Das Dokument beschreibt das Anthesis Outlook Add-in für SAP Business ByDesign, das eine automatische Zuordnung von E-Mails, Kontakten, und Aufgaben ermöglicht sowie eine Synchronisation mit Microsoft Outlook unterstützt. Es adressiert bestehende Herausforderungen wie langsame Kundensuche und unzuverlässigen E-Mail-Upload und bietet Lösungen zur Minimierung des Arbeitsaufwands. Die technische Umsetzung erfolgt in mehreren Phasen, beginnend mit der Konzeptions- und Entwicklungsphase bis zur Pilotierung und Kundenfeedbacksammlung.

1. anthesis Outlook Add-In
für SAP Business ByDesign
Ettlingen 29.07.2015

2.  Automatische Zuordnung von E-Mails in SAP Business ByDesign
an:
• Kunden, Kontakte, Opportunities, Leads, Angeboten, Kundenaufträgen,
Projekten, Kundenrechnungen, Kampagnen
 Synchronisation von Kunden und Ansprechpartnern
 Benutzerdefinierte Regeln für die Zuordnung in SAP Business
ByDesign
 Synchronisation von Terminen und Aufgaben zwischen Microsoft
Outlook und SAP Business ByDesign
 Upload-Queue für spezifischen Upload
 Offline Verfügbarkeit
Anforderungen an das anthesis Outlook Add-In

3. Bisheriger Mail-Upload (Standard SAP-Add-In)
1.
2.
3.
4. 5. 6.

4.  Outlook Add-In immer wieder und muss neu installiert werden
 Die Kundensuche dauert bis zu 10 Sekunden
 Zum Hochladen einer einzigen E-Mail ca. 8 Klicks über 3 Dialoge
notwendig
 Eine Zuordnung kann nur mit bestehender Internetverbindung
erfolgen
 Der Upload ist oftmals unzuverlässig
Bemängelung der Kunden

5.  Komfortable Einbindung von E-Mails, Terminen und Aufgaben
 Konsistente Abbildung in Microsoft Outlook und SAP Business
ByDesign
 Geringerer Arbeitsaufwand, sowie Minimierung der Fehlerquellen
durch automatische Synchronisation von Informationen
Ihre Vorteile mit unserer Lösung

6.  E-Mail Verknüpfungen werden intelligent mithilfe der E-Mail
Domain und des E-Mail-Namen ermittelt und vorgeschlagen:
Umsetzung anthesis – die Verknüpfung

7.  Der Benutzer entscheidet sich für einen Vorschlag
 Vorschlag wird lokal gesichert (Outlook Datenbank)
 Bei erhalt einer weiteren E-Mail vom selben Empfänger kann eine
Zuordnung zu dem korrekten SAP Business ByDesign
Stammdatensatz automatisch erfolgen
Umsetzung anthesis – manuelle dauerhafte Verknüpfung

8.  Die Zuordnung erfolgt über ein klassisches Dropdown-Feld
Umsetzung anthesis – die Zuordnung

9. Umsetzung anthesis - Icons
E-Mails befinden sich in der
Queue und warten darauf,
hochgeladen zu werden
E-Mails wurden erfolgreich
hochgeladen

10. Umsetzung anthesis – die Regeln
 Benutzerdefinierte Einstellungen für Regeln können jederzeit und
völlig unkompliziert vorgenommen werden

11.  Uploads werden in einer Queue gesammelt und können je nach
Wunsch in Stapelverarbeitung hochgeladen werden
Umsetzung anthesis – die Queue
E-Mails nach Firmen sortiert
E-Mails können selektiv
hochgeladen werden
Aktionsfelder

12. Umsetzung anthesis – Offline-Verfügbarkeit
Zuordnung möglich
Ja Nein
Zuordnung festlegen?
 Eingang einer neuen E-Mail
 Abgleich mit der lokalen
Outlook-Datenbank
 Ablage in lokalen Queue

13.  Übersichtliche SideBar in Ihrem
Outlook mit allen relevanten
Informationen der selektierten
Mails auf einen Blick
 Daten werden direkt und ohne
weitere Verzögerung aus Ihrem
SAP Business ByDesign
geladen
Umsetzung anthesis - SideBar

14.  Automatische Zuordnungen erfolgen anhand eines eigenen
Regelwerks:
Umsetzung anthesis – die Rule-Eingine
Durch Anpassungen der
Regeln, können E-Mails vom
selben Kontakt an
unterschiedliche Belege oder
Stammdatensätze angefügt
werden.

15.  Die Umsetzung erfolgt für aktuelle Outlook Versionen
• Ab Version 2008
• C# Programmierung
• Local Outlook DB´s
 Schnittstelle zu SAP erfolgt über Standard- und individuell
entwickelte WebServices (via SAP Cloud Application Studio)
Technische Umsetzung

16. Roadmap ‘anthesis Outlook-Add-In‘ 2015
Q1 (Jan – Mar 2015):
• Conception Phase
• Requirements-Engineering
• Development Start
Q2 (Apr – Jun 2015):
• Development Mail Synchronization
• Development Mail Rule Engine
• Development Service Integration
Q3 (Jul – Sep 2015):
• Pilot Project Start (Service Integration)
• Bug Fixing (Service Integration)
• Development Start Task Synchronization
• Development Start Calendar Synchronization
• Development Start Contact Synchronization
• Pilot Project Start (Mail Synchronization)
Q4 (Oct – Dec 2015):
• Bug Fixing (Mail Synchronization)
• Pilot Project Start (complete functionality)
• Customer Feedback collection

17. © 2015 anthesis GmbH. All rights reserved
No part of this publication may be reproduced in any form or
for any purpose without the express permission of anthesis
GmbH. The information contained herein may be changed
without prior notice. anthesis GmbH
Zehntwiesenstraße 31e
76275 Ettlingen
T +49 7243 60597-0
F +49 7243 60597-11
www.anthesis.de
VIELEN DANK FÜR IHR INTERESSE
Michael Kaupp
Head of Development
micheal.kaupp@anthesis.de