Wie effizient ist ein  automatisierter Posteingang  ohne Workflow? Dipl.-Ing. Adruni Ishan, PENTADOC AG
Ihre Orientierung für die nächsten 25 Minuten
Optimierung der dokumentbezogenen Geschäftsprozesse <ul><ul><li>Eingehende Dokumente sind Auslöser und Informationsträger ...
Digitale Poststelle
Definition Digitaler Poststelle <ul><ul><li>Digitale Poststelle  ist ein Begriff zur Beschreibung der Automatisierung von ...
Definition Digitaler Poststelle (2) .  <ul><ul><li>Stimuliert durch Geschäftszuwachs und mobile Beschäftigte wächst das Po...
Automatische Klassifikation <ul><ul><li>Die automatische Klassifikation dient der Bestimmung der Hauptmerkmale eingehender...
Automatische Klassifikation <ul><ul><li>In der Praxis werden i.d.R. dazu 3 Ansätze verfolgt: </li></ul></ul><ul><ul><ul><l...
Verteilung per Mailsystem Mitarbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter Automatisierte Klassifikation & Indexierung Unte...
Workflow Management
Definition von Workflow <ul><ul><li>Ein  Workflow  ist eine vordefinierte Abfolge von Aktivitäten in einer Organisation. <...
Definition von Workflow (2) <ul><ul><li>Arbeitsablaufmodelle sollen dabei helfen, die optimale Einbindung verschiedener An...
Anforderungen an ein WMS <ul><ul><li>Der  Workflow-Editor  ist das Werkzeug, mit dem der Prozess beim Kunden grafisch abge...
Workflow-Editor <ul><ul><li>Die mit dem Workflow-Editor generierte Abbildung des Prozesses wird auch in das Workflow-Proto...
Anforderungen an ein WMS (2) <ul><ul><li>Ein  Formular-Editor  hat den Vorteil, dass für diverse Prozesse, die sich sinnvo...
Anforderungen an ein WMS (3) <ul><ul><li>Das  Workflow-Protokoll  zeigt dem Bearbeiter sämtliche Schritte eines Workflows,...
Posteingang mit Workflow
Workflow anstoßen Verknüpfung dreier Ebenen: Anwendungen Dokumente Daten Informationsquellen Start Stop Prozesse Mitarbeit...
Laufzeitumgebung <ul><li>Sachbearbeiter </li></ul><ul><ul><li>Auswahl </li></ul></ul><ul><ul><li>Unterbrechen </li></ul></...
Nutzenpotenziale integrierter Anwendungen Kosten <ul><li>Personal  </li></ul><ul><li>Archivfläche  </li></ul><ul><ul><li>R...
Posteingang ist nicht gleich Posteingang <ul><ul><li>Für eine intelligente Posteingangsverarbeitung gibt es kein Pauschalr...
Charakteristik der Geschäftsprozesse <ul><ul><li>Industrieunternehmen vs. Behörde </li></ul></ul><ul><ul><li>Heterogener P...
Worin bestehen die häufigsten Fehler? <ul><ul><li>Falsche Technologie ausgewählt, da unternehmensspezifische Anforderungen...
Worin bestehen die häufigsten Fehler? (2) <ul><ul><li>Die daran anknüpfenden Fachanwendungen können die gelieferte Qualitä...
Zusammenfassung
Fazit <ul><ul><li>Nach der Digitalisierung und Klassifikation können Eingangsdokumente per Mail-System an die zuständigen ...
Einen Spezialisten wie uns gibt es nicht oft. Genaugenommen 10 mal. <ul><ul><li>1998 Gründung der PENTADOC GmbH </li></ul>...
Vielen Dank für Ihr Interesse!  Besuchen Sie uns am VOI/CCPB-Stand Showcase Digitale Postbearbeitung (Stand A20)    Oder S...
Nächste SlideShare
Wird geladen in …5
×

Adruni Ishan Digital Mailroom & Workflow V2

1.419 Aufrufe

Veröffentlicht am

Veröffentlicht in: Technologie
  • Als Erste(r) kommentieren

  • Gehören Sie zu den Ersten, denen das gefällt!

Adruni Ishan Digital Mailroom & Workflow V2

  1. 1. Wie effizient ist ein automatisierter Posteingang ohne Workflow? Dipl.-Ing. Adruni Ishan, PENTADOC AG
  2. 2. Ihre Orientierung für die nächsten 25 Minuten
  3. 3. Optimierung der dokumentbezogenen Geschäftsprozesse <ul><ul><li>Eingehende Dokumente sind Auslöser und Informationsträger von Geschäftsprozessen. </li></ul></ul><ul><ul><li>Ihre Digitalisierung, Klassifikation und Ablage ist der erste Schritt in der Automatisierungskette. </li></ul></ul><ul><ul><li>Die eigentliche Prozesseffizienz wird über die Steuerung ihrer Weiterverarbeitung erzielt . </li></ul></ul><ul><ul><li>Nach der Digitalisierung und Klassifikation können Eingangsdokumente per Mail-System an die zuständigen Fachbereiche weitergeleitet werden. </li></ul></ul><ul><ul><li>Zur Optimierung der nachgeschalteten Geschäftsprozesse sollten jedoch direkt korrespondierende Workflows angestoßen werden. </li></ul></ul>
  4. 4. Digitale Poststelle
  5. 5. Definition Digitaler Poststelle <ul><ul><li>Digitale Poststelle ist ein Begriff zur Beschreibung der Automatisierung von Posteingangsprozessen. </li></ul></ul><ul><ul><li>Mit Hilfe von Scann- und Dokumentenerfassungstechnologien können Unternehmen ihren Posteingang digitalisieren und die Klassifikation sowie die Verteilung der Post innerhalb des Unternehmens automatisieren. </li></ul></ul><ul><ul><li>Sowohl Papierpost als auch eMails können durch den selben Prozess verarbeitet werden. Dies versetzt Unternehmen in die Lage, ihre internen Postverteilungs-prozeduren zu standardisieren und an Compliance Vorschriften des Unternehmens festzuhalten. </li></ul></ul>
  6. 6. Definition Digitaler Poststelle (2) . <ul><ul><li>Stimuliert durch Geschäftszuwachs und mobile Beschäftigte wächst das Postvolumen exponentiell. Ein mittelständisches Unternehmen bearbeitet z.Bsp. 100.000 Poststücke für 200 Abteilungen im Monat. </li></ul></ul><ul><ul><li>Die Unternehmenspoststelle, eine wichtige Schaltzentrale im Informationssystem des Unternehmens, versucht mit dieser Papierflut Schritt zu halten. </li></ul></ul><ul><ul><li>Mittlerweile erwarten heutige Organisationen sofortige und akkurate Informationen. Unternehmen in den Vereinigten Staaten geben jährlich 500 Mrd. $ aus, um die Informationen, die sie täglich auf Dokumenten erhalten, in sinnvolle Daten umzuwandeln, die sie zur Steuerung ihrer Geschäftsprozesse benötigen. </li></ul></ul>
  7. 7. Automatische Klassifikation <ul><ul><li>Die automatische Klassifikation dient der Bestimmung der Hauptmerkmale eingehender Dokumente und der zuverlässigen Zuordnung zum richtigen Vorgangstyp. </li></ul></ul><ul><ul><li>Die Klassifikation von Dokumenten ist ein zentrales und gleichzeitig komplexes Thema. Erstens müssen unterschiedliche Formate verarbeitet und zweitens unterschiedlichen Dokumentenkategorien zugeordnet werden können. </li></ul></ul><ul><ul><li>Grundsätzlich können verschiedene Technologien zur Dokumenten-erkennung von strukturierten Dokumenten (Formularen), halb-strukturierten Dokumenten (Rechnungen und Lieferscheine) und unstrukturierten Dokumenten (Freitext) verwendet werden. </li></ul></ul>
  8. 8. Automatische Klassifikation <ul><ul><li>In der Praxis werden i.d.R. dazu 3 Ansätze verfolgt: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Erkennung der Dokumentklasse anhand von grafischen Merkmalen (Formularlayout, Logos,…) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Regelbasierte Erkennung (Mit Hilfe von beispielsweise Schlüsselwörtern – Rechnung, MwSt, Brutto, Netto) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Klassifizierung auf Basis des gelernten Inhaltes (dem System werden ca. 50 repräsentative Dokumente einer Dokumentklasse zum Lernen der Unterscheidungs-merkmale zugeführt) </li></ul></ul></ul>Adresse Datum Wort Grußformel Betreff
  9. 9. Verteilung per Mailsystem Mitarbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter Automatisierte Klassifikation & Indexierung Unternehmens- Poststelle HR – System CRM – System ERP – System Vertrieb Elektronische Kundenakte Personalwesen Elektronische Personalakte Einkauf Elektronische Lieferantenakte Archiv
  10. 10. Workflow Management
  11. 11. Definition von Workflow <ul><ul><li>Ein Workflow ist eine vordefinierte Abfolge von Aktivitäten in einer Organisation. </li></ul></ul><ul><ul><li>Der Arbeitsablauf betont dabei die operativ-technische Sicht auf die Prozesse. </li></ul></ul><ul><ul><li>Dabei kann ein Workflow-Management-System den Ablauf unterstützen, ihn mit notwendigen Daten versorgen und ihn gemäß einer im System hinterlegten Vorgabe abwickeln. </li></ul></ul><ul><ul><li>Das Ziel ist hierbei weniger eine Dokumentation für eine Organisation oder deren Mitarbeiter, sondern eine mögliche (Teil-) Automati-sierung der Ausführung . </li></ul></ul>
  12. 12. Definition von Workflow (2) <ul><ul><li>Arbeitsablaufmodelle sollen dabei helfen, die optimale Einbindung verschiedener Anwendungen (Textverarbeitungen, Tabellen-kalkulationen, Datenbanken usw.) in Arbeitsabläufe der Organisation sicherzustellen. </li></ul></ul><ul><ul><li>Hierzu wird ein Workflow-Management-System (WMS) eingesetzt, das die Definition und Durchführung von Workflows ermöglicht, indem es die Workflow-Instanzen nach einem vorgegebenen, im Rechner abgebildeten Schema steuert und dazu benötigte Daten und Applikationen bereitstellt oder abfragt. </li></ul></ul><ul><ul><li>Die Aufgabe eines Workflow-Management-Systems besteht darin, zu koordinieren, wer (Rollen) was (Aufgabe) wann (Prozess) und wie (Umgebung) bearbeitet. </li></ul></ul>
  13. 13. Anforderungen an ein WMS <ul><ul><li>Der Workflow-Editor ist das Werkzeug, mit dem der Prozess beim Kunden grafisch abgebildet werden kann. </li></ul></ul><ul><ul><li>Mit diesem Werkzeug wird der Workflow mit seinen einzelnen Bearbeitungsschritten entweder vom Anbieter im Rahmen der Projektierung (Customizing) oder vom Kunden selber zu einem späteren Zeitpunkt definiert. </li></ul></ul><ul><ul><li>Aufbauorganisation und Rollenverteilung muss dem System bekannt sein, damit es bei Genehmigungsverfahren bei Anfragen, Vertretungen bei Abwesenheit und Eskalation bei Terminüberschreitungen die jeweiligen Bearbeiter und/oder Organisationseinheit automatisch involviert werden können. </li></ul></ul><ul><ul><li>Auch die Informationen über Kostenstellen und -träger müssen dem System bekannt sein. </li></ul></ul>
  14. 14. Workflow-Editor <ul><ul><li>Die mit dem Workflow-Editor generierte Abbildung des Prozesses wird auch in das Workflow-Protokoll integriert. </li></ul></ul><ul><ul><li>Im Gegensatz zum Workflow-Protokoll in Textform zeigt das grafische Workflow-Protokoll neben der bereits abgear-beiteten Workflow-Schritten auch, wie es in einem Prozess weitergehen wird. </li></ul></ul>Grafisches Workflow-Protokoll
  15. 15. Anforderungen an ein WMS (2) <ul><ul><li>Ein Formular-Editor hat den Vorteil, dass für diverse Prozesse, die sich sinnvollerweise auf den Workflow abbilden lassen, wie z.B. Reisekostenabrechnung, Urlaubsantrag, Bewerberbeurteilung, keine eigenständigen Interaktions- bzw. Dialogoberflächen entworfen werden müssen. </li></ul></ul><ul><ul><li>Ein mehrstufig freischaltbares, interaktives Formular kann sowohl Vorgänge des Workflows starten als auch konkrete Aufgaben im Rahmen dieser Vorgänge ausführen. </li></ul></ul><ul><ul><li>Mit dem integrierten Eingangskorb hat der jeweilige Sachbearbeiter zur Laufzeit Zugriff auf seinen Arbeitsvorrat. </li></ul></ul><ul><ul><li>Darüber hinaus enthält der Eingangskorb – deswegen „integriert“ – die Mail-Korrespondenz für diesen Sachbearbeiter. </li></ul></ul><ul><ul><li>Diese letztere Funktionalität hat eine große Bedeutung, da hierdurch der integrierte Eingangskorb zum zentralen Arbeitsumfeld des Bearbeiters wird. </li></ul></ul>
  16. 16. Anforderungen an ein WMS (3) <ul><ul><li>Das Workflow-Protokoll zeigt dem Bearbeiter sämtliche Schritte eines Workflows, deren Bearbeitung bereits begonnen wurde. </li></ul></ul><ul><ul><li>Mit ihm verschaffen sich die Bearbeiter einen schnellen Überblick über bereits durchgeführte Schritte und deren Ergebnisse. </li></ul></ul><ul><ul><li>Das Workflow-Protokoll erlaubt, an einer zentralen Stelle alle Informationen, wie z.B. beteiligte Bearbeiter oder Anlagen, über einen laufenden Geschäftsprozess aufzubereiten. </li></ul></ul><ul><ul><li>Eine Schnittstelle zum Mail-System : Das Mail-System wirkt neben dem „integrierten Eingangskorb“ Funktionalität auch als Transfermedium für die den Workflow begleitenden Nachrichten, wie z.B. bei Abwesenheit und Eskalation bei Terminüberschreitungen. </li></ul></ul>
  17. 17. Posteingang mit Workflow
  18. 18. Workflow anstoßen Verknüpfung dreier Ebenen: Anwendungen Dokumente Daten Informationsquellen Start Stop Prozesse Mitarbeiter Automatisierte Klassifikation & Indexierung Unternehmens- Poststelle
  19. 19. Laufzeitumgebung <ul><li>Sachbearbeiter </li></ul><ul><ul><li>Auswahl </li></ul></ul><ul><ul><li>Unterbrechen </li></ul></ul><ul><ul><li>Wiederaufnehmen </li></ul></ul><ul><ul><li>Weitergabe </li></ul></ul><ul><ul><li>dyn. Redefinition </li></ul></ul>Supervisor Priorisierung Tracking Monitoring Warnungen Workflow-Engine Verwaltung/Kontrolle Services Netzwerk Schnittstellen Synchronisierung <ul><ul><li>Der Sachbearbeiter greift über einen Post-korb auf die ihm zugeordneten Aktivi-täten zu. Diese werden ihm zugeteilt oder angeboten. </li></ul></ul><ul><ul><li>Der Supervisor überwacht die laufenden Prozesse und kann ggf. eingreifen. </li></ul></ul><ul><ul><li>Die Workflow-Engine kontrolliert das gesamte System über vordefinierte Dienste. </li></ul></ul>
  20. 20. Nutzenpotenziale integrierter Anwendungen Kosten <ul><li>Personal </li></ul><ul><li>Archivfläche </li></ul><ul><ul><li>Raummiete </li></ul></ul><ul><ul><li>Schrank </li></ul></ul><ul><li>Sachkosten </li></ul><ul><ul><li>Papier </li></ul></ul><ul><ul><li>Ordner/Register </li></ul></ul><ul><ul><li>Kopierer </li></ul></ul><ul><li>keine Mehrfachablage </li></ul>Qualität <ul><li>Kundenzufriedenheit </li></ul><ul><ul><li>Auskunftsfähigkeit </li></ul></ul><ul><ul><li>Reaktionszeit </li></ul></ul><ul><ul><li>gleiche Bearbeitung ähnlicher Sachverhalte </li></ul></ul><ul><li>integrierte Bearbeitung </li></ul><ul><ul><li>kein Medienbruch </li></ul></ul><ul><ul><li>weniger Fehler </li></ul></ul><ul><ul><li>Bearbeitungstranspa-renz, Nachweisbarkeit </li></ul></ul><ul><ul><li>kontrollierter Ablauf </li></ul></ul><ul><li>erhöhte Aktualität </li></ul>Zeit <ul><li>Verkürzung der Durchlaufzeit </li></ul><ul><ul><li>Transportzeit </li></ul></ul><ul><ul><li>Zugriffszeit </li></ul></ul><ul><ul><li>Erneute Einarbeitung </li></ul></ul><ul><li>Simultaner Zugriff auf Dokumente </li></ul><ul><li>Mehrere Ablage- und Suchkriterien </li></ul><ul><li>Automatisierung von Abläufen </li></ul>
  21. 21. Posteingang ist nicht gleich Posteingang <ul><ul><li>Für eine intelligente Posteingangsverarbeitung gibt es kein Pauschalrezept . </li></ul></ul><ul><ul><li>Zu beachten ist die Gesamtorganisation des Unternehmens: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Zentral / dezentral </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Verteilung von Front Office- und Back Office-Prozessen </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Organisationsform und Schnittstellen </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Organisation der Poststelle allgemein </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Zu beachten ist die Organisation der Postverarbeitung: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Eine zentrale Stelle (Backup Konzept,…) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Mehrere Postverarbeitungszentren (PLZ Logistik,…) </li></ul></ul></ul>
  22. 22. Charakteristik der Geschäftsprozesse <ul><ul><li>Industrieunternehmen vs. Behörde </li></ul></ul><ul><ul><li>Heterogener Posteingang vs. Schwerpunkt Vorgangsbearbeitung </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Versicherungen, Krankenversicherungen, Energieversorger, … </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Königsdisziplin: Zentraler Posteingang mit hoher Anzahl an so genannten Verbunddokumenten </li></ul></ul><ul><ul><li>Ein Dokument mit mehreren parallelen Anliegen: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Schadensmeldung + Adresswechsel + Sonstige Frage + Anlagen </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Keine technische, sondern zunächst mal eine ablauforganisatorische Entscheidung </li></ul></ul></ul>
  23. 23. Worin bestehen die häufigsten Fehler? <ul><ul><li>Falsche Technologie ausgewählt, da unternehmensspezifische Anforderungen zu wenig berücksichtigt wurden. </li></ul></ul><ul><ul><li>Zu hohe Erwartungshaltung: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Überzogene Vertriebsversprechen (z.B. Klassifikationsrate) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Grundsätzliche Fehleinschätzung des Potenzials </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Falsche Schwerpunkte oder Energieverschwendung: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Klassifikationsmodell und Indexaufbau ist kein Wunschkonzert. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Vernünftige Anzahl an Dokumentenklassen – weniger ist oft mehr ! </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Die restlichen 10% stehen oft in keinem vertretbaren Kosten/Nutzen- Verhältnis. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Reine Betrachtung der Einführungsphase – anschl. Pflegeaufwand wird häufig vergessen und unterschätzt – ein Posteingang ist nicht statisch ! </li></ul></ul></ul>
  24. 24. Worin bestehen die häufigsten Fehler? (2) <ul><ul><li>Die daran anknüpfenden Fachanwendungen können die gelieferte Qualität nicht verarbeiten. </li></ul></ul><ul><ul><li>Fehlendes Vertrauen in die Technologie: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Überzogene nochmalige visuelle Prüfungen und Bestätigungen </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Falsch platziertes 4-Augen Prinzip </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Falsche Organisation der Nachbearbeitung: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Oft zu viel fachliche Kompetenz abgebildet. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Oft fehlt die Mehrstufigkeit – Effizienz durch unterschiedliche Profile </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Nachbearbeitungskräfte erledigen Arbeiten, die der Sachbearbeiter oft nochmals ausführt. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Schlechte Ergonomie der Nachbearbeitungsplätze. </li></ul></ul>
  25. 25. Zusammenfassung
  26. 26. Fazit <ul><ul><li>Nach der Digitalisierung und Klassifikation können Eingangsdokumente per Mail-System an die zuständigen Fachbereiche weitergeleitet werden. </li></ul></ul><ul><ul><li>Zur Optimierung der nachgeschalteten Geschäftsprozesse sollten jedoch direkt korrespondierende Workflows angestoßen werden. </li></ul></ul><ul><ul><li>Dies setzt jedoch voraus, dass in der Organisation ein Workflow- Management-System zum Einsatz kommt . </li></ul></ul><ul><ul><li>Integrierte Anwendungen helfen die Hauptschwachstellen der heutigen Lösungen zu überwinden: Kosten, Zeit und Qualität. </li></ul></ul><ul><ul><li>Hierdurch wird auch die Kundenzufriedenheit durch jederzeitige Auskunftsfähigkeit und schnelle Reaktionszeiten nachhaltig verbessert. </li></ul></ul>
  27. 27. Einen Spezialisten wie uns gibt es nicht oft. Genaugenommen 10 mal. <ul><ul><li>1998 Gründung der PENTADOC GmbH </li></ul></ul><ul><ul><li>2000 Gründung der PENTADOC Ges. mbH Österreich </li></ul></ul><ul><ul><li>2001 Umwandlung zur Aktiengesellschaft Eröffnung der 2. Niederlassung in Deutschland Gründung der PENTADOC Schweiz GmbH </li></ul></ul><ul><ul><li>2004 Gründung der DMS-Akademie GmbH </li></ul></ul><ul><ul><li>2005 Gründung PENTADOC Health </li></ul></ul><ul><ul><li>2006 Start der ECM-Tage </li></ul></ul><ul><ul><li>2007 Gründung PENTADOC Radar </li></ul></ul>Firmenstandorte Beratungszentren
  28. 28. Vielen Dank für Ihr Interesse! Besuchen Sie uns am VOI/CCPB-Stand Showcase Digitale Postbearbeitung (Stand A20) Oder Sie erreichen uns unter www.pentadoc.com

×