Schulung Leancom GmbH Raus aus der Email Falle

«Raus aus der Email Falle»!
Leancom GmbH | Baarerstrasse 94 | 6300 Zug | www.leancom.ch | info@leancom.ch
«Wer aufhört, besser zu werden, hat aufgehört, gut zu sein.»
Philip Rosenthal

2Leancom GmbH | Baarerstrasse 94 | 6300 Zug | www.leancom.ch | info@leancom.ch
Wie alles begann…
19 YEARS AGO
NOW

… sind wir blind geworden..?

Diverse Strategien eignen sich hervorragend…
… für die SYMPTOMbekämpfung
Outlook-
Benachrichtigung
(Taskleiste)
deaktivieren
Einrichtung von
E-Mail-Regeln
(automatisches
Verschieben in
definierte Ordner)
…
Ablage System
einführen und
strukturieren, Flags

Wir sind selber von der Problematik betroffen.
Wirkung
Problem
Die E-Mail-Flut ist ein Problem – doch was ist ein Problem überhaupt?
Ursache
Die Menge an E-Mails
Störungen / Stress
?
+=
Wir müssen die Ursachen für die E-Mail-Flut suchen und kennen, damit
wir geeignete Massnahmen ableiten und umsetzen können.

Auf der Suche nach den Ursachen… Analyse, Segmentierung & Hypothesen
24.09. 25.09. 26.09. 27.09. 28.09. 29.09. 30.09. 01.10. 02.10. Anteile
Total
Eingang/Tag
(5)* 9 28 24 18 16 17 3 (13)* 132
(100%)
Interne 1 3 16 14 6 6 13 1 0 60
(46%)
Externe 3 1 3 3 5 5 1 0 1 22
(16%)
Trash/News-
letter/Privat
1 5 9 7 7 5 3 2 12 54
(38%)
Hypothese 1: Je mehr E-Mails ich schreibe, desto mehr E-Mails erhalte ich. Action = Reaction
Hypothese 2: Delegation nach oben und keine Lösung des Problems resp. Anbietung.
Hypothese 3: Prozessfehler und Nacharbeiten werden grösstenteils mittels E-Mails korrigiert.
Hypothese 4: Je mehr E-Mails ich erhalte, desto weniger kann ich zwischen den wirklich
wichtigen E-Mails unterscheiden.
Analyse des
Postfachs

Ihr Weg zur Heilung…
1.
2.
3.
4.
Vision
definieren
Innerbetrieblich: z.B. «Keine E-Mails mehr» oder «Chance für
Verbesserung» -> persönliche Zielsetzung definieren
E-Mails segmentieren und analysieren:
 Intern (bei grösseren Unternehmen zusätzlich: bereichsintern/-extern)
 Extern
 Trash/Newsletters/Privat ggf. weitere Kategorien entwickeln
Ursachen
analysieren
 Für sich persönlich!
 Auf Team-/Gruppen-/Bereichsebene/Unternehmen
Nächster
Zielzustand
definieren
 Regelkommunikation einführen (Office Floor Board) oder bei
dezentraler Führung tägliche strukturierte Kurztelefonate
 Erweiterte Kompetenzen (AKV) für Entscheidungen
 Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten klar regeln
 Prozesse & Email Ablage standardisieren
 Verhaltensregeln einführen und Einhaltung fördern und fordern, bspw.
 Falls Aktion notwendig ist, wird nur eine Person angeschrieben
 Keine Cc-E-Mails, Sicherheit erhöhen (CEO Fraude)
 Vorbildfunktion aller Führungspersonen ist zentral für den Erfolg!
Mögliche
Massnahmen
ableiten
Wirkungs-
kontrolle
Periodische Messung – erwartete Wirkung erreicht?
Massnahmen ableiten.
z.B. Emailfreie Woche, Ferien nützen für Kontrolle
5.
Erkennen

Stufen - Vorgehensweise der Verbesserung
1. Interne Email
Thematik
verbessern
2. Interne
Kommunikation+
Prozesse klären
3. Externe Email
Thematik
verbessern
4. Externe
Kommunikation+
Prozesse klären
Das Ziel ist, Änderungen und Verbesserungen in Bereichen zu tätigen,
die wir als Firma und Einzelperson in einer ersten Phase beeinflussen
können.

Mehrseiten Emails  Überproduktion
Keine Übersicht durch volles Postfach
«Suche» -> Bewegung
Unnötige CC-Mails  Bestände
Lange Wartezeiten auf Antworten ->
Wartezeit
Ping-Pong Emails -> Nacharbeit und
Fehler
Interne Dateien als Anhang versenden
 ungeeignete Arbeitsprozesse
Ausdrucken von Emails für
Besprechungen 
Transport/Informationsübermittelung
7 Verschwendungsarten beim Email
2.
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6.
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8.

Tipps für Softies
Alle 6 Wochen
eine emailfreie
Woche einführen
Aufbau tägliche
Regelkommunikation
mittels Shopfloor
Management
Keine Emails
mehr schreiben
(Telefon
bevorzugen)
Keine Emails auf
Mobiltelefon
bearbeiten
Newsletter Abos
künden,
ausgenommen
Leancom
Newsletter
Stetige
Sensibilisierung
der Mitarbeiter
Outlook max.
2x/Tag öffnen
Email von der
Webpage
nehmen

Tipps für Hardies
19:00 – 07:00
Uhr Emailfreie
Zeit (Server
down)
Outlook max.
1x/Tag öffnen
Keine Emails im
Betrieb/Unternehmen
«Zero Email Policy»
Auf alle Emails per
Post antworten, um
Sensibilisierung
durchzusetzen
Alle zwei
Wochen eine
emailfreie Woche
einführen
Outlook de-
installieren
Während Ferien,
werden die Emails
direkt gelöscht

Wie häufig – ein Mix ergibt die besten Resultate
SYMPTOMbekämpfung
Arbeitstechnik/Zeit-
management – Resultat:
gesteigerte Effizienz bei
gleicher oder erhöhter
E-Mail-Anzahl
Top-Down-
Ansatz
Bottom-
Up-
Ansatz
URSACHENbekämpfung
Regelkommunikation,
E-Mail-Knigge, vorleben
und einfordern, klare
Zuständigkeiten,
standardisierte Prozesse
etc.
Ursachen
Die Führung ist gefordert – ohne Vorbildfunktion keine Ergebnisse
+ Förderung der betrieblichen Gesundheit

Packen Sie’s an – es lohnt sich!
Viel Erfolg!!!

Ausblick
Starten Sie frisch ins 2018 mit:
"Fit im Office durch Lean Administration"
Jetzt noch letzte Plätze sichern! – unter www.swisst.net
Donnerstag, 07. Dezember 2017
12:30 bis 18:00 Uhr
HWZ, Lagerstrasse 5, 8021 Zürich

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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About us – Kontakt
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme und stehen Ihnen gerne
für weitere Auskünfte zur Verfügung.
Oliver Mattmann
Geschäftsführer
Dipl.-Wirtschaftsing., M.Sc BA
o.mattmann@leancom.ch
Daniel Odermatt
Managing Partner
CAS General Management (FH)
d.odermatt@leancom.ch
Leancom GmbH
Baarerstrasse 94
6300 Zug
www.leancom.ch
info@leancom.ch
T/F +41 41 545 41 07

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