Alfresco User Day Vienna dec 2015 Alfresco and Fred implementation @ SWM supporting the connection of customers to the gas, water and electricity distribution network.

1. SWM
ELBA: Der Elektronische Bauakt
Dezember 2015
Öffentlich

2. ELBA: Der
Elektronische Bauakt
Simon Rittsteiger
Rittsteiger.Simon@swm.de

3. 1. Kurze Vorstellung der Stadtwerke München
2. Aufgabenstellung: Der Elektronische Bauakt
3. Lösung: Fred & Alfresco
4. Fazit
Agenda

4. Kurzvorstellung SWM Stadtwerke München

5. Einer der größten deutschen Energieversorger
Garant der kommunalen Daseinsvorsorge
Unser Profil / Kurzporträt
Eines der größten kommunalen Unternehmen
Deutschlands
Nachhaltiges Angebot: Strom, Erdgas, Fernwärme,
Wasser, Bäder, Nahverkehr und Telekommunikation
Bieten attraktive Leistungen zu einem guten
Preis-Leistungs-Verhältnis
Dezember 2015 / SWM Unternehmenspräsentation5
Begleiten seit über 125 Jahren das Leben in München

6. Unser Profil / Geschäftsgebiete
Unsere Kernkompetenzen
Dezember 2015 / SWM Unternehmenspräsentation6
 Strom: Erzeugung, Verteilung, Vertrieb
 Erdgas: Produktion, Transport, Verteilung, Vertrieb
 Fernwärme: Erzeugung, Verteilung, Vertrieb
 Wasser: Gewinnung, Verteilung, Vertrieb
 Bäder: Hallen-, Freibäder, Saunen, Eislauf
 Mobilität: U-Bahn, Tram, Busse und mehr
 Telekommunikation: Internet, Telefon und TV
über Glasfaser

7. Kunden mehr als 1,2 Millionen (Energie und Wasser)
Unser Profil / Unternehmensdaten
Kennzahlen
Mitarbeiter rund 9.700
Umsatz 2014 rund 6,1 Milliarden Euro
Stromnetz rund 12.000 km
Fernwärmenetz rund 800 km
Erdgasnetz rund 6.000 km
Wassernetz rund 3.200 km
Verkehrsnetz rund 636 km
Dezember 2015 / SWM Unternehmenspräsentation7

8. ELBA: Der elektronische Bauakt

9. Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
 Die SWM (Infrastruktur GmbH) betreiben und erweitern die Versorgungsnetz-
Infrastruktur und die Netzanschlüsse.
 Es entsteht Dokumentation zu tausenden von Vorprojekten, Baufallprojekten,
Netzanschluss-Vorgängen und Instandhaltungs-Aufträgen
 ELBA – der elektronische Bauakt – vervollständigt die ECM Architektur durch
einen digitalen Dokumenten-Prozess zur „Baumappe“:
 Aufmaß-Unterlagen, Kostenberechnungen
 Pläne
 Schriftverkehr
 Baustellen-Dokumentation
 Angebote & Vertragsunterlagen
 …
Aufgabenstellung
/ Alfresco User Day WienDezember 20159

10. Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
 Dokumente werden in Papier weitergegeben und am Ende digitalisiert
 Verteilte digitale Aufbewahrung in Fachbereichen.
Ausgangssituation vor ELBA
Dezember 2015 / Alfresco User Day Wien10
Vertrieb
Instand-
haltung
• SAP
Planen &
Bauen
• SAP
• Laufwerke
Digitalisieren
& Archivieren
• Individual-
Lösung
(Java)

11. Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
 Digitale Prozesskette
Ziel-Prozess mit ELBA
/ Alfresco User Day WienDezember 201511
Vertrieb
Instand-
haltung
• SAP
Planen &
Bauen
• SAP
• Alfresco, Fred
QS &
Archivieren
• Individual-
Lösung
(Java)

12. Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
 Prozessfortschritt und Zuständigkeiten klar erkennen
 Bei der Dokumentenablage so wenig Daten wie möglich per Hand erfassen
 Benötigte Dokumente zu einem Vorgang schnell finden
 Prozesse vorantreiben - ohne Kommunikation über SAP & DMS Aktionen hinaus
Erfolgskriterien aus Sicht des Anwenders
/ Alfresco User Day WienDezember 201512

13. Lösung: Fred & Alfresco

14. Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
 Alfresco Enterprise
 Technische Plattform passend zur Java-Strategie, war bereits als DMS im
Einsatz
 Fred (Xenit)
 Alfresco Client für Windows-Anwender, ebenfalls bereits im Einsatz
 Erleichterter Umstieg vom Windows-Explorer auf Alfresco
Eingesetzte Tools
/ Alfresco User Day WienDezember 201514
ELBA
Weitere Bereiche
webscript Archivwebscript

15. Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
 Zentrales Statusmodell als Ordner abgebildet
(Alfresco)
 Zugriffsrechte hängen auch vom Status ab
 Suche über den Pfad möglich
 Akten sind über den Status verknüpft: ggf. über
mehrere Pfade zu finden
… Prozessfortschritt und Zuständigkeiten klar erkennen
/ Alfresco User Day WienDezember 201515

16. Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
 Baumappen werden aus Vorlagen erzeugt und sind technisch als folder types
modelliert. Metadaten kommen weitgehend aus dem SAP System.
 Dokumente hochladen: Drag & Drop (Fred)
 Ansicht in der Metadaten abhängig von Typ und Anwendungsfall Lesen o.
Bearbeitung (Fred)
…so wenig Daten wie möglich per Hand erfassen
/ Alfresco User Day WienDezember 201516

17. Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
 Kategorie als zentrales Merkmal am Dokument
 Z. T. automatische, regelbasierte Kategorienzuordnung
 Massenbearbeitung der Metadaten möglich (Fred)
…so wenig Daten wie möglich per Hand erfassen
/ Alfresco User Day WienDezember 201517

18. Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
 Suchaufruf per link (Absprung aus SAP nach Fred)
 Facettierte Suche
 Gespeicherte Suchen
… Benötigte Dokumente zu einem Vorgang schnell finden
/ Alfresco User Day WienDezember 201518

19. Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
 Webscript-Erweiterung für besondere Anforderungen
 Schneller Aufruf von Webscripts über das Fred-Kontextmenü
 Je nach Prozess manueller oder regelbasierter Statuswechsel (Alfresco)
… Prozesse vorantreiben
/ Alfresco User Day WienDezember 201519

20. Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
 Email-Kommunikation durch ad hoc oder regelbasiert gestartete Workflows
ablösen
 Workflow-Taskansicht ist in Fred integriert
… Prozesse vorantreiben
/ Alfresco User Day WienDezember 201520

21. Fazit

22. Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
 Dokumente und Metadaten sind in jedem Status einheitlich zugreifbar und
geschützt
 Mit Fred als Client wurde schnell eine hohe Nutzerakzeptanz erreicht
 Verteilte Dokumentenablagen auf Laufwerken / in Outlook wurden abgeschafft
 Alfresco ließ sich als Plattform leicht in die bestehende Systemlandschaft
integrieren
 Lösung wird kontinuierlich weiterentwickelt
Projektziele erreicht
/ Alfresco User Day WienDezember 201522

23. Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
 Es ist schwierig Papier-Prozesse auf den ersten Wurf in einem strikten Workflow
zu übernehmen
 Gewählte Lösung:
 Erst Statusmodell einführen
 Fachbereiche erarbeiten eine Prozesslösung in Excel
 In späterer Iteration das „ausgereifte“ Excel wieder durch Metadaten-Modell
und BPMN-Workflows ablösen.
 Die Erweiterungsmöglichkeiten von Alfresco ausschöpfen: Custom Model,
Behaviours & Policies, Webscripts, activiti, Rules
 Gute Zusammenarbeit SWM-IT und
Lessons Learned
/ Alfresco User Day WienDezember 201523

24. Zeit für Ihre Fragen