Täglich gehen in Sammelpostfächern von Unternehmen zahlreiche E-Mails ein, die einzeln gesichtet, kategorisiert und weitergeleitet werden müssen. Bis die E-Mail dem richtigen Ansprechpartner vorliegt, kann die Sichtung und klassifizierung der Anfrage bis zu fünf Mal erfolgen. Dadurch geht wertvolle Zeit verloren. Mit Evy Xpact kann dieser Prozess automatisiert werden. Hierbei überwacht Evy Xpact das Sammelpostfach auf alle eingehenden E-Mails inklusive ihrer Anhänge und klassifiziert diese anhand ihrer Inhalte. Anschließend werden die E-Mails und ihre Anhänge an vordefinierte Postfächer zur weiteren Verarbeitung weitergeleitet. Mit der Automatisierung der Postfachverwaltung, spart das Unternehmen schließlich Zeit, Kosten und reduziert Klassifizierungsfehler. Außerdem können auch einzelne Dokumenttypen automatisiert verarbeitet werden. So hat der Kunde z. B. die Möglichkeit, seine Bestellscheine automatisiert auslesen und auf seine Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen zu lassen. Anschließend werden die erfassten Daten in dem bestehenden ERP-System des Kunden abgelegt. Sehen Sie in dieser Präsentation, wie eine Prozessautomatisierung in der Praxis aussehen kann. Bei Fragen oder für nähere Informationen freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme per E-Mail an miriam.winkler@evy-solutions.de oder per Telefon unter 0221/95817642.

1. Automatisierte
Postfachverwaltung
mit KI
DOKUMENTENANALYSE MIT KÜNSTLICHER INTELLIGENZ

2. Täglich gehen in Sammelpostfächern von Unternehmen
zahlreiche E-Mails ein, die manuell gesichtet, klassifiziert
und an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet
werden müssen.
Bis die E-Mails dem richtigen Ansprechpartner vorliegen,
erfolgt die Sichtung und Klassifizierung der E-Mails oft
mehrfach, wodurch wertvolle Zeit verloren geht.
Mit der Automatisierung der Postfachverwaltung lassen
sich diese Prozesse effizienter gestalten sowie Zeit und
Kosten sparen. Außerdem wird der Sachbearbeiter auf
diese Weise entlastet, um sich komplexeren Themen
widmen zu können.
DIE HERAUSFORDERUNG MIT SAMMELPOSTFÄCHERN

3. Indem die einzelnen Prozessschritte individuell
von Ihnen festlegt werden, integriert sich die Software
optimal in Ihre bestehende Unternehmenslandschaft.
KI-SOFTWARE EVY XPACT
Evy Xpact ist eine Software-Lösung von Evy Solutions
mit einer eigens entwickelten Künstlichen Intelligenz, die
Dokumente automatisiert verarbeiten und analysieren kann.

4. WAS EVY XPACT ANDERS MACHT, IST SEINE
TEXT- ANSTATT POSITIONSBASIERTE ARBEITSWEISE
Positionsbasierte
Datenauslesung
(Standard)
Textbasierte
Datenauslesung
mit Evy Xpact
Die KI von Evy Solutions sucht ihre Informationen nicht nur in zuvor
definierten Textfeldern, sondern liest und analysiert das gesamte Dokument.

5. Ankunft der E-Mails im Sammelpostfach
Evy Xpact überwacht das Sammelpostfach des Kundenservices
und klassifiziert automatisch die eingehenden E-Mails sowie deren
Anhänge anhand ihrer Inhalte.
Weiterleitung der E-Mails an vordefinierte Postfächer
Gemäß der Klassifikation werden die Anfragen automatisiert an eins
der zuvor definierten Postfächer zur Verarbeitung weitergeleitet.
Optimierung der Postfachverwaltung mit Hilfe des Feedback durch die
KI
Mit Hilfe des Feedbacks der KI kann Optimierungsbedarf aufgedeckt
und umgesetzt werden. So kann erkannt werden, dass die
Erweiterung um zusätzliche Postfächer eine effizientere Arbeits-
gestaltung ermöglicht.
DER WORKFLOW ZUR AUTOMATISIERTEN
POSTFACHVERWALTUNG

6. AUTOMATISIERTE POSTFACHVERWALTUNG
Posteingang
Klassifizierung
Überwachung des Posteingangs
und Klassifizierung aller
eingehenden E-Mails
inklusive ihrer Anhänge
Verteilung
der E-Mails und Anhänge an
vordefinierte Postfächer
Rechnungen Buchhaltung
Optional Prozesserweiterung
z. B. automatisierte Verarbeitung
von BestellungenLieferscheine/
Bestellungen
Disponent
Belege Office
Personalakten Verwaltung
Reklamationen Kunden Service
Auslesen der Informationen
aus Bestellungen
Validierung der Daten
durch Abgleich
mit Datenbank
Speicherung der Daten im
bestehenden ERP-System
Dokumentenverarbeitung
Optional Prozesserweiterung

7. VORTEILE EINER EIGENEN KI
Kunden
Anbieter ohne
eigene KI
DSGVO?
Black-
box
Anbieter
ohne eigene KI
Evy Solutions
mit eigener KI
Kunden
Evy Solutions mit
eigener KI
100% DSGVO-Konformität
durch Server ausschließlich
in Deutschland
Ihre Vorteile
• Datensicherheit
• Gewährleistung, dass Daten
Deutschland nicht verlassen
Leichter Einstieg in die Prozessautomatisierung
i.d.R. keine Anschaffungs- und Einmalkosten,
nur bei Sonderanfragen
Geringe Anzahl an Trainingsdaten pro
Dokumenttyp nötig: i.d.R. reichen
10 Schablonen

8. Mit der automatisierten
Postfachverwaltung
übersteigt die Zuver-
lässigkeit bereits in
der sechsten Woche
die Zuverlässigkeit der
manuellen Postfach-
verwaltung.
Kann die KI eine E-Mail nicht eindeutig klassifizieren, bleibt diese
unverarbeitet im Postfach liegen und muss manuell weitergeleitet
werden. Durch die Eingaben des Sachbearbeiters lernt die KI wie eine
E-Mail der gleichen Art das nächste Mal zu behandeln ist.
GEGENÜBERSTELLUNG MANUELLER &
AUTOMATISIERTER POSTFACHVERWALTUNG

9. VORTEILE MIT PROZESSAUTOMATISIERUNG
IN DER DOKUMENTENVERARBEITUNG

10. KONTAKT
Michael Vogel, Arian Storch
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+49 221 958176 41
Evy Solutions GmbH
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