E-Mail-Management - ein unterschätztes Risiko?

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Während in Unternehmen die 'gute alte Briefpost' vorschriftsmäßig behandelt wird, unterliegt der Umgang mit E-Mails zahlreichen Missverständnissen. So erfüllen weniger als ein Drittel aller deutschen Unternehmen die ComplianceRichtlinien gesetzeskonformer Archivierung.
► Welche gesetzlichen Vorschriften gilt es zu beachten?
► Welche Rolle spielt dabei der Datenschutz?
► Wie kann eine Archivierung von E-Mails die IT-Kosten senken?

[ aus der Reihe: webinar [at] id-netsolutions ]

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E-Mail-Management - ein unterschätztes Risiko?

  1. 1. 1 Willkommen zum Webinar: E-Mail-Management Wichtiger Hinweis vorab: Die Informationen stellen eine persönliche Meinung dar und sind keinesfalls als Rechtsberatung anzusehen. E-Mail-Management - ein unterschätztes Risiko? Während in Unternehmen die 'gute alte Briefpost' vorschriftsmäßig behandelt wird, unterliegt der Umgang mit E-Mails zahlreichen Missverständnissen. So erfüllen weniger als ein Drittel aller deutschen Unternehmen die Compliance- Richtlinien gesetzeskonformer Archivierung. ►Welche gesetzlichen Vorschriften gilt es zu beachten? ►Welche Rolle spielt dabei der Datenschutz? ►Wie kann eine Archivierung von E-Mails die IT-Kosten senken?
  2. 2. Ulrich Schmidt  Senior Consultant  Produktmanager Aufgabenbereiche: Meine Spuren im Netz:  Produktmanagement docufied  Organisationsberatung  Training Webinar: E-Mail-Management – Ihr Referent http://www.twitter.com/docufied http://www.facebook.com/idnetsolutions http://www.slideshare.com/usmitty http://xing.to/us Zitat eines Referenten: "Ich muss mich ja sicherlich nicht bei Ihnen vorstellen, Sie haben mich doch schon längst gegoogelt."
  3. 3. Thomas Finnern  Kundenbetreuer  Partnermanager Webinar: E-Mail-Management – CoModerator Aufgabenbereiche:  Organisationsberatung  Projektmanagement / Zertifizierter Projektmanager - GPM / IPMA  Meine Spuren im Netz: http://www.facebook.com/Thomas.Finnern https://www.xing.com/profile/Thomas-Finnern
  4. 4. Webinar: E-Mail-Management - Agenda 4 Themen E-Mail als Geschäftspost E-Mail persönlich E-Mail-Archivierung vs. E-Mail-Management Lösungsansätze (Beispiel: ELO) E-Mail-Management integriert im unternehmensweiten Informationsmanagement
  5. 5. 5 Hätten Sie's gewusst? Am 1. Juli 2014 tritt in Kraft: die Pflicht der Behörden von Bund und Ländern, elektronische Dokumente anzunehmen, auch dann, wenn diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind ("Pflicht zur Zugangseröffnung""). in der Verwaltung des Bundes die Möglichkeit, De-Mail zum Ersatz der Schriftform einzusetzen. Die Möglichkeit, Online-Formulare in Verbindung mit dem elektronischen Identitätsnachweis des neuen Personalausweises zum Ersatz der Schriftform zu nutzen, besteht aber bereits am Tag nach der Verkündung des Gesetzes. Webinar: E-Mail-Management – Aktuelles Quelle: http://www.bmi.bund.de/SharedDocs/FAQs/DE/Themen/EGovernmentGesetz/01_in_kraft_treten.html
  6. 6. 6 Hätten Sie's gewusst? Webinar: E-Mail-Management – Risiken I Quelle: http://www.heise.de/newsticker/meldung/OLG-Unternehmen-darf- Mails-von-Ex-Mitarbeiter-nicht-ungefragt-loeschen-1810126.html Bild- bzw. Textzitat genehmigt durch: http://www.heise.de/newsticker/meldung/In-eigener-Sache-Der-Heise-Zeitschriften-Verlag-und- das-Leistungsschutzrecht-1815715.html
  7. 7. 7 Kennen Sie das auch? Webinar: E-Mail-Management – Risiken II Zitat eines lieben Kollegen hierzu: "In Ämtern und Behörden kommt das einer Aufforderung zur Straftat gleich." Wird hier doch quasi zur Löschung von "Geschäftspost" aufgefordert. [Sinngemäß wiedergegeben.] Bildnachweis: privates Foto
  8. 8. 8 Haftung ist drin, wo Geschäftsführer drauf steht! "Was kann ich dafür, wenn mein Mitarbeiter mal vergisst seine E-Mail zu speichern?"  "Woher soll ich denn wissen, was mein Mitarbeiter so versendet?" (z.B. rassistische, pornographische Inhalte) Webinar: E-Mail-Management – Risiken III Sollten Sie "private E-Mails" am Arbeitsplatz erlauben – d.h. nicht ausdrücklich verbieten, dann sollten Sie Ihre Entscheidung unbedingt noch einmal überprüfen.
  9. 9. 9 Das gilt auch für Sie: E-Mail ist Geschäftspost.  Kundenkontakte sind heute ohne E-Mail kaum denkbar  Vertragsanbahnung  Auftragsannahme  Ständige Erreichbarkeit (z.B. im Rahmen von SLA's)  E-Mail ist oft eine unternehmenskritische Anwendung  Praktische und rechtliche Gleichstellung mit postalischem, papiergebundenem Schriftverkehr Webinar: E-Mail-Management – Vorgaben I
  10. 10. 10 Webinar: E-Mail-Management – Vorgaben II Pflichtangaben gem. Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) 01.01.2007 Rechtsform des Unternehmens Sitz des Unternehmens Angaben zur Geschäftsführung Registereintrag und –gericht ggf. weitere je nach Rechtsform des Unternehmens §37a HGB (1) Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen seine Firma, die Bezeichnung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden. vgl. auch §35a GmbHG oder §80 AktG
  11. 11. 11 Als Geschäftsbrief gelten in der Regel: • Ihr gesamter externer Schriftverkehr, d.h. jede schriftliche Mitteilung, die Sie an einen oder mehrere Empfänger richten, sowie alle Nachrichten, die Sie mit Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermitteln, wenn sie beim Empfänger in Schriftform (Papier oder Bildschirm) ankommen, z.B. E-Mails.; • beispielsweise Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Quittungen sowie Bestellscheine. • Grundsätzlich jedoch muss jeder „Geschäftsbrief“, der geeignet ist, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen, die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dies trifft beispielsweise auf Angebots- und Annahmeschreiben, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Quittungen, Mägelrügen etc. zu. Nicht als Geschäftsbrief gelten: • der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen Ihres Unternehmens; Lieferscheine, Empfangsscheine, Abholbenachrichtungen, u.ä.; • Alle Nachrichten, die Sie an einen unbestimmten Personenkreis richten, z.B. Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen. Quelle: http://www.frankfurt-main.ihk.de/recht/themen/handelsrecht/brief/index.html Webinar: E-Mail-Management – zum Nachlesen
  12. 12. 12 Als Geschäftsbrief gelten in der Regel: • Ihr gesamter externer Schriftverkehr, d.h. jede schriftliche Mitteilung, die Sie an einen oder mehrere Empfänger richten, sowie alle Nachrichten, die Sie mit Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermitteln, wenn sie beim Empfänger in Schriftform (Papier oder Bildschirm) ankommen, z.B. E-Mails.; • beispielsweise Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Quittungen sowie Bestellscheine. • Grundsätzlich jedoch muss jeder „Geschäftsbrief“, der geeignet ist, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen, die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dies trifft beispielsweise auf Angebots- und Annahmeschreiben, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Quittungen, Mägelrügen etc. zu. Nicht als Geschäftsbrief gelten: • der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen Ihres Unternehmens; Lieferscheine, Empfangsscheine, Abholbenachrichtungen, u.ä.; • Alle Nachrichten, die Sie an einen unbestimmten Personenkreis richten, z.B. Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen. Quelle: http://www.frankfurt-main.ihk.de/recht/themen/handelsrecht/brief/index.html Webinar: E-Mail-Management – zum Nachlesen
  13. 13. 13 Wir sind uns einig, dass E-Mails aufbewahrt werden müssen, dann stellen sich diese Fragen: Trennen Sie "interne" und "externe" E-Mails? Wie ist sichergestellt, dass die Mitarbeiter einen "Geschäftsbrief" nicht einfach löschen können? Wenn "private E-Mails" im Unternehmen zulässig sind, wie stellen Sie das "Fernmeldegeheimnis" sicher? Wie stellen Sie als potenzieller Telediensteanbieter sicher, dass Sie nicht zur "SPAM- und Virenschleuder" werden? Webinar: E-Mail-Management – resultierende Fragen I
  14. 14. 14 Zu den vorhergehenden Fragen gesellen sich leider noch weitere hinzu: Welche E-Mail ist steuerlich relevant? (ergänzende Aufbewahrungspflicht – derzeit 10 Jahre ab Ende GJ) Wie ist sichergestellt, dass Ihre Mitarbeiter die Entscheidung hierüber treffen können? Sie archivieren bereits E-Mails wegen der vorgenannten Aufbewahrungspflichten: Wie ordnen Sie die E-Mail einem Geschäftsvorfall zu? Webinar: E-Mail-Management – resultierende Fragen II
  15. 15. 15 Als steuerlich relevant gelten in der Regel: Nach Abgabenordnung (AO) § 147 Abs. 1 der AO : (1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren: 1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, 2. die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe [Anm.: E-Mail], 3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe [Anm.: E-Mail], 4. Buchungsbelege, 5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Vgl. hierzu auch: BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 [GDPdU] oder z.B. via http://www.elektronische-steuerpruefung.de/faqs/faqsbmf.htm die Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung. Webinar: E-Mail-Management – zum Nachlesen
  16. 16. 16 "Man macht es, weil man muss!" Webinar: E-Mail-Management – nur Archivierung? Die klassische Archivierung greift – zu kurz. Ergänzt das Backup Einfache Vorgehensweise Statisches Archiv Ausreichend (?) für rechtliche Belange [ Ist der "Geschäftsbezug" in zumutbarer Zeit herstellbar? ] Kostensicht dominiert
  17. 17. 17 "Man macht es, weil man es kann!" Webinar: E-Mail-Management – mehr als Archivierung? Modernes E-Mail-Management greift. Ganzheitliche Betrachtung Lifecycle und Wert der Information Kontextbezogene Verarbeitung Verfügbarkeit - Sicherheit Benutzerfreundlichkeit Nutzensicht dominiert
  18. 18. 18 Webinar: E-Mail-Management – Lösungsansatz Modernes E-Mail-Management ist Bestandteil eines unternehmensweiten Informationsmanagements ECM: Enterprise Content Management oder DMS: Dokumentenmanagement oder EIM Enterprise Information Management Am Beispiel von ELO lässt sich das zeigen …
  19. 19. 19 ELO Webinar: E-Mail-Management – Lösungsansatz
  20. 20. 20 Webinar: E-Mail-Management – Live Einblicke Virtuelle Akten Vorgangs- bezug Mailserver - Entlastung Aufbewahrung Unveränderbar
  21. 21. 21 Webinar: E-Mail-Management – ELO als Lösungsansatz
  22. 22. 22 Webinar: E-Mail-Management – Prozessintegration E-Mail-Management integriert in z.B. "Eingangsrechnungs- prüfung". docufied smartINVOICE Quelle: http://www.smartINVOICE.me
  23. 23. 23 Webinar: E-Mail-Management – ELO als Lösungsansatz Quelle: http://www.id-netsolutions.de/unternehmen/prozesse/030_email.php
  24. 24. 24 Webinar: E-Mail-Management – ELO als Lösungsansatz E-Mail-Management ist integriert in Ihr unternehmensweites Informations- Management Quelle: http://www.id-netsolutions.de/leistungen/010_prozessberatung.php
  25. 25. 25 Webinar: E-Mail-Management – ELO als Lösungsansatz Fazit Modernes Informationsmanagement ... ... bietet die Chance den stetig wachsenden Herausforderungen und Anforderungen durch Gesetze, Bestimmungen und Verordnungen durch mehr Transparenz der Geschäftsprozesse und besseres Risikomanagement zu begegnen. Die Einhaltung von Regeln kann dann sogar als Gewinn verbucht werden.
  26. 26. Webinar: E-Mail-Management 26 Fragen ? Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Bonus für die Webinar-Teilnehmer – Quellen:  BITKOM Leitfaden zur privaten Nutzung von E-Mail und Internet (V. 1.5; 01/2008) http://www.bitkom.org/de/themen/50792_50372.aspx  Whitepaper: E-Mail-Management in Unternehmen; VOI e.V. März 2011 http://voi.de/publikationen/leitfaeden-whitepaper/download_form/12-whitepaper-e-mail-management-2  Artikel des ULD Schleswig-Holstein, 01.04.2014: "Private sowie dienstliche Internet- und E-Mail-Nutzung" https://www.datenschutzzentrum.de/internet/private-und-dienstliche-internetnutzung.pdf
  27. 27. 27 Hinweis auf weitere "online"-Informationen Wir freuen uns natürlich auf weitere Kontakte, Follower, +1 und Likes … http://www.xing.com/companies/id-netsolutionsgmbh
  28. 28. Webinar @ id-netsolutions 28 Schon mal vormerken: i.d.R. jeden 2. Donnerstag im Monat 09:30 Uhr bis 10:15 Uhr - Dauer ca. 45 Minuten Thema: siehe Ankündigung auf der Webseite www.id-netsolutions.de – Schulungen - Webinar Referent: wechselnd
  29. 29. docufied® Produktreihe  Hersteller:  Geschäftsführung: Adrian Ave, Nils Offer  Handelsregister: AG Kiel HRB 1238 SE id-netsolutions GmbH Hamburg ● Hagen ● Mannheim ________________________ Segeberger Str. 9-13a 23863 Kayhude (bei Hamburg) www.id-netsolutions.de kontakt@id-netsolutions.de fon: +49 (0) 40 645040-0 fax: +49 (0) 40 645040-999 Impressum
  30. 30. Das vorliegende Dokument enthält urheberrechtlich geschützte Informationen. Kein Teil dieses Dokuments darf ohne schriftliche Genehmigung der id-netsolutions GmbH kopiert, vervielfältigt oder in eine für Maschinen, insbesondere Datenverarbeitungsanlagen, verwendbare Sprache übertragen werden. Produktnamen sind nicht immer besonders gekennzeichnet. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Der Herausgeber behält sich inhaltliche Änderungen dieses Dokumentes ohne Ankündigung vor. Damit inbegriffen sind auch Änderungen in der Funktionalität der Software. Der Herausgeber kann für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Copyright© by id-netsolutions GmbH Juni 2014 All rights reserved Copyright

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