Welche Anforderungen ergeben sich 2023 aufgrund des revDSG? (Daniel) Datenschutzanforderungensteigen auf vergleichbaresNiveau der EU DSGVO • Anforderung Informations- und Dokumentationspflichten • Datenschutz Management System (u.a. Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten) • Verträge mit Kunden, Dienstleistern etc. • Anforderungen an Datensicherheitund korrekter/kontrollierterUmgang mit Personendaten • Lebenszyklus der Daten muss verwaltet werden (=> Löschung) • CH: Strafen bis zu 250.000 CHF für die Verantwortlichenin der Organisation • Auskunftsbegehren von Personen (z.B. Kunden/Mitarbeitern)müssen innert 30 Tage beantwortetwerden • Prozesse und Suchfunktionennotwendig • Umsetzung in der Organisationbis 1.9.2023 (keine Übergangsfrist)
  • 12. Ausgewählte Aspekte DSG im Kontext M365 im Unternehmen DSG AusgewählteAspekte Art. 5 Begriffe • besonders schützenswerte Personendaten (siehe Liste DSG) • Profiling • Verletzung der Datensicherheit Art. 7 Datenschutz durch Technik und datenschutzfreundlicheVoreinstellungen „…mittelsgeeigneter Voreinstellungen sicherzustellen, dass die Bearbeitung der Personendatenauf das für den Verwendungszweck nötige Mindestmass beschränkt ist.“ => Funktionen M365 Richtlinien für Speicherorte Art. 8 Datensicherheit „…geeignete technische und organisatorische Massnahmen, um Verletzungen der Datensicherheitzu vermeiden…“ => z.B. M365 Data Loss Prevention Art. 9 Bearbeitung durch Auftragsbearbeiter • Prüfung der Verträge mit u.a. IT-Dienstleistern
  • 13. Ausgewählte Aspekte DSG im Kontext M365 im Unternehmen DSG AusgewählteAspekte Art. 10 Datenschutzberaterinoder -berater Private Verantwortlichekönnen einen Datenschutzberater:in ernennen. Art. 12 Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten Ausnahme für Organisationkleiner als 250 Mitarbeiter:innen und geringem Risiko von Datenschutzverletzungen (in der Praxis muss aber jede Organisation ihre Daten kennen…)  Siehe M365 Datenklassifikation, Records Mgt Art. 22 Datenschutz-Folgenabschätzung(DSFA) DSFA bei Bearbeitung mit hohem Risiko => DSFA im Kontext EinsatzM365 und Risiko «Cloud- Act»
  • 14. Ausgewählte Aspekte DSG im Kontext M365 im Unternehmen DSG AusgewählteAspekte Art. 23 Konsultationdes EDÖB Datenschutz-Folgenabschätzung=> hohes Risiko => Stellungnahme EDÖB Art. 24 Meldung von Verletzungen der Datensicherheit Der Verantwortliche meldet dem EDÖB so rasch als möglich eine Verletzung der Datensicherheit, die voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte der betroffenen Person führt. Art. 25 Auskunftsrecht Die Organisationmuss innert 30 Tagen einer Person (z.B. Kunde, Mitarbeiter) Auskunft über die Personendatengeben. => Microsoft Priva Art. 28 Recht auf Datenherausgabeoder - übertragung Relevantz.B. für Online-Services
  • 15. Ausgewählte Aspekte DSG im Kontext Unternehmenseinsatz M365 Informations-und Dokumentationspflichten DSG Art. 60 Verletzung von Informations-, Auskunfts- und Mitwirkungspflichten Mit Busse bis zu 250 000 Franken werden private Personen auf Antrag bestraft Art. 61 Verletzung von Sorgfaltspflichten Siehe oben Art. 62 Verletzung der beruflichen Schweigepflicht Siehe oben
  • 16. Welche Funktionen bietet Microsoft in Microsoft 365, um Datenschutz/Compliance/Security zu unterstützen? Daten Klassifizieren • Label geben Daten eine Klasse (Einordung) • Wie sensitiv ist die Datei? • Wer darf diese Information sehen? • Wie soll diese Datei aufbewahrt werden? • Label können auf unterschiedlicheWeise gesetzt werden • Manuellwährend des Erstellens
  • 17. Welche Funktionen bietet Microsoft in Microsoft 365, um Datenschutz/Compliance/Security zu unterstützen? Eckhard Daten Klassifizieren • Label können auf unterschiedlicheWeise gesetzt werden • Automatisch nach Speicherort z.B. alles bekommt ein «HR» Label, das in einem Order oder einer SharePointLibrary der AbteilungHR abgelegt wird • Automatisch nach Inhalt z.B. kann automatischauf Grund von Matchings im Text Klassen vergeben werden • Gespeicherte und deren Nutzung analysieren • Die Werkzeuge «Content Explorer» und «Activity Explorer» helfen mir sicher zu stellen, das Dateien nicht an falschen Orten liegen, oder z.B. wie mit sensitiven Daten umgegangen wird. -> Daten klassifizieren ist die Grundlage für ein modernes Datenschutzkonzept: «Kennen Sie Ihre Daten»
  • 18. Welche Funktionen bietet Microsoft in Microsoft 365, um Datenschutz/Compliance/Security zu unterstützen? Daten schützen Regeln auf Label anwenden - Darf ein Benutzer ein Label entfernen ? - Darf eine Information aus einer bestimmten Klasse in einem Report/Index erscheinen ? – z.B. PowerBI - Soll eine Datei automatischeine Kennzeichnung erhalten? – z.B. Kopfzeile, Fusszeile, Wasserzeichen etc - Soll eine Datei verschlüsselt werden ? -> Solche Regeln verbleibenauf der Datei,unabhängigvom Ort. Signal 00:00
  • 19. Welche Funktionen bietet Microsoft in Microsoft 365, um Datenschutz/Compliance/Security zu unterstützen? Datenverlust verhindern Data Loss Prevention(DLP) - Zusätzlich zu den Regeln eines Labels kannDLP regeln welche Information geteilt wird und welche nicht - Basierend auf Label, aber auch eigenständiginhaltlich - Regeln aus Vorlagen erstellen (z.B. FinanzInformation, Health Care, etc) oder eigene, firmenspezifische Policies - Anwendbarfür Exchange, OneDrive, SharePoint,Teams -> Wenn eine Regel greift, wird der Anwender Informiert / ein Teilen der Datei oder der Info ist nicht möglich Signal 00:00
  • 20. Data Governance in der Microsoft Welt Microsoft Purview: Compliance Funktionen und Data Governance Daten in M365 Sharepoint - OneDrive Teamsetc. Daten in Azure Outlook Azure Services /Storage M365 Purview: Compliance Portal Compliance Funktionen+ Data Catalog, Data Map etc.
  • 21. Relevante Funktionen Microsoft Purview (M365) Relevante Module M365 CompliancePortal Azure Compliance Funktionen Data Catalog RecordsManagement Data Life Cycle Management Data classification Datenschutz(Priva) Compliance Manager (u.a.Templatesfür DSGVO) Data Map Data Estate Insights Beispiel 2
  • 22. M365 Compliance Manager Auswahl Assessment Template Beispiel 1
  • 24.
  • 30.
  • 31. Workshop revDSG – krm & baggenstos Checkliste Datenschutz IST-Situation Ziel-Prozesse Datenschutz (u.a. Auskunfts- begehren) Technische und organisatorische Massnahmen für M365/Azure Fokus: Datenschutz Funktionen in M365 (MS Priva, Compliance Portal) Fokus: Security Funktionen in M365 Zielbild für 1.9.2023+ Aktionsplan
  • 33. Umfrage ausfüllen und Biräweggä erhalten